Den vanskelige samtalen

Presentasjon om: "Den vanskelige samtalen"— Utskrift av presentasjonen:

1 Den vanskelige samtalen
Om forventninger, grenser, vennskap, konflikter og profesjonalitet… Her er målet å åpne for å snakke om det som er vanskelig. (5 minutter) Det er en målsetting å sette organisasjonens forventninger, retningslinjer og grenser i sammenheng med ledelse. Særlig med fokus på utfordringen i det å være leder for venner. Mennesker som samarbeider tett vil fra tid til annen ha uenigheter og konflikter seg i mellom. Begrepet konflikt brukes videre i modulen og må forstås klokt. Det betyr at enhver form for uenighet og uoverensstemmelse forstås som konflikt dersom det går ut over rammene for det en kan forstå som saklig uenighet. Denne modulen retter fokus mot hvordan en skal takle konflikter snarere enn unngå det.

2 For å forebygge konflikter
Hva er foreningens mandat og oppgave? Hvilke forventninger er det til frivillige medarbeidere i foreningen? Hvor går grensene for ikke akseptabel adferd for foreningens frivillige medarbeidere? Konflikter (10 minutter) Her er målet å avdekke at det å ikke ta uenighet og konflikter på alvor kan øke konfliktnivået i en organisasjon. Videre er det en målsetting å presentere for deltagerne at tydelighet og godt kommunikasjonsklima trolig virker konfliktforebyggende. Første steg i tydelighet er å sette verdier, mandat, forventninger, grenser og lignende på dagsorden. Verdiplattform. Be kursdeltagerne sette seg ned å tenke på og skrive ned svarene på spørsmålene stilt på lysbildet: - Hva er foreningens mandat/oppgave? - Hvilke forventninger er det til styremedlemmer og/frivillige medarbeidere i foreningen? - Hvor går grensen for ikke akseptabel innsats/adferd for foreningens styremedlemmer/frivillige medarbeidere?

3 Å kartlegge konflikten
Hva er problemet? Hvem er eventuelt misfornøyd? Søk råd hos noen du stoler på! Snakk med alle parter som er innblandet Ta deg tid og planlegg godt Debrief sammen med noen du stoler på underveis 3. Den vanskelige samtalen (45 minutter inkl. øvelse) Her er målet å ruste den enkelte leder til å gjennomføre samtaler med de involverte i vanskelige konflikter i organisasjonen. Først av alt er det viktig å kartlegge konflikten slik at du som leder har det klart for deg hva dette egentlig handler om. I konfliktsituasjoner er det ofte slik at det er mange usikre og uklare detaljer som kan forstyrre prosessen og nærmest umuliggjøre den dersom man ikke har ryddet litt opp på forhånd. Følgende punkter kan være greie å ha som huskeregler i slike situasjoner: (slide) Tre tips i spesielt vanskelige samtaler: Gi personen man skal snakke med mulighet til å ta med seg en nøytral tredje person Det kan også være lurt at du selv tar med deg en ekstra person. Gjerne en av de andre fra styret. Denne personen må være nøytral. Skriv referat fra møtet som undertegnes av begge. På denne måten har man en situasjonsbeskrivelse begge parter har sagt seg enige i.

4 Den vanskelige samtalen
Ha et jeg-budskap Gi begrunnelse Spør hva den andre tenker om saken 3. Den vanskelige samtalen (45 minutter inkl. øvelse) Deretter rettes fokus mot selve samtalen. Dette er, som veiledningssituasjonen vi har vært inne på tidligere, en treningssak. Kursdeltakerne skal derfor igjen gå i grupper å trene ved hjelp av noen case beskrevet nedenfor. Rollefordeling i denne øvelsen: ·        En er leder, den som skal ta opp den vanskelige samtalen ·        En er aktiv i foreningen, den lederen skal ha den vanskelige samtalen med ·        Case til gruppeoppgave følger på neste side. Kopier opp disse casene til deltagerne. De to siste er observatører Følgende tre punkter kan hjelpe i slike samtaler: ·        Ha et jeg-budskap (Det jeg observerer er… Det jeg føler er… Det jeg trenger er… Det jeg vil be deg om å gjøre er… Problemet er ofte at en hopper over de tre første og går rett på ”be deg om å gjøre”) ·        Gi begrunnelse ·        Spør hva den andre tenker om saken Ta med erfaringer fra den sokratiske samtalen.  Sjiraff og ulv? Det er lurt hvis kursleder kan gå rundt til gruppene og følge med hvordan øvelsen går. ·        Kursleder må passe på at gruppene ikke blir frustrerte eller stanser øvelsen. ·        Enkelte grupper blir frustrerte over at ”Det blir jo bare påstand mot påstand!” ·        I slike tilfeller er det viktig at kursleder forklarer at nettopp dette er hele hensikten med øvelsen. De skal trene seg i hvordan de som ledere likevel kan få slike samtaler, hvor påstand blir stående mot påstand, til å gå videre. Denne økta bør avsluttes med plenumssamtale der erfaringer fra gruppene kan deles med alle. I en slik plenumssamtale bør kursleder fremheve en del viktige poeng som deltagerne forhåpentligvis har erfart gjennom øvelsen: Vanskelige samtaler er leders ansvar Leder må ta valg De bør være bevisste på hvorvidt de mener at leder skal ende opp med å ta side i en konflikt.

5 Pause Studentlivs lederkurs - Modul 7 Den vanskelige samtalen

6 Utviklingskontrakt Individuelt arbeid

7 Utviklingskontrakt Dette skal jeg forbedre i mitt virke som leder i foreningen: Jeg vil benytte meg av disse situasjonene: Hvordan skal ”kollegaene” mine se at jeg jobber med forbedringsområdet sitt: Jeg ønsker å oppnå følgende resultater for meg selv: Min utvikling skal gi følgende resultater for foreningen: Dette kan jeg gjøre for å sabotere for kontrakten min: Denne støtten trenger jeg for å unngå egen sabotasje: Rette fokus mot den enkeltes lederutvikling gjennom sitt virke. Skal være til hjelp for å sikre fokus på egen utvikling som leder, samt se sammenhengen mellom egen utvikling og organisasjonsutvikling. Informer om utvikling til nære medarbeidere – slik at de kan gi tilbakemelding om din utvikling. Gå gjennom. Spør så om de ønsker et eksempel. Gå gjennom det evt. Forklar at de skal i grupper og diskutere dette på søndag, men hvis de veldig vil kan de benytte gruppene i dag og (evt. to og to)

8 Slutt for i dag God middag!
Studentlivs lederkurs - Modul 7 Den vanskelige samtalen