Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og utvikling Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Informasjon på brukermøte 11. desember 2008 Prosjektleder:

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og utvikling Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Informasjon på brukermøte 11. desember 2008 Prosjektleder:"— Utskrift av presentasjonen:

1 Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og utvikling Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Informasjon på brukermøte 11. desember 2008 Prosjektleder: Kjell-Arne Besseberg

2 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 2 Formål med brukermøte 11. desember Gi en forståelse for hvorfor det nå gjennomføres et forprosjekt på nytt HR-system i Oslo kommune Hvordan sikre bred involvering fra Oslo kommune på de ulike leveransene fra forprosjektet Informere om fremdriftsplanen Identifiserte HR-prosesser som gjennomføres i Oslo kommune i dag

3 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 3 Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering

4 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 4 Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering

5 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 5 Hva er HR? HR står for ”Human Resource” og betyr menneskelige ressurser HR er en forkortelse som brukes mer og mer av virksomheter, både i privat og offentlig sektor Mye brukt definisjon på HR- aktiviteter er hentet fra Bård Kuvaas som er meget anerkjent forsker innenfor HR området: – Alle aktiviteter som omhandler planlegging, anskaffelse, utvikling og ”avvikling” av menneskelige ressurser i organisasjoner (Bård Kuvaas, 2008). HR består av blant annet lønn- og personal HR LønnPersonal

6 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 6 Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering

7 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 7 Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Oslo kommune benytter i dag EDB Business Partner sitt lønnssystem, NLP. EDB vil avslutte drift og vedlikehold av systemet i mars I Byrådets forslag til budsjett for 2009 ble det besluttet følgende (kapittel 122): Forprosjekt for innføring av nytt lønns- og personalsystem i Oslo kommune.

8 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 8 Prosjektets mål Forprosjektet skal utarbeide et beslutningsgrunnlag innen 15. juni med anbefaling om anskaffelse av nytt HR-system i Oslo kommune

9 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 9 Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Oppsummering

10 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 10 Prosjektorganisering Prosjektgruppen skal sikre god faglig kvalitet, bred involvering og fremdrift i prosjektet Workshop benyttes for å sikre bred involvering på det arbeidet som gjøres av prosjektgruppen Deltakere til workshop blir identifisert gjennom involvering av kommunaldirektørene FIU Styringsgruppe Prosjektgruppe Kvalitetssikring Workshop 1 Workshop 2 Workshop N

11 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 11 Deltakere i styringsgruppen Styringsgruppen NavnRolleOrganisatorisk tilknytning Arild Sundberg, Kommunaldirektør FIULeder styringsgruppen og prosjekteierFIU Per Steinar AasebøNestlederFIU Gerd Robsahm KjørvenMedlemUKE Stein SchatvedtMedlemVST Anne K. Tveitan FerignacMedlemUDE Jan Olsen NytveitMedlemBVA Stig ThorgersenObservatørErnst & Young Anne Green NilsenObservatørArbeidstakerorganisasjon: Fagforbundet Ellinor GilbergObservatørArbeidstakerorganisasjon : UNIO

12 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 12 Deltakere i prosjektgruppen Prosjektgruppen NavnRolleOrganisatorisk tilknytning Kjell-Arne BessebergProsjektlederErnst & Young Andreas IgelandMedlemErnst & Young Grethe FossMedlemUKE Knut KvamsdahlMedlemFIU Liv Stien UlvmoenMedlemUKE Dag HauglandMedlemUKE Mette DaarstadMedlemFIU Bjørg LegangerMedlemFIU Kjartan MaraasMedlemUKE Turid KristiansenMedlemUDE Ann Lisbeth RasmussenMedlemSYE Wenche HaganMedlemFIU

13 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 13 Arbeidsmetodikk Prosjektgruppen utarbeider forslag på hvordan HR-prosesser gjennomføres i Oslo kommune Deretter involveres utvalgte personer fra hele Oslo kommune til å videreutvikle innspillene fra prosjektgruppen Prosjektet skal utarbeide følgende leveranser: – En god beskrivelse av dagens HR-prosesser (des-jan) – En god beskrivelse av fremtidig HR-prosesser (feb) Innenfor hver hovedprosess skal vi se på følgende: – hvordan prosessene gjennomføres – hvilken form for teknologisk støtte som benyttes – hvordan man er organisert for å utføre prosessen Hver prosess tegnes opp slik at det skal bli enkelt å se hvilke roller som utfører hvilke aktiviteter

14 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 14 INPUT OUPUT Aktiviteter En prosess er: En serie av sammenhengende steg eller handlinger (input) som må utføres for å oppnå et ønsket resultat (Six Sigma) Et sett med oppgaver strukturert på en måte som skaper et resultat med høy verdi for sine kunder (Michael Hammer) Prosess Hva er en prosess? Dette innebærer at en prosess eksisterer fordi man skal oppnå et ønsket formål eller resultat. En enkel prosess kan beskrives ved hjelp av følgende komponenter: Output er et produkt eller en tjeneste. (varer, tjenester, beslutninger, dokumenter) Aktivitet: En enhet med arbeid (kan være automatisert) i en arbeidsfunksjon definert ved et tidspunkt eller tidsintervall, en leveranse til neste prosessteg og hva arbeidet består i.

15 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 15 Megaprosess De ulike prosessene utgjøre byggesteinene i et prosesshierarki Hoved- prosess 1 Hoved- prosess 2 Hoved- prosess 3 Nivå 0: Overordnet beskrivelse av verdikjede, kjerne- og støtteprosesser Nivå 1: Beskrivelse og prioritering av kritiske prosesser i verdikjeden Nivå 3: Hver av delprosesser beskrives på et detaljert aktivitetsnivå Logikk Nivå 2: Hver av prosessene brytes videre ned i 5-7 delprosesser som representerer en prosessgruppe eller en gruppe med nært sammenhengende aktiviteter Eksempel HR-prosess Gjennomføre rekruttering Analysere og konkretisere behov Gjennomføre intern rekruttering Gjennomføre ekstern rekruttering Grunnlag for detaljert design. Roller defineres. Utlede kompetansekrav. Viser understøttelse av applikasjoner og integrasjonsteknologi. Motta bestilling Samle inn data Analysere data Utarbeide en behovsplan

16 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 16 Hvordan få en god forståelse av dagens situasjon og dens styrker og utfordringer? HR LønnPersonal Eksisterende dokumentasjon av prosesser (RIPS, Effekt) ForberedelseProsjektmøterWorkshops Oppsummering & delrapport ”Dagens situasjon” Styrker – hva bør videreføres? Utfordringer – hva bør forbedres? Ulikheter – vesentlig ulik praksis? Viktigste for fremtidens løsning Avvikle arbeidsforhold Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere overtallighet Håndtere dødsfall Leveranser: Dokumenterte prosesser til nivå 3 – forslag fra prosjektgruppen Omforente prosesser nivå 3 og innspill på fremtiden Avvikle arbeidsforhold Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere overtallighet Håndtere dødsfall JANUARDESEMBER Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3

17 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 17 Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser Gruppeoppgave Oppsummering

18 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 18 Fremdriftsplan med milepæler #Aktivitetsplan OktNovDesJanFebMarAprMaiJun MP1 Når prosjektet er mobilisert og planverk godkjent i styringsgruppen MP2 Når dagens situasjon og målbilde er kartlagt og dokumentasjon er godkjent av styringsgruppen MP3 Når behovskartleggingen og fremtidssituasjonen er godkjent av styringsgruppen MP4 Når kravspesifikasjon er godkjent av styringsgruppen MP5 Når kost-/nytteanalyse er gjennomført og fullstendig beslutningsgrunnlag er godkjent av styringsgruppen 29. jan 3. mar 15. jun 5. mai 24. nov

19 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 19 Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser innenfor dagens HR område Oppsummering

20 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 20 Forslag til overordnet modell for dagens HR- prosesser i Oslo kommune Modellen nedenfor viser HR-prosesser i Oslo kommune, satt i system ved bruk av Human Performance Diagnostic metodikken som brukes av Ernst & Young. Modellen benyttes for å systematisere de aktiviteter som i dag foregår i Oslo kommune innen HR-området, både på individ- og organisasjonsnivå Gjennomføre ressursplanlegging og -utnyttelse Oppretthold e kontakt med tidligere medarbeider e Gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon Gjennomføre tarifforhandlinger Gjennomføre lovpålagt HMS Individ Organisasjon Avvikle arbeidsforho ld Utvikle og beholde medarbeider e Gjennomfør e mottak av nye medarbeider e Gjennomfør e rekruttering Dagen situasjon Under arbeid

21 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 21 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre ressursplanlegging og –utnyttelse” Gjennomføre ressursplanlegging og -utnyttelse Kartlegge kompetanse- behov lang sikt Kartlegge kompetanse- behov kort sikt Avdekke kritiske kompetanse Kartlegge dagens kompetanse beholdning Analysere avgang Gjennomføre tiltak Gjennomføre omstilling/utvikling Dagen situasjon Under arbeid

22 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 22 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre rekruttering” Gjennomføre rekruttering Analysere og konkretisere behov Gjennomføre intern rekruttering Gjennomføre ekstern rekruttering Dagen situasjon Under arbeid

23 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 23 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre mottak av nye medarbeidere” Forberede mottak av ny medarbeider Introduksjon av ny medarbeider Gjennomføre opplæring og oppfølging Gjennomføre mottak av nye medarbeidere Dagen situasjon Under arbeid

24 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 24 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”utvikle og beholde medarbeidere” Gjennomføre lønnsvurdering Følge opp langtidsfravær (IA oppfølging) Gjennomføre Kompetanseutvikling Gjennomføre ledersamtale Gjennomføre belønning Gjennomføre medarbeider undersøkelse Gjennomføre personellmessig reaksjon Gjennomføre medarbeidersamtale Gjennomføre livsfasetiltak Gjennomføre tidsregistrering Gjennomføre velferdstiltak Utvikle og beholde medarbeidere Dagen situasjon Under arbeid

25 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 25 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”avvikle arbeidsforhold” Avvikle arbeidsforhold Håndtere oppsigelse fra arbeidsgiver Håndtere oppsigelse fra arbeidstaker Håndtere pensjonering Håndtere uførepensjonering Håndtere overtallighet Håndtere dødsfall Dagen situasjon Under arbeid

26 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 26 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere” Opprettholde kontakt med tidligere medarbeidere Vedlikeholde nettverk tidligere medarbeidere Gjennomføre personal administrasjon tidligere medarbeidere Dagen situasjon Under arbeid

27 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 27 Delprosesser innenfor hovedprosessene ”gjennomføre tarifforhandlinger” Gjennomføre tarifforhandlinger Utarbeide rammer og føringer for forhandlinger Gjennomføre sentrale forhandlinger Gjennomføre lokale forhandlinger Gjennomføre iverksetting Gjennomføre hovedforhandlinger Dagen situasjon Under arbeid

28 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 28 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon” Gjennomføre lønnsutbetaling og fravær/refusjon Registrere trekk Registrere reiseregning/reiseforskudd Forberede og bestille lønnskjøring Registrere endringer – faste lønns- og personalopplysninger Registrere lønnsbilag Kontrollere lønnskjøring Kontrollere og korrigere utbetaling av lønn Registrere sykefravær Søke/varsle om fravær Håndtere refusjon av lønn Dagen situasjon Under arbeid

29 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 29 Delprosesser innenfor hovedprosessen ”gjennomføre lovpålagt HMS” Gjennomføre vernerunde Overvåke arbeidsmiljø Gjennomføre tilsynsrapportering Gjennomføre arbeidssikkerhets tiltak Gjennomføre skaderapportering Registrere skade Følge opp sykefravær og attføring Gjennomføre arbeidsmiljøtiltak Gjennomføre lovpålagt HMS Dagen situasjon Under arbeid

30 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 30 Agenda Hva er HR? Hvorfor gjennomføres dette prosjektet? Prosjektorganisering og arbeidsmetodikk Fremdriftsplanen Beskrivelse av identifiserte hovedprosesser innenfor dagens HR område Oppsummering

31 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 31 Oppsummering Formål med møte var: Gi en forståelse for hvorfor det nå gjennomføres et forprosjekt på nytt HR-system i Oslo kommune Hvordan sikre bred involvering fra Oslo kommune på de ulike leveransene fra forprosjektet Informere om fremdriftsplanen Identifiserte HR-prosesser som gjennomføres i Oslo kommune i dag SPØRSMÅL?

32 11. desember 2008 Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune 32 HA EN FORTSATT FIN DAG!!


Laste ned ppt "Oslo kommune Byrådsavdeling for finans og utvikling Forprosjekt nytt HR-system i Oslo kommune Informasjon på brukermøte 11. desember 2008 Prosjektleder:"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google