Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Velkommen til allmøte i SESAP-prosjektet SVT-fakultetet 16.05.07.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Velkommen til allmøte i SESAP-prosjektet SVT-fakultetet 16.05.07."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Velkommen til allmøte i SESAP-prosjektet SVT-fakultetet

2 2 Program for allmøtet Valg av organisasjonsmodell: høringsforslaget, høringsuttalelser og fakultetsrådsbehandlingen Pause Spørsmål og diskusjon Pause Veien videre

3 3 Valg av organisasjonsmodell

4 4 Overordnet mål SESAP-prosjektet skal frigjøre ressurser til primærvirksomheten (forskning, undervisning, formidling og nyskapning)

5 5 Høringsforslaget av –Organisasjonsutvikling er en tidkrevende (og kontinuerlig) prosess –Høringsforslaget inneholder en relativt grovt skissert organisasjonsmodell. Mye arbeid gjenstår, både i form av planlegging og implementering (Eks: detaljert innhold i tjenestene, krav til kvalitet, faglige nettverk, opplegg for kompetanseutviklin…) –Organisasjonsmodellen er en nødvendig plattform og milepæl for å komme videre (Ressursramme, hvem skal være med å utvikle funksjonene, ledelsesmessige endringer?)

6 6 Noen forutsetninger Vi skal fortsatt ha –enhetlig ledelse –valgte instituttledere og tilsatt dekan –2 nivåer, med et minimum av ressurser både på institutt- og fakultetsnivå –stor grad av rammestyring (budsjettfordeling og mål for virksomheten) Dagens instituttstruktur ved SVT ligger fast Vi må ha en organisering som harmonerer med resten av NTNU for å lette samhandlingen med resten av organisasjonen Vi skal ”organisere de administrative tjenestene nærmest mulig grunnenhetene, men slik at ressursene i fakultetet samlet sett brukes mest mulig effektivt” (SESAP-mål)

7 7 Høringsforslaget ( ) Videre: Beskrivelse av hvert arbeidsområde, med hovedfokus på HR og økonomi hvor det foreslås størst endringer.

8 8 Studieadministrasjon 1.Organisering som i dag, ressurser på begge nivå: –Dette er direkte støtte til primærvirksomheten, og det kreves geografisk nærhet til brukerne (vitenskapelig ansatte og studenter) på instituttnivå –Vi har også omfattende tverrfaglig aktivitet som krever koordinering fra fakultetsnivå, og en del mindre omfattende oppgaver som mest effektivt løses ett sted 2.Mer å hente på tydeliggjøring av roller og ansvar, rutineutvikling, arbeidsmetodikk, nettverksbygging og kommunikasjon, enn på å endre organisering. Høringsrunden tilsier at det er stor grad av enighet om forslaget

9 9 Forskningsadministrasjon 1.Fakultetet bruker lite ressurser på dette arbeidsområdet i dag og det har lenge vært etterlyst et støtteapparat fra forskerne. 2.Det handler om å bygge opp et nytt administrativt støtteapparat med høy kompetanse. 3.Det foreslås en gradvis oppbygging med sentralisert organisering i startfasen. 4.Avklaringer ift NTNU Samfunnsforskning (?) Høringsrunden tilsier at det er stor grad av enighet om forslaget

10 10 Human Resources (HR) Utfordringer i dag: Dagens organisering innebærer behov for økt ressursinnsats. Vi har for lav/feil kompetanse på begge nivå, og kommunikasjonen er tidkrevende Mye ”brannslukking”, kortsiktige løsninger og feil Tidkrevende og gammeldagse systemer og rutiner Behov for å få løst nye oppgaver og opptre som en mer profesjonell arbeidsgiver

11 11 HR, høringsforslag Det foreslås en sentralisert organisering, hvor saksbehandlere med (spiss)kompetanse samles i ett fagmiljø i fakultetsadministrasjonen En avgjørende forutsetning for at dette skal lykkes er endret arbeidsmetodikk, med medarbeidere som i stor grad jobber ute i fagmiljøene Det vil være mulig å hente ut stordriftsfordeler Vil bidra til å kunne yte høyere kvalitet og mer effektive tjenester med samme ressursbruk som i dag

12 12 HR, høringsinnspill Våre 4 ”store” enheter ønsker egen HR-ressurs Våre 8 ”små” enheter har tre alternativer –Sentralisert tjeneste under Dekanus –Fellestjeneste under en enhetsleder –Dele tjeneste med en annen enhet Høringsrunden tilsier behov for nærmere avklaring av oppgavebeskrivelser, krav til tjenestene og kompetansekrav, samt grenseoppgang i forhold til lederstøtte, og førstelinje og kontorstøtte

13 13 Økonomi Utfordringer i dag: Ledere og prosjektledere opplever at det er vanskelig å få økonomisk oversikt og planlegge langsiktig Vi bruker mye ressurser på drift og ”tallstabling” og lite tid på analyse/prognoser Dårlig økonomistyring, for eksempel greier vi ikke bygge ned egenkapitalen Mange kortsiktige løsninger og feilretting Tidkrevende og gammeldagse systemer og rutiner

14 14 Økonomi, høringsforslag På dette området legger LØF 2010 sterke føringer for valg av organisasjonsløsning Det foreslås en sentralisert organisering, hvor saksbehandlere med (spiss)kompetanse samles i ett fagmiljø i fakultetsadministrasjonen En avgjørende forutsetning for at dette skal lykkes er endret arbeidsmetodikk, med medarbeidere som i stor grad jobber ute i fagmiljøene Det vil være mulig å hente ut stordriftsfordeler og løsningen vil bidra til høyere kvalitet og mer effektive tjenester med lavere ressursbruk enn i dag

15 15 Økonomi, høringsinnspill Våre 4 ”store” enheter ønsker egen økonomi- ressurs Våre 8 ”små” enheter har tre alternativer –Sentralisert tjeneste under Dekanus –Fellestjeneste under en enhetsleder –Dele tjeneste med en annen enhet Høringsrunden tilsier behov for nærmere avklaringer i forhold til LØF 2010s krav og anbefalinger, samt grenseoppgang i forhold til lederstøtte, og førstelinje og kontorstøtte

16 16 Førstelinje, kontorstøtte og arkiv 1.Alle enheter må ha egen førstelinjetjeneste som betjener både studenter og ansatte. Medarbeiderne i denne funksjonen ivaretar også oppgaver innen kontorstøtte. 2.Arkivfunksjonen er sentralisert i dag, og det foreslås ingen endring. Høringsrunden tilsier at det er stor grad av enighet om forslaget

17 17 IT 1.Det er i stor grad en sentralisert organisasjons- løsning i dag, som det er stor grad av tilfredshet med. Det foreslås en ytterligere sentralisering. 2.IØT beholder egen IT-ressurs på grunn av geografisk avstand Høringsrunden tilsier at det er stor grad av enighet om forslaget

18 18 Andre oppgaver og spesialbehov 1.Under dette punktet ivaretas særlige oppgaver (eks. klinikkene og laboratorieingeniørene) 2.I tillegg er det lagt inn to nye stillinger, innen informasjon og internkontroll.

19 19 Virksomhetsstyring og lederstøtte 1.Et arbeidsområde som i dag er uklart definert, som vi ønsker å styrke og definere som et eget arbeidsområde 2.Inneholder et bredt spekter av lederstøtte- funksjoner (strategiarbeid, tolkning og bruk av styringsdata, bemanningsplaner m.m.) 3.På instituttnivå bør oppgavene ivaretas av kontorsjef, evt. i samarbeid med en seniorkonsulent/rådgiver

20 20 Virksomhetsstyring og lederstøtte Lederstøtte; Instituttleders ”høyre hånd” Kontinuitet Spisskompetanse på ledelse og virksomhetsstyring Generalist og ”nav” eller ”bestiller” ift spesialistene og koordinator av adm tjenester

21 21 Personalledelse 1.Det er estimert ett årsverk til personalledelse per 30 medarbeidere i t/a-stillinger 2.Lederrollene er definert utover det som omtales i NTNUs lønnspolitikk 3.Det foreslås at alle enheter har kontorsjef

22 22 Fakultetsrådet Rådsleder Steinnes’ oppsummering: SESAP-utredningen er et solid og grundig arbeid Enig i retningen på de forslagene som fremmes Dekanus må forsøke å holde seg innenfor dagens ressursramme med hensyn til antall administrative årsverk

23 23 Oppsummering av de aktuelle modellalternativene En desentral modell med ressurser på alle enheter er for ressurskrevende Administrative ressurser med behov for direkte kontakt med primærvirksomheten og som er av faglig-strategisk viktighet for enhetene er prioritert lagt til enhetene Vi må effektivisere for å kunne satse på nye oppgaver. Profesjonalisering, standardisering og forenkling av HR- og økonomifunksjonen er mulig, og kan gi gode resultater for brukere og medarbeidere

24 24 Kortfattet, forts. Instituttadministrasjonene skal ha hovedoppgaver rettet mot studieadministrasjon, førstelinjetjeneste og servicefunksjoner, samt lederstøtte for instituttleder Fakultetsadministrasjonen skal ivareta de gjennomgående forvaltningsoppgavene i fakultetet og vil ha ulike roller innen ulike arbeidsområder, samt lederstøtte for dekanus Denne fordelingen av administrative funksjoner er forenlig med fakultetets rammestyringsprinsipp og gir gode ledelsesmessige løsninger

25 25 Mulige konsekvenser

26 26 Mulige konsekvenser for T/A- ansatte 1.Færre generalister, større grad av spesialisering og profesjonalisering 2.Utvikling av administrative fagmiljøer og nettverk 3.Større fagmiljøer gir økt fleksibilitet i staben (enklere å ta seg tid til kompetanseutvikling, backup ved fravær o.l) 4.Høyere kompetanse gir økt legitimitet, og man kan i større grad oppleve å ”bli sett” som fagperson 5.Noen medarbeidere kan få endret arbeidssted 6.Vi kan få flere forhandlinger som følge av endring i stilling 7.Tettere oppfølging av medarbeidere, gjennom styrking av personallederfunksjonen og innføring av systematisk kompetanseutvikling

27 27 Mulige konsekvenser for lederne 1.En styrket lederstøtte nær lederen som avlaster enhetsleder og sikrer kontinuitet i ledelsen 2.Et mer kompetent støtteapparat bidrar til å kunne jobbe mer langsiktig, forebyggende og med større sikkerhet enn i dag gjennom for eksempel: 1.Utvikling og kunnskap om felles rutiner og praksis for fakultetet 2.Raskt oppdaterte regnskapsrapporter og langsiktige prognoser på økonomisk utvikling 3.Rask og riktig avklaring av personalsaker 4.Støtte til å gå inn i ”vanskelige saker” tidlig

28 28 Mulige konsekvenser for de vitenskapelig ansatte 1.Nytt tjenestetilbud innen forskningsadministrasjon 2.Bedre tjenester innen studieadministrasjon 3.Mer profesjonell førstelinje og kontorstøtte 4.Enhetsleder får mer tid til primærvirksomheten og oppfølging av de vitenskapelig ansatte 5.Tidligere og raskere avklaring av bemanningskabal knyttet til undervisningen 6.Oppdaterte regnskapsrapporter på prosjekter raskt, samt lette å forstå

29 29 Mulige konsekvenser for studentene 1.Bedre tjenester innen studieadministrasjon (både høyere kvalitet og raskere saksbehandling) 2.Mer tydelig studieadministrativt tjenestetilbud (”hvem gjør hva?”) 3.Mer synlig studieadministrativt tjenestetilbud (”hvor finner jeg en studieveileder?”) 4.Frigjør tid for vitenskapelige til f.eks. mer veiledning

30 30 Spørsmål og diskusjon

31 31 Hvordan skal vi få til kompetanseutvikling – jeg har ikke mastergrad… 1.Permisjon med lønn for å ta etter- og videreutdanning kan bli aktuelt for de som ønsker det 2.Faglige nettverk med kurs, erfaringsutveksling m.m. 3.Utvikling gjennom å løse nye oppgaver, med veiledning fra kollegaer eller leder 4.Hospitering og jobbrotasjon

32 32 Hvorfor er det nødvendig å sentralisere for å få til kompetanseutvikling? 1.Sentralisering er ikke nødvendig for å få til kompetanseutvikling. Vi kan få til mye med gode faglige nettverk, hospitering/jobbrotasjon, kurs, utdanning m.m 2.Men, et fagmiljø med en faglig leder gjør det lettere å drive kompetanseutvikling.

33 33 Har ikke medarbeiderne høy nok kompetanse i dag? Vi har mange dyktige og kompetente medarbeidere i dag, men organiseringen gjør at vi ikke får utnyttet kompetansen godt nok og det er for dårlig tilrettelagt for å videreutvikle den.

34 34 Kommunikasjon Fak.nivå: Seksjonsleder med viss kompetanse på virksomheten, men uten direkte kontakt med kjernevirksomheten eller spisskompetanse Enhetsnivå: Kontorsjef eller saksbehandler i kontakt med kjernevirksomheten, men uten spisskompetanse Fak.nivå: Saksbehandler med spisskompetanse, men uten direkte kontakt med kjernevirksomheten Kommunikasjon Enhetsleder – med ønske om å få bistand til å løse en sak… Kommunikasjon Hvordan vi kommuniserer med brukerne?

35 35 Fak.nivå: Kun koordinering eller evt. rådgivning Fullført saksbehandling på fak.nivå eller inst.nivå: Saksbehandler med spisskompetanse, og direkte kontakt med kjernevirksomheten Kommunikasjon Enhetsleder – med ønske om å få bistand til å løse en sak… Kommunikasjon Hvordan vi bør kommunisere i fremtiden…

36 36 ”Fakultetsadministrasjonen blir for sterk og dominerende” 1.Fakultetsadministrasjonen er her for fellesskapet og har de samme målene og de samme brukerne som instituttadministrasjonene 2.En stor andel av oppgavene i fakultetsadministrasjonen er gjennomgående forvaltningsoppgaver som gjelder for hele fakultetet 3.Det er lagt stor vekt på lederstøtte på instituttnivå

37 37 ”Har vi glemt målet med SESAP underveis?” 1.Nei det har vi ikke, men prosjektledelsen ser at mulige gevinster kunne vært synliggjort bedre i rapporten. 2.Vi mener forslagene innebærer en positiv utvikling av de administrative tjenestene som direkte eller indirekte vil oppleves positivt for alle brukerne. Det vil imidlertid ta tid før vi ser resultater. Om vi når målene kan vi for eksempel kunne finne ut ved å kjøre nye brukerundersøkelser og ny medarbeider- tilfredshetsundersøkelse.

38 38 Vår enhet er spesiell, - hvordan blir våre unike behov ivaretatt i modellen? 1.Blandet modell med mye ressurser lokalt innen studieadministrasjon 2.Avsetning av ressurser til dekning av spesialbehov 3.Er vi så forskjellige når det gjelder HR og økonomi?

39 39 Hvorfor skal de små enhetene få styre organiseringen av de store? 1.Vi er ett fakultet og det er i alles interesse at ressursene utnyttes best mulig 1.Stordriftsfordeler 2.Oppgaveomfanget er ikke stort selv på de store enhetene 3.Kompetanseutvikling og oppfølging fra faglig leder 2.Fagmiljø vs faglig nettverk

40 40 Hvordan kan en sentralisert modell være det beste for brukerne? 1.Gir et fagmiljø som bidrar til høyere kompetanse og en mer fleksibel stab som ikke er så sårbar for fravær 2.Medarbeiderne i en sentralisert modell må også være mye ute i fagmiljøene, delta i møter og seminarer, løse sakene ute på enhetene, spise lunch og kanskje ha en kontorplass tilgjengelig og sitte på enheten innimellom

41 41 Vil det ses på som viktig at det finnes en restkompetanse ved instituttene innenfor de områdene som blir sentralisert? Ja, og mye vil kunne ivaretas av førstelinjetjenesten og lederstøttefunksjonen

42 42 Gitt at en sentralisert modell blir valgt: Er det gjort noen vurdering av hvordan de ansatte skal oppleve at det blir like enkelt å bli servet fra fellestjenestene innen økonomi og HR, slik de forhåpentligvis opplever å få service fra sine enheter i dag? 1.Mange avklaringer kan gjøres av førstelinjetjenesten og lederstøttefunksjonen 2.Medarbeiderne i fakultetadministrasjonen må jobbe mye ute på enhetene

43 43 Veien videre

44 44 Beslutning om modell 1.Behov for tydeliggjøring av detaljert innhold i arbeidsområde, oppgaveomfang og kompetansekrav innenfor HR og økonomi før beslutning fattes 2.Ny diskusjon i ledermøtet – dato? 3.Drøfting i LOSAM – dato? 4.Behandling sentralt? Uavklart 5.Beslutning om modell før sommeren 6.Omstillingssamtaler antakelig til høsten


Laste ned ppt "1 Velkommen til allmøte i SESAP-prosjektet SVT-fakultetet 16.05.07."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google