Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Kurs i Kundemodulenen (Accounts Receivables) Opplæring i kundereskontro – teori og praktisk trening Av Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Kurs i Kundemodulenen (Accounts Receivables) Opplæring i kundereskontro – teori og praktisk trening Av Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Kurs i Kundemodulenen (Accounts Receivables) Opplæring i kundereskontro – teori og praktisk trening Av Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (ØKA) 2008

2 Kursinnhold 1. Teoretisk del 1.2 Økonomisystemet Oracle og tilstøtende moduler 1.3 Hvorfor kundereskontro? 1.4 Når brukes kundemodulen og når brukes PA og AR? 1.5 Arbeidsfordeling mellom Regnskap og institutt/avdeling/fakultet 1.6 Rutinebeskrivelser og skjema og for kundemodulen 1.7 Litt til om UiBs økonomimodell, kontostreng og artsegmentet 1.8 Mva 1.9 Kundeprofilklasser og purrerutiner 1.10 Kreditnota 1.11 Brukerstøtte ved Regnskapskontoret 2. Praktisk del – registrering av utgående faktura 2.1 Noen tips før du begynner trinn for å registrere en utgående faktura 2.3 Registrering av Fakturahodet inkl. eget kommentarfelt 2.4 Registrering av Linjeartikler 2.5 Registrering av Kontostrengen 2.6 Ferdigmelding av utgående faktura 2.7 Noen huskeregler 2.8 Hvordan søke frem en faktura? 2.9 Praktisk trening 3. Praktisk del – Oppfølging av krav og rapporter 3.1 Hvordan følge opp kravene? 3.2 Spørringer i AR 3.3 Rapporter i Discoverer Viewer 4. Oppsummering

3 Deltakerliste

4 1. 2 Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hovedbok (GL) Leverandørreskontro (AP) Kundereskontro (AR) Anleggsregister (FA) Lønnssystem Personalsystem Inn- kjøps- system E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Skanning E&H Prosjekt- modul (PA) Lønns- og personalsystem (PAGA) Timer Ressurser Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Reiseregninger Utgifter Hver natt overføres data fra alle moduler

5 1.3 Hvorfor kundereskontro? registrere alle krav vi har overfor våre kunder UiB fremstår som én leverandør felles rutiner gjøre det mulig å purre på en rasjonell måte forenkle rapportering krav i økonomireglementet Regnskapsprinsippet gjelder - Inntekten blir ført i regnskapet når fakturaen er fullført - Inntekten vises i regnskapet og rapporter selv om fakturaen ikke er betalt.

6 1.4 Når bruker vi kundemodulen? Når vi har et krav overfor en ekstern* kunde og når vi ønsker å få inntektsført et beløp –Salg av varer og tjenester –Refusjon av utgifter * Interne kunder skal ha internfaktura * Dersom du fakturerer for UiB, er Unifob As, Nsd, Ilab og BTO eksterne kunder. Dvs at de IKKE skal ha internfaktura – siden de er selvstendige, juridiske enheter.

7 Hva er PA? –Elektronisk verktøy for økonomisk styring av eksterne forskningsprosjekter –Integrert del av økonomisystemet ved UiB Status: –Implementert i Unifob AS –Implementert v/Psykologisk fakultet og noen institutter v/ MatNat, HF, SV og MedOdont –Resten av UiB rulles ut fom 1. januar 2009 Siktemål: –I løpet av nyåret 2009 skal all Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet (BOA) registreres i PA Prosjektmodul. –Kundemodulen AR brukes inntil videre ved fakturering av ”gamle” prosjekt med levetid tom og fordi en ikke har fått tilstrekkelig opplæring i PA. –Såkalte ”GL-prosjekt” føres i AR og ”PA-prosjekt” føres i PA –Kundemodulen AR skal fortsatt brukes ved øvrig utgående fakturering Ytterligere informasjon om BOA på følgende sti: –https://intranett.uib.no/Administrasjon/Økonomi/Bidrags-og oppdragsfinansiert aktivitet/EFVhttps://intranett.uib.no/Administrasjon/Økonomi/Bidrags-og oppdragsfinansiert aktivitet/EFV 1.4 forts Når brukes PA Prosjektmodul og Kundemodul AR?

8 1.5 Arbeidsdeling Institutt - Regnskap AKTIVITET Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler Fylle ut kundeskjema Sendes på Issue Tracker til Regnskap X Registrere kunde i ARX Registrer/lage faktura i ARX Skrive ut fakturaer kl 11:00 hver dag og sender dem i internposten til institutt v/ fakt.ansvarlig. X Arkivering av fakturakopi (10år) X Arkivansvar fakturagrunnlag inkl. underdokumentasjon (10år) X Kreditnotaskjema lages, anvises og sendes i posten til Regnskap X Kreditnota registres i ARX Sender fakturaer og kreditnota til kunden (les: har all kundekontakt) X

9 1.5 forts Arbeidsdeling Institutt – Regnskap AKTIVITET Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler Overfører data til Hovedbok (GL) X Registrerer innbetalingerX Purringer og inkasso til kundeneX Sjekker at fakturaen blir betalt -rapporter i Discoverer Viewer -ved spørringer i AR X Fyller ut skjema for tvisting –inntil 2/3 mnd betalingsutsettelse X Utfører rutine for tvisting i ARX

10 1.6 Rutinebeskrivelser og skjema for kundemodulen Hvor finner vi disse? –Rutinebeskrivelser finnes på følgende sti: https://intranett.uib.no/Administrasjon/Økono mi/Regnskap/Bruk av økonomisystemethttps://intranett.uib.no/Administrasjon/Økono mi/Regnskap/Bruk av økonomisystemet –Skjema finner du på følgende sti: https://intranett.uib.no/Tjenester/Personal og økonomi/Skjemabank ellerhttps://intranett.uib.no/Tjenester/Personal og økonomi/Skjemabank https://intranett.uib.no/Administrasjon/Økono mi/ Regnskap/Skjema og malerhttps://intranett.uib.no/Administrasjon/Økono mi/ Regnskap/Skjema og maler

11 Rutinebeskrivelser for kundemodulen 1.6 forts Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Regnskap/ Bruk av økonomisystemet

12 1.6 forts Skjemabank for kundemodulen Rutinebeskrivelser for kundemodulen Sti på intranett: Administrasjon/ Økonomi/ Regnskap/ Skjema og maler/ Regnskap: Kundemodul

13 UiB BFV-Bevilgn.fin.virksomhet DFA- dep- finansierte annuum Prosjekt (DFA) DFP – dep.finansierte øremerkede avsetninger Prosjekt – (DFP) Grunnbevilgning Dep. finansiert virksomhet DFV Annen EFV Prosjekt (EFV) Oppdrag Bidrag Forsknings- rådet FFV Prosjekt (FFV) Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA 1.7 Økonomimodell UiB Økonomimodell i 2008:

14 1.7 forts Litt om UiBs kontoplan 14 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX FirmaArtProsjektStedAnalyseMotpartAktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen -inngår ikke i kontostrengen er delt inn i syv segment – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes Eksempel:

15 1.7 forts Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen 15 Klasse 3Driftsinntekter Klasse 4Kjøp av større utstyr og vedlikeholds- /ombygningskostnader Klasse 5Kostnader for arbeidskraft Klasse 6Andre Driftskostnader Klasse 7Andre driftskostnader Klasse 8Finansinntekter og – kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Klasse 9Interne transaksjoner 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse RESULTATARTER: klasse 3 - 9

16 1.7 forts Artskontoplanen Hovedregel: Bruk kapittel 3 i artskontoplanen når du konterer inntekter (vær oppmerksom på mva-reglene) –Huskeregel ved bruk av kapittel 3 i artskontoplanen: 3000 – 3099 Salgsinntekter, avgiftspliktige (03) 3100 – 3199 Salgsinntekter, avgiftsfrie (05) 3200 – 3999 Salgsinntekter utenfor avgiftsområdet (00) Eller: Bruk arter i kap. 6 eller 7-serien dersom du ønsker å vise reduksjon i utgiftene dine (Artskontoplan for Uib og Randsonene 2007 finner du på følgende sti: intranett: Administrasjon/Økonomi/Regnskap/Kontoplan)

17 1.8 MVA - tre typer inntekter

18 1.9 Kundeprofilklasser og purrerutiner Vi deler kundene i 5 profilklasser –Standard (30 dg bet. firma + off. inst.) –Personer (15 dg bet.) –Bidragsytere (skal ikke purres) –Utland (engelske purrebrev/flere løpedager) –Fiktive kunder (samlekunder) ►Dere må alltid ta stilling til hvilken profilklasse kundene deres skal ha! Purrerutiner: –1. gangs purring på utestående krav hver 14 dag –2. gangs purring og inkassovarsel blir oversendt Kreditorforeningen. De står for ytterligere innkreving av ubetalte fordringer.

19 1.10 Kreditnota Brukes når en faktura må korrigeres –beløp kan kreditere deler av en faktura –feil kunde –feil mva-kode –dobbeltfakturering –.... Fyll ut kreditnotagrunnlag m/attestasjon og anvisning (!) Skjema sendes i internposten til Regnskap merket ”Regnskap-kunde”

20 Må attesteres og anvises Årsak registreres i systemet Fritekst kommer på kreditnota Kan kreditere hele fakturaen/deler av fakturaen / en eller flere linjer på fakturaen 1.11 forts Kreditnota

21 1.11 Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Dessuten: Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp (kl.09:00-14:30) Personal- og Økonomiavdelingens hjemmeside Samt intranett under Administrajon Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. –LØPende informasjon- nyhetsbrevLØPende informasjon- nyhetsbrev Issue Tracker bs.uib.no -nye kunder -endring av eksisterende kunder -forespørsel vedr. purringer -forespørsel vedr innbetalinger

22 Del 2: Praktisk del pålogging og registrering av utgående fakturaer i Kundemodulen AR Vedr. pålogging: se egen brukerveiledning om pålogging, funksjons- og hurtigtaster i OF

23 2.1 Tips ……FØR DU BEGYNNER... ►Sørg for å ha riktig tilgang, f.eks. AR UiB Inst. registrerer Botanisk institutt ► Ha ferdig utfylt fakturagrunnlag foran deg. Vær sikker på at du vet hvem som er kunden... ► Husk riktig kundeprofilklasse!

24 2.1 forts Velg riktig tilgang! Noen fakturerer for flere avdelinger...

25 2.2 4 Trinn for å registrere en faktura 1.Fakturahodet - ”Transaksjoner” - hvilken type inntekt (annum/prosjekt) - hvilken type faktura (innland/utland) - hvilken saksbehandler - selger - fritekst - hvem skal faktureres (kunden) 2.”Linjeartikler” -angir hva som er fakturert og til hvilken pris 3.”Kontering” - angir konteringen av inntekten 4.”Fullfør” - ferdigmelding/endelig lagring av faktura

26 2.3 Fakturahodet (bruk tabulator her) ”Type” endres kun om dere trenger engelsk faktura. Ellers vil ”Type” være identisk med ”Kilde”. - Endre fakturakilde, type og valuta dersom ønskelig

27 2.3 forts Fakturahodet Valuta: Velg aktuell valuta. Tenk beløp i utenlandsk valuta, systemet regner om. Kilde: Velg mellom faktura annum UiB eller faktura prosjekt UiB (kreditnota eller refusjoner skal IKKE brukes) Type: Velg mellom faktura annum UiB, faktura prosjekt UIB eller engelsk faktura UiB. De to første genereres automatisk, engelsk faktura UIB må man inn og velge

28 2.3 forts Fakturahodet - Transaksjonsopplysninger

29 2.3 forts Fakturahodet Fyll ut kundeoppl. + selger - Velg deretter ”Linjeartikler”

30 Om man ønsker en kommentar på fakturaen, legger man den inn under fanen ”Mer” og skriver kommentaren i feltet ”Spesialinstrukser”. 2.3 forts Fakturahodet - Kommentarfelt på faktura ”Mer”

31 Fyll ut beskrivelse, mengde, enhetspris og avgiftskode (legg merke til faktura nr. øverst) Velg deretter konteringer. 2.4 Linjeartikler

32 2.4 forts Linjeartikler Velg OK! Dette er en feilmelding vi ikke tar hensyn til

33 2.5 Kontering – hver eneste varelinje må konteres for seg Her må du få frem plukklisten (bruk hurtigtast Ctrl+L eller mus)

34 ►Viktig at artskode stemmer overens med valgte avgiftskode 3000 – 3099 (03) 3100 – 3199 (05) 3200 – 3999 (00) 2.5 forts Kontering – hver eneste linje må konteres for seg Legg inn ønsket kontostreng, velg deretter OK og lukk bildet med ”X”

35 Lukk neste bilde (”X”) for å komme tilbake til fakturahodet/Transaksjonsbildet 2.5 forts Kontering

36 Dersom du er ferdig, klikk på knappen ”Fullfør” Fakturaen er klar for utskrift – kl hver dag (kan gjøres om igjen ved å trykke ”ikke fullfør”) 2.6 Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen

37 Fakturaen din er godkjent dersom du får en hake ”√” foran Fullført For ny faktura – trykk Pil ned el. Klikk på ikonet ”Ny” 2.6 Fullfør fakturaen – ferdigmelding av fakturaen

38 2.7 Noen huskeregler Alt kan endres på en faktura inntil den er skrevet ut eller overført til hovedbok Etter utskriving og overføring til hovedbok er det kun konteringen som kan endres –Ved endring av beløp, kunde, mva. osv, må det lages kreditnota og ny faktura

39 2.8 Hvordan søke frem en faktura – i Transaksjoner Gå inn i transaksjonsbildet Bruk hurtigtast F11 for å stille bildet i søkemodus Skriv fakturanummeret Bruk hurtigtast Ctrl+F11 for å søke frem fakturaen

40 2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer Gå inn i Kontodetaljer – (dette er et søkebilde) Her kan du også få oversikt over alle fakturaene til en bestemt kunde Skriv inn f.eks Fakturanummer Søk etter kunden/ kundenummer Beløp Åpne/lukkede/alle(blank) Velg ”Søk etter” for å få svar på søket ditt

41 Spørring – kontodetaljer (et søkebilde ) fakturanummer Kunde navn Kunde nummer 2.8 forts Hvordan søke frem en faktura – i Kontodetaljer

42 Total Saldo

43 Dersom fakturaen er betalt eller kreditert, er total saldo = 0. I så fall, klikk på ”aktiviteter” for å finne detaljer om dette. Status: –En faktura har status ”åpen” dersom den ikke er betalt –En faktura har status ”lukket” når den er betalt For å se registrert faktura, klikk på ”detaljer”. Tips: velg ikonet ”purrehistorikk” for å se om det er sendt purringer 2.8 forts Vedrørende søk i Kontodetaljer

44 2.9 Praktisk trening med kursoppgaver og egne fakturaer –Start med kursoppgave 1 og 2. Jobb i kursdatabasen. –Fortsett med egne fakturaer. Registrer først i kursbasen. Lykkes du, kan du gå i produksjonsbasen. –Registrer alltid fakturaen i kursbasen først, helt til du føler deg trygg!

45 2.9 forts Praktisk trening - Kursoppgave 1 Ditt institutt har betalt en regning som Kastrup Holding AS, Christiansgade 111, DK345 KØBENHAVN, skal være med å betale. Beløpet er kr ,-. –Fyll ut fakturagrunnlag –Fyll evt. ut skjema for registrering av ny kunde –Registrer fakturaen i kursdatabasen –Før/etter at du har fullført, blir du ”kastet” ut av systemet. Gå inn i transaksjoner på nytt og søk opp fakturaen. –Etter at du har fullført kommer du på at du skulle valgt et analysenummer ved konteringen. Hva gjør du? –1 uke etter at du har sendt fakturaen, ringer kunden og hevder at fakturabeløpet skal være i DKK i stedet for NOK. Du sjekker saken, og finner ut at kunden har rett. Gjør det som er nødvendig for å rette opp i denne feilen.

46 2.9 forts Praktisk trening - Kursoppgave 2 Ditt institutt har fått et forskningsoppdrag fra StatoilHydro. I kontrakten står det at fakturering skal skje etter at forskningsrapport er levert. –Forskningsrapport er levert. Fyll ut fakturagrunnlag –Fyll ut skjema for registrering av ny kunde –Registrer fakturaen i kursdatabasen –Finn ut om fakturaen er betalt både via spørring i kontodetaljer og via rapport

47 Del 3: Hvordan følge opp kravene? Rapporter og spørringer Lag deg en jevnlig rutine for å sjekke om fakturaene dine blir betalt, f.eks. 1 gang pr. måned. (Regnskapskontoret kan sende fakturaene dine til Kreditor- foreningen uten at du blir spurt). –2 måter: Spørring i kontodetaljer: Pr. faktura/kunde (Se pkt.2.8) Ved Discoverer-rapport: Alle forfalte fakturaer pr valgt avdeling (selger)

48 3.1 Rapporter i Discoverer Viewer Velg rapport ”Forfalte Fakturaer”

49 Velg Selgernavn - skriv din selger (stedkode) direkte inn i boksen ”Selgernavn” slik: ’%153700%’ og velg ”Start” - eller klikk på lommelykten og gjør velg fra plukklisten - eller søk etter selgeren din i ”Søk etter” og velg ”Start” og deretter ”Velg” 3.1 forts Rapporter i Discoverer Viewer

50 3.1 forts Rapport – Forfalte fakturaer


Laste ned ppt "Kurs i Kundemodulenen (Accounts Receivables) Opplæring i kundereskontro – teori og praktisk trening Av Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Økonomiavdelingen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google