Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Adm. konferanse utland kap/fond 1720 ”Utenlandsenheter” ved KK Johnny Haukland, konsernkontroller kap 1720 FST, 10.mars 05.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Adm. konferanse utland kap/fond 1720 ”Utenlandsenheter” ved KK Johnny Haukland, konsernkontroller kap 1720 FST, 10.mars 05."— Utskrift av presentasjonen:

1 Adm. konferanse utland kap/fond 1720 ”Utenlandsenheter” ved KK Johnny Haukland, konsernkontroller kap 1720 FST, 10.mars 05

2 Økonomiforvaltning - overordnede roller innen

3 Forsvarets regnskap 2005 Totalt FMO ;
Kap/post med ”overskudd/mindreforbruk ;

4 Forsvarets regnskap 2005 - kap/post med underskudd / merforbruk
Kapittel 1731/4731 post 01 Kapittel 1732/4732 post 01 Kapittel 1733/4733 post 01 Kapittel 1735 post 21 Kapittel 1740/4740 post 01 Kapittel 1760/4760 post 01 Kapittel 1790/4790 post 01 Kapittel 1791/4791 post 01 Kapittel 1792/4792 post 01 Kapittel 1795/4795 post 01 Kapittel 1760/4760 post 45 Sum ,36 ,28 ,82 ,72 ,64 ,88 ,36 ,52 ,45 ,64 ,74 ,41

5

6 Kap/fond 4720 Innteksmål/-budsjett, post (1)01

7 Kap 1720 – regnskap 2004

8 Kap 4720 for (tatt ut pr 11 jan 05)

9

10 Utfordringer ift 2004 regnskap
Budsjett / regnskap; ”balanse ved årets slutt”, evt mindreforbruk, (ikke merforbruk) regnskapsomposteringer (drift & lønn); ”Mål; Korrekt regnskap” ”rett personell/lønn” treffer egen enhet (Org3 – SAP lønnsmapping) VK’s kompetanseoppbygging - rapporter, prognose, R3 osv …. FÅR økonomirapportering pr 31 des 04 til FD;

11 Tentativ tildeling for 2005, jfr FSJ VP 2005

12 Tentativ tildeling 2005 - mindre justeringer kan komme pga
Inndekning av Forsvarets merforbruk 941 mill kr - ca 3 mill på FST / og evt utlandsavd - utgjør ca 0,75 % MMB har merbehov på ca 12 mill kr for 7 nye stillinger i Spania og Portugal ; Er det nedleggelser / inndragning av stillinger hos Dere ift våren 2004 da budsjettet for 2005 ble laget ???

13 Kap/fond 4720 St pr nr 1 2005 / FSJ VP 05 pr dd

14 Milepæler 2005 Standard månedlig budsjettprognoserutine ;
SAP prognoserutine er nå kommet. (evt kan jeg gjøre dette midlertidig – basert på innspill ved ”standard excel øk. prognoseskjema”) OBS !!! MRI-fordeling MÅ legges inn hvor det ligger prognose (må være tall her) ellers feiler tall / rapporter Frist 1. gangs prognose i SAP iht tildeling ; senest 15 mars 05 Månedlig prognoseoppdatering etter stenging av forrige / siste regn.mnd; Prognoseoppdatering av VK ca 12 – 15. i hver mnd God økonomistyring”dvs ikke merforbruk ved årets slutt” herunder; unngå feilpostering og følge opp og kontrollere. Rette evt feil. Kontrollere rett personell / lønn treffer egen enhet ….”verken flere eller færre personell” iht BW lønnsrapport og BW årsverksrapport.” RKR nr 1 pr 30 april, RKR nr 2 og omgruppering 05 til høsten

15

16 Særlige utfordringer ift VIRKSOMHETSKONTROLLER ROLLEN
Kompetanse på SAP VK-kurs …… evt ta dette for 2. gang ?? Egentrening / forskning/ prøving & feiling …..”må få det i hendene….” Hjelp; FIF-hjelp, DVU helpdesk, ”nabo-hjelp” FRA, FLA, FST/undertegnede som konsernkontroller (RSF er snart historie) Org3 – SAP lønnsmapping; ”Rett personell / lønn treffer rett enhet” - MÅ kontrollere / følge opp. Ekstra veiledning sendt ut !! Prognoserutinen i SAP Kunne effektivt bruke nøkkelrapportene; I BW hhv Tildelings-/regnskapsrapport, lønnsrapport, årsverksrapport og i R3 særlig ”Bilagsjournal – hovedbok kontrollere (zfm-hovedbok)”. Organisering av lokal Ø-forvaltning; Attestasjon, anvisning, ESS, lokale aktørers SAP kompetanse osv .. Korrekt regnskap, korrekt bruk av kontoplan Osv osv …. ikke uttømmende liste.

17 Forsvarets økonomi-aktører
FLA Lønn DVU/ Helpdesk FRA Regnskap FSS/ LP1-kurs Støtte Støtte/dialog RSF Økonomi ift DIF- økonomistøtte ?? FST VS, budsjett tildeling, øk.styring, konsernkontr, FD-rapport Støtte/ dialog DIF/enhet med egen Virsomhets- kontroller (VK) Støtte/ dialog Støtte/ dialog Virsomhetskontroller (dvs ø-sjef, ø-controller) med rett kompetanse må sitte/være del av DIF-en/enheten som Sjefens ”høyre hånd” i Ø-saker.

18

19 Feilkilder i regnskap 04 - tiltak
ORG VK ”VK-team” Tiltak 04: Korreksjon av stamdata og korreksjon av lønn Rette feilposteringer Tiltak 05: Styring av ORG Styring av WBS Forbedre grensesnitt ORG – SAP VK, P- og ORG må være ett team Kompetanseutvikling ATTESTANT Feil bruk av fond + wbs (i SAP) Feil i stamdata. Feil bruk av fond + wbs i Org3 eller feil P-disp i P3. LP 1 (SAP) Lønn Regn- skap !! P/ORG

20 Rutine for retting av lønn belastet feil kapittel/fond og WBS

21 KORREKT LØNNSBELASTNING. TEAM; Ø - P & ORG
1. OPL-ref-stillingene ligger med korrekt FOND + WBS i Org3 (SDB 3.5) 2. Personellet er korrekt disponert i OPL-ref-stilling i P3 (SDB 3.5) ”Infotype 27” er ikke satt på stillingene i SAP ??? (dette vil overstyre Oplref+fond+wbs data fra Org3 til SAP) Må kjøre ”saksgang direkte i SAP” ift bl setting av korrekt fond + wbs (P-medarbeider rollen).Dette punktet oppdatert ifm VK-seminar kap 1720 ”Norge” i jan. Rapporter i kontrollarbeidet; SAP Lønnsrapport og årsverksrapport og aktuelle rapporter fra P3/Org3.

22 LØNNSPROSESSEN - delprosesser
(ref bl a FIF hjelp og FLA (FRA) sine hjemmesider)

23 Tildelingsprosess

24 Transaksjonskode; FR58 Omposter bevilgning mellom ansvarssteder.

25 Håndtere tildeling – prosess
Fordele tildeling Overføre ubrukte bevilgninger Registrere og viderefordele tildeling Justere og korrigere tildeling Ved slutten av dette emnet skal du kunne: Forstå FM-modulens rolle i SAP Forstå FM-modulens rolle i forhold til eksternregnskapet Kjenne til målsetningen med tildelingsprosessen Beskrive den overordnede prosess innenfor håndtering av tildelinger Analysere og rapportere Omgruppere tildeling Avslutte tildelingsår

26 Avledninger og begreper
valgt verdi avledet verdi Avledninger og begreper FI PS Artskonto WBS-element FM CO Kapittel (Fond) Budskap: Å fortelle hvilke stamdata som ligger i hvilke SAP-moduler (Merk: Kreditor, debitor og bank er utelatt, men er også stamdata – de vil beskrives senere) Vise hvordan noen stamdata avledes når andre velges i systemet (noter fargekoding). Avledninger skjer ved utførelse av transkasjoner. Vise hvordan stamdata knytter de ulike SAP-modulene sammen – integrasjon. Stamdata er nøkkelen til et integrert system Det kan gjerne også forklares at alle disse stamdata må opprettes i SAP og knyttes sammen på riktig måte for at systemet skal fungere riktig. Sliden vises om igjen hver gang et eller flere av stamdatabegrepene skal introduseres. Understrek at stamdata ikke opprettes eller endres ofte, og at adgangen til dette er begrenset, men at det er viktig å forstå funksjonaliteten som stamdata understøtter. Derfor øver vi på å opprette / endre stamdata i kurset. Profit center Bevilgningsart (Commitment item) Bevilgningsted (Funds Center) Kostnadsart Kostnadssted

27 Tildeling til laveste nivå
Stortinget Forsvarssjef Forsvarsdepartement Budsjettforhandling Felles ledelse og kommandoapp Sjøforsvaret Luftforsvaret Heimevernet Norske styrker i utlandet 1792 Nyanskaffelser av materiell -1760 B Bevilgningssted Tildeling . Registrere tildeling på kombinasjon kapittel/post og ansvar_sentral. I tillegg skal man kunne tildele til tiltak/formål/prosjekter. Denne skal igjen kunne "overtas" av lavere nivå i FMO - og viderefordele nedover i underlagte enheter. Vha autorisasjoner skal eks.vis kun nivå 1 få lov til å legge inn initiell tildeling (ansvar_sentral/post).

28 Tildeling i primærvirksomheten
Det tildeles midler til alle nivåer i primærvirksomheten Tildeling Sentral Lokal Regional Primærvirksomhet Det kan tildeles på: Kapittel Art Ansvar Fond Bevilgningsart Bevilgningssted = Bevilgningsart = Commitment item Bevilgningssted = Funds center Dette bilde speiles i FI/CO med konto og kostnadssted

29 WBS og bevilgningssted
WBS-elementer og bevilgningssteder henger sammen gjennom de første 7 sifrene WBS Ansvarssted/ bevilgningssted Formål objekt Formål virksomhet

30

31 Transaksjonskode; FMRP_RFFMT050

32 Transaksjonskode;FMPR_RFFMEP1BX

33 Tildelings-/budsjettversjoner
I systemet har man forskjellige budsjettversjoner Budsjettversjoner sikrer at man alltid har historikk i tildelinger og alle justeringer der foretas løpende Budsjettversjon 0 finnes på høyeste nivå Justeringer og endringer foretas i en annen versjon og deretter kopieres denne versjon til versjon 5 som igjen kopieres til versjon 0 Versjon 0 velges for å få Total tildeling (kopi av versjon 5) Versjon 1 Overføringer Versjon 2 SIII (opprinnelig / orginal tildeling) Versjon 3 velges for å tildele på grunn av lønn-/priskompensasjon Versjon 4 velges hvis det skal foretas en omgruppering Versjon 5 er den OPERASJONELLE VERSJONEN (GYLDIG, MED TOT. TILDELING Versjon 6 ; Foreløpig tildeling (for planleggingsformål)

34 Prognoser

35 Prognoser i Prosess ’Håndtere Tildeling’
Arbeidssteg ”Håndtere tildeling”: Definere budsjettstruktur Start nedbryting av beløp på lokalt nivå Husk å samle inn evalueringsskjemaene og levere til Terje Arbeidssteg ”Prognose”: - Utarbeide prognoser (utgift og inntekt) - Analyse av øk.status (avvik, kort forklaring, tiltak for å oppnå balanse ift tildeling osv ..) - Gjennomføre løpende rapportering

36 Roller engasjert i prognoser
Rapportering og Analyse Konsernkontroller (Assisterende Konsernkontroller) Autorisasjoner (Tilganger): Hele virksomhet Enkeltområder: Hær Vedlikeholde prognoser Sjø Luft osv. Virksomhetskontroller Spørsmål: Hva bruker vi datavarehus til i Forsvaret? Svar: Multidimensjonal rapportering i henhold til økonomimodellen Spørsmål: Hvilke stamdata benyttes i BW, men ikke i R/3? Svar: Post, FVI og FOB som selvstendige dimensjoner (i R/3 brukes kombinasjonene i WBS-elementer) Spørsmål: Forklar forskjellen på R/3-rapporter og BW-rapporter? Svar: Statisk / dynamisk – realtime/gårsdagens data Spørsmål: Hvilken rapport er den viktigste for daglig styring i Forsvaret? Svar: Tildeling-/regnskapsrapport BPS administrasjon (BPS0) DVU-ansvarlig

37 PROGNOSER ; BW Løsningsarkitektur (forenklet)
BEx - Rapportering RKR-rapport BPS-Innleggelse (Web) MRI-rapport Tildeling-/regnskapsrapport Hver natt Switch Cube MultiProvider: Skriv Les Spørsmål: Hva bruker vi datavarehus til i Forsvaret? Svar: Multidimensjonal rapportering i henhold til økonomimodellen Spørsmål: Hvilke stamdata benyttes i BW, men ikke i R/3? Svar: Post, FVI og FOB som selvstendige dimensjoner (i R/3 brukes kombinasjonene i WBS-elementer) Spørsmål: Forklar forskjellen på R/3-rapporter og BW-rapporter? Svar: Statisk / dynamisk – realtime/gårsdagens data Spørsmål: Hvilken rapport er den viktigste for daglig styring i Forsvaret? Svar: Tildeling-/regnskapsrapport Dataskriving Dataoppdatering Prognoser (Z03TC0003) Regnskap & Tildeling (ZPU_C01) Oppdateringsregel (8ZPU_C01)


Laste ned ppt "Adm. konferanse utland kap/fond 1720 ”Utenlandsenheter” ved KK Johnny Haukland, konsernkontroller kap 1720 FST, 10.mars 05."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google