Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Agenda 12.00Økonomiforvaltning og styring v/Kjell Bernstrøm 13.00Budsjett- og økonomistyring v/Sven-Egil Bøe 14.15Rammeverk for styring av bidrags- og.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Agenda 12.00Økonomiforvaltning og styring v/Kjell Bernstrøm 13.00Budsjett- og økonomistyring v/Sven-Egil Bøe 14.15Rammeverk for styring av bidrags- og."— Utskrift av presentasjonen:

1 Agenda 12.00Økonomiforvaltning og styring v/Kjell Bernstrøm 13.00Budsjett- og økonomistyring v/Sven-Egil Bøe 14.15Rammeverk for styring av bidrags- og oppdragsaktivitet (BOA) v/Kirsti R. Aarøen 14.35Anskaffelser v/Kjetil Skog

2 Økonomiforvaltning og styring økonomidirektør Kjell Bernstrøm

3 Prosessorienterte økonomikurs Målgruppe –Ledere –Ansatte som har en rolle i økonomiprosessene Prosessorientering –Arbeidsprosessene er beskrevet gjennom hele organisasjonen –Rollene er definert og beskrevet –Gir mulighet for å gi rollebasert opplæring

4 Økonomikurs ved UiB Prosess- og rollebaserte kurs: Arbeidsprosesser:Rolle: 1.Budsjettering og økonomistyringController 2.Prosjektadministrasjon – (BOA)Prosjektøkonom 3.AnskaffelserInnkjøper/Bestiller 4.Bestilling til Betaling (BtB)Bestiller 5.FastlønnFastlønnsattestant 6.Variabel lønn, reiser og næring/lønnVariabellønnsattestant 7.Innkreving – utgående fakturabehandlingUtgående fakturaansvarlig 8.BDM-opplæringLedere (Inst.l/adm.sj)

5 Opplæringsplan

6 Økonomiforvaltning Rammeverk for økonomiforvaltningen Nødvendig kompetanse med rollebeskrivelser Krav til økonomiforvaltning og styring –Planer –Analyse og prognoser –Rapport Utfordringer fremover

7 Rammer for økonomiforvaltning Rammevilkår for økonomiforvaltningen –Reglement for økonomistyring i staten –Kunnskapsdepartementets hovedinstruks for økonomiforvaltning for universitet og høgskoler –Lover og forskrifter –Hovedregel for økonomiforvaltning ved UiB –Interne styringsdokumenter og vedtak

8 Budsjettdisponeringsmyndighet - definisjon Myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til herunder å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomiske forpliktelser for staten. Virksomhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til lavere nivå.

9 Budsjettdisponeringsmyndighet følger styringslinjen Kunnskapsdepartementet sender UiB et tildelingsbrev basert på Stortingsvedtak – her definerer KD samfunnsoppdraget for UiB Universitetsstyret vedtar budsjettfordeling Tildelingsbrev sendes fakultetene og enhetene – føringer mot fakultetene Fakultetsstyrene foretar intern budsjettfordeling

10 Budsjettprosess 2011 UiB Jun - Rundskriv til fakulteter om forutsetninger/mal Sep- Budsjettforslag fra fakulteter og enheter Okt - Styringsdialog med fakulteter og adm. avdelinger Okt- Statsbudsjettet legges frem Nov/des - Vedtak om intern fordeling 2011 i universitetsstyret Des/jan- Tildelingsbrev til fakulteter/avdelinger Des/jan - Vedtak i fakultets- og instituttstyrene Des/jan- Tildelingsbrev til institutter

11 Økonomistyring Leders oppgave –Sette realistiske mål for virksomheten –Stille ressurser til rådighet –Allokere nødvendige ressurser som sikrer økonomiforvaltningen –Kreve rapportering/bestemme ”styringsfart” –Evt. setter inn korrigerende tiltak Ledere har budsjetteringsfullmakt, og ansvar

12 Et eksempel på mål på institusjonsnivå MålResultatMål 2009sep Antall publikasjoner* Finansiering NFR (tall i 1000) Finansiering EU** (tall i 1000)

13 Økonomiforvaltning i endring Rammer før: –Stillingshjemler –Streng styring pr. post i budsjettet –Regelstyring Rammer nå: –Målstyring/risikostyring (men reglene gjelder likevel) –Større fullmakter –Rammestyring (ramme er likevel en skranke) –Regelverk justert mot kontroll og standarder

14 Økonomiforvaltning i endring Hvilke krav stiller dette til økonomistyring? –Større krav til planlegging –Større krav til prognoser og analyse –Større krav til oppfølging og rapportering Hvordan takler vi denne overgangen?

15 Administrative system knyttet til økonomi Økonomisystem Oracle Kundereskontro (AR) Leverandørreskontro (AP) Anleggsregister (FA) Bestillings- system BasWare Skanning BasWare Prosjektmodul (PA) Lønns- og personalsystem PAGA Rapportdatabase Discoverer

16 Økonomiforvaltning - planer

17 Hvilke kostnader presser budsjettene mest? De siste 5 årene har lønnsbudsjettet presset kostnadene mest. De neste 5 årene vil også arealkostnader bidra til økt press. Forholdstall Inntekter Lønn ,2 % ,5 % ,3 % Bygninger 24310,8 % 29410,1 % 32310,9 %

18 Økonomiforvaltning - innkjøp Innkjøp: For å utnytte begrensede ressurser optimalt skal alle kjøp være basert på konkurranse – dette er lovregulert. Rammevilkår for offentlige anskaffelser –Eu-direktiv om offentlige anskaffelser –Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Interne styringsdokumenter og vedtak –Styresak 2007 – Policy for innkjøp ved UiB

19 Konkrete økonomiske utfordringer Inn i 2008 hadde UiB positive overføringen innen grunn - bevilgningen på 230 mill NOK Ut av 2009 reduserer vi dette ned mot 100 mill I styresak i juni -09 varslet vi med basis i innhende prognoser at overføringene kunne bli negative Worst case bommet med mer enn 100 mill nok Styret ønsker at vi skal bedre prognosearbeidet Her trenger vi å bedre samarbeidet med fakultetene

20 Prognosearbeid

21 Fakultetenes økonomi (de 6 fakultetene) Lønnsandel: 77,7 %. Enda høyere ved instituttene. Vedvarende stillingsvekst de siste årene. Andel til lønn økt de siste årene

22 Bygg - areal Areal har lenge vært sett på som et ”gratis” gode. Men det er det ikke Kostnadene knyttet til areal øker nå fra drøyt 11 % opp mot 14% på kort tid De betalbare husleiekostnadene i 2010 øker med ca 30 mill NOK Behov for å se alle kostnadskomponenter under et : innføring av et reelt husleiesystem

23 Marineholmen – egenfinansiert prosjekt Byggkostnader: 394,6 mill Leie: 28,6 mill Inventar / utstyr: 17 mill

24 Hvorfor internhusleie ? – sett fra en økonomidirektørs ståsted Tre grunner til å ha internhusleie: –Statlig pålegg (trussel om å ta fra oss bygningsmassen) –Vise arealkostnader for brukerne – areal er ikke gratis men har en alternativkost –Kan brukes til å effektivisere arealbruk gjennom prissystemer Vi bør behandle de tre hovedtypene kostnader likt a)lønn, b)areal, c)driftskostnader

25 Økonomiske sammenhenger. Planer må betales –Personal: Langsiktige forpliktelser (også indirekte kostnader) –Kostnad per BOA årsverk: Kroner i indirekte kostnader (minst). Må dekkes gjennom DB. –Bygg: Nybygg gir økt husleie (+46 mill i 2009/10) –Drift/innkjøp: Knappe rammer krever gode innkjøpsrutiner.

26 Oppfølging Ved alvorlige budsjettavvik –Endre planene –Tiltak for å endre inntektene –Tiltak for å endre kostnadene Nødvendig å gjøre tiltak i tide –Kun mulig ved god økonomistyring Konsekvenser ved gjentatte avvik –Tap av fullmakter

27 Økonomiforvaltning – prognose og analyse –Vi må levere forpliktende og treffsikre prognoser –Handling i tide for å justere aktivitet i budsjetter med høy andel faste kostnader –Ingen selvfølge at underskudd kan dekkes midlertidig i andres overføringer, rammene må holdes.

28 Konsekvenser - konklusjon Vi må sikre økonomistyringskompetanse både hos ledelse og saksbehandlere. Vi forholde oss til at budsjettrammene er endelige skranker for aktivitet. Ambisjoner har en også en kostnadsside. Flytte fokus fra den rene bokføringen til styring og kontroll før forpliktelsen – innføres avviksrapportering innen innkjøp Et universitet som mister kontrollen vil ramme alle enheter, vi må sammen jobbe for å unngå at det skjer.

29 Budsjett- og økonomistyring Sven-Egil Bøe Økonomiavdelingen

30 Tema En oversikt over UiB-økonomien Hvordan en sikrer et felles økonomispråk Hovedelementene i UiBs økonomimodell Eksempel økonomirapport Eksempel prognose Eksempel analyse

31 UiB Konsern og randsone

32 UiB konsern ,5 mrd UiB konsern Kr mill. netto Konsern- handel 16 mill mill mill. = 206 mill. Uni 453 mill. 81 mill. 372 mill. netto elimineres UiB mill. brutto 109 mill mill. netto UiB Eiendom AS 16 mill. brutto 16 mill. 0 mill. netto CMR AS inkl. døtre 162mill. brutto 0 mill. 162 mill netto

33 UiB-økonomien – Hovedtall 2008 Resultat: Inntekter 3,05 mrd Kostnader 3,13 mrd Balanse: Anleggsmidler 5,62 mrd Omløpsmidler 0,84 mrd Virksomhetskap. 0,05 mrd Gjeld 6,45 mrd Eiendeler Egenkapital og gjeld ∑ 6,5 mrd Over-/underskudd -0,08 mrd

34 UiB-økonomien – Hovedtall 2008 Balanse: Omløpsmidler 0,84 mrd Virksomhetskap. 0,06 mrd Eiendeler Egenkapital og gjeld ∑ 6,5 mrd Anleggsmidler 5,62 mrd Bygninger 5,2 mrd Utstyr mv 0,35 mrd Annet Langsiktig gjeld 5,57 mrd Gjeld 6,40 mrd Forpliktelser 0,29 mrd Kortsiktig gjeld 0,54 mrd

35 UiBs inntekter pr. fakultet (Sted)

36 UiBs inntekter

37 UiB total pr. fakultet (virksomhetsområde)

38 UiBs kostnader

39 Lønnsandel pr. fakultet GB

40 UiB-økonomien Høy grad av KD-finansiering -> Høy grad av forutsigbarhet Høy grad av faste kostnader -> Høy grad av forutsigbarhet -> Liten fleksibilitet på kort sikt -> Styring må skje på mellomlang og lang sikt

41 Utfordringer Hvordan få oversikt? Hvordan legge til rette for planlegging og styring? Hvordan rapportere iht til lover og regler? -> Kompetansebygging(nøkkelpersonell) -> Moderne økonomisystem(IT-systemer) -> Kontrollregime(rutiner)

42 Administrative system knyttet til økonomi Økonomisystem Oracle Kundereskontro (AR) Leverandørreskontro (AP) Anleggsregister (FA) Bestillings- system BasWare Skanning BasWare Prosjektmodul (PA) Lønns- og personalsystem PAGA Rapportdatabase Discoverer

43 Grunnlaget for økonomistyring Styringsbehov VerktøyStyringsinfo Mål Ressurser (virkemidler) Operasjonalisering Budsjett Økonomisystem Rapporter Analyser Prognoser => Forutsetning: Et felles økonomispråk

44 Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Inntekter Kostnader Avdeling 2 Avdeling 1 Avdeling 3 virksomhet Art Sted Prosjekt (virksom- het)

45 Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Inntekter Kostnader Avdeling 2 Avdeling 1 Avdeling 3 virksomhet Art Sted Prosjekt (virksom- het)

46 Multidimensjonal økonomistyring 1.Firma01 2.Art Sted Prosjekt Analyse Formål Motpart00 UiB-konto: (Lik struktur som bankens konti: )

47 UiB BFV-Bevilgn.fin.virksomhet GA – dep. finansierte annuum GP – dep.finansierte øremerkede avsetninger Grunnbevilgning (GB) Opp- drag (OA) Bidrag/oppdrag (BOA) Økonomimodell - virksomhetsområder (prosjekt) Bidrag (BA) NFR EU Andre

48 Økonomimodell - resultat (art) Resultat: 3. Inntekter 4. invest. 5. Lønn 6-9 drift UiB BFV-Bevilgn.fin.virksomhet GA – dep. finansierte annuum GP – dep.finansierte øremerkede avsetninger Grunnbevilgning (GB) Opp- drag (OA) BOA Bidrag (BA)

49 Metode for oppfølging av planer: Periodisert budsjett des Jan. plan kroner

50 Metode: Regnskapsrapporter mot budsjett -> avviksrapportering des Jan. plan status kroner rapport Rapport rapport

51 Metode: Regnskapsrapporter mot budsjett -> god kontroll gjennom hele året des Jan. plan status kroner rapport Rapport rapport rapport rapport rapport rapport

52 Avviksrapportering Avviksrapportering sparer tid og bedrer oversikten! da !!

53 Avviksrapportering Avviksrapportering sparer tid og bedrer oversikten! da pga høyere antall enn forutsatt

54 Økonomirapport GB: Vesentlige avvik som må forklares Kvalitetssikring viktig

55 Økonomirapport - investeringer: Avvik som må forklares Kvalitetssikring viktig

56 Økonomirapport - BOA: Avvik som må forklares Kvalitetssikring viktig

57 Prognoser er anslag på fremtidig resultat –presisere forutsetninger –rullerende prognoser –taktiske prognoseresultater? –prognoser er et viktig styringsverktøy Prognoser Progn Regn Jan-10Des-10

58 Prognose: Alltid oppdatert prognose: Budsjett erstattes fortløpende med regnskap og vurderinger

59 Prognose utfordring: Hvordan håndteres usikkerhet i prognosene våre? -Bygger alle inn usikkerhet? - Reduseres eller øker treffsikkerheten fra institutt til institusjonsnivå? UiB Fakulteter/Avd. Ansvarssteder Usikkerhet reduseres eller øker? ant. avd Usikkerhet

60 Analyse Eksempel: investering mot verdifall: Faktor lik 1,0 betyr at vi investerer like mye som eiendelen forringes (avskrivninger)

61 Økonomistyring oppsummert UiB-økonomien er stor og kompleks, men samtidig forutsigbar pga høy andel faste kostnader. En sikrer oversikt og styring gjennom et felles økonomispråk vha en felles økonomimodell Hovedelementene i UiBs økonomimodell er sted, prosjekt og art (analyse er en nyttig tilleggsspesifikasjon) Økonomirapporter gir status –Plan (budsjett) –Rapport mot plan –Avvik til kommentar Status kan bety en må foreta handlinger for å korrigere Prognoser gir fremtidig status for gitte handlinger og forutsetninger

62 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA)

63 BOA – økt betydning og utfordringer –Økt betydning Utgjør en økende andel av instituttøkonomien Større andel av bevilgningene til institusjoner i Universitets- og høyskole sektoren er resultatbasert –Hvilke utfordringer gir dette? Behov for internt administrativt støtteapparat m/riktig kompetanse Behov for gode verktøy

64 Konkretisering av utfordringer –BOA-reglementet* Skriftlige kontrakter Organiseres som prosjekter Oppdragsprosjekter må prises korrekt/mva –Internrevisjonsgjennomgang om ”Økonomistyring” Prosjektleders rolle i budsjettering og rapportering –Periodiserte budsjetter og regnskaper Indirekte kostnader og egeninnsats Behov for verktøykasse/systemstøtte –prosjektregnskapssystem –standardiserte rutiner og retningslinjer –opplæring * Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av akjser og Retningslinjer vedtatt av U-styret

65 Pågående prosesser i 2010 –Viderutvikling av rutiner knyttet til ny prosjektmodul (PA) - et nødvendig verktøy for administrasjon av prosjekter –Arbeidsgruppe som skal se på hvordan BOA- virksomheten bør organiseres ved UiB –BOA-retningslinjene skal gjennomgås med sikte på forenkling –Dialog mellom KD, NFR og universitetene om utbetaling og periodisering av tilskudd

66 Ny prosjektmodul – videreutvikling i 2010 På bakgrunn av erfaringer fra implementering 2009 –gjennomført en del endringer i rutiner fom 2010 –avdekket behov for videre oppfølging på ulike områder Vesentligste endring - overgang fra medgått tid til virkelig lønn i prosjektregnskapene Videre behov for opplæring Rapporter Økonomistyring, bla. sammenhengen mellom BOA- økonomien og GB-økonomien –Behov for å ferdigstille rutiner/prosessbeskrivelser og definisjon av roller –Effekten av tiltakene som iverksettes i 2010 vil vises i 2011

67 BOA-arbeidsgruppe Mandat; –Kartlegge dagens organisering – Vurdere ulike modeller for administrativ organisering –Foreslå forbedringer av system og støttefunksjoner Arbeidsgruppens arbeid Anbefalinger før sommerferien (1/6)

68 To andre prosesser Gjennomgang av BOA-retningslinjene –vedtak om at reglementet skal revideres med sikte på forenkling av regelverket –Foreslår prinsipp; prinsipper i reglementet – styrebehandles Rutiner skal fastsettes av U-direktøren –Plan for fremdrift – styrebehandling høsten 2010 Dialog med KD og NFR –Bedre samsvar mellom budsjett (kontrakten) og fremdriften –Prosjektleders rolle?

69 BOA – risiko/konsekvens Feil BOA-håndtering kan medføre: –Uforutsatte kostnader i GB-økonomien –Inndragelse av midler fra for eksempel. EU –Tap av resultatmidler –Antegnelser fra revisjonene –Reaksjoner fra konkurransetilsynet.. Altså; at vi går glipp av nødvendige forskningsmidler at vi ikke har god nok kontroll over økonomien vår Nødvendig å lykkes med et godt opplegg for BOA- håndtering!

70 Oppsummering – BOA-virksomhet Økt betydning og gir andre utfordringer Behov for ”verktøykasse” –God organisering –Støttesystemer Flere prosesser i 2010 Konsekvens av feil BOA-håndtering –Økonomi –Tap av forskningsmidler

71 Lederopplæring Anskaffelser Kjetil Skog

72 Hva er innkjøp? Inntekter på 3,5 milliarder kr Alt som ikke er lønn er innkjøp faktura pr år Anskaffelser/påvirkbare kostnader 700 mill NOK –Ca 1 milliard om vi tar med UniReaserch Anskaffelses- kategorier Sum pr kategori IKT AKAD ADM FDV TOT

73 hele verdikjeden i innkjøp - fra behov til betaling… Konkurranse- gjennomføring Ordre- håndtering Faktura- håndtering I hvilken del av prosessen er det størst fokus i organisasjonen i dag? I hvilken del av prosessen er det størst potensiale for forbedring av resultatet?

74 Anskaffelser – Lover og regelverk Basis: Lov og Forskrift om Offentlige Anskaffelser Økonomireglementet UiB – Styrevedtak av juni 2007: –Målsettinger for anskaffelser –Policy for anskaffelser –Etiske retningslinjer Grunnleggende regler: 1.Alle bestillinger skal foretas i bestillingssystemet 2.Bruk av rammeavtaler er obligatorisk 3.Alle anskaffelser > NOK ex mva: –SKAL skje gjennom anbudsprosess v/Ikontor for innkjøp Eneste unntak fra regel 3: –Dekket av gyldig rammeavtale –Kjøp av FoU-tjenester under visse betingelser - sjekkes med Bestiller og unntaket dokumenteres ved anbudsprotokoll

75 BtB – Fra bestilling til betaling Reglement og bestemmelser for økonomistyring i staten Budsjettdisponering og bestilling –Bestilling av varer og tjenester skal bekreftes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før bestilling gjennomføres, skal den som har budsjettdisponeringsmyndighet: a) påse at det er hjemmel for anskaffelsen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) påse at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen c) påse at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig

76 Anskaffelser - lederansvar Krav til ledere - oppsummert: Sørge for at retningslinjene blir kommunisert i sine enheter Legge til rette for bruk av Bestillere ved alle anskaffelser Rapportere avvik Følge opp avvik fra rutinene Være positive endringsagenter !! –rutinene har ennå ikke ”satt seg”...

77 Verktøy for innkjøp og leders rolle 1.Bestillingssystem 2.Innkjøpsprosesser ved UiB med rollebeskrivelser 3.Innkjøpsportal 4.Rammeavtaler 5.Controllerrapporter (minimum) 1.Andel bestillinger i bestillingssystemet 2.Avtalelojalitet 3.Antall ulovlige kjøp over NOK 1.Kjenne system og roller, samt sørge for at alle bestillinger går i systemet 2.Kjenne Lover og forskrifter. Sørge for rett kompetanse i egen org 3.Være kjent med 4.Ansvarlig for lojalitet til avtalene og bidra til utvikling 5.Ansvarlig for at enhet benytter rapp og ansvarlig for tiltak ved avvik

78 Bestiller-rollen Omfang: –Bestiller – min 50% av stilling –Fagbestiller – min 20% av stilling Forventninger: –Bestiller som ”innkjøps-ekspert” Regelverk / rutiner Leverandørkunnskap / -oppfølging Profesjonalitet –Bestiller som viktig støtte Yte service Bidra med kunnskap Oppdatert og korrekt regnskap –Bestiller som ansikt utad mot leverandørene –Bestiller som positiv pådriver

79 Revisjon - kontrollrutiner Revisjon 2008: Internrevisjon –Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser Riksrevisjonen –Avdekket flere brudd på Lov om offentlige anskaffelser –Ber om tilbakemelding på hvilke tiltak som blir satt i gang for å unngå slike brudd –Avventer endelig reaksjon fra RR –Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet vil for 2009 følge opp effekten av våre tiltak nøye Internkontroll: -Måleindikatorer – direktørrapport – avviksrapport Kontroll av alle faktura over gjeldende terskelverdier Bruk av bestillingssystem Lojalitet til rammeavtaler –Sjekkes mot regelverksbrudd –Sjekkes mot brudd på anskaffelsesrutinene –Se R 17

80 BtB - suksess eller fiasko? Vi er fortsatt langt fra målet Stor variasjon mellom avdelingene i bruk – lederfokus TTT

81 Hvorfor nådde vi ikke målet i 2009? Prosjektet skiller seg klart fra for eksempel ”Fakturaprosjektet” Den enkelte bruker tvinges til å benytte systemet – finnes ingen alternativer For bestillinger finnes mange alternativer – alternativene oppleves ofte som mer behagelig Det hadde ingen konsekvenser dersom du ikke fulgte styrevedtaket Hvor lenge varer lederforankring etter styrevedtak?

82 Type refusjon av utlegg – antall faktura

83 På rett vei? 250 bestillere Fakturamatch – ca 50 % 28 kataloger (5 eksternkataloger) Fritekst leverandører ca 200 Efaktura 5 % Andel faktura fra registrerte lev – 25 % Kjemikalier – 80% Eiendomsavdelingen – eget implementeringsprosjekt 2010 Ehandel 2009: Ca 50 mill 7400 bestillinger Totalbeløp bestilt i PM pr mnd


Laste ned ppt "Agenda 12.00Økonomiforvaltning og styring v/Kjell Bernstrøm 13.00Budsjett- og økonomistyring v/Sven-Egil Bøe 14.15Rammeverk for styring av bidrags- og."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google