Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER"— Utskrift av presentasjonen:

1 REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER
Velkommen til regnskapskurs for store foreninger! Dette regnskapskurset består av tre kurskvelder. På denne første kvelden skal vi gå i gjennom en god del teori rundt det å føre regnskap, lage budsjetter og alt det andre man må forholde seg til og tenke gjennom som økonomiansvarlig. Vi begynner med det helt grunnleggende, og øker så vanskelighetsgraden utover kvelden. Når vi går i gjennom de viktigste og vanskeligste temaene vil vi også gjøre praktiske øvelser, slik at dere kan få prøvd ut de nye kunnskapene med én gang. Kurskveld 2 +3 vil i all hovedsak være viet regnskapsprogrammet Mamut. Disse kveldene kommer dere til å jobbe på hver deres PC. Dere vil da lære hvordan et regnskapsprogram er oppbygd, hvordan man registrerer bilag, foretar nødvendige innstillinger, skriver ut ønskede rapporter osv. i Mamut. Intensjonen med dette kurset er ikke å gi en fullstendig oversikt over absolutt alle problemstillinger som er knyttet til det å jobbe med regnskap. Til det er fagområdet alt for stort og komplekst, og det er svært varierende problemstillinger knyttet til forskjellige typer- og størrelser av virksomheter. Men bak dette kurset ligger det imidlertid et ønske og et håp om å kunne hjelpe til med å gjøre den økonomiske hverdagen litt enklere for de store studentforeningene og deres økonomiansvarlige. Gjennom å gjøre dere tryggere på arbeidsoppgavene som vil møte dere, og skape en bevissthet i forhold til rollen som økonomiansvarlig, håper vi i SiO-læringsmiljø at vi kan hjelpe dere i alle fall et lite stykke på veien fram mot et ryddig foreningsregnskap og en lærerik tid som økonomiansvarlige. Med ”Store Foreninger” menes det i dette kurset en studentforening basert på frivillig innsats, som har en avgiftspliktig omsetning og økonomi av en slik størrelse at den plikter å føre regnskap og forholde seg til bokføringsloven og andre sentrale lover på regnskapsområdet. Det er under utviklingen av dette kurset lagt særlig vekt på å identifisere og gi innsikt i hvilke temaer innen fagområdet man som økonomiansvarlig i en slik forening MÅ kjenne til for å kunne utføre lovpålagte oppgaver. Noe av stoffet vil også gå litt utover det man vanligvis forbinder med vervet som økonomiansvarlig, og hva tidsrammen for dette kurset tillater. Dette stoffet blir ikke gjennomgått i selve kurset, men er tatt med som orienteringsstoff i kursheftet slik at deltakerne kan gjøre seg kjent med det på egen hånd. Alle eksempler og praktiske oppgaver som hører til dette kurset er forsøkt utformet med utgangspunkt i problemstillinger som er typiske for en stor studentforening. På den måten skal den enkelte deltaker kunne kjenne seg igjen, og samtidig få testet ut i praksis at han/hun har forstått de enkelte problemstillingene underveis.

2 INNHOLD – KURSKVELD 1 Hva er egentlig regnskap?
Rollen som økonomi-ansvarlig Lover og regler Regnskapets oppbygning Viktige prinsipper Kontoplan Budsjett Regnskap i praksis Årsregnskapet Merverdiavgift Reskontro Organisering av arbeidet Praktiske oppgaver underveis Stort case som det jobbes med under hele kurset Her er en oversikt over innholdet av denne første kurskvelden: Hva er egentlig regnskap? - Vi ser på definisjoner, formål, og hvilken nytte foreningen deres har av å føre regnskap. Rollen som økonomiansvarlig - Har dere tenkt ordentlig i gjennom hva det egentlig innebærer å være økonomiansvarlig? Hvilken rolle har du i foreningen? Fordeler? Ulemper? Intern kontroll! Lover og regler - Det er noen ting man MÅ gjøre når man driver en forening/virksomhet av en viss størrelse. Vi gjennomgår de viktigste tingene, og ser hvor man kan finne informasjon når det er noe man er usikker på. Regnskapets oppbygning - Vi begynner fra grunnen av, og ser på de enkelte ”delene” i et regnskap og hvordan de hører sammen. Viktige prinsipper - Debet og kredit har sikkert de fleste hørt om. Her skal vi gå nærmere inn på disse- og andre grunnleggende prinsipper innen regnskapsføring. Kontoplan Hva er det? Hvorfor trenger man en kontoplan? Budsjett Vi ser på hva et budsjett egentlig er, og hva det forteller oss. Vi lærer også hvordan vi kan sette opp et budsjett for vår egen forening. Regnskap i praksis - Å vite hva man skal gjøre i teorien er èn ting, men hvordan forgår egentlig selve regnskapsarbeidet i praksis? Vi går i gjennom punkt for punkt. Årsregnskapet - Den endelige rapporten over foreningens ”økonomiske liv” gjennom et helt kalenderår. Vi ser på hvilke deler årsregnskapet består av, og hvordan det presenteres. Merverdiavgift - Alle har hørt om merverdiavgift eller MOMS, men hva er det egentlig? Hvorfor må man betale mva.? Hvem må betale mva.? Vi tar det helt fra grunnen av, men går også inn på hvilke virksomheter, varer og tjenester som er mva.-pliktige og ikke. Reskontro - Hva i alle dager er det for noe rart? En reskontro er en oversikt over hvem foreningen skylder penger til, og omvendt. Vi skal snakke litt om hvorfor vi må føre en slik oversikt, og se på hvordan det gjøres i praksis. Organisering av arbeidet - Livet som økonomiansvarlig kan fortone seg som alt fra en fløyelsmyk drøm til et grusomt mareritt. Hvordan det blir for deg, avhenger mye av hvordan du organiserer regnskapsarbeidet ditt. Jeg skal gi dere alle de gode rådene som høres helt selvfølgelige ut, men kan være vanskelige å etterleve i praksis… Praktiske oppgaver - Det vil bli gitt praktiske eksempler til mange av emnene som gjennomgås i kurset, for å prøve å gjøre det lettere å forstå de aktuelle temaene. Til de antatt vanskeligste emnene vil det også bli gitt praktiske oppgaver. Stort case Til dette kurset er det laget et stort case som tar sikte på å simulere et fullstendig årsregnskap for en typisk ”gjennomsnitts-forening”, i den grad man kan si at noe slikt finnes. Dette caset begynner vi med på slutten av denne kvelden, og jobber med det gjennom hele kurset. På slutten av den siste kurskvelden, vil dere kunne avslutte deres første,fullstendige årsregnskap i regnskapsprogrammet Mamut, og på den måten være godt forberedt på jobben dere skal gjøre som økonomiansvarlige i foreningene deres.

3 Hva er egentlig regnskap?
Definisjon: ”Et redskap for registrering, systematisering og rapportering av økonomiske transaksjoner i foreningen.” Formål: Gi foreningens ulike interessegrupper relevant og pålitelig økonomisk informasjon. Gi et godt grunnlag for beslutninger. En forutsetning for økonomisk styring! Hva forbinder DU med ordet regnskap??? De aller fleste av oss har en oppfatning av hva regnskap er for noe. Og det er gjerne noen få, ganske like oppfatninger som går igjen fra person til person. Alle vet at regnskap har noe med tall å gjøre, og at det er viktig å føre regnskap for å vite om man har tapt eller tjent penger innenfor et gitt tidsrom. Så langt er oppfatningene våre ganske riktige. Som det fremgår av definisjonen ovenfor, innebærer imidlertid det å føre regnskap mye mer enn bare en måte å finne ut om man som forening tjener eller taper penger. Gjennom å føre regnskap, får man REGISTRERT alle de økonomiske transaksjonene som finner sted i virksomheten sin. Regnskapssystemet vi foretar registreringene i, f.eks Mamut, tar vare på alle data rundt hver enkelt transaksjon, og sørger for å samle og behandle like transaksjoner under ett. På den måten blir alle de økonomiske transaksjonene som skjer i foreningen SYSTEMATISERT og gruppert på en logisk og praktisk måte. Slik kan all informasjonen man legger inn i regnskapssystemet lett hentes fram igjen ved behov, og RAPPORTERES på ulike måter ut i fra hvilket informasjonsbehov foreningen til enhver tid har. Hvorfor fører vi regnskap? Foreningens regnskap har to hovedformål. Det første er å gi relevant og pålitelig økonomisk informasjon til alle som kan ha nytte og interesse av slik informasjon om foreningen. Vi kaller omtaler gjerne disse som foreningens interessegrupper eller regnskapets brukere. Regnskapets andre hovedformål handler om å gjøre alle de som har et ansvar i forhold til driften av foreningen i stand til å ta de riktige beslutningene på foreningens vegne. Alle virksomheter, det være seg Statoil eller en liten studentforening, må gjennom driften sin ta mange avgjørelser som kan få økonomiske konsekvenser, eller på annen måte påvirke fremtiden. Da er det viktig å huske på at når avgjørelser blir tatt i en organisasjon, gjøres det ut i fra den informasjonen de menneskene som er ansvarlige for å fatte beslutninger til enhver tid besitter. Alle som kan påvirke kvaliteten på informasjonen om regnskapet og driften for øvrig, bør derfor tilstrebe å gi et best mulig beslutningsgrunnlag til de ansvarlige. Vi sier gjerne at et korrekt regnskap er en forutsetning for å kunne utøve økonomisk styring av en virksomhet. Hva tror du menes med det? Jo, vi mener at for å kunne styre foreningen vår i ønsket retning, må vi kjenne til hvor foreningen står i dag, og hvilke hendelser som har ført frem til dagens stilling. I økonomisk forstand, betyr dette at vi må kjenne til hvilken økonomisk stilling virksomheten har i utgangspunktet, og hvilken økonomisk kurs som holdes i øyeblikket. Sagt med regnskaps-terminologi, vil det si at vi må kjenne til hvordan foreningens korrekte balanse og resultat er på et gitt tidspunkt. Gjennom å registrere alle økonomiske transaksjoner som skjer i foreningen, og bokføre disse korrekt inn i et regnskapssystem, kan vi måle balansen og resultatet med gitte mellomrom. Da kan vi se hvordan tidligere avgjørelser og planer har påvirket driften, og ha muligheten til å endre strategi og sette i verk tiltak dersom utviklingen ikke er som vi ønsker. Å forsøke å drive økonomisk styring av en studentforening eller en hvilken som helst annen virksomhet uten å kunne basere beslutningene på tidligere regnskapstall, blir akkurat som å legge ut på jordomseiling uten kart og kompass… Nå passer det veldig bra å avlive en myte om regnskap som dessverre er veldig utbredt: Mange innbiller seg at regnskap er så vanskelig og avansert at man må være veldig flink i matte for å drive med det. Men det er helt feil. Så og si alle operasjoner som gjøres med tall innen regnskapsfaget, innebærer kun en eller flere av de grunnleggende regneartene vi lærte på barneskolen. I de aller fleste tilfellene dreier det seg kun om + og - !!! Det er viktig at du husker på dette, og ikke lar deg ”skremme vekk” fra oppgaven som økonomiansvarlig. Er du nøyaktig, systematisk og litt tålmodig i begynnelsen, har du alle forutsetninger for å gjøre en utmerket jobb!

4 Hva er egentlig regnskap?
Regnskapets brukere: Interne interessenter Generalforsamlingen Styret Frivillige (og eventuelt ansatte) Eksterne interessenter Offentlige myndigheter Leverandører Kulturstyret Regnskapets brukere må forstå regnskapet!!! Når man utarbeider et regnskap, er det veldig viktig å ta hensyn til regnskapets brukere og hvilket behov de har for regnskapsinformasjon. For å kunne gjøre det, må man spørre seg: Hvem er det som har behov for, og kommer til å benytte seg av regnskapsinformasjon fra foreningen??? Vi deler vanligvis regnskapets brukere inn i to forskjellige grupper: Interne interessenter Eksterne interessenter De interne interessentene er gjerne personer som oppfattes å komme innenfra organisasjonen og har en særlig interesse (uansett motiv) for å følge med. Eksempler på interne interessenter for en studentforening kan være: Generalforsamlingen – Er det øverste organet i foreningen, og vil dermed være opptatt av hvordan foreningen utvikler seg og følger opp vedtak fra tidligere generalforsamlinger. Styret – Sitter på tillit fra generalforsamlingen, og har ansvaret for den daglige driften av foreningen. Det er svært viktig at styret holder seg oppdatert om den økonomiske utviklingen i foreningen, siden det er styrets ansvar å endre kurs hvis foreningen har en uheldig utvikling. De frivillige (og eventuelle ansatte) – Vil være opptatt av at foreningen ”går rundt”, slik at dens eksistens (og dermed de frivilliges/ansattes arbeidsplass og miljø) er sikret på lang sikt. De eksterne interessentene er gjerne personer eller organisasjoner som ikke på noen måte er en del av foreningen, men som likevel har interesse av å følge den økonomiske utviklingen i foreningen: Offentlige myndigheter – Staten vil alltid være opptatt av at den får innbetalt de skatter og avgifter som den har krav på etter gjeldende lover og forskrifter. Å kreve- og påse at de skatte/avgiftspliktige virksomhetene fører tilfredsstillende regnskaper- og kontrollere disse, bidrar til å forhindre at skatter og avgifter blir unndratt fra statskassa. Disse inntektene kan da komme hele samfunnet – deg og meg – til gode. Leverandører – Foreningens leverandører kan ha flere motiver for å holde seg orientert om regnskapet og den økonomiske utviklingen. Alle leverandører vil selvfølgelig være opptatt av at foreningen har en likviditet som tilsier at den vil klare å betale for varene den kjøper. Foreningens balanse og resultatregnskap for siste år kan gi de en meget god indikasjon på det. Videre kan kjennskap til foreningens økonomi og behov for varer og tjenester, gjøre leverandøren bedre i stand til å gi et best mulig tilbud. En leverandør som kjenner kunden sin godt vil alltid ha et konkurransefortrinn, og et godt grunnlag for videre samarbeid. Kulturstyret – Når en forening søker om støtte fra kulturstyret eller andre offentlige og private støtteordninger, vil det alltid kreves at man dokumenterer opplysningene som gis i søknaden. Det innebærer som regel at man legger ved et budsjett for det aktuelle året eller prosjektet, samt regnskap for (minst) ett tidligere år eller tilsvarende prosjekt. I de fleste tilfeller er det også krav om at man så snart som mulig etter avsluttet regnskapsår/prosjekt leverer regnskap og redegjør for bruken av den tildelte støtten. Kan du tenke deg noen andre som kan ha interesse av foreningens regnskap? Hva med sponsorer, samarbeidspartnere etc.? Det er helt essensielt at de som senere skal bruke foreningens regnskap og ta beslutninger som er basert på det, faktisk forstår innholdet i det. Dersom dette ikke er tilfelle, vil regnskapet ha svært begrenset verdi som styringsredskap og veldig liten informasjonsverdi forøvrig. Det er viktig at vi som er økonomiansvarlige har dette i tankene når vi utarbeider regnskapet vårt. Da kan vi formidle økonomisk informasjon til regnskapsbrukerne, som gjør de i stand til å ta beslutninger på et riktig og relevant grunnlag. Det er dette som er den viktigste oppgaven for økonomiansvarlig. Et svært avansert og innviklet regnskap som bare økonomiansvarlig forstår, er nærmest verdiløst utover å oppfylle en eventuell lovpålagt regnskapsplikt.

5 Rollen som økonomiansvarlig
En uriaspost - eller noe av det mest lærerike man kan gjøre av frivillig arbeid? Nøkkelperson i foreningen Solid kunnskap om foreningen, også langt utover det økonomiske planet. Erfaring med planlegging, drift og rapportering av økonomiske hendelser i en virksomhet. Kunnskap om økonomi og regnskap er overførbar! Intern kontroll Foreningens ”bremsekloss” Har du noen gang tenkt over hva rollen som økonomiansvarlig egentlig innebærer? Noen av dere har sikkert opplevd at økonomivervet kan være vanskelig å besette ved valg, og at det derfor kan være ganske tilfeldig hvem som blir valgt. Men det er ganske rart at det er sånn, når man tenker på hvor lærerikt og spennende det kan være å være økonomiansvarlig. Som økonomiansvarlig er man på mange måter en nøkkelperson i foreningen. Som regel er du den som har aller best oversikt over foreningens totale økonomi, og vil derfor være en viktig rådgiver og støttespiller for leder og resten av styret når det skal tas viktige avgjørelser. Siden man som økonomiansvarlig ofte blir involvert i oppgavene til de andre medlemmene av styret og ”tvunget” til å samarbeide med de, vil man også lære mye om oppgavene de utfører. Dette gjelder særlig de oppgavene i et styre som har mye med penger å gjøre, som for eksempel bardrift, sponsorarbeid og booking. Mange tror at studentforeninger utelukkende opptrer som amatører i alt de foretar seg. Men dette bildet er nå i ferd med å endre seg. Gjennom lovverket og forskriftsverket blir det stilt stadig strengere krav til at virksomheter må drives profesjonelt, og det blir færre og færre ”smutthull” å gjemme seg bak for studentforeninger og andre ”uproffe” aktører. Erfaring med daglig drift av en studentforening kan derfor i mange tilfeller være like verdifullt som erfaring med drift av en ”vanlig” bedrift. Mange studentforeninger har i dag betydelig omsetning, og driver utstrakt virksomhet i en bransje hvor de må forholde seg til de samme lovene og rammebetingelsene som andre aktører. Gjennom arbeidet som økonomiansvarlig vil man komme borti mange forskjellige problemstillinger innen regnskaps- og økonomifaget, og man blir nødt til å sette seg inn i mange nye ting. Uansett hvilket grunnlag man hadde i utgangspunktet, vil man lære masse og sitte igjen med kunnskap man vil få bruk for i mange situasjoner senere i livet. Mange arbeidsgivere vil se verdien i at man har holdt på med frivillige studentaktiviteter i studietiden, og som et av de mer ”håndfaste” vervene er det spesielt lett for arbeidsgiver å forstå nytteverdien av oppgavene man har gjort som økonomiansvarlig. Dersom man har hatt et spesielt ”tungt” økonomiverv, eller har tilegnet seg spesiell kompetanse som en arbeidsgiver kan ha nytte av, er det viktig at man skaffer seg attest på det man har gjort og sørger for at det går klart frem av ens CV. For eksempel vil erfaring med bruk av et regnskapsprogram som Mamut kunne være verdifull kompetanse å vise til i en jobbsøker-situasjon senere i livet. Intern kontroll må også nevnes når vi snakker om rollen som økonomiansvarlig. Intern kontroll er et samlebegrep for alt som gjøres – og ikke gjøres – når det gjelder å ta vare på foreningens eiendeler og utnytte dens ressurser på en best mulig måte. Foreningen og dens medlemmers/aktives holdninger til intern kontroll vil i stor grad kunne påvirke din rolle og dine oppgaver som økonomiansvarlig. Vanlige temaer/problemstillinger som kan dukke opp i forbindelse med studentforeninger og intern kontroll er spørsmål som: Hvordan er foreningens eiendeler bekyttet? Hvor mange nøkler finnes til lokalene, og hvem disponerer de? Hvem har tilgang til foreningens nettbank og koder til å bruke den? Hvem har fullmakt til å disponere foreningens bankkonto? Hvordan holdninger finnes i foreningen i forhold til å ”belønne” de aktive med gratis drikke etter arrangementer? Hvilke rutiner finnes for å ta kasseoppgjør og behandle større kontantbeløp? Dersom foreningen har mangelfull intern kontroll, er det økonomiansvarlig som oftest ser konsekvensene av dette – og i mange tilfeller – må stå ansvarlig for det også. Vi kan tenke oss en situasjon hvor noen av foreningens medlemmer over lengre tid har nytt godt av svært fuktige nachspiel på foreningens regning. Etter hvert begynner situasjonen å vise seg i foreningens regnskaper, ved at kostnadene ved å kjøpe inn varer plutselig overstiger salgsinntektene (=negativ bruttofortjeneste!), med den følge at foreningen ikke vil være i stand til å betale regningene sine så snart egenkapitalen er brukt opp. Dersom det får gå så langt uten at noen sier stopp, vil det antageligvis være for sent å gjøre noe. Dette er et klassisk eksempel på hvor viktig det er at noen tar et overordnet ansvar i forhold til den interne kontrollen i foreningen. Og i mange tilfeller er det naturlig at oppgaven faller på økonomiansvarlig. Årsaken til det, er rett og slett at økonomiansvarlig i de fleste sammenhenger vil ha muligheten til å oppdage eventuelle tilfeller av dårlig intern kontroll på et mye tidligere tidspunkt enn de andre i foreningen. Det er aldri morsomt å måtte være den som ”drar ut stikkontakten til stereoanlegget og sier at festen er over”. Men å ta på seg rollen som bremsekloss i noen tilfeller, når de andre i foreningen ubevisst eller bevisst setter foreningens økonomi eller velbefinnende i fare, er en svært viktig del av rollen som økonomiansvarlig. Med dette menes det ikke på noen måte at man som økonomiansvarlig skal gå rundt og være streng, sur og vanskelig. Tvert i mot. Man kommer selvfølgelig mye lengre ved å være blid og hyggelig, og ikke minst ved å være flink til å kommunisere med resten av styret og de andre medlemmene i foreningen. Å sørge for at foreningen har en betryggende intern kontroll er dessuten på ingen måte den økonomiansvarliges ansvar alene. Det er veldig viktig at man som økonomiansvarlig kommuniserer behovet og ansvaret for den interne kontrollen videre til de andre i foreningen. Samtidig er det veldig lurt om man tar opp en del forhold rundt driften av foreningen, og sammen legger opp rutiner for hvordan ting skal gjøres- og hvorfor. På den den måten kan man forebygge og forhindre ubehagelige episoder og misforståelser senere, og slippe å måtte være ”den kjipe, strenge økonomiansvarlige” dersom noe skulle gå galt senere. Mennesker flest liker å ha trygge rammer rundt seg, og faste regler å forholde seg til. Dette gir forutsigbarhet i arbeidssituasjonen, og klarhet i ansvarsforhold dersom en spesiell situasjon skulle oppstå. I de aller fleste tilfeller vil styret og foreningens øvrige medlemmer ta godt i mot intern kontroll – tiltak, så lenge de forstår hensikten med de. Et godt eksempel på dette er saker hvor det begås underslag. Dessverre hender det fra tid til annen at en betrodd frivillig fristes til å begå underslag av foreningens midler. Dette er selvfølgelig veldig triste saker, som kan få svært negative konsekvenser både for foreningen og vedkommende som har begått underslaget. Det viser seg gjerne at det er de mest betrodde frivillige som begår underslag, og de siste som man ville mistenke å gjøre noe slikt. Når de blir spurt om hvorfor de gjorde det, svarer de gjerne: ”Fordi jeg kunne...”. Vi må ikke glemme at foreningen vår drives av frivillige studenter, hvorav et flertall gjennom mange lange studieår har en økonomi som ikke tillater de store utskeielsene. De samme frivillige kan gjennom vervene sine i de litt større studentforeningene bli satt til å håndtere både 5- og 6-sifrede kontantbeløp, i krøllete, umerkede sedler... Når det i tillegg hender at de frivillige, blakke studentene blir satt til å håndtere 5-6 sifrede kontantbeløp i krøllete, umerkede sedler HELT ALENE, og det attpåtil ikke finnes noen som helst nøyaktig kontroll med hvor mye penger som SKAL være i kassa, f. eks etter en populær konsertkveld – Ja da kan det etter hvert begynne å bli vanskelig å være blakk, gratisarbeidende og samtidig 100 % ærlig student..... Mennesker flest er svært ærlige av natur, men under gitte omstendigheter kan nesten alle bli fristet til å begå misligheter. Mange har sikkert drømt om å snuble over en koffert med penger. Hva ville du gjort hvis du faktisk fant en slik koffert, og ingen andre enn deg selv visste om det? Og du attpåtil visste at den rettmessige eieren fortsatt hadde mer enn nok penger igjen? Selv de av oss med lengst fartstid i speideren ville nok fått moralske kvaler i en sånn situasjon... Intern kontroll handler rett og slett om å beskytte oss selv og menneskene rundt oss mot å være nødt til å gjøre slike ”vanskelige” valg. Ved å opprette rutiner og sikkerhetsmekanismer rundt oss som gjør det vanskeligere å begå misligheter, vil 99 % av oss aldri mer en gang tenke i uærlige baner, siden man da måtte gjøre mange flere gale valg og utvise langt mer ”kriminell” atferd for å kunne gjøre noe galt. Vi kaller slike tiltak for intern kontroll – tiltak, og disse vil beskytte både foreningens eiendeler og de frivillige som nå slipper å bli fristet til å gjøre noe galt. Et godt eksempel på et slikt intern kontroll – tiltak som kan være svært nyttig, er at man innfører en rutine om at det alltid skal være to personer tilstede når dagsomsetningen telles opp, oppgjørsskjemaet signeres og pengene droppes i nattsafe. På den måten er man sikker på at alt går rett for seg, samtidig som ingen i denne delen av organisasjonene trenger å føle seg mistenkeliggjort dersom det skulle oppstå noe unormalt.

6 Lover og regler MÅ man føre regnskap?
1. Regnskapsplikt etter lov om årsregnskap Aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, statsforetak, økonomiske foreninger, enkeltmannsforetak og andre foreninger med balansesum over 20 mill og +20 ansatte. Må utarbeide fullstendig årsregnskap etter lov om årsregnskap. Innsendingsplikt til regnskapsregisteret. Revisjonsplikt. 2. Bokføringsplikt etter lov om bokføring Alle som ikke oppfyller vilkårene til full regnskapsplikt, men som plikter å levere omsetnings-/næringsoppgave. Bokføringsplikt, men ikke innsendings– eller revisjonsplikt. 3. Regnskapsplikt etter interne regler utenfor lov MÅ man føre regnskap når man er en stor studentforening? Svaret på dette spørsmålet er avhengig av hvordan foreningen er organisert, hvilket formål den har, størrelsen på foreningens økonomi og hva slags virksomhet som drives. Vi kan dele en studentforenings eventuelle plikt til å føre regnskap inn i tre forskjellige nivåer: Regnskapsplikt etter lov om årsregnskap av nr. 56 (regnskapsloven). Regnskapsplikt etter denne loven har alle studentforeninger og andre virksomheter som er organisert som aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, statsforetak, ansvarlige selskaper med over 5 mill. i salgsinntekt/5 ansatte, økonomiske foreninger (”erhverv til formål”), enkeltmannsforetak og andre foreninger som har eiendeler til en verdi over 20 mill. eller flere enn 20 ansatte. Alle som har regnskapsplikt etter lov om årsregnskap må utarbeide fullstendig årsregnskap etter lov om årsregnskap, og sende dette inn til regnskapsregisteret i Brønnøysund. Regnskapsplikt innebærer også at man er revisjonspliktig, dvs. at man må engasjere en revisor til å revidere årsregnskapet til virksomheten. Regnskapspliktige er i tillegg bokføringspliktige, og må også følge bokføringslovens bestemmelser. 2. Bokføringsplikt etter lov om bokføring av nr. 73 (bokføringsloven). Bokføringsplikt etter denne loven har alle studentforeninger og andre virksomheter som ikke oppfyller vilkårene til full regnskapsplikt etter regnskapsloven, men som er avgiftspliktige etter lov om merverdiavgift av nr. 67 (merverdiavgiftsloven) eller skattepliktige etter lov om skatt av formue og inntekt av 26. mars 1999 (skatteloven). Studentforeninger som er avgifts- og/eller skattepliktige, er forpliktet til å sende inn omsetningsoppgave over merverdiavgift de skylder/har til gode til fylkesskattekontoret, og/eller eller næringsoppgave til likningsmyndighetene over skattepliktige inntekter fra næringsvirksomheten. For at myndighetene skal kunne stole på at opplysningene som blir gitt i oppgavene er riktige og at det blir innbetalt korrekte beløp til statskassen, må de forsikre seg om at regnskapene som oppgavene bygger på holder et tilfredsstillende kvalitetsnivå. I bokføringsloven med tilhørende bokføringsforskrift finnes det svært detaljerte krav til hvordan de bokføringspliktige skal innrette og føre regnskapet sitt, slik at det oppfyller myndighetenes kvalitetskrav. Bokføringspliktige virksomheter trenger ikke å engasjere en revisor eller sende inn regnskapene sine til myndighetene. Men de plikter å oppbevare alt regnskapsmateriale i 10 år, slik at det er mulig for myndighetene å kontrollere de gitte opplysningene i det samme tidsrommet. 3. Regnskapsplikt etter interne regler utenfor lov. Selv om en studentforening eller annen virksomhet ikke er pålagt verken regnskaps- eller bokføringsplikt etter norsk lovgivning, kan den av andre årsaker være pålagt en form for regnskapsplikt. De aller fleste studentforeninger er organisert slik at det er generalforsamlingen som er det øverste organet i foreningen, mens et styre som er valgt og sitter på tillit fra generalforsamlingen, er ansvarlig for den daglige driften av foreningen. Forholdet disse organene i mellom, og foreningens øvrige anliggender, er regulert i foreningens vedtekter eller statutter. I de aller fleste foreninger vil det i vedtektene være stilt krav om at styret sørger for at det blir ført regnskap over bruken av foreningens midler, slik at generalforsamling kan være trygg på at midlene forvaltes på en forsvarlig måte. I mange tilfeller vil det også forekomme at eksterne grupper/organisasjoner pålegger foreningen en form for regnskapsplikt. Særlig vil dette forekomme i tilfeller hvor foreningen søker om støtte hos f. eks. Kulturstyret eller andre offentlige/private støtteordninger. Det er naturlig at det i etterkant av en eventuell utbetaling av økonomisk støtte til foreningen blir krevd at man presenterer et regnskap for den aktuelle perioden eller prosjektet, og redegjør for bruken av den tildelte støtten. Som vi her ser, vil de aller fleste studentforeninger være underlagt en eller annen form for regnskapsplikt Det er viktig å merke seg at det offentlige bare pålegger studentforeninger som er regnskaps-/bokføringspliktige å føre regnskap for den avgifts-/skattepliktige delen av virksomheten som drives. Myndighetene bryr seg i utgangspunktet ikke om hva foreningen tjener/bruker penger på, så lenge inntekten ikke er skatte-/avgiftspliktig, eller foreningen krever fradrag i skatt/merverdiavgift for en kostnad. For eksempel er medlemskontingent en inntekt som for de aller fleste studentforeninger ikke er skatte- eller avgiftspliktig, og kunne dermed i teorien vært utelatt fra foreningens regnskaper. I praksis vil imidlertid vedtektene kreve at det også blir ført regnskap over denne typen inntekter/kostnader. I stedet for å skille mellom avgifts-/skattepliktige poster og andre poster i to separate regnskaper, er det vanlig at man fører kun ett felles regnskap for hele foreningens økonomi. Det gjør det mye lettere å gjøre regnskapsjobben for den som er økonomiansvarlig, og gir mye bedre oversikt over den totale økonomien.

7 Lover og regler Bokføringslovens §2, annet ledd:
”Enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har BOKFØRINGSPLIKT etter denne loven for den virksomhet som drives” Bokføringspliktige MÅ : Føre regnskap for den skatte-/avgiftspliktige delen I henhold til Bokføringsloven og Bokføringsforskriften Grunnleggende kvalitetskrav Generelle bokføringsregler som gjelder alle Spesielle bokføringsregler som gjelder enkelte bransjer Sende inn pliktige offentlige oppgaver Mulig for det offentlige å kontrollere gitte opplysninger Som vi akkurat har sett, er det bokføringsplikten og bokføringsloven de fleste større studentforeninger må forholde seg til. Vi skal se litt nærmere på hva dette innebærer i praksis. Bokføringslovens §2, annet ledd, fastslår at: ”Enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har bokføringsplikt for den virksomhet som drives”. De virksomheter som har bokføringsplikt etter denne bestemmelsen, kaller vi bokføringspliktige. Å være bokføringspliktig, innebærer at man MÅ føre regnskap for den avgiftspliktige og/eller skattepliktige delen av virksomheten. Men man behøver IKKE å sende inn regnskapet sitt til regnskapsregisteret i Brønnøysund. Denne bokføringsplikten er nødvendig for at skatte- og avgiftsmyndighetene skal ha mulighet til å kontrollere og etterprøve opplysninger som foreningen oppgir ved innsendelse av pliktige oppgaver til myndighetene. Ved at de skatte- og avgiftspliktige virksomhetene er pålagt å føre regnskap og oppbevare alle bilag og regnskapsopplysninger i ti år, sikres de offentlige myndighetenes rett- og mulighet til å foreta kontroller innenfor den samme tidsperioden. Å være bokføringspliktig, innebærer IKKE at man trenger å engasjere en revisor som kan bekrefte regnskapsinformasjonen. Myndighetene ”stoler” på at informasjonene de bokføringspliktige gir er korrekt, og tar kun enkelte stikkprøver i form av bokettersyn hos en liten andel av de bokføringspliktige virksomhetene hvert år. Dersom myndighetene derimot skulle finne noe uvanlig eller mistenkelig ved oppgavene de mottar fra foreningen, kan de når som helst foreta et bokettersyn dersom de skulle ønske det. Ved et eventuelt bokettersyn, vil myndighetene gå svært grundig i gjennom foreningens regnskap – og som regel for flere år tilbake. Dersom det viser seg at foreningen gjennom lang tid har gjort opplagte feil som går i myndighetenes disfavør, kan det bli en lite trivelig affære. Det vil alltid lønne seg å gjøre bokføringen etter beste evne og intensjon, og ikke falle for fristelsen å misbruke myndighetenes tillit for å spare noen kroner på foreningens vegne. Skulle det bli oppdaget, vil de negative konsekvensene veldig fort overstige de ”sparte” kronene. Ikke minst vil dette gjelde for deg som økonomiansvarlig personlig. Det er DU som underskriver f.eks omsetningsoppgavene, og dermed erklærer at opplysningene er korrekte. Du vil da også risikere å bli holdt ansvarlig for eventuelle feil som blir gjort. Bokføringsloven forteller oss ikke bare hvem som er bokføringspliktige og hva denne plikten innebærer, men gir oss i tillegg en detaljert beskrivelse av hvordan bokføringen skal foregå. Den tilhørende bokføringsforskriften spesifiserer kravene i bokføringsloven ytterligere, slik at de sammen nesten utgjør et lite regnskapskurs i seg selv. Ved å stille en mengde krav til hvordan de bokføringspliktige innretter og bokfører regnskapene sine, sikrer myndighetene at de innsendte oppgavene bygger på regnskaper er mest mulig pålitelige. I dette kurset har vi bare plass til å omtale de mest relevante delene av innholdet i bokføringsloven- og forskriften, men det er absolutt å anbefale at man gjør seg litt kjent med de på egen hånd. Ett av de viktigste kravene bokføringsloven stiller til regnskapet vårt, er de 10 grunnleggende bokføringsprinsippene vi finner i §4: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: 1.Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas. 2.Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. 3.Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. 4.Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. 5.Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier. 6.Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. 7.Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. 8.Oppbevaring: Dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet. 9.Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap. 10.God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. Videre stiller bokføringsloven krav om hvilke rapporter man må kunne skrive ut fra regnskapssystemet, og hvor ofte man må sørge for at man er helt à jour med regnskapet sitt. Man må alltid sørge for å være à jour innen fristene for pliktig rapportering, og uansett ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Det vil si at selv om man kun skal levere omsetningsoppgave over merverdiavgiften èn gang i året, må man allikevel sørge for å ha et oppdatert regnskap hver fjerde måned. Det er imidlertid gjort et unntak for bokføringspliktige som har mindre enn 300 bilag pr. år. De kan slippe unna med å ajourføre regnskapene sine èn gang pr. år. Kravene til hvordan regnskapsopplysninger skal dokumenteres er viktige punkter i bokføringsloven. Det er et uomtvistelig krav at alle bokførte regnskapsopplysninger SKAL være dokumentert med bilag som viser de bokførte opplysningenes berettigelse. Videre er det et svært viktig prinsipp at alle bokførte opplysninger lett skal kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjon frem til pliktig regnskapsrapportering. Likeledes skal det på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysninger. Når det er mulig å gjøre en slik kontroll begge veier, sier vi at regnskapet har et dobbelt kontrollspor. Lovens tilhørende forskrift, den såkalte bokføringsforskriften, utdyper i detalj de fleste av bestemmelsene som er behandlet i selve loven. Blant annet er rutiner rundt kasseoppgjør ved kontantsalg og dokumentasjon av regnskapsopplysninger ved kjøp/salg inngående behandlet. I tillegg til de mer generelle kravene som gjelder for alle bokføringspliktige, angir den også spesielle krav som kun gjelder for enkelte bransjer- og typer av virksomheter. De mest aktuelle bestemmelsene som studentforeninger bør kjenne til, er særbestemmelsene om bokføring for serveringssteder der det serveres alkohol (§8-5) og særregelen for veldedige og allmennyttige organisasjoner (§8-11). Når de bokføringspliktige har bokført sine regnskaper i tråd med bokføringslovens/forskriftens krav, kan de gjøre den siste delen av plikten sin ved å faktisk sende inn de pliktige oppgavene (omsetnings- eller næringsoppgave) til myndighetene. Ved at det gjennom lovverket er stilt strenge, spesifikke krav til hvordan regnskapene skal utarbeides, kan myndighetene i stor grad stole på at oppgavene de mottar er korrekte. Skulle de senere få mistanke om at noe skulle være galt, vil bokføringslovens krav om at alle bilag som underbygger opplysninger i regnskapet må oppbevares i minimum 10 år gi de alle muligheter til å etterprøve de gitt opplysningene etter ønske eller behov. NB! I svært spesielle tilfeller, kan studentforeninger allikevel ha fullstendig regnskapsplikt, innsendingsplikt til regnskapsregisteret i Brønnøysund og revisjonsplikt. Dette er antageligvis kun en teoretisk mulighet, siden det er å anta at en studentforening som utvikler seg til en slik størrelse og form for virksomhet vil organisere seg på en annen måte. Det er ganske vanlig at slike store studentorganisasjoner skiller ut den skatte-/avgiftspliktige virksomheten sin i en egen enhet, for eksempel som et aksjeselskap som eies av foreningen, men drives av ansatte/profesjonelle. Dette faller et stykke utenfor rammene av dette regnskapskurset, og hva som er relevant for kursets antatte målgruppe. Studentforeninger vil i svært få tilfeller være skattepliktige, siden det overveiende flertall av de ”ikke har erhverv til formål” - og dermed helt unngår skatteplikt på inntekt og formue (etter sktl. §2-32). For de aller fleste studentforeninger vil det derfor være at de har avggiftspliktig omsetning av en viss størrelse som utløser bokføringsplikten.

8 Lover og regler Sentrale lover og forskrifter:
Lov om årsregnskap av nr. 56. Lov om bokføring av nr. 73 Gjelder for alle virksomheter som er bokføringspliktige. Alle som er avgiftspliktige og / eller skattepliktige Forskrift om bokføring av nr. 1558 Svært detaljert og innholdsrik Lov om merverdiavgift av nr. 67 Tilhørende forskrifter Andre viktige lover / forskrifter Spesielle regler for mange bransjer/virksomheter Litt om studentforeninger og skatt Vi har akkurat hatt en liten ”revolusjon” innen regnskapslovgivningen i Norge, ved at den nye ”bokføringsloven” med tilhørende bokføringsforskrift trådte i kraft Med den har vi fått en tydelig presisering av hvilke regler som skal gjelde for virksomheter av forskjellig art og størrelse. Med innføringen av denne nye loven, har også lovgiverne foretatt en grundig ”opprydning” i andre lover og deres tilhørende forskrifter. Det betyr at det vil bli foretatt endringer også i flere andre beslektede lover, samtidig som en del forskrifter vil bli overflødig og antakeligvis fjernet. For mange virksomheter vil det kreve en del ressurser å tilpasse seg de nye bestemmelsene. For å gjøre overgangen mykere, er det bestemt at for regnskapsåret 2005 er det valgfritt om man ønsker å benytte seg av de tidligere reglene (bokføringsreglene i kap. 2 i regnskapsloven) eller den nye bokføringsloven med tilhørende bokføringsforskrift. Inntil kan man dermed velge å ENTEN benytte seg av de såkalte ”bokføringsreglene” i regnskapslovens kapittel 2, som er den eneste delen av regnskapsloven man trenger å kjenne til når man ikke er regnskapspliktig. ELLER man kan velge å forholde seg til den nye bokføringsloven og forskriften med det samme. Det siste vil absolutt kunne være en fordel ved at man slipper forvirringen som kan oppstå når man må forholde seg til flere parallelle regelsett. Fra og med er det kun den nye bokføringsloven med tilhørende forskrift som vil gjelde for virksomheter uten full regnskapsplikt. Fra da blir også det tidligere begrepet ”begrenset regnskapsplikt” fullstendig erstattet med det nye begrepet ”bokføringsplikt”, og vi får et fullstendig skille mellom regnskapspliktige og ikke regnskapspliktige (bokføringspliktige) virksomheter. Ved at også lovbestemmelsene for de ulike virksomhetene blir atskilt, vil det i fremtiden bli vesentlig lettere for virksomhetene å finne fram til de riktige reglene som gjelder spesielt for de. Lov om merverdiavgift ble vedtatt 19. Juni 1969 (nr. 66). Med den ble merverdiavgift på omsetning av varer og tjenester innført for fullt i Norge, og staten fikk en ny, kjærkommen inntektskilde til å finansiere sine stadig voksende forpliktelser med. Loven er ganske omfattende, og kan være litt tung å få ordentlig oversikt over. Skattedirektoratet har imidlertid laget flere gode brosjyrer som gjør emnet enklere å forstå. Det finnes blant annet en veldig fin brosjyre som heter ”Merverdiavgift for veldedige og allmennyttige organisasjoner”. Den tar for seg alle de viktigste bestemmelsene om merverdiavgift for slike organisasjoner, og anbefales på det sterkeste! Du finner en link til denne brosjyren på SiO-læringsmiljø sine nettsider. Til lov om merverdiavgift hører det et stort antall forskrifter som utdyper innholdet i loven. De fleste av disse tar for seg spesialtilfeller innenfor avgiftsområdet. Såfremt du ikke har en særlig interesse av forhold rundt ”gjennomføring av fritaket for merverdiavgift på elektrisk kraft og energi levert fra alternative energikilder til husholdningsbruk i fylkene Finnmark, Troms og Nordland”, er det lite sannsynlig at du vil få bruk for særlig mange av de. De fleste av bestemmelsene som regulerer mer generelle forhold, er nå inntatt i den nye bokføringsforskriften, og antas å bli opphevet om ikke lenge. Dette gjelder blant annet ”Forskrift (nr.1) om regnskapsplikt og bokføring for næringsdrivende som går inn under bestemmelsene i merverdiavgiftsloven og investeringsavgiftsloven”, ”Forskrift (nr. 2) om innholdet i salgsdokumenter” og ”Forskrift (nr. 126) om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder”. Ordet ”investeringsavgift” blir nevnt en god del ganger, både i merverdiavgiftsloven og i forskriftene til loven. Investeringsavgiften ble imidlertid avskaffet , og vi kan dermed se helt bort i fra den. Bokføringsloven og merverdiavgiftsloven med tilhørende forskrifter dekker det aller meste av regler som en stor, avgiftspliktig, studentforening må forholde seg til. Det er imidlertid viktig å være klar over at myndighetene stadig kommer med nye regler og pålegg som aktører innen ulike bransjer og samfunnsområder blir rammet av i varierende grad. Tidligere har studentforeninger og andre typer frivillige organisasjoner i stor grad blitt ”skånet” for mange slike nye regler og pålegg. I de senere år, ser vi imidlertid tydelige tendenser til at det stilles stadig strengere krav, og gjøres langt færre unntak for slike organisasjoner. Dette kan være en stor utfordring for mange studentforeninger. Samtidig som det stilles strengere krav til profesjonalitet, oppfølging og kontinuitet rundt driften av mange studentforeninger, har kvalitetsreformen i den andre enden gjort at mange synes det blir stadig vanskeligere å finne tid til å engasjere seg. Mange har nok i perioder opplevd å havne i en tidsklemme på grunn av dette, og det er liten tvil om at denne problemstillingen vil være en viktig utfordring for studentforeningene i fremtiden. For studentforeninger som driver konsertvirksomhet og selv booker inn utenlandske artister, er det viktig å kjenne til ”Lov om skatt på honorar til utenlandske artister” av , eller ”artistskatteloven” som den ofte kalles. NB!!! Studentforeninger som også er skattepliktige, vil måtte forholde seg til langt flere lover og forskrifter enn de som er tatt med her. Dette gjelder imidlertid et svært begrenset antall studentforeninger, med helt spesielle driftsforhold. En ”vanlig” studentforening vil i de aller fleste tilfeller være skattefri, og kunne se helt bort i fra skattemessige forhold når det gjelder egen inntekt og formue. Det er imidlertid viktig å være klar over at en forening som i utgangspunktet er skattefri, gjennom å påta seg et arbeidsgiveransvar, bevisst eller ubevisst, kan bli ansvarlig for å betale inn skatt for privatpersoner de har utbetalt penger (eller andre goder!!!) til. Veldedige og allmennyttige organisasjoner kan utbetale inntil kr som skattefri lønn til en privatperson i løpet av et kalenderår. Organisasjonen trenger ikke å innberette lønnsutbetalinger innenfor denne beløpsgrensen, og den må heller ikke svare arbeidsgiveravgift av beløpet. NB!!! Denne beløpsgrensen er absolutt, og INGEN former for ”lure løsninger” tillater at man betaler ut mer enn kr skattefritt til en privatperson i løpet av et kalenderår. Går man over denne beløpsgrensen, må man registrere et arbeidsgiver/arbeidstakerforhold, foreta lønnsberegninger og utbetalinger etter infløkte regler, beregne og innbetale arbeidsgiveravgift for alle pliktige ytelser, beregne og innbetale forskuddstrekk for de ansatte, sende inn terminoppgaver for AGA + FT 6 ganger i året osv. osv. Å være ansvarlig for lønn og pliktige offentlige oppgaver knyttet til lønn, er vanskelig, tidkrevende og krever mye forkunnskap dersom man skal ha noen som helst mulighet til å få det riktig. Det er derfor absolutt å anbefale at en frivillig studentforening holder seg langt unna alt som har med lønn å gjøre, evt. setter bort oppgaven til profesjonelle dersom de uansett må ha ansatte. Dersom du har spørsmål om studentforeninger og skatt, henvises det til skattedirektoratets glimrende brosjyre om temaet: ”Skatt for veldedige og allmennyttige organisasjoner”. Du finner en link til denne brosjyren på Sio Læringsmiljøs internettsider.

9 Regnskapets oppbygning
Når man fører regnskap, er man opptatt av utviklingen i foreningens økonomi fra to forskjellige synsvinkler: Endringer i den økonomiske stilling (balanse) Har foreningen råd til å betale regningene sine? Kan foreningen tåle et dårlig økonomisk resultat? Nøkkelord: Likviditet og Soliditet Endringer i det økonomiske resultat (resultat) Selger foreningen mer eller mindre øl enn i fjor? Finnes det en leverandør som selger varene billigere? Nøkkelord: Inntekter og Kostnader Når man fører regnskap, er man opptatt av utviklingen i foreningens økonomi fra TO forskjellige synsvinkler: Den første er endringer i foreningens økonomiske stilling. Med det mener vi hvordan sammensetningen av foreningens eiendeler, egenkapital og gjeld forandrer seg i løpet av en regnskapsperiode. Endringer i foreningens økonomiske stilling, fører vi regnskap over i foreningens BALANSE. Hver gang sammensetningen av foreningens eiendeler, egenkapital og gjeld endrer seg, registrerer vi disse endringene i regnskapet vårt. Da vil vi til enhver tid kunne ha en godt oppdatert balanse, og være i stand til å svare på spørsmål som: Har foreningen råd til å betale regningene sine? Kan foreningen tåle et dårlig økonomisk resultat i år? To viktige nøkkelord når vi snakker om foreningens balanse, er LIKVIDITET og SOLIDITET : Likviditet handler om i hvilken grad foreningen er i stand til å betale regningene sine fortløpende, uten å måtte vente til den selv mottar betaling fra en sponsor/samarbeidspartner, selge noen av foreningens eiendeler, vente på å få utbetalt tildelt støtte fra kulturstyret eller lignende. Kontanter og bankinnskudd er de mest likvide midlene vi har, og hvis foreningen har en tilstrekkelig andel av midlene sine plassert slik, har den god likviditet. Soliditet handler om i hvilken grad foreningen har god egenkapital og et solid økonomisk fundament for den aktiviteten den skal drive. Med egenkapital mener vi her hvor store verdier foreningen ville sittet igjen med dersom den solgte alle eiendelene og betalte ned all gjelden. Dersom foreningens egenkapital holder et ”betryggende” nivå i forhold til den risiko som den kan bli utsatt for gjennom aktivitetene sine, kan vi si at foreningen har god soliditet. EKSEMPEL: Tenk deg at du skal ut og spise lunsj med John Fredriksen, som er god for ca. 25 milliarder kroner og er Norges desidert rikeste person. Det heter seg jo at det ikke finnes noen gratis lunsj her i verden, men å dele bord med noen som er SÅ velbemidlet, ville vel gjort at de fleste av oss øynet et lite håp om en gratis lunsj. Da maten er ferdigspist og regningen kommet på bordet, tar John Fredriksen fram lommeboka, åpner opp, og ser slukøret på deg mens han mumler: ”Jeg har visst glemt å ta ut penger i dag, så jeg har ingen kontanter” – ”Du kunne ikke være så snill å legge ut for lunsjen min også??? ”Du kan ikke bare betale med kortet ditt, da”, spør du tilbake – og får til svar at ”Nei, det går heller ikke. Jeg har bundet opp nesten alle mine midler i aksjer og obligasjoner, og rekker ikke å realisere de på så kort varsel. Dermed må du selv punge ut for lunsj til dere begge, med de siste kronene av månedens studielån. Dette eksempelet viser med all tydelighet forskjellen på likviditet og soliditet. Det er ingen som helst tvil om at John Fredriksen egentlig er i stand til å betale for lunsjen som den styrtrike mannen har er. Men lunsjen forfaller til betaling akkurat NÅ, og siden Fredriksen ikke har kontanter på seg, kan han ikke betale.Med andre ord, har Fredriksen dårlig LIKVIDITET og god SOLIDITET. Du selv derimot, som har kr i studielån og bruker noen av dine siste slanter til å betale for lunsjen, har god LIKVIDITET og dårlig SOLIDITET. Den andre måten å se utviklingen i foreningens økonomi på er gjennom endringer i foreningens resultat. Med det mener vi bevegelser i foreningens inntekter og kostnader, og hvordan forholdet mellom de endrer seg i løpet av en regnskapsperiode. I foreningens RESULTATREGNSKAP, fører vi oversikt over foreningens inntekter og kostnader innenfor en gitt periode. To viktige nøkkelord når vi snakker om foreningens resultatregnskap, er INNTEKTER og KOSTNADER. Med inntekter mener vi i resultatregnskapet hvilke inntekter som faktisk er opptjent i den aktuelle regnskapsperioden, uavhengig av faktiske innbetalinger og når de eventuelt har funnet sted. Med kostnader mener vi i resultatregnskapet hvilke kostnader som faktisk har påløpt i den aktuelle regnskapsperioden, uavhengig av faktiske utbetalinger og når de eventuelt har funnet sted. Hvis du skulle sittet på med noen i bil fra Oslo til Drammen, ville du da helst ha spleiset på bensinUTGIFTENE, eller bensinKOSTNADENE??? Hvis du nå svarte bensinUTGIFTENE, er du hjertelig velkommen til å sitte på med meg hver eneste gang jeg skal kjøre bil resten av livet:) Til hver eneste tur hvor du skulle sittet på, ville jeg da ha møtt opp med nesten tom tank, plukket deg opp, og kjørt rett til nærmeste bensinstasjon hvor jeg ville ha fylt tanken helt full for ca. kr. 500,-. Så ville jeg kjørt til Drammen, holdt frem hånda til deg, og sagt: ”Det blir 250 kr, takk!”. At det bare er ca. 30 km til Drammen har ingen betydning i denne sammenhengen. Du har sagt deg villig til å spleise på mine bensinUTGIFTER på turen vår, og da har jeg unektelig hatt en utgift på kr. 500 – uansett hvor langt eller kort vi kjører. BensinKOSTNADEN, er derimot en helt annen historie. En bil med normal motorstørrelse ville brukt maksimalt 3 liter bensin på turen fra Oslo til Drammen, til en kostnad av ca. 30 kr. Å spleise på bensinKOSTNADENE ville altså bare ha kostet deg ca. 15 kr, i motsetning til halvparten av bensinUTGIFTENE som ville beløpt seg til ca. 250 kr. En kostnad måler altså det reelle forbruket av et bestemt gode innenfor en gitt periode, mens en utgift bare er knyttet til selve utbetalingen som finner sted ved anskaffelsen av godet. Det er viktig å ha dette i bakhodet når man jobber med resultatregnskapet, siden ”kostnader” her er et svært sentralt begrep. Som vi nå har sett, finnes det to helt forskjellige måter å ”gripe an” foreningens økonomi på. Disse to forskjellige måtene å se utviklingen i foreningens økonomi på, er ivaretatt i hver sin hoveddel av foreningens regnskap. Vi kaller disse to hoveddelene av regnskapet for hhv. BALANSEN og RESULTATREGNSKAPET. Vi skal nå se litt nærmere på hver av disse to hoveddelene i regnskapet vårt.

10 Regnskapets oppbygning
Balansen – Hva forteller den/består den av? Viser eiendelene og hvordan de er finansiert. To sider som alltid må ha samme verdi/balanse Eiendeler (Balansens aktiva-/debetside) Egenkapital og Gjeld (Balansens passiva-/kreditside) VIKTIG: Eiendeler = EK + Gjeld (Eller: Egenkapital = Eiendeler – Gjeld) Hva forteller BALANSEN oss om foreningens økonomi??? Balansen er en oversikt over hvilke eiendeler som er i foreningens besittelse, og hvordan disse er finansiert med henholdsvis egenkapital (EK) og gjeld. Balansen består av to sider, som alltid må ha samme verdi/være i balanse (derav navnet balanse). Den ene siden av balansen viser foreningens eiendeler. Vi kan kalle denne siden av balansen for aktiva- eller debetsiden. Her ser vi hvordan foreningens kapital er anvendt. Typiske eiendeler for en ”gjennomsnittlig” studentforening kan for eksempel være en bankkonto med penger på, en kontantkasse med et mindre beløp i kontanter, et mindre varelager og kanskje noen kundefordringer. Den andre siden av balansen viser forholdet mellom foreningens egenkapital og gjeld. Vi kan kalle denne siden av balansen for passiva- eller kreditsiden. Her ser vi hvordan foreningens kapital er anskaffet. For en ”gjennomsnittlig” studentforening kan typiske poster på denne siden av balansen være leverandørgjeld og eventuell gjeld til finansinstitusjoner eller andre (privatpersoner/foreninger). På denne siden av balansen finner vi også foreningens egenkapital, som oftest kalt ”annen egenkapital”. Denne posten består av alle tidligere års akkumulerte overskudd- og underskudd. Går foreningen med overskudd, overføres dette resultatet til ”annen egenkapital”, og foreningens egenkapital ØKER. Går derimot foreningen med underskudd, må dette dekkes med midler fra ”annen egenkapital”, og foreningens egenkapital MINKER. Når vi har med balansen å gjøre, er det veldig viktig at vi husker på at de to forskjellige sidene ALLTID skal være LIKE STORE. (Men de har imidlertid forskjellige fortegn: Eiendelene viser pluss, mens EK + Gjeld viser minus, slik at summen av alle balansepostene faktisk er NULL). Da har vi balanse. I stedet for en lang rekke med tall, kan du prøve å se for deg en vektskål. På den ene siden ligger alle eiendelene til foreningen. Vi kan si at de har en total verdi på (= ”veier”) kr ,-. På den andre siden av vekta, finner vi foreningens gjeld og egenkapital (EK). Vi kan si at gjelden er på kr. (= ”veier”) kr. (-)800,-. For å oppnå likevekt, eller BALANSE, ser vi da at foreningens egenkapital må være på kr. (= ”veie”) kr. (-)200,-.

11 Regnskapets oppbygning
Resultatregnskapet – et mål for hva? Måler det økonomiske resultatet av virksomheten innenfor en gitt periode: Periodens inntekter - Periodens kostnader = Periodens resultat Svært viktig mål for den økonomiske utviklingen Sier ingenting om endringer i likviditeten, man må uansett passe godt på – selv ved overskudd! Alle tall har utgangspunkt i allerede gjennomførte transaksjoner – Historiske data! Hva forteller resultatregnskapet oss? Vi sier gjerne at resultatregnskapet måler det økonomiske resultatet av virksomheten innenfor en gitt periode. Med dette mener vi at resultatregnskapet gjør oss i stand til å se om foreningen vår går med overskudd eller underskudd på driften. Er inntektene høyere enn kostnadene innenfor en gitt periode, går foreningen med overskudd. Er inntektene lavere enn kostnadene innenfor en gitt periode, går foreningen med underskudd. Selve resultatet finner vi slik: Periodens inntekter – Periodens kostnader = Periodens resultat Det er svært viktig å huske på at det kun er inntekter som er opptjent i den aktuelle perioden, og kostnader som har påløpt i den aktuelle perioden som skal regnes med. Vi kaller det for å periodisere når vi fordeler beløp og plasserer inntekter og kostnader i den perioden de hører hjemme. Et typisk eksempel på dette, er ølbonusen mange av foreningene som driver et serveringssted får utbetalt et stykke utpå året ETTER at ølsalget som fører til utbetalingen har funnet sted. Ølbonusen er imidlertid opptjent året før, og skal derfor inntektsføres og vises på resultatet for året FØR den utbetales. Dersom vi ikke foretar en slik periodisering, vil eventuelle avvik i bonus som følge av endringer i salgsmengde eller betingelser fra leverandør vises i feil år, og kunne føre til at man gjør beslutninger på feil grunnlag. Som et annet eksempel kan vi tenke oss at en forening som arrangerer konserter og eier mye dyrt, teknisk utstyr, mottar årsfaktura for forsikring av utstyret for året 2005 i desember 2004. Når blir en inntekt en inntekt for foreningen, og når blir en kostnad en kostnad for foreningen? Resultatregnskapet er det beste målredskapet vi har for å kunne finne ut hvordan driften av foreningen fungerer. Det er svært nyttig å kjenne til hvilke typer inntekter og kostnader foreningen har, og hvordan disse varierer etter som det skjer endringer i aktivitetsnivået, markedsføringen av foreningen, vareutvalget osv. Det er viktig å merke seg at resultatregnskapet har to tydelige begrensninger: For det første, sier resultatregnskapet ingenting om endringer i likviditeten. Det er derfor viktig at man ikke ser seg blind på det økonomiske resultatet, men også følger med på hvordan likviditeten endrer seg i balansen. Mange firmaer går faktisk konkurs, selv om de går med tilsynelatende solide overskudd på driften. Forklaringen ligger selvfølgelig i at man må passe på at pengene man ”tjener” ved å selge på kreditt til kunder, faktisk blir innbetalt. En annen viktig ting å merke seg med resultatregnskapet, er at absolutt alle tall har utgangspunkt i transaksjoner som allerede er gjennomført, og således kun er å betrakte som ”historie”. Resultatregnskapet kan kun fortelle oss hvordan driften HAR VÆRT innenfor en tidligere, avsluttet periode, og sier ingenting om hvordan fremtiden vil bli. (Men det er selvfølgelig helt avgjørende at man har historiske tall når man skal legge planer for den fremtidige drift, og vurdere hvordan tidligere beslutninger har påvirket driften).

12 Viktige prinsipper Transaksjonsbasert historisk kost-regnskap
Det dobbelte bokholderi Et grunnleggende og velprøvd prinsipp. Alle transaksjoner registreres to ganger: èn gang til debet, og èn gang til kredit. Eller INN på- og UT av konto. Alle konteringer skal gå i null, dvs. at vi ALLTID debiterer og krediterer med det samme totalbeløpet. Debet = ”Inn på konto”, ”Pluss”, ”økning”, ”rikere”. Kapitalanvendelse Kredit = ”Ut av konto”, ”Minus”, ”reduksjon”, ”fattigere”. Kapitalanskaffelse Internasjonalt er det to forskjellige hovedretninger, eller ”skoler” innen regnskapsfaget. Metoden vi benytter oss av i Norge, kaller vi transaksjonsbasert, historisk kost-regnskap. Denne metoden innebærer at regnskapsføringen vår alltid tar utgangspunkt i de enkelte transaksjonene når de økonomiske hendelsene i løpet av året skal dokumenteres. Det samme gjelder også når verdien av balansepostene skal verdsettes: Man tar da utgangspunkt i hva eiendelene kostet da de ble innkjøpt (historisk-kost), og endrer ikke verdiene uten at det foreligger en transaksjon som gir grunnlag for det. Vi kan for eksempel tenke oss at innkjøpsprisen på varer vi har på lageret stiger kraftig – men vi kan allikevel ikke skrive opp verdiene. Det dobbelte bokholderi`s prinsipp har sikkert mange av dere hørt om. Det er det absolutt viktigste prinsippet som ligger til grunn for regnskapsarbeidet vårt, og har vært benyttet i mange århundrer. Hovedpoenget med dette prinsippet er at alle transaksjoner registreres TO GANGER: èn gang til debet, og èn gang til kredit. Vi kaller det for å kontere når vi bestemmer hvilke transaksjoner og beløp som skal registreres til henholdsvis debet og kredit på de forskjellige regnskapskontoene. Når vi jobber med regnskap, bruker vi ordet ”konto” i veldig mange sammenhenger. Her mener vi ikke en vanlig bankkonto slik som vi ellers forstår med ordet ”konto”, men en regnskapskonto vi benytter til å holde oversikt over verdien, og endringer i verdien, av den aktuelle regnskapsposten. Det er veldig viktig å merke seg at summen av alle konteringene alltid blir null. Man kan godt debitere og kreditere mange forskjellige regnskapskontoer samtidig, men man debiterer og krediterer ALLTID med det samme totalbeløpet. Ved å benytte det dobbelte bokholderi`s prinsipp, sikrer man et tosidig kontrollspor i regnskapet sitt, og får samtidig registrert bevegelser i både resultatet (inntekter/kostnader) og balansen (eiendeler/EK+gjeld). Når vi DEBITERER, anvender vi kapital til å øke verdien av en regnskapskonto. Så når vi debiterer en konto, vil verdien av den, målt i kroner og øre, bli høyere siden vi tilfører kapital TIL kontoen. Når vi KREDITERER, anskaffer vi kapital ved å redusere verdien av en regnskapskonto. Så når vi krediterer en konto, vil verdien av den, målt i kroner og øre, bli lavere siden vi ”tar” kapital FRA kontoen. DEBET og KREDIT er eksakte motposter, og vil alltid opptre sammen. Dersom vi debiterer en eller flere kontoer i regnskapet vårt, ja så må vi ALLTID også kreditere en eller flere andre kontoer i regnskapet vårt med nøyaktig samme totalbeløp. Dette er for øvrig ganske logisk, når vi tenker på at alle transaksjoner i regnskapet vårt innebærer at det går kapital FRA en konto TIL en annen konto. Kapitalen vi bokfører på èn regnskapskonto, kan ikke bare oppstå fra løse lufta. Den vil alltid komme FRA en annen konto. Dette er et viktig prinsipp innenfor det dobbelte bokholderi. Det er VELDIG viktig at vi forstår forskjellen på debet og kredit før vi går videre, siden det er helt essensielle begreper videre i kurset. Derfor skal vi bruke litt tid på å bli fortrolige med disse begrepene, og lære oss å forstå når vi skal debitere og når vi skal kreditere.

13 Viktige prinsipper Eksempler – Debet og kredit
Uttak på kr ,- fra bank til kontantkasse: Kontantkassa øker/blir ”rikere” – Debet kr Bankkontoen minker/blir ”fattigere” – Kredit kr Kjøpt frimerker for kr. 100 kontant: Vi blir ”rikere” på frimerker – Debet kr. 100 Kontantkassa minker/blir fattigere – Kredit kr. 100 Solgt billetter for kr. 5000, pengene satt i bank: Kapitalen anvendes til bankinnskudd – Debet kr. 5000 Kapitalen anskaffes ved billettsalget – Kredit kr. 5000 NB! Kapitalanskaffelse vs. kapitalanvendelse Her er noen eksempler som kan hjelpe oss med å lettere forstå forskjellen på debet og kredit: Dersom vi tar ut kr. 1000,- fra foreningens bankkonto og legger disse pengene i foreningens kontantkasse, har det skjedd en transaksjon. Foreningen har verken blitt rikere eller fattigere, men sammensetningen av foreningens eiendeler (balansen) har endret seg. Vi må derfor regnskapsføre denne transaksjonen, og føre den èn gang til debet og èn gang til kredit. I dette tilfellet er det lett å se at det er verdien av kontantkassa som øker (=debet), mens verdien av bankkontoen minker (=kredit). Hadde vi i stedet tatt penger fra kontantkassa og satt de inn på bankkontoen, ville konteringene blitt akkurat motsatt. Hvis vi kjøper frimerker for kr. 100,- og betaler med kontanter fra kassa, vil foreningen bli ”fattigere” på penger og ”rikere” på frimerker. Ved slike småinnkjøp (under kr ,-) som foreningen foretar i forbindelse med driften, regner vi med at det som blir kjøpt inn blir forbrukt i samme øyeblikk. Foreningen har da pådratt seg en kostnad. Vi debiterer i dette tilfellet kontoen for frimerker, siden det er den som ”øker”, mens vi krediterer kontoen for kontantkasse, siden det er der vi henter pengene fra – og det er den kontoen som ”minker”. Vi kan tenke oss et annet eksempel hvor en forening har arrangert konsert, og satt billettinntektene på kr. 5000,- inn på bankkontoen sin. I dette tilfellet er det lett å se at det er verdien av bankkontoen som øker, og dermed skal debiteres. Vi skjønner da at det må være kontoen for billettinntekter som skal krediteres, men dette virker nok ikke like logisk for alle i utgangspunktet. For å forsikre oss om at vi ikke gjør noe galt, kan vi benytte oss av en annen metode for å finne ut hvilken konto det er riktig å debitere og hvilken konto det er riktig å kreditere. Som vi tidligere har nevnt, vil enhver transaksjon vi bokfører i regnskapet vårt bestå av to deler som henger tett sammen: Kapital kommer FRA en konto, og går TIL en annen konto. Dersom vi klarer å identifisere hvilken konto kapitalen går FRA, og hvilken konto kapitalen går TIL, vil vi være i stand til å avgjøre om det i hvert enkelt tilfelle er snakk om anskaffelse eller anvendelse av kapital. Det lønner seg å alltid tenke kapitalANVENDELSE vs kapitalANSKAFFELSE når man er i tvil om hvilken av regnskapskontoene man skal debitere og hvilken konto man skal kreditere i hvert enkelt tilfelle. I noen tilfeller kan man bli litt forvirret selv om man husker på alle de andre huskereglene. Men dersom man klarer å skille mellom når kapital blir ANVENDT og når kapital blir ANSKAFFET, vil man alltid være i stand til å resonere seg fram til de riktige konteringene. Huskeregel: Kapital-ANSKAFFELSE er alltid KREDIT! Kapital-ANVENDELSE er alltid DEBET!

14 Nå skal vi gjøre en praktisk øvelse i kontering, slik at dere får testet ut i praksis at dere virkelig har forstått forskjellen mellom debet og kredit, og hvordan man anvender det dobbelte bokholderis prinsipp i praksis. I øvelsen er det listet opp 15 forskjellige transaksjoner som kan være ganske typiske for en studentforening. I alle tilfellene er det to mulige kontoer, hvorav den ene skal debiteres og den andre skal krediteres. Din oppgave blir å avgjøre hvilken konto som skal debiteres og hvilken konto som skal krediteres i hvert enkelt tilfelle, og sette en ring rundt det alternativet du mener er riktig. Lykke til!

15 Her er det fasit til konteringsøvelsen. Hvordan synes du det gikk?
Ikke fortvil om du hadde noen feil. Det er helt naturlig at man kan bli litt forvirret i starten, og bytte om på debet og kredit. Særlig nå, som du ennå ikke kjenner så godt til hvordan de forskjellige regnskapskontoene brukes i praksis. Et par av eksemplene i denne øvelsen er forøvrig laget for å gi selv de flinkeste noe å bryne seg på. Så selv om du hadde noen feil, har du all grunn til å være fornøyd med deg selv. Og særlig hvis du syns at du fikk en viss føling og forståelse med bruken av debet og kredit. Som med alt annen har regnskap også bare med øvelse å gjøre. Så snart du får litt mer erfaring med debet og kredit, vil selv de vanskeligste konteringene fremstå som logiske og enkle for deg, og du trenger nesten ikke å tenke heller – du bare ”føler” hva som er riktig.

16 Kontoplan Selve ”grunnmuren” i regnskapet.
Bestemmer detaljeringsgraden i regnskapet, og eksakt hvilke poster man fører de forskjellige inntektene og kostnadene på. Mange kontoer – høy detaljeringsgrad og god kontroll Få kontoer – liten detaljeringsgrad og mindre kontroll Kontoene inndeles i logiske grupper etter sin art Egen, norsk standard: ”Ramme for kontokoder og regnskapsoppsett”. (NS 4102) Innebygd i Mamut, men må tilpasses individuelt til hver enkelt forenings regnskap. Hva er en kontoplan? Benytter dere en kontoplan i din forening? Vi kan kalle foreningens kontoplan for selve grunnmuren i regnskapet. En kontoplan er rett og slett en liste over alle de forskjellige kategoriene, eller kontoene, man deler regnskapsdataene inn i, for å kunne behandle og regnskapsføre tilnærmet like transaksjoner likt. På den måten ligger kontoplanen til grunn for det aller meste man foretar seg innen regnskap, og man tar alltid utgangspunkt i foreningens kontoplan ved oppsett av budsjetter, utarbeidelse av regnskapsrapporter, behandling av bilag osv. Når man velger hvilken kontoplan man vil benytte seg av, velger man samtidig hvor detaljert foreningens regnskapsdata skal behandles og presenteres. Det er i prinsippet ingenting i veien for at man i foreningens resultatregnskap kun har to poster: Inntekter og kostnader. Man vil få akkurat det samme resultatet da som man vil få dersom man spesifiserer 100 forskjellige inntektsposter og 100 forskjellige kostnadsposter. Den store forskjellen ligger i hvilken informasjonsverdi de to resultatregnskapene gir. Dersom foreningen har gått med et hyggelig overskudd, vil man i det første tilfellet med kun to kontoer ikke kunne vite om det gode resultatet skyldes dyktighet, ekstraordinære forhold eller hvordan man eventuelt kan prøve å gjenta det samme neste år. Det samme vil gjelde for kostnadene dersom foreningen går med underskudd. Da vil man ikke ha noen mulighet til å se om det høye kostnadsnivået skyldes ukloke innkjøp eller nødvendige investeringer. Har man derimot benyttet seg av en kontoplan med mange kontoer, vil man enkelt kunne se ut i fra de forskjellige kontoene HVILKE typer inntekter og HVILKE typer kostnader som spesielt har har påvirket resultatet i positiv eller negativ retning.

17 Kontoplan Kontokodeklassene (etter NS 4102):
Kontoklasse 1 - Eiendeler ( ) Kontoklasse 2 - EK og Gjeld ( ) Kontoklasse 3 - Inntekter S+D ( ) Kontoklasse 4 - Varekostnader ( ) Kontoklasse 5 - Lønnskostnader ( ) Kontoklasse 6 - Andre driftskostn. ( ) Kontoklasse 7 - Andre driftskostn. ( ) Kontoklasse 8 - Øvrige Innt./kostn. ( ) De aller fleste tar utgangspunkt i Norsk Standardiseringsforbunds ”Ramme for kontokoder og regnskapsoppstilling” (NS 4102) når de skal utarbeide kontoplan for virksomheten sin. I denne anbefalte rammen, er alle de forskjellige kontoene oppstilt i logiske og hensiktsmessige grupper. Kontokodeklasse 1 – Her plasseres alle eiendelene til foreningen . Denne kontokodeklassen inneholder kontoer som varelager, kundefordringer, kontantbeholdning, bankkontoer og lignende. Kontokodeklasse 2 – Egenkapital og gjeld. Her finner vi den frie egenkapitalen til foreningen, gjeld til kredittinstitusjoner, leverandørgjeld, skyldige offentlige avgifter (merverdiavgift!) og annen gjeld. Vi ser at kontokodeklassene til sammen utgjør foreningens balanse. Vi kaller kontoene i disse to kontokodeklassene for balansekontoer. Kontokodeklasse 3 – I denne kontokodeklassen finner vi foreningens salgs- og driftsinntekter. Med salgsinntekter mener vi inntekter foreningen får fra salg av varer og tjenester (kjernevirksomheten). Andre driftsinntekter er andre inntekter som ikke har noen direkte sammenheng med salgsinntekter. Dette kan for eksempel være gevinst ved salg av driftsmiddel, provisjonsinntekt, leieinntekt eller lignende. Kontokodeklasse 4 – Her finner vi foreningens varekostnader, som er nært knyttet til salgsinntektene i forrige kontokodeklasse. På de forskjellige kontoene vi finner her, fremkommer det hva det kostet foreningen å anskaffe de varene som faktisk ble solgt i den samme perioden. Kontokodeklasse 5 – Når det gjelder lønnskostnader og kontokodeklasse 5, bør studentforeninger være veldig forsiktige. Det medfører mye arbeid og store forpliktelser å være arbeidsgiver. Det er mye papirarbeid og tidsfrister å forholde seg til, samtidig som arbeidsgiveravgift, lønn og sosiale kostnader kan medføre en stor kostnadsbelastning. Så langt det er mulig bør derfor foreningen prøve å unngå det. Veldedige og allmennyttige organisasjoner kan imidlertid utbetale inntil kr. 2000,- som skattefri lønn (og ikke innberetningspliktig) pr. person pr. kalenderår for små, tilfeldige arbeidsoppdrag. Det kan ikke utbetales noen form for lønn til privatpersoner utover dette, uten at foreningen pådrar seg et arbeidsgiveransvar og plikter å utføre skattetrekk og innbetale arbeidsgiveravgift. Kontokodeklasse 6 +7 – Andre driftskostnader er en innholdsrik samlebetegnelse. Kontoene i disse to kontokodeklassene er mange og svært varierte. Vanlige kontoer vi finner her er leiekostnader, kontorkostnader, telefon, porto, markedsføringskostnader, forsikringer og mange flere. Eventuelle avskrivninger og nedskrivninger blir også gjort her. Kontokodeklasse 8 - Øvrige inntekter og kostnader rommer inntekter og kostnader som ikke direkte har å gjøre med foreningens drift gjennom året, men allikevel er en del av foreningens årsregnskap. Typiske eksempler på dette er finansinntekter/kostnader og ekstraordinære inntekter/kostnader. Vi ser at kontokodeklassene til sammen utgjør foreningens resultatregnskap. Vi kaller kontoene i disse kontokodeklassene for resultatkontoer.

18 Kontoplan Hvordan er kontokodene oppbygd?
1. første siffer angir kontokodeklasse 2. første siffer angir kontokodegruppe 3. første siffer angir kontokode 4. første siffer (og evt. ytterligere sifre) er frie Eksempel: Konto 1930 – Brukskonto bank 1. Siffer - Kontokodeklasse 1 – Eiendel 2. Siffer - Kontokodegruppe 19 – Kontanter, bank etc. 3. Siffer - Kontokode 193 – Bankinnskudd 4. Siffer - Eget kodetall - Skiller mellom ulike bankkonti Når man skal sette opp sin egen kontoplan står man i utgangspunktet ganske fritt, men ikke helt. Det er veldig lurt å plassere kontoene i den kontokodeklassen/gruppen som de naturlig hører hjemme. Det vil si at de to første sifrene bør være like som de to første sifrene i tilsvarende kontoer i den norske, anbefalte standardkontoplanen. Grunnen til det, er at Mamut og andre regnskapsprogrammer samler og deler de forskjellige kontoene i regnskapet inn i større grupper når regnskapstallene skal presenteres i en resultat/balanserapport. Da er det veldig viktig at alle inntekter blir presentert under gruppen inntekter, at alle varekostnader blir presentert under gruppen varekostnader osv., slik at rapportene blir oversiktlige og lette å lese for brukerne av regnskapet. Det er også noen kontoer som blir brukt til automatiske posteringer av regnskapsprogrammet, slik som de mange forskjellige mva.-kontoene. Det er svært viktig at vi ikke kommer i konflikt med, eller fører direkte på denne typen kontoer, slik at vi risikerer at regnskapstallene blir feil. Et godt tips for å forsikre seg om at man gjør alt riktig er å skrive ut hele kontoplanen som er innebygd i Mamut, og ta utgangspunkt i den når du skal sette opp en kontoplan for din egen forening. Eventuelt kan du få lånt NS-4102 (Norsk standard – Ramme for kontokoder og regnskapsoppstilling) på et større bibliotek. Vær imidlertid oppmerksom på at enkelte små avvik kan forekomme mellom NS-4102 og kontoplanen i Mamut. Vi ser ovenfor at konto 1930 i en gitt kontoplan har navnet ”brukskonto bank”. Vi kan dele opp denne kontoen, og se hvordan den er oppbygd: Det 1. sifferet forteller oss at kontoen hører hjemme i kontokodeklasse 1, og derfor er en eiendel i balansen. De 2 første sifrene til sammen forteller oss at kontoen tilhører kontokodegruppe 19, som heter ”kontanter, bankinnskudd etc.”. De tre første sifrene til sammen angir selve kontokoden 193, og forteller oss at dette er et bankinnskudd. Mange studentforeninger og andre virksomheter har imidlertid flere forskjellige bankkontoer, som det er viktig at man skiller mellom i regnskapet. Tilsvarende kan også gjelde for andre typer kontoer i regnskapet. Når man setter opp en kontoplan, står man derfor fritt til å angi et fjerde siffer (eller flere) slik at man kan skille mellom ulike kontoer av samme type. I en kontoplan med mange bankkontoer, kan disse for eksempel hete: 1930 Brukskonto bank, 1931 Sparekonto bank, 1932 Høyrentekonto bank osv. Slik kan vi også dele opp andre kontoer i regnskapet, og spesifisere de slik vi ønsker. Dette er spesielt vanlig å gjøre med inntektskontoene som gjerne begynner på tallet I stedet for å ha kun èn konto som heter 3000 salgsinntekter avgiftspliktig, kan vi ha flere forskjellige kontoer: 3000 Salgsinntekter mat 3001 Salgsinntekter mineralvann 3002 Salgsinntekter øl osv. osv. På den måten vil regnskapet vårt gi oss mer detaljert informasjon om driften, og gjøre oss bedre i stand til å ta de riktige beslutningene rundt driften av foreningen.

19 Nå skal vi se hvordan en fullstendig kontoplan for en ”gjennomsnittlig” studentforening kan se ut. Det finnes selvfølgelig ingen kontoplan som vil passe for enhver studentforening. Alle foreninger må gjøre sine egne tilpasninger i forhold til hvilke typer eiendeler, inntekter og kostnader de har, og hvordan de økonomiske forholdene i foreningen ellers er. Kontoplanen vi skal gjennomgå nå inneholder imidlertid alle de viktigste kontoene, og er også tilpasset kontoplanen som ligger inne i Mamut. Denne kontoplanen vil derfor kunne være et godt utgangspunkt til å sette opp sin egen kontoplan. Vi begynner med balansekontoene, og går steg for steg i gjennom viktige kontoer i de forskjellige kontoklassene. Som vi tidligere har lært, representerer alle kontoer som begynner med tallet ”1” en eiendel: : Verdien av varebeholdningen av de forskjellige varegruppene. Verdsettes til innkjøpspris (anskaffelseskost). Det er her satt opp 9 forskjellige varegrupper som lageret kan spesifiseres på. Disse varegruppene er i tråd med kravet om spesifikasjon i den nye bokføringsloven som blir obligatorisk for alle merverdiavgifts-/skattepliktige virksomheter som driver skjenking av alkohol f.o.m Foreløpig kan man evt. samle hele varelageret på èn konto, for eksempel Varelageret skal telles ved utløpet av hver regnskapsperiode (minimum èn gang per år), og varebeholdningen av de forskjellige varene korrigeres mot kontoene for beholdningsendringer, konto 1510: Kontoen for kundefordringer er en litt spesiell konto, som føres på en helt egen måte. Vi kaller gjerne denne kontoen for kundereskontro. Det er et krav i merverdiavgiftsloven at alle avgiftspliktige virksomheter fører en oversikt over deres mellomværende mellom de enkelte kunder og leverandører. Til grunn for dette kravet, ligger myndighetenes ønske og behov for å kunne kontrollere opplysningene som de ulike virksomheten gir i oppgavene de sender inn. Ved at alle virksomheter må føre en oversikt over alle transaksjoner de foretar med sine handelspartnere, får myndighetene muligheten til å dobbelsjekke at opplysningene de har fått er korrekte. 1520: Det kan også tenkes at foreningen kan ha fordringer som det ikke er nødvendig å reskontroføre. Dersom foreningen f. eks låner ut penger midlertidig til en annen forening, samarbeidspartner eller lignende, kan det bokføres her under andre fordringer. 1900: Det kan kanskje virke unødvendig å ha en egen konto for nattsafe, men mange som jobber med regnskap syns det er praktisk å ha en slik ”mellomstasjon” mellom kontantkassa og bankkontoen. Det tar gjerne 4-5 virkedager fra man putter pengene i nattsafen til de dukker opp på bankkontoen. Dersom dette skjer i overgangen mellom to regnskapsperioder, kan det være greit å synliggjøre dette, siden pengene verken befinner seg i kontantkassa eller på bankkontoen, men altså i nattsafen. 1910: De aller fleste foreninger har en liten kasse med kontanter som de bruker til å gjøre småinnkjøp etc. Alt som skjer over kontantkassa kan bokføres på denne kontoen. I tillegg bør det føres en egen kassebok med fullstendig oversikt over alle penger som går inn/ut av kassa. Denne bør oppbevares i kontantkassa. Dersom foreningen driver bar/cafè etc. med daglig kontantsalg, lønner det seg å skille mellom det som skjer over kontantkassa og det som skjer over et evt. kasseapparat. Det kan i så fall opprettes en egen konto (for eksempel 1915) som heter kasseapparat. På den måten vil man kunne ha god kontroll med de daglige kasseoppgjørene. 1920: Mange studentforeninger har flere enn èn bankkonto. Hver enkelt bankkonto må ha sin egen kontokode i regnskapet, slik at man kan ha fullstendig oversikt over alle transaksjoner som skjer på den enkelte bankkonto. Denne kontoen kan f. eks brukes til foreningens alminnelige brukskonto. 1930: Denne kontoen kan f. eks brukes til foreningens spare/høyrentekonto, dersom den har en slik konto. Vi fortsetter med å se på de viktigste kontoene som begynner på ”2”. Disse representerer enten foreningens egenkapital eller gjeld: 2050: Denne kontoen representerer foreningens frie egenkapital. Som vi tidligere har lært, kan vi finne den slik: Egenkapital = Eiendeler – Gjeld. Det betyr at dersom vi selger alle eiendelene til foreningen og betaler ned all gjelden, vil det vi har igjen være foreningens egenkapital. Vi benytter bare denne kontoen èn eneste gang i løpet av regnskapsåret vårt, nemlig når vi skal overføre årets overskudd fra resultatregnskapet til annen egenkapital. Dersom foreningen har gått med underskudd blir det motsatt, og vi må overføre penger fra annen egenkapital til resultatregnskapet for å dekke underskuddet. 2220: I noen tilfeller har kanskje foreningen vært nødt til å ta opp lån i en bank eller lignende. Et slikt lån kan f. eks. føres på denne kontoen. 2410: I likhet med kundefordringene som vi så på tidligere, er også kontoen for leverandørgjeld ganske spesiell. Bokføring på denne kontoen skjer på omtrent samme måte som med kundefordringene, bortsett fra at her fører man oversikt over hva foreningen selv SKYLDER til den enkelte av sine leverandører. : Alle disse kontoene er systemkontoer, hvor verdiene blir automatisk generert av Mamut. Alt som blir automatisk ført på disse kontoene bygger imidlertid på opplysninger du selv har lagt inn i Mamut, så det kan være veldig greit å forstå hva som skjer. På kontoene 2710, 2715 og 2716 plasseres all den utgående merverdiavgiften som er beregnet ved registreringen av de forskjellige bilagene. De forskjellige mva.-satsene har hver sin konto. På kontoene 2720, 2725 og 2726 plasseres all den inngående merverdiavgiften som er beregnet ved registreringen av de forskjellige bilagene. Også her har de forskjellige mva.-satsene hver sin konto. Når du etter hver avgiftstermin skal skrive ut og sende inn omsetningsoppgaven til fylkesskattekontoret, og finne ut hvor mye merverdiavgift foreningen skylder/har til gode, vil Mamut også gjøre denne utregningen for deg. Summen for skyldig avgift/avgift til gode vil bli automatisk generert på konto 2750 (oppgjørskonto merverdiavgift), og representerer summen av alle kontoer for utgående og inngående mva.

20 Den neste viktige gruppen av regnskapskontoer er inntekts-kontoene
Den neste viktige gruppen av regnskapskontoer er inntekts-kontoene. De begynner alle på ”3”. : Alle disse kontoene representerer salgsinntekter fra bar-/cafèdrift eller servering. Som vi ser, er inntektene spesifisert på 9 forskjellige varegrupper. Dette er i tråd med kravene i den nye bokføringsloven som alle må følge etter I denne lovens tilhørende bokføringsforskrift er det angitt spesielle regler for en rekke bransjer, blant annet serveringsbransjen. Alle virksomheter som driver alkoholservering MÅ etter spesifisere inntektene sine på denne måten. Ved alle former for servering må man for øvrig beregne 25 % mva. , selv om man serverer mat. Servering er en tjeneste, og alle tjenester skal det uansett beregnes 25 % mva. for. 3020: Dersom en del av, eller alt av foreningens salg av mat/næringsmidler er innrettet slik at kundene tar varen med seg ut av lokalet, skal det for denne delen av salget bare beregnes 11 % mva. Slikt salg må bokføres på en egen konto i regnskapet, f. eks. på denne kontoen. 3030: Mange foreninger har gjerne en betjent garderobe i forbindelse med konserter og andre arrangementer. I de aller fleste tilfeller, vil billettinntekter fra konserter og andre kulturarrangementer være fritatt for merverdiavgift. Dette unntaket gjelder imidlertid ikke for garderobeinntekter fra de samme arrangementene. Det skal derfor beregnes og innbetales merverdiavgift for foreningens garderobeinntekter (men selvfølgelig KUN dersom foreningens avg. pl. inntekter overstiger beløpsgrensene for mva. registrering). Garderobeinntekter bør føres på en egen konto i regnskapet, f. eks. her. 3040:

21 BRUKEN AV DISSE KONTOENE VIL BLI FORKLART PÅ SAMME MÅTE SOM DE FOREGÅENDE!

22 BRUKEN AV DISSE KONTOENE VIL BLI FORKLART PÅ SAMME MÅTE SOM DE FOREGÅENDE!

23 Budsjett Definisjon: Formål:
”Et tallmessig uttrykk for de forventede økonomiske konsekvenser av det planlagte aktivitetsnivået og øvrige planer for driften av foreningen innenfor et gitt tidsrom.” Foreningens fremtidsplaner uttrykt i kroner og øre! Formål: Se inn i fremtiden – ”Forhåndregnskap” Planlegging - Forutsigbarhet Simulere forskjellige økonomiske hendelser Alle har en viss forståelse av hva et budsjett er, men hvordan ville DU ha forklart ordet til en som ikke aner hva det er for noe??? Definisjonen ovenfor er kanskje litt tung og akademisk, men den er veldig god. Sagt på en mye enklere måte, er et budsjett rett og slett foreningens fremtidsplaner uttrykt i kroner og øre. Vi kan se på foreningens budsjett som et forsøk på å se inn i fremtiden, og lage neste års regnskap på forhånd. Hvis alt her i verden alltid hadde gått slik som vi planla, trodde og håpte på, ville tallene i budsjettet og resultatregnskapet det påfølgende året være helt like. Selv om ikke alt her i verden dreier seg om penger, vil det aller meste selv en studentforening foretar seg – og ikke foretar seg – ha økonomiske konsekvenser. VI SER PÅ ET EKSEMPEL: Som en studentforening, ønsker man som regel ikke å ”sko seg” på medstudentene sine, og tar derfor gjerne snille priser for varene man selger. En slik prispolitikk er selvsagt hyggelig for de som benytter seg av foreningens tilbud. Men å være snill på denne måten har også sin pris (eller alternativkostnad som det heter på fagspråket) ved at foreningens økonomi påvirkes i negativ retning på grunn av reduserte inntekter. Foreningen vil ha vanskeligere for å bygge opp en tilfredsstillende egenkapital, og vil dermed være mer sårbar for underskudd. Kanskje må foreningen av den grunn avstå fra å arrangere større konserter, eller innlate seg på andre aktiviteter som innebærer en viss risiko. Det kan også hende at foreningen må dekke inn noe av ”tapet” ved å selge så billige varer, og derfor må prise andre ting høyere. Kanskje må foreningen sette opp prisen på medlemskontingenten, slik at foreningens medlemmer allikevel må ”betale” for å kunne nyte godt av de ellers lave prisene. Vi kan også tenke oss at foreningen i større grad enn ellers benytter seg av eksterne sponsorer til å finansiere driften, med det resultat at man må inngå kompromisser på foreningens profil og arrangementsform for å skaffe tilstrekkelige inntekter. Når vi lager et budsjett, kan vi ta utgangspunkt i hvordan vi ønsker at driften av foreningen skal være, og basere tallene våre på tidligere års budsjetter og regnskaper. Lærdommen fra tidligere tidligere års (ofte dyrekjøpte) erfaringer er svært viktige elementer i arbeidet med å lage et nytt budsjett. Når vi lager et budsjett, prøver vi å sette en verdi på ”alt”, for å kunne prioritere mellom de forskjellige aktivitetene man ønsker å gjennomføre med foreningens tilgjengelige ressurser. Det er en grunnleggende økonomisk sammenheng at det alltid vil være knapphet på ressurser, siden vi mennesker har uendelige behov og ønsker og ressursene alltid er begrensede. Denne sammenhengen vil også gjøre seg gjeldende for en liten studentforening, ved at man løpende blir tvunget til å gjøre prioriteringer underveis i driften av foreningen.

24 Budsjett Viktig å tenke på når man budsjetterer:
Et budsjett skal være så realistisk som mulig. Legg inn en sikkerhetsmargin. Viktig å tilpasse utforming og presentasjon etter budsjettype: Resultat-, salgs-, prosjektbudsjett o.l Tenk helhetlig. Budsjetter må følges opp. Kan ikke legges i skuffen resten av året! I utgangspunktet står man helt fritt i forhold til hvordan man velger å sette opp foreningens budsjett. Budsjettet er en del av foreningens internregnskap, og må ikke nødvendigvis tilfredsstille andre enn foreningens egne kvalitetskrav. Det er imidlertid mange ting det kan være lurt å tenke på når man skal lage et budsjett: For det første, bør et budsjett være så realistisk som mulig. Hvis man ønsker å imponere noen, er det bedre å gjøre det helt andre steder enn i budsjettet. Ta høyde for at inntektene kan bli litt lavere enn det du egentlig regner med, og at kostnadene kan bli litt høyere enn det du egentlig regner med. Ved å legge inn en sikkerhetsmargin både på inntekts- og kostnadssiden, har man litt å gå på hvis (NÅR!) det skulle skje noe uforutsett. En vanlig tommelfingerregel er å ha en sikkerhetsmargin på rundt 10 % av den totale budsjettrammen. Man kan lage budsjetter for omtrent alt foreningen driver med: Årsbudsjett som viser årets totale inntekter og kostnader (resultatbudsjett), salsbudsjett over hvordan omsetningen i foreningens egen pub varierer i løpet av året, budsjett for en egen festival eller ”uke”, eller budsjett for kun ett enkelt arrangement/enkel konsert. Det samme gjelder ved utforming av budsjetter som ved alt regnskapsarbeid ellers: Tenk på at de som senere skal bruke budsjettet som et planleggings- og styringsdokument faktisk må forstå innholdet i det!!! Det er veldig viktig at man tenker helhetlig når man budsjetterer. Som vi akkurat har sett på, kan man ha flere forskjellige budsjetter i bruk på samme tid. Da er det viktig at man holder tunga rett i munnen og ikke tar med verken de samme inntektene eller kostnadene flere steder. For eksempel sender kanskje noen ett budsjett til kulturstyret, ett til kommunen osv osv. ettersom tiden går og fremtiden forandrer seg for foreningens økonomi.

25 Budsjett Noen vanlige budsjett-feller: ”Inntekts-optimisme”
”Kostnads-optimisme” Bevisst feilbudsjettering Politiske motiver Upopulære/hemmelige poster For å villede En del mindre, men nødvendige kostnader har en tendens til å bli helt glemt i budsjettet. Det er mange feller man kan gå i når man skal lage et budsjett: Den aller vanligste er nok å ha for store forventninger til inntektene. Det er for så vidt naturlig at det er inntektene som utgjør den mest usikre delen av budsjettet. Det er svært vanskelig, om ikke umulig å gi et pålitelig estimat for inntektssiden. Til det er det alt for mange usikre faktorer som spiller inn, som ofte ligger helt utenfor foreningens kontroll. Man kan gjøre alt ”etter boka” i forkant av et arrangement, men allikevel ende opp med en kraftig inntektssvikt. I noen tilfeller kan det dukke opp et konkurrerende arrangement som ”stjeler” besøkende, eller kanskje det rett og slett blir så dårlig vær under arrangementet at få gidder å bevege seg utenfor døra si. Sponsor-inntekter og billettinntekter er poster det typisk er særlig lett å overvurdere. Kostnadene derimot, har vi lett for å undervurdere. Når vi budsjetterer, baserer vi oss på historiske tall og tidligere erfaringer. Mange får seg imidlertid en overraskelse når de oppdager hvor mye dyrere ting plutselig kan bli i løpet av et år. I tillegg har de fleste av oss urealistiske forestillinger om hvor flinke vi er til å forhandle og finne det beste tilbudet. Når det er sagt, er kostnadssiden allikevel den siden av budsjettet som lettest kan overvåkes og følges opp. Alle kostnader som ikke er absolutt nødvendige for å opprettholde foreningens drift, kan man rett og slett kutte helt ut når man har brukt den summen som var satt av til de aktuelle formålene i foreningens budsjett. I noen tilfeller kan enkelte krefter innen foreningen ha interesse av at det bevisst blir gjort feil i budsjettet. Siden et budsjett er det tallmessige uttrykket for planlagt aktivitetsnivå og drift i en kommende periode, kan man også se på det som et uttrykk for hva man ønsker å oppnå/signalisere overfor både regnskapets brukerne og de som benytter seg av foreningens tilbud og tjenester. Derfor kan politiske motiver føre til bevisst feilbudsjettering. I noen tilfeller kan vi også tenke oss at det er enkelte elementer rundt foreningens økonomi som man ikke ønsker å vise frem. Noen vil forsøke å skjule slike poster ved å enten gjemme de blant andre poster (= andre driftskostnader), eller utelate de helt. Man budsjetter dermed feil helt bevisst for å holde slike hemmelige/upopulære poster utenfor budsjettet. Mange glemmer helt å ta med en del mindre, men nødvendige kostnader i budsjettet sitt. Dette kan typisk gjelde for bankgebyrer, TONO-avgift, skjenkegebyr osv. Mange tar høyde for denne type ”uforutsette” kostnader ved å legge inn en ekstra pott under ”andre driftskostnader” i budsjettet.

26 Her ser vi et forslag til hvordan årsbudsjettet til en ”gjennomsnittlig” studentforening kan se ut. Man kan selvfølgelig ta med mange flere poster i budsjettet dersom man ønsker det, og på den måten gjøre budsjettet mer detaljert. NB!!! *** DET ER OGSÅ VIKTIG Å FÅ MED AT ALLE TALL ER NETTOTALL, UTEN MVA.!!!! OGSÅ VIKTIG Å TYDELIGGJØRE SKILLET MELLOM DRIFTS- OG ÅRSRESULTATET!!! Jeg må forklare de enkelte postene, hvordan vi kan skrive noter etc.

27 Regnskap i praksis Regnskapsarbeidets forskjellige faser: 1. 2. 3.
Transaksjon Tilhørende bilag GodkjenningAutorisasjon Kontering/Behandling 4. Registrering 5. Vi kan dele det praktiske regnskapsarbeidet inn i seks forskjellige faser: Utgangspunktet for alt regnskapsarbeid, er at det har funnet sted en transaksjon som må registreres i regnskapet. En transaksjon har funnet sted når eiendeler, gjeld eller egenkapital har blitt påvirket som følge av en økonomisk begivenhet eller hendelse. Enhver transaksjon som hører til foreningens regnskap, MÅ være dokumentert med et tilhørende bilag. Vi kaller alle papirer og dokumenter som underbygger opplysninger i regnskapet for bilag. Det er veldig viktig at det kun er bilagene til transaksjoner som faktisk hører til foreningens regnskap som blir tatt med i regnskapet og bokført. Vi må derfor foreta en form for kontroll av alle bilagene vi får, sånn at vi kan være sikre på at vi kun tar med reelle og korrekte bilag. Vi kaller det å kontere et bilag når vi bestemmer oss for hvilke(n) konto(er) i regnskapet vi skal registrere de aktuelle opplysningene fra bilaget på, og hvordan vi skal fordele beløpene mellom de ulike kontoene. Samtidig kan vi også påføre bilaget andre behandlingskoder, som kan forenkle den videre behandlingen av regnskapsopplysningene. Dette gjelder særlig momskoder, som bestemmer hvilken mva.-sats som skal benyttes ved den senere tallbehandlingen, og om det er snakk om utgående eller inngående merverdiavgift. Dersom man ønsker det, kan man også angi andre måter å systematisere og behandle bilagene på. Noen ønsker kanskje å dele regnskapet sitt inn i forskjellige avdelinger, eller ha muligheten til å lage egne regnskaper for ulike prosjekter som finner sted i løpet av året. Neste trinn er da å faktisk registrere alle opplysningene inn i regnskapssystemet. Det er denne delen av regnskapsarbeidet vi sikter til når vi snakker om ”bokføring” eller å ”føre regnskap”. Registreringen foregår rett og slett ved at vi faktisk skriver inn alle viktige opplysninger fra de forskjellige bilagene i regnskapssystemet, slik at de blir lagret elektronisk. Da blir opplysningene systematisert på en slik måte at det er lett å finne igjen og hente ut informasjonen ved behov. Den siste fasen i det praktiske regnskapsarbeidet, er rapporteringen. I dagligtale kaller vi gjerne dette for å fremlegge, presentere eller avlegge regnskapet. Og det er nettopp dét man gjør når man rapporterer: Man presenterer de endelige tallene for regnskapets brukere. Det er et grunnleggende prinsipp innen bokføring, og et krav i bokføringsloven at kontrollsporet ivaretas gjennom alle fasene i regnskapsarbeidet. 6. Rapportering

28 Regnskap i praksis Utgangspunkt: Transaksjon Vanlige transaksjoner:
”En transaksjon har funnet sted når eiendeler, gjeld eller egenkapital påvirkes som følge av en økonomisk begivenhet eller hendelse”. Vanlige transaksjoner: Varesalg til kunde (kontant) Varekjøp fra leverandør (på kreditt) Innkjøp av kontorrekvisita (kontant) Betaling av faktura over nettbank NB! Overgang av risiko og kontroll! Det finnes mange forskjellige typer- og former for transaksjoner som kan forekomme innenfor en studentforening. Typiske transaksjoner de fleste av dere helt sikkert kommer borti er: Varesalg til kunde (kontantsalg) Varekjøp fra leverandør (på kreditt) Innkjøp av kontorrekvisita (kontant fra kasse) Betaling av faktura over nettbank I regnskapssammenheng bruker vi som regel kjøpslovens definisjon for leveringstidspunktet når vi skal avgjøre tidspunktet for bokføring (bilagsdato i Mamut). Etter denne definisjonen anses en transaksjon som gjennomført når det har skjedd en overgang av risiko og kontroll. For transaksjoner hvor det er merverdiavgift inne i bildet, påløper ALLTID avgiftsplikten/fradragsretten ved tidspunktet for levering. REF TIL MVAL:????? NB! Det kan i noen tilfeller skje ting i regnskapet som ikke nødvendigvis oppfyller definisjonen av en transaksjon, men som allikevel må bokføres og tas med. Et eksempel på dette er interne fordelinger mellom kostnadssted, at man har gjort endringer i kontoplanen sin eller lignende.

29 Regnskap i praksis Bilag i regnskapet
Alt som underbygger regnskapsopplysninger = bilag ALLE transaksjoner SKAL være dokumentert med et tilhørende bilag! Mange forskjellige former for bilag: Kontantkvittering Faktura / Kreditnota Bankutskrifter Kontrakter Bilag som går tapt, må erstattes/sannsynliggjøres Alle bilag skal oppbevares i minst 10 år (lovkrav)

30 Regnskap i praksis Godkjenning / Autorisasjon
Kun bilag som hører til regnskapet skal tas med Ukjente regnskapsopplysninger må sjekkes opp Sjekk med den som har foretatt transaksjonen Er f. eks. antall varer og prisen lik det som var avtalen? Ring leverandør ved mistanke om feil i bilag/leveranse Eller dersom bilag mangler / har gått tapt Signatur(er) som bekreftelse Når bilag er sjekket og godkjent Når betaling er utført

31 Regnskap i praksis Kontering av bilag
Påfører riktig kontokode og, bestemmer på hvilke kontoer inntektene/kostnadene skal føres i regnskapet. Påfører riktige mva.-koder og eventuelle andre behandlingskoder. Påfører riktig beløp til debet/kredit Husk: Totalt beløp til debet = Totalt beløp til kredit Vær nøye! Eks: D kr ,- K-1910 kr ,- Når vi konterer et bilag, merker vi det fysisk med de aktuelle kontokodene vi ønsker å benytte, og bestemmer dermed på hvilke kontoer de aktuelle inntektene og kostnadene skal føres i regnskapet.

32 Regnskap i praksis Registrering av bilag Rapportering
Alle opplysningene registreres/skrives inn i Mamut. Hvert eneste bilag skal ha et UNIKT bilagsnummer Mamut genererer automatisk bilagsnummer Påføres bilaget i øvre høyre hjørne Overføres fra bilagsregistrering til hovedbok De registrerte opplysningene ”låses” for endringer VIKTIG: Ved feil gjøres endringer på nytt bilag De gale opplysningene ”reverseres” – de riktige føres Rapportering Registrerte regnskapsopplysninger hentes frem igjen, og… Regnskapstall presenteres til regnskapets brukere

33 Årsregnskapet Selve årsavslutningen i praksis:
Utgangspunkt: Saldobalanse Avstemming av viktige kontoer Bankkonto og kontantkasse (!) Merverdiavgift (!) Kundefordringer og leverandørgjeld (!) Rette opp feil funnet ved avstemming av kontoene Oppgjørsposteringer Avslutte alle periodene Disponering av årsresultatet Overskudd: Overføres TIL annen egenkapital (8960) Underskudd: Overføres FRA annen egenkapital (8990) Når du har fått registrert alle regnskapsdataene som hører til regnskapsåret, er det siste du gjør å avslutte regnskapet for det aktuelle året. Ved en årsavslutning, tar man alltid utgangspunkt i en saldobalanse, som inneholder summen av alle posteringene på de forskjellige kontoene i regnskapet. Det skal godt gjøres at man ikke har klart å gjøre noen feil i løpet av året. Eventuelle feil i regnskapet kan vi avdekke ved å avstemme de forskjellige kontoene. Da kontrollerer man at beløpene man har registrert i regnskapet sammensvarer med beløpet som fremkommer i virkeligheten. Et godt eksempel på dette er en bankavstemming. Hensikten med den er å …. Oppgjørsposteringer kaller vi de siste registreringene vi foretar i regnskapssystemet før vi avslutter regnskapet vårt. Årsaken til at vi må foreta disse registreringene helt til slutt, er at de bygger på opplysninger eller hendelser som har oppstått eller funnet sted i løpet av det inneværende regnskapsåret. Den vanligste (og viktigste!) oppgjørsposteringen vi må foreta, er å telle varelageret og korrigere varekostnaden for beholdningsendringene som har skjedd siden forrige periode. På den måten finner vi periodens virkelige varekostnad, eller ”solgte varers inntakskost” som det gjerne kalles. Da vil resultatregnskapet vårt gjenspeile de virkelige kostnadene foreningen har hatt, uavhengig av hvor mye varer som er kjøpt inn i løpet av året. Dersom foreningen har kostbare eiendeler den avskriver over flere år, eller er nødt til å nedskrive noen av fordringene sine, gjøres også det som en oppgjørspostering. Alle slike oppgjørsposteringer føres gjerne pr. 31/12, på periode 13 i Mamut.

34 Årsregnskapet ”Svenneprøven for økonomiansvarlig”
Består av tre forskjellige deler: Resultatregnskapet Viser foreningens samlede inntekter og kostnader innenfor en gitt periode. Differansen inntekter – kostnader = årets resultat. Balanseregnskapet Oversikt over foreningens samlede eiendeler, egenkapital og gjeld pr Egenkapital pr = egenkapital ved periodens begynnelse +/- årets resultat. Summen av eiendelene er ALLTID lik summen av EK + gjeld! Noter En nærmere forklaring av de viktigste postene i resultat-regnskapet og balansen. Viktig at interessentene forstår tallene i regnskapet! Det er å fullføre årsregnskapet som er den aller største og viktigste oppgaven for en økonomiansvarlig.

35 Merverdiavgift Avgift på omsetning av de aller fleste typer varer og tjenester. En indirekte skatt. Skal bare være en kostnad for de som kjøper en avgiftspliktig vare eller tjeneste i siste omsetningsledd, altså ved salg til forbrukere. Næringsdrivende får fradag for (inngående) mva. de har betalt ved innkjøp til næringen. Flere forskjellige satser: 25%, 13%, 8% og 0%. En av statens viktigste inntektsposter. Den aller viktigste plikten foreningen/du har!!! Hva er egentlig merverdiavgift? Merverdiavgift er rett og slett en prosentvis avgift som staten har bestemt at skal tillegges prisen ved omsetning av de fleste varer og tjenester. Navnet kommer av at varer og tjenester ved bearbeidelse i de forskjellige omsetningsleddene blir tillagt en merverdi, og denne vil staten ha sin del av. Vi kaller også merverdiavgiften for en indirekte skatt. Det er for tiden fire forskjellige satser for merverdiavgift: 25 %, 13 %, 8 % og 0 %. Statens inntekter fra merverdiavgiften beløper seg til ca. 150 milliarder per år (!). Disse enorme inntektene er naturlig nok staten svært opptatt av at faktisk blir oppkrevet og innbetalt til statskassen. Å sørge for at det blir beregnet, oppkrevet, innrapportert og innbetalt korrekte beløp i merverdiavgift fra foreningen din, er den viktigste plikten du har som økonomiansvarlig.

36 Merverdiavgift En ”usynlig”, men høyst reell avgift:
Eks. Du kjøper en genser til kr. 498,- i en klesbutikk. Hvor mye av dette er mva. til staten, og hvor mye er butikkens salgsinntekt? 498/1,25 = 398,40 kr. i inntekt til butikken 398,40 x 0,25 = 99,60 kr. til staten i mva. Hvis du vil sitte igjen med kr. 34 i inntekt for hver øl du selger, hvor mye må du da ta betalt for den? 34,00 x 1,25 = 42,50 kr. i utsalgspris I det daglige legger vanlige privatpersoner og forbrukere lite merke til merverdiavgiften, siden den allerede er inkludert i alle priser som blir opplyst til disse gruppene. Men avgiften er høyst reell, og gjør at nesten alle varer og tjenester vi kjøper blir mye dyrere, samtidig som staten får store inntekter.

37 Merverdiavgift Hvem er avgiftspliktige? Hva innebærer avgiftsplikten?
Veldedige og allmennyttige organisasjoner med en avgiftspliktig omsetning på mer enn kr ,- Grensen for andre frivillige organisasjoner er kr ,- Grensen for vanlige næringsdrivende er kr ,- Man må selv ta kontakt med fylkesskattekontoret og registrere seg i avgiftsmanntallet når grensen passeres. Hva innebærer avgiftsplikten? Avgiftspliktige må oppkreve merverdiavgift på vegne av staten ved alt salg av avgiftspliktige varer og tjenester. Sende inn omsetningsoppgaver til fylkesskattekontoret og innbetale skyldig/oppkrevet merverdiavgift 6 ganger pr. år. Følge bestemmelsene i lov om merverdiavgift med forskrifter Se for øvrig brosjyre fra Skattedirektoratet!!! Det er størrelsen og arten av foreningens inntekter som avgjør om den er avgiftspliktig eller ikke. For frivillige organisasjoner er beløpsgrensene for avgiftsplikt høyere enn for ”vanlige” næringsdrivende. For frivillige organisasjoner som også er veldedige og allmennyttige, er beløpsgrensen kr ,- De aller fleste studentforeninger vil høre til denne gruppen, med unntak av politiske organisasjoner og studentorganisasjoner som utfører samme type oppgaver som en arbeidstakerorganisasjon og************ Som hovedregel er all omsetning av varer og tjenester merverdiavgiftspliktig. Staten har imidlertid funnet det hensiktsmessig å gjøre unntak og gi avgiftsfritak for enkelte grupper varer og tjenester. De viktigste unntakene er: **** Det er opp til en selv å forstå når grensen for avgiftsplikt eventuelt passeres, og foreta registrering i merverdiavgiftsmanntallet hos fylkesskattekontoret.

38 Merverdiavgift Hvilke varer og tjenester er avgiftspliktige?
1. Omsetning innenfor avgiftsområdet: Avgiftspliktig – utg. avgift må beregnes / fradragsrett De aller fleste typer varer og tjenester Avgiftsfri – utg. avgift må ikke beregnes / fradragsrett Enkelte spesielle unntak gitt i mval §§16 og 17. Varer og tjenester som eksporteres til utlandet Aviser, bøker og tidsskrifter under visse forutsetninger 2. Omsetning utenfor avgiftsområdet: Avgift skal ikke beregnes eller tillegges/ Ikke fradragsrett Spesielle unntak gitt i mva. §§5, 5a og 5b. Helse- og sosialtjenester, undervisningstjenester, finanstj. Kunst og kultur, teater, museer, konserter, idrettsarr. etc. Veldedige og allmennyttige organisasjoner, kontingent etc. Når det gjelder merverdiavgift, deler vi omsetning av varer og tjenester inn i tre forskjellige kategorier: Innenfor avg. Omr. – avg. Pl. Innenfor avg. Omr. – avg. Fri. Utenfor avg. Omr. – avg. Fri

39 Merverdiavgift Beregning av utgående merverdiavgift
Utgående merverdiavgift legges til varens pris Utsalgspris = varens pris x 1,25 Eller når merverdiavgift er inkludert i varens pris: Utg. mva = Pris inkl. mva. - Pris inkl. mva./1,25 Må beregnes og oppkreves ved all omsetning av avgiftspliktige varer og tjenester. Men kun registrerte i merverdiavgiftsmanntallet Det er strenge krav til dokumentasjon når man krever inn mva. Se bokføringsforskriften!

40 Merverdiavgift Fradrag for inngående merverdiavgift
Næringsdrivende som er registrert i avgifts-manntallet får fradrag for merverdiavgift de har betalt ved anskaffelser til bruk i næringen. Må ha ”nær tilknytning” til den avg. pl. virk. Innkjøp av varer for videresalg Administrative/andre driftsrelaterte kostnader IKKE sosiale kostnader/representasjon etc. Fradrag kan bare kreves hvis bilaget som skal dokumentere det oppfyller krav i lov/forskrift Utg. mva.–Inng. Mva = Skyldig mva./avg.tilgode HUSK MVAL. §25!!!!

41 SETT INN NY OPPG: MED RIKTIGE % SATSER!!!!!!!
HER VIL DET BLI KLIPPET INN EN OMSETNINGSOPPGAVE SLIK DEN SER UT I MAMUT, OG JEG GJENNOMGÅR HVORDAN DEN SKAL FYLLES UT – OG HVA DE FORSKJELLIGE POSTENE BETYR. OG JEG MÅ FORTELLE OM ALTINN.NO!!! ALLE AVGIFTSPLIKTIGE FÅ TILSENDT INNBETALINGSBLANKETTER MED KID-NUMMER FRA FYLKESSKATTEFOGDEN, SLIK AT MAN ENKELT KAN INNBETALE SKYLDIG MVA. HAR FORENINGEN MER INNGÅENDE ENN UTGÅENDE MVA. I EN ELLER FLERE TERMINER, FÅR MAN UTBETALT TILGODEBELØPET. Huskeliste for avgiftspliktige: Omsetningsoppgave til fylkesskattekontoret 6 terminer i året Viktig å levere til riktig tid!!! Betale inn evt. skyldig mva. til skattefogden i tide Omsetningsoppgave må sendes til fylkesskattekontoret senest 1 måned og 10 dager etter utløpet av regnskapsterminen. Dvs. at omsetningsoppgave for 1. termin (januar og februar) må sendes inn senest 10. April, for 2. termin (mars og april) senest 10. juni og så videre. For avgiftspliktige med liten omsetning (<1mill pr. år), skal det leveres årsterminoppgave senest 10. februar året etter avgiftssåret. Dersom man løpende oppfyller de plikter og tidsfrister man må forholde seg til som avgiftspliktig, er det veldig greit å ha et godt forhold til fylkesskattekontoret og fylkesskattefogden. Hvis man derimot************ NB!!! DET BØR ABSOLUTT SETTES INN EN SLIDE SOM VISER HVORDAN EN OMSETNINGSRAPPORT SER UT, OG GIS EN FORKLARING OM HVORDAN DEN SKAL FYLLES UT- OG SENDES INN VIA ALTINN.NO!!!

42 Merverdiavgift Merverdiavgift i regnskapsarbeidet
Bruk av momskoder ved kontering og registrering av bilag. Påføres etter kontokoden på alle bilagene Sørger for at Mamut gjør utregningene for oss De vanligste momskodene (i Mamut) er for tiden: 0 - Ingen mva. – behandling, nullsats 90 - Ingen mva. – behandling, utenfor mva. området Bilag med utgående avgift, høy sats (25%). Bilag med utgående avgift, mellomsats (13%). 356 - Bilag med inngående avgift, høy sats (25%). 352 - Bilag med inngående avgift, mellomsats (13%) Eks: D – 4000 – 356 kr ,- K – kr ,- KAN SOM EN KURIOSITET OGSÅ NEVNE 11,11 – satsen??? (KALLES 11% - SATSEN FORTSATT FOR LAV SATS, ELLER ER DETTE MELLOMSATS ETTER AT 7%-SATSEN BLE INNFØRT?????? FINN UT!) BØR DET OGSÅ VÆRE EN PRAKTISK OPPGAVE OM MERVERDIAVGIFT I KURSET ??? ELLER RETTERE SAGT: ER DET TID TIL DET??? HER BØR JEG SENDE RUNDT NOEN BILAG HVOR DET ER BRUKT MOMSKODER OG/ELLER TEGNE OPP EKSEMPLER PÅ FLIPOVEREN!!!

43 Reskontro Definisjon: Mellomværende mellom foreningen og leverandører/kunder. Lov om merverdiavgift og bokføring: Alle avgiftspliktige MÅ føre en oversikt over kunde/leverandørreskontro. Mamut og andre regnskapsprogrammer holder god oversikt, og gjør jobben enkel for oss. Føres på egne kontoer i regnskapet: Kundefordringer (Konto 1510 i Mamut) Leverandørgjeld (Konto 2410 i Mamut) Et utmerket hjelpemiddel for å holde oversikt over foreningens utestående fordringer og gjeld. Man bør ”rydde” i reskontroen sin jevnlig! Vet du hva en reskontro er? Føres det reskontro i DIN forenings regnskap? Foreningens reskontro viser mellomværende mellom foreningen og leverandører/kunder. Sagt på en enklere måte, viser en reskontro rett og slett hvem som skylder hvem penger, og hvilke beløp det gjelder. Det er to forskjellige typer reskontro: 1. Kundereskontro, som viser hvor mye penger foreningen har utestående hos sine kunder (evt. hvor mye penger foreningen skylder sine kunder). 2. Leverandørreskontro, som viser hvor mye penger foreningen skylder til sine leverandører (evt. har til gode hos sine leverandører). NB!!! ALLE TRANSAKSJONER ER SPESIFISERT PÅ DEN ENKELTE KUNDE/LEVERANDØR!!!!!! (PÅ 1510/2410) Lov om merverdiavgift (§ ???) krever at alle avgiftspliktige må føre en oversikt over kunde- og leverandørreskontro. Årsaken til dette er at staten skal kunne kontrollere at den enkelte næringsdrivende faktisk innbetaler all merverdiavgiften den har innkrevet, og at den næringsdrivende ikke krever mva.-fradrag for varer den ikke har kjøpt eller ikke har rett til fradrag for. Når alle fører kunde- og leverandørreskontro, vil alle opplysninger om avgiftspliktig salg bli dokumentert to ganger. Et salg som er registrert i kundereskontroen hos èn næringsdrivende (selgeren), vil fremkomme som et kjøp med akkurat det samme beløpet i leverandørreskontroen hos motparten (kjøperen).

44 Reskontro Eksempel: Inngående faktura fra leverandør:
Foreningen kjøper kontorrekvisita: D Kr ,- Foreningen pådrar seg gjeld til leverandør: K Kr ,- En stund senere blir fakturaen betalt i bank: Foreningen betaler sin gjeld til leverandøren: D-2410 kr ,- Foreningens bankkonto blir redusert: K-1930 kr ,- FOR AT DELTAKERENE LETTERE SKAL FORSTÅ DETTE, BØR JEG ABSOLUTT OGSÅ TA MED AT FORENINGEN BETALER DEN INNGÅENDE FAKTURAEN (SLETTER GJELDEN SIN I RESKONTRO).

45 Reskontro Eksempel: Utgående faktura til kunde:
Foreningen får en fordring på kunden: D-1510 Kr ,- Foreningen får en inntekt fra salget: K Kr ,- Litt senere betaler kunden fakturaen i bank: Foreningen får penger inn på bankkontoen: D-1930 Kr ,- Foreningens fordring på kunden blir redusert: K-1510 Kr ,- BØR OGSÅ FÅ MED AT FORENINGENS KUNDE BETALER SIN FAKTURA, OG DERMED NEDBETALER FORDRINGEN SOM FORENINGEN HAR PÅ KUNDEN.

46 Organisering av arbeidet
Noen tips som kan gjøre alt MYE lettere Hold orden i papirene – Kjøp permer i går!!! Inndeling i hensiktsmessige bilagsarter De eldste bilagene nederst/bakerst i permen Fordel arbeidet jevnt utover året. NEI, regnskapsjobben går verken enklere eller bedre om du utsetter å gjøre den til i morgen Vær streng med å kreve riktig dokumentasjon! Gjør også de andre i foreningen ansvarlige Dokumentèr rutinene og arbeidet ditt! Å holde orden i papirene sine er alfa og omega når man skal være økonomiansvarlig. Hvor flink du er til å organisere alle papirene og arbeidsoppgavene dine på en praktisk og effektiv måte, bestemmer i stor grad om jobben din som økonomiansvarlig blir en hyggelig og lærerik erfaring- eller et mareritt som henger over deg og gir deg konstant dårlig samvittighet… Den aller beste investeringen du kan gjøre som økonomiansvarlig, er å kjøpe permer som kan hjelpe deg med å holde orden i alle papirene. Det er ikke til å komme bort i fra at det blir ganske mye papirer å holde styr på i løpet av et år – ofte flere hundre, kanskje flere tusen bilag. Da er det lett å skjønne at det fort kan gå over styr hvis man bruker skrivepulten og tilfeldige skuffer som arkiv… Derfor kan det ikke sies tydelig nok: KJØP NOK PERMER TIL Å KUNNE SAMLE ALLE BILAGENE ETTER HVERT SOM DE KOMMER/BLIR LAGET, PÅ EN MÅTE SOM GIR GOD OVERSIKT OG GJØR DET LETT Å FINNE DE FREM NÅR DU TRENGER DEM. Det er veldig vanlig å dele bilagene inn i forskjellige bilagsarter, slik at man kan oppbevare og behandle like bilag mest mulig likt. Det er tidsbesparende, og sikrer en mer helhetlig og ensartet regnskapsbehandling. Det kan ofte være fristende å utsette regnskapsarbeidet utover året og ”samle opp” arbeidet i skippertak som man tar noen ganger i løpet av året. Vi er alle forskjellige når det gjelder hvilke arbeidsmetoder vi trives best med, men skippertaks-metoden er ikke å anbefale når man driver med regnskap. Sjansen er stor for at du må ”betale tilbake” både to og tre ganger den tiden du ”sparer” og bruker til andre ting når du utsetter regnskapsoppgaver. Å tyde to måneder gamle post-it-lapper hvor du har notert viktige regnskapsopplysninger om f.eks. bardriften og billettsalget en spesiell kveld, er ikke lett. Det er mye bedre å gjøre regnskapsoppgave når alle tallene og hendelsene er ferske, slik at man ikke risikerer at det endelige regnskapet gir et feilaktig inntrykk av foreningens drift.

47 Organisering av arbeidet
Inndeling i hensiktsmessige bilagsarter: Inngående faktura (IF) Alle inngående fakturaer og kreditnotaer Utgående faktura (UF) Alle utgående fakturaer og kreditnotaer Bankbilag (B) Alle bilag som dokumenterer bevegelser på bankkontoen Innbetalinger/utbetalinger Kasse (K) Alle bilag som er utbetalt/innbetalt over kontantkassa. Diverse (D) Alle resterende bilag, utleggsbilag, korreksjoner etc. Hva er bilagsarter og bilagsserier? Hvordan kan bruken av de lette regnskapesarbeidet vårt? En bilagsart er en slags gruppe hvor vi samler mest mulig ensartede bilag. Det er mange fordeler med å oppbevare de forskjellige bilagsartene tydelig atskilt. For å gjøre det, kan man bruke skilleark og merke permene tydelig med hvilke bilagsarter og bilagsserier de inneholder. Det aller beste er imidlertid å ha en egen perm for hver enkelt bilagsart, som er tydelig merket med bilagsnumrene/serien utenpå. Husk at når man setter bilagene inn i permen, skal man alltid sette inn de eldste bilagene først/bakerst, og de nyeste bilagene sist/fremst. Når man registrerer/regnskapsfører bilag begynner man alltid bakerst i permen, og blar seg fremover.

48 Organisering av arbeidet
Bruk av skjemaer i regnskapsarbeidet Kan standardisere og forenkle operasjoner Gjør det lettere å holde orden i papirene Mange forskjellige skjemaer man kan bruke: Utleggsskjema Oppgjørsskjema for kasseoppgjør Skjema for varelager/telling Skjema for utbetaling av artisthonorarer Ikke oppgavepliktige utbetalinger (max. 2000,-) På SiO Læringsmiljø sine nettsider finner du mange forskjellige skjemaer til nedlasting. Det kan være veldig lurt å benytte seg av forhåndslagde, spesialtilpassede skjemaer i regnskapsarbeidet. Fordelen med å bruke skjemaer, er at man kan standardisere regnskapsoperasjoner som går igjen – og gjøre de enklere å gjenkjenne og behandle. I tillegg blir det svært mye enklere å holde orden i papirene sine når alle bilagene er i samme format, og er sortert i tilnærmet like ”bolker”. Det finnes et vell av forskjellige skjemaer man kan bruke, og utformingen kan variere svært mye fra virksomhet til virksomhet. Noen vanlige typer skjemaer som det kan være lurt å benytte seg av er: Kvitteringsskildring Skjema for kontanttransaksjoner Skjema for varelager/varetelling Skjema for utbetaling av artisthonorar Ikke utbetalingspliktige utbetalinger Det aller mest vanlige og anvendelige skjemaet er kvitteringsskildringen. Dette skjemaet benytter man til å gi nærmere informasjon om hva slags…………. Samt å stifte fast den aktuelle kvitteringen i et A4-ark, slik at den blir lettere å oppbevare. Mindre sjanse for at den går tapt……… (HER VIL DET VÆRE LURT Å SENDE RUNDT NOEN EKSEMPLER PÅ BILAG SOM ER STIFTET FAST TIL DISSE SKJEMAENE, SLIK AT DELTAKERENE SER HVILKEN NYTTE DE HAR AV Å BRUKE SKJEMAER I ARBEIDET SITT.) HUSK OGSÅ Å OPPLYSE OM AT ALLE SKJEMAER LIGGER PÅ NETTSIDENE TIL SiO-LÆRINGSMILJØ, OG AT FORENINGENE FRITT KAN LASTE NED- OG BENYTTE SEG AV DE…..

49 CASE – Blindern Studentforening
Til dette regnskapskurset er det laget et stort case, som skal følge dere gjennom alle de tre kurskveldene. Dette caset er laget med den hensikt å prøve å simulere det økonomiske livet til en ”gjennomsnittlig” studentforening, i den grad noe slikt finnes, og ta for seg regnskapsmessige problemstillinger en slik forening kan møte i løpet av et regnskapsår. Nå skal dere få stifte kjennskap med ”Blindern Studentforening” og økonomiansvarlig Kristine Kroneteller. Oppgaven deres blir nå å hjelpe henne med å kontere og registrere alle foreningens bilag for 2004, og ta i bruk regnskapsprogrammet Mamut for første gang. På den måten vil dere få øvet dere på alle de viktigste oppgavene som vil møte dere i arbeidet deres som økonomiansvarlige. På slutten av den siste kurskvelden kan dere avslutte deres første Mamut-regnskap, skrive ut omsetningsrapporter for mva. - og helt til slutt deres første, endelige årsregnskap. Her kommer caset om ”Blindern Studentforening”: CASE – Blindern Studentforening Blindern Studentforening (BSF) holder til i en av kjellerne på Blindern, og har en variert virksomhet som retter seg spesielt mot studentene ved Universitetet i Oslo. Foreningens formål er å være et godt studentsosialt tilbud til studentene, og gjennom et bredt spekter av aktiviteter og arrangementer kunne bidra til å skape et godt og inkluderende miljø for studentene ved universitetet. UiO stiller romslige kjellerlokaler gratis til disposisjon, og dekker også strøm og kommunale avgifter. I lokalene har BSF sine kontorer, og et selskapslokale med bardisk, egen scene og sitteplasser til ca. 150 glade studenter. Der driver de sin egen pub, ”Wunder BAR”, hvor det selges stort sett bare øl, vin, kaffe og mineralvann. Det serveres også enkle småretter som baguetter og pølser. Puben er åpen stort sett hver dag mellom kl til 01.00, så fremt det er noen av de frivillige medlemmene som har anledning til å jobbe. Det er ingen ansatte i foreningen, den drives utelukkende på frivillig basis av foreningens medlemmer. Mesteparten av foreningens inntekter kommer fra driften av puben, men det arrangeres også noen konserter og fester i løpet av året som det selges billetter til. Ved slike arrangementer blir det satt opp en betjent garderobe som også skaffer inntekter. Salg av medlemskap i foreningen er også en inntektskilde, men mesteparten av inntektene går rett tilbake til medlemmene i form av rabatter på varer/konserter og andre goder. I medlemsbladet ”Wunder BLAD”, som kommer ut ved begynnelsen av hvert semester, selger foreningen annonser til sponsorer i en foreløpig beskjeden utstrekning. Foreningen mottar driftsstøtte fra Kulturstyret. På kostnadssiden er foreningens økonomi veldig styrt av aktivitetsnivået, siden UiO dekker de fleste av de faste kostnadene. De største kostnadspostene er: innkjøp av varer, PR- og markedsføringskostnader, artisthonorarer og leie av lyd/lys ved arrangementer. I tillegg bruker foreningen litt penger på kontorrekvisita, renhold, mat på styremøter og innkjøp av forskjellige småting de ellers trenger. Kristine Kroneteller overtok som økonomiansvarlig i foreningen Hun ble ikke imponert over jobben forgjengeren sin hadde gjort, og fant fort ut at hun måtte gjøre noen grep for å gjøre regnskapet ryddigere og lettere å forstå for de andre medlemmene i foreningen. Det viste seg at BSF hadde svært mangelfulle rutiner på de fleste områder når det gjaldt økonomi og regnskap, og de tidligere årsregnskapene var ført i gamle kladdebøker med kaffeflekker og rotete Excel-ark. Bilagene for tidligere år var det heller ikke noe bedre stelt med: Bilagene for 2003 lå i Kiwi-plastposer, for 2002 i Rema-plastposer, for 2001 i Rimi-plastposer osv……. Kristine meldte seg på regnskapskurs hos SiO læringsmiljø, og der fikk hun en innføring i hvordan jobben som økonomiansvarlig EGENTLIG skal gjøres. Hun lærte seg grunnleggende regnskapsføring, de viktigste lovene og reglene og hvordan man kan organisere arbeidet og alle bilagene på en praktisk og ryddig måte. Der fikk hun også lære hvordan man fører regnskap i regnskapsprogrammet Mamut. Det syns hun var så gøy at hun ble fast bestemt på at BSF skulle føre alt regnskapet sitt i Mamut i fremtiden. I foreningens tidligere årsregnskaper var det så mye rot, feil og inkonsekvent bruk av regnskapsposter at hun måtte begynne med helt blanke ark. Det første hun gjorde var å skaffe seg en ordentlig oversikt over foreningens inngående saldo (balanse) : Eiendeler, gjeld og egenkapital pr Hun sjekket grundig hvilke fakturaer som var mottatt og sendt før årsskiftet, men ennå ikke ut-/innbetalt. Like grundig telte hun opp kontantkassa og varelageret, og skaffet bekreftelser på saldoen på alle bankkontoer. Siden dette er første gang foreningens regnskap blir ført i Mamut, må BSFs inngående saldo legges inn i Mamut manuelt som et eget bilag (IS-1). Inngående balanse for Blindern Studentforening pr :Eiendeler:1461 Varebeholdning øl kr , Kundefordringer kr , Kontantkasse kr , Bank, brukskonto kr , Bank, sparekonto kr ,63 Sum eiendeler: kr ,00 Egenkapital + gjeld:2050 Annen egenkapital kr (66 035,00)2410 Leverandørgjeld kr (11 215,00)2750 Oppgjørskonto mva. kr (7 111,00)Sum egenkapital + gjeld: kr (84 361,00)Saldoen på konto 1510 kundefordringer består av en enkelt fordring på SPORTY AS for sponsorinntekter som ble fakturert og inntektsført i Tilsvarende består saldoen på konto 2410 leverandørgjeld av gjeld til en enkelt leverandør, ØLHUND AS, for varer som ble mottatt og kostnadsført i 2003.Saldoen på konto 2750 oppgjørskonto mva. gjelder skyldig merverdiavgift til staten fra siste periodei 2003, som ikke hadde forfalt til betaling pr    Det neste Kristine Kroneteller gjorde var å lage en ordentlig kontoplan, slik at hun kunne få god oversikt over de viktigste inntektene og kostnadene i foreningen. En god kontoplan vil også gjøre at det blir mye lettere å sammenligne regnskapene fra år til år, og se hvordan økonomien utvikler seg i forhold til budsjetter og planer. Hun lagde også et oppsett over hvordan hun skulle organisere alle bilagene sine i fornuftige bilagsarter, slik at det ble lettere å ta vare på og finne frem til riktig bilag ved behov. Til dette arbeidet tok hun utgangspunkt i hva Mamut bruker som standarder, og bestemte seg også for å bruke samme mva.-koder som Mamut ved kontering av bilag. Kontoplan for Blindern Studentforening:Balansekontoer:Kontonr.Kontonavn/beskrivelseBruksområde / kommentarMva.-beh.1460Varebeholdning, matAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1461Varebeholdning, ølAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1462Varebeholdning, vinAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1463Varebeholdning, brennevinAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1464Varebeholdning, rusbrus / ciderAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1465Varebeholdning, mineralvannAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1466Varebeholdning, annen drikkeAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1467Varebeholdning, tobakk / sigaretterAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1468Varebeholdning, andre varerAnskaffelseskostnaden for varer på lagerIngen1510KundefordringerKunde-reskontro, spesifisert på kundenr.Ingen1520Andre kortsiktige fordringerUtlån etc.Ingen1900NattsafeNattsafe-avtale tilknyttet brukskontoIngen1910KontantkasseKontanterIngen1920Bankinnskudd, brukskontoBordea, kontonummer Ingen1930Bankinnskudd, sparekontoBordea, kontonummer Ingen2050Annen egenkapitalForeningens egenkapital.EK=Eiend.-GjeldIngen2220Gjeld til kredittinstitusjonerBanklån etc.Ingen2410LeverandørgjeldLeverandør-reskontro, spesifisert på lev.nr.Ingen2710Utgående merverdiavgift 25%Mva.-kontoer. Genereres av Mamut.Ingen2715Utgående merverdiavgift 11%Mva.-kontoer. Genereres av Mamut.Ingen2716Utgående merverdiavgift 7 %Mva.-kontoer. Genereres av Mamut.Ingen2720Inngående merverdiavgift 25%Mva.-kontoer. Genereres av Mamut.Ingen2725Inngående merverdiavgift 11%Mva.-kontoer. Genereres av Mamut.Ingen2726Inngående merverdiavgift 7 %Mva.-kontoer. Genereres av Mamut.Ingen2750Oppgjørskonto merverdiavgiftSkyldig merverdiavgift/mva. til gode.Ingen2990Annen kortsiktig gjeldAndre gjeldsposterIngen Resultatkontoer:Kontonr.Kontonavn/beskrivelseBruksområde / kommentarMva.-beh.3010Salg av matSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3011Salg av ølSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3012Salg av vinSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3013Salg av brennevinSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3014Salg av rusbrus / ciderSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3015Salg av mineralvannSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3016Salg av annen drikke, alkoholfriSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3017Salg av tobakk / sigaretterSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3018Salg av andre varerSalgsinntekt fra bardrift / serveringUtg. 25 %3020Salg av næringsmidler, "Take away"Salgsinntekt fra "Take-away-salg"Utg. 11 %3030GarderobeinntekterVed konserter etc.Utg. 25 %3040Sponsorinntekter, avg.pliktigeAvgiftspliktige sponsorinntekterUtg. 25 %3060Uttak av varerUttak av avgiftspliktige varer gir mva.-plikt!Utg. 25 %3110Salgsinntekt, avgiftsfriSalg av souvenirer/effekter av liten verdiIngen3210Billettinntekter Brutto billettinntekter fra konserterIngen3240Avgiftsfrie sponsorinntekterAnnonser i semesterprogram er avgiftsfrieIngen3250Salg av medlemskapInntekter fra solgte medlemskapIngen3400Offentlig tilskudd/støtteTilskudd fra kommunale/statlige organerIngen3410Støtte fra UiO/kulturstyretStøtte, Uio, KulturstyretIngen3700ProvisjonsinntektKickback-bonus fra drikkevareleverandørUtg. 25 %3900Annen inntekt, avgiftspliktigAndre inntekter det skal betales mva. av.Utg. 25 %3910Annen inntekt, ikke avgiftspliktigAndre inntekter uten avgiftspliktIngen4010Kjøp av matInnkjøp av varer for videresalgInng. 11 %4011Kjøp av ølInnkjøp av varer for videresalgInng. 25 %4012Kjøp av vinInnkjøp av varer for videresalgInng. 25 %4013Kjøp av brennevinInnkjøp av varer for videresalgInng. 25 %4014Kjøp av rusbrus / ciderInnkjøp av varer for videresalgInng. 25 %4015Kjøp av mineralvannInnkjøp av varer for videresalgInng. 11 %4016Kjøp av annen drikke, alkoholfriInnkjøp av varer for videresalgInng. 11 %4017Kjøp av tobakk / sigaretterInnkjøp av varer for videresalgInng. 25 %4018Kjøp av andre varerInnkjøp av varer for videresalgInng. 25 %4090Beholdningsendring, matKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4091Beholdningsendring, ølKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4092Beholdningsendring, vinKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4093Beholdningsendring, brennevinKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4094Beholdningsendring, rusbrus / ciderKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4095Beholdningsendring, mineralvannKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4096Beholdningsendring, annen drikkeKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4097Beholdningsendring, tobakk / sigaretterKonstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4098Beholdningsendring, andre varer Konstatert økning(-) / reduksjon(+) i lagerIngen4400EmballasjePant for tomflasker, bokser, paller etc.Ingen4600Svinn varerSynliggjøring av svinn, ukurans etc.Ingen5990Ikke innberetningspliktige lønnsutbet.Max. Kr. 2000,- pr. privatperson pr. år.Ingen6300Leie av lokalerLeiekostnad, husleie( * )6320Renovasjon, vann, avløp mv.Kostnader til avfallshåndtering etc.Inng. 25 %6360RenholdAlle kostnader relatert til renholdInng. 25 %6430Leie av andre kontormaskinerF.eks kassaapparater etc.Inng. 25 %6450Leie av lyd- og lysutstyr Ved konserter, fast anlegg i pub etc.( * )6540Innkjøp av inventarF.eks kontormøbler eller benker i pubenInng. 25 %6580Innkjøp av teknisk utstyrInnkjøp av utstyr (til verdi under kr )Inng. 25 %6750ArtisthonorarerAlle utbetalte artisthonorarerIngen6760Rider artister Reise/opphold/mat/lokal transport etc.Ingen6780VaktholdAlle vaktkostnader( * )6800KontorrekvisitaAlle småinnkjøp til kontorarbeid Inng. 25 %6900TelefonKun fradrag m/ regning i foreningens navnInng. 25 %6940PortoInnkjøp av frimerker, forsendelseskostn.Inng. 25 %7310SemesterprogramAlle kostnader forbundet med detteInng. 25 %7320PR- og markedsføringskostnaderAnnonser,trykking av plakater/billetter etc.Inng. 25 %7600Tono-avgiftAvgift for konserter, spilling av musikk etc.Ingen7650Gebyr for skjenkebevillingGebyr til næringsetaten for skjenkingIngen7700Interne arrangementerInternfester, funksjonærhyttetur etc.Ingen7710Funksjonærgoder / StyregoderKostnader til goder/arr. for de frivilligeIngen7770BankgebyrerGebyrer ved kjøp av veksel, betaling etc.Ingen7790Annen kostnadKostnader som ikke passer annet sted ( * )8040Renteinntekter, bankRenter på innskudd i bankIngen8060Purregebyr, kunderPåløpt gebyr for purring av kunder( * )8070Renteinntekter, kunderForsinkelsesrente utestående fordringerIngen8140Rentekostnader, gjeldsrenterRenter på lån hos finansinst./andreIngen8160Purregebyr, leverandørerPåløpt gebyr for purring fra leverandør( * )8170Rentekostnader, leverandørerForsinkelsesrente på leverandørgjeldIngen8400Ekstraordinær inntektEkstraordinær inntekt, ikke driftsrelatert( * )8500Ekstraordinær kostnadEkstraordinær kostnad, ikke driftsrelatert( * )8960Overføringer annen egenkapitalDisponering av overskudd TIL annen EK.Ingen8990Udekket tapInndekning av underskudd FRA annen EK.IngenKontoplanen er en tilpasning til NS 4102 og kontoplanen i Mamut. Kolonnen for mva.-behandling angir kun hovedfokus, avvik kan selvsagt forekomme innenfor de forskjellige kontoene.( * ) betyr at mva.-behandlingen vil avvike ut i fra omstendighetene/hensikten ved kjøpet. Følgende bilagsarter- og serier benyttes ved føring av regnskap for BSF:ArtNavnBrukt til føring avSerienr.IFInngående fakturaInng. faktura/(kreditnota) reg. i reskontro001-???UFUtgående fakturaUtg. faktura/(kreditnota) reg. i reskontro001-???BBankbilagTransaksjoner med bank/nattsafebilag001-???KKontantbilagTransaksjoner over kontantkasse001-???DDiversebilagRef. av utlegg, skattefrie utbetalinger + div.001-???ISInngående saldoPeriodens inngående balanse (pr )IS-1 Blindern Studentforening benytter samme mva.-koder som regnskapsprogremmet Mamut:KodeFullt navn / forklaringBrukt til føring av0Nullsats, innenfor avgiftsområdetBilag uten avgiftsbehandling90Nullsats, utenfor avgiftsområdetBilag uten avgiftsbehandling355Utgående avgift, høy satsBilag med 25 % utgående merverdiavgift351Utgående avgift, mellomsatsBilag med 11 % utgående merverdiavgift347Utgående avgift, lav satsBilag med 7 % utgående merverdiavgift356Inngående avgift, høy satsBilag med 25 % inngående merverdiavgift352Inngående avgift, mellomsatsBilag med 11 % inngående merverdiavgift348Inngående avgift, lav satsBilag med 7 % inngående merverdiavgift Kristine Kroneteller står nå overfor jobben med å organisere, kontere og regnskapsføre alle bilagene som hører til årsregnskapet for 2004 etter den nye kontoplanen og de rammene som Mamut setter rundt regnskapsarbeidet. Din jobb blir å hjelpe henne gjennom hele prosessen… Lykke til! Oppgaver og viktige tilleggsopplysninger: Kontèr alle bilagene på listen du har fått utdelt. Bruk kontoplanen til BSF, og prøv også å angi riktig mva.-kode og bilagsart etter samme form som BSF. Registrer / bokfør alle bilagene inn i regnskapsprogrammet Mamut. Avslutt alle periodene for januar 2004 – desember Skriv ut mva.-oppg. Ved årsavslutningen oppdager Kristine Kroneteller at hun har glemt å bokføre renteinntekter fra bank på kr ,98,- og bankgebyrer på kr. 957,38,- 31 / 12 –2004 blir det foretatt telling av varelageret. Verdien av varebeholdningen av øl har nå endret seg til kr ,-. (Tips: konto 4091).

50

51


Laste ned ppt "REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google