Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Økonomiforum onsdag 15.11.2006. Agenda •Sak 1 SAP HR •Sak 2 Erfaring Contempus.Invoice •Sak 3 Ny kontoplan fra 01.01.2007 LUNCH •Sak 4 EFV •Sak 5 Budsjettmodell.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Økonomiforum onsdag 15.11.2006. Agenda •Sak 1 SAP HR •Sak 2 Erfaring Contempus.Invoice •Sak 3 Ny kontoplan fra 01.01.2007 LUNCH •Sak 4 EFV •Sak 5 Budsjettmodell."— Utskrift av presentasjonen:

1 Økonomiforum onsdag

2 Agenda •Sak 1 SAP HR •Sak 2 Erfaring Contempus.Invoice •Sak 3 Ny kontoplan fra LUNCH •Sak 4 EFV •Sak 5 Budsjettmodell 2007 •Sak 6 Budsjett 2007 •Sak 7 Årsoppgjøret •Sak 8 Anskaffelser/innkjøp •Sak 9 Attestasjons- og anvisningsmyndighet •Sak 10 Administrativ organisering •Sak 11 Eventuelt

3 Sak 1 SAP HR •Innledning •Prosjektforberedelser •Prosjektorganisering •Roller •Oppstart av prosjektet (deltakere i intern prosjektgruppe) •Prosjektets faser og ressursuttak i høgskolen •Annet –eksempel på detaljeringsgrad –leveranse i løpet av desember 2006 –opplæringsscenario –får vi dette til?

4 Sak 1 SAP HR Innledning •Migrering fra SLP til SAP HR •SSØ er leverandør av SAP HR •SSØs prosjektet heter OPAL (Organisasjon, Personal, Administrasjon og Lønn) og har ansvar for implementering ved bl a høgskolene •Prosjektet varer i 3 måneder og sluttleveransen består av produksjonssetting av kjernefunksjonalitet knyttet til lønn og reise (selvbetjening og arbeidsflyt på reise inngår i kjernefunksjonaliteten). •Høgskolen skal selv rulle ut selvbetjening og arbeidsflyt på reise i løpet av de 3 påfølgende månedene. •SSØ skal migrere over 300 virksomheter i løpet av 1,5 år. Tidsramme og funksjonelt omfang er gitt av SSØ. Høgskolen må tilpasse ressursbruken til dette.

5 Prosjektforberedelse •Fredag skal HiBu møte SSØ for gjennomgang av prosjektavtalen. •Prosjektperioden starter og vil vare helt til vi har første utlønning •Foreslå overordnet organisering av prosjektet (roller, mandat, prosjekteier, prosjektorganisasjon osv) •Organisere prosjektet og sette av ressurser –Herunder bl a: •intern arbeidsdeling •hvordan organiseres brukerstøtte •hvordan drive intern opplæring •Liste alle lønnarter •Beskrive reiseregningsprosessen inkludert fullmaktstruktur •Beskrive tidadministrasjonsprosessen •Presentere et budsjett (lisenskostnader, kommunikasjonskostnader, interne og eksterne månedsverk) •Presentere et eskaleringshierarki

6 Prosjektforberedelse (forts) PROSJEKTET MÅ FORANKRES I LEDELSEN!!!

7 Prosjektorganisering Figuren under viser hvordan prosjektet ved høgskolen og SSØ kan organiseres.

8 SAP HR Roller •Prosjektleder •Delprosjektleder organisasjonsutvikling •Prosessansvarlig organisasjon og personal, tid og fravær •Prosessansvarlig lønn og reise •Prosjektdeltaker teknisk •Prosjektdeltaker økonomisystem •Prosjektdeltaker informasjon og opplæring •Prosjektdeltakere organisasjon og personal, tid og fravær •Prosjektdeltakere lønn og reise

9 Fastsettelse av deltakere i prosjektgruppe •Prosjekteier –Fred E. Nilsson •Prosjektleder –NN •Prosjektdeltakere –Hans Anton Stubberud –Jon Østreng –Zehra Begic –Anne Britt Bergan –Gunn Inger Svendsrud –Kai Mjøsund –Sven Jøntvedt –Ketil Digre

10 Prosjektets faser

11 Ressursuttak i Høgskolen AktivitetMåned UkeverkDeltakere Forberedelse Prosjekteier, prosjektleder, prosessansvarlig 1. prosjektmåned Prosjektleder, prosessansvarlige (inkl. opplæring) 2. prosjektmåned Prosjektleder, prosessansvarlige 3. prosjektmåned Prosjektleder, prosessansvarlige Driftsetting Prosjektleder, prosessansvarlige

12 Eksempel på beskrivelse av arbeidsprosess ProsessnavnRegistrere reiseregning Initieres avInitieres av den ansatte som skriver reiseregning Godkjennes avNærmeste leder Behandles avRegistreres av personalfunksjonen Informasjon som trenges ved registrering Ansattes navn (eventuelt ansattnummer) Start- og sluttidspunkt, reisemål, antall døgn overnatting og dagdiett samt landkode etc. for reisen Diverse bilagsinformasjon ..

13 Leveranser fra prosjektforberedelsesfasen (i løpet av desember 2006) •Prosjektbeskrivelse som omfatter organisering, ressurser (mennesker) og overordnet beskrivelse av omfang •Dokument som beskriver dagens prosess for godkjenning av reiseregninger, inkludert eventuelle flytdiagram •Undertegnet prosjektavtale med SSØ •Ansvarlige personer er definert for hver aktivitet i planen •Fullmaktsstruktur og organisasjonskart •Oppsigelse av avtalen med Bluegarden dersom lokal SLP (3 mnd oppsigelsesfrist)

14 Anbefalt opplæringsscenario: •Utpek superbrukere som både er teknisk interessert, har faglig bakgrunn og er positive til omstillinger •Trekk disse superbrukerne med i migreringsprosjektet og gi dem opplæring i registrering og godkjenning i reiseregninger •Plukk ut en mindre gruppe, en eller flere organisasjonsenheter i virksomheten til registrering av reiseregninger via ESS. De utvalgte organisasjonsenhetene bør ha høy reisevirksomhet •La denne gruppen registrere reiseregningene sine selv via ESS i en periode før løsningen rulles ut til resten av organisasjonen

15 Hvordan lykkes? •Møt de tilsatte. Rutinebeskrivelser, e-post og lignende kan aldri erstatte menneskelig kontakt. •Kommuniser klart og ofte. Søk toveis kommunikasjon (dialog) med sikte på forståelse og aksept. •Forklar de tilsatte hvorfor og hvordan de må endre seg i forhold til rutiner og hvordan oppgavene skal utføres •Ledelsen må vise retningen for endringen og begrunne dette med eksempler fra den tilsattes hverdag og arbeidssituasjon •Skap eierforhold til endringer av dagens rutiner - innføring av nye rutiner •Identifiser støttespillere. Sats på å få med ”toneangivende” medarbeiderne som positive eksempler eller rollemodeller. Få på plass viktige roller og ansvarsområder tidlig i prosjektet.

16 Sak 2 Erfaring Contempus Invoice. •Positive tilbakemeldinger: –Brukervennlig system. –Varsler når man har faktura til behandling. –Lett å holde oversikt over fakturaflyten i høgskolen. –Tidsbesparende å behandle fakturaer. •Negative tilbakemeldinger: –Veldig mange fakturaer kommer over i avvik. –Krav til innhold i inngående faktura. –Må bli flinkere til utfylling av tekst felt som kommer inn i agresso. –Vi må intensivere kontakten med leverandører. •30 dagers forfall på alle regninger •Dårlig merking av fakturaene Hva skjer når forkontrollen tas bort ? Når kan vi ta bort forkontrollen ?

17 Sak 3 Ny kontoplan fra ”Grunnkontorammen” •Kontoplanen ble (av Periodiseringsprosjektet i Finansdepartementet) utviklet som en av flere statlige regnskapsstandarder •Kontoplanen er svært lik Norsk Standard 4102, 5. utgave.

18 Kontoplan (forts) •Kontoplanen er bygd opp med to eller tre siffer for hver konto. Flere siffer kan legges til ved behov. •Ett siffer:Kontoklasse:3 Salgs- og driftsinntekter •To siffer:Kontogruppe:39 Inntekt fra bevilgninger •Tre siffer:Konto:390 Inntekt fra b. til ordinær drift •Fire siffer:Underkonto:3905 Inntekt fra annet departement (opprettet av virksomheten)

19 Kontoplan (forts) •Kontoplanen er bindende på to eller tresiffernivå •Ledige kontonummer kan benyttes av virksomheten •Innholdet på kontoen må alltid harmonere med kontogruppen •Eksempel: Konto 394 og 395 er ledig og kan benyttes av virksomheten. Innholdet på kontoen er likevel bundet at kontogruppe 39 - Inntekt fra bevilgninger

20 Kontoplan (forts) Statens konto PP KontoNavnBeskrivelse/ kommentarfelt Postene Salgs- og driftsinntekt 39Inntekt fra bevilgningerInntekter fra bevilgning bokføres i henhold til SRS Inntekter fra bevilgning til ordinær drift Her føres den delen av driftsbevilgningen som skal inntektsføres. Det inntektsførte beløpet skal ha motpost i konto 199 (bruttobudsjetterte virksomheter). Dersom noe av driftsbevilgningen benyttes til investeringer som balanseføres som anleggsmiddel, må denne delen av driftsbevilgningen debiteres en konto i 391-gruppen.

21 Kontoplan (forts) Kontoplanen består av 8 kontoklasser: 1. Eiendeler 2. Gjeld og virksomhetskapital 3. Salgs- og driftsinntekter 4. Varekostnad 5. Lønn og godtgjørelser 6 og 7. Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 8. Finansposter – overføringer – disponeringer (9. Interne overføringer)

22 Kontoplan (forts) •Bokføring av bevilgning fra eget departement, utbetaling forskudd for 3 måneder: –Debet 192x Bank –Kredit 217x Ikke inntektsført bevilgning •Etter 1 måned inntektsføres 1/3-del av forskuddet: –Debet 217x Ikke inntektsført bevilgning –Kredit 390x Inntekter fra bevilgning til ordinær drift

23 Kontoplan (forts) Virksomheter som ikke balansefører anleggsmidler: •Immaterielle eiendeler med en kostpris som overstiger kr kostnadsføres (debiteres) konto 46xx. •Varige driftsmidler med en kostpris over kr ,- kostnadsføres på konto 47xx. •Kontogruppe 46 bør deles inn slik at kontoteksten og de to siste sifrene stemmer med inndelingen i kontogruppe 10. •Kontogruppe 47 bør deles inn slik at kontoteksten og de to siste sifrene stemmer med inndelingen i kontogruppe 11 og 12.

24 Kontoplan (forts) •Det er bare anskaffelser over kr ,- som skal bokføres på kontogruppe 46xx og 47xx. –Denne informasjonen skal rapporteres som noteopplysning i note 4 og 5. –Anskaffelser som er under beløpsgrensen kostnadsføres på den kontoen som følger av kontoplanen.

25 Kontoplan (forts) Lønn •Inndelingen i kontoklasse 5 – Lønn og godtgjørelser skal følges i størst mulig utstrekning. •Kontoplanen gir likevel betydelige muligheter for individuelle tilpasninger da det er mange ledige kontonummer. •UH-sektoren bør samkjøre bruk av kontoplanen mest mulig for å gjøre det enklest mulig å utarbeide analyser og sammenligninger.

26 Kontoplan (forts) Prosjekter •Prosjektet regnskapsføres ofte i henhold til prinsippet ”løpende avregning uten fortjeneste” •Som oftest finnes det ingen rutine eller oppfølgingsverktøy for å vurdere eventuelt merforbruk (tapsavsetninger) så lenge prosjektet er i gang •Somet minimum bør det skilles mellom prosjekter med debetsaldo (arbeid utført, ikke sendt faktura, signert kontrakt eller mottatt betaling) og kreditsaldo (mottatt betaling, ikke utført arbeid)

27 Kontoplan (forts) Prosjekter (forts) •Benytt konto: –153x Opptjent, ikke fakturert inntekt –296x Påløpt kostnad og forskuddsbetalt inntekt

28 Kontoplan (forts) Årsavslutning / (periodeavslutning) •Pr skal alle innbetalinger vedrørende bevilgning inntektsføres med mindre det klart fremgår at midlene skal benyttes i senere perioder •Etter at alle inntekter og kostnader er bokført fremkommer ”Resultat av ordinære aktiviteter” som avregnes under ”Avregninger” •Til avregningen benyttes konto: –890x Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet –216x Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet •Saldoen på konto 216x er lik ”Sum avsatt andel av tilskudd til bevilgningsfinansiert virksomhet” i note 15.

29 Kontoplan (forts) Årsavslutning / (periodeavslutning) (forts) •Når det klart fremgår at innbetalt bevilgning skal finansiere en aktivitet i en senere periode bokføres bevilgningen direkte på konto 217x Ikke inntektsført bevilgning •Konto 217x er grunnlaget for ”Sum ikke inntektsført bevilgning” i note 15 –Ny tilleggsrubrikk i note 15

30 Kontoplan (forts) Årsavslutning / (periodeavslutning) (forts) •Et eventuelt resultat fra eksternt finansiert virksomhet fremkommer som ”Periodens resultat” i oppstillingsplanen •”Periodens resultat” disponeres under ”Disponeringer”. Følgende konti benyttes: –880x Disponering (periodens resultat) –205x Annen opptjent virksomhetskapital –Virksomhetene kan benytte underkonti for å skille mellom bunden (benyttet) opptjent virksomhetskapital og annen virksomhetskapital, spesifiseres i note 12. Summen av disse vises som opptjent virksomhetskapital i balanseoppstillingen.

31 Kontoplan (forts) Statlige regnskapsstandarder: •SRS 1 Oppstillingsplaner for resultatregnskap og balanseOppstillingsplaner for resultatregnskap og balanse •SRS 2 KontantstrømoppstillingKontantstrømoppstilling •SRS 9 Transaksjonsbaserte inntekterTransaksjonsbaserte inntekter •SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgningerRegnskapsføring av inntekter fra bevilgninger •SRS 11 AnleggskontrakterAnleggskontrakter •SRS 12 Notat om beholdningerNotat om beholdninger •SRS 13 LeieavtalerLeieavtaler •SRS 17 Notat om regnskapsføring av varige driftsmidlerNotat om regnskapsføring av varige driftsmidler •SRS 19 Usikre forpliktelser og betingede eiendelerUsikre forpliktelser og betingede eiendeler •Notat om periodisering av personalkostnader og pensjon (u2)Notat om periodisering av personalkostnader og pensjon (u2) •Notat om renter på kapital (V4)Notat om renter på kapital (V4) Se:

32 Sak 4 EFV •Alle prosjekter må belastes med indirekte kostnader. •Gamle prosjekter uten bevegelse i 2006 må gjennomgås og vurderes om vi kan avslutte.

33 Sak 5 Budsjettmodell 2007 •Ingen store endringer fra 2006 –administrasjonen rammebudsjetteres (?) –benytte departementets kategorier –måltall og registrerte studenter vektes 50/50 –måltall pr benyttes –vekting av basisbevilgning, studiepoengsproduksjon og FoU-produksjon (hhv 65%, 25% og 10%) videreføres –nye inndelinger innen FoU-produksjon –gjennomgang IT-tilsatte •Lønnsfaktor utgår •Ny X-faktor? •Kompleksitetsfaktor

34 Sak 6 Budsjett 2007 Budsjetteres på studiestedsadm: •energi •renhold •vakthold/adgangskontroll •vaktmester/betjent •variabel husleie •lønn og drift (kurs, seminarer og reise for adm ansatte) •IT- og kontorutstyr for adm ansatte •Kopinor-kostnad og semesterpenger på fagavdelingene •leasingavtaler (f eks kopimaskiner) •kopipapir •aviser •andre kostnader

35 Sak 7 Årsoppgjøret 2006 •Frister i forbindelse med årsoppgjøret for regnskapsåret –For å få med lønninger på siste lønnskjøring for regnskapsåret 2006 må disse sendes fra Høgskolen og til SSØ innen 6/12 for å komme med på siste kjøring 22/ –For endringer i fast lønn for desember er fristen satt til 20/ –Siste frist for å få med inngående fakturaer er satt til fredag 12/ –Siste frist for innlevering av avsetninger som skal være med i regnskapet for 2006 er satt til fredag 12/ Avsetninger i regnskapet må dokumenteres. –Siste frist for bokføring av indirekte kostnader på prosjekter er satt til fredag 12/ –Siste frist for tilbakemelding på kundefordringer er satt til fredag 12/

36 Sak 9 Attestasjons- og budsjettdisponeringsmyndighet. •Departementet og Riksrevisjonen har fokus på formalitetene •Nye myndigheter fra

37 Sak 10 Administrativ organisering •Arbeidsgruppe i gang –ser på kritiske leveranser / kritiske suksessfaktorer –gjennomgang av årshjul –inndelt i følgende faggrupper: •studieadm, internasjonalisering, FoU, oppdrag, bibliotek fagdel •kommunikasjon, arkiv •1.linje, sentralbord, resepsjon, drift, bibliotek stud.del, IT support •økonomi •personal •IT –jobber mot en administrativ ledergruppe •Tidsplan –faste mandagsmøter –samling alle adm ansatte 2. februar 2007 –samling med faglige representanter 21 februar 2007 –sluttføre arbeidet innen 15. mars 2007 –til behandling i styremøte 26. april 2007

38 Administrativ organisering (forts) LEVERANSER InputOutput fra hvem?til hvem?hvilken leveranse, til hvilken forventet kvalitet (hva er status i dag?)

39 Sak 11 Eventuelt •Ligning ABC for 2005 side •2.12 Helsestudio, treningssentre mv. •Arbeidsgivers dekning av personlig medlemskort som gir de ansatte rett til fri bruk av helsestudio, treningssenter mv., vil ikke anses som et velferdstiltak i skattelovens forstand, se FIN i Utv. 2001/1650. Når det arrangeres fellesopplegg for de ansatte vil dette kunne anses som velferdstiltak, f.eks. når bedriften har egne fellestimer i et treningssenter. Det må vurderes konkret om tiltaket kan anses som rimelig. Når bedriften leier helsestudio for bestemte tidsrom eller det leies inn instruktører og arrangerer treningsopplegg i bedriftens egne lokaler, vil dette normalt anses som et rimelig velferdstiltak. Velferdstiltak i arbeidsforhold1298 Lignings-ABC 2005 i likhet med når arbeidsgiver innreder eget trimrom mv. i bedriftens lokaler. Nærmere om arbeidsgivers dekning av kostnader til helsestudio mv. for de ansatte, se SKD Utv. 2000/251. Omskattemessig behandling av treningsordninger, se emne «Naturalytelser i arbeidsforhold».


Laste ned ppt "Økonomiforum onsdag 15.11.2006. Agenda •Sak 1 SAP HR •Sak 2 Erfaring Contempus.Invoice •Sak 3 Ny kontoplan fra 01.01.2007 LUNCH •Sak 4 EFV •Sak 5 Budsjettmodell."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google