Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

KURS I ØKONOMIOPPFØLGING. Kurs i budsjettering og økonomistyring Teorikurs Budsjett- ering Systemkurs ADI- budsjett- innlasting Teorikurs Økonomi- oppfølging.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "KURS I ØKONOMIOPPFØLGING. Kurs i budsjettering og økonomistyring Teorikurs Budsjett- ering Systemkurs ADI- budsjett- innlasting Teorikurs Økonomi- oppfølging."— Utskrift av presentasjonen:

1 KURS I ØKONOMIOPPFØLGING

2 Kurs i budsjettering og økonomistyring Teorikurs Budsjett- ering Systemkurs ADI- budsjett- innlasting Teorikurs Økonomi- oppfølging Systemkurs Discoverer -rapporter viewer/ plus + Egne kurs i Prosjektadministrasjon/PA

3 Innhold Krav til rapportering ved UiB Oppfølgingsmetoder og forutsetninger for bruk Teori - økonomistyring en oversiktsmodell - styringsinformasjonen - verktøyene/hjelpemidlene - styringsbehovet Praksis - økonomioppfølging –Lag en modell for rapportering –Lag en mal for månedsrapport –Bruk av rapportene

4 Krav til rapportering ved UiB Fremgår av ”Hovedregler for økonomiforvaltning ved UiB”, kap. 5.3 Internrapportering: Direktøren skal holde styret orientert om eksternregnskapets stilling gjennom minst tertialvise regnskapsrapporter. Vesentlige avvik skal omtales. Tilsvarende skal direktøren holde styret orientert som internregnskapets stilling gjennom året på hvert styremøte (med mindre første møte legges så tidlig at det ikke er hensiktsmessig). Fakultetene og grunnenhetene skal på samme måte holde sine styrer/ledelse orientert på samme måte.

5 Oppfølgingsmetoder – flere valg Avviksrapportering Prognose Andel brukt Rest Resultat/nøkkeltall Formål: Sikre oversikt og kontroll gjennom budsjettåret Flere metoder kan brukes, disse bygger på ulike ideer:  Fokus på avvik fra plan  Revurdert sluttresultat  Antar lineært forbruk  Ingen plan/dynamisk plan  Hyppig resultatmåling

6 Oppfølgingsmetoder - forutsetninger Avviksrapportering Prognose Andel brukt Rest Resultat/nøkkeltall Forutsetninger som må være oppfylt for meningsfull bruk av metodene:  Må ha et periodisert budsjett/plan  Bør ha en plan evt. erfaringstall  Må ha en årsbudsjettramme  Må ha gode målesystemer

7 Oppfølgingsmetoder – hvordan velge? For å velge passende oppfølgingsmetode må en vurdere de forutsetninger som er tilstede både når det gjelder styringsbehov og tilgjengelige verktøy. Vi ser først på dette i teorien, og deretter i praksis…

8 Økonomistyring - en oversiktsmodell Styringsbehov:Verktøy:Styringsinfo:

9 Økonomistyring – en oversiktsmodell Styringsbehov VerktøyStyringsinfo

10 Økonomistyring – en oversiktsmodell Styringsbehov: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avviksanalyser 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport –beskrivelse –anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

11 Økonomistyring Styringsbehov: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avviksanalyse 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport –beskrivelse –anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

12 Styringsinformasjon Styringsrapportene har to deler: 1. Beskrivelse - rapportdesign/layout 2. Anbefalinger - rapportbudskap/anbefalinger

13 Rapportdesign Rapp 3 Rapport 4 Rapport 2 Rapport 1 Hovedtalltall og delrapporter bør utfylle hverandre på en logisk måte.

14 Rapportdesign Rapp 3 Rapport  4 Rapport 1 Rapport 2 Rapport 5 Ikke slik!!

15 Rapportdesign Sammendrag Overskrift Innholdsfortegnelse Rapp 1Rapp 2Rapp 3Rapp 4

16 Rapportdesign Sammendrag Det er overforbruk på fastlønn med 2% - dvs Dette balanserer mot besparelse på avlyst seminar. REGNSKAPSRAPPORT 10/03 - AVDELING  Innhold: 1. Total GB 2. Analyse GA 3. Prosjekt GP 4. Prosjekt BOA Avd.total Artsregn. S11 GB Analyse- Regn. S14 GA Prosjekt- regnskap S13 GP Prosjektregn- skap S13 BOA

17 Rapportdesign

18

19 Rapportbudskap Anbefaling skal støtte ett av følgende handlingsalternativer: –Fortsett! –Korriger! –Stopp!

20 Styringsinformasjon, oppsummert Rapporten har to deler 1. Beskrivelse - rapportdesign/layout 2. Anbefalinger - rapportbudskap/anbefalinger

21 Økonomistyring Styringsbehov: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avvik 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport –beskrivelse –anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

22 Økonomimodell UiB Grunnbev. (Omr=GB) Bidrag/oppdrag (Omr=BOA) Annuum prosjekt Område =GA Øremerkede tiltak prosjekt Område =GP Instituttannuu m ekskl fastlønn mv. (Saldonivå=I) Eksterne prosjekter – Område=BOA

23 2. Kontoplaner Segment 1 Firma: UiB 01 Segment 2 Art: kjøp av datautstyr6521 Segment 3 Prosjekt uspes/annuum Segment 4StedEngelsk Segment 5Analyse uspes Segment 6Motpartikke avskr.00 Segment 7 Aktivitetuspes => =>

24 3. Budsjett, 4. Regnskap, 5. Avvik Budsjett er en plan Uttrykt i kroner, konti og perioder Regnskap er status Uttrykt i kroner, konti og perioder Avvik er forskjell mellom status og plan Avvik skal forklares Avvik skal eventuelt korrigeres

25 5. Avviksrapportering Avviksrapportering sparer tid og bedrer oversikten! da !!

26 Altså: Vi legger en plan.. des Jan. plan kroner

27 ... vi måler avvik underveis des Jan. plan status kroner rapport

28 .. vi har god kontroll gjennom hele året des Jan. plan status kroner rapport Rapport rapport rapport rapport rapport  rapport

29 5. Avviksrapportering Meningsfull avviksrapportering fordrer: –riktig forståelse av kontoplan –konsistens mellom budsjett og regnskap mht beløp konto periode

30 Konsistens i konti?

31

32 Konsistens i konti!

33 Prognoser er anslag på fremtidig resultat –presisere forutsetninger –rullerende prognoser –taktiske prognoseresultater? –prognoser er et viktig styringsverktøy 6. Prognoser Progn Regn Jan-10Des-10

34 6. Prognoser - mal

35 6. Prognoser - legg inn budsjettet i mal Legg inn årsbudsjettet fra B11 - pr mnd

36 6. Prognoser - oppdater med regnskap Legg inn månedsregnskap fra S11 Artsregnskap - pr. mnd Legg inn evt. fordelaktige og ufordelaktige korreksjoner! Vurder prognoseresultat kritisk! Bruk resultatet som del av grunnlaget for prognosen

37 7. Nøkkeltall Nøkkeltall er indikatorer f.eks. for ressurs/ måloppnåelse –vekst fastlønn siste år- antall stud.poeng pr. vit. ansatt –andel fastlønn- sykefravær –antall adm pr. vit ansatt- antall pub. pr. vit ansatt –budsjett pr. vit ansatt- antall kr. pr. kvm –antall kvm pr. vit ansatt- endring netto dekningsbidrag Egnet som effektivitetsmål og for måloppnåelse Brukes sjelden som økonomistyringsverktøy alene

38 7. Nøkkeltall - eksempler Netto dekningsbidrag = 9011 (+9012) – 9152 Areal pr. åv = kvm i arealavtale / antall åv BOA pr vit åv = BOA-inntekter/ antall vit åv Antall rekrutteringsstillinger pr. vit åv = åv rekr.st / vit åv

39 Verktøy, oppsummert Økonomimodell, Kontoplaner, Budsjetter, Regnskap, Avviksanalyser, Prognoser, Nøkkeltall Det finnes en rekke hjelpemidler og verktøy Hvordan gir disse best beslutningsstøtte for din avdeling?

40 Økonomistyring Styringsbehov: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avvik 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport –beskrivelse –anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

41 Styringsbehov, eks. 1 Mål: Økt forskning innen fagfelt A –Tiltak: Ny stilling til fagfelt A –Finansiering: Innsparing på fagfelt B –Styringsbehov: Styre endret fastlønnsbudsjett –Verktøy: Flytte stilling i budsjettet Sjekke at det ikke blir avvik i rapportene på fastlønn

42 Styringsbehov, eks. 2 Mål: Mer gruppeundervisning –Tiltak: flere timelærere –Finansiering: Kutte en fast stiling som blir ledig –Styringsbehov: Styre endret ressurssammensetning –Verktøy: Flytte budsjettmidler fra 5001 til 5021 Sjekke at det ikke blir avvik i rapportene

43 Styringsbehov, eks. 3 Mål: Dekke inn rammekutt på 5% –Tiltak: Ledigheter på fastlønn –Finansiering: X kroner fra forutsatte ledigheter –Styringsbehov: Styre innsparing fortløpende –Verktøy: Planlegge innparing på 5001 i budsjettet (når) Følge opp evt. avvik Rullerende prognose Oversikt over alternative budsjettkutt

44 Styringsbehov, eks. 4 Mål: Økt forskningssamarbeid –Tiltak: Fellesseminar –Finansiering: –Styringsbehov: Seminar gjennomføres i tide innenfor budsjett –Verktøy: Budsjettere på aktuelle arter Opprette analyseverdi Følge opp evt avvik

45 Styringsbehov Styringsbehov må konkretiseres i mål og planer Mål og planer må operasjonaliseres.... først da kan en gjøre fullgod bruk av verktøyene

46 Oppsummering –Styringsbehov må konkretiseres i mål og planer –Mål og planer må operasjonaliseres slik at verktøy kan brukes –Verktøy må brukes planmessig og på en konsistent måte –Rådata fra økonomisystemet blir da til verdifull styringsinformasjon

47 Økonomioppfølging - praksis

48 Oppskrifter: A) Hvordan lage et opplegg for økonomistyring? B) Lage rapportmal C) Hvordan bruker økonomikonsulenten rapporten til egne formål

49 Trinn 1 – Lag en modell Lag en modell av økonomien: analyseverdier arter

50 Trinn 2 – Bestem rapportstrategi Ta utgangspunkt i rapportbehov – Månedsrapporter eller ad-hoc? – Saldorapporter eller detaljer? – Anbefaler månedsrapporter på saldonivå sjekk detaljene hvis store avvik Sjekk hvilke rapporter som finnes Bestem hvilke rapporter som skal tas - og hvordan

51 Trinn 3 – Bestem detaljering Bestem detaljering i budsjett Eks. –detaljert artsbudsjettering på fellesannum innen analyse –budsjettering på bøker (6581) tilskuddsreiser (7151) og fritt annuum (6000) på hver forskergruppe, forsker på øvrige analysenummer

52 Trinn 4– Bestem periodisering Bestem periodisering –hva er planen i år? –hvordan pleier der å bli? –dele på 12? –bruke periodiseirngsmalene på intranett?

53 Trinn 5 –Legg inn Legg inn vha Oracle Financials ADI Budget wizard i Excel.

54 Trinn 6 – Start rapportering Start månedsrapportering (NB prosj ): –S11 artsregn for hele instituttet (GB) –S14 analyseregn. for hele instituttet (I/K evt sum artsklasse) (GA) –S11 artsregn. analyse (Detalj art) (GA) –S13 prosjektregn for øremerkede midler (GP) –S13 prosjektregn. for hele inst. (BOA) –Rapportene eksporteres til Word og klippes inn i et hoveddokument med egnet rapportmal

55 Trinn 6 Start rapportering Rapp 5 S13 for BOA Rapport 3 – S11 for analyse Rapport 2 – S14 for annuum Rapport 1 – S11 for hele instituttet Hovedtalltall og delrapporter utfyller hverandre på en logisk måte. Rapport 4 – S13 for øremerkede midler

56 B) Lag månedsrapport 1.Eksporter Discovererrapport til HTML 2.Kopiere videre til Word 3.Skriv inn kommentarer 4.Legg inn flere rapporter 5.Lag innholdsliste og overskrifter 6.Lag ”link” mellom innholdsliste og overskrifter 7.Lag ”link” mellom ”Tilbake” og innholdsliste 8.Lagre og send rapporten som vedlegg til mottaker

57 1. Eksporter Discovererrapport til HTML

58 2. Marker tabell, kopier og lim inn i Word.

59 3. Skriv inn kommentarer

60 4. Legg inn flere rapporter

61 5. Lag innholdsliste, overskrifter og ”link”

62 6. Lag link mellom overskrifter og innholdsliste. Steg 1: marker overskrift, velg Sett inn, bokmerke

63 Steg 2: marker innholdsliste, Sett inn Hyperkobling, velg riktig bokmerke

64 7. Lag ”link” mellom ”Tilbake” og innhold

65 8. Lagre og send rapporten til mottaker

66 C) Rapporter for økonomikonsulenten Hvordan holder økonomikonsulenten oversikten selv? –egen lister? –bruk av rapporter? Discoverer gir egnet informasjon ved å kombinere sideelementer i S-rapportene med detaljer fra D22- rapporten

67 Bruk S11 e.l til å avdekke avvik...

68 Bruk D22 til å forklare dem

69 Oppsummering Krav til rapportering ved UiB Oppfølgingsmetoder og forutsetninger for bruk Teori - økonomistyring en oversiktsmodell - styringsinformasjonen - verktøyene/hjelpemidlene - styringsbehovet Praksis - økonomioppfølging –Lag en modell for rapportering –Lag en mal for månedsrapport –Bruk av rapportene


Laste ned ppt "KURS I ØKONOMIOPPFØLGING. Kurs i budsjettering og økonomistyring Teorikurs Budsjett- ering Systemkurs ADI- budsjett- innlasting Teorikurs Økonomi- oppfølging."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google