Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Rapportkurs i Discoverer Viewer Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA)

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Rapportkurs i Discoverer Viewer Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA)"— Utskrift av presentasjonen:

1 Rapportkurs i Discoverer Viewer Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA)

2 Deltakerliste

3 Kursinnhold Litt om rapportløsningen Discoverer Viewer Beskrivelse Målsetting Fordeler og svakheter Håndbøker - brukerstøtte Litt om kontostrengen gjennomgang av vesentlige deler av kontostrengen Gjennomgang av de forskjellige typer rapporter i Discoverer Viewer Hvordan ta ut rapporter i Discoverer Viewer Bestilling av Styringsrapporter/Saldorapporter Bestilling av Register-, Detalj- og Modulrapporter Formatering Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Vi arbeider med uttak av rapporter og utveksler erfaringer Oppgaver

4 - Beskrivelse Egen rapportbase –Rapportdatabasen er skilt fra produksjonsbasen (OF-11i) Kopi av produksjonsbasen tas hver natt og legges over i rapportbasen –Data i rapportbasen er alltid en dag gamle Unntatt: BW-og R- rapportene er i sanntid –Rapportbasen driftes av UiBs IT-avdeling Data fra i 11iDiscoverer-Term –Data fra perioden før 2003 finner en i Discoverer Term LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER

5 Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hovedbok (GL) Leverandørreskontro (AP) Kundereskontro (AR) Anleggsregister (FA) Lønnssystem Personalsystem Inn- kjøps- system E-faktura (IP) E-Innkjøp (PM) Skanning E&H Prosjekt- modul (PA) Lønns- og personalsystem (PAGA) Timer Ressurser Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Reiseregninger og lønn Utgifter Hver natt overføres data fra alle moduler

6 UiBs kontoplan 6 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX FirmaArtProsjektStedAnalyseMotpartAktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen -inngår ikke i kontostrengen er delt inn i syv segment – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes Eksempel:

7 UiB DFA – Dep.- finansiert annuum Prosjekt DFP – dep. finansierte øremerkede avsetninger Prosjekt – (DFP) Grunnbevilgning Dep. finansiert virksomhet (DFP) OppdragBidrag Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Forsknings- rådet FFV Prosjekt (FFV) Annen EFV Prosjekt – (EFV) Økonomimodell – gammel modell (prosjekt)

8 Kontostrengen ved UiB – art og prosjekt - Art RESULTAT / TOTALT – summen av alle resultatarter (art 3000 – 9999) ”INSTITUTTARTER” – alle arter med unntak av fast lønn og sosiale kostnader, aktuelt for de institutt som kun har budsjettansvar for ”løs” lønn. - Prosjekt ANNUM midler fra Dep. – prosjektnummer (DFV/DFA) INTERNE PROSJEKT, midler fra Departementet, tildeles som øremerkede midler av Styret - i prosjektnr.serien – (DFV/DFP) FORSKNINGSRÅDSFINANSIERT VIRKSOMHET - I prosjektnr.serien – (FFV) EKSTERNE PROSJEKT, Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet - i prosjektnr.serien – (BOA)

9 S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter ’T’= Både bevilgnings- og eksternfinansiert virksomhet ’BFV’= Bevilgningsfinansiert virksomhet (både annuum og øremerkede prosjekter) ’DFA’= Departementsfinansiert annuum ’DFP’= Departementsfinansierte prosjekter ’DFV’= Departementsfinansiert virksomhet ’FFV’= BOA - Forskningsrådsfinansiert virksomhet ’EFV’= BOA - Annen eksternt finansiert virksomhet Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - gammel økonomimodell TBFVDFVDFA='000000' DFP='700000'-'999999' FFV =' '199999' EFV = '699999'

10 UiB Grunnbevilgning Annuum (GA) Prosjekt Grunnbevilgning Prosjekt (GP) Prosjekt – Grunnbevilgning (GB) Oppdrags- aktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: Oppdrag (OA)Bidrag (BA) Bidrags- aktivitet Prosjekt Samleprosjekt fra PA: NFR EU Annen Bidrags- og Oppdrags- finansiert Aktivitet BOA Ny økonomimodell –virksomhetsområder (prosjekt)

11 ’T’= Total ’GB’= Grunnbevilgning (både annuum og øremerkede prosjekter) ’GA’= Grunnbevilgning annuum ’GP’= Grunnbevilgning prosjekter ’BOA’= Bidrags- og oppdragsaktivitet ’BO’= Bidragsaktivitet ’OA’= Oppdragsaktivitet T GBGA GP BOAOA BA S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Virksomhetsområder – prosjektsegmentet - ny økonomimodell 2009

12 S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter Saldonivå: I,F = Totalt Alle resultatartene: 3000 – 9999 F = Fakultetssaldo (fastlønn mv.) Artene: 5001 – 5009, 5021 – 5029, 5041 – 5049, 5052 – 5059, 5081 – 5089, , 5131 – 5139, 5141 – 5149, 5181 – 5189, 5221 – 5259, 5301 – 5309, 5361 – 5369, 5372 – 5373, 5401 – 5499, 5702, 5712, 5721 – 5729, 5801 – 5899, 5921 – 5929, 5931 – 5939 I = Instituttsaldo (ekskl. fastlønn mv.) Artene: 3000 – 9999

13 Saldouttrekk: ’I’,’F’ = Totalt/Alle resultatarter ( ) ’I’ = ”Instituttarter” dvs arter utenom fastlønn, sosiale kostnader mv. ’F’ = ”Fakultetsarter” dvs kun fastlønn, sosiale kostnader mv....erstatter tidligere ”I-rapporter”. S – parametere Summeringsnivå - styringsrapporter

14 Logg deg inn ved å følge denne linken: https://safran.uib.no:4444/discoverer/viewer Discoverer Viewer Velg Opprett tilkobling eller velg ønsket Tilkobling (UIB/UNIFOB/RAND) direkte

15 Påloggingsbilde Slik logger du deg på Discoverer Viewer: Brukernavn: SEUIB, SEUNIFOB eller SERAND Passord: opplyses på forhånd eller på kurset Koble til:rappprd.uib.no (nb! 3 stk ”p”-er) Gå videre med: Bruk og Koble til Discoverer Viewer

16 Innlogging: Fyll inn passord trykk start Discoverer Viewer

17 Du er nå logget inn mot riktig firma/database Discoverer Viewer

18 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER A – Anleggs-/utstyrsrapporter R - Registerrapporter S – Styringsrapporter/Saldorapporter D – Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter K – Kundemodulrapporter L – Leverandørmodulrapporter B – Budsjettrapporter BW- BasWarerapporter Egne rapportmoduler: PA – Prosjektmodul HR – Human Ressources

19 S – Styringsrapporter/saldorapporter >S11 - Artsregnskap >S12 - Stedsregnskap >S13 - Prosjektregnskap >S14 - Analyseregnskap >S15 - investeringer mot budsjett > S20 - Råbalanse > S21 - Prosjektsaldorapport Velg ulik artsdetaljering innenfor hver rapport: -inntekter/kostnader -pr. artsklasse -pr. art FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER...

20 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapport Her velger du ønsket rapport Trykk på pilen foran ønsket rapport 1.Velg en av visningene (vi ønsker S11 – Artsregnskap I-K)

21 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Velg rapportparametre – velg de avgrensninger som gjelder for din rapport periode, dato, sted, virksomhet/prosjekt, analyse, art, kunde, selger, leverandør etc. Parameterveiviser De fleste rapportene har parametere. Her avgrenser du rapporten Fyll inn ønskede verdier i alle parametre (enten to apostrofer eller ingen). Velg Start for å sette i gang rapportbestillingen.

22 Spørringen starter HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Spørringen starter Det kan ta litt tid, alt etter hvilke spørrekriterier du angir og hvilken rapport. Du kan Avbryte prosessen dersom du har gitt feile parametere eller angrer bestillingen. 1. Her er det bare å vente litt

23 S11-Artsregnskap - viser regnskap mot budsjett for arter DetaljeringsgradRapportparametreSideelementer HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER

24 Noen funksjoner Viewer

25 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Utskrift Man kan stille inn hvordan man ønsker at utskriften skal bli, for deretter å vise et eksempel før man bestiller en stor rapport i PDF format.

26 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Utskrift Viktig å huske at eksempelet ikke inneholder hele rapporten. For å få ut hele rapporten må man velge Utskriftsvennlig PDF

27 HVORDAN TA UT RAPPORTER I DISCOVERER Formateringer i skjermbildet Man kan for eksempel: -Endre farge på skrift og bakgrunn -Flytte kolonner -Sortere tabellen etter ønsket kolonne -Markere ønskede/godtatte/uønskede verdier

28 Oppgaver vedr. Saldorapporter/Styringsrapporter Ta ut Artsregnskap på ditt sted/dine steder - B1, B3 eller B4 –på annum, interne prosjekt og eksternfinansiert virksomhet –bestill rapporten som om du ikke har budsjettansvar for lønn og som om du har budskjettansvar for lønn Hva er ’netto resultat’ pr. des-08? Har du alvorlige overskridelser? Er budsjettet korrekt? Velg ulik detaljeringsgrad; pr. artsklasser og detaljert pr. art. Ta ut samme rapport, men med ’Instituttarter’, ’Alle Arter’, ’Fakultetsarter’ Hvordan står det til med de enkelte prosjekt, både interne og eksterne? Ta ut Stedregnskap på ditt fakultet/institutt, B3 eller B4. Ta ut Analyseregnskap for ditt annum Ta ut Månedsregnskap for ditt annum Ta ut Prosjektregnskap for eksternfinansiert virksomhet OPPGAVER

29 B – Budsjettrapporter B - Budsjettdetaljer B1 B11 - Budsjettrapport mnd. B11- Budsjettrapport B1-B3-B4 FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER...

30 B11-Budsjettrapport mnd. - viser budsjett for arter pr. mnd B- BUDSJETTRAPPORTER

31 R - Registerrapporter  R02 – Segmentregister  GL-segmenter  Prosjektregister  Analyseregister  Overheadregister  FA-aktivanøkler  R07 – Kunderegister  R08 – Leverandørregister  R11 – OA segmenter  BW02 – Fakturamottakere  BW03 – Anvisere/Attestanter FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER...

32 R- REGISTERRAPPORTER

33 Ta ut Registerrapporter på ditt sted/dine steder Artsregister: sjekk inntektsartene (klasse 3) og alle som har med ’kontor’ å gjøre Prosjektregister: sjekk ditt steds deaktiverte & aktive prosjektnummer Kunde- og Leverandørregister: søk etter bankkonto og navn, adresse.. Analyseregister: sjekk dine aktive og deaktivere analysenummer OPPGAVER

34 D – Detaljrapporter/Transaksjonsrapporter D22 – Bilagsdetaljer D23 – Institutt bilagsdetaljer Forskjellen på D22 og D23 er at D23 - Institutt bilagsdetaljer ekskluderer fastlønnsarter som en del institutt ikke har budsjettansvar for. FORSKJELLIGE TYPER RAPPORTER...

35 D22 - Bilagsdetaljer - viser transaksjonens kontering, bokført beløp, leverandør-/kunde-/ansattes navn, bilagsnummer i hovedbok og evt. i AP-/AR-modul, valuta m.m. D- DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER

36 Ta ut Bilagsrapport/Transaksjonrapport på ditt sted/dine steder - For Annum : sorter på beløp og art, lønnsmottaker etc For arter tilsvarende ’Instituttarter’ i Saldorapportene (S-rapp.) - Overfør dataene til Excel. Bearbeid dataene for utskrift. - Hvilke opplysninger trenger Regnskap/Lønn dersom du ønsker kopi av et AP-, AR-, hovedboks- eller lønnsbilag? - eller en reiseregning? OPPGAVER D- DETALJRAPPORTER/TRANSAKSJONSRAPPORTER

37 K - Kundemodulrapporter >K31 - Kundereskontro >K32 - Forfalte fakturaer > K33 – Fakturaer som er purret K- KUNDEMODULRAPPORTER

38

39 L - Leverandørmodulrapporter  L41 – Leverandørreskontro  BW01 - Faktura ikke konterte  BW04 – Konterte faktura L- LEVERANDØRMODULRAPPORTER

40 I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP. BW04 er best egnet siden den gir alle fakturaer ført i IP 1.Klikk på blå pil ’Fakturanr’ og velg ’Scanned Files’. Ny kolonne ’Scanned Files’ er åpnet. 2.Klikk på blå pil og før pekeren over nettadressen og klikk. 3.Filen må lagres før den åpnes Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP

41 I alle ”BW”-rapportene er det mulig å få frem det skannede fakturabildet som ligger i IP Fakturaen kan nå for eksempel sendes som vedlegg på e-post På denne måten kan også de som ikke er brukere i IP få sett/få tilgang fakturaen Hvordan få frem fakturabildet fra BasWare IP

42 Oppgaver vedr. Modulrapporter Ta ut Kundereskontro-rapporten for din selger/stedkode - Kun for utestående krav - Alle transaksjoner: både utestående og innbetalte krav - Hva forteller rapporten deg? Ta ut Forfalte fakturaer for din selger - Har dere mange utestående fordringer/krav? - Hvor gamle er i tilfelle kravene? - Hva gjør du med de krav som er blitt veldig gamle - Hvilke rutiner har dere for å sjekke at pengekrav faktisk er innbetalt? - Hvilke purrerutiner har UiB? Ta ut Leverandørreskontro-rapporten for ditt sted/dine steder på annum - Kun for ubetalte fakturaer og/eller for alle transaksjoner i Oracel - Hva forteller rapporten deg? - Har du fakturaer/bilag som ikke er konterte i BasWare?

43 D22- Bilagsdetaljer - forslag til bearbeiding i Excel TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE

44 Forslag til bearbeiding i Excel TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE Sett på Filter –plasser deg på linjen hvor du ønsker filteret –Velg Data/Filter/Autofilter Sett på Vindusdeling –Plasser deg der du ønsker vinduet delt –Velg Vindu/Frys Formater tallene i Beløpskolonnen –Marker kolonne hvor du har Beløp i NOK –Velg Format/Celler/Tall - merk av for Tusenskilletegn og f.eks. Røde negative tall Delsummering av data plukket frem ved filtrering –Gå på for eksempel Filteret for Art, velg en art –Still markøren 2 celler under nederste tall (i Beløp.. Kolonnen) –Velg Autosummerings knappen – Excel lager da formelen Delsum for datauttrekket ditt

45 Forslag til bearbeiding i Excel forts…. Bearbeide Utskriften av bilagsdetaljene dine –Velg Fil/Utskriftsformat/Ark Marker utskriftsområdet (hele dataområdet ditt) – Velg Fil/Utskriftsformat/Side Velg Liggende og Tilpass 1 side bred og ….(tom) side høy. Nå vil Excel legge dataene dine inn på en sides bredde og velger selv hvor mange sider (høy) den trenger for å skrive ut dine bilagsdetaljer Det fine med denne bearbeidingen av utskriften er at uansett hvilket filteruttrekk du velger, kan du nå raskt skrive det ut ved å: –Velg Skriv Ut TIPS OG FINESSER VEDR. RAPPORTENE

46 Hvilke rapporter er nyttige for akkurat deg? Egne notater:

47 Avslutt – Lukk Discoverer Viewer Husk ALLTID å logge deg av Discoverer Viewer. Vi har et begrenset antall lisenser Dersom du bare bruker ’X’ for å avslutte er du fortsatt pålogget og bruker en lisens.

48 Først når du får denne meldingen er du logget av Avslutt – Lukk Discoverer Viewer

49 Brukerstøtte - kommunikasjon med Regnskapskontoret Issue Tracker bs.uib.no Dessuten: Brukerstøttetelefon LØP-Hjelp (kl.09:00-14:30) Økonomiavdelingens hjemmeside Samt intranett under Administrasjon/Økonomi Nyhetsbrev: Løpende info. finnes på intranett under Regnskap. –LØPende informasjon- nyhetsbrevLØPende informasjon- nyhetsbrev

50 -Rapporthåndboken finner du på intranett: Hvordan opprette en tilkobling i Discoverer Viewer OBLING_v2.doc Brukermanual for Discoverer Viewer: KERMANUAL_v5.doc Rapporthånbok om Discoverer Viewer: andbok-Discoverer10g_v1.doc LITT OM RAPPORTLØSNINGEN DISCOVERER VIEWER...


Laste ned ppt "Rapportkurs i Discoverer Viewer Signe Marie Bjordal 2009 Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (OKA)"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google