Gerica Ressursstyring

Presentasjon om: "Gerica Ressursstyring"— Utskrift av presentasjonen:

1 Gerica Ressursstyring
presentation

2 Gerica Ressursstyring
Integrasjon fagsystem (eksempelvis Cosdoc, Profil, .....) Enveis-kommunikasjon av ansatt og ukeplan Gerica PRO Integrert del (erstatter eksisterende personalmodul). Lønn/personalsystem Personec, NLP(sting), Agresso, UNIQUE Ansatt, ..... presentation

3 Systemskisse RS MIIS Ajourhold Timelister Planlegging GRS – database
Spiss Systemskisse RS Pasient- system MIIS L-P system Timebok L-P system L-P system Ajourhold Timelister Planlegging Timebok GRS – database PRS rapporter Vikarbooking SMS LIS L-P system Tekst behandler regne ark Pasient- system SMS regnskap system presentation

4 Gerica Ressursstyring
Gerica Ressursstyring består av hovedmodulene Gerica Ressursstyring AUTORISASJON Gerica Ressursstyring PLANLEGGING Gerica Ressursstyring AJOURHOLD Gerica Ressursstyring minArbeidsplan Gerica Ressursstyring TIDREGISTRERING Gerica PRS webRapporter presentation

5 Gerica Ressursstyring Autorisasjon
Brukere, alle bruker av systemet må legges inn i autorisasjonsmodulen. Der knyttes bruker til en organisasjonsenhet og en eller flere brukergrupper Brukergruppen definerer hvilke dialoger bruker skal ha tilgang til. Den identifiserer også hvilken tilgang bruker skal ha med hensyn til om bruker skal kunne lese data og oppdatere data. Det skilles på ingen tilgang Egen person Egen organisasjonsenhet Samtlige Validering av passord, passordskifte med mer gjøres og av denne modulen presentation

6 Gerica Ressursstyring Planlegging
Bemanningsplan Hovedplan Avviksplan Fleksiplan presentation

7 Gerica Ressursplanlegging
Grovskisse av arbeidsflyten Bemanningsplan Hovedplan Ressursplan Faste tillegg Egenskaper Til plan presentation

8 Gerica Ressursstyring bemanningsplan
Bemanningsplanen kan være fra 1 til 53 uke lang. En definerer de vaktyper en ønsker og systemet vil avregne disse mot angitt ressursplan En har mulighet til å definere konetansekrav som skal knyttes til en bemanningsplan. Eventuelle krav kan benyttes til gap analyser iforbindelse med for eksempel vikarbooking. presentation

9 Gerica Ressursstyring hovedplan
Hovedplan er det berepet som benytter for turnus, tjenesteplan. Systemet støtter planlegging for alle typer personell inklusive leger. Det finnes en rekke rapporter knyttet til planen, blandt annet kostnadsberegning, kompetansegap, mm presentation

10 Gerica Ressursstyring avviksplan
Avviksplan benyttes for å legge planer for kortere datoavgrensede perioder. Funksjonaliteten støtter utarbeidelse av planer for både HH perioder og ferie. presentation

11 Gerica Ressursstyring fleksiplan
Fleksiplan muliggjør stor fleksibilitet i planleggingsprosessen. Funksjonaliteten støtter planperioder på opp til 80 uker, den enkelte ansatt kan via minArbeidsplan legge inn sine egne ønsker. Der finnes funksjonalitet som større båder helge/høytidsplaner og ferieplaner Fleksiplan kan utarbeides mpå grunnlag av hovedplan, arbeidsplan eller uten plan i bunnen. presentation

12 Rapporter Hovedplan/avviksplan Plan og sluttverdier for leger
Plan for stilling Vakttypefordeling Planoppsett mot planlagt bemanning Kostnad plan Beregning av ubekvem arbeidstid presentation

13 presentation

14 Legeplaner Legeplaner bygger på de samme prinsipp som øvrige planer. Det finnes tilleggsfunksjonalitet som dekker de spesielle forhold som er nedfelt i legenes avtaler. Vakttillegg Utvidet arbeidstid Avspasering M.m. presentation

15 Gerica Ressursstyring Ajourhold
Arbeidsplan Fravær Mertid Vikarer Timeliste SMS Ferieregnskap presentation

16 Gerica Ressursstyring Ajour
Grovskisse av arbeidsflyten Hovedplaner Timeliste Ajourhold Avvik presentation

17 Gerica Ressursstyring arbeidsplan
Arbeidsplanen er et av hovedbildene i systemet. Dialogen gir i utgangspunktet oversikt over alle ansatte på en organisasjonsenhet. En kan legge på filter slik at kun et utvalg av de ansatte vises. Dialogen tilpasses av den enkelte bruker med hensyn til synlige kolonner, kolonnebredde. Dager med avvik vises med grå bakgrunn, dager/avvik med kommentarer er med fet skrift, med mer. presentation

18 I tilknytning til ajourhold finnes det funksjonalitet som arbeidsbok, ukeplaner og arbeidsplaner. En kan får frem ferieoversikt, kompetanseoversikt, avviksoversikter/logger med mer. Sytemet har blant annet mulighet til å legge kommentarer på alle dager og avvik. En har overgang til de forskjellig dialogene for avviksregistering samt dialoger for vaktbytter, vakanshåndtering og bytte av arbeidsplaner. presentation

19 Gerica Ressursstyring Avvik
Alle typer avvik registreres i systemet. Der er funksjonalitet som støtter delvis sykemeldinger, fritak for vakter, ferie, permisjoner osv. Systemet utfører kontroller i forhold til inkluderende arbeidsliv, arbeidsgiver periode, sykelønnsrettigheter, det tar også hensyn til kronisk sykebarn, eneforsørger, kronisk egen sykdom osv. Fravær overføres automatisk til Lønn/personalsystem Alle avviksregistrering som er lønnspåvirkende vil systemet lønnsberegne automatisk ihht den ansattes trariffavtale slik at all lønn produseres automatisk. Alle registreringer kontrolleres mot lov og avtaleverk, evt. brudd varsles og hvis det er gjort tillatt kan det overstyres. Når timeliste er godkjent overføres lønnstransaksjoner automatisk til Lønnsystemet.. presentation

20 I stedet for eller i tillegg til den beregning som systemet utfører ihht lov og avtaleverk kan det legges inn lønnstransaksjoner. Denne funksjonaliteten benyttes hvis en skal kompensere den ansatte på en annen måte enn det lov og avtaleverk tilsier presentation

21 presentation

22 presentation

23 Gerica Ressursstyring vikarbehov
Når en har merket vikarbehov, kan en sende melding til ønskede personer på SMS, samt at behovet vises i minArbeidsplan. Det er egne dialoger for vikarpool, der en angir hvilke org.enheter en ønske å arbeide på, perioder en ikke er tilgjengelig, med mer. En har oversikt over hvilke behov som er meldt og en kan se status. Systemet viser hvilke personer som ønske en vakt og hvem som har fått tildelt vakten. presentation

24 Vikarbehov Vikarbehov Ønske om vakt Bekreftelse Bekreftelse
Skisse over dataflyten i en vikarbookingsprosess. Vikarbehov Vikarbehov Ønske om vakt Bekreftelse Bekreftelse Ønske om vakt presentation

25 Gerica Ressursstyring timeliste
Systemet beregner automatisk all lønn som skal gis med bakgrunn i en avviksregistrering ihht den ansattes tarifftilhørighet. I tillegg kan systemet beregne alle tillegg som skal gis for vakter etter plan Alle tillegg vil være ferdig kontert ihht det regelverk som er satt opp. En kan og registere andre tillegg enn det som systemet automatisk generer. Evetuelle tillegg som er angitt i sluttverdier plan overføres som faste tillegg med start og sluttdato. Når transaksjonene er godkjent overføres de automatisk til lønnsystemet presentation

26 Timelisten gir den ansatte detaljert informasjon om
Planlagt arbeid og hvilken kompensasjon som systemet beregner ihht angitt tariffavtale Alle avvik som er registrert og eventuell lønnskompensasjon for der enkelte avvik Oversikt over akkumulatorer, både denne periode og hittil i år, for merarbeid, overtid, helge/høytid og ferie oversikt over hvilke transaksjoner som blir overført til lønn presentation

27 presentation

28 Arbeidsliste Arbeidslisten gir mulighet til å fordele arbeidsoppgaver (faste eller tilfeldige) til den enkelte ansatt I utskriften kan en velge om det er kun ansatte med oppgaver som skal listes, en kan også velge å ta med avvik som er registert, med mer. presentation

29 SMS tilknytninger i Gerica Ressursstyring
I tillegg til at systemet sender SMS i tilknytning til vikarbehov og bekreftelse på vikariat/ekstravakt kan en sende meldinger til en eller flere. En kan også opprette egne grupper som får samme melding Ny funskjonalitet - katastofeinkalling - presentation

30 ferieønsker Den ansatte kan legge inn feriønsker og prioritere disse
Registrerte ferieønsker kan tas inn i planmodulen eller legges direkte inn i arbeidsplanen som et avvik presentation

31 Gerica Ressursstyring ferie
Det finnes fullstendig ferieregnskap som er tilpasset ferieloven for alle typer personell. Avvikles ferie utover antall trekkdager som er trukke i ferieavregningsmånden vil systemet lage trekk feriedag(er). Systemet kan og konfigureres til å lage ferietrekket presentation

32 Gerica Ressursstyring minArbeidsplan
Personalia Vakter Planlagt arbeid Permisjon Ferie presentation

33 www.MinArbeidsplan.no På MinArbeidsplan.no kan den ansatte
ajourføre personalia Får oversikt over ferie samt registrere ferieønsker Få oversikt over registrerte vikarbehov og melde seg som interessert ajourføre vikarpoolopplysninger Få oversikt over avvik som er registrert registrere og se status på permisjonssøknader gjøre oppslag på genererte timelister sende og motta meldinger presentation

34 presentation

35 presentation

36 presentation

37 presentation

38 presentation

39 presentation

40 presentation

41 presentation

42 Innsynsrapport, med mulighet til å melde andringer
Registrering av egne avvik …….. presentation

43 Gerica Ressursstyring Tidregistrering
Arbeidstagere kan registrere når de kommer og når de går i en egen modul. Avviker registrering fra planlagt arbeid vi det, hvis avviket er større enn definerte greseverdier eller utenfor fleksitidsgrenser, genereres avvik. Dette gjelder både fravære og merarbeid. Fleksitid Avregning presentation

44 Gerica Ressursstyring tidregistrering
På bakgrunn av oppsatte grenseverdier vil mudulen regulere fleksisaldo. Er registrering utenfor det tidsrom som er angitt som fleksitidsperiode vil registrering bli som ert avvik og legges automatisk inn i Gerica Ressursstyring ajourhold. presentation

45 Gerica Ressursstyring webRapporter
Rapportene bestiller på PRSweb. Melding om ferdig rapport sendes til angitt adresse med en link til rapportene. Rapportene overføres til bruker kryptert og passordbeskyttet Rapportene er i både MS Word og MS Excel format. presentation

46 presentation

47 Operativ LedelsesInformasjon System
presentation

48 Menyer Aktivitet der data som gjenspeiler aktiviteten finnes
Personal som gjenspeiler ressursforbruk data Økonomi somm inneholder data som påvirker økonomi Rapporter som inneholder tilgjengelige rapporter Simulering der en kan simulere endringer og lage prognoser Budsjett, regnskap omfatter periodiserte data Konstanter, kontoplan, Budgrupper og koder omfatter systemets grunndata Firmainfo, Orgenheter, kategorier og Rap.inst er funksjoner som beskriver oppbygging av disse datatypene presentation

49 Aktivitet Aktivitet dialogen Importerer data fra produksjonsystemet. De data som hentes er data som synliggjør aktivitet. Det er i tillegg data som er felles, mulig å registrere data som er spesiell for enheten. presentation

50 Personal Personaldialogen importerer data relatert til planlagt drift i tillegg til informasjon om forskyvninger og utlån av personell. presentation

51 Økonomi Dialogen importerer data i to hovedgrupper. Data som omfatter kostnadere der en ikke kan bruke ressursene, som korte sykefravær, permisjon uten lønn, o.l. Data som er knyttet til kostnader med veikarer, ekstrahjelp, overtid, mm. Kostnadene beregnes og en viser fra dag til dag budsjettbalanse både inneværende månde og hittil i år. presentation

52 Rapporter Systemet gir mulighet til å definere egne rapporter en kan rapportere på alle data i systemet i tillegg til noen beregnede verdier. En bestemmer selv farger og type grfer en ønsker at rapporten skal inneholde. presentation

53 Evalueringsrapport 3 poster, 6 kontrollposter Kostnader,
styringsinformasjon, beslutningsstøtte, brukertilfredshet presentation

54 Olis - kostnader Kostnader redusert med 22 og 44 prosen mot kontroll 3 og 6 prosent presentation

55 Olis - nytteverdi Nytteverdi 26,7 av 33 -33 26,7 33
, bedre oversikt over aktivitet, bruk av personalressurser og økonomi ved min avdeling synliggjøre postens situasjon ift. Ressursstyring avdekke flaskehalser ifm. ressursstyring. bedre ressursstyring ved min avdeling bedre kontroll med aktivitet, personal og økonomi ved min avdeling presentation

56 Olis - Forventninger Forventninger 13,2 av 26 -26 13,2 26
, Jeg prøver å styre etter belegget og leier ikke inn ekstravakter hvis det ikke er behov for det. Jeg bruker bakvakter som er mye rimeligere istedenfor å leie inn på 100% overtid, og jeg ser på hvordan jeg ligger an ift. bruk av overtid. sammenligne aktivitet, personell og økonomi, for å få informasjon som forklarer ressursbruk, og vise hvor man kan gjøre innsparinger. mer bevisst på hva ting koster. Flere av avdelingssykepleierne sa at de for første gang visste hva det koster å leie inn ekstravakter, overtid, sykefravær etc. presentation

57 Olis - Brukertilfredshet
, presentation

58 Olis - Brukervennlighet
, brukervennlig, lettvint å betjene og lett å forstå. lett å lære, oversiktlig, lett å hente opp dokumenter, rapportene er pene, tallrapportene er lette å hente ut gir mer liv og en annen type informasjon enn bare de faktiske tallene. Brukeren var stolt av å kunne vise frem rapportene. presentation

59 Kvalitative målsettinger Planer HH-planer Vikaravtaler Timelister
ressursutnyttelse/ ansettelse lov og avtaleverk T-Trinn HH-planer Lov og avtaleverk avspasering/utbetaling Vikaravtaler overtid Timelister Korrekt beregning Kvalitative målsettinger presentation

60 Kvantitative målsettinger Tidsbesparende i tilknytning til Planlegging
% Timeliste % (avdeling) % (sentralt) Fraværsrapportering % Vikarbooking % Kvantitative målsettinger Tidsbesparende i tilknytning til presentation

61 Utkast til besparelser
Timeliste 1000 timel., 6 trans. , 2 min , 200 timer/mnd, 2400 time/rår Planlegging 4 planer/post, 10 min, 50 poster, >30 timer Vikarbooking 2 vikarer/uke, 2 min, 50 poster, 200 min/uke, 10400min/år, >170 timer/år Fravær 2 fravær/uke, 2 min, 50 poster, 200 min/uke, min/år, >170 timer/år Lov og avtaler Overtid presentation

62 Takk for oppmerksomheten
presentation