Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Organisasjon og IT In 102 - Forelesning 11 15.4.2005.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Organisasjon og IT In 102 - Forelesning 11 15.4.2005."— Utskrift av presentasjonen:

1

2 Organisasjon og IT In Forelesning

3 Aktuelle oppgaver Hvordan kan behov for IT variere i ulike organisasjonstyper? Hvilke spørsmål bør man stille seg når bedriftens IT-strategi skal utvikles? Hvordan kan IS støtte arbeidet på flere nivåer i organisasjonen? Hva er forskjellen på et bransjenøytralt og et bransjespesifikt IS?

4 Historisk introduksjon Skiftende fokus –60', 70' Datahåndtering i store kostbare systemer. Transaksjonsbehandling – hullkort –start 80' Brukervennlighet i personlige rimelige systemer Intuitivitet i regneark og tekstbehandling –slutt 80' Nettverk og samarbeid. –fram til i dag Internetworking 70% av ny programvare Integrasjon

5 Erfaringer ved innføring av nye IS Arbeidsplass og prosess viktige ved utvikling og innføring av nye systemer. Viktige aspekter: –Motivasjon –Sosiale –Politiske Aktører med forskjellige mål Endring av sosialt miljø - uforutsigbart Respekt for brukerne –Arbeidstaker skal delta i utforming og få opplæring –Ikke full frihet for systemutviklerne

6

7 Hvorfor ny teknologi Redusere kostnader Bedre utnyttning av arbeidskraft Bedre produktivitet og kvalitet Fullstendig endring av arbeidsprosessen Politiske årsaker Telependling Flatere organisasjonsstruktur

8 Strategisk betydning av IT Organisasjonens mål Nytteverdi - Lønnsomhet av IT-investeringer –Bedre resultat? –Høyere effektivitet? –Bedre produkter og tjenester? Hva er bidraget til å nå organisasjonens mål? Men problemer med å oppnå gevinstrealisering –hvorfor? –Uklare mål –Manglende planlegging

9

10

11 Bakgrunn for vurdering av IT- behov Må kjenne til organisasjonens virkemåte Organisasjoner er sosiale strukturer –Arbeidsdeling –Hierarkisk beslutningsstruktur –Regel og prosedyrestyrt arbeid Hensikten er effektiv måloppnåelse Organisasjoner er forskjellige –Struktur –Mål –Forretningside –Lederstil –Miljø

12 Organisasjonstyper (Minzberg) Oversikt Småbedrift Funksjonsorientert organisasjon Kunnskapsorganisasjon Divisjonsorganisasjon Ad hoc-organisasjon

13 Småbedrift Enkel oppbygging Lite utbygd IT-funksjon vanligvis Vanlige verktøy: –Compact småbedrift – regnskap –Standardprogramvare for produksjon avhengig av hva bedriften produserer Adobe Illustrator – Illustratører, Reklame Quark Express – Grafisk bransje Photoshop – Reklame, Grafisk bransje Autocad – Ingeniører, Arkitekter Osv

14 Funksjonsorientert organisasjon Tradisjonell organisasjon hos mellomstore og store bedrifter Sentrale systemer som er tett koblet til organisasjonen –Økonomi og administrasjon –Rapportering og planlegging Eksempler på system: –Agresso – lønn og personal –SuperOffice – kundeoppfølging og dokumenthåndtering

15 Kunnskapsorganisasjon Kunnskapsbaserte organisasjoner –Læresteder –Advokatkontor –Sykehus Fagkunnskap er sentralt Ledelsen er begrenset til administrasjon Lite IT-bruk til administrasjon Avansert IT-bruk for å støtte fagfolkene Eksempler: –SPSS – statistikkpakke –Lovdata

16 Divisjonsorganisasjon Vanlig i store organisasjoner Divisjoner med ansvar for egne forretningsområder Mange store IT-anvendelser –Divisjonsspesifikke prosesser –Fellesprosesser Eksempler på komplette virksomhetsløsninger: –Baan ERP (Enterprise Resource Planning) –Concorde –SAP R/3

17 Ad hoc-organisasjon Prosjekt eller Task Force organisasjon –Forskning –Høyteknologi –Reklame –Og andre ekspertbaserte Fungerer ved høy endringsfrekvens og store krav til tilpasning Ledelsen administrerer –Lite IT bruk Avansert IT-støtte for fagfolk –CosOilMarket markedssystem - –ArchiSITE terrengmodell –arkitekter

18 Ulike bransjer – ulike behov Bank og forsikring –IT-intensiv bransje –Store gevinster ved bruk av IT –Andre IT-intensive: reiseliv, media, bilproduksjon Håndverksbransjer –Ofte lite IT-intensive –IT gir liten eller ingen produktivitetsgevinst

19 Virksomhetsprosesser Virksomhetsproseeser –organisering av arbeidet med å produsere bedriftens produkter –Eksempler: Produktutvikling, ordrebehandling, produksjonsstyring, kundeforvaltning Strategiske virksomhetsprosesser –prosesser som er avgjørende for totalproduktiviteten –IT som støtter disse prosessene kan gi store fordeler Analyser virksomhetsprosesser og forbedringspotensiale nøye før eventuelle IT- investeringer.

20 IT-strategi bedriftsledelsens plan for styring av IT- investeringer slik at de øker produktivitet og måloppnåelse To hovedforhold –Strategisk betydning og produktivitetspotensiale –Organisasjonstype, bransje og konkurranseforhold

21 Aktuelle spørsmål når IT-strategi skal utarbeides. Strategisk betydning og rolle? Organisasjonstype og rammebetingelser? Krav fra marked og bransje? Hvilke virksomhetsprosesser bør man fokusere på? Hvordan kan IT støtte samarbeid?

22 Prosess for å skape en god it-strategi Forretningssystemer –Vurdere eksisterende systemer –Systemplanlegging –Utvikle Business case (kostnader/fordeler) Infrastruktur –Vurdere eksisterende infrastruktur –Infrastrukturplanlegging –Utvikle Business case (kostnader/fordeler) IT-organisasjon –Vurdere eksisterende organisasjon –Organisasjonsplanlegging –Utvikle business case

23 IT-strategi erfaringer (kilde it i praksis 2005) Vanskelig å få sammenheng mellom –Forretningsutvikling –Utvikling innen IT IT-miljøet kommer haltende etter Barriere for forretningsutviklingen For lite involvering av lederne Botemiddel –IT-lederen bør være med i toppledelsen –IT-direktør oppnår bedre resultater enn IT-sjef eller systemansvarlig Tradisjonell strategi fungerer best under stabile forhold

24 Informasjonssystemer på ulike nivåer Nivåer Funksjonelle områder

25 Ledelsesnivå Oversikt –Overvåkning –Systemkontroll –Beslutningsstøtte –Periodiske rapporter Langtidsplanlegging Ledelsesinformasjonssystemer (LIS) –Skape oversiktelig informasjon fra prossesseringssystemene Beslutningsstøttesystemer (BSS) –Analyse og anslag –Simulering (Hva om?)

26

27 Nivå for kunnskapsarbeid Støtte for produktutvikling Støtte for informasjonsspredning –Integrasjon av informasjon. –Gjenfinning av informasjon. –Ta vare på ideer. Spare arbeid Referanse i markedsføring –Ta vare på feilgrep Analyse –Kontorautomatiseringssystemer

28 Operasjonelt nivå Støtte daglig arbeid –Salg, lager, betalingstransaksjoner, timeregistrering, betalingspåminning –Lønningssystem –Billettbestillingssystem Ofte klare fastlagte oppgaver med enkle regler og beregninger

29 Integrering Betyr at systemene er koblet sammen Informasjon som samles av et system kan brukes i et annet –Timeregistreringer på et produkt kan brukes i en rapport som viser timebruksfordeling for et helt konsern –Unngår ny registrering av data Integrasjonen kan være mer eller mindre tett Tett integrasjon kan bli dyrt og komplisert.

30 Integrering

31 Bransjenøytrale informasjonssystemer. Systemer som brukes i alle bransjer –Kontorautomatisering –Salg og markedsføring –Økonomi –Personaladministrasjon

32 Kontorautomatisering Personlige produktivitetsverktøy –Kan gjøre mye: 'End user computing' –Kan være viktigste applikasjon for mange Samarbeidsverktøy Eksempler –Microsoft Office –Lotus Smartsuite –StarOffice –Outlook

33 Systemer for salg og markedsføring Støtter prosesser i forbindelse med salg, distribusjon og annen mf. Anvendelser: –Ordrebehandling og fakturering –Salgsstøtte –Nettbutikker ol. –Statistikk og informasjonsanalyse Ikke så standardisert som andre områder Eksempler: –Mamut pro, MSSiteServer Commerce Edition, SuperOffice, CRM5

34 Økonomisystemer Finnes overalt Småbedrifter bruker ofte regnskapsfirma Store standardiserte systemer –Regnskap –Økonomistyring Eksempler: –Unique, Visma Mulig å bruke en ASP –Application Service Provider –Leverer tjenesten ferdig driftet –eksempel Visma som kan brukes over internett

35 Systemer for personalforvaltning Lønnssystemer –Lønnskonto –Lønnsutbetaling –Skatt –Overføring Tidsavregningssystemer Personalvurderings og utvelgelsessystemer Eksempler –Visma lønn, Oracle Human Resources

36 Virksomhetsportaler Intranett eller ekstranett portal Internt i bedriften eller for samarbeidende bedrifter Samlingspunkt som gir tilgang til informasjon og systemer som brukes av flere Faktorer for vellykket innføring –Nytenkning –Klima for deling av kunnskap –Involvering –Selvbetjening –PR og brukssituasjon –Enkel bruk

37 Integrerte systemer Vertikal og horisontal integrasjon Mer og mer vanlig Modulbasert

38 SAP R/3 Inneholder økonomi, innkjøp, ordre, lager, faktura, logistikk, veldikehold, lønn, personal Bygger på industristandarder: SQL, Unix og PC Modulbasert –FI: Financial accounting –SD: Sales and Distribution –HR: Human Resources Management –PM: Plant Maintenance and Service Management –flere moduler for planlegging, styring og kontroll –generelle og bransjespesifikke –Internett, EDI Multinasjonale –Språk, valutaer

39 SAP er et ERP Enterprise resource planning Kan tilpasses organisasjonen Men –Når tilpasningen er gjort blir det som "betong" –Organisasjonen tilpasser seg til systemet –Svært kostbart å endre –Hva om bedriften blir kjøpt opp eller kjøper opp andre bedrifter?

40 Bransjespesifikke IS Spesiallaget for en bransje Som regel knyttet til kjerneprosess Skreddersydd til bedriften

41 Vareproduksjon Produksjonstekniske arbeidsprosesser Administrativ styring Fordeler: –Effektiv produksjon med høy kvalitet –Kortere oppdragstid –Høy kapasitetsutnyttelse –Mulig med Just in time og reduserte lageromkostninger –Høy fleksibilitet - rasjonell variantproduksjon

42 Handel Tre strategiske prosesser –Salg og markedskommunikasjon –Innkjøp –Lagerhold og logistikk IS gir rasjonelle prosesser –Strekkodelesere i kassa registrerer varesalg til økonomisystem, logistikk, kundeprofiler –EDI etter hvert over til Web Services Handel over internett –Automatisering av ordremottak og oppgjør

43 Bank og finans Tradisjonelt stor it-bruker Anvendelser: –Kontoforvaltning, –Betalingsformidling, –Kredittadministrasjon, –Verdipapirhandel Banktjenester over internett

44

45 Transportnæringen Godstransport –Logistikksystemer –Datafangst ved terminaler Persontransport –Elektroniske billetteringssystemer –Informasjonssystemer Bompengesystemer

46 Undervisning Fjernundervisning Internett –Fagstoff –Øvinger –Eksamensavvikling Fordeler –Uavhengig av sted –Uavhengig av tid

47

48 Hvordan IT påvirker organisasjonen

49 Aktuelle oppgaver Beskriv hvordan IT kan endre arbeidsprosesser ved automatisering, rasjonalisering eller Business Process Reengineering. Hva kan gjøres for å sikre at nye IT-systemer blir tatt i bruk i organisasjonen Hva forbinder du med disse begrepene: Kommunikasjons-, Filtrerings-, Overvåknings- Koordinerings- og Beslutnings-teknologi

50 Introduksjon Skal støtte primæroppgaver Formaliserbare oppgaver –Enkle regler Ikke formaliserbare oppgaver –Samarbeidsprosesser –Organisasjonskultur – et isfjell

51 Eksempel på uventet resultat Telemedisin TMS-RiTø –tungvint ambulerende tjeneste –erstattet av telemedisin –nytt system vakte lite begeistring hos ansatte - Hvorfor?

52 Konsekvenser av ny teknologi Endringer i –makt og autoritet –privilegier og sosiale ulemper Organisasjonen er et gjensidig avhengig sosio-teknisk system.

53 IT og arbeidsprosesser Forandring av arbeidsprosesser –Automatisering –Rasjonalisering –Business Process Reengineering BPR

54 Automatisering Bruke data for å effektivisere eksisterende arbeidsrutiner. –Eksempel behandling av lånesøknad beregne familiens betalingsevne beregne lånekostnader IT som støtteverktøy Brukes for å fjerne flaskehalser.

55 Rasjonalisering Strømlinjeforming av standard arbeidsprosesser –Eksempel behandling av lånesøknad overføring av data til oppfølgingssystem Hvis automatisering ikke fører fram

56 Endring av virksomhetsprosesser Business Process Reengineering Eksempel –Ford 400 regnskapsmedarbeidere –Mazda 5 regnskapsmedarbeidere

57 Ett trinn lenger - paradigmeskifte Stor endring i hvordan forretningen drives ved behov for å tilpasse seg. –Overgang fra vanlig bank til nettbank

58 IT investeringer og organisasjonsendringer

59 IT og organisasjonsstrukturer 1958 Leavitt & Whisler – Management in the 1980's –Mellomlederskiktet reduseres Applegate & Co Information Technology and Tomorrows Manager. –Fra hiererki til kommunikasjonsnettverk med prosjektorientert gruppearbeid IT gir muligheter for –Rask tilgang til nøkkelinformasjon –Informasjonsspredning og deling –Forminsker avstand i tid og rom –Reduserer eller fjerner kjedelig rutinearbeid

60 Teknologi for forandring Kommunikasjonsteknologi Filtreringsteknologi –Gi lederne mindre, men mer relevant informasjon. Overvåkningsteknologi –Overvåke operasjon, trender, konkurrenter. –Oppsummere og integrere nøkkeltall. –Management by Exception Koordineringsteknologi –koordinere ressurser. Eks: møteinnkallelser –Gruppevare Beslutningsteknologi –Beslutningsstøtte –Elektroniske møterom

61 Downsizing Mellomledere eller ufaglærte reduseres Behov for kommunikasjons-, filtrerings- og overvåkningsteknologi

62 Outsourcing/ Tjenesteutsetting Eksternalisering/Utskilling av oppgaver Vanlig –Renhold, Snørydding, Kantinedrift –Drifting av IT-løsninger –ca 50% av de spurte hadde outsourcet hele eller deler av IT- området

63 Outsourcing Fordeler –Økonomisk –Kvalitet –Forutsigbarhet –Fleksibilitet –Frigjøre kapital og mennesker Ulemper –Miste kontroll –Sårbar strategisk informasjon –Avhengighet

64

65

66 Outsourcing Når er outsourcing aktuelt –Det som ikke er kjerneområde –Ikke kritiske tjenester –Ikke tømmer bedriften for nøkkelpersonell –Når man mangler egen kapasitet/ekspertise Outsourcing krever –kommunikasjonsteknologi

67 Fordeling av oppgaver mellom outsourcing og egne ressurser

68

69

70 Internett som endringsfaktor Mange spådommer Økende tilgang og bruk av Internett –e-post –informasjonssøk –underholdning Internett kan være infrastruktur for endringsteknologier Internett kan gi paradigmeskifter Handel over internett –BITer –Atomer

71 Internett som endringsfaktor Bedriften og –underleverandører –kunder –distributører og forhandlere Mulig å kutte ut mellom-mannen –Kunden handler direkte over nett Vareinformasjon Bestilling –Avhengighet av leveringstjenester –Reklamasjonshåndtering –Merkevarer –Kundelojalitet Mellommannen har også sin plass - på internett

72 Internet som endringsfaktor Produsent og leverandører(B2B) –Elektroniske marked Sammenliknende handel Lav lojalitet Finne beste betingelser –Elektronisk hierarki Koblet sammen med EDI Langvarig forhold Integrasjonseffekt –Marked eller hierarki? Produktkompleksitet

73 Hva kan vinnes – Reuters salg av nyhetstjenester over nett: Bedre kundeservice Sanntids forretningsdrift Eliminasjon av overflødig arbeid Mer effektiv ordre og leveranse Lavere kostnader ved service og adm. Økt kundetilfredshet Bedre produkt og lavere kostnader

74 Forbrukerne på nettet (B2C) Fordeler ved netthandel –Alltid åpent –Ikke avhengig av lokal forhandler –Stort utvalg –Mye informasjon –Mulighet for god handel –Bedre respons på kundekrav (On demand underholdning)

75 Forbrukerne på nettet (B2C) Krav som må oppfylles (Amazon) –Sikkerhet og personvern –Merkevarer –Tid –Service og tillit –Verdiøkning –Lover og regler – et problem I vekst Nye varer og tjenester Behov for opplæring og alternative løsninger

76 Utfordringer ved utvikling og innføring av IS Ta brukerne med i utviklingen –eierskap og ansvarsfølelse Arbeidsprosessen –Bevare balansen –Systemutvikleren undersøker arbeidsprosessen Pilotgrupper –Fare for feilmålinger Kritisk masse –Samarbeidsstøttende systemer er avhengig av at mange nok bruker dem

77 Brukernes prioriteringer i fokus Utvikler vs bruker Flytende spesifikasjoner Klassifisering av funksjonskrav –nødvendige funksjoner –viktige funksjoner –greie å ha Prioritering


Laste ned ppt "Organisasjon og IT In 102 - Forelesning 11 15.4.2005."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google