Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere A til Å Lean som arbeidsmetode Gran kommune Revidert aug 2013 leankaol.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere A til Å Lean som arbeidsmetode Gran kommune Revidert aug 2013 leankaol."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere A til Å Lean som arbeidsmetode Gran kommune Revidert aug 2013 leankaol

2 LEANPRINSIPPENE Planlegg… 2.Kartlegg…. 3.Forbedre… 4.Implementere…. 5.Styre- produksjonsstyring… 6.Kontinuerlig forbedring 1.Velg ut forbedringsområde/problemstilling og prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring 2.Få fram detaljert nåsituasjon. Fokuser på prosessen i egen enhet. Vurder behov for å trekke inn representanter fra event. andre berørte enhet(er)/fagområder allerede her 3.Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Fokuser på prosesser i egen enhet. Planlegg 5S tiltak 4.Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S 5.Vurder tjenestestandard 6.Daglig drift. Følg opp planer. Velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne. Tavlemøter. 2

3  Prosjektgruppe (PG): Et utvalg ansatte, som har god kjennskap til det forbedringsområdet.  Leder/stedlig leder (L): Er prosjektleder og holder prosjektet på skinnene organiserer møterom, prosjektor og innkaller. Bør ha personal- og /eller fagansvar.  Alle: = alle på avdelingen som berøres. Deltar på informasjonsmøte ved oppstart og får informasjon underveis. Skal ha tilgang til informasjon og status. Bidrar underveis på kvalitetssikring og med forbedringsforslag.  Tillitsvalgte (TV) har en rolle..  Veileder: Holder prosjektet på skinner Roller i innføringsprosjekt Deltakelse i innføringsprosjektene er arbeidstid 3

4 Leanprinsipp 1 Planlegg og organiser  Fastsett tidspunkt for gjennomføring (prosjektplanen)  Avklar roller og ansvar. Prosjektplanen gir føringer. SL = prosjektleder  Avtal med tillitsvalgtes (TV) deltakelse ivaretas av SL  VE* = veileder skal delta  TV* = bør delta. TV er velkommen til å droppe innom underveis utenom disse punktene. TV skal ha informasjon når tidspunkt i prosjektperioden endres * 4

5 «En sum av aktiviteter som finner sted for å levere en tjeneste/vare» Store prosesser må brytes ned i mindre prosesser Noen eksempler: •Saksbehandling, alle aktiviteter fra søknad til vedtak.. •Et pasientforløp fra sykehus > vedtak i tildelingsenheten > ny hjemmesituasjon… •Samhandling skole > barnehage > barnevern •Flere eksempler..? Garderobesituasjonen… Hva er en prosess? Enkelt: Ta et bilde Kjøp en radio Bruk et bankkort Omfattende: Balansere et kommunebudsjett Husbygging 5

6 Leanprinsipp 2 KARTLEGG NÅSITUASJONEN Deltakere: PL og PG (veileder) Neste bilde viser eksempel på kartlegging av arbeidsprosess = verdistrømsanalyse 6

7 ARBEIDSPROSESSANALYSE PROSESSPROSESS AKTIVITET 1 AKTIVITET 2 AKTIVITET 1 AVVIK 3 AKTIVITET 2 Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på:  Finn og fjern tidstyvene ARBEIDSPROSESSEN KUNDEVERDIKUNDEVERDIMÅLMÅL PROSESSPROSESSPROSESSPROSESSPROSESSPROSESSPROSESSPROSESS AKTIVITET 1 AKTIVITET 2 AVVIK 3 AVVIK 4 AKTIVITET 2 PROBLEM 3 AKTIVITET 1 AKTIVITET 4 AKTIVITET 5 Inn / journalføringKontroll / fordelingSaksbehandlingEkspederingAjourhold av systemer AKTIVITET 1 AKTIVITET 2 AKTIVITET 3 PROBLEM 4 IdéIdé IdéIdé IdéIdé IdéIdé IdéIdé IdéIdé IdéIdé IdéIdé IdéIdé

8 KOM RASKT I GANG MED KARTLEGGING Anbefaler denne metoden A) Del ut blanke ark til alle deltakerne i prosjektgruppa B) Individuell jobbing i 5-10 min: Alle skriver oppgaver/aktiviteter som hører til tema C) Samkjøre til ei liste: En deltaker får i oppgave å skrive. Runde rundt bordet. Den som skriver skal starte. Alle leser opp oppgaver som ikke har vært nevnt før. Samordningspersonen tar utgangpunkt i egen liste og føyer til det som mangler. Alle følger med på sine lister og stryker ord som kommer på felleslista. Det betyr at sistemann ut sannsynligvis har færre oppgaver å lese opp en førstemann. Underveis på runden vil de nok komme på flere oppgaver. Kartleggingsprosessen er nå i gang! Gjenta fra A til C men nå med tema problemer/forstyrrelser. Resultat: Ei liste med oppgaver og ei liste med problemer/forstyrrelser. Del gruppa i to: Den ene gruppa skriver oppgaver over på gule postit og den andre gruppa skriver problemer/forstyrrelser/aktiviteter på post it med avvikende farge/alternativt på gule postit men merk da med stor P. Festes på gråpapiret etter hvert som de er klare. Sorteres i riktig rekkefølge. Alle jobber sammen. 8

9 KARTLEGGING alternativ 2 Deltakere: Stedlig leder/ prosjektleder Prosjektgruppe  Gjennomgå og besvar kartleggingsskjema  Skriftlig eller mentalt? Det er opp til gruppa  Dette er grunnlaget for kartlegging på gråpapir med post it 9

10 KARTLEGG NÅSITUASJONEN Visualisèr arbeidsflyt o Beskriv oppgaver o En gul lapp pr oppgave o Heng opp gråpapiret tilgjengelig for alle Forankring i enheten PL orienterer underveis. Motiverer for at alle i enheten som er berørt og som har kjennskap til tema kan komme med innspill Verktøy  Post it ulike farger  Fargekoder kartlegging forbedring bestem fargekodene ut fra tilgengelige postit  Gråpapir  Saks  Tusjer  Tape Forbedringsforslag: Egen plass utenfor nåkartet Alle kan henge opp ideér Alle forslag er lov * * 10

11 11

12 12

13 KVALITETSSIKRE NÅSITUASJONEN Deltakere: PL og PG (veileder) o Den reelle nåsituasjonen (ikke en ønskesituasjon) o PL vurderer behov for egen økt til kvalitetssikring o Ta med prosjektgruppa på råd  Let etter variasjonene  Ventetid  Køer  Møter  Avbrudd / forstyrrelser  Rekkefølge  Tidsestimat pr oppgave* 13

14 Leanprinsipp 3 LUK UT SLØSERIER ARBEID INN FORBEDRINGENE 14

15 Denne rekkefølge o Introduksjon sløsing o Intro problemløsningsmetodikk o Arbeidsøkt forbedring* Formål: Legge grunnlaget for en ny og forbedret prosess 15

16 o Ingen tradisjon for synlig driftsledelse o Manglende planlegging o Manglende standarder o Store restanser o Store prosesser o Uoversiktlig mellom prosesser o Forstyrrelser / avbrytelser o Feil fører til omarbeiding o Spesialisering Hvordan oppstår sløsing? 16

17 Ulike former for sløsing 17

18 18 Overproduksjonn Transport/ Berøring Venting Overprosessering Reparere feil Bevegelse Uutnyttet Kompetanse/ feil eller uutnyttet

19 19

20 Hvordan klarer vi å finne sløsingen… o Still deg spørsmål hvorfor gjør vi det sånn… o Søke og finn forbedringsområdene o Ikke alle prosesser er ineffektive o ….det er alltids rom for forbedring o Ville brukeren vært til å betale for dette o «Privatpraksis.. (jeg gjør det på denne måten jeg fordi…») o Hvordan bruker vi arbeidstida til fordel for bruker * 20

21 SLØSING Eksempel:forbedringsområde:Gjennomføring avkontormøte/fagmøter o Møtehyppighet o Møteledelse o Agenda o Deltakere; må alle delta hele tiden o Vente på noen Eksempel: 6 personer venter 15 minutter = 90 min =1.5 time skjer hver uke i en mnd. =ca 6,5 t/mnd

22 Problemløsning Metode « 5 hvorfor» Eksempel Problem: Vi har for dårlig møtedisiplin 1.Hvorfor? Mange kommer for seint til møtet Dette er symptomet men ikke svar på den egentlige årsaken…? 2.Hvorfor? De vet ikke at møtet starter kl Hvorfor? Nytt møtetidspunkt er ikke kommunisert godt nok til alle 4.Hvorfor? Vi mangler rutiner på møtinnkalling 5.Hvorfor?...etc. kjerneårsaken?* o Formuler problemstillingen så presist som mulig. o Spør hvorfor til vi finner kjerneårsaken til problemet o 5 hvorfor er ikke noen absolutt grense men holder normalt 22

23 SKAP FLYT -Luk ut «plunder og heft» Start med gjennomgang av «nåkartet» 23

24 FORBEDRINGSTILTAKENE VEGEN VIDERE 24

25 TILTAKSPLAN Verktøy:  Mal tiltaksplan  Prosjektor, lerret / hvit vegg  Prioriteringsmatrise Forbedringstiltakene inn i tiltaksplan o Fokus på mål og gevinstrealisering o Kvalitetssikre o Ansvarsfest o Tidfest o Tidsestimat og målsetting* 25

26 26

27 NESTE TRINN VE tar kort briefing med SL 27

28 Leanprinsipp 4 Implementere Deltakere: PL og PG (veileder) 28

29 Implementering Hvordan får vi på plass ny løsning: 5S gjennomføring Nye rutiner / metoder som danner ny standard * 29

30 LEANPRINSIPPENE Planlegg… 2.Kartlegging…. 3.Forbedre… 4.Implementere…. 5.Styre- produksjonsstyring… 6.Kontinuerlig forbedrin g 1.Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring 2.Få fram detaljert nåsituasjon 3.Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S 4.Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S 5.Vurder tjenestestandard 6.Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne 30

31 Deløkt 5 S – et forbedringstiltak Introduksjon 5 S -hvorfor -hvilken nytte 5 S 31

32 Sorter (tag som hjelpemiddel)  Ta vare på  Usikker  Kast Systematiser  Alt du bruker daglig nær deg  Merk hyller permer dører, mapper kasser  Tegn gjerne opp rommet/lageret/hyllene Skinne  Rengjør arbeidsplassen Standardiser  Beslutt standard  Ta bilde av ny standard heng opp i rommet / ved døra.. SIKRE standard (OBS..vi faller lett tilbake til tidligere praksis)  Følg opp – faste revisjoner  Revisoroppdrag på rundgang  Tavlemøter (fast tema) 5 S  Fellesareal (lager skap kjøkken garderober…)  Egne arbeidsplasser  PC filstruktur bli enige 32

33 5 S  Legg en plan og beslutt tidspunkt for gjennomføring av 5 S  Fastsett 5 S områder i avdelingen  Beslutt standard  Fordel oppgaver på team/enkeltpersoner  Gjennomfør 5 S arbeidsøkter  Sikre vedlikehold av standard  Gjennomfør revisjon ukentlig / månedlig  Synliggjør revisjonsresultat på tavle fast tema i tavlemøtene 33

34

35

36 ARBEIDSSTANDARDER 36

37 Hvordan får vi på plass ny løsning 37 Nye arbeidsstandarder/rutiner basert på framtidig arbeidsprosess…… o Gjennomføring av vedtatte forbedringstiltak – noen forslag vil være aktuelle å teste ut.. Andre tiltak kan iverksettes nå (lavthengende frukter) o Nye arbeidsstandarder -beskrivelse steg for steg… o Identifiser områder som trenger arbeidsstandarder og lag en plan for ferdigstillelse o Maler på verktøykassa. Både framdriftsplan og handlingsplan opp på tavla *

38 Hvorfor skal vi ha standarder? 38 o Reduserer variasjoner i arbeidet o Letter forbedringsarbeidet o Oversiktlig arbeidsprosess o Mindre sårbar organisasjon o Letter overganger eksempel nyansettelser, vikarer

39

40 Arbeidsøkt uten veileder til stede o Bli enige om standard (måten vi gjør det på) i avdelingen o Etabler handlingsplan for ferdigstillelse o Tidfest og ansvarsfest o Handlingsplan opp på tavla 40

41 Leanprinsipp 5 TJENESTESTANDARD Vurder om innføring av forbedringstiltakene berører tjenestestandarden 41

42 Leanprinsipp 6 KONTINUERLIG FORBEDRING TAVLEMØTER 42

43 LEANPRINSIPPENE Planlegg… 2.Kartlegging…. 3.Forbedre… 4.Implementere…. 5.Styre- produksjonsstyring… 6.Kontinuerlig forbedrin g 1.Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring 2.Få fram detaljert nåsituasjon 3.Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S 4.Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S. 5.Vurder tjenestestandard 6.Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne 43

44 Kontinuerlig forbedring Klare til å ta i bruk lean om arbeidsmetode …? * 44

45 Forbedringshjulet = leanmetoden 1. Planlegg 2. Kartlegg nåsituasjonen 3. Framtidig arbeidsprosess 4. Implementering 5. Produksjonsstyring 6. Kontinuerlig forbedring 45 Fra problem til idè til…

46 P D C A o Definer problemet o Årsak- effektanalyse o Samle fakta / Hvor er vi.. o Informer i tavlemøte Planlegg 46

47 P D C A o Er tiltaket omfattende? o Test innenfor et avgrenset område o Informer i tavlemøte Do 47

48 P D C A o Analyser o Har vi oppnådd ønsket resultat o Hvis nei; korriger og test ut på nytt o Hvis ja; iverksett o Informer i tavlemøte Check 48

49 P D C A o Nye arbeidsrutiner / standarder o Informer i tavlemøte o Innfør i hele området o Sikre at praksis følger ny standard Act 49

50 Hva er tavlemøter o Synlig driftsledelse o Sjekkpunkt.. går alt som det skal.. o se resultater opp mot måla o Forbedringsforslag behandles der og da…* 50

51 Hvorfor tavlemøter En av de 8 formene for sløsing handler om mangel på utnyttelse av kunnskap •Synliggjør forbedringsforslagene og utviklingsarbeidet •Sikrer framdrift i forbedringsarbeidet •Arena for å «fange opp» forslag og problemer •Gir økt medarbeidertilfredshet •Basen for forbedringsarbeidet •Tydeliggjør ansvar (hvem gjør hva når) * 51

52 Tavlemøter hvordan o Sett i gang med et oversiktlig antall forbedringstiltak. o P D C A viser status- hvor langt er vi kommet med tiltak 1 tiltak 2, 3, 4 ….osv o Når et tiltak er iverksatt.. o Analysèr hva står for tur …. o Løft inn neste tiltak i handlingsplanen* 52

53 Tavlemøter hvordan o Korte møter ca 5-10 minutter.. status..: hvor langt er vi kommet, hva står for tur, hvordan ligger vi an ifht avdelingens målsettinger o Forbedringsforslag drøftes o Prioriteres etter innsats-og effektmatrisen o Fokuser positivt på innkomne forbedringsforslag o Forvent at forbedringsforslagene kommer opp på tavla o Opprett forbedringsteam skreddersydd til valgt forbedringsområde når det er behov for det o Bruk problemløsningsmetodikk fem hvorfor for å finne fram til den egentlige årsaken til problemet/symtomet 53

54 54

55 55

56 Komme i gang daglig drift..… Vegen Stikkord tavleregler o Alle forslag er lov ( både miljø- og produksjonstiltak) o Omvendt bevisbyrde. Den som har fremmet forslaget skal ikke forsvare... o Hva skal prege samhandlinga ref verdiene raus proff praktisk Lederforankring tavlemøter o Framdriftsplan for tavlemøter o Lederne har et særlig ansvar for gjennomføring av tavlemøter. • 56

57 Komme i gang daglig drift… o Heng opp tavleregler o Gjennomgå handlingsplanen med forbedringstiltak o Er det kommet inn forbedringsforslag…? o Har noen forbedringsforslag nå? o Hvis ja- behandle forslaget der og da. Bruk effekt/innsatsmatrisen og målspørsmålene underveis..* 57

58 Hjelpemiddel «alt i ett» A 3 58

59 A3 59

60 10 step for A 3 1.Hva er det virkelige problemet.. 2.Hvem eier problemet.. 3.Hva er rot-årsaken til problemet.. 4.Hva er mulige mottiltak.. 5.Hvordan vil du velge de mest hensiktsmessige mottiltak.. 6.Hvordan vil du oppnå enighet med alle involverte.. 7.Hva er gjennomføringsplanen.. 8.Hvordan skal du måle om tiltakene er effektive.. 9.Hvilke fallgruver kan oppstå under gjennomføringa Hvordan skal du følge opp og sørge for kontinuerlig forbedring kilde NHO service

61 Evaluering: besvares siste dag i innføringsprosjektene o Kommenter gevinstene (estimerte innsparte timer, arbeidsmiljø, brukerorientering) o Beskriv hvordan gevinstene realiseres i avdelingen ref målfokus ved oppstart o Lean som arbeidsmetode i daglig drift o Hva tenker du/dere må til for å lykkes på daglig drift Svarene skal sendes med veileder siste dag 61

62 Gevinstrealisering Rapport på effektmålet ½ år etter avsluttet innføringsprosjekt 62

63 LYKKE TIL! LEAN I DAGLIG DRIFT….. 63


Laste ned ppt "1 Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere A til Å Lean som arbeidsmetode Gran kommune Revidert aug 2013 leankaol."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google