Høstsamling for rådmenn i Buskerud, Sole sept. 2008

Presentasjon om: "Høstsamling for rådmenn i Buskerud, Sole sept. 2008"— Utskrift av presentasjonen:

1 Høstsamling for rådmenn i Buskerud, Sole 11.-12. sept. 2008
Ledelse, styring og oppfølging av NAV-kontoret Ola Heen Strømmen, NAV Buskerud

2 Ledelse og styring av NAV-kontoret
. Kommunen (rådmannen) Fullmakter og resultatansvar Partnerskap arena for styring/ koordinering STAT – NAV-etat Fullmakter og resultatansvar NAV-leder Tatt fra en presentasjon av Arild Sundberg til fylkeslederne

3 Styringssignaler fra NAV Stat
Visjon og verdigrunnlag Strategier Statsbudsjettet -> Årlige mål- og prioriteringer Årlig mål- og disponeringsbrev -> virksomhetsplaner Risikoanalyser -> tiltak Resultatoppfølging -> tiltak Brukerundersøkelser, medarbeiderundersøkelser -> tiltak Styringsdialoger -> tiltak Ledermøter Lederutvikling – NAV-ledere og avdelingsledere

4 Tidlig drift i NAV-kontoret Ola Heen Strømmen, NAV Buskerud
Samarbeidskonferanse Norefjell, 21. april 2009 Tidlig drift i NAV-kontoret Ola Heen Strømmen, NAV Buskerud Formålet med presentasjonen: Den er lagt for å kunne brukes i møter med rådmenn der styring og utvikling av NAV-kontor er et tema. Den som bruker presentasjonen må endre / supplere innholdet slik at det er tilpasset lokale forhold.

5 Innhold Bakgrunn for Tidlig drift
Partnerskapet som arena for styring og utvikling av NAV-kontoret En bakgrunn for balansert målstyring i NAV-kontor Balansert målstyring som utgangspunkt for endringsarbeid i NAV kontoret Et eksempel fra Midtre Gauldal Forslag til balansert målstyring for NAV-kontor Balansert målstyring i en Tidlig drift-prosess Presentasjonens innhold.

6 Forprosjekt Tidlig drift Intervjuer i 9 fylker høsten 2008
Forprosjektet ble startet med bakgrunn i at rapporter, spørreundersøkelser etc. dokumenterte at utviklingsprosessene ved etablering av NAV-kontor var krevende. Forprosjektet til Tidlig drift (i regi av Arbeids- og velferdsdirektoratet) innhentet informasjon ved å intervjue: NAV-ledelsen i 9 fylker Kommunale og statlige medarbeidere og ledere i 27 NAV-kontor Ledelsen ved 9 NAV-forvaltningsenheter Utfordringsbildet viser klare fellestrekk over hele landet Det er stor vilje til endring hos NAV-ledere og medarbeidere, men kompleksitet og manglende kapasitet synes å være hovedårsaken til at det er utfordrende å gjennomføre endringer Hvorfor Tidlig drift / hvordan / hovedkonklusjoner

7 Intervjuene viser at utfordringene i NAV-kontorene er særlig knyttet til:
Målstyring Medarbeidere og ledere i NAV-kontor er i liten grad kjent med kommunale og statlige mål for NAV-kontorets virksomhet og de opplever at deres arbeidsoppgaver i liten grad blir prioritert. Alt oppleves å være like viktig. Tydeliggjøring av hensiktsmessig organisasjonsmodell og arbeidsprosesser Ledere / medarbeidere i NAV-kontor etterlyser tydeligere råd om fornuftig organisering. ”Det er nå etablert så mange NAV-kontor at vi bør slippe mer prøving / feiling” Kompetanse Mengden kompetansetiltak oppfattes tilfredsstillende, men medarbeiderne opplyser at de lærer lite. En av årsakene synes å være at gjennomføring av kompetansetiltak foregår som ”fellesopplæring”. Det er mye fellesopplæring og lite individuell kompetanseheving. Det er også en utfordring at sentrale kompetansetiltak i liten grad er tilpasset individuell opplæring. Lederstøtte NAV-lederne opplevde mye støtte i etableringsperioden, men føler seg litt ”glemt” etter etablering. Fylkesdirektørene mener de gir mer lederstøtte enn NAV-lederne opplever å motta. NAV-lederne oppgir at de henter nødvendig lederstøtte fra tidligere kollegaer, men at de savner mer systematisk lederstøtte fra NAV fylke og kommunen. Mer detaljer om funn fra forprosjektet

8 1. Januar 2009 ble prosjekt Tidlig drift etablert.
Prosjektet sørger for at det utarbeides verktøy: Balansert målstyring i NAV-kontor (målekort) Gjennom innhenting av erfaring fra etablerte kontor utarbeider Arbeids- og velferdsdirektoratet forslag til prinsipper for fornuftig organisering og arbeidsflyt i NAV-kontor. Arbeids- og velferdsdirektoratet utarbeider en kompetansestrategi for å sikre hensiktsmessige kompetansetiltak til medarbeidere i NAV-kontor Arbeids- og velferdsdirektoratet samler eksempler på gode erfaringer fra kommuner / fylker innen området lederstøtte. Eksemplene gjøres tilgjengelig via en veileder for lederstøtte. Prosjektet gir opplæring og praktisk støtte til medarbeider i NAV fylke som kan dra ut i NAV-kontor og bistår NAV-leder med gjennomføring av endringsarbeid. Beskrivelse av hva Tidlig drift gjør med funnene fra forprosjektet

9 Balansert målstyring i NAV-kontor
Målstyring i NAV-kontorene vil hovedsakelig bestå av tre steg: Måle, Følge opp og Rapportere

10 Eksempel: Midtre Gauldal (pilotkontor 02.10.2006)
Fra fire til ett styringsdokument NAV Midtre Gauldal Midtre Gauldal kommune NAV sentralt Grete Metliaas (rådmann i Midtre Gauldal) uttalte til Fylkesprosjektlederne i NAV: ”Vi behøver et styringsverktøy som: Klargjør oppdraget fra kommune og stat Gir sammenheng mellom overordna mål og lokale mål/lokalt oppdrag Gir et klart målbilde/oppdrag for NAV-kontoret Bidrar til å holde fokus på ”det viktigste” Gir et grunnlag for systematisk resultatrapportering” Fire styrings-dokument Ønsker å måle måloppnåelse Ett styrings-dokument Veien mot målekortet Målsetninger og rapporering

11 Riktig bruk av målekortet vil sikre en bedre prosess for målstyring lokalt
Med bakgrunn i erfaringer fra flere kommuner/fylker (bl.a. Midtre-Gauldal), har KS og Arbeids- og velferdsdirektoratet samarbeidet om å lage et forslag til målekort og system for balansert målstyring tilpasset bruk i NAV-kontor Sammen med tilbudet om innføring av målekort gir Tidlig drift opplæring til medarbeidere i NAV-fylke slik at de kan bistå NAV-leder i gjennomføring av lokale utviklingsprosesser for å oppnå resultatforbedring.

12 Fremdriftsplan i NAV fylke og NAV-kontor
1. Sentrale måling 1. Sentrale og lokale måling 2. Sentrale og lokale måling 3. Sentrale og lokale måling Status Status Status Status Status Status Status Status Status Avklare målstyring i fylke Starte Tidlig drift Avklare målstyring lokalt Gjennomføre problemløsning og analyse Utforme og prioritere tiltak I løpet av et ”Tidlig drift” utviklingsprosjekt foregår det 2 parallelle prosesser i et NAV-kontor: 1. Den første prosessen er at målekortet tas i bruk – i løpet av en 10 ukers utviklingsprosess, får kontorets leder(e) bistand fra fylkets prosessledere i hvordan bruke målekort for å bedre kontorets resultatoppnåelse. 2. Den andre prosessen er at fylkets prosessledere bistår kontorets ledere i å gjennomføre en 10-ukers utviklingsprosess for å bedre resultatet innen 1 – 3 (maks 3) områder der målekortet viser at kontoret har lav resultatoppnåelse. For eksempel kan det være økt antall på kvalifiseringsprogram. Gjennomføre tiltak Av-slutning Videre utvikling UKE 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Gjennomføres en gang per fylke Gjennomføres på NAV-kontorene der man gjennomfører Tidlig drift

13 Målekortet viser NAV-kontorets resultater.
NAV fylke henter ut statlige data, NAV-leder henter ut kommunale data. Medarbeider i NAV-fylke legger inn stalige og kommunale data slik at målekortet for det enkelte NAV-kontor blir komplett. Rapport fra målekortet (se illustrasjon) oversendes NAV-leder hver måned Målekortet viser hvordan NAV-kontoret presterte siste periode og hvordan prestasjonen er totalt sett for året Her vises deler av A4-arket som månedlig oversendes NAV-leder. I tillegg kan Fylkesdirektøren vise fram ferdig utfylt målekort for et kontor i eget fylke. Illustrasjon: Rapporteringsark måledata NAV fylke er hovedansvarlig for oppdatering av målekortet

14 Tiltaksplan som viser hvordan NAV-kontoret skal forbedre sine resultater.
NAV-leder er ansvarlig for at utviklingstiltak for å forbedre resultat følges opp i egen tiltaksplan, hvor arbeidsoppgaver konkretiseres og fordeles NAV fylke og rådmann bistår NAV-leder ved behov (for eksempel kompetansetiltak, bistand fra andre osv). Det skal gjøres en enkel risikovurdering for hvert tiltak for å sikre at resultatforbedring innenfor et målområde ikke går på bekostning av resultatet for andre mål Illustrasjon: Tiltaksplan NAV-leder er ansvarlig for å iverksette tiltak, fordele ansvar og følge opp på områder hvor det i målkortet er registrert avvik

15 Eksempel på månedlig statusrapport til fylkesdirektør og rådmann
NAV-leder, med nødvendig bistand fra NAV fylke og kommune, skal månedlig lage en statusrapport som oversendes fylkesdirektør og rådmann Statusrapporten skal beskrive status innenfor de fire perspektivene, områder hvor man gjør det bra / har utfordringer samt beskrive iverksatte tiltak for å utvikle forbedringsområdet Statusrapporten er standardisert i formen, men baserer seg på informasjon fra målekortet og tiltaksplanen for det enkelte NAV-kontor Illustrasjon: Statusrapport Statusrapporten skal sikre at fylkesdirektør / kommune er oppdatert på måloppnåelse ved det enkelte NAV-kontoret

16 Avklaringspunkter målekort NAV Buskerud – 17.04.2009

17 1. Målstyring i [Fylke] Inndeling av mål i perspektiver
Avklaringer for styringsparametere

18 UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL
MÅLSTYRING I NAV-KONTORET: INNDELING AV MÅL I PERSPEKTIVER Måling innenfor fire perspektiver sikrer en helhetlig oppfølging av NAV-kontorets resultater UTARBEIDELSE AV LOKALE MÅL Brukerperspektiv: Mål innenfor dette området sikrer at brukerne ivaretas og at kvaliteten i tjenestene er tilfredsstillende (forsvarlig) Produksjonsperspektivet: Mål innenfor dette området bidrar til at NAV-kontoret oppfyller produksjonskravene (eks. oversendelsesfrister) Medarbeiderperspektivet: Mål innenfor dette området måler medarbeidertilfredshet, sykefravær etc. Økonomiperspektivet: Mål innenfor dette området bidrar til at NAV-kontoret opererer i henhold til fastlagte økonomiske rammer Brukerperspektiv Produksjonsperspektiv Medarbeiderperspektivet Økonomiperspektivet Måloppfølging innenfor fire perspektiver bidrar til balansert målstyring i NAV-kontoret

19 MÅLSTYRING I NAV-KONTORET: INNDELING AV MÅL I PERSPEKTIVER
Utgangspunkt for prioritering av styringsparametere innenfor de fire perspektivene Brukerperspektiv Produksjonsperspektiv Dialogmøte 2 for 75 % av sykemeldte innen 26 uker 75 % av ordinære arbeidssøkere skal ha hatt oppfølging siste tre mnd Antall deltagere på kvalifiseringsprogram ift måltall Arbeidsrettede tiltak og de øvrige rammestyrte virkemidlene skal gjennomføres iht tildelt aktivitetskrav og økonomisk ramme Øke andelen elektronisk innsendte meldekort ift samme periode 2008 Øke andelen som registrerer seg selv på nav.no til 75 % innen utgangen av 2009 60% av telefonsamtalene skal besvaresinnen 30 sekunder (1. halvår) 70% av telefonsamtalene skal besvares innen 30 sekunder (2. halvår) Minst 80 % av direktemeldte stillinger skal ha tilvisning Andelen stillinger som er meldt til NAV av totalt antall tilgjengelige stillinger øker ift samme periode 2008 (summen av tilgangen direktemeldte stillinger og stillinger registrert av bedriftene selv på nav.no) Krav til saksbehandlingstid for dagpengesaker, attføringspengesaker, AAP, ventelønn, attføringsstønader og lønnsgarantisaker skal overholdes Oversendelsesfrister fra NAV lokal til forvaltning skal overholdes (Uføreytelser, Rehabiliteringsgrupper, Krav om sykepenger og Barnebidrag, bidragsforskudd og farskap) Krav til saksbehandlingstid for sosialsaker skal overholdes (målkrav fastsettes lokalt) Medarbeiderperspektivet Økonomiperspektivet Sykefraværet (sum av legemeldt og egenmeldt fravær) i Arbeids- og velferdsetaten skal ikke øke sammenlignet med 2008 Andel medarbeiderne som har gjennomført utviklingssamtale (medarbeidersamtale) skal være 100% NAV-kontoret skal ha gjennomsn. score høyere enn x på HKI undersøkelsen [Sjekk opp kompetanseutviklingsplan] Driftsbudsjettet skal ikke overskrides i perioden (Driftsøkonomi) Tiltaksregnskapet skal ikke overskrides i perioden (Tiltaksøkonomi) Kommunes målkrav til sosialbudsjett (Kommunal økonomi) Marker det som er fylkesspesifikt Styringsparametere basert på Mål- og disponeringsbrev Styringsparametere basert på fylkesvise/kommunale/lokale prioriteringer Utgangpunkt basert på Mål- og disponeringsbrev. Eksempler på fylkesvise/lokale/kommunale mål er tillagt (oransje skrift)

20 1. Målstyring i [Fylke] Inndeling av mål i perspektiver
Avklaringer for styringsparametere

21 Avklaringspunkter for Brukerperspektivet (1/2)
AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Brukerperspektivet (1/2) Nr Indikikator Må avklares Besluttet Ansvar oppf. ”Gult” omr. B.1 Dialogmøte 2 for 75 % av sykemeldte innen 26 uker Hvilken statistikk benyttes for indikatoren i dag og skal denne benyttes inn i målekortet? Beregnes som i dag (nevner = strømningstall-ikke avholdt møte med gyldig grunn) Henter ut: Sylva Legger inn: Sylva 65 – 75% B.2 75 % av ordinære arbeidssøkere skal ha hatt oppfølging siste tre mnd Sylva 70-75% B.3 Antall deltagere på kvalifiseringsprogram ift måltall Når er statistikken klar og kan innlegges i målekortet? Siste eller nest siste måneds tall? B.4 Arbeidsrettede tiltak (post 76.30) skal gjennomføres iht tildelt aktivitetskrav Hvordan innhente data? Hvem henter inn data? Skal måling skje på TO/kommune? Kommunenivå, tall oppdateres hver mandag, månedlige plantall på TO. Måltall på TO brukes i hele TO. Bruker prosenttall i rapportering Knut, Stine +/- 5% (grønt 0 - +/- 2%) B.5 Andelen elektronisk innsendte meldekort skal være høyere enn 70 % Målkrav relaterer seg til samme periode forrige år, skal man bruke resultatene for fylket forrige år eller kontorvis? 65 – 70 %

22 Avklaringspunkter for Brukerperspektivet (2/2)
AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Brukerperspektivet (2/2) Nr Indikator Må avklares Besluttet Ansvar oppf. ”Gult” omr. B.6 Øke andelen som registrerer seg selv på nav.no til 75 % innen utgangen av 2009 Sylva 68-75% B.7 60% (1. halvår) / 70% (2. halvår) av telefonsamtalene skal besvaresinnen 30 sekunder Når er statistikken klar og kan innlegges i målekortet? Hvordan innhente data? Hvem henter inn data? Statistikk tas ut 5. påfølgende måned Magne 55–60% 1. halvår 65-70% 2. halvår B.8 Minst 80 % av direktemeldte stillinger skal ha tilvisning 75% - 80% B.9 Andelen stillinger som er meldt til NAV av totalt antall tilgjengelige stillinger skal være minst 35% (summen av tilgangen direktemeldte stillinger og stillinger registrert av bedriftene selv på nav.no) Målkrav relaterer seg til samme periode forrige år, skal man bruke resultatene for fylket forrige år eller kontorvis? Målkrav er 35% 25-35% B.10 Andelen 20 – 24 som har vært ledig i minst 3 mnd skal ha oppfølgning, minst 80% 60 – 80% B.11 Andel ordinære arbeidssøkere innvandrere til jobb, minimum 65 % Indikator fra a-info (andel innvandrere til jobb) 60-65% B.12 Andel <26 uker igjen av DP-periode, utvid oppf. siste 3 mnd, minimum 75% 50-75% B.13 Antall arbeidsevnevurderinger skal økes med 5% fra måned til måned Datavarehus Rødt hvis dårligere enn forrige måned

23 Avklaringspunkter for Produksjonsperspektivet
AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Produksjonsperspektivet Nr Indikkator Må avklares Besluttet Ansvar oppf. ”Gult” omr. P.1.1 100 % av andel krav om uføreytelser sendes over til forvaltningsenheten innen 10 uker etter mottak av krav Hvor stor andel av krav skal være innen ytre grense for NAV lokal på 10 uker? Bruker Ringerike som utgangspunkt Sylva (Tom) 80-100% P.1.2 100 % av andel krav om eller revurdering av vedtak om rehabiliteringspenger til forvaltningsenheten innen fristen på 4 uker innen mottak av krav Hvor stor andel av krav skal være innen ytre grense for NAV lokal på 4 uker? 80 – 100% Eksempel på lokalt mål: Saksbehandingstid på sosialstønad Avklares i møte med lokalkontor/rådmann

24 Avklaringspunkter for Medarbeiderperspektivet
AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Medarbeiderperspektivet Nr Indikator Må avklares Besluttet Ansvar oppf. ”Gult” omr. M.1 Sykefraværet (sum av legemeldt og egenmeldt fravær) i arbeids- og velferdsetaten skal ikke overstige 6% Når er statistikk klar? Hvor ofte kan man oppdatere Hvordan tilpasse forsinkelse til månedlig måling? Skal målkrav basert på 2008 utarbeides på månedlig / årlig grunnlag? 1 måned forsinkelse på tall Marit 6-7% M.2 Andel medarbeiderne som har gjennomført utviklingssamtale (medarbeidersamtale) skal være 100% innen 1. juni Hvilket kildesystem benyttes? 80-100% M.3 NAV-kontoret skal ha gjennomsnittelig score høyere enn 22 på HKI-undersøkelsen Hva skal HKI krav være? Hvor hyppig oppdateres HKI? Rødt under 20 Gult M.4 skal brukes av samtlige medarbeidere Avklare med Marit for å finne hva som skal måles, måltall og lignende Andel registrert profil av antall ansatte

25 Avklaringspunkter for Økonomiperspektivet
AVKLARINGSPUNKTER MÅLEKORT Avklaringspunkter for Økonomiperspektivet Nr Indikator Må avklares Besluttet Ansvar oppf. ”Gult” omr. Ø.1 Periodisert driftsbudsjett skal ikke overskrides (driftsøkonomi) Når er statistikken klar og kan innlegges i målekortet? Hvordan innhente data? Hvem henter inn data? Skjer måling skje på TO/kommune? Rapporteres den 10 med tilgjengelige tall. Bodil Grønt: 0- 2% Gult + 5 % Ø.2 Avvik fra tiltaksbudsjett skal ikke være større enn +/- 2 % i perioden (Tiltaksøkonomi) Hentes ut i forbindelse med statistikk, torsdag etter månedsavslutning Stine, Knut +/- 5% (grønt fra 0 - +/- 2%)