Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

KURS I ØKONOMIOPPFØLGING

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "KURS I ØKONOMIOPPFØLGING"— Utskrift av presentasjonen:

1 KURS I ØKONOMIOPPFØLGING

2 Kurs i budsjettering og økonomistyring
Teorikurs Budsjett-ering Systemkurs ADI-budsjett-innlasting Teorikurs Økonomi-oppfølging Discoverer-rapporter viewer/ plus + Egne kurs i Prosjektadministrasjon/PA

3 Innhold Krav til rapportering ved UiB
Oppfølgingsmetoder og forutsetninger for bruk Teori - økonomistyring en oversiktsmodell - styringsinformasjonen - verktøyene/hjelpemidlene - styringsbehovet Praksis - økonomioppfølging Lag en modell for rapportering Lag en mal for månedsrapport Bruk av rapportene

4 Krav til rapportering ved UiB
Fremgår av ”Hovedregler for økonomiforvaltning ved UiB”, kap. 5.3 Internrapportering: Direktøren skal holde styret orientert om eksternregnskapets stilling gjennom minst tertialvise regnskapsrapporter. Vesentlige avvik skal omtales. Tilsvarende skal direktøren holde styret orientert som internregnskapets stilling gjennom året på hvert styremøte (med mindre første møte legges så tidlig at det ikke er hensiktsmessig). Fakultetene og grunnenhetene skal på samme måte holde sine styrer/ledelse orientert på samme måte.

5 Oppfølgingsmetoder – flere valg
Formål: Sikre oversikt og kontroll gjennom budsjettåret Flere metoder kan brukes, disse bygger på ulike ideer: Avviksrapportering Prognose Andel brukt Rest Resultat/nøkkeltall Fokus på avvik fra plan Revurdert sluttresultat Antar lineært forbruk Ingen plan/dynamisk plan Hyppig resultatmåling

6 Oppfølgingsmetoder - forutsetninger
Forutsetninger som må være oppfylt for meningsfull bruk av metodene: Må ha et periodisert budsjett/plan Bør ha en plan evt. erfaringstall Må ha en årsbudsjettramme Må ha gode målesystemer Avviksrapportering Prognose Andel brukt Rest Resultat/nøkkeltall

7 Oppfølgingsmetoder – hvordan velge?
For å velge passende oppfølgingsmetode må en vurdere de forutsetninger som er tilstede både når det gjelder styringsbehov og tilgjengelige verktøy. Vi ser først på dette i teorien, og deretter i praksis…

8 Økonomistyring - en oversiktsmodell
Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo:

9 Økonomistyring – en oversiktsmodell
Styringsbehov Verktøy Styringsinfo

10 Økonomistyring – en oversiktsmodell
Styringsbehov: Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avviksanalyser 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

11 Økonomistyring Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo:
Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avviksanalyse 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

12 Styringsinformasjon Styringsrapportene har to deler: 1. Beskrivelse
- rapportdesign/layout 2. Anbefalinger - rapportbudskap/anbefalinger

13 Rapportdesign Rapport 1 Rapp 3 Rapport 2 Rapport 4 Hovedtalltall og delrapporter bør utfylle hverandre på en logisk måte.

14 Rapportdesign Ikke slik!! Rapport 1 Rapport 5 Rapp 3 Rapport 2

15 Rapportdesign Overskrift Sammendrag Innholdsfortegnelse Rapp 1 Rapp 2

16 REGNSKAPSRAPPORT 10/03 - AVDELING
Rapportdesign REGNSKAPSRAPPORT 10/03 - AVDELING Sammendrag Det er overforbruk på fastlønn med 2% - dvs Dette balanserer mot besparelse på avlyst seminar. Innhold: 1. Total GB 2. Analyse GA 3. Prosjekt GP 4. Prosjekt BOA Avd.total Artsregn. S11 GB Prosjekt- regnskap S13 GP Prosjektregn- skap S13 BOA Analyse- Regn. S14 GA .

17 Rapportdesign

18 Rapportdesign

19 Rapportbudskap Anbefaling skal støtte ett av følgende handlingsalternativer: Fortsett! Korriger! Stopp!

20 Styringsinformasjon, oppsummert
Rapporten har to deler 1. Beskrivelse - rapportdesign/layout 2. Anbefalinger - rapportbudskap/anbefalinger

21 Økonomistyring Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo:
Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avvik 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

22 Økonomimodell UiB Grunnbev. Bidrag/oppdrag (Omr=GB) (Omr=BOA) Annuum
prosjekt Område =GA Eksterne prosjekter – Område=BOA Instituttannuum ekskl fastlønn mv. (Saldonivå=I) Øremerkede tiltak prosjekt Område =GP

23 2. Kontoplaner Segment 1 Firma: UiB 01
Segment 2 Art: kjøp av datautstyr 6521 Segment 3 Prosjekt uspes/annuum Segment 4 Sted Engelsk Segment 5 Analyse uspes Segment 6 Motpart ikke avskr. 00 Segment 7 Aktivitet uspes => =>

24 3. Budsjett, 4. Regnskap, 5. Avvik
Budsjett er en plan Uttrykt i kroner, konti og perioder Regnskap er status Avvik er forskjell mellom status og plan Avvik skal forklares Avvik skal eventuelt korrigeres

25 5. Avviksrapportering Avviksrapportering sparer tid og bedrer oversikten! da !!

26 Altså: Vi legger en plan..
kroner plan des Jan.

27 ... vi måler avvik underveis
kroner rapport rapport plan status des Jan.

28 .. vi har god kontroll gjennom hele året
kroner Rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport status plan des Jan.

29 5. Avviksrapportering Meningsfull avviksrapportering fordrer:
riktig forståelse av kontoplan konsistens mellom budsjett og regnskap mht beløp konto periode

30 Konsistens i konti?

31 Konsistens i konti?

32 Konsistens i konti!

33 6. Prognoser Prognoser er anslag på fremtidig resultat
presisere forutsetninger rullerende prognoser taktiske prognoseresultater? prognoser er et viktig styringsverktøy Progn Regn Jan-10 Des-10

34 6. Prognoser - mal

35 6. Prognoser - legg inn budsjettet i mal
Legg inn årsbudsjettet fra B11 - pr mnd

36 6. Prognoser - oppdater med regnskap
Legg inn månedsregnskap fra S11 Artsregnskap - pr. mnd Legg inn evt. fordelaktige og ufordelaktige korreksjoner! Vurder prognoseresultat kritisk! Bruk resultatet som del av grunnlaget for prognosen

37 7. Nøkkeltall Nøkkeltall er indikatorer f.eks. for ressurs/ måloppnåelse vekst fastlønn siste år - antall stud.poeng pr. vit. ansatt andel fastlønn - sykefravær antall adm pr. vit ansatt - antall pub. pr. vit ansatt budsjett pr. vit ansatt - antall kr. pr. kvm antall kvm pr. vit ansatt - endring netto dekningsbidrag Egnet som effektivitetsmål og for måloppnåelse Brukes sjelden som økonomistyringsverktøy alene

38 7. Nøkkeltall - eksempler
Netto dekningsbidrag = 9011 (+9012) – 9152 Areal pr. åv = kvm i arealavtale / antall åv BOA pr vit åv = BOA-inntekter/ antall vit åv Antall rekrutteringsstillinger pr. vit åv = åv rekr.st / vit åv

39 Verktøy, oppsummert Økonomimodell, Kontoplaner, Budsjetter, Regnskap, Avviksanalyser, Prognoser, Nøkkeltall Det finnes en rekke hjelpemidler og verktøy Hvordan gir disse best beslutningsstøtte for din avdeling?

40 Økonomistyring Styringsbehov: Verktøy: Styringsinfo:
Mål for virksomheten Årsplan Ressursrammer Verktøy: 1. Økonomimodell 2. Kontoplaner 3. Budsjetter 4. Regnskap 5. Avvik 6. Prognoser 7. Nøkkeltall Styringsinfo: Rapport beskrivelse anbefalinger stopp! korriger! fortsett!

41 Styringsbehov, eks. 1 Mål: Økt forskning innen fagfelt A
Tiltak: Ny stilling til fagfelt A Finansiering: Innsparing på fagfelt B Styringsbehov: Styre endret fastlønnsbudsjett Verktøy: Flytte stilling i budsjettet Sjekke at det ikke blir avvik i rapportene på fastlønn

42 Styringsbehov, eks. 2 Mål: Mer gruppeundervisning
Tiltak: flere timelærere Finansiering: Kutte en fast stiling som blir ledig Styringsbehov: Styre endret ressurssammensetning Verktøy: Flytte budsjettmidler fra 5001 til 5021 Sjekke at det ikke blir avvik i rapportene

43 Styringsbehov, eks. 3 Mål: Dekke inn rammekutt på 5%
Tiltak: Ledigheter på fastlønn Finansiering: X kroner fra forutsatte ledigheter Styringsbehov: Styre innsparing fortløpende Verktøy: Planlegge innparing på 5001 i budsjettet (når) Følge opp evt. avvik Rullerende prognose Oversikt over alternative budsjettkutt

44 Styringsbehov, eks. 4 Mål: Økt forskningssamarbeid
Tiltak: Fellesseminar Finansiering: Styringsbehov: Seminar gjennomføres i tide innenfor budsjett Verktøy: Budsjettere på aktuelle arter Opprette analyseverdi Følge opp evt avvik

45 Styringsbehov Styringsbehov må konkretiseres i mål og planer
Mål og planer må operasjonaliseres .... først da kan en gjøre fullgod bruk av verktøyene

46 Oppsummering Styringsbehov må konkretiseres i mål og planer
Mål og planer må operasjonaliseres slik at verktøy kan brukes Verktøy må brukes planmessig og på en konsistent måte Rådata fra økonomisystemet blir da til verdifull styringsinformasjon

47 Økonomioppfølging - praksis

48 Økonomioppfølging - praksis
Oppskrifter: A) Hvordan lage et opplegg for økonomistyring? B) Lage rapportmal C) Hvordan bruker økonomikonsulenten rapporten til egne formål

49 Trinn 1 – Lag en modell Lag en modell av økonomien: analyseverdier
arter

50 Trinn 2 – Bestem rapportstrategi
Ta utgangspunkt i rapportbehov Månedsrapporter eller ad-hoc? Saldorapporter eller detaljer? Anbefaler månedsrapporter på saldonivå sjekk detaljene hvis store avvik Sjekk hvilke rapporter som finnes Bestem hvilke rapporter som skal tas - og hvordan

51 Trinn 3 – Bestem detaljering
Bestem detaljering i budsjett Eks. detaljert artsbudsjettering på fellesannum innen analyse budsjettering på bøker (6581) tilskuddsreiser (7151) og fritt annuum (6000) på hver forskergruppe, forsker på øvrige analysenummer

52 Trinn 4– Bestem periodisering
hva er planen i år? hvordan pleier der å bli? dele på 12? bruke periodiseirngsmalene på intranett?

53 Trinn 5 –Legg inn Legg inn vha Oracle Financials ADI Budget wizard i Excel.

54 Trinn 6 – Start rapportering
Start månedsrapportering (NB prosj ): S11 artsregn for hele instituttet (GB) S14 analyseregn. for hele instituttet (I/K evt sum artsklasse) (GA) S11 artsregn. analyse (Detalj art) (GA) S13 prosjektregn for øremerkede midler (GP) S13 prosjektregn. for hele inst. (BOA) Rapportene eksporteres til Word og klippes inn i et hoveddokument med egnet rapportmal

55 Trinn 6 Start rapportering
Rapport 1 – S11 for hele instituttet Rapp 5 S13 for BOA Rapport 2 – S14 for annuum Rapport 3 – S11 for analyse Rapport 4 – S13 for øremerkede midler Hovedtalltall og delrapporter utfyller hverandre på en logisk måte.

56 B) Lag månedsrapport Eksporter Discovererrapport til HTML
Kopiere videre til Word Skriv inn kommentarer Legg inn flere rapporter Lag innholdsliste og overskrifter Lag ”link” mellom innholdsliste og overskrifter Lag ”link” mellom ”Tilbake” og innholdsliste Lagre og send rapporten som vedlegg til mottaker

57 1. Eksporter Discovererrapport til HTML

58 2. Marker tabell, kopier og lim inn i Word.

59 3. Skriv inn kommentarer

60 4. Legg inn flere rapporter

61 5. Lag innholdsliste, overskrifter og ”link”

62 6. Lag link mellom overskrifter og innholdsliste
6. Lag link mellom overskrifter og innholdsliste. Steg 1: marker overskrift, velg Sett inn, bokmerke

63 Steg 2: marker innholdsliste, Sett inn Hyperkobling, velg riktig bokmerke

64 7. Lag ”link” mellom ”Tilbake” og innhold

65 8. Lagre og send rapporten til mottaker

66 C) Rapporter for økonomikonsulenten
Hvordan holder økonomikonsulenten oversikten selv? egen lister? bruk av rapporter? Discoverer gir egnet informasjon ved å kombinere sideelementer i S-rapportene med detaljer fra D22-rapporten

67 Bruk S11 e.l til å avdekke avvik...

68 Bruk D22 til å forklare dem

69 Oppsummering Krav til rapportering ved UiB
Oppfølgingsmetoder og forutsetninger for bruk Teori - økonomistyring en oversiktsmodell - styringsinformasjonen - verktøyene/hjelpemidlene - styringsbehovet Praksis - økonomioppfølging Lag en modell for rapportering Lag en mal for månedsrapport Bruk av rapportene


Laste ned ppt "KURS I ØKONOMIOPPFØLGING"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google