Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Elektroniske arkiver Utfordringer og krav Verktøy Dataformater Maskiner/utstyr Metadata Kompetanse Se og tolke Det fysiske og det psykiske arkiv.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Elektroniske arkiver Utfordringer og krav Verktøy Dataformater Maskiner/utstyr Metadata Kompetanse Se og tolke Det fysiske og det psykiske arkiv."— Utskrift av presentasjonen:

1

2 Elektroniske arkiver Utfordringer og krav

3 Verktøy Dataformater Maskiner/utstyr Metadata Kompetanse Se og tolke Det fysiske og det psykiske arkiv

4 Hva er et elektronisk arkiv Etter definisjonene i arkivlovens forskrifter §2a og b samt §2-14 må vi kunne forstå et elektronisk arkiv som: All informasjon som blir skapt, lagret og behandlet elektronisk, samt dokumentasjon som beskriver systemets metadata.

5 METADATA ” Data om data ” Beskriver struktur,sammenheng (kontekst), bruk og mening med data. Eksempler kan være Datamodell Funksjonsbeskrivelse Rutinebeskrivelse Dataflytdiagram Brukermanual Recordbeskrivelse Regelsett ”Beskrivelse av kjente feil og mangler er også viktige metadata.”

6 Alt fra små medlemsregistre til større fagsystem lagret i ulike typer databaser. Dokumenter lagret i tekstbehandlingsfiler E-post meldinger Web-sider Digitale filer inneholdende lyd, bilde og film Eksempler på Elektroniske arkiv

7 Forskjellen på analog og digital bevaring ANALOGE MEDIUM og INNHOLD hører sammen og bevares slik at det ikke forringes. DIGITALE Bevare INNHOLDET sammen med METADATA, og føre kontinuerlig kontroll med at INNHOLDET er lesbart og tilgjengelig. ”teknologien er uvesentlig så lenge formatene er intakt!”

8 Hva er en database ”Kort fortalt er dette en velorganisert samling av data, som man skal kunne bearbeide og søke i.” De fysiske data er ikke leselig for det blotte øye, man trenger såkalte databasehåndterings- systemer (DBHS) som tolker og oversetter: Logisk beskrivelse DBHS Fysisk Lagring (Database håndteringssystem) File PERSON Felt FNR 9(11) Felt NAVN X(20) Kryptering Pakking

9 Filbaserte databaser Hierarkiske databaser Nettverksdatabaser Relasjonsdatabaser Objektorienterte databaser ET DATAFORMAT Forteller hvordan data er representert Eks. på ulike typer databaser

10 Kjønnkode postnr En datamodell er resultatet av analyser og dokumenterte informasjonsbehov. Hva er en datamodell Sammenheng (Relasjon) Objekt (Entitet) Egenskaper (Attributter) En datamodell viser en idealisert beskrivelse av virkeligheten!

11 Tabell: Ansatt Kolonne datatype indexForeign Key Ansattnr number(10) not null PK Fornavn char(30) Etternavn char(30) Gate char(30) Postnr char(4) IPoststed(postnr) Status char(1) : Comment on status is ” Status=V (Vikar), F (Fast), M (Midlertidig)” Hva er en recordbeskrivelse Beskriver egenskaper med et datasett (eks tabell eller fil) og egenskaper ved hvert av elementene som inngår i dette datasettet. egenskap element datasett

12 Tabell : ANSATT (= Datasett om en ansatt) AnsattnrFornavnEtternavn GatePostnrKjønn 1SnurreSprett Gulrotv DonaldDuck Main street Minni Mus Ostegt20002 Tabell : POSTSTED Postnr Poststed 1000KANINIBY 6000ANDEBY 2000MUSEBY FIL: LONN0399.TXT Ansattnr FornavnEtternavnGate PostnrPoststed Kjønn 1SnurreSprettGulrotv KANINBY M 2DonaldDuckMain street 6000ANDEBY M 3Minni MusOstegt 2000GÅSEBY K Hvordan data kan være organisert og lagret Eks. på filbasert database Eks. på relasjon database Tabell: KJØNN KjønnkodeBeskrivelse 1Mann 2Kvinne 3Ikke spesifisert

13 Et skjermbilde fra BKSAK- (Bergen kommunes saksarkivsystem) Eks. på kodeverdier.

14 Et wp-dokument

15 wp-dokumentet som lagret informasjon i databasen

16 Oversikt over en liten del av Bergen kommunes arkivdatabaser Hver database/filsystem har spesielle egenskaper og formater som gjør at man er avhengig av spesielle operativsystemer, maskinvare og ikke minst kompetanse for å få tilgang til dataene.

17 Data til depot Lese/eksportere originale data Nok og riktig dokumentasjon Standardisere Kompetanse Lage system som i varetar de elektroniske arkiv Utfordringer når det gjelder bevaring og tilgjengeliggjøring av elektroniske arkiv for fremtiden?

18 Et historisk elektroniske arkiv vil aldri bli bedre enn det svakeste leddet i kjeden Hva er de svake leddene? Dårlig planlegging ved innføringsprosjekter For lite samarbeid mellom ulike fagpersoner Liten eller manglende kvalitetskontroll Mangelfulle rutiner/ansvar Teknologisvikt Manglende standarder Manglende IT-kompetanse Manglende mottaksapparat for bevaring

19 DESIGN ANSKAFFELSE eller KONSTRUKSJON TESTING OG IMPLEMENTASJON INNFØRING PLANLEGGING Systemutviklingsprosessen Behovsspesifikasjon Dataflytdiagram Kravspesifikasjon Er-diagram Datamodell Prosessmodell Prototyping Utkast systemdok Programmering Systemdok. Brukerdok. Driftsdok. Testplan Testdokument - design/teknisk Rutinebeskrivelse Gjennomføringsplan Endringsønsker Feilrapporter Pågående prosesser Endringsevaluering, kvalitetskontroll, versjonshåndtering,drift DRIFT Driftsrapporter Logger

20 Arkivplan for elektroniske arkiv Avleveringskrav til arkivskaper Format Medium Merking Dokumentasjon Normalisering Arkivinstitusjonens oppgaver Ajour i forhold til lover, regler og retn.linjer Konvertere til riktige formater etter behov Ivareta sikkerhet både fysisk og autorisasjon Fremhente og tilgjengeliggjøre informasjon Rådgivning og bistand i arbeidet med å tilrettelegge og overføre data.

21 Arkivinstitusjonens Utfordringer Å være i forkant Forankring i organisasjonens ledelse Stille krav og delta ved innføring av nye elektroniske systemer. NB! Noark4 Informere og bevisstgjøre arkivskapere Innføre metadatasystem i org. For de systemene som er i produksjon. Skaffe nok ressurser. Opprette et mottaksapparat for de historisk elektroniske arkivene, samt plan for gjennomføring.

22 Hva er de organisatoriske utfordringene? Økt behov for IT-ressurser Økt behov for kvalitetsrevisorer og data- administratorer Større integrasjon mellom it-/ og arkivinstansene IT-strategi – digital orden Arkivfunksjonen må få mer myndighet og påvirkningskraft Bevisstgjøring blant brukere Økende mengde av data Økte kostnader Mangelfulle og dårlig arkiv er et organisatorisk problem som oppstår allerede i planleggingsfasen, ikke et problem eid av arkivenheten.

23 For hvem og for hvilket formål er dataene viktig for ettertiden? Hvor mye av dataene skal tas vare på? Hvor ofte regner man med å få forespørsler? Hvor pålitelige er dataene med tanke på autentisitet. Hvor mye koster det å få satt data i system ? Juridisk Forskning Pålegg Statistikk Historie/kultur Vurderingskriterier for bevaringsarbeid

24 Hvordan bevare og tilgjengeliggjøre historisk elektronisk arkiv? (LØSNINGSALTERNATIVER) Ta vare på det originale utstyr, programvare og data Konvertere de originale data til et standardisert format (eks ascii) uten å gjøre noe for å rekonstruere datastrukturen. Konvertere de originale data til standardisert format og laste dem inn i en database hvor den opprinnelige strukturen/sammenhenger gjenskapes. Bygge opp en dynamisk/generell metadata-database.

25 Mange spørsmål fins det svar? Hvilke standarder og metoder skal benyttes for elektroniske arkiv. Hvem har ansvar for de elektroniske arkiv. Hva sier konsesjoner og lovverk om måten å lagre elektronisk historisk arkiv. Hva er kravene for at et dataarkiv er etterrettelig/pålitelig. Hvor mye må med av dokumentasjon/informasjon for at det skal være mulig å gjenoppbygge en database struktur Hva er viktig vedr dokumenter? Hvordan håndtere elektroniske signaturer?

26 Når er et arkiv etterretterlig KVALITET –Validering og kontroll –Standardisert registrering –Bevissthet SPORING ( HVEM, HVA, NÅR) –Endringslogg –Transaksjonslogg –Hendelseslogg DOKUMENTASJON Beskriver sammenhenger, struktur og bruk. SIKKERHET –Fysisk sikring –Autorisasjon/tilgang –kvalitetskontroller

27 Suksess faktorer Produksjonssystemene må være etterrettelig Systematisk kvalitetskontroll Rutiner og disiplin Bruk av standarder Vedlikehold og oppfølging Å etablere et metadata-system for systemer i produksjon, vil være strategisk lønnsomt

28 Ledelsen Leverandør Brukere Applikasjon Myndighetene Database Rutiner Arkivet Kvalitetsrevisorer Verktøy Dataleverandører Regler Kontroll/validering Sikkerhet Kvalitetsbestemmende faktorer Kompetanse Organisasjonen Økonomi Kommunikasjon Tid

29 Råvarer/ (-data) Mål Verktøy Resultat Behov Fra foredling til produkt Tap/svinn ?

30 Et hav av dataformater Enorme datamengder Ofte teknologiskifte Leverandører kommer og går Mer krav til sikring Større krav til disiplin Nye og bedre teknikker for transaksjonshåndtering Stadig bedre lagringskapasitet Billigere lagringsmedier Gjenfinning blir enklere Bedre sikkerhetsfunksjoner Sammenstilling av data Lettere å formidle data + mange muligheter Digitale arkiver er kommet for å bli, vi må derfor tenke muligheter selv om det finnes endel problemer! Problemer Fordeler

31 Det sterkeSTE er det foranderlige!

32 Følgende to eksempler er hentet fra tilfeldige internettsider Løsning for dagkirurgi Takstkoden brukes som seleksjonkriterium fra poliklinikkfilen. Dette er nødvendig i en overgang fordi poliklinikkfilen har så dårlig datakvalitet at det ikke er mulig å DRG-gruppere filen direkte. ***** Statistisk sentralbyrå FD-TRYGD -- Sykepenger Diagnose ihht. sykemelding. Forløpstabellen inneholder ikke opplysninger om diagnose for 1992 pga. dårlig datakvalitet i grunnlagsregisteret. For senere år er opplysninger om diagnose inkludert. Eksempel på at dårlig datakvalitet forekommer


Laste ned ppt "Elektroniske arkiver Utfordringer og krav Verktøy Dataformater Maskiner/utstyr Metadata Kompetanse Se og tolke Det fysiske og det psykiske arkiv."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google