Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Www.firstventura.com Her finner du en komplett oversikt over alle veiledere, sjekklister og maler med link til selve dokumentet. Start prosess Versjonsinformasjon.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Www.firstventura.com Her finner du en komplett oversikt over alle veiledere, sjekklister og maler med link til selve dokumentet. Start prosess Versjonsinformasjon."— Utskrift av presentasjonen:

1 Her finner du en komplett oversikt over alle veiledere, sjekklister og maler med link til selve dokumentet. Start prosess Versjonsinformasjon Dokumentbank Offentlige innkjøpere skal overholde regelverket for offentlige anskaffelser og samtidig sikre effektive anskaffelser ved bruk av kommersielle og innkjøpsfaglige virkemidler. I dette ligger arbeid med å planlegge og organisere anskaffelsen på riktig måte, vurdere og verifisere behovet, utvikle gode spesifikasjoner, utarbeide kunngjøring og konkurransegrunnlag som sikrer likebehandling og forutberegnelighet for leverandørene, evaluere kvalifikasjoner og tilbud, forberede og gjennomføre avklaringer og forhandlinger, tildeling og signering av kontrakt, og håndtering av klager og andre henvendelser fra leverandørene Dette prosesstøttesystemet består av enkle trinn-for-trinn bilder, ett for hver prosedyre. Alle prosedyrer er underbygget med mer enn 280 veiledere, sjekklister og maler. Alle maler er tilpasset den prosessen de tilhører, og har henvisninger til aktuelle paragrafer. Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser Hjulet med sine 5 hovedfaser illustrerer at innkjøp er en kontinuerlig prosess, der vi lærer av tidligere erfaringer. Trykk på de enkelte fasene for å gå direkte. For melding av feil eller innspill til forbedringer, kontakt oss på:

2 Anskaffelses- protokoll Anskaffelses- protokoll Behov oppstår Planlegge kjøp Etabl. innkjøpsgruppe Avklaring regelverk Generelle regler Valg av komm.form Avklar verdi Under kr ,- Under kr ,- Over EØS- terskel Over EØS- terskel StartsidenNeste Valg av innkjøpsordning Under EØS- terskel Under EØS- terskel Spesifikasjon Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver.fallgruver

3 Utarbeide leverandør-/produkt analyse Utarbeide leverandør-/produkt analyse Etablere markedsstrategi Etablere markedsstrategi Utarbeide sourcingstrategi Utarbeide sourcingstrategi StartsidenNeste Markedsfasen Markedsfasen er kartlegging av potensielle leverandører og utarbeidelse av en gjennomtenkt leverandørstrategi, samt en evaluering/analyse av markedet og markedstopper. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring Kartlegging av leverandører Kartlegging av leverandører Leverandør- kommunikasjon Leverandør- kommunikasjon

4 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Operativt innkjøpsarbeid

5 Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse Startsiden Forrige Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger

6 Valg av kontrakt Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Signere kontrakt/ send bestilling Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Valg av evaluerings- kriterier Valg av evaluerings- kriterier Mottak og evaluering av tilbud Mottak og evaluering av tilbud Tildeling av kontrakt Gjennomføre forhandlinger Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Utarbeide forespørsel Leverandørsøk Under nasjonal terskel - Protokollpliktig anskaffelse Startsiden Forrige

7 Under EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Startsiden Forrige Signere kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Kvalitetssikret spesifikasjon Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Utsendelse tildelingsbrev Utsendelse tildelingsbrev Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt

8 Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Under EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvisning pga forhold Ved tilbud Avvisning pga forhold Ved tilbud Gjennomføre avklaringer Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Utsendelse tildelingsbrev Startsiden Forrige

9 Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 1 trinn Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Tilbudsfrist Forhandlingsforberedelser Gjennomføre forhandlinger Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Evaluere tilbud Startsiden Forrige Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud

10 Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte søknader Åpning/registrering av mottatte søknader Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål 1.gangs evaluering av tilbud 1.gangs evaluering av tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Forhandlingsforberedelser Gjennomføre forhandlinger Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Startsiden Forrige Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud

11 Over EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Utlysning Doffin Avvise for sent ankomne Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse av konkurransegrunnlag Svar på spørsmål Anmodnings-/ tilbudsfrist Anmodnings-/ tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Gjennomføre avklaringer Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere tilbud Gjennomføre E-auksjon Utsendelse tildelingsbrev Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Kunngjøre resultat Startsiden Forrige

12 Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Over EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Kunngjøre resultat Startsiden Forrige

13 Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Over EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål 1.gangs evaluering av tilbud 1.gangs evaluering av tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Forhandlingsforberedelser Gjennomføre forhandlinger Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud Kunngjøre resultat Startsiden Forrige

14 Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Frist for anmodning Frist for anmodning Valg av deltakere Tilbudsfrist Kunngjøre resultat Invitasjon til deltakere Invitasjon til deltakere Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Valg av kontrakt Utarbeide beskrivende dokument Utarbeide beskrivende dokument Valg av kvalifikasjonskrav Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Svar på spørsmål Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Svar på spørsmål Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Startsiden Forrige Evaluering tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avklaringer/presiseringer og tilpasninger Avklaringer/presiseringer og tilpasninger

15 Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse Startsiden Forrige Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger

16 Valg av kontrakt Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Signere kontrakt/ send bestilling Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Valg av evaluerings- kriterier Valg av evaluerings- kriterier Mottak og evaluering av tilbud Mottak og evaluering av tilbud Tildeling av kontrakt Gjennomføre forhandlinger Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Utarbeide forespørsel Leverandørsøk Under nasjonal terskel - Protokollpliktig anskaffelse Startsiden Forrige

17 Under EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Startsiden Forrige Signere kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Kvalitetssikret spesifikasjon Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Utsendelse tildelingsbrev Utsendelse tildelingsbrev Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Evaluere tilbud Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt

18 Avvisning pga forhold Ved tilbud Avvisning pga forhold Ved tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Under EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrerting av mottatte tilbud Åpning/registrerting av mottatte tilbud Startsiden Forrige Gjennomføre avklaringer Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Utsendelse tildelingsbrev

19 Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 1 trinn Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Tilbudsfrist Forhandlingsforberedelser Gjennomføre forhandlinger Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Evaluere tilbud Startsiden Forrige Endelig evaluering av tildelingskriterier Endelig evaluering av tildelingskriterier

20 Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte søknader Åpning/registrering av mottatte søknader Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål 1.gangs evaluering av tilbud 1.gangs evaluering av tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Forhandlingsforberedelser Gjennomføre forhandlinger Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Startsiden Forrige Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud

21 Over EØS-terskel - Åpen anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Utlysning Doffin Avvise for sent ankomne Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse av konkurransegrunnlag Svar på spørsmål Anmodnings-/ tilbudsfrist Anmodnings-/ tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Gjennomføre avklaringer Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere tilbud Gjennomføre E-auksjon Utsendelse tildelingsbrev Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Kunngjøre resultat Startsiden Forrige

22 Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Over EØS-terskel - Begrenset anbudskonkurranse Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål Evaluere tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Kunngjøre resultat Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Gjennomføre avklaringer Gjennomføre E-auksjon Startsiden Forrige

23 Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Avvise for sent ankomne Over EØS-terskel - Konkurranse med forhandling – 2 trinn Planlegge tidsbruk Kvalitetssikret spesifikasjon Valg av kvalifikasjonskrav Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Valg av kontrakt Valg av tildelingskriterier Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål 1.gangs evaluering av tilbud 1.gangs evaluering av tilbud Anmodningsfrist Valg av deltakere Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Forhandlingsforberedelser Gjennomføre forhandlinger Utsendelse tildelingsbrev Signere kontrakt Gjennomføre E-auksjon Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud Kunngjøre resultat Startsiden Forrige

24 Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Frist for anmodning Frist for anmodning Valg av deltakere Tilbudsfrist Invitasjon til deltakere Invitasjon til deltakere Planlegge tidsbruk Utlysning Doffin Valg av kontrakt Utarbeide beskrivende dokument Utarbeide beskrivende dokument Valg av kvalifikasjonskrav Valg av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- grunnlag Utarbeide konkurranse- grunnlag Kunngjøre resultat Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Sende brev til de som ikke går videre Sende brev til de som ikke går videre Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering Invitasjon til endelig tilbudsinnlevering Avvise for sent ankomne Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Svar på spørsmål Signere kontrakt Svar på spørsmål Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Evaluering tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avvisning pga forhold ved tilbud Avklaringer/presiseringer og tilpasninger Avklaringer/presiseringer og tilpasninger Utsendelse tildelingsbrev Startsiden Forrige

25 Etablere mottaksapparat Etablere mottaksapparat StartsidenNeste Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring.fallgruver Implementering Etablere rutiner for kontraktsadm. Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av reklamasjoner Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Håndtering av endringer Håndtering av endringer Gjennomføre mottakskontroll Gjennomføre mottakskontroll

26 Varsling om ny prosess Varsling om ny prosess StartsidenNeste I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. fallgruver Oppfølging Benchmarking Leverandørrevisjon Forvaltning, drift og vedlikehold Forvaltning, drift og vedlikehold Garantistyring Kontraktsadministrasjon Måling av ytelser

27 Anskaffelses- protokoll Anskaffelses- protokoll Behov oppstår Planlegge kjøp Tverrfaglig gruppe Avklaring regelverk Generelle regler Valg av komm.form Avklar verdi Under kr ,- Under kr ,- Over EØS- terskel Over EØS- terskel StartsidenNeste Valg av innkjøpsordning Under EØS- terskel Under EØS- terskel Spesifikasjon Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Fallgruver Eksterne trusler Ekstern påvirkning Under forarbeidet hvor vi definerer vårt eget behov, er det viktig å passe på at leverandør/er ikke påvirker vårt behov. Denne delen av arbeidet skal vi selv ha kontroll på. Leverandører vil prøve å påvirke oss til å kjøpe det de ønsker å selge. For eksempel er det vanlig at en leverandør ønsker å selge sin mest moderne og påkostede løsning, på tross av at vårt behov kanskje er dekket ved en basismodell Interne trusler: Feil behovsdefinering Det å definere riktig behov noe av det viktigste og mest avgjørende for å gjennomføre et profesjonelt og kostnadsriktig innkjøp. Den største feilen som gjøres er at det avsettes for liten tid til å definere behovet. En annen fallgruve er at det ikke benyttes tverrfaglighet i behovsdefineringsprosessen. Dette medfører ofte at sterke fagpersoner får fritt spillerom til å inkorporere alle ønsker, som ut fra teknisk og historisk synspunkt er viktig for leveransen, uten de nødvendige kritiske spørsmål. Lukk vindu

28 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Operativt innkjøpsarbeid Under nasjonal terskel (FOA del I) Ved anskaffelser med totalverdi under kr ekskl. mva. skal man følge forskriften del I. Oppdragsgiver står likevel fritt til å velge å følge forskriften del II eller III. Dersom oppdragsgiver først har kunngjort at anskaffelsen skal gjennomføres etter del II eller III, kan han ikke senere velge å følge kravene i del I. Oppdragsgiveren må sørge for å gjøre det klart gjennom kunngjøring og konkurransegrunnlag hvilken konkurranseform som er valgt. Kjøp etter forskriftens del I blir ofte omtalt som ”direkte anskaffelser”. Departementet mener at dette begrepet kan være misvisende, fordi det kan lede tanken i retning av at oppdragsgiveren kan gå direkte til én leverandør uten å holde konkurranse. Utgangspunktet er at det skal være en reell konkurranse før anskaffelsen. For å unngå misforståelser velger derfor departementet å bruke samlebegrepet ”kjøp etter forskriftens del I” for disse anskaffelsene. Lukk vindu

29 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Operativt innkjøpsarbeid Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling Anskaffelser mellom kroner og EØS-terkselverdi, og uprioriterte tjenester uavhengig av verdi, skal som hovedregel følge prosedyrene i forskriften del II. Oppdragsgiveren kan da velge mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling, jf. forskriften § 5-1. Som argument for å sidestille konkurranseformene er det lagt til grunn at større fleksibilitet for oppdragsgiveren er i samsvar med lovformålet om effektive anskaffelser. Unntak: Kjøp etter forskriften del I I visse unntakstilfeller kan oppdragsgiveren kjøpe inn etter forskriften del I, jf. forskriften § 2-1 andre punktum bokstav a til f og tredje ledd. Lukk vindu

30 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Operativt innkjøpsarbeid Over EØS-terskel (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse Hovedregelen ved anskaffelser over EØS-terskelverdi er i følge forskriften del III at det skal benyttes åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. forskriften § 14-1 første ledd. Konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog kan bare benyttes i visse unntakstilfeller. Årsaken til det er at anbudskonkurranser blir regnet for å være den konkurranseformen som best ivaretar de grunnleggende prinsippene om likebehandling, transparens, forutsigbarhet og etterprøvingstilgang. Det eksisterer en særregel for oppdragsgivere som driver aktivitet som hører inn under forsyningssektoren. De kan velge å benytte konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring uten at vilkårene i § 14-3 er oppfylt, jf. forskriften § 2-1 åttende ledd. Unntak: Konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling Unntaksvis kan det benyttes konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling (med og uten forutgående kunngjøring). Hovedregelen for at konkurransepreget dialog skal kunne benyttes, er at det er en særlig kompleks kontrakt som skal tildeles. Forskriften definerer i hvilke tilfeller en kontrakt blir regnet som særlig kompleks. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-3 er oppfylt, må konkurransen kunngjøres.. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-4 er oppfylt, er det ikke noe krav om at konkurransen må kunngjøres først.. Lukk vindu

31 Etablere mottaksapparat Etablere mottaksapparat StartsidenNeste Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring.fallgruver Implementering Etablere rutiner for kontraktsadm. Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av endringer Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Håndtering av reklamasjoner Gjennomføre mottakskontroll Gjennomføre mottakskontroll Etablere måleparametre Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Fallgruver Eksterne trusler Avvik Vi snakker om avvik når leverandøren ikke leverer det som er avtalt i henhold til kontrakten. Avvikene kan være for dårlig kvalitet, mangelfull dokumentasjon o.l. Vi må i slike situasjoner alltid reagere overfor leverandøren, med krav om at leveransen blir brakt i orden. Dersom avvikene ikke bringes i orden, må vi i tillegg utøve press gjennom sanksjoner. Endringsarbeid Ved større leveranser hvor det er en lengre implementeringsfase, viser erfaringer at mange leverandører benytter hyppige endringsordrer. Dette fører til høyere kostnader for oss. Bakgrunnen for bruk av endringsordrer kan ligge både på kjøper og leverandør. Dersom vi gjør et grundig arbeid i VIA prosessen vil vi kunne redusere de endringsordrer som vi må ta ansvar (betale) for. Det er i tillegg viktig å ha god styring i implementeringsfasen. Forsinkelser Det er ikke alltid leverandøren overholder sine fremdriftsplaner og leverer til avtalt tid. Dette kan i enkelte tilfeller få store økonomiske konsekvenser for oss. Disse problemene kan i noen grad forebygges underveis i prosessen. Vi kan kvalitetssikre de fremdriftsplaner som blir presentert fra leverandør, vi kan sørge for å styre implementeringen og vi kan iverksette tiltak for å bringe avtaleforholdet i orden. Interne trusler: Intern motstand & eierskap I enhver organisasjon av litt størrelse vil man oppleve intern motstand både i henhold til selve anskaffelsen og selve innkjøpsprosessen. Det er noen hovedfaktorer som løser dette problemet; 1. Kompetanseheving innenfor innkjøp slik at alle ser nytten av å gjennomføre dette profesjonelt. 2. Ledelsen har eierskap og nødvendig engasjement for kjøpet. 3. Vise til tidligere anskaffelser med gode resultater. Det er videre viktig å sikre at alle som blir valgt inn i innkjøpsgruppen har eierskap til prosessen, samt er lojal overfor de retningslinjer som foreligger for dette arbeidet, samt til mandatet som er utarbeidet av gruppen og godkjent av ledelsen. Lukk vindu

32 Varsling om ny prosess Varsling om ny prosess StartsidenNeste I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. fallgruver Oppfølging Måling av ytelser Benchmarking Leverandørrevisjon Forvaltning, drift og vedlikehold Forvaltning, drift og vedlikehold Garantistyring Kontraktsadministrasjon Fallgruver Eksterne trusler Oppgraderingskarusell Innenfor enkelte bransjer foretar leverandører en kontinuerlig videreutvikling av sine programmer/produkter. Det kommer oppgraderinger i hurtig tempo. De nye oppgraderinger kan ha nye funksjoner, bedring av eksisterende funksjonalitet, retting av tidligere feil o.s.v. Leverandøren ønsker at kundene skal kjøpe og ta disse nye oppgraderinger i bruk. Vi må ha et bevisst forhold til problemstillingen, og gjøre en nøye behovsvurdering før vi kjøper oppgraderinger. Prisjusteringer Leverandører ønsker å justere prisen med jevne mellomrom, for å ivareta f.eks. lønnsøkninger, prisstigning generelt, økte inntjeningskrav. Alt som har med prisjusteringer å gjøre, må vi ha tenkt gjennom tidlig i innkjøpsprosessen. Kjøreregler for prisjusteringer må nedfelles i kontrakten med leverandøren. I korte kontraktsforhold bør det ikke tillates prisjusteringer underveis. Interne trusler: Manglende resultatmåling Et innkjøp av en viss størrelse er en tidkrevende prosess, som ofte kommer i tillegg til annet forebyggende arbeid i organisasjonen. Det er derfor viktig å oppnå besparelser og sørge for at resultatmålinger synliggjøres i alle ledd i organisasjonen. Dette virker som en inspirasjon for andre innkjøpsaktiviteter. Målingene må være troverdige og gjennomføres av et uhildet organ. Mangelfull kompetanseoverføring En av de største feilene som gjøres etter endt innkjøpsprosess er at alle ”haster” videre til neste aktivitet. For å sikre at alle gode og dårlige erfaringer blir evaluert og formidlet til relevant personell, er det viktig å oppsummere status etter endt arbeid. På denne måten får prosessen bidratt til at kompetanseoverføringen skjer internt og på tvers av de. Lukk vindu

33 Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser i klassisk sektor ver Startsiden Veiledning til oppgaven Sjekkliste for oppgaven Dokument-mal for oppgaven Symbolforklaring Endring fra ver til ver. 3.1 Mange av malene har gjennomgått en stor revisjon. Dette gjelder spesielt konkurransegrunnlagene og kvalifikasjonsgrunnlagene, hvor det er spesielt poengtert at adgangen til å bruke erfaring / kompetanse som tildelingskriterium er begrenset. I tillegg er kontraktene revidert. En detaljoversikt over endringer kan du finne HER.HER Melding om feil eller forbedringsområder:


Laste ned ppt "Www.firstventura.com Her finner du en komplett oversikt over alle veiledere, sjekklister og maler med link til selve dokumentet. Start prosess Versjonsinformasjon."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google