Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen

2 Tema for dagen er… Vår modell i PRS Forstudiet © Kjell Toft Hansen2

3 Vår modell i PRS © Kjell Toft Hansen3 Forstudium Analyse Innføre Utform og realiser mål rammer kost/nytte risiko analyse planer og ressurser behov/problemer brukerkrav valg løsning systemkrav arkitektur database programmering testing dokumentasjon opplæring/støtte endre rutiner endre organisasjon installere ta i bruk Skal prosjektet gjennomføres? Hva slags prosjekt skal gjennomføres? Vil den spesifiserte løsningen tilfredsstille brukerkrav Er kostnadene akseptable Er løsningen realisert i henhold til spesifikasjonene

4 Forstudiet - forankring © Kjell Toft Hansen4 Forstudiet Analyse NEI - STOPP JA Behov Ide Mål Rammer Plan Organisasjon lønnsomhet

5 Identifisere og velge et prosjekt Hvor mye innsats skal det være i forstudiet? Oppdragsgiver gir rammen. Hvilke kriterier legges til grunn for valg av et prosjekt? Om det skal gjennomføres et prosjekt Hva slags prosjekt Hva som trengs av tid og ressurser © Kjell Toft Hansen5

6 Fordeling av arbeidsinnsats Forstudiet 10% Analysen 35% – 40% Design og programmering 45% - 50% Innføring 5% - 10% © Kjell Toft Hansen6

7 Oppstart av prosjektet Etablere et prosjektteam Rammeplan for prosjektet Beste estimat for Prosjektomfang Kost/nytte – lønnsomhet Risikoanalyse Ressursbehov Arbeidsbeskrivelse – Et dokument beregnet for kunden/sponsor Beskriver resultatet av prosjektet og hva det skal levere © Kjell Toft Hansen7

8 Hensikten med denne fasen Prosjektets mål basert på en vurdering av brukers behov sett i relasjon til dagens system Lønnsomheten av prosjektet Strategi og overordnede planer for gjennomføringen av prosjektet Tids og ressursbehov for gjennomføringen © Kjell Toft Hansen8

9 Resultater fra forstudiet © Kjell Toft Hansen9 Dagens situasjon – bakgrunn for prosjektet Prosjektmål Prosjektets omfang Konsekvenser for organisasjonen Rammebetingelser Kritiske suksessfaktorer Risikoanalyse Kost/nytte analyse Forslag til prosjektorganisasjon Retningslinjer og standarder Aktivitets- og ressursplan Anbefaling om videre arbeid.

10 Prosjektmål Eksempler på prosessmål fra et studentprosjekt Å realisere egenutvikling i form av økt kompetanse i samarbeid og kommunikasjon Å bli kjent med andre i klassen Å bli kjent med seg selv Å oppnå bestått i faget © Kjell Toft Hansen10

11 Viktigste oppgaver Oppdragsgiver Gir rammer Skaffe til veie informasjon Kontrollerer forslag Fokus på resultater Systemutvikler Skaffer seg nødvendig informasjon Foreslår løsning Dokumenterer grunnlag, forslag og resultat © Kjell Toft Hansen11

12 Prosjektmål Effektmål Hvilken effekt ønskes oppnådd i organisasjonen ved å gjennomføre prosjektet (for eksempel økt lønnsomhet, bedre arbeidsmiljø) Resultatmål Hva skal gjøres i prosjektet for å oppnå den ønskede effekten (for eksempel å utvikle et system). Prosessmål Hvilken effekt vil det å arbeide i prosjektet ha på prosjektdeltagerne (for eksempel å gi økt kompetanse i et spesielt utviklingsverktøy) © Kjell Toft Hansen12

13 Prosjektets omfang Dette er et supplement til prosjektmålene og utdyper og presiserer hva prosjektet skal gjøre og hva det ikke skal gjøre slik at det ikke skal oppstå misforståelser. Beskrivelsen kan være i form av enkle modeller av funksjoner og data, i kombinasjon med, eller som tekst © Kjell Toft Hansen13

14 Rammebetingelser Absolutte krav til prosjektets gjennomføring og resultat Absolutte krav til ferdigdato Absolutte krav til kostnadsramme Myndighetskrav Drifts- og utviklingsmiljø Etc © Kjell Toft Hansen14

15 En klassisk prosjektorganisasjon © Kjell Toft Hansen15 Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings -komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe

16 Kost/nytte Beregnbar nytte - effektmål Ikke beregnbar nytte Bortfall kostnader som vi har idag – Eks. drift gammelt system – Innleie ekstrahjelp Utviklingskostander Driftskostander © Kjell Toft Hansen16

17 Kostnader Utviklingskostnader – hva koster systemet vårt Driftskostnader – vanligvis 10%-20% årlig av utviklingskostnadene © Kjell Toft Hansen17

18 Sammenstilling: kost/nytte © Kjell Toft Hansen18

19 Risikoanalyse 1 Finne frem til uønskede hendelser (risikofaktorer) som prosjektet må beskytte seg imot 2 Bedømme sannsynligheten for at de skal inntreffe 3 Analysere konsekvensene hvis de inntreffer 4 Vurdere tiltak 4 Presentere resultatet © Kjell Toft Hansen19

20 Planlegging © Kjell Toft Hansen20 Faser og milepæler i et hytteprosjekt Forstudium Bygging Klargjøring Planer og avtaler Valg av hytteprosjekt Godkjenning av planer og tegninger Hytta ferdig bygd Innflytting

21 Planlegging © Kjell Toft Hansen21 Aktiviteter i fasen: Forstudium Diskuter ønsker med familien. Lag kriterier for valg av prosjekt. Sjekk mulige alternativer. Snakk med banken om lån. Velg 3-4 alternativer. Besøk alternativene. Sjekk pris og tilgjengelighet håndverkere. Anbefal hytteprosjekt for familien. Diskuter og vurder. Velg hytteprosjekt. far og mor mor far alle mor alle

22 Planlegging Ressurstildeling Vurdering av ressursbehov Aktivitetens særtrekk Når den må/kan utføres Kvalifikasjonskrav Tilgjengelig tid for aktuelle ressurser Ressurstildeling/bemanning Sjekk den enkeltes ønsker Sjekk den enkeltes erfaring Identifiser opplæringsbehov Etabler arbeidsgrupper © Kjell Toft Hansen22

23 Planlegging Kort om estimering Nærmeste fase i prosjektet detaljestimeres, følgende faser estimeres på hovedoppgave nivå Dokumentér erfaringene fra estemering av en fase og bruk dem i neste Legg stor vekt på å bryte ned oppgaven i aktiviteter som kan beskrives presist mht. resultat og omfang Bruk andres erfaring © Kjell Toft Hansen23

24 Planlegging Det finnes metodestøtte og verktøy, vurder bruk av slike Verifiser estimatene, få en kollega til å gå igjennom dem sammen med deg Bruk enkle og forståelige regneregler og kriterier og dokumentér disse Vær mildt pessimistisk Vær ærlig © Kjell Toft Hansen24

25 Planlegging Vanlige feil ved estimering Vi glemmer aktiviteter som Opplæring, prosjektmøter, prosjektadministrasjon Vi har for dårlig kunnskap om oppgaven Vi mangler erfaringstall Vi definerer aktiviteter på for grovt nivå Vi estimerer for å selge prosjektet Vi glemmer å spørre den personen som faktisk skal utføre oppgaven Erfaringer oppbevares ikke til senere bruk © Kjell Toft Hansen25

26 Er vi på rett vei? – oppfølging © Kjell Toft Hansen26 Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Tiltak Rapporter

27 Oppfølging Er å finne svar på Hvor er vi? Hva har vi brukt av ressurser for å komme hit? Hvor skulle vi ha vært? Hvor lang tid er det igjen? Står det vi har brukt av ressurser i forhold til det vi har oppnådd? Hva gjør vi videre? © Kjell Toft Hansen27

28 Oppfølging © Kjell Toft Hansen28 Enkelt system for oppfølging Ukentlige timerapporter Framdrift pr. uke Prosjektstatus Aktivitetsplan Forbruk og estimert gjenstående pr. aktivitet Akkumulert forbruk og gjenstående pr. aktivitet Nøkkeltall: Oppnådd i forhold til planlagt. Effektivitet i forhold til estimater. Før/etter plan Plantall Rapporter fra hvert enkelt prosjektmedlem Til styringskomiteen: Avvik Tiltak

29 Oppfølging Mulige tiltak Kan motivasjonen økes? Kan oppgaver omprioriteres? Kan ressurser flyttes? Kan flere ressurser tilføres? Kan ”overheads” reduseres? Kan ambisjonsnivået justeres? Hvis ingen av disse tiltakene er tilstrekkelige må prosjektleder snarest Varsle ledelsen Foreta planlegging Be om godkjenning av nye planer © Kjell Toft Hansen29

30 Oppfølging Bruk av PC-verktøy PC-verktøy er et prosjektadministrativt hjelpemiddel PC-verktøy er til stor hjelp i uttegning og presentasjon av prosjektplanen Re-planlegging blir enklere med PC PC-verktøy gir mindre støtte i oppfølging – mange bruker da regneark Å utnytte et PC-verktøy effektivt fordrer at en bruker det ofte – i store prosjekter er dette en spesialistfunksjon PC-verktøy hjelper deg lite i selve tankeprosessen Det finnes mange bra produkter på markedet © Kjell Toft Hansen30

31 Hvem gjør hva - organisering © Kjell Toft Hansen31 En klassisk prosjektorganisasjon Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings- komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe

32 Organisering Å organisere er å fordele arbeidet uten å slippe roret © Kjell Toft Hansen32

33 Organisering Prosjektorganisasjonens roller Styrende Styringsgruppen Prosjektleder Evt. Delprosjektleder Koordinerende Prosjektsjef prosjektleder © Kjell Toft Hansen33

34 Organisering Utførende Prosjektleder Prosjektadministrator Prosjektgruppen Rådgivende Kvalitetskontrollgruppe referansegruppe © Kjell Toft Hansen34

35 Organisering – alternativ prosjekt- organisasjon © Kjell Toft Hansen35

36 Organisering – alternativ prosjekt- organisasjon Fordeler Likeverd Alle kan snakke med alle Styring likt fordelt Passer for kreative og nyskapende oppgaver Ulemper Vanskelig og treffe beslutninger Lett for å oppstå uklarheter -> kaos Ressurskrevende Passer ikke for større prosjekter © Kjell Toft Hansen36

37 Organisering - prosjektledelse Å få ”mannskapet” til å ro i takt, riktig vei Det finnes håndgrep i det å utøve prosjekt- lederskap, det kan læres En prosjektleder er karakterisert ved: Hvem vedkommende er Hva vedkommende gjør Det er til stor hjelp å kjenne sin egen lederstil Det er ikke slik at bare en type egner seg som prosjekt- leder © Kjell Toft Hansen37

38 Organisering - administrasjon Prosjektadministrasjon er ikke prosjektledelse Prosjektledelse er Å nå mål ved å utnytte de menneskelige ressursene Typiske lederoppgaver Sette mål sammen med gruppen Ta beslutninger Veilede, utvikle og støtte medarbeidere Se helhet – bevare helikoptersynet © Kjell Toft Hansen38

39 Organisering - administrasjon Administrasjon av papirarbeid Rapportere status og framdrift Innkalle til møter, skrive møtereferat Ajourføre planer © Kjell Toft Hansen39

40 Organisering – personlig lederstil er du orientert mot mennesker eller mot oppgaver? Hvordan går det, hvordan føler du deg? La oss få noen resultater, la oss holde oss til saken! Er du støttende eller styrende? Jeg stoler på deg, dette vet jeg du kan, men bare spør om du lurer på noe Jeg har skrevet ned det du skal gjøre, husk å kontakte meg om det skulle skje noe uventet © Kjell Toft Hansen40

41 Organisering – personlig lederstil © Kjell Toft Hansen41 Oppgaveorientering eller menneskeorientering? “Dampveivalsen” “Byråkraten” “Sosialarbeideren” “Eksekvereren” Oppgaveorientering Menneskeorientering

42 Organisering – personlig lederstil © Kjell Toft Hansen42 Støttende eller styrende? Oppmuntring Delegering Detaljstyring Deltagelse Støttende Styrende

43 Organisering – prosjektleders viktigste oppgaver Prosjektleder har alltid ansvar for prosjektet overfor ledelsen Prosjektleder skal forankre prosjektet Prosjektleder skal bygge felles identitet Prosjektleder skal se helhet Prosjektleder har ansvar for informasjon Prosjektleder styrer møte- virksomheten Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er til- passet oppgaven Prosjektleder har ansvar for opp- følging og tilbakemelding til del- takerne Prosjektleder har ansvar for at planene er realistiske Prosjektleder bruker styrings- gruppen bevisst Prosjektleder går til ledelsen før ledelsen kommer til vedkommende © Kjell Toft Hansen43

44 Organisering – prosjektleders største utfordring Hvordan kunne ta ansvar når en ikke har full kontroll over forutsetninger, rammebetingelser og prosjektets omgivelser © Kjell Toft Hansen44

45 Prosjektets informasjonsvirksomhet Informasjon er viktig! Hvorfor svikter informasjonen? Informasjon blir prosjektets stebarn Informasjon er vanskelig Informasjon er motivasjon for endring © Kjell Toft Hansen45

46 Prosjektets informasjonsvirksomhet Veien til bedre informasjon Utpek en ansvarlig Vurder bruk av eksperter Målgruppeanalyse Planlegging av tiltak Utforming av informasjon © Kjell Toft Hansen46

47 Prosjektets informasjonsvirksomhet Målgruppeanalyse Hvem skal informeres og hvilken informasjon skal de ha? Sette opp et skjema Målgruppe Kjennetegn Holdning Organisatorisk tilknytning Opinionsdannere interesser © Kjell Toft Hansen47

48 Prosjektets informasjonsvirksomhet Planlegging av informasjonstiltakene Forventet effekt Hovedbudskap Virkemidler Budskapsformidler Tidspunkt Ansvar Budsjett evaluering © Kjell Toft Hansen48

49 Prosjektets informasjonsvirksomhet Utforming Bruk målgruppeanalysen og planen Gi så lite informasjon som mulig Gjør informasjonen så klar som mulig Si det så sterkt som mulig Hjelp mottakerne © Kjell Toft Hansen49


Laste ned ppt "Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google