Evaluering av økonomisystem Helse Midt-Norge RHF

Presentasjon om: "Evaluering av økonomisystem Helse Midt-Norge RHF"— Utskrift av presentasjonen:

1 Evaluering av økonomisystem Helse Midt-Norge RHF
Business Consulting Evaluering av økonomisystem Helse Midt-Norge RHF 11. Juni 2002 © 2002 Arthur Andersen Business Consulting ANS, All rights reserved This document contains confidential information and is the sole property of Andersen Business Consulting ANS. No part of it may be circulated, quoted, copied or otherwise reproduced without the written approval from Arthur Andersen Business Consulting ANS © 2002 Arthur Andersen Business Consulting All rights reserved.

2 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

3 Prosjektets mandat Prosjektet skal etablere nødvendig beslutningsgrunnlag for hvorvidt IBM Masterpiece skal videreføres eller om utskifting skal iverksettes. Prosjektet skal vurdere dagens løsning og besvare følgende spørsmål: Hvor godt fungerer dagens økonomisystem ift kritiske prosesser og absolutt nødvendig funksjonalitet? Hvilke krav/fleksibilitet stilles til fremtidig økonomisystem i regionen? På et overordnet nivå; hvilke alternativer finnes til eksisterende versjon av økonomisystem funksjonelt og kostnadsmessig?

4 Arbeidsmetode Kriterier Leverandør Teknologi Funksjonalitet Økonomi
Evalueringen har tatt utgangspunkt i Andersens metodikk for valg av nytt system, men er noe tilpasset da evalueringen er mer overordnet og fokuserer på et allerede eksisterende system Kriterier Leverandør Teknologi Funksjonalitet Økonomi Hos leverandør vurderes forhold som stabilitet/soliditet, brukerstøtte, vedlikehold og fleksibilitet til å etterkomme kundens behov og ønsker om endringer Teknologi vurderes ut fra forhold som strategi/planer for videre utvikling, hvor fremtidsrettet dagens løsning er, krav til nettverk/hardware, integrasjonsvennlighet, responstid og sikkerhet Funksjonalitet vurderes med tanke på brukervennlighet og effektivitet både i et registrerings- og et rapporterings- /analyseperspektiv. Videre vurderes faktisk funksjonalitet generelt og innenfor de enkelte moduler/områder Under Økonomi vurderes i denne sammenheng de kostnader helseregionen har/vil pådra seg tilknyttet økonomisystem. Kostnader som implementeringskostnader, opplæring, lisens og brukerstøtte er vurdert på et overordnet nivå for alternative løsninger. Evt. effektivisering i økonomifunksjonen er ikke vurdert

5 Leveranser i de ulike fasene av prosjektet
Nøkkelprosesser og krav - avvik Korrigere avvik vs. alternativer Konklusjon Overordnede krav til økonomisystem Oppsummere vesentlige avvik mellom dagens funksjonalitet og krav Oppsummere vesentlige avvik mellom dagens funksjonalitet og fremtidige krav Eventuell løsning og tilknyttet kostnad ved korreksjon av avvik mellom IBM Masterpiece og krav/behov Identifikasjon av evt kritiske avvik. Dvs avvik som ikke kan løses av IBM innenfor rimelig tid/kostnad Overordnet beskrivelse av alternative løsninger Sluttrapport

6 Tidsplan • • • • • • Apr Apr Mai Mai Jun Jun Ju Ju l l
Nøkkel-prosesser og krav - avvik Korrigere avvik vs. alterna-tiver Konklusjon Apr Apr Mai Mai Jun Jun Ju Ju l l • • Nøkkelprosesser og krav Nøkkelprosesser og krav - - avvik avvik • • Korrigere avvik vs. alternativer • • Konklusjon Konklusjon Oppstart: 17.april Rapport: 7.juni Styremøte: 19. juni

7 Arbeidsprosess for prosjektet
Nøkkel-prosesser og krav - avvik Korrigere avvik vs. alterna-tiver Konklusjon Gjennomførte aktiviteter Gjennomført innledende felles arbeidsmøte for økonomisjefer i helseforetakene i regionen Med utgangspunkt i informasjonen som ble kartlagt i innledende møte, er det gjennomført intervju/møter med personer fra ulike helseforetak for å utdype/verifisere avvikene som er fremkommet Forankring hos økonomisjefer i helseregionen ved utsendelse av foreløpig rapport per e-post Grunnlag for beslutning i form av sluttrapport ferdigstilt primo juni

8 Møteplan Møter/intervju Dato Deltakere Sted Oppstartsmøte 17/4
Mads Einar Berg, Jan Morten Søraker, Reidun Rømo, Willy Eidissen, Bård Skogstad og Randi Glørstad Stjørdal Arbeidsmøte 23/4 Per-Jan Osdal og Kjell Løvland (Helse Sunnmøre), Randi Myhre (Helse Nordmøre og Romsdal), Jon Arve Hollekim, Birgit Breines og Geir Tokle (St. Olavs Hospital HF), Mette Kviseth (PHST HF), Tormod Gilberg og Helge Rygg (Helse Nord-Trøndelag), Mads Einar Berg, Jan Morten Søraker og Reidun Rømo (Helse Midt-Norge RHF), Willy Eidissen, Bård Helge Hofstad, Bård Skogstad og Randi Glørstad (Andersen) 2/5 Huub Jonkers og Janne B. Kvalø (Helse Nord-Trøndelag), Bård Skogstad og Randi Glørstad (Andersen), og Reidun Rømo (Helse Midt-Norge RHF) Levanger Olaug Tilset, Birgit Breines, Arvid Stavnes, Inger Tove Rise og Heidi Glasøy (St.Olavs hospital HF), Bård Skogstad og Randi Glørstad (Andersen), og Reidun Rømo (Helse Midt-Norge RHF) St.Olavs Hospital Telefonintervju 3/5 Tessem (Helse Nord-Trøndelag), Bård Skogstad og Randi Glørstad (Andersen) 6/5 Knut Ulla, Terje Husøy og Randi Sjøli (HF Nordmøre og Romsdal), Reidun Rømo (Helse Midt-Norge RHF), Bård Skogstad og Randi Glørstad (Andersen) Magny Samseth, Toril Bekkman og Egil Korsnes (HF Sunnmøre), Reidun Rømo (Helse Midt-Norge RHF), Bård Skogstad og Randi Glørstad (Andersen) 8/5 Rolf Windspol (St.Olavs Hospital HF), Bård Skogstad (Andersen) 15/5 Geir Ivar Rønning (OSS HF), Bård Skogstad (Andersen)

9 Involveringsmatrise Helseforetak Ledelse Brukere Helse Midt-Norge RHF
Økonomidirektør Orkdal Sanitetsforenings Sjukehus HF Spesialkonsulent regnskap St.Olavs Hospital HF Avdelingssjef Senterdirektør Regnskapssjef, Driftskonsulent (avdeling), Spesialkonsulenter og Førstekonsulent regnskap Psykisk Helsevern i Sør-Trøndelag HF Økonomisjef HF Nord-Trøndelag Administrerende direktør og Økonomisjef Økonomikonsulent og seksjonsleder for regnskap HF Sunnmøre Økonomiansvarlig, Regnskapsleder og Regnskapskonsulent HF Nordmøre og Romsdal Førstekonsulent regnskapskontor, Regnskapskonsulent og Spesialkonsulent

10 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

11 Anbefaling til beslutning angående økonomisystem – dagens situasjon
Spørsmål Hvor godt fungerer dagens økonomisystem ift kritiske prosesser og absolutt nødvendig funksjonalitet? Vurdering Leverandøren vurderes som solid, men med variabel lokal representasjon og brukerstøtte. Lite fleksibel mhp endringer og tilpassninger Foreldet karakterbasert teknologi, men god driftssikkerhet IBM Masterpiece slik det fremstår og brukes i dag i Helse Midt-Norge har vesentlige mangler i forhold til behov hos ulike brukere. Dette gjelder spesielt områdene; brukervennlighet brukerterskel, rapport og analysefunksjonalitet eksport/import anleggsregnskap Samlet vurdering: IBM Masterpiece i sin nåværende form bør ikke videreføres som løsning for Helse Midt-Norge

12 Anbefaling til beslutning angående økonomisystem – fremtidige krav
Spørsmål Hvilke krav/fleksibilitet stilles til fremtidig økonomisystem i regionen? Vurdering Brukervennlighet, brukerterskel, rapport og analysefunksjonalitet, eksport/import og anleggsregnskap er områder hvor nye krav allerede gjør seg gjeldende etter omdannelsen til Helseforetak (se foregående side) Kravene til økonomisk styring og kontroll, må forventes skjerpet ytterligere. Med skjerpet økonomisk styring og kontroll forstås ikke bare det regnskapsmessige/kostnadsmessige perspektiv, men også faktorer som for eksempel aktivitet, produksjon og kvalitet. Dette er områder hvor alle dagens økonomisystemer har sine klare begrensninger både med hensyn på lagring av informasjon, rapportering og analyse av data. Vi vil anbefale at slike behov søkes løst ved å etablere en regional datavarehusløsning som henter informasjon fra en rekke systemer, herunder økonomisystemet. Etablering av en datavarehusløsning vil kunne representere et større potensial til å øke virksomhetenes overordnede styring og kontroll enn et skifte av basis økonomiløsning. En slik løsning er i prinsippet uavhengig av hvilken økonomisystem-leverandør og hvilket økonomisystem som benyttes. Organisatoriske endringer kan i seg selv medføre endrede behov/krav

13 Anbefaling til beslutning angående økonomisystem – alternative løsninger
Spørsmål På et overordnet nivå; hvilke alternativer finnes til eksisterende versjon av økonomisystem funksjonelt og kostnadsmessig? Vurdering Det foreligger flere alternative løsninger til økonomisystem. Systemer som Oracle og Agresso er allerede i bruk innenfor helsesektoren i Norge. Ut over dette finnes det flere større systemer og systemleverandører som det kan forventes at møter kravene til et moderne økonomisystem innenfor helsesektoren Dagens økonomisystem kommer i ny modernisert versjon høsten 2002. Kostnadsmessig er bytte av økonomisystem et betydelig løft. Vår analyse viser at en modernisering av dagens system og bruken av det under de fleste scenario vil være det gunstigste alternativ kostnadsmessig sett Funksjonelt vil bytte av basis økonomisystem kunne representere et løft sammenlignet med videreføring av en modernisert versjon og bruk av IBM Masterpiece. Vi mener imidlertid IBM Masterpiece etter en modernisering slik den er beskrevet vil kunne inneha en tilfredsstillende funksjonalitet som basis økonomisystem

14 Anbefaling til beslutning angående økonomisystem
Vi vil anbefale at det gjennomføres et moderniseringsprogram for å revitalisere IBM Masterpiece i ny versjon. De viktigste elementer i en slik modernisering er: Skreddersydd opplæringsprogram Oppdatering av WorkBench med standardiserte rapporter Idriftsettelse av IBM Masterpiece Web 1.3 Opplæring og idriftsettelse av SmartLink Opplæring og idriftsettelse av anleggsregnskapsmodul Anbefalingen gis under den klare forutsetning av at IBMs evne og vilje til satsning på IBM Masterpiece i Helse Midt-Norge kommer klart til uttrykk gjennom forberedelsene til et moderniseringsprogram. Moderniseringsprogrammet bør gjennomføres som et prosjekt hvor RHF sammen med de enkelte helseforetak styrer; når, hvordan og hvilke tiltak de vil iverksette. Det må etableres milepæler og stilles klare krav i forhold til leveranser fra IBM Vi vil anbefale at det senest innen mars 2004 gjøres en oppdatert vurdering av IBM Masterpiece basert på erfaringer med moderniseringsprogrammet, utvikling og erfaringer på systemsiden innenfor øvrige helseregioner, samt organisatorisk utvikling. Vurderingen bør munne ut i en langsiktig konklusjon om IBM Masterpiece skal beholdes eller om et skifte skal gjennomføres Vi vil anbefale at det etableres en regional løsning for virksomhetsstyring (datavarehus) med siktemål å bedre rapportering og analyse ikke bare ut fra regnskapsmessige behov, men også basert på behov i forbindelse med den samlede virksomhetsstyring

15 Fordeler og ulemper ved vår anbefaling
Fordeler og ulemper ved å gjennomføre et moderniseringsprogram for videreføring av IBM Masterpiece Fordeler Organisasjonen har vært gjennom en betydelig omstilling med tung belastning på sentrale ressurser. Et moderniseringsprogram medfører betydelig mindre belastning på organisasjonen enn det å sette i gang et prosjekt for skifte av system. Flere helseregioner vurderer tiltak på systemsiden, noen fordi de må, andre fordi de ønsker det. Et moderniseringsprogram vil gi tid til å se utviklingen an før man bestemmer seg for hva man bør gjøre i egen region Det må forventes av leverandører i årene som kommer vil få økt kompetanse innenfor helsesektoren og i økende grad vil lage løsninger som er spesielt godt tilpasset helsesektoren. Ved å vente vil HMN i mindre grad være nødt til å direkte bekoste spesialtilpassninger/bransjetilpassninger selv Lavere investeringer (i hvert fall på kort sikt) i økonomisystem vil i større grad kunne åpne for innføring av løsninger for virksomhetsstyring og kontroll (datavarehus) Gir tid til å vurdere system i sammenheng med organisering Ulemper/risiki Det er lokal vilje til skifte av system. Motivasjonen for et moderniseringsprogram forventes å være betydelig lavere enn for et skifte. Organisasjonen er i omstillingsmodus og det kan argumenteres for at man da bør benytte sjansen til å skifte system med det samme Dersom den oppfølgende vurdering av økonomisystem konkluderer med at skifte bør gjennomføres er det brukt midler på en modernisering med begrenset levetid

16 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

17 Oppsummering av IBM Masterpiece i forhold til leverandør, teknologi og funksjonalitet
Meget god God Tilfredsstillende Lite tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende IBM MASTERPIECE Solid leverandør, men med variabel lokal representasjon. Brukerstøtte og fleksibilitet i forbindelse med endringer oppfattes lite tilfredsstillende. Samlet vurderes kriteriet som tilfredsstillende Leverandør Samlet vurdering av eksisterende løsning IBM Masterpiece i sin nåværende form bør ikke videreføres som løsning Gammelt karakterbasert system. Vurderes ikke som fremtidsrettet dels som følge av sammensetning i brukermasse, dels som følge av alder og omfattende utviklingsbehov. Lite åpent for integrasjon, eksport og import. God driftssikkerhet Teknologi Ut fra et rent registreringsperspektiv fungerer systemet tilfredsstillende. Det er imidlertid betydelige mangler i forhold til rapporterings og analysemuligheter. Nødvendige moduler som anleggsregnskap er ikke implementert. Systemet fremstår samlet som lite brukervennlig med en høy brukerterskel Funksjonalitet

18 Leverandør Område Kommentar 1) Vurdering 2)
Stabilitet/soliditet over tid Leverandør er solid og har vært lenge på markedet. Stor organisasjon men med variabel lokal representasjon God Brukerstøtte Brukerhjelp oppfattes for lite tilgjengelig, og i for stor grad basert på enkeltpersoner og disses kompetanse. Tilbakemelding på problemstillinger og status ikke god nok Eget brukerforum for helse er under etablering Lite tilfredsstillende Vedlikehold Sentral løsning med sentralt vedlikehold Fleksibilitet til å etterkomme endringer Leverandør har hittil ikke vist fleksibilitet til å gjøre endringer og tilpasninger til helsesektoren. Endringer ut over mindre ting tar for lang tid 1) Kommentarer er basert på hvordan brukere av økonomisystemet oppfatter det. Endel av problemstillingene dekkes i MP i dag, men brukere er ikke klar over det. Noen av problemstillingene kan løses ved tiltak fra systemleverandør (se ”Muligheter i eksisterende system”) 2) Vår vurdering tar utgangspunkt i brukernes kommentarer og tar ikke stilling til om årsak er manglende kjennskap til funksjonalitet eller mangler i systemet. Ut fra et brukersynspunkt er et slikt skille av begrenset interesse.

19 Teknologi Område Kommentar 1) Vurdering 2)
Strategi/planer for videre utvikling En rekke helseforetak og andre offentlige organisasjoner benytter løsningen Flere av eksisterende brukere vurderer skifte Tilfredsstillende Fremtidsrettet løsning Systemet er gammel og karakterbasert. Løsningen anses lite fremtidsrettet Har vært gjenstand for oppgraderinger Lite tilfredsstillende Krav til nettverk/hardware Beskjedne krav til hardware lokalt God Egnet arkitektur for integrasjon mot andre systemer Lite åpent for integrasjon. Lite åpent for eksport og import av data Responstid Oppdatering av data skjer ikke online, og dermed søk og rapporter i nylig registrerte opplysninger ikke bra. Enkelte søk tar for lang tid Sikkerhet/drift Lav nedetid/driftssikkert 1) Kommentarer er basert på hvordan brukere av økonomisystemet oppfatter det. Endel av problemstillingene dekkes i MP i dag, men brukere er ikke klar over det. Noen av problemstillingene kan løses ved tiltak fra systemleverandør (se ”Muligheter i eksisterende system”) 2) Vår vurdering tar utgangspunkt i brukernes kommentarer og tar ikke stilling til om årsak er manglende kjennskap til funksjonalitet eller mangler i systemet. Ut fra et brukersynspunkt er et slikt skille av begrenset interesse.

20 Funksjonalitet Område Kommentar 1) Vurdering 2) Generelt
Ikke Windowsbasert brukergrensesnitt. Høy brukerterskel. Krever inngående kjennskap til strukturer Mangler automatisk avstemming mellom moduler Ved import fra andre systemer som lønn og lager mistes opplysninger og dermed muligheter for drilldown Kan ikke bla frem og tilbake på svarlister ved spørring Dårlig funksjonalitet/lay out på utskrifter fra skjerm Mangler konsolideringsfunksjonalitet Behov for flere dimensjoner i kontostreng, men registreringssituasjon gjør at opprettelse av nye slike på slutten av dagens streng medfører mye unødvendig tasting Lite tilfredsstillende Brukervennlighet i et registrerings-perspektiv Lite forklarende tekster/veiledning Rask registrering God 1) Kommentarer er basert på hvordan brukere av økonomisystemet oppfatter det. Endel av problemstillingene dekkes i MP i dag, men brukere er ikke klar over det. Noen av problemstillingene kan løses ved tiltak fra systemleverandør (se ”Muligheter i eksisterende system”) 2) Vår vurdering tar utgangspunkt i brukernes kommentarer og tar ikke stilling til om årsak er manglende kjennskap til funksjonalitet eller mangler i systemet. Ut fra et brukersynspunkt er et slikt skille av begrenset interesse.

21 Funksjonalitet fortsetter
Område Kommentar Vurdering Brukervennlighet i et rapporterings-/analyseperspektiv Høy brukerterskel, dårlig brukervennlighet og lav fleksibilitet på rapporter Definering Produksjon (Sentral bestilling hos IBM av større rapporter. Operative avdelinger må henvende seg til regnskap for rapporter) Distribusjon (mail, web, til skriver, til skjerm til for eksempel Excel). Støtteverktøy som Workbench er ikke tilfredsstillende da brukerterskel med mer ikke er vesentlig bedre enn i Masterpiece Mva-rapporter/beregning for manuelt Ikke tilfredsstillende Moduler/områder Pre-registrering For tungvindt (skjermbilder/brukervennlighet) Mangler elektronisk attestasjon og anvisning av faktura Lite tilfredsstillende

22 Funksjonalitet fortsetter
Område Kommentar Vurdering Budsjettering Mangler simuleringsmulighet. Tungvint import av budsjettdata fra Excel. Manglende funksjonalitet for likviditetsbudsjett Lite tilfredsstillende Leverandør-reskontro Positivt Registrering og betaling av faktura fungerer godt (automatisert) Negativt Faktura kan ikke sorteres på bilagsnummer Tungvindt å få frem åpne poster. Forfallsliste og sum status pr leverandør Mangler aldersfordelt saldoliste Lite tilgjengelig tilgang på historikk. Forfallstidspunkt, om noe er betalt, når det var betalt, bokføringsperiode fremkommer ikke samlet Tilfredsstillende Hovedbok For tungvint (skjermbilder/brukervennlighet) Kan ikke søke på for eksempel beløp uten å kjenne konto eller ta ut rapport på konto uavhengig av avdeling

23 Funksjonalitet fortsetter
Område Kommentar Vurdering Kundereskontro Positivt Registrering av innbetaling fungerer godt (automatisert) Negativt Registrering av hhv ny kunde og ny faktura skjer i flere skjermbilder Mangler aldersfordelt saldoliste Saldo på kunde kommer ikke frem på skjerm, heller ikke hvilken konto det er ført på For tungvindt registrering av faktura til kunde, spesielt dersom kunden ikke er opprettet fra før Får ikke frem opplysninger om fakturabeløp, bokføringsperiode og konto i samme bilde Lite tilfredsstillende Konsernstruktur/ konsolidering Det er ikke en konserndimensjon i kontostrengen Systemet i dag er ikke satt opp etter en enhetlig konsernstruktur Det foreligger ikke i dag en samlet konsolideringsmodell for regionen

24 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

25 Med iverksetting av tiltak
Alternative løsninger – To alternativ; beholde eksisterende system, men med iverksetting av tiltak eller skifte økonomisystem Som i dag Bruk av IBM/MP Med iverksetting av tiltak Skreddersydd kompetanseheving for alle brukere Installere og ta i bruk Masterpiece Rapport Workbench (utvidet med standard rapportpakker) Oppgradering til Masterpiece Web 1.3 Installere og ta i bruk SmartLink for eksport til/ import fra Excel Installere og ta i bruk anleggsregnskapsmodul Nytt system Alternative økonomisystem, f.eks.: Agresso Oracle SAP Wisma Navision/Axapta

26 Oppsummering av aktuelle alternative løsninger for Helse Midt-Norge
Meget god God Tilfredsstillende Lite tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende IBM/MP med forandringer Alternativt system Leverandør De mest nærliggende alternative systemer leveres av solide leverandører med et godt utviklet støtteaparat. Noe usikkerhet/variasjon i brukerstøttepraksis Alle nærliggende alternativer bygger på nyere teknologi (windowsbasert) Nyere systemer stiller ofte større krav til hardware Teknologi Nyere systemer har generelt bedre integrasjon mellom moduler og er mer brukervennlige og åpne for import/eksport Nyere systemer har større fleksibilitet i forhold til definering, produksjon og distribusjon av rapporter Funksjonalitet Årlig lisens/vedlikeholdskostnad på IBM/MP er relativt høy. Prisstrukturer hos øvrige leverandører varierer Overgang til nytt system medfører betydelige initielle kostnader Vår analyse viser at oppgradering av dagens system under de fleste scenario vil være det gunstigste alternativ kostnadsmessig sett Økonomi

27 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

28 Beholde eksisterende system, men med iverksetting av tiltak - Vurdering av IBM Masterpiece etter tiltak/forandringer fra systemleverandør Meget god God Tilfredsstillende Lite tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Vurdering av system slik det fremstår i dag Begrunnelse for vurdering Tiltak fra systemleverandør Vurdering av IBM/MP under forutsetning av tiltak Solid Lokal representasjon Lite tilfredsstillende brukerstøtte Lite fleksibilitet for endringer Skreddersydd kompetanseheving for alle brukere – periodiske Leverandør Gammelt og karakterbasert Ikke fremtidsrettet Omfattende utviklingsbehov Lite åpent for integrasjon, eksport og import God driftssikkerhet MP Web 1.3 for musbasert navigering og menyer SmartLink for eksport til/ import fra Excel Teknologi Registrering ok Dårlige rapporterings- og analysemuligheter Lite brukervennlig Høy brukerterskel MP Rapport Workbench MP Web 1.3 for musbasert navigering og menyer SmartLink for eksport til/ import fra Excel Anleggsregnskap Funksjonalitet

29 Tiltak 1; Skreddersydd kompetanseheving for alle brukere
Beskrivelse av tiltak Økonomi Vurdering IBM vil etter samtale med de ulike HF-ene i Midt-Norge skreddersy opplegg til opplæring for hver enkelt/gruppevis IBM vil stille med opplæringspersonal Opplæringen vil primært foregå over en to-dagers periode Opplæring vil dekke dagens funksjonalitet samt opplæring knyttet til foreslåtte tiltak Ikke oppgitt pris, antagelse: Gruppesesjoner Forberedelser: 5 dager Gjennomføring: 3 sesjoner a 2 dager a 2 personer Lokal/personlig oppfølging/ gjennomgang 1 dag pr sykehus Opplæring i funksjonalitet allerede tilgjengelig i MP, skulle vært gjennomført for lenge siden Kommunikasjon og kjemi mellom IBM og HF-ene varierer, og det bør vurderes om en tredjepart med Masterpiece kompetanse bør stå for gjennomføring av opplæring Kilde: IBM, analyse av prosjektgruppen

30 Tiltak 2; Masterpiece Rapport Workbench
Beskrivelse av tiltak Økonomi Vurdering Installering av MP Workbench med standard rapportpakke vil forenkle prosessen for spørring Systemet har en egen rapport- og spørrepakke som kan tilpasses det enkelte HF etter behov Bruker tilpassede menyer i Windows Er spesielt tilpasset perifere brukere: Adhoc-rapportering og behov Kjent teknologi (Windows) Rapporter/styringsdata kan distribueres direkte over mail Engangs lisenskostnad kr pr klient/PC Årlig vedlikeholds- kostnad kr. 600 pr. klient/PC Årlig driftspris: 10% av årlig driftspris MP Installasjon/teknisk tilrettelegging 1 dag per 5 PC-er Design av nye standard rapportspørringer Tilpasning til Rapport og spørrepakke 2 dager Opplæring: 2 dager Ferdig definert standard spørringer/rapporter vil bidra til redusert brukerterskel for alle brukere og anses som en forutsetning for at tiltaket skal ha effekt. Dette da de HF som i dag har Workbench i liten grad benytter verktøyet så lenge rapportpakken ikke er installert eller evt ikke er godt tilpasset. Vil kunne avlaste regnskaps-personell ved at avdelings-ledere m.m. selv finner frem til den informasjonen de trenger i økonomisystemet Vil forenkle regnskaps/ økonomiavdelings uttak og distribusjon av rapporter En del helseforetak betaler allerede for Workbench i dag uten å benytte løsningen i særlig grad og økning i årlig kostnad vil derfor være lavere enn antydet Kilde: IBM, analyse av prosjektgruppen

31 Tiltak 3; Masterpiece Web 1. 3 – oppgradering av økonomisystemet
Tiltak 3; Masterpiece Web 1.3 – oppgradering av økonomisystemet. Dette er uansett obligatorisk for samtlige kunder Beskrivelse av tiltak Økonomi Vurdering Bedre funksjonalitet Bedre og enklere brukergrensesnitt (webbasert) Legger tilrette for bruk av andre verktøy fra CA (SmartLink, Interbiz Report) Det oppgraderte systemet har vært ute til høring i et brukerutvalg, og vil i juni 2002 lanseres hos pilotkunde Systemet skal være ferdig utprøvd innen utgangen av 2002 Oppgraderingen vil medføre en økning i årlig driftskostnad på 3% Konverteringskostnaden avhenger av antall fakturaer, men vil ligge innenfor intervallet kr – pr brukernummer (sykehus) Opsjon på opplæring 1 dag Evt teknisk tilrettelegging Funksjonstaster og koder ligger fortsatt til grunn og kan benyttes av de som ønsker det Database og teknologi i bunn er uforandret. Løsningen representerer slik sett ikke ny teknologi, men kun et nytt brukergrensesnitt Basert på demonstrasjon fremstår brukergrensesnittet med bruk av musbasert navigering og standard knapper som en forbedring fra dagens karakterbaserte løsning Kilde: IBM, analyse av prosjektgruppen

32 Tiltak 4; SmartLink Beskrivelse av tiltak Økonomi Vurdering
SmartLink gjør det enklere å trekke data ut fra Masterpiece til Excel og laste data inn i Masterpiece fra Excel SmartLink vil være tilgjengelig samtidig som Masterpiece Web 1.3, innen utgangen av 2002 Ingen driftspris, er inkludert i pris for oppgradering til MP Web 1.3 Opsjon på installasjon / opplæring 1 dag Vil forenkle import og eksport av data i forhold til dagens løsning SmartLink bygger på Excel og fremstår som Excel med en ekstra verktøylinje Fremstår som en Add-on og ikke som en del av økonomisystemet Kilde: IBM, analyse av prosjektgruppen

33 Tiltak 5; Masterpiece Fakturaflyt Compello
Beskrivelse av tiltak Økonomi Vurdering Compello er en elektronisk distribusjon og godkjenning av fakturaer (Windowsbasert) Compello er integrert med MP Leverandørreskontro (AP) ”Forbedrer” brukergrense- snittet og mulighet for spørring på leverandørfakturaer for en stor andel brukere Automatisert datafangst Større kontroll på fakturaflyten Redusert prosesseringstid Elektronisk arkiv For å bruke Compello forut- settes det lokal installasjon av Oracledatabase på HF i tillegg til å investere i scanner(e) Investering i scanner(e) Årlig driftspris basert på ant faktura Eks HF (med ca fakturaer) ca kr Installasjon / konsulent 8 dager (pr sykehus) Opplæring 4 dager Installasjon av Oracle Et mer omfattende og langsiktig tiltak. En større investering som må vurderes i et større perspektiv rundt lager/logistikk Kilde: IBM, analyse av prosjektgruppen

34 Tiltak 6; Installere anleggsregnskapsmodul
Beskrivelse av tiltak Økonomi Vurdering Enheter som ikke i dag benytter anleggsregnskaps- modul installerer dette Enheter som har denne modul gjennomfører opplæring Ca 20% av pris for hovedbok 5 dager installasjon/oppsett og opplæring pr bruker Dagens løsning ved bruk av Excel er ikke en langsiktig løsning Gitt tilfredsstillende funksjonalitet i modul, bør tiltaket iverksettes. Dette bør vurderes nærmere av evt prosjekt for moderniserings-program Kilde: IBM, analyse av prosjektgruppen

35 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

36 Vurdering av aktuelle alternative økonomisystem
Meget god God Tilfredsstillende Lite tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Alternativt system Leverandør De mest nærliggende alternative systemer leveres av solide leverandører med et godt utviklet støtteaparat. Noe usikkerhet/variasjon i brukerstøttepraksis Alle nærliggende alternativer bygger på nyere teknologi (windowsbasert) Nyere systemer stiller ofte større krav til hardware Servere og basis programvare/lisenser må anskaffes separat Kjøringer (bankforbindelse etc.) må gjennomføres av lokalt driftspersonell Teknologi Nyere systemer har generelt bedre integrasjon mellom egne moduler og er mer brukervennlige og åpne for import/eksport Nyere systemer har større fleksibilitet i forhold til definering, produksjon og distribusjon av rapporter Erfaringer fra andre større private og offentlige virksomheter viser at mange av de samme problemer som helseregionen oppgir å ha, i større eller mindre grad, er tilstede uavhengig av system. Eksempler på slike problemer er integrasjon mot forsystemer, avstemming mot lønnsystem, høy terskel for perifere brukere, samt rapporterings og analysefunksjonalitet. Dette betyr ikke uten videre at disse systemer ikke er bedre enn IBM Masterpiece. Poenget er imidlertid å illustrere at andre system i seg selv ikke nødvendigvis løser de problemer helseforetakene beskriver. Ofte vil det være vel så mye et spørsmål om hvordan systemet benyttes (rutiner og kompetanse) og hvor mye tid og penger som legges ned i tilpassninger, utvikling og påbygging av systemet Funksjonalitet

37 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

38 Oppsummering av økonomi i alternative løsninger for Helse Midt-Norge
Meget god God Tilfredsstillende Lite tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende IBM/MP med forandringer Alternativt system Årlig driftskostnad på IBM/MP vurderes som relativt høy. Prisstrukturer hos øvrige leverandører varierer, men en ren lisens/vedlikeholdsløsning vil forventes å gi lavere årlige kostnader Overgang til nytt system medfører betydelige initielle kostnader Vår analyse viser at oppgradering av dagens system under de fleste scenario vil være det gunstigste alternativ kostnadsmessig sett Økonomi For detaljer, se vedlegg 1 Kilde: IBM, Andersen

39 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

40 Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon
Helseregion Midt-Norge skal være helseregionen med den beste økonomistyringen (Jan Morten Søraker, økonomiledersamling 23/4-02) Kommentar Et tilfredsstillende basis økonomisystem er en forutsetning, men i seg selv ikke tilstrekkelig for at ambisjonen skal kunne nås. IBM Masterpiece selv i ny modernisert versjon kan neppe oppfattes som moderne og veldig fleksibelt. Det er imidlertid vår oppfatning at det i modernisert form og med gjennomføring av øvrige foreslåtte tiltak vil kunne fremstå som et tilfredsstillende basis økonomisystem. De øvrige punkter for å nå ambisjonen omhandler i stor grad den samlede virksomhetsstyring, det vil si samspillet fag/økonomi. Innenfor fag og samspillet mellom fag og økonomi har alle dagens økonomisystemer begrensninger både med tanke på lagring av informasjon, rapportering og analyse av data. Ambisjonen kan etter vår oppfatning derfor best nås gjennom utvikling av en datavarehusløsning hvor ulike aspekter både innenfor økonomi og fag kan lagres, rapporteres og analyseres. Ambisjonen skal nås gjennom: Moderne og fleksibelt økonomisystem Integrering mellom fag/økonomi Økonomiansatte skal gå fra å være bokholdere til analytikere Enhetlig regionalt målesystem Benchmarking mellom HF-ene Åpenhet mellom HF-ene Inntektsmaksimering Kostnadseffektivisering

41 Innhold Innledning Anbefaling Oppsummering av avvik ihht eksisterende system Alternative løsninger Muligheter i eksisterende system Alternative økonomisystem Økonomi i alternative løsninger Ambisjon for fremtidig økonomifunksjon Veien videre basert på anbefaling

42 Prosjekt for moderniseringsprogram i et regionalt perspektiv
Veien videre Prosjekt for moderniseringsprogram i et regionalt perspektiv Forhandlinger IBM Prosjektetablering Interne ressurser Eksterne ressurser (tilbud/anbud) Prosjektplan Gjennomføring Lokale tilpasninger innenfor rammen av det regionale perspektiv Vurdere og evt bygge opp en datavarehusløsning og analysekapasitet felles for hele regionen Oppdatere denne vurdering i lys av ny informasjon innen mars 2004 Erfaringer fra moderniseringsprogram Utvikling og erfaringer på systemsiden i øvrige regioner Organisatorisk utvikling

43 Skisse til plan for et moderniseringsprogram
Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 2003 Forhandlinger IBM Prosjekt-etablering Prosjektplan Gjennomføring Kompetanse-heving/ opplæring Anleggs-registermodul MP Rapport Workbench MP Web 1.3 SmartLink