Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Hvordan gjør vi anskaffelser til UiT?. Agenda •Organisering av innkjøp ved UiT •Budsjettdisponents ansvar •Bruk av innkjøpsordre (IO) •Rammeavtaler •E-faktura.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Hvordan gjør vi anskaffelser til UiT?. Agenda •Organisering av innkjøp ved UiT •Budsjettdisponents ansvar •Bruk av innkjøpsordre (IO) •Rammeavtaler •E-faktura."— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvordan gjør vi anskaffelser til UiT?

2 Agenda •Organisering av innkjøp ved UiT •Budsjettdisponents ansvar •Bruk av innkjøpsordre (IO) •Rammeavtaler •E-faktura fra 01.07.12 •Hjemmeside Innkjøp 03.07.20142

3 Organisering av innkjøp ved UiT •Underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA og FOA) •ØA har et overordnet innkjøpsfaglig ansvar  Innkjøpsstrategi, instrukser og regler, rammeavtaler, elektroniske innkjøpssystemer  Anskaffelser over 500 000 eks mva (anbud) •Fakultet/enhet har selv ansvar for anskaffelser under 500’  Innhente tilbud  bestilling 03.07.20143

4 Budsjettdisponents ansvar •Ansvar for at den enkelte disposisjon/transaksjon skjer i henhold til gjeldende budsjetter, planer og vedtak, og i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler.  Retningslinjer for utøvelse av fullmakten •http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_document _id=159650&p_dimension_id=88210&p_menu=42425http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_document _id=159650&p_dimension_id=88210&p_menu=42425 03.07.20144

5 Innkjøpsattestants ansvar •Skal ha det faglige ansvaret for attestasjon av innkjøpsordre og faktura  Konteringsstreng – korrekt?  Konkurranse – tilstrekkelig dokumentert?  Konkurranse – korrekt utført?  Varemottak/registrering utført? •Anbefaling til BD  BD tar beslutningen! 03.07.20145

6 Budsjettdisponentens ansvar •Budsjettdisponent tar den endelige beslutning  har det utøvende ansvar •Budsjettdisponent også ansvarlig for at underliggende anskaffelsesprosess er i henhold til lover og regler •Forskriftsendringer – konsekvenser! 03.07.20146

7 Bruk av innkjøpsordre •Alle kjøp være forhåndsgodkjent av BD før de gjennomføres  ref. «Bestemmelser om økonomistyring i staten •Bruk av innkjøpsordre gir mange fordeler:  Oversikt over godkjente anskaffelser  Automatisk bokføring under 50 000,-  Sikre merkantile forhold som leverings- og betalingsbetingelser  Fullmakt til å gjøre en anskaffelse 03.07.20147

8 Status – bruk av innkjøpsordre 03.07.20148

9 Status •Ca 40-50 000 fakturaer pr år •Bruk av innkjøpsordrer  Under 100 000 46 %  Mellom 100’ – 500’63 %  Over 500 00018 % 03.07.20149

10 Andel – bruk av innkjøpsordre 03.07.201410

11 Rammeavtaler •Forpliktende for de varer eller tjenester som ligger i avtalen. •Konkurranseprinsippet er ivaretatt •Krav om innkjøpsordre. Kjøpet skal være forhåndsgodkjent! •Oversikt på https://uit.no/innkjophttps://uit.no/innkjop 03.07.201411

12 E-faktura •Leverandører av varer eller tjenester skal sende elektronisk faktura/kreditnota i EHF-format til UiT, uansett størrelse på leveransen. •I ny versjon av innkjøpsordren er dette kravet ivaretatt. 03.07.201412

13 Mer informasjon •Hjemmesiden til Innkjøpstjenesten  Http://uit.no/innkjop Http://uit.no/innkjop •UiTs anskaffelsespolicy  samling av de instrukser, retningslinjer og maler ansatte ved UiT skal forholde seg til ved anskaffelse av varer og tjenester. 03.07.201413

14 En liten oppsummering av Lovens grunnprinsipper 03.07.201414

15 Grunnleggende prinsipper •Konkurranse •Likebehandling •Etterprøvbarhet •Forutberegnelighet •Proporsjonalitet – krav skal stå i rimelig forhold til omfanget av anskaffelsen 03.07.201415

16 Konkurranse •Krav om konkurranse for alle anskaffelser •Få unntak; tolkes strengt •Gyldig rammeavtale som følge av konkurranse oppfyller konkurransekravet •Utenfor rammeavtale – enkeltstående kjøp skal konkurranseutsettes hver gang; kun prosedyreform som endres 03.07.201416

17 Likebehandling •Lik tilgang til relevant informasjon (unntak – konkurransesensitiv informasjon fra tilbud) for leverandører som er invitert eller har gitt tilbud •Like muligheter for leverandørene til å utforme tilbud, få tilstrekkelige frister, forhandle, etc. •Ikke diskriminere mht lokal tilhørighet 03.07.201417

18 Etterprøvbarhet •Konkurranser skal være gjennomsiktlige og etterprøvbare •Krever dokumentasjon av konkurranse •Skriftlig dokumentasjon arkiveres i ePhorte; slik at etterprøving ved internkontroll eller forespørsel fra Riksrevisjonen enkelt kan gjennomføres ved henvisning til saksnummer. 03.07.201418

19 Forutberegnelighet •Sammenheng mellom det vi sier at vi skal gjøre, og det vi gjør •Krav og tildelingskriterier må være konsistente før og etter mottak av tilbud •Innebærer at tilbudsforespørsel må være nøye gjennomtenkt – bordet fanger!  F.eks: Hvis forespørselen oppgir et volum, må man forholde seg til det i evalueringen etterpå 03.07.201419

20 Og husk…… •Innkjøpstjenesten er aldri langt unna   Merethe Berger Håkonsen, Innkjøpssjef •Tlf. 46899  Kristin Gjerde Ødegården, Førstekonsulent •Tlf. 23243  Susanne Nyseth, Førstekonsulent •Tlf. 45848 03.07.201420


Laste ned ppt "Hvordan gjør vi anskaffelser til UiT?. Agenda •Organisering av innkjøp ved UiT •Budsjettdisponents ansvar •Bruk av innkjøpsordre (IO) •Rammeavtaler •E-faktura."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google