18.07.2014Side 1 © Senter for statlig økonomistyring© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt Tillegg for ledere.

Presentasjon om: "18.07.2014Side 1 © Senter for statlig økonomistyring© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt Tillegg for ledere."— Utskrift av presentasjonen:

1 18.07.2014Side 1 © Senter for statlig økonomistyring© Senter for statlig økonomistyring |Selvbetjening og arbeidsflyt Tillegg for ledere

2 Side 218.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Portal ledere En leder kan ta ut informasjon om sine ansatte under mappekortet ”Leder selvbetjening” I innkurven ligger alle utestående oppgaver, f.eks: –godkjenning av reiser, overtid og fraværssøknader

3 Side 318.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Leder selvbetjening – Generell informasjon I åpningsbildet får lederen opp informasjon om seg selv Klikk på Medarbeiderutvalg, deretter Medarbeidere egen enhet og informasjon om ansatte i egen avdeling vil være tilgjengelig Informasjonsboksene kan åpnes og lukkes

4 Side 418.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Generell informasjon Klikk på ansatt og informasjon om den enkelte blir tilgjengelig I dette bildet har lederen mulighet til å se på den enkeltes –lønnshistorikk, konteringsinformasjon, fraværsdager, persondata og ansiennitet

5 Side 518.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Kontaktinformasjon Marker den personen du ønsker informasjon om –Du vil nå få informasjon om blant annet de pårørende

6 Side 618.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Rapporter - hjelp Felles for alle rapporter Beskrivelse av hver enkelt rapport Klikk på ønsket rapport

7 Side 718.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Rapportbestilling Legg inn Periode Legg inn Utvalg –Ønsker en oversikt over egen avdeling, finn fram til Medarbeider egen enhet Klikk på Velg alle –Ønsker du kun en person, marker kun denne ene personen. Holder du CTRL-tasten nede, kan du velge flere personer Klikk på rapportresultat for å starte rapporten

8 Side 818.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Resultat - Fødselsdagsrapport Fødselsdato og alder

9 Side 918.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Resultat - Reiseoversikt Resultat av reiseoversikt i en gitt periode –Klikk på reisenummer og du kommer direkte inn i reisen

10 Side 1018.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Innkurv Klikk på Innkurv –Avdelingsoversikt fravær blir automatisk tilgjengelig Behandling av –Reiser, overtid ( kun for de som registrerer fremmøte i SAP ) og fravær gjøres fra mappekortene Oppgaver

11 Avdelingsoversikt fravær Informasjonen i åpningsbildet er kun lederes fravær. For å få frem avdelingens fravær velg Medarbeider egen enhet og legg inn periode –Dagens dato vil være markert med oransje –Fargen på fraværet forteller status på fraværet

12 Side 1218.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Behandling av en reiseregning Klikk på ønsket reise og reiseregningen kommer frem

13 Reiseregningen Ta de nødvendige kontrollene, klikk på Tilbake ( du kommer da til et bilde hvor du får 4 valg – se neste foil ) –2. godkjenners viktigste oppgave er å bekrefte at den ansatte hadde tillatelse til å ta reisen –Grønn markering – under disse mappekortene er det lagt inn noen data

14 Reiseregningen Her har du fire valg –Godkjenn reisen Reisen utbetales ved neste reisekjøring –Returner Reisen Ansatte må korrigere reisen, opprett vedlegg og send reiseregningen i retur til den ansatte –Avvis refusjon av utgiftstyper Avvis reisen og returner til ansatt –Avbryt og behold oppgaven i innboks Dersom du vil behandle arbeidsflyten på et seinere tidspunkt

15 Side 1518.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Behandle en fraværssøknad Klikk på fraværsmeldingen som skal behandles

16 Side 1618.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Behandle en fraværsmelding Fraværsmeldingen kommer opp i nytt skjermbilde Godkjenning: Klikk på Godkjenn, deretter Kontroller Avvis: Klikk på avvis, se neste foil

17 Side 1718.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Behandle en fraværsmelding Klikk på Avvis –Skriv deretter inn en melding til ansatt i feltet ” Merknad for søker” –Klikk på Kontroller, deretter Avvis og søknaden kommer tilbake til ansatt

18 Side 1818.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Stedfortreder Klikk på ikonet, deretter Administrer stedfortrederregler Nytt vindu kommer opp Klikk på Opprett regel

19 Side 1918.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Definer stedfortreder for oppgaver Skriv inn hele eller del av stedfortreders navn - Klikk på Velg Du får opp et nytt bilde som bekrefter at personen finnes - Velg Overfør - Velg deretter Fortsett i det første bildet

20 Side 2018.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Definere stedfortreder for oppgaver Nytt bilde kommer opp. Her kan du angi om stedfortreder skal kobles opp direkte (umiddelbart) eller fra en konkret dato. Husk å lagre Du kommer tilbake til det første bildet hvor stedfortreder er oppdatert

21 Side 2118.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Stedfortreder Alle godkjennere skal ha en stedfortreder Ikke ”hvemsomhelst” kan være din stedfortreder En stedfortreder må ha de samme rollene og autorisasjonen som den personen han/hun skal være stedfortreder for Du kan deaktivere/slette stedfortreder/legge inn ny når du selv ønsker

22 Side 2218.07.2014 © Senter for statlig økonomistyringSelvbetjening og arbeidsflyt Godkjenning av overtid Natt til den 15. hver måned starter en arbeidsflyt med overtid og reisetid til utbetaling Poster, som er godkjent før den 28. blir med på neste lønnskjøring