Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Fra Bestilling til Betaling BtB-prosessen – Dag 1 Opplæring for Bestillere Regnskapsopplæring Kursholdere Kjetil Skog Birgit Lande Signe Marie Bjordal.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Fra Bestilling til Betaling BtB-prosessen – Dag 1 Opplæring for Bestillere Regnskapsopplæring Kursholdere Kjetil Skog Birgit Lande Signe Marie Bjordal."— Utskrift av presentasjonen:

1 Fra Bestilling til Betaling BtB-prosessen – Dag 1 Opplæring for Bestillere Regnskapsopplæring Kursholdere Kjetil Skog Birgit Lande Signe Marie Bjordal Økonomiavdelingen (ØKA) 2010 Oppdatert: onsdag 22. april 2010

2 Dagsplan Bestiller – opplæring 2 dager BtB Teori – dag 1: Teori innkjøp og regnskap 09:00 – 11:30 Kjetil Skog 11:30 – 12:00 Lunsj 12:00 – 13:30 Kjetil Skog 13:45 – 15:00 Signe Marie Bjordal BtB – Systemgjennomgang - dag 2: Teoretisk Systemgjennomgang PM og IP 09:00 – 11:00 Birgit Lande 11:00 – 12:00 Signe Marie Bjordal Systemopplæring PM v/PC (rom 1211) 12:30 – 15:00 Birgit Lande

3 Regnskapsgjennomgang –Økonomisystemene ved UiB –Fakturaadresse UiB –Regnskapsforståelse Kontering, utstyrsregistrering, mva, toll, regnskapskorreksjoner Periodisering –Avvikshåndtering Manglende varemottak, flere firma, feil firma, kreditnota –Håndtering av Purringer, rentenota og inkasso –Brukerstøtte Issue tracker –Intranett Økonomiportalen

4 Oppbygging av Oracle Økonomisystem Hovedbok (GL) Leverandørreskontro (AP) Kundereskontro (AR) Anleggsregister (FA) Lønnssystem Personalsystem Inn- kjøps- system Faktura (IP) Bestilling (PM) Skanning (E&H) Prosjekt- modul (PA) Lønns- og personalsystem (PAGA) Ressurser Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Utgifter Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid

5 Oversikt over Oracles Økonomisystemer – hvilke systemer har vi ? Oracle Application (OA) –Kundemodul (AR) (reskontro for utgående fakturering til våre kunder) –Leverandørmodul (AP) (reskontro for inngående faktura. Data overføres fra BasWareIP) –Anleggsregister (FA) (utstyrs- og anleggsregistrering av eiendeler) –Prosjektmodulen (PA) (forsystem i OA for all bilagsbehandling av bidrag og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA)) –Hovedbok (GL) (alle føringer i modulene blir overført til GL. Tilknyttede applikasjoner –BasWare: Invoice Prosessing (IP) (system for inngående faktura fra våre leverandører) Purchase Management (PM) (bestillingssystem – alle bestillinger som er mulige å forta herfra skal foretas i PM) –PAGA (lønnssystem. Alle lønnsutbetalinger skjer i PAGA) –Rapportverktøyet Discoverer Viewer og Discoverer Plus ( henter data fra OA og BW) –ADI (Excelbasert verktøy som brukes til innlasting av regnskap- og budsjettdata til OA)

6 Fakturaadresse Alle fakturaer sendes til sentral fakturamottak ved Regnskapskontoret Adressen til UiB: Adressen til Uni Research AS: Universitetet i BergenUni Research ASFelles fakturamottak Postboks BERGEN NB - fakturaen må ALLTID VÆRE MERKET med –Enten Bestillingsnummer eller Bestillingskode

7 Unntak - faktura skal IKKE sendes Felles fakturamottak Selvstendig næringsdrivende –Arbeidsoppdrag (tjeneste) Fakturaadresse til inst./avd./fak./enhet: Universitetet i Bergen Institutt NN Adresse inst./avd/enhet 5XXX BERGEN Slik at: –”næring - lønn?” – vurderingsskjema skal legges ved –dokumentasjon fra enhetsregister skal legges ved –anvisningsskjema ”???”,attestert, kontert og anvist –sendes lønnskontoret

8 Leveringsadresse UiB og Uni Research AS Alle varer skal leveres til enhetene NB!! - husk å oppgi leveringsadresse til leverandøren

9 Bestillerkode = første fakturamottaker Hver Bestiller har en tallkode i BasWare – 6 siffer –Vi har tatt utgangspunkt i Stedkodene våre – 4 første siffer Vet hvor dere hører til organisatorisk Bestillerkoden behøver ikke være en stedkode som faktisk finnes –Flere bestillere kan ha samme kode Avhengig av hvilken arbeidsflyt enheten har Eksempel: Sted: Institutt for biologi Bestillerkode ved Institutt for biologi: –Alle 1260* »NN »KK »AA »…. »HH HUSK : Gjentakende fakturaer skal være merket med Bestillerkode

10 Faktura som ikke er generert av bestilling i PM – får ikke bestillingsnummer (PM10XXXXX) Eksempler: –Abonnement –Lisenser (NRK, data) –Leieavtaler –Telefonabonnement, Strøm, Kommunale avgifter –Serviceavtaler  Genererer gjentakende faktura –Reiser – Berg-Hansen -> gjøres opp v/reiseregning –Honorarer (selvstendig næringsdrivende/lønn)  Husk å oppgi Bestillerkode

11 Regnskapsforståelse Kontering – sette på kontosteng –”UiB”- og ”PA - kontering” –”FA- registrering” Utstyrsregistrering -> ”FA - registrering” info til FA modulen Mva Toll Regnskapskorreksjoner Refusjon av utlegg

12 12 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX Firma (2) Art (4) Prosjekt (6) Sted (6) Analyse (6) Motpart (2) Aktivitet (6) Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen -inngår ikke i kontostrengen UiBs kontostreng er delt inn i syv segment – 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes Eksempel:

13 Arter i artsklassene 4 – 8 (kun ett fåtall i kl. 5 og 8) brukes ved kontering (sette på kontosteng) i PM og IP 13 Klasse 3Driftsinntekter Klasse 4 Kjøp av større utstyr og vedlikeholds- /ombygningskostnader Klasse 5 *)Kostnader for arbeidskraft Klasse 6Andre Driftskostnader Klasse 7Andre driftskostnader Klasse 8 *)Finansinntekter og – kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Klasse 9Interne transaksjoner 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse RESULTATARTER: klasse *) kun få arter i klasse 5 er lov å bruke i PM og IP NB!! Bruk aldri Artskl. 1

14 Artsklasse 5 Er hovedsaklig forbeholdt lønnsystemet PAGA –Skal brukes til lønnsutgifter/ - kostnader Dvs: Artene fra skal IKKE brukes i PM og IP Kan brukes: –Artene 5800 – Gaver til ansatte 5961 Velferdstilskudd 5999 Andre personalkostnader

15 To typer kontering og tilleggsinfo til FA-modul NB - velg kun en type pr. konteringslinje ”UiB – kontering” – UiBs vanlig kontosteng slik den ser ut i GL Hovedbok – 32 posisjoner ”PA – kontering” –Utvidet kontering – registreres i PA-modulen (Prosjektmodulen) Tilleggsinformasjon ved utstyrsregistrering FA Anleggsmodul –Utvidet FA- registrering i artsklasse 4 ? Spm ? vedr. FA-registrering -> kontakt Issue Tracker /Regnskap

16 ”UiB-kontering” UiBs vanlige kontostreng: Firma- Art- Prosjekt-Sted-Analyse-Aktivitet-Motpart Eks: Oppgis det ingen siffer gir det verdien ”00” eller ”000000” Obligatoriske felt: Art og Sted

17 ”PA- kontering” Skal utgiften belastes et PA-prosjekt? PA- kontering skal benyttes –Såkalt ”bred postering” (= kontering) PA- konteringen består av disse feltene på konteringslinjen i PM og IP –PA-Prosjekt »PA-ProsjektNavn –PA-Aktivitet »PA-Organisasjon –PA-Utg.Nr »PA-Utgiftstype ? Spm ? vedr. PA-kontering -> kontakt PA – økonom/leder din enhet

18 Anleggsregistrering i BasWare Anleggsmidler skal aktiveres når (både-og) –Beløpet tilsammen er > kr –Levetid > 3 år unntak: Audiovisuelt utstyr og datakjøp < –Aktivering av eiendeler Utgiften blir balanseført som Eiendel (artskl. 1) og Gjeld (artskl. 2) Avskrivninger blir automatisk belastet resultatregnskapet hver mnd (artskl.3 og 6) –Artsklasse 4 skal brukes når en konterer bestillingen/ fakturaen Direkte utgiftsføring av utstyr – bruk artklasse 6 og motpart 81 –Beløp < kr –Levetid < 3 år Mer info finner dere på interanett på https://intranett.uib.no/uPortal/Link?id=9026 https://intranett.uib.no/uPortal/Link?id=9026

19 Anleggsregistrering i BasWare forts… aktivering uten hensyn til beløpsgrensen på kr (dvs. når beløp er lavere enn kr ) IKT/audio/teleutstyr -Vurderes som en gruppe uansett beløp -Artskonto: 4721, 4722 eller 4724 Eks.: PC, Server, Printer, Skanner, Telefonsentral Mindre kjøp innen IKT/audio/teleutstyr -Direkte utgiftsføring -Artskonto 6521, 6522 eller 6524 Eks.: Mus, kabler, tilbehør til data og audiovisuelt utstyr,mobiltelefon

20 FA - registrering FA- registrering skal benyttes i artsklasse 4 FA- registreringen har disse feltene på konteringslinjen i PM og IP –FA-Utstyrsgruppenavn »FA-Gruppenummer »FA-Utstyrsgruppe –FA-Beskrivelse –FA-Tellekortnummer –FA-serienummer

21 MVA - koder MVANavn 00Ikke fradrag 0125% mva 028% mva 0814% mva 26Mva utenlandskjøp uten fradrag - UiB 27Mva utenlandskjøp med fradrag -UiB 31Mva EU-Prosjekt 25 % UiB belastes sentralt 32Mva EU-Prosjekt 8 % UiB belastes sentralt 36Mva EU-Prosjekt Selvdeklarering UiB belastes sentralt 38Mva EU-Prosjekt 14 % UiB belastes sentralt Skaff deg oversikt over Mva-prosjekter/-områder av Controller ved enheten

22 Toll Tollvesenet – innførsel og utførsel av utenlandske varer Tolldeklarasjon v/ innførsel –Mva-innkreving: legger på 25% mva –Gebyr –Toll –Hver innførsel belaster UiBs tollkonto –En samlefaktura sendes UiB hver mnd Interne rutiner UiB –Faktura belastes UiB Sentralt –Internfakturerer enhetene Utførsel? –Krev mva tilbake –Ta kontakt m/ Tollvesenet eller Speditør

23 Selvdeklarering av Mva Gjelder for utenlandske tjenester  Siden Tollvesenet/Spedisjonsfirma ikke har foretatt tolldeklarering må vi gjøre det selv.  Eks.: programvare fra utland, språkvask, lab. analyser, tilgang til databaser.. Interne rutiner: –Bruk riktig mva-kode ved kontering av faktura Kode 26: Mva utenl. kjøp u/fradrag Kode 27: Mva utenl. kjøp m/fradrag –Regnskapskontoret innbetaler til myndighetene  Viser til Mva-kurs mandag 26. april

24 Periodisering Hovedregel for regnskapsførsel ved UiB: Inntekter og kostnader skal inntekts- og kostnadsføres i den periode den oppstår eller blir brukt BasWare utgiftssiden: –Kostnaden er påløpt i en periode –Faktura er kostnadsført i en annen periode  Korrigeres ved å periodisere  Gjøres hvert tertial

25 Regnskapskorreksjoner Har dere kontert feil kan feilen rettes –Skjema - regnskapskorreksjonerSkjema..to MÅTER å gjøre det på 1.Elektronisk - originalt anvist bilag i INTERNPOSTEN og som VEDLEGG på Issue Tracker 1.Manuelt – Originalt anvist bilag i POSTEN

26 Avvikshåndtering Manglende varemottak –Dersom ikke varemottak blir tatt i PM Vil ikke fakturaen bli matchet mot bestillingen Fakturaen går til IP på vanlig sirkulasjon: –Grunnlagskontroll –Kontering –Attestering –Anvisning

27 Avvikshåndtering Skal kostnaden for en vare eller tjeneste deles mellom flere firma (Eks. mellom UiB og Uni Research AS) To alternative løsninger: 1.Bestilling gjøres/faktura utstedes til ett av firmaene –Faktura belastes da dette firmaet –Dere sørger for viderefakturering til neste firma for den andelen som dette skal betale 2.Dere legger inn to bestillinger hos leverandøren /utstede to faktura –En faktura til hvert av firmaene pålydende hvert sitt delbeløp

28 Avvikshåndtering Er faktura utstedt til feil firma? En faktura skal være utstedt til det firma som skal betale for varen –Kontakt leverandør og be om kreditnota og ny faktura utstedt til rett firma. Avtal at denne fakturaen vil bli holdt tilbake inntil kreditnota og ny faktura er tilsendt. –Hold/lås faktura hos dere i BasWare IP inntil dere også har kreditnotaen. Send så begge to til annullering med kommentar om hvorfor. –Den nye fakturaen utstedt til rett firma konteres, attesteres og anvises på vanlig måte.

29 Avvikshåndtering Kreditnota –Registreres i IP BasWare med ’ – ’ (minus) foran fakturabeløpet –Skal konteres, attesteres og anvises som vanlige faktura (negativt beløp) –Kreditnota skal av Regnskapskontoret være registrert i IP BasWare med forfallsdato = kreditnotadato –Hvis dere mottar faktura som ikke skal betales pga. feil fakturering: Kontakt leverandør –Be om å få tilsendt kreditnota –Avtal at faktura vil bli holdt tilbake inntil kreditnota er tilsendt Hold/lås faktura i BasWare IP inntil dere også har kreditnotaen –Konter, attester og anvis både fakturaen og kreditnotaen i IP –INGEN kreditnota eller faktura skal kastes eller annulleres, så lenge de er utstedt til rett firma!!! Dette betyr at dere ikke skal avtale med leverandør om at en faktura ikke skal betales ved feilfakturering. Leverandør skal da sende oss en kreditnota på beløpet!

30 Regler for håndtering av … Purringer, rentenota og inkassokrav –Purringer har også adresse ”felles fakturamottak” - dvs de kommer til Regnskap Regnskap sjekker orginalfaktura i IP –Mangler orginal »Leverandør kontaktes »Skanner fakturakopi »Sendes ut på vanlig sirkulasjon –For sen betaling og vi har originalfaktura: »Vi skanner rentenotaen »Kun rentebeløpet evt purregebyr blir registrert »Sendes ut på vanlig sirkulasjon –Hvis kravet ikke er reelt: »Regnskapskontoret kontakter leverandør »Kravet blir ikke skannet i IP BasWare »Arkiveres i egen perm på Regnskap

31 Betalingsrutiner for utgående fakturaer Regnskapskontoret foretar betaling etter følgende hovedplan: –Innenlandske fakturaer UiB og Uni Research: mandag – onsdag – fredag –Utenlandske fakturaer (alle firma): onsdag –Randsoner: torsdag Fakturaene blir sendt til banken –Banken betaler faktura ved forfall

32 Intranett - Økonomiportalen OKAs hjemmeside Innkjøp –Innkjøpsportalen Regnskap Skjemabank – skjema og maler Rutinesamlinger

33 Brukerstøtte ved ØKA Innkjøp og Regnskap: –bruk Issue Tracker Regnskap har 2 brukerstøttetelefoner: –Regnskap generelt: tlf –BOA/PA spørsmål: tlf Intranett: Hvem svarer på hvaHvem svarer på hva


Laste ned ppt "Fra Bestilling til Betaling BtB-prosessen – Dag 1 Opplæring for Bestillere Regnskapsopplæring Kursholdere Kjetil Skog Birgit Lande Signe Marie Bjordal."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google