Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA) Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA) Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere."— Utskrift av presentasjonen:

1 Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA) Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere

2 Innledning Kurstype: Grunnkurs i Oracle økonomisystem Målgruppe: Nytilsatte økonomimedarbeidere ved UiB, Unifob, NSD og Ilab Forkunnskaper: Ingen krav i forhold til vårt økonomisystem

3 Kursinnhold Presentasjon Hvem er dere og hvor hører dere til Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon Brukerkontakt Hvordan brukerstøtten er organisert Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen) Økonomiforvaltningen ved UiB Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser Attestasjon og anvisning Budsjett- og økonomistyring Kontostrengen og –segment ved UiB Økonomisystemet Oracle Financial (OF) Oppbyggingen av modulene i OF Periodisering Utbetalingsrutiner Mva Omposteringer i OF og SLP Videre opplæring i OF

4 Deltakerliste Astrid HoløInstitutt for kirurgiske fag Aud Lie-NilsenSeksjon for oftamologi Asle BjørndalRegnskapskontor Marit SimonsenOdontologisk institutt Line AnfinsenSeksjon for studiekvalitet Anne LienHIT-senteret Laurice-Solveig MajlatonRegnskapskontoret Elin HoshovdeInst. For samf.med. fag Rita SimonsenOdontologisk institutt Elin JohansenOdontologisk institutt Wenche f. BreyholtzBjerknessenteret Ragnhild Hvoslef KrugerInst. for sammenliknende politikk

5 Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere ?

6 Hvilke oppgaver har vi i sentraladministrasjonen ? Regnskapsfører - for flere firma (UiB, Unifob, NSD, Ilab og SIU) Rapporteringsansvarlige overfor myndigheter Systemansvarlige for økonomisystemet Ansvarlige for rutiner og kvalitet på administrative system Være faglige støttespillere for desentrale nivå i forhold til administrative oppgaver innenfor –regnskap –personal –lønns –innkjøp –budsjett

7 BRUKERSTØTTE - overfor institutt/fakultet/avdelinger Hjemmesider for PØA (Personal- og Økonomiavdelingen) –Rutinebeskrivelser –Skjema, maler, satser etc. –Kontaktpersoner og e-postadresser –Informasjonsbrev : LØPende info nr. XX/200X Brukerstøtte på Regnskapskontoret –De forskjellige type bilag/saksbehandlere har egne e-post grupper, besvares fortløpende mellom kl : –LØP-HJELP Brukerstøtte: betjent mellom kl. 9 – Telefon

8 Rutiner for post til Regnskaps- og Lønnskontoret Leverandørfakturaer  ” regnskap - skanning” Personfaktura………………………  ” regnskap - skanning” Fakturagrunnlag/bilag i AR (kunde)  ” regnskap - kunde” Innbetalinger  ” regnskap - innbetalinger” Omposteringer/korrigeringer i Oracle  ”regnskap – saksbehandler” Omposteringer/korrigeringer i SLP  ”lønnskontoret” Lønnsbilag  ”lønnskontoret” Reiseregninger  ”lønnskontoret”

9 Hjemmesidene til Personal- og øk. avd (PØA) Sidene er inndelt etter avdelingenes funksjoner –Budsjett, Innkjøp, Regnskap, Personalforvaltning, Lønn, Kurs, Kompetanse- og org. utv., Prosjekt adm. og Likestilling Regnskap : –Hvordan komme i kontakt med oss –Retningslinjer for regnskapsarbeidet –Regelsamlingen –Universitetets kontoplan –Bruk av økonomisystemet Oracle Financials (OF) –Aktuelle tema

10 Nytt intranett for UiB - https://intranett.uib.no/ Informasjonen på intranettet er TEMATISK oppbygget –Min forside – Forskning – Utdanning – Formidling – Administrasjon – Tjenester – Organisasjon Under Administrasjon finner du for eksempel: –Regelsamling –It –HMS –Personal og lønn –Økonomi Budsjett Regnskap Innkjøp –Eiendom og drift

11 Gjør deg kjent på nettsidene våre PøA’s hjemmeside: og/eller på intranettet: https://intranett.uib.no/ Hvordan har vi organisert sidene våre? Gjør deg kjent med Regnskapskontorets hjemmeside –Postrutiner –Brukerstøtte og de kontaktrutinene Regnskap har lagt opp til –Hvilke regnskapsrutiner er lagt ut – finn Regelsamlingen –Kontoplanoversikt – den er det lurt å ta utskrift av! –Anvisningsskjema – hvor finner du skjemaene våre? –Kursdokumentasjon – finner du dagens kursdokumentasjon? –Omposteringeringsrutiner – hvilke rutiner gjelder? –LØPende info – hvor finner du årets og fjorårets infobrev

12 Økonomiforvaltningen ved UiB Litt om –Økonomireglementet i Staten, UiB’s Regelsamling, Rutinebeskrivelser –Budsjett- og økonomistyring ved UiB –Attestasjon og anvisningsmyndighet –Kontostrengen ved UiB og de enkelte kontosegment

13 Gjeldende Økonomireglement ved UiB – 1 Statens økonomireglement –Ny revidert utgave er vedtatt, gjeldende fra 1/4 -04 Finansdepartementet har hatt 3 hovedmål med revisjonen : 1.Videreutvikle bl.a. for å oppdatere regelverket i forhold til teknologisk utvikling og erfaringer siden regelverket trådte i kraft 2.Forenkling, gjennom endringer i struktur og oppbygging, samt reduksjon i regelomfanget 3.Desentralisering og virksomhetstilpasning, gjennom at styring og kontroll i større grad kan tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet Det gis en generell overgangsordning på 1 år for å utarbeide instrukser i henhold til reglementet.

14 Gjeldende Økonomireglement ved UiB - 2 Regelsamlingen for UiB Del 7. Økonomiforvaltning 1. Hovedregler for økonomiforvaltningen 2. Retningslinjer for budsjettarbeidet 3. Retningslinjer for regnskapsarbeidet 4. Retningslinjer for innkjøpsarbeidet - finnes på følgende sti: el. https://intranett.uib.no/Administrasjon Rutinebeskrivelser og systemdialoger Som en veiledning til PC-operatøren er det utarbeidet rutinebeskrivelser og systemdialoger - finnes på følgende sti:

15 Delegerte fullmakter gitt av Universitetsdirektøren - 1 Budsjettdisponeringsmyndighet og anvisningsmyndighet Fra Regelsamlingen Del : ” Anvisningsmyndighet er myndighet til å bestemme at utbetaling kan skje. "Den som anviser skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig””.

16 Delegert myndighet gitt av Universitetsdirektøren – 2 Attestasjonmyndighet Fra Regelsamlingen del : Alle typer utbetalingsdokumenter må være attestert som en bekreftelse på at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. "Den som attesterer skal således: - påse at regnskapsbilaget er et originalbilag som viser hva posteringen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og er påført opplysninger som er nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll - kontrollere betalingsdokumentasjonen, eventuelt kontrakt eller rammeavtale, med henblikk på pris og betalingsforpliktelse - kontrollere dokumentasjon for varemottak/tjenesteleveranse mot faktura - kontrollere regler om avlønning, dvs. at det er benyttet riktige tariffer eller regulativbestemte satser m.m. - kontrollere at tilskuddsbeløp som skal utbetales er i samsvar med meddelelse i tilsagnsbrev, og eventuell senere dokumentasjon - angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at forhåndspåført konteringsinformasjon er korrekt." Attestasjonen skal være datert og underskrevet

17 Anviser/Godkjenner/Person med Budsjettdisponeringsmyndighet Påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig Personen skal ha gitt skriftlig bestillingsfullmakt til Bestillerne og skal godkjenne alle fakturaer Bestiller Person m/ bestillingsfullmakt gitt av person m/ budsjettdisponerings- myndighet. 2-4 personer pr enhet. Fullmakten skal inneholde skriftlige rammer Attestant Person som iht. jobbinnhold har i oppgave å kontrollere og kontere faktura/bilag som kommer i forbindelse med kjøp gjort av Bestiller Dette kan med fordel være samme person som Bestiller Rekvirent Alle ansatte er rekvirenter = alle som har et innkjøpsbehov Ansvars- og myndighetsavklaringer

18 Økonomimodell UiB Bev fin. (Virk=BFV) Ekstern fin. (Virk=EFV) Annuum prosjekt Virk =BFA Øremerkede tiltak prosjekt (Virk BFP) Instituttannuum ekskl fastlønn mv. (Saldonivå=I) Eksterne prosjekter – Virk=EFV

19 God økonomistyring: Vi legger en plan.. des Jan. plan kroner

20 ... vi måler avvik underveis des Jan. plan status kroner rapport

21 .. vi har god kontroll gjennom hele året des Jan. plan status kroner rapport Rapport rapport rapport rapport rapport rapport

22 UiB’s KONTOPLAN er delt inn i syv segmemt – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes 22 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX FirmaArtProsjektStedAnalyseMotpartAktivitet Kontostrengen (32): 1.Firma (2) 2.Art (4) 3.Prosjekt (6) 4.Sted (6) 5.Analyse (6) 6.Motpart (2) 7.Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen -inngår ikke i kontostrengen

23 Firma - 2 posisjoner F ølgende verdier for firma er opprettet i Oracle økonomisystem: 23 FirmaForkortelseBeskrivelse 01UIB Universitetet i Bergen 02UNIFOB AS Universitetsforskning Bergen AS 03Ilab Stiftelsen Industrilaboratoriet 04UNIVISJON Univisjon AS 05NSD Norsk Samfunnsvitenskapelige Datatjeneste 06FOL Fonds og legater 08UNIFORSK Stiftelsen Universitetsforskning Bergen

24 Art – 4 posisjoner angir hvilken type utgift, inntekt, gjeld eller tilgodehavende bilaget gjelder 24 Artsklasser6Andre driftsutgifter Artsgruppe8Kontorkostnad, trykksak, ol. Artsundergruppe1Kontorrekvisita Art2Kopipapir Art (regnskapsart) 6812Kopipapir Artene er inndelt i klasser, grupper og undergrupper:

25 Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen 25 Klasse 3Driftsinntekter Klasse 4Kjøp av større utstyr og vedlikeholds- /ombygningskostnader Klasse 5Kostnader for arbeidskraft Klasse 6Andre Driftskostnader Klasse 7Andre driftskostnader Klasse 8Finansinntekter og – kkostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Klasse 9Interne transaksjoner 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse RESULTATARTER: klasse 3 - 9

26 Disse artene skal IKKE BRUKES i Oracle Financial (OF) -bare i SLP (lønnsystemet vårt) Lønnsarter fra 5xxx til og med 5799 Reiseutgiftene: de slutter på ”1” 71x1 (f.eks. 7111, 7121, 7131 etc.) NB: Det er opprettet egne reiseutgiftesarter til bruk i OF: –De slutter på ”5” slik: 71x5 (f.eks. 7115, 7125 etc.) Dette pga. oppgaveplikt til Likningskontoret og avstemmingsproblematikk internt mellom OF og SLP

27 Prosjekt – 6 posisjoner kode som angir eventuelt prosjekt 27 Bevilgningsfinansiert Annum Uspesifisert Eksternt finansiert virksomhet Eksterne prosjekt Bevilgningsfinansierte øremerkede prosjekter Interne prosjekt

28 Sted – 6 posisjoner Angir hvilket sted som er kostnadsbærer Stedkoder for fysiske avdelinger eller seksjoner 28 Fakultet11Det historisk-filosofiske fakultet Institutt66Institutt for kulturhist/kunsthist. Seksjon01Seksjon for etnologi Ansvarsted/Stedkode116601Seksjon for etnologi Sifferne i stedkoden sier noe om tilknytning til fakultet og institutt

29 Analyse – 6 posisjoner Brukes til å sette ”merkelapp” på deler av ditt forbruk/omsetning 29 Dere ønsker f.eks. å merke: tildeling av midler til forskere tildeling av midler til forskergrupper spesiell oppfølging av et prosjekt eller seminar tildeling av belønningsmidler en eller annen type omsetning avd. driver intern handel; salg av slips, kompendier, programvare Analyseseriene gis av fakultetene - dere oppretter selv verdier m/ navn innen for din serie

30 Aktivitet – 6 posisjoner Brukes også til å sette ”merkelapp” på deler av sitt forbruk/omsetning 30 Brukes kun av Eiendomsavdelingen (EIA): merker kostnader pr. bygning av EIA’s bydningsmasse Aktivitetsserien er gitt EIA -dere oppretter selv verdier m/ navn innen for denne serien

31 Hele kontostrengen – 32 posisjoner Alle kontosegment må ha en verdi – 00/ er også verdier! 31 Eksempel:

32 Økonomisystemet Oracle Finansial (OF) Litt om –Oppbyggingen av Oracle 11i –MVA – 3 typer omsetning av varer og tjenester –Periodisering –Utbetalingsrutiner –Omposteringer (intern handel og korreksjoner) –PØA’s videre opplæringstilbud i Økonomisystemet

33 Økonomisystemet i praksis.. virkeligheten modell

34 OPPBYGGING AV ORAKEL ØKONOMISYSTEM Hovedbok(GL) Leverandørreskontro Leverandørreskontro(AP) Anleggsregister Innkjøpsmodul Personalsystem Lønnssystem (SLP) (SLP) Kundereskontro(AR) 34 Lønnssystem E - fakt. BasWare

35 MVA De tre typer omsetning - hva inngår hvor

36 MVA - 2 posisjoner Angir om et program for beregning av mva skal kjøres for den aktuelle posteringen 36 VerdiBeskrivelseKommentar 00Utgifter og inntekter 00 er standard. Brukes v/føringer utenfor avgiftsområdet 01Utgifter Inngående fakturaer i AP Brukes når fradrag for 24% mva skal iverksettes 08Utgifter Inngående fakturaer i AP Brukes når fradrag for 12% mva (matmoms) skal iverksettes 03Inntekter Utgående fakturaer i AR Brukes ved avgiftspliktig omsetning. Systemet legger til 24% mva ved bruk av denne koden ved registrering av utgående faktura 05Inntekter Utgående fakturaer i AR Brukes ved avgiftsfri omsetning. Systemet legger ikke til mva ved bruk av denne koden. Brukes pga rapporteringsbehov til myndigheter. 07Inntekter Utgående fakturaer i AR Tilsvarende som for kode 03, men legger til 12% matmoms (ikke 24%).

37 Periodisering av regnskapet Regnskapet føres i 12 perioder - en periode pr. måned Hver periode STENGES - ca. den 10. i påfølende måned Det går ut melding fra Regnskap når perioden er stengt (sendes på e-post til ) Når perioden er stengt kan en ta ut RAPPORTER Etter stenging vil det (normalt) ikke komme flere føringer på den perioden

38 Betalingsrutiner for Leverandørmodulen - dvs. inngående faktuarer Regnskapskontoret ”kjører betaling” etter følgende hovedplan: Innenlandske fakturaer: mandag – onsdag – fredag Utenlandske fakturaer: onsdag

39 Omposteringer da har vi.... ett PRINSIPP Feilen skal rettes i det forsystemet den oppstår...to TYPER omposteringer Korrigeringer av feilføringer (feil art/prosjekt/sted/analyse) Intern handel og kostnadsfordeling mellom ansvarssteder..to MÅTER å føre dem på Elektronisk - orginalt avist bilag i INTERNPOSTEN og som VEDLEGG på e-post Manuelt – Orginalt anvist bilag i POSTEN..to KONTOR som fører omposteringer – send riktig! Regnskapskontoret – både Manuelle og Elektroniske Lønnskontoret - kun lønnsdata - bare Manuelle

40 Videre opplæring i økonomisystemet √ GRUNNKURS I ORACLE KURS I KUNDEMODULEN (AR) E-FAKTURABEHANDLING RAPPORTKURS i DISCOVERER BUDSJETTINNLEGGELSE I B4 Nærmere info: LØPende info nr. 2/2005 All Påmelding: Heidi Fretheim: Tlf

41 Kursinnhold Presentasjon Hvem er dere og hvor hører dere til Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon Brukerkontakt Hvordan brukerstøtten er organisert Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen) Økonomiforvaltningen ved UiB Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser Budsjett- og økonomistyring Attestasjon og anvisning Kontostrengen og –segment ved UiB Økonomisystemet Oracle Financial (OF) Oppbyggingen av modulene i OF Periodisering Utbetalingsrutiner Mva Omposteringer i OF og SLP Videre opplæring i OF


Laste ned ppt "Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA) Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google