PA-rapporter Nora-Lise Kristiansen, Kari Eidsheim 27. Mars 2009

Presentasjon om: "PA-rapporter Nora-Lise Kristiansen, Kari Eidsheim 27. Mars 2009"— Utskrift av presentasjonen:

1 PA-rapporter Nora-Lise Kristiansen, Kari Eidsheim 27. Mars 2009
Innføring av PA ved UiB PA-rapporter Nora-Lise Kristiansen, Kari Eidsheim 27. Mars 2009

2 Agenda Rapportoversikt Registerrapporter Ressursrapporter (timer)
Prosjektrapporter Oversikt institutt Hvilke rapporter når PA aktivitet i GL-rapporter (SEB)

3 Rapportoversikt Registerrapport Registerrapport

4 PA01 Registerrapport Registerrapporter
PA01 – viser hvordan prosjektet er registrert i systemet, bla med prosjektnr, gammelt GL prosjektnummer, kunder, finansieringskilde, aktiviteter, inntektsoverhead, inntektsføringsregel, avtaler, teammedlemmer, prosjektvedlegg, prosjekthuskeliste etc Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

5 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
PA01 – Prosjektregister viser blant annet prosjektnr i PA, gammelt prosjektnr, prosjektnavn, finansieringskilde, toppaktiviteter, kunde, basisbudsjettstatus, stedkode, prosjektstatus og overheadinntekt Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

6 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
PA01 – Prosjektregister forts. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

7 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
Arkfane 2 Avtaler og Kunder. Viser hvordan avtalen er registrert i systemet Arkfane 2 Avtaler og Kunder. Viser hvordan avtalen er registrert i systemet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

8 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
Arkfane 2 Avtaler og Kunder forts. Viser hvordan avtalen er registrert i systemet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

9 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
Fane 3 Teammedlemmer viser teammedlemmene for dette prosjektet – altså de som har en rolle og er autorisert til å få opplysninger om prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

10 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
Fane 4 Klassifisering viser bla konteringsregel, mva-regel, kommersialiseringspotensiale, konfidensialitet. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

11 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
Fane 5 Prosjektvedlegg viser vedleggene som er lagt til prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

12 PA01 Prosjektregister Registerrapporter
Fane 6 Prosjekthuskeliste viser påminnelsene som er lagt til prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

13 PA14 Prislister Registerrapporter Registerrapporter
Fane 1 Kostrate pr lønnstrinn. Viser alle ansatte med pris i PA (kostnadsrate) og ansattnr, stedkoder. PA14 gir informasjon om timeprisene som blir brukt ved registrering av timer i prosjektene. Pris er utregnet etter personenes lønn, men kun en pris pr 5 lønnstrinn. Pris er inkludert sosiale kostnader, men ikke overhead. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

14 PA14 Prislister Registerrapporter
Fane 3 Kostrate pr jobb. Det ligger også inne timepris pr jobb som brukes i budsjetteringen når man ikke vet hvem som skal jobbe i prosjektet men kun har informasjon om type stilling Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

15 PA14 Prislister Registerrapporter
Fane 4. Ressurs-Assignment. Under denne fanen kan man se ressursenes ansattnummer og stedkoder blant annet. Ansattnummer må brukes i regnearket som er grunnlaget for å laste opp/registrere timer på en person til prosjektene Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

16 PA15 Aktiviteter Registerrapporter Registerrapporter
PA15 viser blant annet hvilke aktiviteter som er registrert i prosjektene, task-id (reiseregninger), status på prosjektet Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

17 PA12Ressursallokering Fane 1: Allokering-per ansatt.
Her kan du få ut en oversikt over totalt budsjetterte timer, samt det som er lastet i regnskapet. Kan i Sideelementene velge en enkelt ansatt, samt søke opp et enkelt prosjekt og se hvor mange timer er budsjettert og hvor mange timer er virkelig lastet. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

18 PA12Ressursallokering Fane 2: Allokeringsoversikt
Viser en oversikt over hele instituttets budsjetterte timer, sortert på person, samt hvor mange timer som er lastet. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

19 PA12Ressursallokering Fane 3: Allokeringsoversikt DBH
Viser en oversikt over alle prosjekter, hvem som har lastet timer på de enkelte prosjektene. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

20 PA03 Basisbudsjetter PA03 Basisbudsjett I/K. Viser basisbudsjett på et enkelt prosjekt og på et helt institutt. Dette budsjettet viser eksempel på ulike overheadsatser på NFR kunden på personressurs. 40% kostnadsoverhead og 30% inntektsoverhead. Forskjellen synliggjøres på 9052 og er UiB’s egenandel og ”sponsing” av prosjektet. På UiB kunden er det 40% både på kostnads- og inntektsoverhead (Nordbotten). Må tas ut for periode 1jan-05 til ut 2008 eller lignende Tot bud er 450K – må korrespondere med senere arpporter i denne pres Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

21 PA03 Basisbudsjetter Dersom vi tar toppaktivitet 1 NFR så ser vi hva som er lagt inn i budsjettet når det gjelder NFR midlene. Eksempel på budsjett med ulike overhead – bruke et av budsjettene Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

22 PA02Prosjektrapport PA02 viser prosjektenes inntekt og kostnad. Sideelementene styrer om man skal se hele prosjektet, eller ulike aktiviteter – for eksempel UiBs egenfinansiering. Ved å velge en PA periode kan man se en spesiell måned alene uten å bestille ny rapport. Fane 1 og 2: I/K Saldo m og u konvertering

23 PA02Prosjektrapport Toppaktivitet 1 BFS – dette er å sammenligne med de ”gamle” prosjektregnskapene (etter månedsperiodisering) der kostnader og inntekter fra ekstern finansieringskilde vises

24 PA02Prosjektrapport Viser rapport for prosjektet for perioden
1. nov-31. des, men kun for toppaktivitet 2UIB, dvs egenfinansieringen

25 PA02Prosjektrapport Fane 3: Detaljer viser detaljer om inntekter og kostnader i valgt periode. 9052 viser forskjell mellom kostnad (det det koster UiB å drive prosjektet) og inntekten man får fra oppdragsgiver viser derfor UiBs subsidiering av prosjektet

26 PA02Prosjektrapport PA02 for flere prosjekter

27 PA02Prosjektrapport Sum prosjekter i PA02 for et institutt finnes igjen i GL på samleprosjektene

28 S11 Artsregnskap GL-rapporter
Artsregnskap EFV prosjekt periodisert PA-inntekt vises i konti 3504, 3505 og 3506

29 S11 Artsregnskap GL-rapporter
Artsregnskap FFV – prosjekt konto 3504, 3505 og 3506 viser periodisert inntekt fra PA. Konto 3507 er en regulering gjort Av RK for totalt å vise fakturert inntekt – altså innbetalte midler. Dette er pr idag krav i øk.reglement.

30 S11 Artsregnskap GL-rapporter
Artsregnskap EFV inntekt til prosjektet fra intern kilde=494K ville evt vist koordionerimngsmidler Subsidiering alle EFV-prosjeketer 322K. Overheadkostnad 802, men netto er overhead kun = 480K

31 PA04A Budsjett-Regnskap
Prosjektrapport PA-04A viser både budsjett og regnskap periodiserte inntekter og kostnader. Her kan sorteres på sideelementene topp- og underaktivitet, finansieringskilde, kunde. Finansieringskilde – brukes for å fortelle noe om prosjektmassen pr institutt. PA-04A viser både budsjett og regnskap periodiserte inntekter og kostnader. Her kan sorteres på sideelementene topp- og underaktivitet, finansieringskilde, kunde. Finansieringskilde – brukes for å fortelle noe om prosjektmassen pr institutt. Kakakakkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

32 PA08 Fakturadetaljer Prosjektrapporter
PA08- viser fakturaene som er opprettet i prosjektene, men viser ikke hva som er betalt. Det finnes i K31 rapport.

33 PA09 Eksternrapportering
PA09 viser innteksbudsjett og periodisert inntekt. Denne rapporten brukes i ekstern rapportering (til oppdragsgiver) og hvis noen kun vil se hva som er bevilget og hva som er brukt mot bevilgning. Obs sideelementer – UiB-aktiviteten skal ikke rapporteres til ekstern kunde. I dette caset er det inntektsført mer enn inntektsbudsjettert, dvs overforbruk.

34 PA09 Eksternrapportering
Hvis en skal ha rapport som viser hele prosjektet må datointervallet i rapporten dekke hele prosjektets levetid. Hvis man er usikker på hva hele prosjektperioden er: slå opp i PA01-regosterrapport

35 Hvilke rapporter når Hvilke prosjekter har vi, hvilke aktiviteter, priser etc registerrapporter PA01, PA14 og PA15 Hvem har vi ført timer på, hvor mange timer er budsjettert på ressursene PA12 ressursallokeringsrapport Hvor mye har jeg budsjettert på dette prosjektet PA03 Rapportering ekstern (til oppdragsgiver) PA09 obs aktivitet UiB Rapportering til prosjektleder – hvor mye har jeg igjen? PA09 – obs periodisering og aktivitet UiB Rapportering til Instituttledelse PA02 eller PA04 Obs sideelement finansieringskilde, aktiviteter UiB = egenfinansiering Rapportering til sentraladministrasjon GL artsregnskap – PA vises i samleprosjektene , og