Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal 10. Mai 2007

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal 10. Mai 2007"— Utskrift av presentasjonen:

1 Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal 10. Mai 2007

2 Agenda  Hva er en foranalyse?  Hvorfor?  Gjennomgang av de viktigste momentene  Arkivorganisering/arkivdanning  Rammer Noark-4.1  mm

3 Hvilken nytte har arkivet? ● en av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning ● utføre saksbehandling ● dokumentere saksbehandling og vedtak ● yte service overfor kunden/innbyggerne ● forskning Utfordringen: er å få en enkel, effektiv og aktiv forvaltning av denne ressursen FORANALYSE

4 AKTIVITETER- Prosjekt elektroniske arkiver (1) ● Prosjekt oppstartsmøte ● Teknisk installasjon ● Foranalyse ● Plan for konfigurering og oppsett ● Ferdigstille foranalyse og konfig.dokument ● Kurs i systemadministrasjon, dok/arkiv-faglig ● Klargjøring av basisregistere ● Klargjøring av dokumentmaler ● Kurs arkiv inkl. skanning ● Installasjonsdag inntruffet. Løsningen kan benyttes i tilnærmet ordinær drift.  Osv….

5 AKTIVITETER- Prosjekt elektroniske arkiver (2) ● Kurs for saksbehandlere inkl. utvalgssekr. og superbrukere ● Oppsett av skjema og skjemaimport ● Kurs ansettelsessak ● Kurs utvalgsbehandling ● Kommunen klargjør drift-databasen, data legges inn ● Kvalitetssikring av drift-databasen ● OPPSTART ORDINÆR DRIFT ● Leveringsdag inntruffet. Garantiperioden starter. Vedlikehold av eldre versjon starter. ● Tilstedeværelse etter driftsstart ● Kommunen holder internopplæring for de som skal på kurs i Byggesak, Delingssak og Plansak. ● Oppfølgingsdag for arkivet

6 Formål  Formålet med foranalysen er at kommunen skal få en god oversikt over det behovet saksbehandlerne har innenfor alle fagområder  Analysen skal belyse alle forhold som har relevans for både organisasjonen og saksbehandlerne  Analysen skal danne grunnlaget for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet med tilhørende rutiner som etter innføring av elektroniske arkiver, effektivt ivaretar både saksbehandlernes, organisasjonens og samfunnets behov.

7 Hvorfor elektroniske arkiver?  Bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt.  Til passe kommunens elektroniske tjenester til publikums forventninger til det offentlige.  Integrert e-post  Elektroniske skjema/døgnåpen forvaltning  mm

8 Prosjektetablering foranalyse ● Prosjektgruppe med personer fra arkiv, saksbehandlere og ledere ● Prosjekt- og milepælsplan ● Undergrupper for spesielle områder opprettes – for eksempel. malgruppe, rutinegruppe med mer ● Styringsgruppe

9 Foranalyse  Administrativ organisering  Politisk organisering  Juridiske rammebetingelser  Rammebetingelser Noark-standard  Arkivorganisering  Rutiner  Brukere/Roller Systematisk gjennomgang av alle stabs- og driftsenheter  identifisere behov  grunnlag for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet

10 Foranalyse - prosess Juridiske rammebetingelser Noark-4.1 Fagsystem? Adm. Og politisk organisering Arkiv- organisering, Ansvar og rutiner

11

12 Forskrift om elektronisk kommunikasjon - gjeldende fra 1. Juli 2002 ● Målsetting (§1) : è Sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon è Forutsigbar, fleksibel og samordnet forvaltning (fellesregler på et nytt område) med sikre og gode tekniske løsninger è Enkel måte for publikum å utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige

13 Arkivansvaret Lov om arkiv - §6, Arkivforskriften §1-1  Arkivplikt for offentlige organ  Offentlig organ har ansvar for at underliggende organ får råd og veiledning  Arkivet skal være sikret som informasjonskilde for nåtid og fremtid  informasjonen skal være tilgjengelig til enhver tid  Administrasjonssjefen har et overordnet arkivansvar for hele kommunen – overordnet alle organ

14 Arkivorganisering - ansvar  Dagligarkivet/bortsettingsarkiv  Depot  Depotordning skal opprettes i alle kommuner – under ledelse av depotansvarlig

15 Noark-3 base Arkiv Klassering Arkivkode Sak Doku- ment Statisk Administrativ Inndeling Noark-4 base Arkiv Arkivdel Klassering Arkivkode Prosjekt Sak Journal- post Doku- ment Ver. Datobasert Administrativ Inndeling Versjon Variant Format Periode- deling Skarpt skille eller?? Håndtering av uavsluttede saker?

16 Periodedeling/avlevering  Periodisering fører til bortsetting  Bortsetting – avlevering/depot Loven: Forskriften: html html Regler vedrørende avlevering fra IKAMR

17 Vedlegg og doku- menter med formkrav Elektronisk Viktig

18 Felles Noark-4.1 base Arkiv Arkivdel Arkivkode Prosjekt Sak Journal- post Doku- ment Ver. Versjon Variant Format Datobasert administrativ inndeling Nye arkivdeler ved overgang elektroniske arkiver Alle hoveddok. I en sak må være elektroniske. Vedlegg kan være på pair

19

20 Arkiv  omfatter de dokumenter som er produsert og mottatt av en arkivskaper  Et eller flere arkiv?  Et arkiv – felles/sentralt postmottak eller desentraliserte postmottak?

21 Arkiv verdier som registreres i databasen ● Kortkode – forkortelse arkivets navn ● Betegnelse – arkivets navn ● St.prim.kode - arkivnøkkelkode, hentes fra tabellen Ordningsprinsipp ● Nummerserie – felles nummerserie? ● Arkivbase ID – unik identifikator for arkivet ● Tatt i bruk – Automatisk dagens dato ● Merknader – plass for tekstlige beskrivelser

22 Arkivdel ● Fysisk/logisk enhet for oppbevaring av saksdokumenter ● Felles primært ordningsprinsipp for alle saker i en arkivdel Arkivdeler opprettes etter kommunens og saksbehandlernes behov

23 Arkivdeler ● Saksarkiv ● Gidnr ● Personalarkiv ● Møtebøker ● Landbruksarkiv? ● Byggesaksarkiv? ● Elevmapper ● Barnehagemapper ● SGK?

24 Arkivdel ● Betegnelse ● Arkivtilhørighet ● Nummerserie ● Primært ordningsprinsipp ● Sekundært ordningsprinsipp ● Valgfritt sekundært ordningsprinsipp ● Primærkode ● Arkivstatus ● Papirdokument tillatt ● Elektronisk dokument tillatt ● Startdato ● Journalenhet kortkode ● Journalenhet betegnelse ● Arkivperiode ● Detaljer

25 Journalenhet(er) ● er en arkivorganisatorisk enhet ArkivJournalenhet Arkivdel Journalenhet Saker

26 Journalførende enhetSaksarkiv Arkiv Arkivorganisering Personal GID Arkivdeler Noark-4.1base

27 Journal og registreringsrettigheter ● Registreringsrettigheter i journalen styres av roller ● Personer knyttet til rollen arkivpersonell har registreringsrettigheter til journalen begrenset til saker og journalposter innen egen journalførende enhet ● I praksis benyttes journalenhet til å begrense arkivpersonalets registreringsrettigheter

28 Journalenhet KodeForkortelse for journalenhetens navn BetegnelseJournalenhetens navn LokaliseringJournalenhetens plassering Koblet mot arkivdel(er) Forkortelse for arkivdelen(e) journalenheten er koblet mot. Hentes fra tabell Arkivdel, nedtrekksmeny

29 Interkommunalt samarbeid organisering og ansvar?

30 Barnevernstjenesten Midt-Trøndelag  Interkommunalt samarbeid mellom 5 kommuner i Sør- og Nord-Trøndelag  Kommunelovens §27  Vertskommune  Vertskommunen er ansvarlig for dagligarkiv/bortsettingsarkiv  Depot - IKA Trøndelag

31 Dokumentasjon vedr. administrasjon av felles barnevernstjeneste arkiveres i vertskommunens arkiv Felles fagsystem barnevernsmapper Noark-4.1 base Arkivdeler? Arkiv Saksarkiv Personalarkiv

32 Tilgangsstyring/tilgangsgrupper Tilgang til systemet deles i lese- og skriverettigheter. Alt som ikke er skjermet av tilgangskoder er i prinsippet tilgjengelig for alle Lesetilgang/leserettigheter betyr at personer kan tildeles rettigheter til å lese poster som i systemet er skjermet med tilgangskode Leserettigheter er knyttet mot administrativ tilhørighet Tilgangsgrupper etableres for tilgang til saker på tvers av administrativ enhet

33 Skrivetilgang I tillegg til å styres av personens administrative tilhørighet – styres skrivetilgangen også av rolle og status på sak, journalpost og det dokumentet en vil skrive på Rollen Arkivleder har skrivetilgang i alle journalenheter Rollen Arkivpersonale har skrivetilgang i egen journalenhet Rollen Leder har skrivetilgang i saker i egen adm. enhet Rollen Saksbehandler har skriverettigheter i egne saker

34 Roller ● Alle roller som skal være tilgjengelige i systemet må defineres i en egen tabell i administrator ● Rollen saksbehandler ● Opprette egne saker ● Opprette JP i egne saker eller saker hvor du er registrert som saksbehandler på en JP ● Opprette/redigere dokumenter i egne JP Rollen leder ● Opprette saker for alle i egen avdeling ● Opprette JP i alle saker som tilhører egen avdeling ● Opprette/redigere dokumenter i alle JP som tilhører egen avdeling

35 Tilgangskoder  Noark-4 anbefaler å benytte tilgangskodene 5, 5a og 6  Personalsaker (P)  Elevsaker (E)  Barnehagesaker (B)  Skattesaker (S)  Møtebehandling (MB)  Overformynderi (O)

36 Brukere ● Tilgangskode en bruker skal klareres for og hvilke administrative enheter klareringen gjelder for, må settes opp mot alle brukerne ● Skriverettigheter er normalt knyttet til den rollen en bruker er logget på med ● En person kan legges inn med en rolle i forhold til en og samme administrative enhet

37 Kvalitetssikring - “Prosesstyring” eSkjema

38 Journalenhet(er) ● er en arkivorganisatorisk enhet Arkiv Arkivdel Journalenhet Saker Journalenhet Kommune Avdeling Brukere Roller ● Arkivleder ● Arkivarer ● Leder ● Saksbehandler

39 Skjemaimport (mot importsentraler)  I sak-/arkivsystemene er det lagt opp til importsentraler der en kan motta alle eksterne søknader som kommer inn via internett.  Alle elektroniske skjema som kommunen har utarbeidet vil være aktuelle for import til sak- /arkivsystemene og tilpasses systemet. 

40 Skjema-integrasjon  gjør at virksomheten enkelt kan registrere dataene direkte inn i sak-/arkiv-systemene.  gir store besparelser for virksomheten og reduserer feilprosenten fordi man slipper manuell registrering av skjemaet. Dette fører til at det blir frigitt tid for virksomhetens ansatte.

41 E-post  Rutiner for e-post må utarbeides – både når det gjelder journalføring, mottak og sending. I henhold til forskrift om elektronisk kommunikasjon (se arkivplan.no) må kommunene vurdere å benytte automatisk kvitteringsmekanismer til e- postløsningen.  Kommunene må dessuten ta stilling til hvilke dokumenter som ved formkrav må ha en digital signatur ved sending.

42 Krav til håndskreven underskrift? ● Ot.prp nr 108 ( ) Lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon (Ot.prp.nr 108 ( ), Innst. O.nr 6( ), beslutning O.nr. 19 ( )  Gamle bestemmelser er fortsatt gjeldende - men de må rettes inn mot nye arbeidsredskaper og metoder.

43 E-signatur  erstatter håndskreven underskrift (original) - dvs. den autentiserer dokumentet/sier noe om avsenders identitet  knytter utsteder av dokumentet til innholdet  tilkjennegir av avsender går god for innholdet  betraktes som bevis på at den som har signert dokumentet er den som har skrevet det og viser at dokumentet er ferdigstilt

44 Sikker elektronisk kommunikasjon  Legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk saksbehandling og elektronisk kommunikasjon  Før elektronisk signatur tas i bruk må kommunen ha beskrevet mål- og strategi for informasjonssikkerhet, jfr. sikkerhetsbestemmelsene i forskrifter til personopplysningsloven og E-kommunikasjons forskriften (§11)  Sikkerhet omfatter både fysiske og administrative tiltak

45 Kvalitetssikring - “Prosesstyring” eSkjema

46 SGK-funksjonalitet ● Private mapper? ● Mapper for administrativ enhet? ● Fellesmappe for kommunen?

47 Rutine-utvikling ● Saksbehandlingsrutiner ● Daglige arkivrutiner ● Skanning  Enkeltskanning: Journalfører først og skanner inn aktuelt dokument i journalposten  Bunkeskanning: Skanner mange dokumenter samtidig og fordeler dem på saker etterpå  Nettverkskanning: Skanner all post med en nettverkskanner som legger dokumentene samlet i en fil. Bearbeiding og journalføring skjer deretter på egen arbeidsplass.

48 Byggesøknad – prosess (1)  Plan- og bygningsloven setter krav til at den som skal gjennomføre en søknadsprosess. Kommunen skal dokumentere at tiltaket er i samsvar med loven og dens forskrifter.  Samspill mellom kommunen, byggefirma, arkitekt og underleverandører  Interaktive elektroniske skjema på Internett  Nødvendige skjemaer og hele tegningsunderlaget kan tilgjengeliggjøres elektronisk,  Autentisering og etterrettelighet blir ivaretatt av digitale signaturer og PKI.

49 Byggesøknad – prosess (2)  Kommunen besørger digital tilgang til kart, ledningskart og reguleringsbestemmelser. Byggefirmaet med samarbeidspartnere returnerer utfylte, autentiserte søknadsskjemaer, situasjonskart, reguleringsplan, detaljerte tegninger og kartgrunnlag for prosjektering - alt elektronisk og standardisert for videre behandling i kommunen.  Det legges inn kontroll med "lovlige verdier" interaktivt i skjemautfyllingen - og det kvitteres for søknaden umiddelbart etter at ansvarlig søker har signert med sin digitale signatur (jfr. Forskrift om elektronisk kommunikasjon)

50 Elektronisk byggesaksarkiv  gir mulighet for å følge status på en sak mens den er til behandling ved innsyn i elektronisk arkiv via internett. Saken kan søkes opp ved hjelp av saksnummer, adresse eller eiendom (GID). For hver sak kan en få tilgang til opplysninger om:  dato saken ble registrert  dato saken sist ble endret  ansvarlig avdeling og saksbehandler  liste over alle offentlige dokumenter i saken  liste over hvilke oppgaver som er utført i saken.

51 FORANALYSE ● er en forutsetning for effektivt å kunne etablere elektroniske arkiver og dermed innfri eKommune planens målsetting, bl.a.  … tilby egnede elektroniske tjenester som forenkler innbyggernes hverdag og fremmer den demokratiske dialogen med befolkningen  ….. sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkiv-systemer og fagsystemer for de viktigste tjenestene.

52 TAKK FOR MEG


Laste ned ppt "Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal 10. Mai 2007"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google