Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Dokumentasjon fra gruppeøvelser Oslo, 14. januar 2011 IHR - administrative effektiviseringer, UiO.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Dokumentasjon fra gruppeøvelser Oslo, 14. januar 2011 IHR - administrative effektiviseringer, UiO."— Utskrift av presentasjonen:

1 Dokumentasjon fra gruppeøvelser Oslo, 14. januar 2011 IHR - administrative effektiviseringer, UiO

2 2 Kartlegging av studieadministrative prosesser på UiO ”Planlegging, gjennomføring og oppsamling på eksamen”, VSM-øvelse Avsender/bestiller: Studieprogrammet Mottaker/kunde: Den studerende Antall eksamen pr. år på UiO: Mellom og Varianter: Skoleeksamen, phd-forsvar, mv. Prosesser /Hvem Aktiviteter /Tid Unntakelser Andel i % /Tid Antall Liggetid (gns) Sløsing Ideer/ Løsninger Farver og typer Oppmeldning Informasjon om emnet /1 min Frister overholdes ikke Emneaktivering (3500 pr. semester) /3 min Innlegg i Studentweb /1 min Veiledning til studenter /1 min Kikke på oppmeldinger /1 min Henv. til institutt <1 % /1 min Faglig planlegging Administrativ planlegging Lage oppgaver /? Rapport hentes ut /1 min Kalender/time- planlegging /dage Møte- planlegging /? Planlegging av vakter /? Bestill oppgaver /? Purre på opppgaver /? 95 % 1 uke Purring Målform /? 15 p pr. emne Sentralisering Større eksamenslokaler (færre vakter) Faste eksamenslokaler Én session oftere end i dag Ideer/ Løsninger Motta & kopiere oppgaver /? Distribuere oppgaver /? Gjennom- føring Faglig sesur & efterarbeid Adm. efterarbeid

3 Gruppe 3 For mange ledd? (3) En oppgave/kompleks rutine mange gjør sjelden (3) Gjør du feil, ingen mekanisme som gjør at feilen rettes raskt (3) Logikken bak hva som må dokumenteres (1) Fravær av elektronisk saksflyt (1) Fyller ut skjema manuelt (1) Ligger til signering (kontrakt) (1) Kontrakter utarbeidet av folk som ikke gjør dette til daglig – usikkerhet (1) Utførelse av oppgaver knyttet til fullmakt – ikke til adm/operativ gj.f (1) Ventetid ved attestasjon og anvisning (BDM) av timelister/bilag (1) Ventetid før man får tilbakemelding på evt. mangler Tiden på å finne rette skjema Sårbart om man gjør feil i utfyllingen Hvis feil =>”gjører” kontakter Øk. lokalt, Øk. Lokalt sjekker – men hvordan. Betalt: ok, Ikke bet ut: Sjekker med lønnseksjon Uklar informasjon til den som skal ha kontrakt =>mangler (fx. skattekort) Honorar/lønnsmottaker får ikke presis info om når lønn vil bli utbetalt Får i retur, må gjøre oppgaven riktig. Må følge opp at noe har forsvunnet og lønn ikke blir betalt Mange gjentagende ansettelsesforhold i stedet for ”rammetilsetting” (volum) For mange skjema (kontrakt. timeliste, utbet.skjema) Utarbeidelse av kontrakter For mange underskrifter Løse lapper vs. BasWare Grensesnitt økonomi/studiekonsulent Oversendelse av OPA/ØPA Kun lønnskjøring 2/mnd (fravær av løpende lønnsproduksjon) Gruppe 4 For mange systemer FS-SAP-ePhorte – eget utviklet system (5) For mange og for lite koordinerte bestillinger/beslutninger/endringer fra sentralt => lokale enheter (4) Manglende iintegrasjon (3) Uklare grensesnitt (1) Mange manuelle operasjoner Mangler totaloversiktv/UiO om bruk av midl. ansatte Lite koordinering Returløp Gruppeøvelse Sløsing – Bilagslønn

4 Uklart for ansatte hvorfor vi må ligge inn så mye informason i f.eks. HR portalen Kompleks bestillingssystem Tar for mye tid å bestille Kompleks bestillingssystem Tar for mye tid å bestille Sjælden ooplæring i nye systemer Tekniske systemer som ikke snakker sammen (Phyllabus, EPHORTE, FINNROM, FS, HR portal, SAP, Easy Cruit) Noen mailer i notes Noen mailer i mailsystemet Må sjekke begge steder Noen mailer i notes Noen mailer i mailsystemet Må sjekke begge steder Systemer som ikke fungerer skaper stor frustrasjon Fravær av et godt prosjekt- styringssystem som er integreret mot økonomi- og HR system Noen mailer i notes Noen mailer i mailsystemet Må sjekke begge steder Noen mailer i notes Noen mailer i mailsystemet Må sjekke begge steder Mye tid går med til å legge inn samme informasjon flere ganger i ulike systemer Overdreven tro på konsulenters evne til å definere virksomhet som grunnlag for innkjøp av forvaltningssystemer (mye arbeid med oppfølging) EPHORTE – saks- og arkivsystem – system i SKANDALE Noen systemer er lite intuitive Administrative systemer snakker ikke sammen NEDE TID IKKE VARSLET – ELLER SENT VARSLET EPHORTE – dårlig funksjonalitet, jobber treigt, får ikke ut effekt uten system for elektronisk signering HR portalen: For mange tastetrykk og for mange operasjoner HR portalen: For mange tastetrykk og for mange operasjoner Mailsystem urgammelt mht funksjonalitet HR portalen: -Mange trykk for å registrere ting (tid) -Mye feilmeldinger man ofte ikke skal forholde seg til HR portalen: -Mange trykk for å registrere ting (tid) -Mye feilmeldinger man ofte ikke skal forholde seg til Mange systemer å forhold seg til Dokumentasjon – ”Sløsing gjennomgang light” – seminar på UiO, den 14. januar 2011 Enkelte ansatte må bruke mye tid å kunne flere systemer Systemer som ikke kommuniserer, eks. E-PHORTE - EASYCRUITER Usikker på om vi tar systemer fullt i bruk for år erstatte manuelle rutiner Systemer ikke gode nok for bruker – eks: Brukergrensesnitt i EPHORTE Lite hjelp til øyeblikkelige spørsmål – superbruker virker ikke Økonomisystemet har store skyggesystemer i Excel – ikke sammenkoblet – store overføringsoppgaver MÅ gjøres manuelt (mye manuel punching for økonomimedarbejdere) Finn rom funksjonalitet ikke tilpasset administrativ drift (kun studie) Tekniske problemer med e Phorte Systemer som ikke «snakker» med hverandre – eks.: SAP og FS Menge systemer – høyt grensesnitt i forhold til sporadisk bruk Systemer som ikke er tilpasset TA´s prosjektvirksomhet Ulik registrering av data i FS gir dårligere data (for rapporter) = Prioritert

5 Informasjon fra ledelsen – hva skjer/besluttes i Ul6, dir. nettverk, rektorat etc.. Råtten datakvalitet i administrative systemer Doble prosesser, papir og elektronisk (økonomi) Mail, kalender og rom booking er 3 system Innkjøpssystem og fakturasystem er to forskjellige system Dobbel datafangst i personaleprosesser Sikkerhets nivå gjør unødvendig mange begrensninger i IE og Mail Skrivebordet (Desk) – Fragmentering (kalender, e post, lagring, rom reservasjon) Utfordring ved endring i prosesser og roller: Rask nok prosess for å realisere de nye behovene i IT systemer og rapporter Utfordring ved endring i prosesser og roller: Rask nok prosess for å realisere de nye behovene i IT systemer og rapporter For-ansatte sidene – dårlig struktur – vanskelig å finne informasjon ITIL mangler Dobbel datafangst – FS og SAP Mangel på system integrasjon Mangel på tilrettelegging for desentral datafangst Undervisnings planlegginssystemerer som snakker med andre (FS-SAP) Ingen åpen IP aksess på trådløst Avklaring av hvem som er autorisert (??) Møte inkalling: Først ser jeg på når hver person er ledig. Når jeg har funnet felles åbninger logger jeg mig inn på rombestilling – og så tilbage til kalenderen Møte inkalling: Først ser jeg på når hver person er ledig. Når jeg har funnet felles åbninger logger jeg mig inn på rombestilling – og så tilbage til kalenderen Dårlige bruker grensesnitt Doble prosesser, papir og elektronisk (arkiv) Doble prosesser, papir og elektronisk (SAP) Ephorte – doble prosesser, papir og elektronisk Doble prosesser, papir og elektronisk - reiseregninger For mange systemerc SAP ikke desentral datafangst Møte rom booking Notes og finn rom Møte rom booking Notes og finn rom E Phorte – tilgan og saksbehandling E Phorte har for mange muligheter – for komplisert for vanlig bruker Vanskelig og lite brukervennlig saksbehandlingssystem (e Phorte) Budsjetteringsverktøy Kopling mot leder Budsjetteringsverktøy Kopling mot leder Effektivisere anbud, inkjøpp, faktura Felles post mottak Sentralisere arkiv Elektronisk innlevering av eksamensoppgaver – vil spare tid og kapasitet Flere systemer for å håndtere ansatte ( lønn, saksbehandling/arkiv). Spesielt midlertid ansatte (FS – SUPR – SAP – EPHORTE) Remote Desktop gir ikke adgang til lokale disker – mange trinn for å hente data) Dokumentasjon – ”Sløsing gjennomgang light” – seminar på UiO, den 14. januar 2011 Mange systemer - hvert system ulik oppbygging – ikke hyppig bruk av en del systemer (må spørre noen) Vanskelig å implementere innkjøpssystemer Sentralisere post mottak - for mange steder i dag Vanskelig å finne saker i e Phorte FS – dr.gradsmodul – må likevel finne ut ting manuelt EPHORTE – dårlig bruker grensesnitt Bestillinger pr. mail til utførslse = Prioritert


Laste ned ppt "Dokumentasjon fra gruppeøvelser Oslo, 14. januar 2011 IHR - administrative effektiviseringer, UiO."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google