Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Prosjektledelse Per Ø Halmrast Studieprogramansvarlig Økled Foreleser i emnet Prosjektledelse.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Prosjektledelse Per Ø Halmrast Studieprogramansvarlig Økled Foreleser i emnet Prosjektledelse."— Utskrift av presentasjonen:

1 Prosjektledelse Per Ø Halmrast Studieprogramansvarlig Økled Foreleser i emnet Prosjektledelse

2 Kp 1 Hva kjennetegner et prosjekt? – Engangsoppgave • Utenfor etablert organisasjon (rutine og kompetanse) – Definert mål • Besluttet ut fra spesifikk situasjon – Egen midlertidig organisasjon • Eget styringsobjekt – Tidsavgrenset • Avslutning planlagt på forhånd – Kompleksitet og tverrfaglighet • Kan ikke løses i ”linjen”

3 Typer prosjekter (4) Arbeidsform i bedriftsutviklingsprosesser Verdi- skapning (økonomi) Produkter og tjenester (eksternt fokus) Organisasjon (menneskelige ressurser) (internt fokus – ressurs) Produksjons teknologi (internt fokus – ressurs) Administrative styrings-systemer (internt fokus – ressurs) Produkter og tjenester markedet har behov for Effektiv miljøvennlig teknologi Bedre bruk av menneskelige ressurser, både for bedriften og individet Nyttige informasjons- systemer Overlevelse avhengig av utvikling på disse fire (fem) områdene Kunnskaps- oppbyggede (FoU – ny viten)

4 Prosjektarbeid Deles inn i to hovedtyper arbeidsoppgaver Prosjekt- administrasjon Utførelse: Faglige gjøremål i prosjektet Innsats Resultat

5 Prosjektmodell • Beskrivelse av hvordan ulike prosjekter skal gjennomføres (mal/prosjektmodell). • Bør beskrive viktige steg i prosessen – Faser – Faglige og administrative oppgave knyttet til oppstart, gjennomføring av avslutning av de enkelte faser – Milepæler, beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer – Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag

6 Prosjektmodell Behov/ ideer Idevurdering Forprosjekt B Hovedprosjekt Etteranalyse B B Rev Stopp vent Stopp vent Stopp vent Resultat i drift Idevurderings- rapport Forpr. rapport Prosjekt- beskrivelse Kravspesifikk. Statusrapport Sluttdok. Sluttrapport Etteranalyse- rapport Planer/ status Mulighets- studie Løsnings- utforming Realisering Innføring B B B Planer/ status Kontrakt Planer/ status Planer/ status Beslutte løsnings- utforming Beslutte realisering Mulighets- studie rap. Kontraktutkast Forespørsel tilbud Krav- spesifikasjon Vedl. dokument Drifts- dokument Bruker- dokumentasjon Omstillings- beskrivelse Ajourført dokumentasjon Beslutte innføring

7 Kp 2 Prosjektadministrasjon 1.Målformulering – Beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i. 2.Planlegging – Bryte ned målene i delmål og oppgaver. – Samordne aktiviteter og ressurser slik at målene nås med minst mulig ressursbruk og risiko. 3.Oppfølging – Periodevis registrere (måle) hva som har skjedd i prosjektet og omgivelsene, sammenholde med plan og forutsetninger. – Hvis nødvendig iverksette korrigerende tiltak • Justere utførelsen • Korrigere plan • Eller justere mål

8 Utfordringer Beslutninger vedrørende: • Hvor man ønsker å komme og hvordan man kommer dit. Målformulering Planlegging Utførelse Oppfølging Resultat Innsatsfaktorer Mål Plan Korreksjoner Registrert forløp Figur 2.2. Styringssløyfen

9 Prosjektleders ansvar • Egenskaper og kvalitet (kvalitetsstyring) – Resultatet/produktet skal ha visse egenskaper, i samsvar med krav og spesifikasjoner. • Tid/fremdrift (fremdriftsstyring) – Delresultater skal foreligge innen visse tidspunkter. • Ressurser (ressursstyring) – Av ulike slag (personell, utstyr etc) trengs i forskjellige omfang til forskjellige tider. • Økonomi (økonomistyring) – Kapital holdes opp mot den nytten og de inntektene prosjektet forventes å skape. • Andre faktorer – Forhold til omgivelsene – Arbeidsmiljø i prosjektgruppen – Etc.

10 To typer usikkerhet Operasjonell usikkerhet: - Arbeidsomfang og ressurser Kontekstuell usikkerhet: - Omkringliggende faktorer som kan endre seg

11 Styringsfaktorer Karakteristikk formalisert styringsprosess – Foregår periodevis (dag, uke, måned, år) – Behandler kvantitativ informasjon (tid, penger, tidspunkt) – Benytter formelle skjema og prosedyrer – Kan ikke enkelt tilpasses skiftende situasjoner – Samsvarer med venstre hjernehalvdel, logisk og rasjonell, sekvensiell Karakteristikk uformell styringsprosess – Foregår kontinuerlig – Er kvalitativ, forhold som ikke er direkte målbare og vanskelige å beskrive – Fleksibel og tilpasningsdyktig – Glidende overgang mellom styringsfaktorer – Samsvarer med høyre hjernehalvdel, intuitiv, emosjonell, innovativ og helhetlig – Levendegjør styringssløyfen, menneskelig

12 Styringsfaktorer FormalisertUformalisert Målbeslutning Nedskrevne mål, ofte kvantitative. For eksempel avkastning = x% av investert kapital Oppfatning om ønsket resultat. Personlige ambisjoner Planlegging Formalisert planleggingssystem. For eksempel nettverkssystem Modeller/tanker i hode, løse skisser/Antydninger om fremgangsmåte Oppfølging Registrering av data vedrørende utførelsen, for eksempel timer, beløp, antall etc Vurderinger og meninger om oppnådd resultat, og om arbeidsprosessen.

13 Ledelse – Se muligheter og ta beslutninger – Skape kommunikasjon og samarbeid – Motivere og skape entusiasme om et felles mål – Beherske administrative metoder og styringsverktøy – Ha fagkunnskap på det aktuelle området –Prosjektorganisasjonen kjennetegnes av en flat struktur, lederen en blant likemenn.

14 Kp 3 Initiering Hvordan prosjekter blir til – prosess fra en ide oppstår til et vedtatt prosjekt foreligger. • Ideskapning • Idebehandling Ideskapning - spontane ideer - bevisst søkning - forespørsler utenfra Idebehandling - analyse - vurdering - prioritering I det daglige Prosjekt Idebank Forslag 1.Ide videreført i daglig virksomhet 2.Gå i søplebøtta 3.Lagres i idebank 4.Etablere et prosjekt

15 Styringssløyfa Målformulering Planlegging Utførelse Oppfølging Resultat Innsatsfaktorer Mål Plan Korreksjoner Registrert forløp Figur 2.2. Styringssløyfen Initiering av prosjektideer

16 Ideskapning Muligheter: 1.Spontan ide hos en person eller en gruppe i organisasjonen. 2.Ved systematisk analyse av bedriftens situasjon – bedriftsutviklingsprosess (planlagt ideskapning) 3.Ved forespørsel utenfra – potensiell kunde, oppdragsmulighet En forutsetning at bedriften har en kultur som fremmer kreativitet hos individer og grupper (kap. 9). – Ikke automatisk reagere negativt på nye ideer – Oppmuntre og støtte ideskaperen – Søke etter positive ikke negative sider ved ideen – Støtte fra kolleger og overordnede – Apparat/system for å fange opp og registrere ideer (idebank)

17 Produktstrategi og -ledelse Baker & Hart Idekilder Interne Eksterne Forskere Universiteter Patenter Messer Konsulenter Media Internett Etc. KonkurrenterKunder LeverandørerDistributører FoUProduksjon Teknisk Markedsføring salg KundeserviceInnkjøp

18 Where do ideas come from?

19 Idebehandling Skal gi svar på følgende spørsmål 1.Er prosjektide x verdt å satse på? (kost/nytte analyse) 2.Realismen/Risikoen? (Second opinion) 3. Skal prosjekt x prioriteres foran prosjekt y? (hvilke prosjekt har det beste kost/nytte forholdet)

20 Idebehandling Konsekvensanalyse av prosjektide Kvantitativ analyse Kvalitativ analyse Kriterier (strategi gir retning) Avveining Ide- vurderings rapport Ressurser Markedsforhold Økonomisk regnestykke Arbeidsmiljø Profil Kompetanse Hvilke krav og mål skal ideen veies mot? • Kortsiktig økonomisk gevinst? • Langsiktig effekter? Effekter vanskelig å være sikre på • Derfor ikke bare objektiv vurdering, men plass til intuisjon/subjektive vurderinger Hva avgjør suksess i en avveiningsprosess?

21 Idebehandling Konsekvensanalyse av prosjektide – sjekkliste profilskjema FaktorVurderingKritisk faktor Sannsynlighet teknisk suksess (*) 2.Tilgang på kompetanse 3.Potensielt marked (*) 4.X 5.X Noen faktorer viktigere enn andre – kritiske/vektes annerledes (ref 1 og 3) (x ) (y )

22 Idebehandling Idevurderingsrapport Resultatet av idebehandlingen dokumenters i en rapport. Idevurderingsrapport Prosjekttittel: 1.Beskrivelse av ide 2.Sjekkliste – vurdering 3.Helhetsvurdering/anbefaling (maks 1 side) 4.Foreløpig gjennomføringsplan • Angrepsmåte • Hovedoppgaver (mål, delmål, ksf) • Framdrift • Ressursbehov og kostnader Dato: Sign:

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36


Laste ned ppt "Prosjektledelse Per Ø Halmrast Studieprogramansvarlig Økled Foreleser i emnet Prosjektledelse."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google