Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser

Presentasjon om: "Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser"— Utskrift av presentasjonen:

1 Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser
OFFENTLIG SEKTOR MYNDIGHETENE DIFI INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Presentasjon Region-og lederfora

2 Myndighetene tar ansvar – fra ord til handling …..
Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø – Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser – utgitt av departementene MD – FAD og BLD. Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor Det offentlig Norge kjøper varer og tjenester for nærmere 400 milliarder kroner hvert år. Hvor stor er den kommunale andelen: nærmer 120 milliarder. Oppland Fylke alene står for ca. 3,8 milliarder Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon – redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 2

3 Handlingsplanens aktivitetsområde:
Formålet med regjeringens handlingsplan: Handlingsplanens aktivitetsområde: At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk En effektiv bruk av ressurser Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune) Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp Leverandørutvikling

4 STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR
KNUTEPUNKT OPPLAND Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser Del 1 Sammendrag - Innledning - Bakgrunn - Knutepunkt Oppland - Organisering Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi Del 3 Handlingsplan - Aktivitetsplan - Budsjett

5 Kommunikasjons- og handlingsstrategi
Knutepunktet skal kommunisere ”budskapet” på en måte som motiverer til positiv endring. Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig Tiltaksplan Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder Informasjonsstrategi og portal løsning Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvikling

6 Hva er miljø- og samfunnsansvar
Samfunnsansvar - etiske og sosiale hensyn Miljø/miljøeffektivitet Miljøeffektiviteten angis som forholdet mellom verdiskapningen og miljøbelastningen over tid Bedret miljøeffektivitet oppnås bare ved høyere verdiskapning med mindre miljøbelastning. Verdiskapning er for eksempel å skape bolig, varme trygghet, underholdning, kunnskap, transport etc. Verdiskapning belaster vanligvis miljøet og økosystemenes belastningsevne er truet Klarer vi å få MER ut av MINDRE er vi miljøbevisste og miljøeffektive Trygghet, rettferdighet, rettigheter, likebehandling/ikke-diskriminering etc. At arbeidsforholdene er trygge og hygieniske Barnearbeid skal ikke forekomme Svart arbeid skal ikke forekomme Tvangsarbeid skal ikke forekomme Respektere retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger Sosial dumping skal ikke forekomme (lovregulerte arbeids- tids- og lønns forhold) Diskriminering skal ikke forekomme Brutal behandling skal ikke forekomme Ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper må bevares

7 Prosessområder for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser
Definisjon av kontraktsgjenstanden Krav til ytelse eller funksjon Kvalifikasjonskrav – leverandørens kompetanse Tildelingskriterier Kontraktskrav/kontraktsvilkår Kontraktsadministrasjon/oppfølging

8 Fokus på miljø og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser
FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunns-ansvar ivaretatt ? NEI til konkurranse Start Stopp Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Konkurranse- dokumentasjon JA til konkurranse Kvalifikasjons- krav Tildelings- kriterier Konkurranse- gjennomføring Ordre- og faktura- håndtering Kontraktsvilkår-og oppfølging Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Terminering/ utfasing

9 Anskaffelser er prosess
Behovsanalyse Behovsdekning ved valg av Universalitet økonomisk mest fordelaktig Miljø- og tilbud Opprettholde samfunnsansvar behovsdekning LCC i hele kontrakts- Markedsanalyse perioden. Spesifikasjon Evalueringer og Kontrakt/strategi gevinstmålinger, også miljøgevinster Planlegging Gjennom-føring Oppfølging Konkurranse- grunnlag Kunngjøring Tilbuds-behandling/ evaluering Kontrakts- inngåelse/ oppfølging Kvalifikasjon Tildeling

10 Definisjon av kontraktsgjenstanden
Behovsverifisering Definisjon av kontraktsgjenstanden Økologisk mat Miljøvennlig rengjøringskontrakter Energieffektive bygg El-bil / biodrivstoff / hybrid Miljøvennlige varmesystemer Energi fra fornybare kilder Hvem har behovet og når, identifiser brukere ! Er dette vårt reelle behov ? Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles ? Kan behovet dekkes på alternative måter ? Kan behovet minimeres ? Gjennomføre analyser og undersøkelser ! Vil behovet endres over tid ? Er det særlige miljømessige hensyn som må ivaretas ? Hva med de etiske og sosiale hensyn ? Krav til ytelse Teknisk spesifikasjon Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon En kombinasjon av disse, for eksempel: - maks utslipp av Co2 gr./km /euroklasse 4 el. 5 - forbud mot visse kjemikalier - krav om maksimalt energiforbruk - miljøvennlig drivstoff / varmesystemer 10

11 Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse
At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/kapasitet, soliditet Krav til kompetanse/rutiner for håndtering av kjemikalier, renholdsmidler, ledelsessystemer, etc. Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket Krav til å oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc. Miljøkravet må være knyttet til kontrakts-gjenstanden Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav

12 Kontraktskrav/kontraktsvilkår
Tildelingskriterier Kontraktskrav/kontraktsvilkår Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier Miljø bør bare brukes som tildelings-kriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen Miljøkrav skal være knyttet til kontraktsgjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet Kan fastsette særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle - miljømessige forhold - sosiale og etiske hensyn - krav til kildesortering/gjenvinning - gjennomføre opplæringstiltak – for eksempel økonomisk kjøring (økokjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljø-ledelse, etc., etc. Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial

13 Kontraktskrav/kontraktsvilkår – oppfølging
Kontraktsadministrasjon/oppfølging Kontraktskrav/kontraktsvilkår – oppfølging Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle: regelmessige status/oppfølgingsmøter referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar faste kontaktpunkter hos begge parter gjennomføring av opplæringstiltak oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer oppfølging av etablert sanksjonsregime Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent Egenrapporteringsskjema – IEH Strukturerte oppfølgingssamtaler Kontroll/befaring på produksjonsstedet Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold) - ISO 9001 Kvalitet/ Miljø / Samfunnsansvar / Risiko - EMAS - Miljøfyrtårn ELLER TILSVARENDE !

14 Interne forhold: St.meld. nr. 36 (2008–2009) Det gode innkjøp
- Behovsdekning - Best pris til beskrevet kvalitet - Minimal miljøbelastning - Verdiskapning ved effektiv ressursbruk Eksterne forhold: - Utvikling av markedet/ leverandørkjedene - Styrket tillet til bruk av felles skapets midler - Verdiskapning ved konkurranse i markedet

15 ”Det gode innkjøp” - ”Det gode innkjøp” handler om LEDELSE OG STYRING
- Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA § 1 - Anskaffelsesregelverket, omdømmehensyn, forpliktelser mht. bl.a. miljø- og samfunns-ansvar Rammevilkår Ledelses- og styringsprosesser Kjerne- og støtteprosesser Formål

16 2006 2007 2009 Offentlige innkjøp Samlet innkjøp 314,2 342,4
386, ,1 % Offentlig forvaltning 232,10 263,60 284, ,8 % Statsforvaltningen 136,60 155,50 165, ,2 % Statsforvaltningen inkl. forsvaret 115,70 132,00 140,40 Forsvaret 20,80 23,50 24,80 Kommuneforvaltningen 95,50 108,10 119, ,0 % Kommuner 82,80 93,70 103, ,1 % Fylkeskommuner 12,60 14,40 15, ,0 % Offentlig forretningsdrift 82,10 78,80 96,10 Statlig ekskl. oljesektoren 5,50 7,50 6,60 Oljesektoren 66,20 57,90 72,90 Kommunal og fylkeskommunal 10,30 13,30 16,60 Offentlig innkjøp i % av BNP 14,5 15,1 14,9

17 TIL SAMMENLIGNING Offentlige anskaffelser i 2008 - 386 milliarder
Offentlige ansatte i Offentlige årsverk i Offentlige lønnskostnader i milliarder

18 Angår dette oss ?? Oppsiden ved å gjøre riktige anskaffelser er om lag 20 milliarder kroner til publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon – hver år

19 Riksrevisjonens funn Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til: tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter mangel på dedikerte ressurser mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet mangel på ledelsesforankring

20 Riksrevisjonens Dokument 1 sier også:
”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.” 4 år på rad har riksrevisjonen påvist store mangler i planleggingen, gjennom føringen og oppfølgingen av offentlige anskaffelser

21 Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Ønsket adferd
Uønsket adferd Konkurranselovgivningen Definert behov Behovs-dekning

22 3 – 5 % økonomisk effekt 15 – 20 % Sikre avtalt pris og kvalitet
økonomisk effekt avtalebrudd og eventuelle rettstvister Mangelfull planlegging Ulovlige direkte Upresise og lite styrings- og behovsdefinering anskaffelser dyktige kontrakter Ønsket adferd Planlegging av anskaffelsen Gjennom-føring av anskaffelsen Oppfølging av anskaffelsen Uønsket adferd

23 Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt
Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Konkurranselovgivningen Forholds-messighet Forut-beregnlighet Etter-prøvbarhet Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Definert behov Behovsdekning Gjennom-siktighet Forretnings- messighet Konkurranse Like-behandling

24 Lederansvar Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP
Offentlige anskaffelser er REGLER Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER Offentlige anskaffelser er ORGANISERING Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR Offentlige anskaffelser er ADFERD Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING

25 Lederansvar - SYSTEMER & STYRING
MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler – Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi Visjon Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting, feks.: Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel SMARTEe MÅL: Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle Realistiske – Tidsbestemte - Enkle Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte for å nå sine mål Eksempler på strategier: Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing Anskaffelser Miljø- og samfunnsansvar Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt-aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon Eksempler på tiltaksplaner: - Utarbeide policyformuleringer - Foredragsaktivitet - Gjennomføre seminarer/kurs - Yte praktisk bistand

26 Lederansvar - VERDISKAPING
Behovsdekning 3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden INNKJØPER OG VERDISKAPER 2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres INNKJØPER OG VERDISKAPER 1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess TID Behov oppstår

27 Lederansvar - VERDISKAPING
Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser

28 God forvaltnings- skikk God anskaffelses-funksjon
Verdiskapning God forvaltnings- skikk Stor integritet God anskaffelses-funksjon Kontraktsoppfølging Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Kvalitetssystem Fortløpende forbedringer mht. uttak av gevinster Evaluering av resultat av de konkrete anskaffelsene Internkontroll-system Avvikshåndtering Etablere behovsdekning Risiko- og sårbarhetsanalyse Etablere fullstendig fullmaktsstruktur Resultatmåling Etablere e-handels- løsninger og anskaffe elektroniske verktøyer Handlingsplan for anskaffelsesområdet Ansvarsdeling/fullmakter Innkjøpssamarbeid Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og service Definere ressursmål LEDELSEN Etablere effekt- og resultatmål

29 Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar
Styringsansvar Driftsansvar Resultatansvar Personalansvar Kommunikasjonsansvar Samfunnsansvar Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsning og fungerer etter høye etiske prinsipper Ivareta mål- og resultatstyring slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse Legge tirette for god kommunikasjon internt og eksternt og sørge for flyt av relevant informasjon ”En god måte å sikre dette ansvaret på er å kunngjøre/ lyse ut offentlige anskaffelser” Fremme demokratiske og rettsstatlig verdier, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen

30 Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid
Offentlige anskaffelser må flytte fokuset; Fra informasjonsstadiet til endringsstadiet Må vise modenhet, forpliktelse og evne til endring, men dette kommer ikke av seg selv Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid Åpenhet, samarbeid og delaktighet er nødvendig for å endre holdninger Hvis ikke vil det gå ut over omdømme. Hvilket fokus har vi på vår egen omdømmekapital ?? Tiden er så absolutt inne for å ta tak i holdninger og endringer og tenke strategier, handlingsplaner og omdømme

31 Noen gode grunner til å ta tak i endringsarbeidet:
KOFA har, fra 2009 til 2010, hatt en formidabel tilstrømning av nye saker – hele 43 saker – opp fra 277 til 396 saker. KOFA håndterte hele 53 gebyrsaker i 2010 – hvorav 14 ble ilagt gebyr for til sammen 56 millioner - her er det 8 kommuner - så langt er det nå ilagt 25 gebyr for ulovlige direkteanskaffelser - riktig nok har også antall avviste saker økt KOFA saker hvor miljø- og samfunnsansvar var ”involvert” var i 2010 hele 30 stk. Etter mitt skjønn 30 for mange !! Snart kommer også nytt håndhevelsesdirektiv ??

32 Graden av modenhet, forpliktelse og evne til endring
Visjon, Strategi og Handlingsplaner Graden av modenhet, forpliktelse og evne til endring Tar initiativ og eierskap til å få innført en optimalisert endring Hvor er offentlig sektor i dette bilde ? Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Er ikke motivert/har en negatig holdning til endringen og vil ikke legge ned en innsats for å arbeide men og implementere endringen Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Kjenner til hoved- innholdet i endringen Motsetter seg endringen Hørt om endringen TID

33 Innkjøpspolitikk Anskaffelsesstrategi
Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i virksomheten Innkjøpspolitikk Visjon og mandat Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Anskaffelsesstrategi Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Strategielementer Handlingsplan Anskaffelser Drift og investeringer Øvrig organisasjon

34 Anskaffelsesstrategiens mål
En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon

35 En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever:
At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart At man motiverer og støtter endringsprosessen At man etterspør resultater At man avsetter ressurser og budsjettmidler

36 Resultater som strategien kan gi:
Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling

37 Mandatet Strategier og rutiner skal være basert på etterlevelse av lov og forskrift, samt viktige innkjøpsfaglige mål og prioriteringer. Fordeling av ansvar i virksomheten må være tydelig gjennom utarbeidelse av fullstendig fullmaktsmatrise Synlig organisering av virksomhetens innkjøpsfunksjon

38 Anskaffelsesstrategidokumentet
En anskaffelsesstrategi bør inneholde: - Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten - Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for virksomhetens anskaffelser - Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av strategien - Plan for oppfølging Et slikt dokument kan struktureres i et eller flere dokumenter Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premiss-givende uten å bli for detaljorientert

39 KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID
OVERORDNET STRATEGI FOR INNKJØP – KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID INNLEDNING En anskaffelsesstrategi er et sett grunnleggende langsiktige mål for anskaffelser. De fastsetter retningen og støttende aktiviteter og nødvendige ressurser for å nå målene. Hensikten med en anskaffelsesstrategi er å øke verdiskapningen i virksomhetens anskaffelser gjennom klare mål, planer og aktiviteter. Dette skal bidra til at samfunnet sikres best mulige varer og tjenester til riktig kostnad, samtidig som leverandørmarkedet har en sunn og bærekraftig utvikling.

40 Anskaffelser skal derfor gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på best mulig måte. Kommunene skal opptre i samsvar med: - god forretningsskikk - sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen - sikre at det ikke finner sted forskillsbehandling mellom leverandører.

41 En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse Kommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterier Krav til miljø og sosialt ansvar skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester

42 Følgende områder er sentrale i kommunenes innkjøpssamarbeid: 1
Følgende områder er sentrale i kommunenes innkjøpssamarbeid: 1. Kartlegging og ledelsesforankring 2. Organisering av innkjøpssamarbeidet 3. Kompetanse 4. Leverandørstrategi 5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen 6. Miljø, sosialt ansvar og omdømme

43 1. Kartlegging og ledelsesforankring
En innledende kartlegging skal være overordnet og hensikten er å samle inn relevant informasjon for å få et mandat og en beslutning fra ledelsen på videre fremdrift Dette innebærer blant annet å få en oversikt over hva som skal til for å utarbeide strategien, samarbeidet med sentrale interessenter, prosesseiere, synliggjøre bruk av ressurser og tidsforbruk, skape forståelse og forankre behovet i ledelsen En viktig del av kartleggingen er å få oversikt over nåsituasjonen Her må det fremskaffes innkjøpsdata, så som innkjøpsvolum, leverandørinformasjon og forbedringsområder må defineres.

44 Det er også avgjørende å etablere en felles forventning til effektiviserings-, pris og kvalitetsgevinster for kommunen. Ikke legg forventningsnivået for høyt. Ansvaret for strategien ligger i virksomhetens ledelse og det er ledelsen som skal gi føringer, rettledning og støtte til utarbeidelsen og implementeringen. Ledelsen må bidra til å sikre nødvendig mandat, prioritere ressurser og tidsforbruk til arbeidet og bidra til forankring i hele organisasjonen.

45 2. Organisering av innkjøpsarbeidet
Alle innkjøp skal utføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser Alle avtaler skal evalueres og ha regelmessig oppfølging med tanke på kvalitet, levering og pris Innkjøperne i kommunene skal ha tilgang til fullstendig og samla oversikt over alle rammeavtaler og kontrakter Selv om det er fritt for den enkelte kommune å være med på en rammeavtale, skal en arbeide for at alle kommunene er med på flest mulig rammeavtaler

46 Alle som er med på en avtale, skal vise lojalitet til og bruke avtalen
Alle innkjøp skal utføres i samsvar med de reelle behov som de enkelte kommunene har Kommunene skal ha kompetente innkjøpere som kjenner lov og forskrift om offentlig anskaffelser, inngåtte avtaler og bruk av etablert innkjøpsverktøy

47 3. Kompetanse Kommunenes innkjøpere skal så langt som mulig, ha felles holdninger og forståelse av vedtatt regelverk og godkjente rutiner Alle som arbeider med innkjøp i kommunene skal generelt ha god kompetanse på innkjøp Innkjøpsrådgivere/koordinatorer skal ha nødvendig spisskompetanse til å utføre strategisk og løpende innkjøpsarbeid og utøve rådgiverrolle overfor samarbeidskommunene.

48 4. Leverandørstrategi Kommunene skal ha rammeavtaler for alle områder der dette er mulig eller hensiktsmessig Kommunene skal utnytte markedet gjennom hyppige konkurranser for å oppnå best mulig kvalitet, levering og pris Kommunene skal utvise stor integritet ovenfor alle leverandører

49 5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen
Kommunene ønsker en kortere innkjøpssyklus gjennom raskere utlysinger og evaluering av tilbud Kommunene ønsker større kvalitet i innkjøpsprosessen samtidig som en ønsker at denne prosessen kan utføres så effektivt som mulig Kommunene ønsker å redusere transaksjonskostnader ved innkjøp

50 6. Sosialt ansvar, miljø og omdømme
Kommunene skal opptre slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Kommunene skal arbeide for et godt omdømme hos befolkningen og hos næringslivet Et godt omdømme er avhengig av resultater og adferd Godt omdømme skapes gjennom alt som gjøres og sies, så lenge det gjøres rett og kommuniseres riktig Kommunene skal ellers følge strategien i vedlagte policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser Vedlegg: Policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser

51 Policydokument Miljø- og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser
INNLEDNING Miljø- og samfunnsansvar i offentlige virksomheter defineres som helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosialt ansvar Virksomhetene skal opptre som en krevende og samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlige varer og tjenester tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Offentlige virksomheter vil, når de bidrar på sin måte, se at deres handlinger har innvirkning på et forbruk og en produksjon som er bærekraftig

52 Dette policydokumentet henvender seg til alle statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter i Oppland fylke. Likeledes skal dokumentet være retningsgivende for utvikling av et konkurransedyktig næringsliv Policydokumentet bør også være forankret i virksomhetenes anskaffelsesstrategi og/eller overordnede retningslinjer for virksomhetenes anskaffelsesvirksomhet

53 Målet med offentlige anskaffelser i Oppland fylke
Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder: Gjennomføre innkjøpsaktivitetene med høy etisk integritet Sikre at leverandører overholder grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter Ha fokus på at ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper bevares Redusere problemet knyttet til sosial dumping Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen

54 Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler
Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i virksomhetenes organisasjonen Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører Frigjøre ressurser til den kommunale og offentlige kjernevirksomheter

55 Etisk integritet I forholdet til tilbydere og leverandører skal all samhandling skje forutberegnlig, gjennomsiktig og etterprøvbar – samtidig som nødvendig diskresjon utvises All opptreden skal skje på en slik måte at de offentlige virksomhetenes integritet og troverdighet ikke kan trekkes i tvil

56 Prinsipper for anskaffelsesprosessen
Alltid vurdere alternative løsninger og unngå nyanskaffelser hvis dette er mulig Vurdere konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles Identifisere og verifisere det faktiske behovet i et samarbeid mellom innkjøper og brukere og legge til grunn et helhetssyn på tvers av organisasjonen Enhver anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse

57 Benytte objektive og funksjons- og/eller ytelsesbaserte spesifikasjoner og kriterier slik at konkurransen i markedet utnyttes Ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet Orientere ikke antatte tilbydere om hvorfor de ikke ble valgt Kontrollere og aktivt følge opp leverandøren i avtaleperioden

58 og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat.
Nedenfor finner dere ”et nettbilde” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland Se hele nettsiden på: Alt presentasjonsmateriell er selvfølgelig trykket på papir fra klimanøytral produsent og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat. Papiret bærer EU Ecolabel (EU blomsten). Papirprodusent er også ISO 9706 sertifisert 58

59

60 VISJON: Perfection consists not in doing extraordinary things,
but doing ordinary things extraordinarily well 60

61 Sagt om å lære: Det vi må lære før vi kan gjøre det,
det lærer vi ved å gjøre det ! Aristoteles, gresk filosof For det vi vet med sikkerhet er at …….. 61

62 75 62

63 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN !
Knutepunkt Oppland Arve Sandvoll, prosjektleder /