Saksbehandling i folkevalgte organer Folkevalgtopplæring 30

Presentasjon om: "Saksbehandling i folkevalgte organer Folkevalgtopplæring 30"— Utskrift av presentasjonen:

1 Saksbehandling i folkevalgte organer Folkevalgtopplæring 30
Saksbehandling i folkevalgte organer Folkevalgtopplæring 30. september 2011 Mette Braathen

2 Kveldens tema Regelverk: Hamar kommunes: Delegering Kommuneloven (kl)
Saksbehandling Offentlighet Lovlighetskontroll Innbyggerinitiativ Taushetsplikt Habilitet Etikk og verdigrunnlag Varsling Regelverk: Kommuneloven (kl) Offentleglova (offl) Forvaltningsloven (fvl) Hamar kommunes: Delegeringsreglement Verdigrunnlag Interne reglementer

3 Kommunestyrets myndighet
Regulert i kommuneloven § 6 Kommunestyret er kommunens øverste organ Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak

4 Kommunestyrets myndighet
Kan ikke delegere når loven legger myndighet til kommunestyret selv, f eks: Valg av formannskap, ordfører og faste utvalg Etablering av kommunale foretak, deltakelse i interkommunale selskaper mv, Kommuneplaner, reguleringsplaner Økonomiplan, budsjett og regnskap Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser Ansettelse av rådmann Om det skal avholdes folkeavstemning Kommunestyret kan fastsette en samlet ramme for garantier som kan gis av kommunen, fastsette en øvre grense for den enkelte garanti og fastsette prosedyre for de tiltak som skal iverksettes dersom en garanti skal innfris.

5 Kommunestyrets myndighet
Delegeringsreglementet: de viktigste avgjørelser av økonomisk, organisatorisk og politisk karakter fattes av kommunestyret selv, herunder Fastsetting av forskrifter Avgifter og gebyrer til kommunen Kommunestyret skal avlastes for enkeltsaker og fortrinnsvis behandle saker hvor det er nødvendig med en grundig og bred politisk behandling

6 Kommunestyrets tilsynsmyndighet
Regulert i kommuneloven § 76 Kommunestyret kan delegere myndighet, ikke ansvar Kommunestyret: Har øverste tilsyn med den kommunale forvaltning Kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse Kan omgjøre vedtak den har delegert til andre folkevalgte organer eller administrasjonen å avgjøre Skal påse at de kommunale regnskaper revideres på betryggende måte

7 Formannskapets myndighet i etter loven
Regulert i kommuneloven §§ 8 nr 3, 44 og 45 Formannskapet skal Behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak Fremme innstilling i alle saker som skal behandles i kommunestyret, unntatt: saker fra kontrollutvalget og kommunale foretak

8 Formannskapets myndighet iht delegeringsreglementet
Fatte avgjørelse i saker av prinsipiell karakter Beror på konkret vurdering, bl a om avgjørelsen er klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis Avgjøres av rådmannen eller av formannskapet ved tvil når (avgjørelsesmyndighet i følge lov eller delegeringsreglementet ikke er lagt til kommunestyret eller et annet organ)

9 Formannskapets myndighet iht delegeringsreglementet
Formannskapet kan fatte vedtak i hastesaker på kommunestyrets område, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette jf. kl § 13 nr. 1. Når lov eller delegeringsreglementet ikke krever behandling i kommunestyret kan formannskapet: Foreta valg av medlemmer til styrer råd og utvalg Vedta planer kommunen er pliktig til å utarbeide etter særlov Fatte vedtak i saker hvor rådmannen er inhabil Utøve løpende eierstyring på vegne av kommunen, herunder oppnevne/foreslå kommunens representanter til styrende organer Avgi høringsuttalelser

10 Ordførers myndighet etter lov
Er regulert i kl § 9 Leder møtene i kommunestyret og formannskapet Er rettslig representant for kommunen og underskriver for kommunen i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre Har møte- og talerett i alle andre kommunale organer, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis han eller hun er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret i organer hvor han eller hun ikke er medlem. Kommunestyret kan gi ordfører myndighet til å treffe vedtak i saker som er som ikke er av prinsipiell betydning

11 Ordførers myndighet iht delegeringsreglementet
Ordfører har myndighet til å: representere kommunen i generalforsamling, når ikke annet er bestemt av kommunestyret eller formannskapet. Ordfører kan videredelegere sin myndighet fatte vedtak i sommerferien i saker av ikke prinsipiell karakter som ikke er delegert til rådmannen, og som ikke kan vente til rett politisk utvalg er samlet, såframt loven selv ikke er til hinder for det. Vedtak skal fattes etter innstilling fra rådmannen i enkeltsaker å tildele midler til aktuelle formål innenfor en ramme fastsatt i økonomireglementet/i det årlige budsjettvedtaket

12 Rådmannens myndighet Er regulert i kl § 23 og delgeringsreglementet
Rådmannen er administrasjonens øverste leder. Har myndighet til å: fatte avgjørelse i personalsaker, herunder opprette stillinger, foreta tilsettinger, vedtak om opphør av arbeidsforhold å fatte avgjørelse i alle enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning Rådmannen kan videredelegere myndighet internt i kommunen. Retningslinjer som er trukket opp av kommunens politiske myndigheter gjelder Intern delegering kan skje dersom rettssikkerhetshensyn og effektivitetshensyn, og hensynet til likebehandling i forvaltningen ivaretas, og vedkommende enhet har kompetanse til å utøve den delegerte myndighet.

13 Saksbehandling i folkevalgte organer
Er regulert i kommuneloven kap 6 Omfatter kommunestyre, formannskap, faste utvalg, andre kommunale nemnder, kontrollutvalg Gjelder andre folkevalgte organer med mindre annet er bestemt Møteprinsippet: saker behandles og vedtak fattes i møter. Unntak: fjernmøte – gjelder ikke kommunestyret Det skal føres møtebok/protokoll i fra møtet

14 Mer om saksbehandlingen
Møte avholdes når organet selv beslutter, eller 1/3 eller leder krever Møte ledes av organets leder eller nestleder. Ved forfall, velges en annen møteleder ved flertallsvalg. Organet er vedtaksdyktig hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme Folkevalgt organ kan: med alminnelig flertall vedta å utsette behandling av en sak treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, gjelder ikke om møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene er i mot dette Vedtak treffes normalt med alminnelig flertall Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende – gjelder ikke ved valg Særregler ved valg og behandling av økonomi- og årsplaner

15 Rett og plikt til å delta i møter – inhabilitet
Reguleres i kommuneloven § 40 Folkevalgte plikter å delta i organets møtet unntak: gyldig forfall Foreligger plikt til å avgi stemme, men kan stemme blankt ved valg Organet kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette

16 Særregler om inhabilitet etter kommuneloven
Regulert i § 40 nr 3 – supplerer forvaltningslovens regler Ikke inhabilitet ved valg til offentlige tillitsverv eller ved fastsetting av godtgjøring o.l. Politiker og folkevalgt: Kommunalt ansatte som har medvirket ved behandlingen av en sak som ansatt, er inhabil når saken behandles i folkevalgt organ Unntak: behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi mv Ved behandling av klager som behandles av kommunalt klageorgan er ansatte eller folkevalgte som var med på å behandle vedtaket som er påklaget, inhabile til å delta ved behandling av klagesaken Omfatter både saksforberedelse og å fatte vedtak

17 Saksbehandlingen i folkevalgte organer
Rådmannen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt Gjelder også saker som er utredet av komiteene

18 Åpenhet og informasjon
Bestemmelser i kommuneloven om: Kommunen har plikt til: Å gi aktiv informasjon om sin virksomhet å legge forholdene best mulig til rette for offentlig innsyn Folkevalgtes innsynsrett (§ 40 nr 5 og reglement vedtatt av kommunestyret) Møteoffentlighet (§ 31 og 32) Offentleglovas regler om innsyn

19 Folkevalgtes innsynsrett
Kommunestyret og formannskapet har rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter Faste utvalg og andre folkevalgt organer har rett til innsyn innenfor sitt område Gjelder organet - ikke enkeltmedlemmer Medlemmer av folkevalgte organer har rett til innsyn i dokumenter i saker dette organet behandler Ordfører og/eller minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organer kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter når 1/3 av medlemmene krever det

20 Folkevalgtes innsynsrett
Innsynsretten gjelder kun taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for innsyn ved behandling av en konkret sak Folkevalgte har taushetsplikt om dokumenter/opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt Retten til innsyn inntrer: Politiske saker: når saken er sendt/utlagt til politisk behandling Oversikt over vedlegg skal fremgå Administrative saker: når saken er ferdig behandlet Henvendelse om innsyn rettes til rådmannen eller stabsleder eller resultatenhetsleder

21 Åpne eller lukkede møter?
Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. Folkevalgt organ har plikt til å lukke møte når: det foreligger lovbestemt taushetsplikt det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når: hensynet til personvern krever det hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter offentleglova dersom de hadde stått i et dokument

22 Åpne eller lukkede møter
Debatten om lukking av et møte kan holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte Møtelederen kan gi tillatelse til å gjøre lyd- og bildeoverføring i fra åpne møter

23 Offentlighet Regulert i offentleglova
Lovens formål: Bidra til offentlig forvaltning som er åpen og gjennomsiktig. Skal styrke: Informasjons- ytringsfriheten Den demokratiske deltakelsen Rettstryggheten til den enkelte Tilliten til det offentlige Kontrollen fra allmennheten/allmennhetens innsyn

24 Offentlighet Omfatter: Alle organer for stat eller kommune
Selskaper som er kontrollert eller styrt av stat eller kommune. Unntak for selskaper som driver næringsvirksomhet og konkurranse på samme vilkår som private

25 Offentlighet Saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn Alle kan kreve innsyn Kan kreves av det organet som sitter på dokumentet Unntak må være hjemlet i lov eller forskrift med hjemmel i lov, f eks: Interne arbeidsdokumenter Taushetsbelagte opplysninger (fvl § 13 flg) Når det er påkrevd av hensyn til forsvarlig gjennomføring av kommunens økonomi-, lønns- og personalforvaltning Omfatter ikke kommunens budsjettbehandling Dokument som gjelder kommunens eierinteresser i selskaper som driver næringsvirksomhet (offl § 23)

26 Offentlighet i kommuner
I kommuner og fylkeskommuner er også følgende dokumenter offentlige: Saksliste, saksfremlegg m vedlegg til folkevalgt organ Dokumenter til eller fra kontrollutvalg, revisjon og klagenemnd Gjelder ikke dokumenter mellom kontrollutvalg og sekretariat for utvalget Dokumenter der en kommunal enhet opptrer som ekstern part i forhold til en annen kommunal enhet

27 Offentlighet Likevel plikt til å unntak taushetbelagte opplysninger
Kan gjøre unntak for dokument for egen intern saksforberedelse Gjelder likevel ikke: Den endelige avgjørelsen til organet Generelle retningslinjer for saksbehandlingen Presedenser el

28 Omgjøring og overprøving av kommunale vedtak
Omgjøring av egne vedtak etter klage eller eget tiltak Kan prøve alle sider av saken Fylkesmannens omgjøring i klagesaker Skal normalt ikke overprøve det frie skjønnet Kommunens klagenemnd Alle enkeltvedtak som ikke kan påklages til fylkesmannen Sivilombudsmannen Rettsapparatet

29 Lovlighetskontroll Reguleres i kommuneloven § 59
Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kreve lovlighetskontroll av kommunale vedtak avgjørelser om åpne eller lukkede møter avgjørelser om habilitet avgjørelser om ansettelse, oppsigelse eller avskjed er ikke gjenstand for lovlighetskontroll. Kravet framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til fylkesmannen

30 Mer om lovlighetskontroll
Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om: avgjørelsen er innholdsmessig lovlig, avgjørelsen er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, avgjørelsen er blitt til på lovlig måte Departementet/fylkesmannen skal oppheve avgjørelsen hvis det er gjort slike feil at den er ugyldig. Departementet/fylkesmannen kan: på eget initiativ ta en avgjørelse opp til lovlighetskontroll kreve opplysninger rett til innsyn i alle saker og områder av kommunens virksomhet

31 Innbyggerinitiativ Regulert i kommuneloven § 39
Innbyggerne i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet Krever underskrift av 2% av innbyggerne/300 personer I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag med samme innhold som et tidligere forslag samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret 6 mnd behandlingsfrist Ingen klagerett