Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Www.estra.no EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Har fylkeskommunene rett innkjøpsfokus? Presentasjon for Fylkeskommunalt Innkjøpsforum 24/05-05 Bjørn.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Www.estra.no EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Har fylkeskommunene rett innkjøpsfokus? Presentasjon for Fylkeskommunalt Innkjøpsforum 24/05-05 Bjørn."— Utskrift av presentasjonen:

1 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Har fylkeskommunene rett innkjøpsfokus? Presentasjon for Fylkeskommunalt Innkjøpsforum 24/05-05 Bjørn Børseth ESTRA Rådgivning

2 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Kort presentasjon – Bjørn Børseth •Utdanning –Master fra BI innen Innkjøp- og forsyningsledelse, Ehandel, Strategisk ledelse, Teamledelse og lederteam –Høyskoleutdanning fra HiA innen Offentlige anskaffelser •Arbeid –Offentlige anskaffelser i over 10 år –Innkjøpsstrategier og analyser –Innføring av ehandel –Prosjektleder for innføring av IT løsninger –Foreleser i logistikk ved BI Agder •Styreverv –Styremedlem i NIMA Utdanning AS •Øvrig info –Se

3 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Innhold •Bakgrunn for å fokusere på innkjøp •Status hos dere •Sju suksesskriterier for effektive innkjøp •Innkjøperens 3 roller •Avsluttende anbefaling

4 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Ressursknapphet øker behovet for fokus •Fylkene har krav til best mulig utnyttelse av sine ressurser •Økende krav til hvordan offentlige innkjøpskonkurranser gjennomføres •Nye produkter og markeder – vanskelig å holde tritt med utviklingen •Intern kamp om bruk av personressursene

5 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Hva er rett innkjøpsfokus? •Fokusere = bringe i søkelyset, konsentrere oppmerksomheten om •Fokus på hva? –Rammeavtaler –Innkjøpsvolum –Kjøpets kompleksitet –Verdiskapning –Leverandørene –Organiseringen –Å unngå KOFA klager –Oppnå målene (har man mål?) •Ingen fasit, men ikke alt og alle kan ha lik fokus

6 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Den harde virkeligheten til innkjøperen

7 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Fylkeskommunenes reduserte innkjøpsmakt •Dramatisk endring av drifts- og finansieringsutgiftene etter 2002 –Redusert med 55%

8 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Anskaffelsesprosessen – utgangspunkt for fokusering Kilde: Statoil

9 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Innkjøpsverdien i fylkeskommunene •Fylkeskommunene kjøper varer, tjenester og bygg og anlegg for ca 9 MRD pr år (2002) •Innkjøp utgjør ca 25 % av fylkeskommunenes totale drifts- og investeringsbudsjettet •Hvor stor andel håndterer dere?

10 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Undersøkelse på DOFFIN – siste 2 år Laveste andel bygg og anlegg 13%, høyest 62%

11 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Tilsvarende undersøkelser •Sluttrapport fra Asplan Viak juni 2004

12 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Gjsn fordeling over og under terskelverdien i 2003/2005 – 2 år Akershus og Oslo er ikke tatt med

13 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Anslått verdifordeling pr år •Forutsetning som er lagt til grunn - gjsn: –Varekjøp over terskelverdien 6 mill pr kontrakt med 4 års varighet –Varekjøp under terskelverdien 1 mill pr kontrakt med 2 års varighet –Tjenestekjøp over terskelverdien 3 mill pr kontrakt med 2 års varighet –Tjenestekjøp under terskelverdien 1 mill pr kontrakt over 2 år –Bygg og anlegg over terskelverdien 100 mill pr kontrakt over 20 år –Bygg og anlegg under terskelverdien 3 mill pr kontrakt over 4 år

14 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Anslått utlysningsverdi pr år

15 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Eksempel på et reelt forhold

16 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Fylkeskommunenes driftsutgifter 2004 Kilde SSB

17 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE 7 suksesskriterier for effektive innkjøp 1.En tydelig innkjøpsstrategi 2.Effektive ledelsesinformasjons- og kontrollsystemer 3.Utvikling av ekspertise/kompetanse 4.En rolle i virksomhetens ledelse 5.Entreprenørpreget og aktiv tilnærming 6.Koordinering 7.Fokusert innsats Smith and Conway 1993

18 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Hvilket innkjøpsfokus har fylkeskommunene? •Resultat fra undersøkelse –Målgruppe – dere! –Svarprosent – ca 16% (kun 3 av 19) •Hvorfor er svarprosenten så lav?

19 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Spørsmål SpmSpørsmål 1Hvor mye tid bruker du/ din innkjøpsavdeling/ på inngåelse av felles rammeavtaler for fylkeskommunens enheter? 2Har din fylkeskommune utarbeidet en egen innkjøpsstrategi? 3Ved ja på spm 2, er strategien implementert og tatt i bruk i fylkeskommunens enheter? 4Hvor stor andel av kjøpene til fylkeskommunen kommer fra felles rammeavtaleleverandører? 5Hvor mange felles rammeavtaleleverandører har fylket? 6Hvordan er det samlede innkjøpsvolumet til fylket fordelt på hhv tjenestekjøp, varekjøp og bygg/anlegg? 7Hvordan er innkjøpsvolumet på felles rammeavtaler fordelt på hhv tjenestekjøp, varekjøp og bygg og anlegg? 8Hvor mange leverandører ble det foretatt kjøp fra i 2004? 9Blir dine innkjøpsfaglige råd fulgt ved de enkelte enhetene i fylket? 10Hvorfor tror du rådene blir fulgt/ ikke fulgt? 11Hvilket innkjøpsfokus har den øverste ledelsen i fylket? 12Hvor stor andel av tiden bruker du/ din innkjøpsavdeling/ på innkjøpsfaglig rådgivning ut over felles rammeavtaler? 13Mener du at lederne i de enkelte enhetene (skoler, tannhelse osv) med egne budsjetter og innkjøpsfullmakter generelt tilstrekkelig innkjøpskompetanse? 14Hvilket innkjøpsfokus har du/ din innkjøpsavdeling? 15Dersom du kunne endre fokuset, hva ville du da endret?

20 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Svar •Spm 1: Varierer mellom 10 og 50% •Spm 2: 2 av 3 har en strategi •Spm 3: Kun de som svarte ja på spm 2, delvis innført •Spm 4: Fra 25-60%. Spm 1 og 4 er omvendt korrelert •Spm 5: Varierer fra vet ikke til 50 •Spm 6 og 7: Ingen visste dette •Spm 8: Fra vet ikke til opp mot

21 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Svar •Spm 9: Alle svarte ofte •Spm 10: Ønsker ikke innblanding, vet ikke, LOA •Spm 11: Svarene varierer fra middels til god •Spm 12: Fra 5% av to årsverk til 20% •Spm 13: Fra Lav til middels kompetanse •Spm 14: Praktisk innkjøpsarbeid/ fokus på god dekning av rammeavtaler, opplæring i egen organisasjon og ehandel for besparelser/ forstår ikke spm •Spm 15: Mindre fokus på å få org til å følge regelverket og mer fokus på strategiske mål/ ingenting/ forstår ikke spm

22 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Konklusjon fra undersøkelsen •Antall besvarelser gir ikke et tilstrekkelig grunnlag for å si noe sikkert •Mangelen på besvarelser tilsier kanskje at fylkeskommunene ikke har oversikt? –Hva mener dere?

23 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Suksesskriteriet nr 1 – En tydelig innkjøpsstrategi

24 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Innkjøps- vs forsyningsperspektiv InnkjøpsperspektivForsyningsperspektiv FokusPris Prosedyrer Dekke et spesifisert behov Nåtid Enkeltkontrakt Verdiskapning Resultater Identifisere og skape behov Fremtid Portefølje ForankringØkonomisjefToppledelsen OppgaverAdministrativeAnalytiske Intern kontaktSekvensiell Mottar ferdig spesifikasjon Team Påvirker spesifikasjonen Ekstern kontaktBegrensetOmfattende AvtaletyperStandardiserteMange ulike LeverandørerMangeFærre Kilde SNF

25 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Eksempel på en innkjøpsstrategi •Eksempel hentet fra Vest-Agder fylkeskommune –Vedtatt i Fylkestinget 2004

26 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Bakgrunn for strategien •Forvaltningsrevisjonsprosjektet 2003 –Umiddelbart gi pålegg til samtlige ledere om å innrette seg etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser –Sørge for informasjon og opplæring om lov og forskrift om offentlige anskaffelser til ledere, innkjøpsansvarlige og innkjøpere. –Utarbeide rutiner for hvordan innkjøpsprosessene i fylkeskommunen skal være –Utarbeide forsynings- eller innkjøpsstrategi •Innkjøpsreglement for Vest-Agder fylkeskommune (FU 123/96, FT 62/96 )

27 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Mål for forsyningsstrategien Hovedmålsetting: Bidra til at fylkeskommunen utnytter sine ressurser på en best mulig måte i den fylkeskommunale tjenesteproduksjon Delmål: 1.Øke kompetansen ved driftsenhetene innenfor innkjøps-/forsyningsarbeid og gjeldende lovverk 2.Bedre effektivitet og økt kvalitet i hele anskaffelsesprosessen 3.Utnytte stordriftsfordeler for der det økonomisk fordelaktig. 4.Gi informasjon om gjeldende avtaler med tilhørende betingelser 39% (577 millioner) er innkjøp som forplikter motytelser

28 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Forslag til forsyningsstrategi Delmål 1 - Øke kompetansen Strategi: •Øke fokus på innkjøp og tydeliggjøre innkjøpsfunksjonens rolle i organisasjonen gjennom utarbeidelse av eierskapsmatriser •Kartlegge kompetansen og utvikle kompetanseutviklingsprogram Delmål 2 – Bedre effektivitet og økt kvalitet Strategi: •Utnytte kompetansen ved den enkelte enhet ved gjennomføring av konkurransen gjennom brukergrupper. •Bruke elektroniske handelsløsninger for å redusere ressursbruk ved bestillinger og fakturering, bedre kontrollen med økonomiske forpliktelser og synliggjøre tilgjengelige avtaleprodukter. •LCC, drift av avtaler og felles maler

29 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Forslag til forsyningsstrategi Delmål 3 – Utnytte stordriftsfordeler Strategi: •For de vare- og tjenestegrupper der det økonomisk fordelaktig, inngå felles avtaler •Samarbeide med andre innkjøpsmiljø på Agder Delmål 4 – Informasjon om gjeldende avtaler Strategi: •Informasjon om gjeldende avtaler med tilhørende betingelser samt gjeldende retningslinjer for innkjøp til VAF skal gjøres enkelt tilgjengelig for alle i organisasjonen. •Gjøre alle innkjøpsmaler som kan brukes av enhetene, tilgjengelig via Intranett. Innkjøpsvolumet fordelt på ulike avtaler

30 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Videre fremdrift •Enhetene i VAF utarbeider eierskapsmatrise med fullmakter •Kompetansen kartlegges •Felles rammeavtaler avklares •Effektivisering av innkjøps- og fakturaprosessen

31 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Suksesskriteriet nr 2 – Effektive ledelsesinformasjons- og kontrollsystemer

32 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Eierskapsmatrisen til styring •Eksempel på eierskapsmatrisen –Eget regneark Vare/ Tjeneste/ Bygg Strategi eier Beslutnings- eier Anvisnings myndighet Teknisk støtte Innkjøps- støtte ByggFT Linjeleder Byggekom Brukergr Innkjøpsl

33 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Måling •Hvordan kan man vite at det man gjør er riktig uten måling? –Hva måles, hvordan måles det og ikke minst - gjøres det noe med det som avdekkes? –Hvor i prosessen gjennomføres målingen? •Over 85% av leverandørene sier at LOA ikke har hatt påvirkning på tilbudt pris

34 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Eksempel på måling •Hvor mange leverandører har vi i år i forhold til i fjor? –Tall fra leverandørregisteret –Hvor mange skal vi ha? •Hvor stor andel av innkjøpsvolumet er påvirket av den sentrale innkjøpsenheten? –Tradisjonelle rammeavtaler utgjør ofte en liten andel av det totale innkjøpsvolumet (men en stor andel av innsatsen) •Hvordan fungerer rammeavtalene? –Er brukerne fornøyd? –Har vi gode priser og betingelser?

35 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Suksesskriteriet nr 3 – Utvikling av ekspertise/ kompetanse

36 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE ”Hvis kompetanse er viktig” •Offentlige innkjøpere har generelt høy kompetanse –Men i liten grad innkjøpsfaglig spesialisering •Offentlige ”taper” mange saker i KOFA –Brudd på regelverket er 4 ganger høyere enn ikke brudd på regelverket •Innkjøpere i fylkeskommunene dekker kun deler av innkjøpsvolumet –Lav innkjøpskompetanse i enhetene

37 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Leverandørutvikling – hva er det? •Egne prosjekter med noen få deltakere? •Kurs i hvordan levere tilbud? •Kjøp fra lokale leverandører? •Er fylkeskommunene rette instans for leverandørutvikling? –Produkter og tjenester – neppe –Salgsprosess – kanskje (salg til det offentlige) –Logistikk – neppe –Info –JA •Hvem i fylket skal drive med leverandørutvikling? –Næringsavdelingen, skolene eller innkjøp •Hvor mange av dere har lagt ut info om alle avtalene på internett?

38 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Undersøkelse av deres nettsider •Antall fylker med noe info om innkjøp –15 av 19 •Antall fylker med info om inngåtte avtaler –8 av 19 •Antall fylker med info om kommende konkurranser –7 av 19. Alle kun delvis info •Antall fylker med info om hvordan selge til fylket –8 av 19. Alle kun delvis info

39 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Eksempel på en god nettside for leverandørene •Akershus

40 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Suksesskriteriet nr 4 – En rolle i virksomhetens ledelse

41 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Organiseringen bestemmer fylket selv •Internorganisering av innkjøp (sentral eller desentral) er ikke regulert av forskriften •Organiseringen er et viktig styringsmiddel som kan brukes til å fokusere på det som er viktig •Sentrale innkjøp bør bruke sin kompetanse direkte på vesentlige innkjøp, samt indirekte på mindre betydningsfulle anskaffelser –mindre på uvesentlige rammeavtaler som ”ingen” bruker •Ressursknapphet tilsier økt fokus på god organisering •Sentral innkjøpsenhet bør ha fokus på strategi

42 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE 25% av kostnadene uten ledelsesfokus •Gj.sn opp mot 500 mill i innkjøp uten ledelsesforankring –Helt uaktuelt i en privat virksomhet •Hvor mange av dere sitter i ledergruppen?

43 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Suksesskriteriet nr 5 – Entreprenørpreget og aktiv tilnærming

44 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Aktive markedsundersøkelser •Hvor mange av dere driver med aktiv markedsundersøkelse? •Er den formelle siden til hinder for å drive med markedsundersøkelse?

45 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Aktiv pådriver for forbedringer •Hvordan kan innkjøperen være en pådriver for effektivisering og forbedring –Tilrettelegge for enkle og gode rutiner –Bruk av IT og systemer –Forenkling •Krever at man kjenner dagens situasjon –Hvordan ser det ut i dag? –Kan vi gjøre det bedre?

46 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Suksesskriteriet nr 6 – Koordinering

47 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Innkjøperens rolle mot bygg og anlegg •Hvor mange av dere er direkte involvert som innkjøper i fylkets bygge- og anleggsprosjekter? •Hvor mange er involvert tidlig i behovsvurderingen?

48 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Er inngåelse av rammeavtaler rett fokus? •Inngås felles rammeavtaler fordi det gir det beste resultatet, eller er det fordi det er enkelt? •Ønsker kunden (brukerne av avtalene) felles rammeavtaler? •Er felles rammeavtaler et resultat av EØS regelverket? •Er rammeavtaler en sovepute for innkjøpsorganisasjonen? –Slipper å tenke på nye avtaler før om 4 år

49 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Ikke krav til å se hele fylket under ett •Forskriftens §2-3 nr 5 medfører ikke krav til å se alle enhetene i fylket under ett: –Dersom en planlagt anskaffelse av ensartede varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid kan føre til tildeling av flere enkeltkontrakter samtidig, skal den samlede anslåtte verdi av disse enkeltkontraktene legges til grunn –Både den danske veilederen og Arrowsmith oppgir at kommisjonen har akseptert at den omtalte regel ikke får anvendelse på innkjøpsuavhengige enheter, dersom enheten tilfredsstiller alle de følgende forutsetninger: •Enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, •Anskaffelsen er kun til denne enheten (i motsatt fall må § 2-3 nr 1 vurderes), og§ 2-3 •beslutningen om inngåelse av kontrakt, tas utelukkende av denne enheten for den type anskaffelse (dvs at enheten ikke på noen måte trenger godkjennelse for anskaffelsen) –Se tolkningsuttalelese fra Moderniseringsdep av 19/5-04 –Mange kommuner og fylker har tolket dette feil

50 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Felles rammeavtaler krever sentral organisering •Undersøkelser viser at de desentrale enhetene vil ikke bruke sentralt inngåtte rammeavtaler –Gjelder også i andre land, ref undersøkelser i Danmark – 2001 •”They prefer to negotiate their own frame agreement. It is power and responsibility that they do not want to let go.” (Ramanathan Somasundaram -Aalborg University )

51 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE De fleste rammeavtaler er ikke kritiske Hovedtyngden av vare ramme avtalene 80% av leverandørene ligger i de to nedre kvadrantene Fig: Kraljic - Tall fra VAF

52 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Suksesskriteriet nr 7 – Fokusert innsats

53 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Tids- og kapasitetspress krever fokus •Innkjøperens kamp om tiden øker behovet for målrettet fokus –Vi har tid til å leie sykkelen, men ikke tid til å lappe den •Fokuset må stå i stil til utfallet –80/20 regelen

54 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Innkjøperens tre roller 1.Rasjonaliseringsrollen –Løpende aktiviteter for å holde kostnadene nede –Forbedre og forenkle materialflyten –Verdianalyser i virksomheten 2.Utviklingsrollen –Leverandøren utnyttes som en ressurs 3.Strukturrollen –Hvordan virksomheten utnytter leverandørmarkedet Axelsson og Håkansson 1984

55 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Rasjonaliseringsrollen •Hvilke områder skal det fokuseres på? –Bilagsflyten til de 80% av leverandørene som utgjør kun 20% av innkjøpsverdien? –Maler og veiledning for de desentrale ”innkjøperne”? –Optimalisere materialflyten? •Fokus innebærer at en må velge det som understøtter de overordnede målene til fylket

56 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Utviklingsrollen •Bruke tiden på å lære små leverandører å selge til det offentlige? –Når en i neste omgang kun velger de store! •Hvordan utvikle leverandører som har en lang kontrakt? –Oppfølging og evaluering satt i system (se neste foil)

57 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Eksempel på drift av avtalene Innhente statistikk fra lev og kundens økonomi system Inngå nye avtaler/ opsjoner Info til brukere om eksisterende og nye avtaler Oppstartsmøte nye avtaler Brukerne evaluerer ”gamle” avtaler Leverandørmøte ”gamle leverandører” Analyse og anbefaling til kunden Nye utlysninger

58 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Strukturrollen •Er fokus rettet på de 10-20% største leverandørene? –Utgjør ”alltid” 80% av innkjøpsvolumet •Utnyttes markedet optimalt? –Eller er det de samme som går igjen?

59 EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Avsluttende anbefaling Har fylkeskommunene rett innkjøpsfokus? Ingen fasit, men: •Fokus på innkjøp bør bygges på hovedmålene til fylket •Fokus må dreie seg om størst mulig verdiskapning og kostnadsreduksjon •Fokus må rettes mot kundene –Sentral innkjøpsenhet er til for de, ikke omvendt •Fokus må rettes mot best mulig ressursutnyttelse


Laste ned ppt "Www.estra.no EHANDEL-STRATEGI-ANALYSE-ANSKAFFELSE Har fylkeskommunene rett innkjøpsfokus? Presentasjon for Fylkeskommunalt Innkjøpsforum 24/05-05 Bjørn."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google