Arkiv og interkommunale samarbeidsordninger: Langesund

Presentasjon om: "Arkiv og interkommunale samarbeidsordninger: Langesund"— Utskrift av presentasjonen:

1 Arkiv og interkommunale samarbeidsordninger: Langesund 24.10.11
Om interkommunalt samarbeid Veilederen Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger Kommunale aksjeselskap Eierskapsmeldinger Samarbeidsprosjekt Buskerud-Telemark-Vestfold / ,

2 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Om interkommunalt samarbeid - sammenheng med Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur - god og effektiv måte å løse oppgaver på - eksisterer svært mange samarbeid - økning i antall samarbeid - samarbeid om et bredt spekter av tjenester - manglende politisk styring utløser diskusjon - hva med regionrådene? Etter Schei-komiteen på 1960-tallet og sammenslåing på og 1990-tallet har det skjedd få frivillige endringer i kommunestrukturen. Nesten uforandret antall kommuner de siste 20 årene (435). alle forskningsrapporter viser at interkommunalt samarbeid er en god og effektiv måte å løse oppgaver og kommunal tjenesteproduksjon på pr. i dag ca samarbeid registrert i KRD sin database over kommunesamarbeid, men tall antyder over 6000 samarbeid (14 pr. kommune) KS sier at det er en økning i antall samarbeid, og at dette vil fortsette oppgaver det samarbeides om; administrasjon, støttefunksjoner og helsetjenester/legevakt. Samarbeides lite rundt kommunale kjerneområder (skole, barnehage, landbruk, byggesak, oppmåling) samt barnevern bekymring blant politikerne rundt manglende politisk styring samt manglende oversikt over interkommunalt samarbeid, men de vil allikevel utvide samarbeidet. Et paradoks at mest mulig i kommunen skal være under folkevalgt styre, og at dette er til hinder for effektiv oppgaveløsning. men: fortsatt 95 % av oppgavene som løses enhetskommunalt. regionråd: kun 3 % som ikke er med i regionråd. Ca. 70 totalt. Vekst i saksmengde

3 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Om interkommunalt samarbeid, forts. - arkiv ikke en viktig del av samarbeidsløsninger - arkivansvar ikke nedfelt i styringsdokumenter - vanskelig å få gjennomslag hos rådmannen - arkivlov og offentlighetslov følges ikke - offentlighetens kontrollfunksjon svekkes - tilgang til, og tolkning av arkiver, blir mindre - viktig samfunnsdokumentasjon kan gå tapt - rettighetsdokumentasjon særlig viktig arkiv, i likhet med merkantile tjenester, er ikke noe man tenker på som viktig når man etablerer interkommunale samarbeidsløsninger, og det er svært sjeldent nedfelt i samarbeidsløsningenes styringsdokumenter eller vedtekter hvordan oppleves det å få gjennomslag for slike problemstillinger hos rådmannen eller hos den som forbereder saken angående interkommunal samarbeidsløsning? samarbeidsløsningene vet kanskje ikke om de skal følge arkivlov og offentleglov, og dermed blir mange viktige opplysninger knyttet til hva det offentlige gjør, unndratt kontroll og innsynsmuligheter. Samt at viktig dokumentasjon (forskning, forvaltning, juridisk) kan gå tapt. Kanskje flere våknet noe når ny offentleglov trådte i kraft – f.eks Energiselskapet Buskerud i Drammen Jaques Derida: ”demokratiet kan måles etter i hvor stor grad menneskene har tilgang til arkivene og kan delta bl.a. i tolkningen av arkivene” kanskje særlig er rettighetsdokumentasjon viktig. Basert på tall fra KS pr. juli 2010 er det ca. 130 kommuner som har inngått samarbeid om barnevern, noen områder i Norge som skiller seg ut med mange samarbeid (Vest-Agder, Nord-Trøndelag og Telemark), mens Nordland har lite av slikt samarbeid. Dog planlegger ca. halvparten av kommunene i Nordland å gjøre dette. Hvor mange kjenner til dette for sin kommune?

4 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Om interkommunalt samarbeid, forts. Er en økning i interkommunale samarbeidsløsninger en demokratiutfordring i forhold til arkiv og tilgang til offentlige arkiv? (ja) Hvem har hovedansvaret for å løse eventuelle arkivutfordringer rundt interkommunale samarbeidsløsninger? (først og fremst rådmannen) - ”Noen” må ta et grep ifht. interkommunale samarbeidsløsninger og arkiv. Først og fremst rådmannen, men også andre aktører kan hjelpe til: Riksarkivaren/arkivverket, KS gjennom sin arkivfaggruppe (hvem kjenner til denne?), kanskje også Datatilsynet ifht. personvernspørsmål. Men hovedansvaret ligger hos rådmannen, eventuelt delegert ned til enhetsleder/etatsleder/virksomhetsleder/arkivleder etc.

5 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Om arbeidet med veilederen - Riksarkivaren oppnevnte arbeidsgruppa - det kommunale arkivmiljøet tok et hovedansvar - arbeidet ble dekket over deltakernes egne budsjetter …. - referansegruppe oppnevnt - studiebesøk til Buskerud og Telemark - planer om infobrosjyre - prosessen forsinket etter at gruppa var ferdig referansegruppe: nesten bortkasta …. Besto av rådmenn, politikere, daglig ledere for interkommunalt samarbeid samt representanter fra kommunale arkivinstitusjoner. De fleste brydde seg ikke noe særlig, kan ikke huske at det kom så veldig mange innspill annet enn fra de kommunale arkivinstitusjonene. Men en hver god arbeidsgruppe skal jo ha en referansegruppe! infobrosjyre; også bortkasta. Bør være Riksarkivarens ansvar ….

6 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Om arbeidet med veilederen, forts. Ble prosessen – og veiledningen, slik arbeidsgruppa hadde tenkt? (tja) Var det nødvendig med to års venting? (nei) Er tilsynsmyndighetene for passive når det gjelder arkivspørsmål i kommunal sektor? (ja) - Arbeidsgruppa hadde tenkt å ha med vedlegg, som for eksempel eksempler på selskapsavtaler etc

7 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Veilederen - fokus først og fremst på kapittel 5 og 6 - ”kokebok” for praktisk arbeid (forhåpentligvis) - begrepet ”rettssubjekt” sentralt (betegnelse på personer eller sammenslutninger som ifølge rettsordenen kan ha rettigheter og plikter) - rettssubjekter skal ha egen arkivtjeneste - vektlegger at det må gjøres en selvstendig vurdering av enhver interkommunal samarbeidsløsning - viktig med skriftlige avtaler, også på depot - gir råd om kommunale aksjeselskap - Har veilederen blitt det redskapet kommunene trenger?

8 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Veilederen, forts. - samarbeidsformer: interkommunalt selskap samarbeid etter kommunelovens § 27 samarbeid etter kommunelovens § 28 (vertskommune) kommunalt aksjeselskap samvirkelag og stiftelser - forholdet til arkivloven og offentleglova: skal følge offentleglov og arkivlov skal følge offentleglov men ikke hele arkivloven skal ikke følge offentleglov eller arkivlov grunnleggende: stort sett alle IKS, §-27 og §-28-samarbeid er organer i arkivlovens forstand, altså med en plikt til å føre arkiv. Kommunale aksjeselskap og samvirkelag/stiftelser holdes her utenfor, aksjeselskap kommer jeg tilbake til. IKS: alltid eget rettssubjekt, og dermed egen arkivtjeneste. Sentralt styringsdokument er selskapsavtalen. §-27: kan være eget rettssubjekt, men behøver ikke å være det. Sentralt styringsdokument er vedtektene. §-28: ikke eget rettssubjekt, underlagt vertskommunens avgjørelsesmyndighet. Sentralt styringsdokument er samarbeidsavtale. en mulig utfordring: vil den største kommunen i regionen ”alltid” være vertskommune, med hva det innebærer av arkivansvar? angående offentleglova: direkte eller indirekte en eierandel på mer enn 50 % eller kan velge mer enn 50 % av medlemmer med stemmerett i det øverste organet, da skal offentleglova gjelde. Unntak for egne rettssubjekter som driver næring i direkte konkurranse med, og på samme vilkår som, private (for eksempel RfD) hvem skal gjøre en konkret vurdering av forholdet til arkivlov og offentleglov? Rådmannens ansvar! Hvem har kompetansen?

9 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Veilederen, forts - aktivt arkiv (dagligarkiv): sakene må avsluttes (periodiseres) samt påføres referanse utlånte saker og nye løpende saker skal ikke blandes ikke-aktive objektarkiver til depot journalføring kan skje i en av eierkommunens IT-systemer egen arkivbase, evt. egen arkivdel/journalførende enhet - avsluttet arkiv: saksarkiv går til bortsetting eller til depot (fire år) objektarkiv går til depot (ti år) uttrekk fra sak/arkiv og fagsystemer i hht. arkivforskriften - Svært sjelden at samarbeidsløsninger legges ned, mindre aktuell problemstilling. Men mer aktuell der samarbeidsløsningene har holdt på en stund og skal periodisere, drive med bortsetting eller skal avlevere eller deponere arkivmateriale i depot (kanskje en stund til ….)

10 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Veilederen, forts - personalarkiv: ikke gitt at ny arbeidsgiver har krav på alle opplysninger full overføring av opplysninger krever samtykke anbefales å kopiere nødvendig informasjon avsluttet personalarkiv går til bortsetting eller depot - Ang personalarkiv og overføring av opplysninger: merk hva veiledning nr. 14 sier om dette, s. 9, pkt. 2. Kan misforstås! - Det jeg ikke sier noe om er innsynsbegjæringer. Dette er generelt kommunenes ansvar, og arkivmateriale må lånes tilbake til kommunen fra depot. Se ellers veiledningen s. 17.

11 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid - er arkivleder er delegert myndighet etter arkivforskriftens §§ 1-1 og 2-1? - hvordan følge med på mulige interkommunale samarbeidsløsninger i egen kommune? - har arkivlederne kompetanse på arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger? - ”tør” arkivlederne å ta en diskusjon med rådmannen om arkivspørsmål? - er det tid til å jobbe med disse spørsmålene, og blir de en del av saksutredningen? Hvem bør eller skal egentlig ha denne rollen - arkivlederne eller kommunearkivinstitusjonene? Er det å forvente at arkivlederne i små og mellomstore kommune skal ta et ansvar når man i tillegg er formannskapssekretær, avløser på sentralbordet og sitter deltid på servicetorget? delegering undervurdert! Ikke i orden i Drammen i mine fire første år som byarkivar …. viktig å merke seg at erfaringsmaterialet så langt sier at generelt så er etableringsfasen kritisk for å få til interkommunalt samarbeid, som regel som følge av lokaliseringsstrid og andre fordelingsspørsmål. Det er derfor utrolig viktig at arkivlederne er tidlig inne i den ”indre” prosessen dessverre har KS liten eller ingen erfaring med arkivspørsmål eller andre praktiske spørsmål rundt samarbeidsløsningene, men det finnes noen rapporter som man bør lese (ECON, NIVI, Telemarksforskning)

12 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger? - kartlegge omfanget i egen kommune, evt. med hjelp av en arkivinstitusjon (mange kommuner har ikke oversikt selv!) - enklest å begynne med vertskommunesamarbeid? - finnes det egne (interkommunale) rettssubjekter som er en del av kommunens egen arkivtjeneste? - ta direkte kontakt med kommunens representant i samarbeidsløsningen (avklares med rådmannen først) - være klar på hvem som skal forestå opplæring, kursing etc i samarbeidsløsningen mht. arkiv (ressurser!) viktigere å sette inn skytset mot de samarbeidsløsningene som allerede eksisterer! ang vertskommunesamarbeid: finnes allerede i kommunen, er kjent fordi kommunen har et arbeidsgiveransvar. generelt er arkiv mot interkommunale samarbeidsløsninger en av de viktigste oppgavene kommunene og kommunearkivinstitusjonene bør jobbe med fremover! Men: vi er prisgitt eiernes vilje til å gjøre noe med dette. Hva gjør vi hvis et IKS ikke vil tenke arkiv? Eksempel Drammen Havn, for dyrt å knytte seg til et Noark-system.

13 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger? Interkommunale selskaper der Drammen har eierposisjon: Buskerud Regionale Incestsenter (BRIS) Buskerud Kommunerevisjon IKS Drammensregionens brannvesen IKS Drammensregionens IKT (D-IKT) (§ 27) Glitrevannverket IKS Kommunenes Opplæringskontor i Buskerud IKS Legevakta i Drammensregionen IKS Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) Søndre Buskerud 110 sentral IKS Drammen Havn (Drammensregionens interkommunale havnevesen) (§ 27) Drammensregionens interkommunale krisesenter Annet med viktig eierposisjon: Stiftelsen Drammen Museum, Drammen kommunale pensjonskasse viktige oppgaver og funksjoner i Drammensregionen og i Buskerud, som byarkivet eller IKA Kongsberg kjenner lite eller ingenting til. Derfor samarbeidsprosjekt i 2011! Brannvesenet og Legevakta ang. felles arkivbase – eksempel! - Eksempel introduksjonsloven: Introduksjonsloven gir nyankomne flyktninger mellom 18 og 55 år som har behov for grunnleggende kvalifisering, rett og plikt til å delta i et introduksjonsprogram. Drammen og Røyken kommune har inngått et vertskommunesamarbeid om kvalifisering og opplæring av nyankomne innvandrere. Andre kommuner kjøper i tillegg tjenester av Introduksjonssenteret. Disse retningslinjene gjelder derfor også for alle saker som blir behandlet ved Introduksjonssenteret på vegne av samarbeidskommunene. På grunn av dette samarbeidet skal Introduksjonssenteret også forholde seg til IKA Kongsberg (Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS) når det gjelder deltakermapper og brukermapper for innbyggere hjemmehørende i IKA Kongsberg sine eierkommuner.

14 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Kommunale aksjeselskaper - forarbeidene til arkivloven definerer disse som private arkivskapere - må følge journalføringsreglene hvis omfattet av offentleglova - selskapet kan selv velge å følge arkivloven - hva slags ansvar har arkivleder og daglig leder? - selskapet bør følge samme regler som for offentlig skapte arkiver - gjelder både arkivdanning og depot - personalarkiv anbefales å kopieres Alle offentlig eide aksjeselskap bør underlegges samme krav til arkiv og dokumentasjon som offentlige virksomheter. Et problem at disse ikke blir tvunget til å etterleve kravene som alle andre offentlige organer må etterleve! Særlig kraft- og energibransjen er organisert som kommunale AS. Er vi i ferd med å miste samfunnsdokumentasjon for en hel sektor? debatt om kommunale AS i arbeidsgruppa, sjekk formuleringene i utkastet og i den endelige veiledningen (Riksarkivaren modererte arbeidsgruppas uttalelser) nok en gang: hvem har ansvaret for å følge opp dette ifht. generalforsamlingen? Arkivlederne/rådmannen?

15 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Kommunale aksjeselskaper Hel eller deleide aksjeselskap, Drammen kommune AL Motorvegfinans (40%) Brageteatret AS (50%) Byen Vår Drammen AS (32,9%) DIAS AS (30,8%) Drammen Kino AS (33,3%) Drammensfotballen AS (67,7%) Energiselskapet Buskerud AS (50%) Grønvold Eiendomsselskap AS (100%) Lindum Ressurs og Gjenvinning AS (100%) Papirbredden Eiendom AS (40%) Papirbredden Innovasjon AS (11,9%) Drammen Scener AS

16 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Eierskapsmeldinger - pr. april 2009 ca. 20 % som hadde laget dette - flere kommuner som nå lager dette - må si noe om arkiv- og dokumenthåndtering - hvem har ansvaret for å følge opp dette? - hvor forpliktende er eierskapsmeldingen? - Bergen kommune vedtok eiermelding i september 2011, med innspill fra Bergen byarkiv

17 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Eierskapsmeldinger ”Kommunens eierskap gjelder enheter av stor samfunnsmessig betydning. Selskapene utfører viktige samfunnsmessige oppgaver som er viktig å dokumentere for ettertiden. Byrådet vil derfor oppfordre selskapene å dokumentere sin virksomhet gjennom å skape sine arkiver etter samme regelverk som Bergen kommune, sikre god oppbevaring og tilgjengeliggjøring av arkivene, samt avlevering til Bergen byarkiv.”

18 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Samarbeid Buskerud-Telemark-Vestfold - et resultat av IKA Kongsberg og Drammen byarkiv sin satsning - deltakere fra fire kommuner, en fylkeskommune og to kommunale arkivinstitusjoner - bistand til kommuner og fylkeskommuner ifht. arkiv - kartlegger samarbeidsordninger og typer av dette - mulig kursing av kommunene i 2012 - regionråd

19 Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger
Tilslutt: Arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må spille rådmennene og politikerne gode på dette området, slik at arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger kommer på dagsorden Husk å dokumentere endringene i arkivplanen!