Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektarbeid - prosjektledelse Forelesning saksbehandlerkurs 25.1.2001 Skeikampen Erik Svendsen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektarbeid - prosjektledelse Forelesning saksbehandlerkurs 25.1.2001 Skeikampen Erik Svendsen."— Utskrift av presentasjonen:

1 125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektarbeid - prosjektledelse Forelesning saksbehandlerkurs Skeikampen Erik Svendsen Oppland fylkeskommune

2 225. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Forelesningens disposisjon  Hva er et prosjekt - når er det hensiktsmessig  Typer av prosjekt  Prosjektet skapes  Prosjektplanlegging og organisering  Prosjektstart/gjennomføring  Prosjektavslutning  Prosjektkontroll

3 325. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjekt  Engangsoppgave  Ny og ukjent oppgave  Bestemt og annerledes resultat  Forandring i arbeids/livssituasjon  Krever forskjellige typer ressurser  Vanskelig arbeids- og samarbeidssituasjon  Begrensede ressurser  Tidsfrister og ressursrammer Prosjektarbeidsformen - teamarbeid

4 425. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Typer av prosjekt  I forhold til tidsaksen  Forprosjekt  Gjennomføringsprosjekt (hovedprosjekt)  I forhold til innhold/resultat  ”Bygge”prosjekt (tekniske prosjekt)  Organsiasjonsutviklingsprosjekt - prosessprosjekt  PSO-prosjekt Rent teknisk prosjekt Rent prosess- orientert prosjekt Pso - prosjekter

5 525. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektets faser Prosjekt initiering Prosjekt planlegging Prosjekt gjennomføring Prosjekt kontroll Prosjekt post -evaluering Start Gjennomføring Avslutting Enkel Utvidet Mål Planlegging Organisering Forprosjektet Hovedprosjektet

6 625. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektet skapes (prosjektinitiering)  IdeutviklingHvordan skapes et prosjekt i organisasjonen Som løsning på et problem eller fordi noen noen synes det er en god ide  Ideprioritering  Prosjektledervalg  ProsjektvalgKommer prosjektvalget før valget av prosjekt- leder. Hvilke kriterier brukes til valg av prosjekt? Noen tror det er lurt. Det er ”nødvendig” Kost/nytte er utført?

7 725. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektplanlegging og organisering  Målformulering  Prosjektplanlegging  Prosjektorganisering

8 825. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Hvorfor er målformulering viktig i planleggingen av et prosjekt?  Mål en viktig del av prosjektmandatet (beskrivelsen av prosjektet)  Mål gir grunnlag for planlegging  Mål gir grunnlag for oppfølging og kontroll  Mål - prosjektets ønskede resultat  Sjekke prosjektets forankring i oppdragsorganisasjonen Mandat må lages og godkjennes hos oppdragsgiver

9 925. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektmandat  Inneholder  Prosjektets mål - hensikt  Hvem som er oppdragsgiver  Prosjektorganisering - dvs styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe  Grov framdriftsplan  Grovt budsjett og finansieringsplan

10 1025. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Målkrav R R esultatbeskrivendeMålet skal beskrive det resultatet(effekten) som ventes, og ikke de tiltak og virkemidler som er nødvendige for å nå målet. O O perasjonelt målbareMålet må være så klart og eksakt formulert at det i ettertid er mulig å måle om målet er oppfylt. Dvs. om forventa resultat er oppnådd T T idsbestemteNytten eller effekten må kunne måles innenfor en fastlagt tidsramme. U U tviklendeMålet skal virke motiverende for den enkelte. R R ealistiskeMå kunne gjennomføres innenfor gitte budsjettrammer og totale ressurser

11 1125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Metoder for målformulering  Målbeskrivelse ved sjekklister  besvare en rekke nøkkelspørsmål på best mulig måte  ROTUR - særlig for arbeidsmål  Målbeskrivelse ved systemeringsmetoden  Reformulering  Dvs. utarbeide et grovt mål ved ideutvikling, og søke å reformulere, presisere dette gjennom overordna planlegging fram til endelig oppstart.

12 1225. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Planleggingens hensikt  Forståelse  Oversikt  Fellesskap  Grunnlag for ressursdisponeringen (grunnlag for ressurstildelingen)  Grunnlag for arbeidsdeling  Grunnlag for oppfølgingen Etter Erling S. Andersen

13 1325. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektplanlegging - prinsipper  Motiverende planlegging Stimulans for videre arbeid  Nivå inndelt planlegging Overordnet: Hva? Detalj: Hvordan?  Planlegging for målstyring Kontrollerbare slutt/delmål  Planlegging skal være teamarbeid i prosjektet

14 1425. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektplanlegging - metoder  Dataverktøy (MS Project)  Andre verktøy (Milepelsplan)  Erfaring: Dataverktøy krever mye arbeid i selve planarbeidet, og ikke minst i oppfølging. Egner seg bare for større prosjekter med relativt klare aktiviteter og god mulighet for programmering av prosjektet. Dataverktøy bygger på prinsippene i andre metoder.

15 1525. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Verktøy/metoder - beskrivelse av de enkelte  Milepelplan  Prinsippansvarskart  Aktivitetsansvarskart  Ganttdiagram  Nettverksplaner (CPM, PERT)  Ressursplanlegging

16 1625. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Milepelplan  Egner seg særlig til:  Grovplanlegging av prosjekt  Mindre prosjekt av varighet mnd  PSO-prosjekter (Personalutvikling, systemutvikling, organisasjonsutvikling)

17 1725. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Krav til milepeler  Tilstandsbeskrivelser (jfr mål)  Løsningsnøytrale  Kontrollerbare  Viktige beslutningspunkter/styringspunkter  Ikke for mange (max )  Ikke for lang tid mellom hver

18 1825. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Resultatløp:  Milepeler som gjelder samme type av resultat  Nyttig for å vise at prosjektet skal nå forskjellige typer av resultater  Eksempel: IT-prosjekt inneholder følgende delmål. Installering av program, opplæring og endring av rutiner = 3 løp. Løp

19 1925. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Arbeidet med milepelsplanen  Bestemme resultatløp (hjelp: hovedmålene/delmålene i målhierarkiet)  Søke milepeler innenfor løpene (hjelp: arbeidsmål/partielle delemål) Resultatløp gir muligheten til lettere å vurdere hvilke deler av prosjektet som er mest vellykket

20 2025. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001

21 2125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prinsippansvarskart  Ansvaret for å realisere milepelene  Prosjektadministrative og organisatoriske forhold  Faglige prinsippspørsmål

22 2225. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001

23 2325. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Roller  U - Utfører arbeidet  B - Tar hovedbeslutning  b - Tar delbeslutning  R - Må rådspørres  r - Kan rådspørres  I - Må informeres  a - Vanlig arbeidsledelse  A - Arbeidsledelse med assistanse Jfr avtaler, lovverk, tillitsvalgte Bare EN

24 2425. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Tidsplanlegging  Problemstillinger  Finnes det en bestemt ferdigdato?  Hvordan er den fastlagt?  Ekstern - intern  Ufravikelig - fleksibel  Underlag for tidsplanleggingen  Milepelplanen (den logiske strukturen)  Prinsippansvarskartet (ressursforpliktelsene)  En grov aktivitetsoversikt (de mest tid og ressurskrevende aktiviter)

25 2525. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Tidsplanlegging for milepeler  Identifisere de mest tidkrevende aktivitetene  Anslå hvor lang tid arbeidet med å nå milepelen vil ta med de forutsatte ressursene  Plassere arbeidet med milepelen i kalendertid  Tidsplanen for hver milepel blir satt sammen til antatte ferdigdatoer for hele milepelplanen

26 2625. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Aktivitetsplanlegging  Se på en milepel i gangen 1. Identifisere alle aktivitene For hver aktivitet 2. Identifisere berørte personer og deres rolle - aktivitetsansvarskart 3. Estimere arbeidsinnsatsen 4. Plassere aktiviteten i tid 5. Finnes det avhengighet mellom aktiviteter???  Hjelpemidler  Arbeidsmodeller, sjekklister, erfaringsestimater, tidligere ansvarskart for tilsvarende arbeid

27 2725. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Aktivitetsansvarskart  Jfr prinsippansvarskart

28 2825. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Nettverksplaner A B C (x) Aktiviteter: A, B, C Tidsbehov: (x) Aktivitene B og C kan ikke starte før A er ferdig Aktivitetsstart Aktivitetsslutt Avhengighetsforhold

29 2925. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Gantt-diagram Linje 1 Linje 2 Linje 3 Linje 4 Linje 5 Linje 6 Linje 7 Linje 8 jan febma r Ferdig! Svakheter:Viser ikke avhengighetsforhold mellom aktiviteter Viser ikke hvor tidlig en aktivitet kan begynne og hvor sent slutte Oversiktlig

30 3025. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Ressursplanlegging  Det finnes egne verktøy for ressursplanlegging. Kompliserte - og lite egna til vanlige prosjekter hos oss.  Bruke ansvarskart/gantt-diagram til ressursplanlegging  Ressurskalender. En enkel kalender på ukebasis der hver enkelt deltager i prosjektet angis med planlagt ressursbruk/aktivitet

31 3125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001

32 3225. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Fallgruver i planleggingen  Planleggingsnivået er unyansert og upraktisk valgt  Planleggingshorisonten er upraktisk og upsykologisk valgt  Planleggingsverktøyet innbyr ikke til kreativ kommunikasjon - bare til kjedelig byråkrati  Overoptimistiske tids- og kostandsestimater  Glemmefaktorer

33 3325. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektorganisering  Matriseorganisasjon  Adskilt prosjektorganisasjon  Hybrid modell

34 3425. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektorganisasjonen  Oppdragsgiver  Styringsgruppe (trenger vi det)  Prosjektgruppe - hvem skal være med  Referansegruppe  Arbeidsgrupper

35 3525. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Fallgruber i organiseringen  Man har ikke tenkt over at et prosjekt kan organiseres på forskjellige måter  Uklar ansvarsfordeling og uklare samarbeidsprinsipper  Nøkkelpersoner for prosjektet er ikke tilgjengelige når de er ønsket  Linjeledelse og nøkkelpersoner er ikke motivert  Feil person som prosjektleder - prosjektlederen er en teknokrat som ikke kan lede

36 3625. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektstart/gjennomføring  ”Kick-off”

37 3725. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Fallgruber i gjennomføringen  Undervurdere viktigheten av og kompleksiteten i det å få ukjente mennesker til å jobbe godt sammen.  De faglige metoder i arbeidet er for kompliserte til at de skal gi bruker engasjement  Individuelle metoder i prosjektarbeidet  Upresise mål  Stadige endringer underveis  Aktiviteter blir ikke sluttført og dokumenter før andre påbegynnes  Man godtar ikke at man ikke alltid kan lage den fullstendig perfekte løsning  Dårlig kvalitetskontroll

38 3825. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektavslutning  ”Det finnes nok eksempler på prosjekt som aldri er avsluttet”  Prosjekt har lett for å bli prosjektleder og prosjektdeltagernes ”barn”  Hvordan gjøre prosjektavslutning  Formell overdragelse av ”produktet” til oppdragsgiver.  Nedbemanning - frigi prosjektarbeiderne etterhvert som de er ferdig med sine oppgaver.

39 3925. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektkontroll - oppfølging  Prosjektrapportering  Beskrive hva som har skjedd - hvordan situasjonen er  Oppfølging  Analysere situasjonen, sette i verk tiltak og gjennomføre tiltakene  Rapportering og oppfølging bør gjøres systematisk og enkelt  Avklar på forhånd hvor ofte og hvordan  Bruk planleggingsverktøyene til rapportering/oppfølging

40 4025. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001

41 4125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001

42 4225. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektstyring  planlegge prosjektarbeidet  organisere prosjektarbeidet  følge opp prosjektarbeidet  Styring består i å organisere bruken av ressurser og styre mor mål

43 4325. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektledelse  Er å få deltagerne i prosjektet til å arbeide sammen  Forskjellige typer av prosjekter krever forskjellig vektlegging på planlegging, oppfølging og ledelse  Situasjonsbestemt ledelse  Skapelse: Kreativitet og mellommenneskelig samvirke  Planlegging: Team building  Utførelse: delegering, konfliktløsning, beskytte gruppen mot ytre innblanding  Avslutning: Ivareta deltakernes interesse

44 4425. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001  Kopi av foilene + eksempel på skjemaer for milepelsplanlegging og aktivitetkart kan finnes på


Laste ned ppt "125. januar, 2001Erik Svendsen, Saksbehandlerkurs 2000/2001 Prosjektarbeid - prosjektledelse Forelesning saksbehandlerkurs 25.1.2001 Skeikampen Erik Svendsen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google