Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Kunsten å jobbe effektivt Godt nok ? ”Hvor mye må du vite om en elefant før du vet at det er en elefant”

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Kunsten å jobbe effektivt Godt nok ? ”Hvor mye må du vite om en elefant før du vet at det er en elefant”"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kunsten å jobbe effektivt Godt nok ? ”Hvor mye må du vite om en elefant før du vet at det er en elefant”

2 2 ”Godt nok for å si ja eller nei”

3 3 Hensikt Bolk 1 Systemkrav og effektiv saksbehandling Hva trengs av dokumenter Bolk 2 Ulike løsninger som kan brukes Sjekklister

4 4 Komm- unen Tiltaks -haver Ansvarlig søker Nabo/ part Fylkes mann KrdMediaBE funksjon, part, tilsyn, klage, protest, myndighet, service…

5 5 Effektiv saksbehandling Forutsigbarhet Holde det man lover – love det man holder Service og serviceerklæring Forståelig regelverk (dispensasjon eller likhet for loven?/ tillatelse eller tilgivelse) Politikere og adm – hånd i hånd (synsing og vennskap/kjennskap) Enkelt gebyrreglement – medgått tid Prioritering av saker og forhold Holdning Kunde – bruker – innbygger – pest og plage Offentligrettslige og privatrettslige forhold Skjønns- og hjemmelsforståelse Rettslig skjønn, lov, rettspraksis, forskrift, vedtekt, vedtak interne saksrutiner Interne rutiner, praksis, privat skjønn

6 6 ”Forenkling er krevende” Klar målsetning med arbeidet Klar prioritering ikke alt er like viktig Enkelt gebyrreglement Inntekt = utgift Basert på medgått tid = måle tiden Enkel serviceerklæring ytelser – frister – garanti Enkel saksbehandlingsprosess Enkle rutiner som brukes av alle Enkle, forståelige vedtak Hva er offentligrettslig – hva angår kommunen Må alle kommuner har hver sin måte?????

7 7 Tre innfallsvinkler Gebyrreglement Service- og serviceerklæring Styringssystem

8 Gebyrreglement

9 9 Gebyrreglementet - forutsetninger Selvkostprinsippet (VA) Pr sak Timebasert – medgått tid Konjunkturavhengig Fondsavsetning

10 10 Effektiv tid

11 11 Timepris

12 12 Konsekvens for kommunen Ca timer fakturerbar saksbehandling pr år (1 sak = 5 timer/ saker pr årsverk) Enkelt reglement Enkelt for tiltakshaver Tøffere for søker (mangler belastes tiltakshaver) Lave gebyrer for gode søknader

13 13 Maks tidsbruk pr sak/ pr time Type sakMeldingEnkle tiltak 1 trinns2 trinns Kurant4t8t 12t Omfattende16t24t Meget Omfattende 24t36t Større prosjektMed- gått tid

14 14 Utdrag fra gebyrregulativet – NN kommune

15 15 Utdrag fra gebyrregulativet – NN kommune

16 16 Utdrag fra gebyrregulativ – NN kommune

17 Service og serviseerklæring

18 18 Eksempel på serviceerklæring

19 19 Eksempel på serviceerklæring

20 20 Eksempel på serviceerklæring

21 Styringssystem

22 22 Visjon ” Sunne hus og gode utemilj ø er ” ”Bebyggelse skal reises og ivaretas med vekt på krav til sikkerhet, funksjonalitet og estetikk på en slik måte at innbyggere og omgivelser opplever at kommunen har et godt og sunt bo-, arbeids-, og livsmiljø”

23 23 Mål/Strategi Troverdighet skal v æ re v å rt framtredende kjennetegn. Vi skal utarbeide og etablere standarder, krav og føringer som grunnlag for vedtak. Vi skal innføre strengere krav til vår og kundens kvalitetssikring. Vi skal ha en effektiv og dynamisk organisasjon tilpasset de krav og forventninger som v å re omgivelser stiller. Vi skal utvikle en resultatorientert organisasjon med interessante oppgaver i et attraktivt arbeidsmiljø med dyktige medarbeider med høyt engasjement.

24 24 Effektiv saksbehandlingsprosess Servicet. mottak saksbeh. Doksent.

25 25 Hovedprosesser saksbehandling Gebyrberegning/Fakturering SaksmottakVedtakRegistrering Ledelsesavklaring Juridisk kontroll/hjemling Fakturakontroll VedtakSaksbehandling andre saker- Administrativt Politisk behandling Klage Saksbehandling byggesak Byggesaksbehandling Politisk behandling

26 26 Prioritering av saker 1.Saker som angår sikkerhet og fare for liv, helse og miljø. 2.Politiske saker/bestillinger. 3.Enkle tiltak/meldinger hvor alle forhold er funnet i orden. 4.Samfunnsnyttige tiltak med høy nytte-/kostfaktor og hvor tid/økonomi er en begrensende faktor. 5.Tiltak hvor flere aktører/parter/større aktører/sentrale instanser er involvert/berørt. 6.Ulovligheter/klager hvor forannevnte punkt er aktuelle. 7.Mindre saker med innhold som angår en/få parter. 8.Forhold som angår mindre vesentlige punkter. 9.Mindre ulovligheter/mindre klager på mindre forhold som angår en/få parter.

27 27 Geografisk prioritering Sentrum og sentrumsnære områder Områder for fortetting (husk stier og snar!) Hovedvassdrag, vannspeil, bekker LNF-områder, grenser

28 28 Prioritering av tema Fortetting med kvalitet Rimelige skjønnhetshensyn – i forhold til seg selv og omgivelsene Dokumentasjon Fukt, bæring, setning, brann/sikkerhet, dokumentasjon Funksjonalitet Miljøvennlige løsninger (energi/avfall)

29 29 Prosessuell prioritering Midlertidig brukstillatelse Ansvarsrettordningen Tilsyn eller kontroll som valgt saksbehandlingsmetode Hver 10. sak grundig En type dokumentasjon som vurderes grundig i alle saker over en tid

30 30 KS-dokumentasjon Prosess Prosedyre Instruks Sjekkliste Attestasjon Avvik

31 KS i bruk – sjekklister m.m.

32 32 INNHOLD i KS-håndbok 1Innledning 2Organisasjon 2Organisasjon 2.1Generelt 2.1Generelt 2.2Virksomhetens visjon, id é og m å l 2.2Virksomhetens visjon, id é og m å l 2.3Organisasjonskart 2.3Organisasjonskart 2.4R å dmannen 2.4R å dmannen 2.5Funksjonsbeskrivelse, ansvar og myndighet 2.5Funksjonsbeskrivelse, ansvar og myndighet 2.6Intern og ekstern kommunikasjon 2.6Intern og ekstern kommunikasjon 2.7Verneombud/AMU 2.7Verneombud/AMU 2.8Brukere 2.8Brukere

33 33 3System for kvalitetsstyring 3System for kvalitetsstyring 3.1Overordnet styringssystem 3.1Overordnet styringssystem 3.2Styringssystem for virksomheten 3.3Kvalitetsh å ndbok 3.3Kvalitetsh å ndbok 3.4Dokument- og datastyring 3.4Dokument- og datastyring 3.5Registreringer 3.5Registreringer 3.6Prosessbeskrivelse 3.6Prosessbeskrivelse

34 34 4Ledelse 4Ledelse 4.1Ledelsesform 4.1Ledelsesform 4.2Virksomhetsplan 4.2Virksomhetsplan 4.3 Ø konomiske m å l 4.3 Ø konomiske m å l 4.4Kvalitetspolitikk 4.4Kvalitetspolitikk 4.5Milj ø politikk 4.5Milj ø politikk 4.6Kvalitetsm å l og strategier 4.6Kvalitetsm å l og strategier 4.7Rapportering og oppf ø lging 4.7Rapportering og oppf ø lging

35 35 5Personal 5Personal 5.1Personal- og kompetanseutvikling 5.1Personal- og kompetanseutvikling 5.2Personaloversikt, stillingsbeskrivelser 5.2Personaloversikt, stillingsbeskrivelser 5.3Styrende og st ø ttende dokument 5.3Styrende og st ø ttende dokument

36 36 6Saksbehandling 6Saksbehandling 6.1Generelt 6.1Generelt Prioriteringer Prioriteringer 6.2Ansvar 6.2Ansvar 6.3St ø ttefunksjoner - Servicetorg og dokumentsenter 6.3St ø ttefunksjoner - Servicetorg og dokumentsenter 6.4Saksbehandling i byggesaker 6.4Saksbehandling i byggesaker 6.4.1Registrering 6.4.1Registrering ” Saksmottak ” ” Saksmottak ” ” Byggesaksbehandling ” ” Byggesaksbehandling ” 6.4.4Ulovligheter/forelegg 6.4.4Ulovligheter/forelegg 6.4.5Tilsyn 6.4.5Tilsyn 6.4.6Tvangsmulkt 6.4.6Tvangsmulkt 6.4.7Seksjonering 6.4.7Seksjonering

37 Delesaker 6.4.8Delesaker 6.4.9HMS – risikovurdering 6.4.9HMS – risikovurdering Saker til politisk behandling Saker til politisk behandling Dispensasjoner (kommuneplanens arealdel, reguleringsplan, andre) Dispensasjoner (kommuneplanens arealdel, reguleringsplan, andre) ” Krav og f ø ringer ” ” Krav og f ø ringer ” 6.5Prosedyrer, instrukser, maler og sjekklister 6.5Prosedyrer, instrukser, maler og sjekklister 6.6Godkjenning/kontroll (egen, sidemann) 6.6Godkjenning/kontroll (egen, sidemann) 6.7Godkjenning/kontroll av revisjoner (egen, sidemann) 6.7Godkjenning/kontroll av revisjoner (egen, sidemann) 6.8Serviceerkl æ ring 6.8Serviceerkl æ ring 6.9Saksbehandlingstid 6.9Saksbehandlingstid 6.10Gebyrberegning/fakturering 6.10Gebyrberegning/fakturering 6.11Klagebehandling 6.11Klagebehandling 6.12Innkj ø p/Anskaffelser/Avtaler/Kontrakter 6.12Innkj ø p/Anskaffelser/Avtaler/Kontrakter 6.13Saksbehandling i skjenke- og bevillingssaker 6.13Saksbehandling i skjenke- og bevillingssaker Administrativt Administrativt Politisk behandling Politisk behandling HMS – risikovurdering HMS – risikovurdering

38 38 7Utvikling 7Utvikling 7.1Forbedringsvirksomhet 7.1Forbedringsvirksomhet 7.1.1Korrigerende tiltak 7.1.1Korrigerende tiltak 7.1.2Forebyggende tiltak 7.1.2Forebyggende tiltak 7.1.3Forslagsvirksomhet 7.1.3Forslagsvirksomhet 7.1.4Utviklingsvirksomhet 7.1.4Utviklingsvirksomhet 7.1.5Avvik og avviksh å ndtering 7.1.5Avvik og avviksh å ndtering 7.2Brukertilfredshet 7.2Brukertilfredshet 7.3Medarbeiderunders ø kelse 7.3Medarbeiderunders ø kelse 7.4Innbyggerunders ø kelse 7.4Innbyggerunders ø kelse 8Sikkerhet og beskyttelse 8Sikkerhet og beskyttelse 9Normer 9Normer 10Definisjoner og begrep 10Definisjoner og begrep

39 39 Sjekklister - forslag MOTTAK AV SAK - DOKUMENTASJONSKONTROLL FORHÅNDSKONFERANSE BEHANDLING AV SAK - VURDERING AV INNHOLD I SØKNAD DOKUMENTASJON / TEGNINGER / BYGGESAK BYGGESAK TIL POLITISK BEHANDLING IGANGSETTINGSTILLATELSE MIDLERTIDIG BRUKSTILLATELSE FERDIGATTEST ARKIVERING FRADELING KLAGESAKSBEHANDLING ULOVLIGHETER KVALITETSSIKRING AV BYGGESAKSBEHANDLING, SIDEMANNSKONTROLL KVALITETSSIKRING AV BYGGESAKSBEHANDLING, SIDEMANNSKONTROLL AVVIKSBEHANDLING BEHANDLING AV SAK – SEKSJONERING/RESEKSJONERING TILSYN

40 40 Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes)JaJa N ei Kommentar 1K-2000, registrering/postføring/merknader riktig utført? 2Behandling, skal denne saken behandles av NN kommune? 3Søknadsskjema, er dette komplett utfylt og underskrevet? 4Dispensasjon, foreligger forhold av betydning som krever disp.? 5Situasjonsplan og naboliste, nyere enn 6 mnd.? 6Gjenpart av nabovarsel, er tiltaket komplett beskrevet? 7Situasjonsplan, er tiltaket inntegnet og tilstrekkelig målsatt? 8Parkeringskrav, er dette dokumentert på situasjonskartet? 9Erklæring fra nabo, foreligger dette underskrevet? 1010 Protester, er det innkommet protester? 1 Usikre grenser, er det behov for innmåling/oppmåling/grensejust.? 1212 Adkomstforhold, nye/endringer? 1313 Plantegninger, er areal påført? (M=1:100) 1414 Fasadetegninger, tilstrekkelig med terrenglinjer før og etter? (M=1:100) 1515 Estetikk/utforming, tilstrekkelig dokumentert? 1616 Utomhusplan, tilstrekkelig dokumentert? (m 2 og kvalitet) 1717 Ansvarsrett, for PRO/KPR-UTF/KUT underskrevet? 1818 Kontrollerklæring, for PRO underskrevet? 1919 Fullmakt, foreligger dette der søker underskriver for tiltakshaver? 2020 Erklæringer, forhold ved tiltaket som krever erklæringer? 2121 Tinglysing, er forhold av betydning for kommunen tinglyst? 2 Unntatt offentlighet, skal sak/dokumenter unntas fra offentlighet? 2323 Tidsfrister, har saken til nå vært behandlet innen gitte frist? 2424 Milepæler, er aktuelle milepæler/merknadsfelt i K-2000 utfylt? 2525 K2000, er saken såpass mangelfull at den avsluttes og arkiveres? 2626 Konnerudkvoten, ny boenhet på Konnerud (sjekk postnr./adresse)? 2727 Ulovligheter, som bør følges opp? 2828 Tilsyn, dokumenttilsyn? 2929 Ansvarlig søker/tiltakshaver, er kontaktet/ringt opp? 3030 Søknaden er klar for behandling 3131

41 41 DOKUMENTASJON / TEGNINGER / BYGGESAK Dato for mottak hos SAKB: Dato ut SAKB: Er nedstående aktivitet ok? (ikke relevant: JA/NEI gjennomstrekes)JaJa NeiNei Kommentar Form, alternativer: 1Brev om tilsyn, evt. supplerende dokmentasjon er mottatt (brevmal) 2Dokumentilsyn i innsendt sak Grunnlag: 3PBL og forskrift, preaksepterte løsninger, NBI, Norsk Standard 4Ansvarsrett og kontrollerklæring for prosjektering 5NBR-standard: Spesifikasjon for kart og for tegningsmateriale Tegninger, krav til innhold: 6Tegninger, entydig merket, datert og signert 7Situasjonsplan, med hovedmål på tiltaket Avstand til grenser og til senter vei (vegloven) 8Planer, snitt og fasader i hensiktsmessig skala, vanligvis 1:100 Snitt: kotehøyde på sokkel evt. gulv 1. etg, etasjehøyder Mønehøyde skal fremgå av snitt, med kotehøyde evt. mål Eksisterende og nye terrenglinjer på fasader 9Planer, planløsning med angivelse av rombetegnelser og areal Fast innredning på bad og kjøkken, vertikale kanaler Branncellebegensende vegg markeres med brannklasse Dimensjonering, brukbarhet: 1010 Parkeringsplasser, tilstrekkelig bredde x lengde, inne / ute (NBI) 1 Manøvrering av kjøretøy, tilstrekkelig dim. (plan-mal) 1212 Sykkelparkering, hensiktsmessig i boliganlegg 1313 Avfallshåndtering, plassering, adkomst for henting 1414 Brukbarhet for alle, minstekrav: bl.a. trinnfri adkomst til hovedinngang 1515 Minstestørrelser ved planløsning av leiligheter: 2-roms leil. bør ha kjøkken + stue =>25m2 (husbanken) Plass til vask- / tørk- funksjon på bad / vaskerom Boder i leiligheter, 3m2 inne, 5m2 sportsbod Annet lovverk: 1616 Arbeidstilsynet 1717 Mattilsynet 1818 Helse, støy / ventilasjon Merknader vedrørende dokumentasjon, henvendelser o.l. i saken (husk datering/sign). Dato Underskrift (SAKB)

42 Er det mulig å ha sjekklister som er like i kommunene?


Laste ned ppt "Kunsten å jobbe effektivt Godt nok ? ”Hvor mye må du vite om en elefant før du vet at det er en elefant”"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google