Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Anskaffelsesenheten Side 106.07.2014 Informasjonsmøte om endringer i e-handelsløsningen E-handelsløsningen knyttes sammen med fakturaløsningen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Anskaffelsesenheten Side 106.07.2014 Informasjonsmøte om endringer i e-handelsløsningen E-handelsløsningen knyttes sammen med fakturaløsningen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Anskaffelsesenheten Side Informasjonsmøte om endringer i e-handelsløsningen E-handelsløsningen knyttes sammen med fakturaløsningen

2 Anskaffelsesenheten Side Agenda Bakgrunn for e-handel Nye funksjoner i løsningen –Hva betyr dette i praksis for deg? Demo av ny funksjonalitet i løsningen Spørsmål

3 Anskaffelsesenheten Side Bakgrunn for e-handelsprosjektet Rapport fra KPMG vedrørende bruk av rekvisisjoner i Bærum kommune (2008) –Økonomiregelverket krever rekvisisjonsbruk –Dropp rekvisisjonsordningen og innfør ehandel Handlingsprogram 2010 – 2013 –Bærum kommune skal øke andelen innkjøp som skjer ved hjelp av elektronisk handel –Skriftlige bestillinger via ehandel skal gi kvalitative gevinster som bedre kontroll og sporbarhet i anskaffelsene –Det vil bli målt og rapportert på total omsetning, omsetning per rammeavtale og omsetning per tjenestested

4 Anskaffelsesenheten Side Målene med e-handelssatsningen Gi støtte til elektroniske innkjøpsprosesser som gjør det enklere å overholde økonomi- og anskaffelsesregelverket Oppnår tidsriktig og korrekt styringsinformasjon, spesielt sanntids oversikt over budsjettforpliktelsen Sparer prosesskostnader (fra bestilling til betaling)

5 Anskaffelsesenheten Side Hva er nytt? Innkjøper skal kontere bestillingen Bestillingen skal godkjennes før den sendes til leverandør. Dette gjelder som anvisning Varemottak må utføres i e-handelsløsningen og gjelder som attestasjon Alle egnede kjøp skal gjøres gjennom e-handelsløsningen –Fra rammeavtaleleverandører –Fra andre leverandører

6 Anskaffelsesenheten Side Innkjøper skal kontere bestillingen Konteringen flyttes fra fakturaløsningen til e-handelsløsningen Konteringen vil skje i forkant av at bestillingen blir sendt

7 Anskaffelsesenheten Side Bestillingen skal godkjennes før den sendes til leverandør. Godkjenning av bestilling erstatter anvisning for tjenesteleder. Anvisning skal skje i forkant av at forpliktelsen inntreffer Muligheten til å handle innenfor en kjøpsgrense faller bort, og kan erstattes av ’plankjøp’ (forhåndsgodkjenning).

8 Anskaffelsesenheten Side Plankjøp Plankjøp vil si at man på forhånd har laget budsjetter som navngitte personer får lov å lage anmodninger mot. Anmodningene skal være for den typen varer/tjenester som er angitt i planen og som naturlig ligger til anmoder sin stilling. Planene godkjennes av ordinær godkjenner (anviser) og hensikten er at man skal slippe godkjenning av hver enkelt bestilling.

9 Anskaffelsesenheten Side Varemottak må utføres i e-handelsløsningen Det blir obligatorisk å registrere varemottak elektronisk. Varemottaket vil erstatte dagens attestasjon. Innkommende faktura vil forsøke å finne samsvar (match) med en bestilling gjennom bestillingsnummeret. Fakturaen samsvarer kun mot bestillinger det er gjort varemottak på. Det vil derfor ikke være mulig å få til automatisk fakturaflyt dersom varemottak ikke gjøres.

10 Anskaffelsesenheten Side Kontostreng Bærum kommune Hvorfor har vi en kontostreng?

11 Anskaffelsesenheten Side Kontostreng Bærum kommune Plassere føring på riktig sted i Bærum kommunes regnskap Vi har 6 dimensjoner hvorav 5 er obligatoriske Regnskapstype – obligatorisk –Drift eller investering Drift føres løpende inntekter og utgifter Investering når kostnad er over og levetid er over 3 år

12 Anskaffelsesenheten Side Kontostreng Bærum kommune Formål – obligatorisk –Beskriver hvilken tjeneste som produseres –Ofte for en spesifikk målgruppe i befolkningen –Et tjenestested kan levere flere typer tjenester. Eksempelvis vil en skole levere ordinær undervisningstjeneste og skolefritidsordningen. Utgiftene på disse to ulike tjenestene skal da regnskapsføres på to forskjellige formål. Ansvar – obligatorisk –Beskriver selve tjenestestedet.

13 Anskaffelsesenheten Side Kontostreng Bærum kommune Art – obligatorisk –Beskriver hva som er kjøpt eller solgt –Er ikke utømmende. Er ikke en art for hver eneste ting. –Er den av dimensjonene som er mest utfordrende. –Bruk dimensjonsbildet i økonomisystemet for søk. –Les merknadene som er knyttet til de ulike artene. –De gir nærmere beskrivelse.

14 Anskaffelsesenheten Side Kontostreng Bærum kommune Objekt – ikke obligatorisk –Brukes som ekstra dimensjon i de tilfellene et tjenestested vil spesifisere et prosjekt eller liknende. –Merk. Alle midler som dekkes av gaver skal føres med et objekt. Momskode – obligatorisk –Alle føringer skal føres med momskode –Koden er bestemt ut fra prosentsatsen på fakturaen –Vi har to sett med koder En med bokstavkoder (momskompensasjon) En med tallkoder (ordinære momsfradrag)

15 Anskaffelsesenheten Side Alle egnede kjøp skal gjøres gjennom e-handelsløsningen. Hva er egnede kjøp? Egnet; Alle varer og tjenester fra norske leverandører hvor man kan; a) lage og sende bestilling fra systemet og b) hvor leverandør etter leveranse vil sende faktura Uegnet; Utlegg som skal gjøres opp over reiseregning eller refusjonsbilag Abonnementer, leie, renhold, serviceavtaler og lignende Kjøp hvor fakturaen skal innom lønn for innrapportering til skattemyndighetene Entrepriser/store kontrakter hvor oppfølgingen skjer i egne systemer

16 Anskaffelsesenheten Side Ulike innkjøpsmetoder ved bruk av en e-handelsløsning Katalogkjøp –Elektroniske kataloger er tilgjengelig for kjøp. Fritekstkjøp –Kjøp av produkter eller tjenester som ikke er tilgjengelige på katalog, herunder kjøp fra engangsleverandør Plankjøp –Forhåndsgodkjente budsjetter for innkjøp. Eksempelvis for forbruksartikler m.m. –Forbedrer budsjettkontrollen og planleggingen for tjenesteleder.

17 Anskaffelsesenheten Side Demo Intranett –Informasjonsside om e-handel –E-læring –Pålogging e-handel E-handel –Fritekstbestilling fra engangsleverandør med kontering –Varemottak –Plankjøp Lag en plan Kjøpe fra en plan

18 Anskaffelsesenheten Side Spørsmål

19 Anskaffelsesenheten Side Videre fremdrift av e-handel I løpet av 2010 skal alle dagens brukere registrere alle egnede bestillinger på e-handel Full implementering av e-handel i kommunen i løpet av 2011

20 Anskaffelsesenheten Side Oppsummering Alle som er innkjøpere i systemet i dag skal kjøpe alt som er egnet for ehandel gjennom systemet. Det må etableres hensiktsmessige ”planer” for å tilrettelegge for en effektiv bestillingsprosess nå når man ikke får godkjenne egen bestilling. Plan-registreringen bør organiseres lokalt av ledende innkjøpere/økonomifunksjon i samarbeid med ledelsen. Arbeidet bør prioriteres og man må raskt i gang. Brukerne må mestre kontering. Dagens attestanter og økonomifunksjon må bistå kollegaer som trenger veiledning. Samtlige brukere må gjennomføre elæring. De som har behov melder seg på kurs i tillegg. Alle innkjøpere som i dag ikke benytter Basware IP og således ikke er attestanter må levere inn skjema slik at de får attestasjonsrettighet. Dette fordi systemet gjør en sjekk av rettigheter når bestilling lages. Disse brukerne vil bli lagt inn med fast stedfortreder i fakturasystemet slik at fakturaene vil rutes til en reell attestant og ikke til bestiller i disse tilfellene. Anskaffelses- og regnskapsenhetene er forberedt på å støtte organisasjonen. Vi har i tillegg laget en egen side på intranettet hvor all nødvendig informasjon er tilgjengelig. For henvendelser


Laste ned ppt "Anskaffelsesenheten Side 106.07.2014 Informasjonsmøte om endringer i e-handelsløsningen E-handelsløsningen knyttes sammen med fakturaløsningen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google