Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere

Presentasjon om: "Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere"— Utskrift av presentasjonen:

1 Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere
Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA) Slå av alle maskinene - la de være av finn frem undervisningsmaterialet - legg på pultene til hver enkelt trekk for gardinene kaffi/te - vann logg inn på egen maskin ha penner ta over deltakerlisten presentasjon av meg selv

2 Innledning Kurstype: Grunnkurs i Oracle økonomisystem
Målgruppe: Nytilsatte økonomimedarbeidere ved UiB, Unifob, NSD og Ilab Forkunnskaper: Ingen krav i forhold til vårt økonomisystem

3 Kursinnhold Presentasjon Hvem er dere og hvor hører dere til
Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon Brukerkontakt Hvordan brukerstøtten er organisert Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen) Økonomiforvaltningen ved UiB Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser Attestasjon og anvisning Budsjett- og økonomistyring Kontostrengen og –segment ved UiB Økonomisystemet Oracle Financial (OF) Oppbyggingen av modulene i OF Periodisering Utbetalingsrutiner Mva Omposteringer i OF og SLP Videre opplæring i OF

4 Deltakerliste Astrid Holø Institutt for kirurgiske fag Aud Lie-Nilsen
Seksjon for oftamologi Asle Bjørndal Regnskapskontor Marit Simonsen Odontologisk institutt Line Anfinsen Seksjon for studiekvalitet Anne Lien HIT-senteret Laurice-Solveig Majlaton Regnskapskontoret Elin Hoshovde Inst. For samf.med. fag Rita Simonsen Elin Johansen Wenche f. Breyholtz Bjerknessenteret Ragnhild Hvoslef Kruger Inst. for sammenliknende politikk

5 Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere ?

6 Hvilke oppgaver har vi i sentraladministrasjonen ?
Regnskapsfører - for flere firma (UiB, Unifob, NSD, Ilab og SIU) Rapporteringsansvarlige overfor myndigheter Systemansvarlige for økonomisystemet Ansvarlige for rutiner og kvalitet på administrative system Være faglige støttespillere for desentrale nivå i forhold til administrative oppgaver innenfor regnskap personal lønns innkjøp budsjett

7 BRUKERSTØTTE - overfor institutt/fakultet/avdelinger
Hjemmesider for PØA (Personal- og Økonomiavdelingen) Rutinebeskrivelser Skjema, maler, satser etc. Kontaktpersoner og e-postadresser Informasjonsbrev : LØPende info nr. XX/200X Brukerstøtte på Regnskapskontoret De forskjellige type bilag/saksbehandlere har egne e-post grupper, besvares fortløpende mellom kl : LØP-HJELP Brukerstøtte: betjent mellom kl. 9 – 14.30 Telefon

8 Rutiner for post til Regnskaps- og Lønnskontoret
Leverandørfakturaer  ”regnskap - skanning” Personfaktura………………………  ”regnskap - skanning” Fakturagrunnlag/bilag i AR (kunde)  ”regnskap - kunde” Innbetalinger  ”regnskap - innbetalinger” Omposteringer/korrigeringer i Oracle  ”regnskap – saksbehandler” Omposteringer/korrigeringer i SLP  ”lønnskontoret” Lønnsbilag  ”lønnskontoret” Reiseregninger  ”lønnskontoret”

9 Hjemmesidene til Personal- og øk. avd (PØA)
Sidene er inndelt etter avdelingenes funksjoner Budsjett, Innkjøp, Regnskap, Personalforvaltning, Lønn, Kurs, Kompetanse- og org. utv., Prosjekt adm. og Likestilling Regnskap : Hvordan komme i kontakt med oss Retningslinjer for regnskapsarbeidet Regelsamlingen Universitetets kontoplan Bruk av økonomisystemet Oracle Financials (OF) Aktuelle tema

10 Nytt intranett for UiB - https://intranett.uib.no/
Informasjonen på intranettet er TEMATISK oppbygget Min forside – Forskning – Utdanning – Formidling – Administrasjon – Tjenester – Organisasjon Under Administrasjon finner du for eksempel: Regelsamling It HMS Personal og lønn Økonomi Budsjett Regnskap Innkjøp Eiendom og drift

11 PøA’s hjemmeside: www.uib.no/persok/regnskap
Gjør deg kjent på nettsidene våre PøA’s hjemmeside: og/eller på intranettet: Hvordan har vi organisert sidene våre? Gjør deg kjent med Regnskapskontorets hjemmeside Postrutiner Brukerstøtte og de kontaktrutinene Regnskap har lagt opp til Hvilke regnskapsrutiner er lagt ut – finn Regelsamlingen Kontoplanoversikt – den er det lurt å ta utskrift av! Anvisningsskjema – hvor finner du skjemaene våre? Kursdokumentasjon – finner du dagens kursdokumentasjon? Omposteringeringsrutiner – hvilke rutiner gjelder? LØPende info – hvor finner du årets og fjorårets infobrev

12 Økonomiforvaltningen ved UiB
Litt om Økonomireglementet i Staten, UiB’s Regelsamling, Rutinebeskrivelser Budsjett- og økonomistyring ved UiB Attestasjon og anvisningsmyndighet Kontostrengen ved UiB og de enkelte kontosegment

13 Gjeldende Økonomireglement ved UiB – 1
Statens økonomireglement Ny revidert utgave er vedtatt, gjeldende fra 1/4 -04 Finansdepartementet har hatt 3 hovedmål med revisjonen : Videreutvikle bl.a. for å oppdatere regelverket i forhold til teknologisk utvikling og erfaringer siden regelverket trådte i kraft Forenkling, gjennom endringer i struktur og oppbygging, samt reduksjon i regelomfanget Desentralisering og virksomhetstilpasning, gjennom at styring og kontroll i større grad kan tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet Det gis en generell overgangsordning på 1 år for å utarbeide instrukser i henhold til reglementet.

14 Gjeldende Økonomireglement ved UiB - 2
Regelsamlingen for UiB Del 7. Økonomiforvaltning 1. Hovedregler for økonomiforvaltningen Retningslinjer for budsjettarbeidet Retningslinjer for regnskapsarbeidet Retningslinjer for innkjøpsarbeidet - finnes på følgende sti: el. Rutinebeskrivelser og systemdialoger Som en veiledning til PC-operatøren er det utarbeidet rutinebeskrivelser og systemdialoger - finnes på følgende sti:

15 Delegerte fullmakter gitt av Universitetsdirektøren - 1
Budsjettdisponeringsmyndighet og anvisningsmyndighet Fra Regelsamlingen Del : ” Anvisningsmyndighet er myndighet til å bestemme at utbetaling kan skje. "Den som anviser skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig””.

16 Delegert myndighet gitt av Universitetsdirektøren – 2
Attestasjonmyndighet Fra Regelsamlingen del : Alle typer utbetalingsdokumenter må være attestert som en bekreftelse på at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. "Den som attesterer skal således: - påse at regnskapsbilaget er et originalbilag som viser hva posteringen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og er påført opplysninger som er nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll - kontrollere betalingsdokumentasjonen, eventuelt kontrakt eller rammeavtale, med henblikk på pris og betalingsforpliktelse - kontrollere dokumentasjon for varemottak/tjenesteleveranse mot faktura - kontrollere regler om avlønning, dvs. at det er benyttet riktige tariffer eller regulativbestemte satser m.m. - kontrollere at tilskuddsbeløp som skal utbetales er i samsvar med meddelelse i tilsagnsbrev, og eventuell senere dokumentasjon - angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at forhåndspåført konteringsinformasjon er korrekt." Attestasjonen skal være datert og underskrevet

17 Ansvars- og myndighetsavklaringer
Anviser/Godkjenner/Person med Budsjettdisponeringsmyndighet Påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Personen skal ha gitt skriftlig bestillingsfullmakt til Bestillerne og skal godkjenne alle fakturaer Bestiller Person m/ bestillingsfullmakt gitt av person m/ budsjettdisponerings-myndighet personer pr enhet. Fullmakten skal inneholde skriftlige rammer Attestant Person som iht. jobbinnhold har i oppgave å kontrollere og kontere faktura/bilag som kommer i forbindelse med kjøp gjort av Bestiller Dette kan med fordel være samme person som Bestiller Rekvirent Alle ansatte er rekvirenter = alle som har et innkjøpsbehov

18 Økonomimodell UiB Bev fin. Ekstern fin. (Virk=BFV) (Virk=EFV) Annuum
prosjekt Virk =BFA Eksterne prosjekter – Virk=EFV Instituttannuum ekskl fastlønn mv. (Saldonivå=I) Øremerkede tiltak prosjekt (Virk BFP)

19 God økonomistyring: Vi legger en plan..
kroner plan des Jan.

20 ... vi måler avvik underveis
kroner rapport rapport plan status des Jan.

21 .. vi har god kontroll gjennom hele året
kroner Rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport status plan des Jan.

22 Først noen begreper: Kontosegment: Et felt en kan kontere i - f.eks. sted eller art Kontere: Betyr å registrere verdier i kontosegmenter Kontostreng: Rekken av segmenter som tilsammen utgjør en konto Hovedkonto: Det segmentet som regnskapsmessig er viktigst i økonomisystemet. Artskonto: Verdiene i ART. Vanligste begrepet for hovedkonto utenfor staten. I UiBs internregnskap er ART hovedkonto Statskonto: Verdiene i kontosegmentene KAP / POST og UUP. Disse er hovedkonto i Statsregnskapet. Kontostrengen ved UiB består av 10 segment på til sammen 43 posisjoner. Les gjennom de ulike segmentene Analyse og formål - har vært omtalt som analyse 1 og analyse 2. A-ene i margen betyr at disse kommer automatisk. UiB’s KONTOPLAN er delt inn i syv segmemt – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes XX XXXX XXXXXX Firma Art Prosjekt Sted Analyse Motpart Aktivitet Kontostrengen (32): Firma (2) Art (4) Prosjekt (6) Sted (6) Analyse (6) Motpart (2) Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen inngår ikke i kontostrengen 22

23 Kode som angir hvilket firma det konteres på.
Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Firma - 2 posisjoner Følgende verdier for firma er opprettet i Oracle økonomisystem: Firma Forkortelse Beskrivelse 01 UIB Universitetet i Bergen 02 UNIFOB AS Universitetsforskning Bergen AS 03 Ilab Stiftelsen Industrilaboratoriet 04 UNIVISJON Univisjon AS 05 NSD Norsk Samfunnsvitenskapelige Datatjeneste 06 FOL Fonds og legater 08 UNIFORSK Stiftelsen Universitetsforskning Bergen 23

24 Kode som angir hvilket firma det konteres på.
Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Art – 4 posisjoner angir hvilken type utgift, inntekt, gjeld eller tilgodehavende bilaget gjelder Artene er inndelt i klasser, grupper og undergrupper: Artsklasser 6 Andre driftsutgifter Artsgruppe 8 Kontorkostnad, trykksak, ol. Artsundergruppe 1 Kontorrekvisita Art 2 Kopipapir (regnskapsart) 24

25 Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen
Kode som angir hvilket firma det konteres på. Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse 1 - 2 RESULTATARTER: klasse 3 - 9 Klasse 3 Driftsinntekter Klasse 4 Kjøp av større utstyr og vedlikeholds-/ombygningskostnader Klasse 5 Kostnader for arbeidskraft Klasse 6 Andre Driftskostnader Klasse 7 Andre driftskostnader Klasse 8 Finansinntekter og – kkostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Klasse 9 Interne transaksjoner 25

26 Lønnsarter fra 5xxx til og med 5799
Disse artene skal IKKE BRUKES i Oracle Financial (OF) -bare i SLP (lønnsystemet vårt) Lønnsarter fra 5xxx til og med 5799 Reiseutgiftene: de slutter på ”1” 71x1 (f.eks , 7121, 7131 etc.) NB: Det er opprettet egne reiseutgiftesarter til bruk i OF: De slutter på ”5” slik: 71x5 (f.eks. 7115, 7125 etc.) Dette pga. oppgaveplikt til Likningskontoret og avstemmingsproblematikk internt mellom OF og SLP

27 Prosjekt – 6 posisjoner kode som angir eventuelt prosjekt
Kode som angir hvilket firma det konteres på. Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Prosjekt – 6 posisjoner kode som angir eventuelt prosjekt Bevilgningsfinansiert Annum 000000 Uspesifisert Eksternt finansiert virksomhet Eksterne prosjekt Bevilgningsfinansierte øremerkede prosjekter Interne prosjekt 27

28 Kode som angir hvilket firma det konteres på.
Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Sted – 6 posisjoner Angir hvilket sted som er kostnadsbærer Stedkoder for fysiske avdelinger eller seksjoner Sifferne i stedkoden sier noe om tilknytning til fakultet og institutt Fakultet 11 Det historisk-filosofiske fakultet Institutt 66 Institutt for kulturhist/kunsthist. Seksjon 01 Seksjon for etnologi Ansvarsted/Stedkode 28

29 Kode som angir hvilket firma det konteres på.
Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Analyse – 6 posisjoner Brukes til å sette ”merkelapp” på deler av ditt forbruk/omsetning Dere ønsker f.eks. å merke: tildeling av midler til forskere tildeling av midler til forskergrupper spesiell oppfølging av et prosjekt eller seminar tildeling av belønningsmidler en eller annen type omsetning avd. driver intern handel; salg av slips, kompendier, programvare Analyseseriene gis av fakultetene - dere oppretter selv verdier m/ navn innen for din serie 29

30 Kode som angir hvilket firma det konteres på.
Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Aktivitet – 6 posisjoner Brukes også til å sette ”merkelapp” på deler av sitt forbruk/omsetning Brukes kun av Eiendomsavdelingen (EIA): merker kostnader pr. bygning av EIA’s bydningsmasse Aktivitetsserien er gitt EIA dere oppretter selv verdier m/ navn innen for denne serien 30

31 Kode som angir hvilket firma det konteres på.
Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. Hele kontostrengen – 32 posisjoner Alle kontosegment må ha en verdi – 00/ er også verdier! Eksempel: 31

32 Økonomisystemet Oracle Finansial (OF)
Litt om Oppbyggingen av Oracle 11i MVA – 3 typer omsetning av varer og tjenester Periodisering Utbetalingsrutiner Omposteringer (intern handel og korreksjoner) PØA’s videre opplæringstilbud i Økonomisystemet

33 Økonomisystemet i praksis..
virkeligheten modell

34 OPPBYGGING AV ORAKEL ØKONOMISYSTEM
Navn på økonomisystemet: OF - Oracle Financials OA - Oracle Applications I det første vinduet du møter når du åpner OF skal du bestemme hvilken del av økonomisystemet eller hvilket ansvarsområde du skal gå inn i. I dag bruker vi kun to av modulene: AP - Accounts Payable - leverandørreskontro: gir oversikt over alle inngående faktura GL - General Ledger - hovedbok: Modul hvor kostnader og inntekter posteres og blir til et regnskap. Forbruksrapporter tas fra hovedbok. Begrepet kontanthovedbok er en modul i dette hvor utgifter og inntekter posteres etter kontantprinsippet og blir til et regnskap. Rapporter til dep. tas fra kontanthovedbok. Kontantprinsippet: Registrerer utgiften den dagen fakturaen er betalt (utbet.dato). Dette prinsippet brukes i statsregnskapet ved UiB. Regnskapsprinsippet: Registrerer kostnaden den dagen fakturaen er laget (fakturadato). Dette prinsippet brukes i internregnskapet ved UiB (i hovedbok). Andre moduler: AR - Accounts Receivable - kundereskontro: Gir oversikt over utgående faktura. (Spesielt av betydning for dem som jobber med eksternt finansierte prosjekter.) Kommer ? SEP bruker denne i dag. Lønnssystem - SLP4 Personalsystem - Gammelt på WANG? Innkjøpsmodul - Prosjektet er i gang og kontrakt er underskrevet. (Kanskje i løpet av neste år?) Anleggsregister (Utstyrsregister) - Oslo bruker denne - Men UiB har ikke planer om denne pr. i dag. I tillegg - Prosjektmodul - NTNU skal starte med denne i løpet av neste år. Disse delene av Orakel økonomisystem vil komme i funksjon på et seinere stadium og vil ikke berøres i dag. OPPBYGGING AV ORAKEL ØKONOMISYSTEM E - fakt. BasWare Leverandørreskontro (AP) Kundereskontro (AR) Lønnssystem (SLP) Hovedbok (GL) Lønnssystem Anleggsregister Ble satt i daglig drift 1/1-99 ved UiB. Innkjøpsmodul Personalsystem 34 GL KGL

35 MVA De tre typer omsetning - hva inngår hvor

36 Kode som angir hvilket firma det konteres på.
Dette fordi UiB fører regnskap for flere stiftelser i tillegg til UiBs eget regnskap. Må derfor skille mellom disse firmaene - det er en balanse pr. firma. 01: Hovedbok for UiB : Hovedbok for Unifob. I tillegg har f.eks. Unifob en anderledes kontostreng enn UiB - Bruker ikke statskap. / post 05: Hovedbok for NSD 06: Hovedbok for FOL Ved kontering gir systemet forslag til hvilken kode en skal føre. En vil kun få lov til å kontere på den firmakoden en er gitt rettigheter til. Det skal derfor ikke være mulig å føre på feil firma. SEP tildeler prosjektnummer til Unifob og Univisjon, de andre får prosjektnummer fra PØA. MVA - 2 posisjoner Angir om et program for beregning av mva skal kjøres for den aktuelle posteringen Verdi Beskrivelse Kommentar 00 Utgifter og inntekter 00 er standard. Brukes v/føringer utenfor avgiftsområdet 01 Utgifter Inngående fakturaer i AP Brukes når fradrag for 24% mva skal iverksettes 08 Brukes når fradrag for 12% mva (matmoms) skal iverksettes 03 Inntekter Utgående fakturaer i AR Brukes ved avgiftspliktig omsetning. Systemet legger til 24% mva ved bruk av denne koden ved registrering av utgående faktura 05 Brukes ved avgiftsfri omsetning. Systemet legger ikke til mva ved bruk av denne koden. Brukes pga rapporteringsbehov til myndigheter. 07 Tilsvarende som for kode 03, men legger til 12% matmoms (ikke 24%). 36

37 Periodisering av regnskapet
Regnskapet føres i 12 perioder - en periode pr. måned Hver periode STENGES - ca. den 10. i påfølende måned Det går ut melding fra Regnskap når perioden er stengt (sendes på e-post til Når perioden er stengt kan en ta ut RAPPORTER Etter stenging vil det (normalt) ikke komme flere føringer på den perioden

38 Betalingsrutiner for Leverandørmodulen - dvs. inngående faktuarer
Regnskapskontoret ”kjører betaling” etter følgende hovedplan: Innenlandske fakturaer: mandag – onsdag – fredag Utenlandske fakturaer: onsdag

39 Omposteringer da har vi..
..ett PRINSIPP Feilen skal rettes i det forsystemet den oppstår. ..to TYPER omposteringer Korrigeringer av feilføringer (feil art/prosjekt/sted/analyse) Intern handel og kostnadsfordeling mellom ansvarssteder ..to MÅTER å føre dem på Elektronisk - orginalt avist bilag i INTERNPOSTEN og som VEDLEGG på e-post Manuelt – Orginalt anvist bilag i POSTEN ..to KONTOR som fører omposteringer – send riktig! Regnskapskontoret – både Manuelle og Elektroniske Lønnskontoret - kun lønnsdata - bare Manuelle

40 Videre opplæring i økonomisystemet
√ GRUNNKURS I ORACLE KURS I KUNDEMODULEN (AR) E-FAKTURABEHANDLING RAPPORTKURS i DISCOVERER BUDSJETTINNLEGGELSE I B4 Nærmere info: LØPende info nr. 2/2005 All Påmelding: Heidi Fretheim: Tlf

41 Kursinnhold Presentasjon Hvem er dere og hvor hører dere til
Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon Brukerkontakt Hvordan brukerstøtten er organisert Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen) Økonomiforvaltningen ved UiB Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser Budsjett- og økonomistyring Attestasjon og anvisning Kontostrengen og –segment ved UiB Økonomisystemet Oracle Financial (OF) Oppbyggingen av modulene i OF Periodisering Utbetalingsrutiner Mva Omposteringer i OF og SLP Videre opplæring i OF