Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER"— Utskrift av presentasjonen:

1 REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER
Velkommen til regnskapskurs for store foreninger! Dette regnskapskurset består av tre kurskvelder. På denne første kvelden skal vi gå i gjennom en god del teori rundt det å føre regnskap, lage budsjetter og alt det andre man må forholde seg til og tenke gjennom som økonomiansvarlig. Vi begynner med det helt grunnleggende, og øker så vanskelighetsgraden utover kvelden. Når vi går i gjennom de viktigste og vanskeligste temaene vil vi også gjøre praktiske øvelser, slik at dere kan få prøvd ut de nye kunnskapene med én gang. Kurskveld 2 +3 vil i all hovedsak være viet regnskapsprogrammet Mamut. Disse kveldene kommer dere til å jobbe på hver deres PC. Dere vil da lære hvordan et regnskapsprogram er oppbygd, hvordan man registrerer bilag, foretar nødvendige innstillinger, skriver ut ønskede rapporter osv. i Mamut. Intensjonen med dette kurset er ikke å gi en fullstendig oversikt over absolutt alle problemstillinger som er knyttet til det å jobbe med regnskap. Til det er fagområdet alt for stort og komplekst, og det er svært varierende problemstillinger knyttet til forskjellige typer- og størrelser av virksomheter. Men bak dette kurset ligger det imidlertid et ønske og et håp om å kunne hjelpe til med å gjøre den økonomiske hverdagen litt enklere for de store studentforeningene og deres økonomiansvarlige. Gjennom å gjøre dere tryggere på arbeidsoppgavene som vil møte dere, og skape en bevissthet i forhold til rollen som økonomiansvarlig, håper vi i Studentliv at vi kan hjelpe dere i alle fall et lite stykke på veien fram mot et ryddig foreningsregnskap, og en lærerik tid som økonomiansvarlige. Med ”Store Foreninger” menes det i dette kurset en studentforening basert på frivillig innsats, som har en avgiftspliktig omsetning og økonomi av en slik størrelse at den plikter å føre regnskap og forholde seg til bokføringsloven og andre sentrale lover på regnskapsområdet. Det er under utviklingen av dette kurset lagt særlig vekt på å identifisere og gi innsikt i hvilke temaer innen fagområdet man som økonomiansvarlig i en slik forening MÅ kjenne til for å kunne utføre lovpålagte oppgaver. Noe av stoffet vil også gå litt utover det man vanligvis forbinder med vervet som økonomiansvarlig, og hva tidsrammen for dette kurset tillater. Dette stoffet blir ikke gjennomgått i selve kurset, men er tatt med som orienteringsstoff i kursheftet slik at deltakerne kan gjøre seg kjent med det på egen hånd. Alle eksempler og praktiske oppgaver som hører til dette kurset er forsøkt utformet med utgangspunkt i problemstillinger som er typiske for en stor studentforening. På den måten skal den enkelte deltaker kunne kjenne seg igjen, og samtidig få testet ut i praksis at han/hun har forstått de enkelte problemstillingene underveis.

2 INNHOLD – KURSKVELD 1 Hva er egentlig regnskap?
Rollen som økonomi-ansvarlig Lover og regler Regnskapets oppbygning Viktige prinsipper Kontoplan Budsjett Regnskap i praksis Årsregnskapet Merverdiavgift Reskontro Organisering av arbeidet Praktiske oppgaver underveis Stort case som det jobbes med under hele kurset Her er en oversikt over innholdet av denne første kurskvelden: Hva er egentlig regnskap? - Vi ser på definisjoner, formål, og hvilken nytte foreningen deres har av å føre regnskap. Rollen som økonomiansvarlig - Har dere tenkt ordentlig i gjennom hva det egentlig innebærer å være økonomiansvarlig? Hvilken rolle har du i foreningen? Fordeler? Ulemper? Intern kontroll! Lover og regler - Det er noen ting man MÅ gjøre når man driver en forening/virksomhet av en viss størrelse. Vi gjennomgår de viktigste tingene, og ser hvor man kan finne informasjon når det er noe man er usikker på. Regnskapets oppbygning - Vi begynner fra grunnen av, og ser på de enkelte ”delene” i et regnskap og hvordan de hører sammen. Viktige prinsipper - Debet og kredit har sikkert de fleste hørt om. Her skal vi gå nærmere inn på disse- og andre grunnleggende prinsipper innen regnskapsføring. Kontoplan Hva er det? Hvorfor trenger man en kontoplan? Budsjett Vi ser på hva et budsjett egentlig er, og hva det forteller oss. Vi lærer også hvordan vi kan sette opp et budsjett for vår egen forening. Regnskap i praksis - Å vite hva man skal gjøre i teorien er èn ting, men hvordan forgår egentlig selve regnskapsarbeidet i praksis? Vi går i gjennom punkt for punkt. Årsregnskapet - Den endelige rapporten over foreningens ”økonomiske liv” gjennom et helt kalenderår. Vi ser på hvilke deler årsregnskapet består av, og hvordan det presenteres. Merverdiavgift - Alle har hørt om merverdiavgift eller MOMS, men hva er det egentlig? Hvorfor må man betale mva.? Hvem må betale mva.? Vi tar det helt fra grunnen av, men går også inn på hvilke virksomheter, varer og tjenester som er avgiftspliktige og ikke. Reskontro - Hva i alle dager er det for noe rart? En reskontro er en oversikt over hvem foreningen skylder penger til, og omvendt. Vi skal snakke litt om hvorfor vi må føre en slik oversikt, og se på hvordan det gjøres i praksis. Organisering av arbeidet - Livet som økonomiansvarlig kan fortone seg som alt fra en fløyelsmyk drøm til et grusomt mareritt. Hvordan det blir for deg, avhenger mye av hvordan du organiserer regnskapsarbeidet ditt. Jeg skal gi dere alle de gode rådene som høres helt selvfølgelige ut, men kan være vanskelige å etterleve i praksis… Praktiske oppgaver - Det vil bli gitt praktiske eksempler til mange av emnene som gjennomgås i kurset, for å prøve å gjøre det lettere å forstå de aktuelle temaene. Til de antatt vanskeligste emnene vil det også bli gitt praktiske oppgaver. Stort case Til dette kurset er det laget et stort case som tar sikte på å simulere et fullstendig årsregnskap for en typisk ”gjennomsnitts-forening”, i den grad man kan si at noe slikt finnes. Dette caset begynner vi med på slutten av denne kvelden, og jobber med det gjennom hele kurset. På slutten av den siste kurskvelden, vil dere kunne avslutte deres første,fullstendige årsregnskap i regnskapsprogrammet Mamut, og på den måten være godt forberedt på jobben dere skal gjøre som økonomiansvarlige i foreningene deres.

3 Hva er egentlig regnskap?
Definisjon: ”Et redskap for registrering, systematisering og rapportering av økonomiske transaksjoner i foreningen.” Formål: Gi foreningens ulike interessegrupper relevant og pålitelig økonomisk informasjon. Gi et godt grunnlag for beslutninger. En forutsetning for økonomisk styring! Hva er egentlig regnskap? Hva forbinder DU med ordet regnskap??? De aller fleste av oss har en oppfatning av hva regnskap er for noe. Og det er gjerne noen få, ganske like oppfatninger som går igjen fra person til person. Alle vet at regnskap har noe med tall å gjøre, og at det er viktig å føre regnskap for å vite om man har tapt eller tjent penger innenfor et gitt tidsrom. Så langt er oppfatningene våre ganske riktige. Som det fremgår av definisjonen ovenfor, innebærer imidlertid det å føre regnskap mye mer enn bare en måte å finne ut om man som forening tjener eller taper penger. Gjennom å føre regnskap, får man REGISTRERT alle de økonomiske transaksjonene som finner sted i virksomheten sin. Regnskapssystemet vi foretar registreringene i, f.eks Mamut, tar vare på alle data rundt hver enkelt transaksjon, og sørger for å samle og behandle like transaksjoner under ett. På den måten blir alle de økonomiske transaksjonene som skjer i foreningen SYSTEMATISERT og gruppert på en logisk og praktisk måte. Slik kan all informasjonen man legger inn i regnskapssystemet lett hentes fram igjen ved behov, og RAPPORTERES på ulike måter ut i fra hvilket informasjonsbehov foreningen til enhver tid har. Hvorfor fører vi regnskap? Foreningens regnskap har to hovedformål. Det første er å gi relevant og pålitelig økonomisk informasjon til alle som kan ha nytte og interesse av slik informasjon om foreningen. Vi omtaler gjerne disse som foreningens interessegrupper, eller regnskapets brukere. Regnskapets andre hovedformål handler om å gjøre alle de som har et ansvar i forhold til driften av foreningen i stand til å ta de riktige beslutningene på foreningens vegne. Alle virksomheter, det være seg Statoil eller en liten studentforening, må gjennom driften sin ta mange avgjørelser som kan få økonomiske konsekvenser, eller på annen måte påvirke fremtiden. Da er det viktig å huske på at når avgjørelser blir tatt i en organisasjon, gjøres det ut i fra den informasjonen de menneskene som er ansvarlige for å fatte beslutninger til enhver tid besitter. Alle som kan påvirke kvaliteten på informasjonen om regnskapet og driften for øvrig, bør derfor tilstrebe å gi et best mulig beslutningsgrunnlag til de ansvarlige. En forutsetning for økonomisk styring Vi sier gjerne at et korrekt regnskap er en forutsetning for å kunne utøve økonomisk styring av en virksomhet. Hva tror du menes med det? Jo, med det mener vi at for å kunne styre foreningen vår i ønsket retning, må vi kjenne til hvor foreningen står i dag, og hvilke hendelser som har ført frem til dagens stilling. Sagt med regnskaps-terminologi, vil det si at vi må kjenne til hvordan foreningens korrekte balanse og resultat er på et gitt tidspunkt. Gjennom å registrere alle økonomiske transaksjoner som skjer i foreningen, og bokføre disse korrekt inn i et regnskapssystem, kan vi måle balansen og resultatet med gitte mellomrom. Da kan vi se hvordan tidligere avgjørelser og planer har påvirket driften, og ha muligheten til å endre strategi og sette i verk tiltak dersom utviklingen ikke er som vi ønsker. Å forsøke å drive økonomisk styring av en studentforening eller en hvilken som helst annen virksomhet uten å kunne basere beslutningene på tidligere regnskapstall, blir akkurat som å legge ut på jordomseiling uten kart og kompass… Nå passer det veldig bra å avlive en myte om regnskap som dessverre er veldig utbredt: Mange innbiller seg at regnskap er så vanskelig og avansert at man må være veldig flink i matte for å drive med det. Men det er helt feil. Så og si alle operasjoner som gjøres med tall innen regnskapsfaget, innebærer kun en eller flere av de grunnleggende regneartene vi lærte på barneskolen. I de aller fleste tilfellene dreier det seg kun om + og - !!! Det er viktig at du husker på dette, og ikke lar deg ”skremme vekk” fra oppgaven som økonomiansvarlig. Er du nøyaktig, systematisk og litt tålmodig i begynnelsen, har du alle forutsetninger for å gjøre en utmerket jobb!

4 Hva er egentlig regnskap?
Regnskapets brukere: Interne interessenter Generalforsamlingen Styret Frivillige (og eventuelt ansatte) Eksterne interessenter Offentlige myndigheter Leverandører Kulturstyret Regnskapets brukere må forstå regnskapet! Regnskapets brukere Når man utarbeider et regnskap, er det veldig viktig å ta hensyn til regnskapets brukere og hvilket behov de har for regnskapsinformasjon. For å kunne gjøre det, må man spørre seg: Hvem er det som har behov for, og kommer til å benytte seg av regnskapsinformasjon fra foreningen??? Vi deler vanligvis regnskapets brukere inn i to forskjellige grupper: Interne interessenter Eksterne interessenter De interne interessentene er gjerne personer som oppfattes å komme innenfra organisasjonen, og har en særlig interesse (uansett motiv) for å følge med. Eksempler på interne interessenter for en studentforening kan være: Generalforsamlingen – Er det øverste organet i foreningen, og vil dermed være opptatt av hvordan foreningen utvikler seg og følger opp vedtak fra tidligere generalforsamlinger. Styret – Sitter på tillit fra generalforsamlingen, og har ansvaret for den daglige driften av foreningen. Det er svært viktig at styret holder seg oppdatert om den økonomiske utviklingen i foreningen, siden det er styrets ansvar å endre kurs hvis foreningen har en uheldig utvikling. De frivillige (og eventuelle ansatte) – Vil være opptatt av at foreningen ”går rundt”, slik at dens eksistens (og dermed de frivilliges/ansattes arbeidsplass og miljø) er sikret på lang sikt. De eksterne interessentene er gjerne personer eller organisasjoner som ikke på noen måte er en del av foreningen, men som likevel har interesse av å følge den økonomiske utviklingen i foreningen: Offentlige myndigheter – Staten vil alltid være opptatt av at den får innbetalt de skatter og avgifter som den har krav på etter gjeldende lover og forskrifter. Å kreve- og påse at de skatte/avgiftspliktige virksomhetene fører tilfredsstillende regnskaper- og kontrollere disse, bidrar til å forhindre at skatter og avgifter blir unndratt fra statskassa. Disse inntektene kan da komme hele samfunnet – deg og meg – til gode. Leverandører – Foreningens leverandører kan ha flere motiver for å holde seg orientert om regnskapet og den økonomiske utviklingen. Alle leverandører vil selvfølgelig være opptatt av at foreningen har en likviditet som tilsier at den vil klare å betale for varene den kjøper. Foreningens balanse og resultatregnskap for siste år kan gi de en meget god indikasjon på det. Videre kan kjennskap til foreningens økonomi og behov for varer og tjenester, gjøre leverandøren bedre i stand til å gi et best mulig tilbud. En leverandør som kjenner kunden sin godt vil alltid ha et konkurransefortrinn, og et godt grunnlag for videre samarbeid. Kulturstyret – Når en forening søker om støtte fra kulturstyret eller andre offentlige og private støtteordninger, vil det alltid kreves at man dokumenterer opplysningene som gis i søknaden. Det innebærer som regel at man legger ved et budsjett for det aktuelle året eller prosjektet, samt regnskap for (minst) ett tidligere år eller tilsvarende prosjekt. I de fleste tilfeller er det også krav om at man så snart som mulig etter avsluttet regnskapsår/prosjekt leverer regnskap og redegjør for bruken av den tildelte støtten. Kan du tenke deg noen andre som kan ha interesse av foreningens regnskap? Hva med sponsorer, samarbeidspartnere etc.? Det er helt essensielt at de som senere skal bruke foreningens regnskap og ta beslutninger som er basert på det, faktisk forstår innholdet i det. Dersom dette ikke er tilfelle, vil regnskapet ha svært begrenset verdi som styringsredskap og veldig liten informasjonsverdi forøvrig. Det er viktig at vi som er økonomiansvarlige har dette i tankene når vi utarbeider regnskapet vårt. Da kan vi formidle økonomisk informasjon til regnskapsbrukerne, som gjør de i stand til å ta beslutninger på et riktig og relevant grunnlag. Det er dette som er den viktigste oppgaven for økonomiansvarlig. Et svært avansert og innviklet regnskap som bare økonomiansvarlig forstår, er nærmest verdiløst utover å oppfylle en eventuell lovpålagt regnskapsplikt.

5 Rollen som økonomiansvarlig
En uriaspost - eller noe av det mest lærerike man kan gjøre av frivillig arbeid? Nøkkelperson i foreningen Solid kunnskap om foreningen, også langt utover det økonomiske planet. Erfaring med planlegging, drift og rapportering av økonomiske hendelser i en virksomhet. Kunnskap om økonomi og regnskap er overførbar. Intern kontroll Foreningens ”bremsekloss” Rollen som økonomiansvarlig Har du noen gang tenkt over hva rollen som økonomiansvarlig egentlig innebærer? Noen av dere har sikkert opplevd at økonomivervet kan være vanskelig å besette ved valg, og at det derfor kan være ganske tilfeldig hvem som blir valgt. Men det er ganske rart at det er sånn, når man tenker på hvor lærerikt og spennende det kan være å være økonomiansvarlig. Som økonomiansvarlig er man på mange måter en nøkkelperson i foreningen. Som regel er du den som har aller best oversikt over foreningens totale økonomi, og vil derfor være en viktig rådgiver og støttespiller for leder og resten av styret når det skal tas viktige avgjørelser. Siden man som økonomiansvarlig ofte blir involvert i oppgavene til de andre medlemmene av styret og ”tvunget” til å samarbeide med de, vil man også lære mye om oppgavene de utfører. Dette gjelder særlig de oppgavene i et styre som har mye med penger å gjøre, som for eksempel bardrift, sponsorarbeid og booking. Mange tror at studentforeninger utelukkende opptrer som amatører i alt de foretar seg. Men dette bildet er nå i ferd med å endre seg. Gjennom lovverket og forskriftsverket blir det stilt stadig strengere krav til at virksomheter må drives profesjonelt, og det blir færre og færre ”smutthull” å gjemme seg bak for studentforeninger og andre ”uproffe” aktører. Erfaring med daglig drift av en studentforening kan derfor i mange tilfeller være like verdifullt som erfaring med drift av en ”vanlig” bedrift. Mange studentforeninger har i dag betydelig omsetning, og driver utstrakt virksomhet i bransjer hvor de må forholde seg til de samme lovene og rammebetingelsene som andre aktører. Gjennom arbeidet som økonomiansvarlig vil man komme borti mange forskjellige problemstillinger innen regnskaps- og økonomifaget, og man blir nødt til å sette seg inn i mange nye ting. Uansett hvilket grunnlag man hadde i utgangspunktet, vil man lære masse og sitte igjen med kunnskap man vil få bruk for i mange situasjoner senere i livet. Mange arbeidsgivere vil se verdien i at man har holdt på med frivillige studentaktiviteter i studietiden. Som et av de mer ”håndfaste” vervene, er det spesielt lett for arbeidsgiver å forstå nytteverdien av oppgavene man har gjort som økonomiansvarlig. Dersom man har hatt et spesielt ”tungt” økonomiverv, eller har tilegnet seg spesiell kompetanse som en arbeidsgiver kan ha nytte av, er det viktig at man skaffer seg attest på det man har gjort og sørger for at det går klart frem av ens CV. For eksempel vil erfaring med bruk av et regnskapsprogram som Mamut kunne være verdifull kompetanse å vise til i en jobbsøker-situasjon senere i livet. Intern kontroll Intern kontroll må også nevnes når vi snakker om rollen som økonomiansvarlig. Intern kontroll er et samlebegrep for alt som gjøres – og ikke gjøres – når det gjelder å ta vare på foreningens eiendeler og utnytte dens ressurser på en best mulig måte. Foreningen og dens medlemmers/aktives holdninger til intern kontroll vil i stor grad kunne påvirke din rolle og dine oppgaver som økonomiansvarlig. Vanlige temaer/problemstillinger som kan dukke opp i forbindelse med studentforeninger og intern kontroll er spørsmål som: Hvordan er foreningens eiendeler beskyttet? Hvor mange nøkler finnes til lokalene, og hvem disponerer de? Hvem har tilgang til foreningens nettbank og koder til å bruke den? Hvem har fullmakt til å disponere foreningens bankkonto? Hvordan holdninger finnes i foreningen i forhold til å ”belønne” de aktive med gratis drikke etter arrangementer? Hvilke rutiner finnes for å ta kasseoppgjør og behandle større kontantbeløp? Dersom foreningen har mangelfull intern kontroll, er det økonomiansvarlig som oftest ser konsekvensene av dette – og i mange tilfeller – må stå ansvarlig for det også. Vi kan tenke oss en situasjon hvor noen av foreningens medlemmer over lengre tid har nytt godt av svært fuktige nachspiel på foreningens regning. Etter hvert begynner situasjonen å vise seg i foreningens regnskaper, ved at varekostnadene plutselig overstiger salgsinntektene (=negativ bruttofortjeneste!). Da vil foreningen snart ikke være i stand til å betale regningene sine, og til slutt vil hele egenkapitalen gå tapt. Dersom det får gå så langt uten at noen sier stopp, vil det antageligvis være for sent å gjøre noe. Dette er et klassisk eksempel på hvor viktig det er at noen tar et overordnet ansvar i forhold til den interne kontrollen i foreningen. Og i mange tilfeller er det naturlig at oppgaven faller på økonomiansvarlig. Årsaken til det, er rett og slett at økonomiansvarlig i de fleste sammenhenger vil ha muligheten til å oppdage eventuelle tilfeller av dårlig intern kontroll på et mye tidligere tidspunkt enn de andre i foreningen. Det er aldri morsomt å måtte være den som ”drar ut stikkontakten til stereoanlegget og sier at festen er over”. Men å ta på seg rollen som bremsekloss i noen tilfeller, når de andre i foreningen ubevisst eller bevisst setter foreningens økonomi eller velbefinnende i fare, er en svært viktig del av rollen som økonomiansvarlig. Med dette menes det ikke på noen måte at man som økonomiansvarlig skal gå rundt og være streng, sur og vanskelig. Tvert i mot. Man kommer selvfølgelig mye lengre ved å være blid og hyggelig, og ikke minst ved å være flink til å kommunisere med resten av styret og de andre medlemmene i foreningen. Å sørge for at foreningen har en betryggende intern kontroll er dessuten på ingen måte den økonomiansvarliges ansvar alene. Det er veldig viktig at man som økonomiansvarlig kommuniserer behovet og ansvaret for den interne kontrollen videre til de andre i foreningen. Samtidig er det veldig lurt om man tar opp en del forhold rundt driften av foreningen, og sammen legger opp rutiner for hvordan ting skal gjøres- og hvorfor. På den måten kan man forebygge og forhindre ubehagelige episoder og misforståelser senere, og slippe å måtte være ”den kjipe, strenge økonomiansvarlige” dersom noe skulle gå galt senere. Mennesker flest liker å ha trygge rammer rundt seg, og faste regler å forholde seg til. Dette gir forutsigbarhet i arbeidssituasjonen, og klarhet i ansvarsforhold dersom en spesiell situasjon skulle oppstå. I de aller fleste tilfeller vil styret og foreningens øvrige medlemmer ta godt i mot intern kontroll – tiltak, så lenge de forstår hensikten med de. Et godt eksempel på dette er saker hvor det begås underslag. Dessverre hender det fra tid til annen at en betrodd frivillig fristes til å begå underslag av foreningens midler. Dette er selvfølgelig veldig triste saker, som kan få svært negative konsekvenser både for foreningen og vedkommende som har begått underslaget. Det viser seg gjerne at det er de mest betrodde frivillige som begår underslag, og de siste som man ville mistenke å gjøre noe slikt. Når de blir spurt om hvorfor de gjorde det, svarer de gjerne: ”Fordi jeg kunne...”. Vi må ikke glemme at foreningen vår drives av frivillige studenter, hvorav et flertall gjennom mange lange studieår har en økonomi som ikke tillater de store utskeielsene. De samme frivillige kan gjennom vervene sine i de litt større studentforeningene bli satt til å håndtere både 5- og 6-sifrede kontantbeløp, i krøllete, umerkede sedler... Når det i tillegg hender at de frivillige, blakke studentene blir satt til å håndtere 5-6 sifrede kontantbeløp i krøllete, umerkede sedler HELT ALENE, og det attpåtil ikke finnes noen som helst nøyaktig kontroll med hvor mye penger som SKAL være i kassa, f. eks etter en populær konsertkveld – Ja da kan det etter hvert begynne å bli vanskelig å være blakk, gratisarbeidende og samtidig 100 % ærlig student..... Mennesker flest er svært ærlige av natur, men under gitte omstendigheter kan nesten alle bli fristet til å begå misligheter. Mange har sikkert drømt om å snuble over en koffert med penger. Hva ville du gjort hvis du faktisk fant en slik koffert, og ingen andre enn deg selv visste om det? Og du attpåtil visste at den rettmessige eieren fortsatt hadde mer enn nok penger igjen? Selv de av oss med lengst fartstid i speideren ville nok fått moralske kvaler i en sånn situasjon... Intern kontroll handler rett og slett om å beskytte oss selv og menneskene rundt oss mot å være nødt til å gjøre slike ”vanskelige” valg. Ved å opprette rutiner og sikkerhetsmekanismer rundt oss som gjør det vanskeligere å begå misligheter, vil 99 % av oss aldri mer en gang tenke i uærlige baner, siden man da vil måtte gjøre mange flere gale valg og utvise langt mer ”kriminell” atferd for å kunne gjøre noe galt. Vi kaller slike tiltak for intern kontroll – tiltak, og disse vil beskytte både foreningens eiendeler og de frivillige som nå slipper å bli fristet til å gjøre noe galt. Et godt eksempel på et slikt intern kontroll – tiltak som kan være svært nyttig, er at man innfører en rutine om at det alltid skal være to personer tilstede når dagsomsetningen telles opp, oppgjørsskjemaet signeres og pengene droppes i nattsafe. På den måten er man sikker på at alt går rett for seg, samtidig som ingen i denne delen av organisasjonene trenger å føle seg mistenkeliggjort dersom det skulle oppstå noe unormalt.

6 Lover og regler MÅ man føre regnskap?
1. Regnskapsplikt etter lov om årsregnskap Aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, statsforetak, økonomiske foreninger, enkeltmannsforetak og andre foreninger med balansesum over 20 mill og +20 ansatte. Må utarbeide fullstendig årsregnskap etter lov om årsregnskap. Innsendingsplikt til regnskapsregisteret. Revisjonsplikt. 2. Bokføringsplikt etter lov om bokføring Alle som ikke oppfyller vilkårene til full regnskapsplikt, men som plikter å levere omsetnings-/næringsoppgave. Bokføringsplikt, men ikke innsendings– eller revisjonsplikt. 3. Regnskapsplikt etter interne regler utenfor lov Lover og regler MÅ man føre regnskap når man er en stor studentforening? Svaret på dette spørsmålet er avhengig av hvordan foreningen er organisert, hvilket formål den har, størrelsen på foreningens økonomi og hva slags virksomhet som drives. Vi kan dele en studentforenings eventuelle plikt til å føre regnskap inn i tre forskjellige nivåer: Regnskapsplikt etter lov om årsregnskap av nr. 56 (regnskapsloven). Regnskapsplikt etter denne loven har alle studentforeninger og andre virksomheter som er organisert som aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, statsforetak, ansvarlige selskaper med over 5 mill. i salgsinntekt/5 ansatte, økonomiske foreninger (”erhverv til formål”), enkeltmannsforetak og andre foreninger som har eiendeler til en verdi over 20 mill. eller flere enn 20 ansatte. Alle som har regnskapsplikt etter lov om årsregnskap må utarbeide fullstendig årsregnskap etter lov om årsregnskap, og sende dette inn til regnskapsregisteret i Brønnøysund. Regnskapsplikt innebærer også at man er revisjonspliktig, dvs. at man må engasjere en revisor til å revidere årsregnskapet til virksomheten. Regnskapspliktige er i tillegg bokføringspliktige, og må også følge bokføringslovens bestemmelser. 2. Bokføringsplikt etter lov om bokføring av nr. 73 (bokføringsloven). Bokføringsplikt etter denne loven har alle studentforeninger og andre virksomheter som ikke oppfyller vilkårene til full regnskapsplikt etter regnskapsloven, men som er avgiftspliktige etter lov om merverdiavgift av nr. 67 (merverdiavgiftsloven) eller skattepliktige etter lov om skatt av formue og inntekt av 26. mars 1999 (skatteloven). Studentforeninger som er avgifts- og/eller skattepliktige, er forpliktet til å sende inn omsetningsoppgave over merverdiavgift de skylder/har til gode til fylkesskattekontoret, og/eller eller næringsoppgave til likningsmyndighetene over skattepliktige inntekter fra næringsvirksomheten. For at myndighetene skal kunne stole på at opplysningene som blir gitt i oppgavene er riktige og at det blir innbetalt korrekte beløp til statskassen, må de forsikre seg om at regnskapene som oppgavene bygger på holder et tilfredsstillende kvalitetsnivå. I bokføringsloven med tilhørende bokføringsforskrift finnes det svært detaljerte krav til hvordan de bokføringspliktige skal innrette og føre regnskapet sitt, slik at det oppfyller myndighetenes kvalitetskrav. Bokføringspliktige virksomheter trenger ikke å engasjere en revisor eller sende inn regnskapene sine til myndighetene. Men de plikter å oppbevare alt regnskapsmateriale i 10 år, slik at det er mulig for myndighetene å kontrollere de gitte opplysningene i det samme tidsrommet. 3. Regnskapsplikt etter interne regler utenfor lov. Selv om en studentforening eller annen virksomhet ikke er pålagt verken regnskaps- eller bokføringsplikt etter norsk lovgivning, kan den av andre årsaker være pålagt en form for regnskapsplikt. De aller fleste studentforeninger er organisert slik at det er generalforsamlingen som er det øverste organet i foreningen, mens et styre som er valgt og sitter på tillit fra generalforsamlingen, er ansvarlig for den daglige driften av foreningen. Forholdet disse organene i mellom, og foreningens øvrige anliggender, er regulert i foreningens vedtekter eller statutter. I de aller fleste foreninger vil det i vedtektene være stilt krav om at styret sørger for at det blir ført regnskap over bruken av foreningens midler, slik at generalforsamling kan være trygg på at midlene forvaltes på en forsvarlig måte. I mange tilfeller vil det også forekomme at eksterne grupper/organisasjoner pålegger foreningen en form for regnskapsplikt. Særlig vil dette forekomme i tilfeller hvor foreningen søker om støtte hos f. eks. Kulturstyret eller andre offentlige/private støtteordninger. Det er naturlig at det i etterkant av en eventuell utbetaling av økonomisk støtte til foreningen blir krevd at man presenterer et regnskap for den aktuelle perioden eller prosjektet, og redegjør for bruken av den tildelte støtten. Som vi her ser, vil de aller fleste studentforeninger være underlagt en eller annen form for regnskapsplikt Det er viktig å merke seg at det offentlige bare pålegger studentforeninger som er regnskaps-/bokføringspliktige å føre regnskap for den avgifts-/skattepliktige delen av virksomheten som drives. Myndighetene bryr seg i utgangspunktet ikke om hva foreningen tjener/bruker penger på, så lenge inntekten ikke er skatte-/avgiftspliktig, eller foreningen krever fradrag i skatt/merverdiavgift for en kostnad. For eksempel er medlemskontingent en inntekt som for de aller fleste studentforeninger ikke er skatte- eller avgiftspliktig, og kunne dermed i teorien vært utelatt fra foreningens regnskaper. I praksis vil imidlertid vedtektene kreve at det også blir ført regnskap over denne typen inntekter/kostnader. I stedet for å skille mellom avgifts-/skattepliktige poster og andre poster i to separate regnskaper, er det vanlig at man fører kun ett felles regnskap for hele foreningens økonomi. Det gjør det mye lettere å gjøre regnskapsjobben for den som er økonomiansvarlig, og gir mye bedre oversikt over den totale økonomien.

7 Lover og regler Bokføringslovens §2, annet ledd:
”Enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har BOKFØRINGSPLIKT etter denne loven for den virksomhet som drives” Bokføringspliktige MÅ : Føre regnskap for den skatte-/avgiftspliktige delen I henhold til Bokføringsloven og Bokføringsforskriften Grunnleggende kvalitetskrav Generelle bokføringsregler som gjelder alle Spesielle bokføringsregler som gjelder enkelte bransjer Sende inn pliktige offentlige oppgaver Mulig for det offentlige å kontrollere gitte opplysninger Bokføringsplikten Som vi akkurat har sett, er det bokføringsplikten og bokføringsloven de fleste større studentforeninger må forholde seg til. Vi skal se litt nærmere på hva dette innebærer i praksis. Bokføringslovens §2, annet ledd, fastslår at: ”Enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har bokføringsplikt for den virksomhet som drives”. De virksomheter som har bokføringsplikt etter denne bestemmelsen, kaller vi bokføringspliktige. Å være bokføringspliktig, innebærer at man MÅ føre regnskap for den avgiftspliktige og/eller skattepliktige delen av virksomheten. Men man behøver IKKE å sende inn regnskapet sitt til regnskapsregisteret i Brønnøysund. Denne bokføringsplikten er nødvendig for at skatte- og avgiftsmyndighetene skal ha mulighet til å kontrollere og etterprøve opplysninger som foreningen oppgir ved innsendelse av pliktige oppgaver til myndighetene. Ved at de skatte- og avgiftspliktige virksomhetene er pålagt å føre regnskap og oppbevare alle bilag og regnskapsopplysninger i ti år, sikres de offentlige myndighetenes rett- og mulighet til å foreta kontroller innenfor den samme tidsperioden. Å være bokføringspliktig, innebærer IKKE at man trenger å engasjere en revisor som kan bekrefte regnskapsinformasjonen. Myndighetene ”stoler” på at informasjonene de bokføringspliktige gir er korrekt, og tar kun enkelte stikkprøver i form av bokettersyn hos en liten andel av de bokføringspliktige virksomhetene hvert år. Dersom myndighetene derimot skulle finne noe uvanlig eller mistenkelig ved oppgavene de mottar fra foreningen, kan de når som helst foreta et bokettersyn dersom de skulle ønske det. Ved et eventuelt bokettersyn, vil myndighetene gå svært grundig i gjennom foreningens regnskap – og som regel for flere år tilbake. Dersom det viser seg at foreningen gjennom lang tid har gjort opplagte feil som går i myndighetenes disfavør, kan det bli en lite trivelig affære. Det vil alltid lønne seg å gjøre bokføringen etter beste evne og intensjon, og ikke falle for fristelsen å misbruke myndighetenes tillit for å spare noen kroner på foreningens vegne. Skulle det bli oppdaget, vil de negative konsekvensene veldig fort overstige de ”sparte” kronene. Ikke minst vil dette gjelde for deg som økonomiansvarlig personlig. Det er DU som underskriver f.eks omsetningsoppgavene, og dermed erklærer at opplysningene er korrekte. Du vil da også risikere å bli holdt ansvarlig for eventuelle feil som blir gjort. Bokføringsloven forteller oss ikke bare hvem som er bokføringspliktige og hva denne plikten innebærer, men gir oss i tillegg en detaljert beskrivelse av hvordan bokføringen skal foregå. Den tilhørende bokføringsforskriften spesifiserer kravene i bokføringsloven ytterligere, slik at de sammen nesten utgjør et lite regnskapskurs i seg selv. Ved å stille en mengde krav til hvordan de bokføringspliktige innretter og bokfører regnskapene sine, sikrer myndighetene at de innsendte oppgavene bygger på regnskaper er mest mulig pålitelige. I dette kurset har vi bare plass til å omtale de mest relevante delene av innholdet i bokføringsloven- og forskriften, men det er absolutt å anbefale at man gjør seg litt kjent med de på egen hånd. Ett av de viktigste kravene bokføringsloven stiller til regnskapet vårt, er de 10 grunnleggende bokføringsprinsippene vi finner i §4: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: 1.Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas. 2.Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. 3.Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. 4.Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. 5.Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier. 6.Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. 7.Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. 8.Oppbevaring: Dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet. 9.Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap. 10.God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. Videre stiller bokføringsloven krav om hvilke rapporter man må kunne skrive ut fra regnskapssystemet, og hvor ofte man må sørge for at man er helt à jour med regnskapet sitt. Man må alltid sørge for å være à jour innen fristene for pliktig rapportering, og uansett ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Det vil si at selv om man kun skal levere omsetningsoppgave over merverdiavgiften èn gang i året, må man allikevel sørge for å ha et oppdatert regnskap hver fjerde måned. Det er imidlertid gjort et unntak for bokføringspliktige som har mindre enn 300 bilag pr. år. De kan slippe unna med å ajourføre regnskapene sine èn gang pr. år. Kravene til hvordan regnskapsopplysninger skal dokumenteres er viktige punkter i bokføringsloven. Det er et uomtvistelig krav at alle bokførte regnskapsopplysninger SKAL være dokumentert med bilag som viser de bokførte opplysningenes berettigelse. Videre er det et svært viktig prinsipp at alle bokførte opplysninger lett skal kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjon frem til pliktig regnskapsrapportering. Likeledes skal det på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysninger. Når det er mulig å gjøre en slik kontroll begge veier, sier vi at regnskapet har et dobbelt kontrollspor. Lovens tilhørende forskrift, den såkalte bokføringsforskriften, utdyper i detalj de fleste av bestemmelsene som er behandlet i selve loven. Blant annet er rutiner rundt kasseoppgjør ved kontantsalg og dokumentasjon av regnskapsopplysninger ved kjøp/salg inngående behandlet. I tillegg til de mer generelle kravene som gjelder for alle bokføringspliktige, angir den også spesielle krav som kun gjelder for enkelte bransjer- og typer av virksomheter. De mest aktuelle bestemmelsene som studentforeninger bør kjenne til, er særbestemmelsene om bokføring for serveringssteder der det serveres alkohol (§8-5) og særregelen for veldedige og allmennyttige organisasjoner (§8-11). Når de bokføringspliktige har bokført sine regnskaper i tråd med bokføringslovens/forskriftens krav, kan de gjøre den siste delen av plikten sin ved å faktisk sende inn de pliktige oppgavene (omsetnings- eller næringsoppgave) til myndighetene. Ved at det gjennom lovverket er stilt strenge, spesifikke krav til hvordan regnskapene skal utarbeides, kan myndighetene i stor grad stole på at oppgavene de mottar er korrekte. Skulle de senere få mistanke om at noe skulle være galt, vil bokføringslovens krav om at alle bilag som underbygger opplysninger i regnskapet må oppbevares i minimum 10 år gi de alle muligheter til å etterprøve de gitt opplysningene etter ønske eller behov. NB! I svært spesielle tilfeller, kan studentforeninger allikevel ha fullstendig regnskapsplikt, innsendingsplikt til regnskapsregisteret i Brønnøysund og revisjonsplikt. Dette er antageligvis kun en teoretisk mulighet, siden det er å anta at en studentforening som utvikler seg til en slik størrelse og form for virksomhet vil organisere seg på en annen måte. Det er ganske vanlig at slike store studentorganisasjoner skiller ut den skatte-/avgiftspliktige virksomheten sin i en egen enhet, for eksempel som et aksjeselskap som eies av foreningen, men drives av ansatte/profesjonelle. Dette faller imidlertid et stykke utenfor rammene av dette regnskapskurset, og hva som er relevant for kursets antatte målgruppe.

8 Lover og regler Sentrale lover og forskrifter:
Lov om årsregnskap av nr. 56. Lov om bokføring av nr. 73 Gjelder for alle virksomheter som er bokføringspliktige. Alle som er avgiftspliktige og / eller skattepliktige Forskrift om bokføring av nr. 1558 Svært detaljert og innholdsrik Lov om merverdiavgift av nr. 67 Tilhørende forskrifter Andre viktige lover / forskrifter Spesielle regler for mange bransjer/virksomheter Litt om studentforeninger og skatt Oppsummering av de sentrale lovene og forskriftene innen bokføring og regnskap Vi har nylig hatt en liten ”revolusjon” innen regnskapslovgivningen i Norge, ved at den nye ”bokføringsloven” med tilhørende bokføringsforskrift trådte i kraft Med den har vi fått en tydelig presisering av hvilke regler som skal gjelde for virksomheter av forskjellig art og størrelse. Samtidig med innføringen av denne nye loven, har lovgiverne også foretatt en grundig ”opprydning” i andre lover og deres tilhørende forskrifter. Lovgivningen har nå blitt mye tydeligere enn den var før, og det har blitt mye enklere for virksomhetene å orientere seg i regelverket. De viktigste lovene og forskriftene er: Lov om årsregnskap (regnskapsloven) Det er kun de regnskapspliktige som nå trenger å følge reglene i regnskapsloven. Å være regnskapspliktig innebærer det samme som man tidligere kalte å ha ”full regnskapsplikt”. Loven inneholder alle spesielle regler som regnskapspliktige virksomheter må rette seg etter når de gjør utarbeider årsregnskapet sitt, men de må i tillegg også følge de generelle bestemmelsene som bokføringsloven gir. Studentforeninger kan se helt bort i fra bestemmelsene i regnskapsloven, da reglene som gjelder for de nå er flyttet over i den nye bokføringsloven. Lov om bokføring (bokføringsloven) Fra og med er det kun den nye bokføringsloven med tilhørende forskrift som vil gjelde for virksomheter uten full regnskapsplikt. Fra da av ble også det tidligere begrepet ”begrenset regnskapsplikt” erstattet med det nye begrepet ”bokføringsplikt”. Vi har dermed fått et fullstendig skille mellom regnskapspliktige og ikke regnskapspliktige (bokføringspliktige) virksomheter. De aller fleste litt større studentforeninger vil falle inn under begrepet ”bokføringspliktige”, og må følge bestemmelsene i denne loven. Sammen med bokføringsforskriften utgjør bokføringsloven et omfattende og detaljert regelsett for hvordan man skal innrette og utarbeide regnskapet sitt. Lov om merverdiavgift Lov om merverdiavgift ble vedtatt 19. Juni 1969 (nr. 66). Med den ble merverdiavgift på omsetning av varer og tjenester innført for fullt i Norge, og staten fikk en ny, kjærkommen inntektskilde til å finansiere sine stadig voksende forpliktelser med. Loven er ganske omfattende, og kan være litt tung å få ordentlig oversikt over. Skattedirektoratet har imidlertid laget flere gode brosjyrer som gjør emnet enklere å forstå. Det finnes blant annet en veldig fin brosjyre som heter ”Merverdiavgift for veldedige og allmennyttige organisasjoner”. Den tar for seg alle de viktigste bestemmelsene om merverdiavgift for slike organisasjoner, og anbefales på det sterkeste! Du kan få brosjyren hos Studentliv, eller laste den ned selv fra Til lov om merverdiavgift hører det et stort antall forskrifter som utdyper innholdet i loven. De fleste av disse tar for seg spesialtilfeller innenfor avgiftsområdet. Såfremt du ikke har en særlig interesse av forhold rundt ”gjennomføring av fritaket for merverdiavgift på elektrisk kraft og energi levert fra alternative energikilder til husholdningsbruk i fylkene Finnmark, Troms og Nordland”, er det lite sannsynlig at du vil få bruk for særlig mange av de. De fleste av bestemmelsene som regulerer mer generelle forhold er nå inntatt i den nye bokføringsforskriften, og antas å bli opphevet om ikke lenge. Dette gjelder blant annet ”Forskrift (nr.1) om regnskapsplikt og bokføring for næringsdrivende som går inn under bestemmelsene i merverdiavgiftsloven og investeringsavgiftsloven”, ”Forskrift (nr. 2) om innholdet i salgsdokumenter” og ”Forskrift (nr. 126) om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder”. Bokføringsloven og merverdiavgiftsloven med tilhørende forskrifter dekker det aller meste av regler som en stor, avgiftspliktig, studentforening må forholde seg til. Det er imidlertid viktig å være klar over at myndighetene stadig kommer med nye regler og pålegg som aktører innen ulike bransjer og samfunnsområder blir rammet av i varierende grad. Tidligere har studentforeninger og andre typer frivillige organisasjoner i stor grad blitt ”skånet” for mange slike nye regler og pålegg. I de senere år, ser vi imidlertid tydelige tendenser til at det stilles stadig strengere krav, og gjøres langt færre unntak også for slike organisasjoner. Dette kan være en utfordring for mange studentforeninger. Samtidig som det stilles strengere krav til profesjonalitet, oppfølging og kontinuitet rundt driften av mange studentforeninger, har kvalitetsreformen i den andre enden gjort at mange synes det blir stadig vanskeligere å finne tid til å engasjere seg. Mange har nok i perioder opplevd å havne i en tidsklemme på grunn av dette, og det er liten tvil om at denne problemstillingen vil være aktuell for studentforeningene også i fremtiden. Andre viktige lover og forskrifter Vær oppmerksom på at studentforeninger også kan være omfattet av andre, spesielle lover/forskrifter pga. virksomheten eller bransjen de hører til. For studentforeninger som driver konsertvirksomhet og selv booker inn utenlandske artister, er det for eksempel viktig å kjenne til ”Lov om skatt på honorar til utenlandske artister” av , eller ”artistskatteloven” som den ofte kalles. Den sier at arrangøren er ansvarlig for å trekke 15% skatt av honoraret til utenlandske artister, og da er det veldig lurt å avtale med artist/management på forhånd hva det totale honoraret til artisten skal være. Litt om studentforeninger og skatt En ”vanlig” studentforening vil i de aller fleste tilfeller være skattefri, og kunne se helt bort i fra skattemessige forhold både når det gjelder egen inntekt og formue. Det er skattelovens §2-32 som fritar de aller fleste studentforeninger fra skatteplikten, ved å fastslå at virksomheter og ”innretninger” uten ”erhverv til formål” ikke er skattepliktige. Så lenge formålet med driften av foreningen ikke først og fremst er å tjene penger, men snarere ”å skape et godt miljø blant studentene” eller lignende, fritas den for skatteplikten. Det er imidlertid viktig å være klar over at en forening som i utgangspunktet er skattefri, gjennom å påta seg et arbeidsgiveransvar, bevisst eller ubevisst, kan bli ansvarlig for å betale inn skatt for privatpersoner de har utbetalt penger (eller andre goder!) til. Veldedige og allmennyttige organisasjoner kan utbetale inntil kr som skattefri lønn til en privatperson i løpet av et kalenderår. Organisasjonen trenger ikke å innberette lønnsutbetalinger innenfor denne beløpsgrensen, og den må heller ikke svare arbeidsgiveravgift av beløpet. NB!!! Denne beløpsgrensen er absolutt, og INGEN former for ”lure løsninger” tillater at man betaler ut mer enn kr skattefritt til en privatperson i løpet av et kalenderår. Går man over denne beløpsgrensen, må man registrere et arbeidsgiver/arbeidstakerforhold, foreta lønnsberegninger og utbetalinger etter infløkte regler, beregne og innbetale arbeidsgiveravgift for alle pliktige ytelser, beregne og innbetale forskuddstrekk for de ansatte, sende inn terminoppgaver for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk 6 ganger i året osv. osv. Å være ansvarlig for lønn og pliktige offentlige oppgaver knyttet til lønn, er vanskelig, tidkrevende og krever mye forkunnskap dersom man skal ha noen som helst mulighet til å gjøre det riktig. Det er derfor absolutt å anbefale at en frivillig studentforening holder seg unna alt som har med lønn å gjøre, evt. setter bort oppgaven til profesjonelle dersom den har ansatte som skal ha lønn. Studentforeninger som også er skattepliktige, vil måtte forholde seg til langt flere lover og forskrifter enn de som er tatt med her. Dette gjelder imidlertid et svært begrenset antall studentforeninger, med helt spesielle driftsforhold. Dette temaet ligger utenfor rammen av dette kurset, og omtales derfor ikke videre. Dersom du har flere spørsmål om studentforeninger og skatt, henvises det til skattedirektoratets glimrende brosjyre om temaet: ”Skatt for veldedige og allmennyttige organisasjoner”. Denne brosjyren kan du få fra Studentliv, eller laste den ned selv på

9 Regnskapets oppbygning
Når man fører regnskap, er man opptatt av utviklingen i foreningens økonomi fra to forskjellige synsvinkler: Endringer i den økonomiske stilling (balanse) Har foreningen råd til å betale regningene sine? Kan foreningen tåle et dårlig økonomisk resultat? Nøkkelord: Likviditet og Soliditet Endringer i det økonomiske resultat (resultat) Selger foreningen mer eller mindre øl enn i fjor? Finnes det en leverandør som selger varene billigere? Nøkkelord: Inntekter og Kostnader Regnskapets oppbygning Når man fører regnskap, er man opptatt av utviklingen i foreningens økonomi fra TO forskjellige synsvinkler: 1. Den første er endringer i foreningens økonomiske stilling. Med det mener vi hvordan sammensetningen av foreningens eiendeler, egenkapital og gjeld forandrer seg i løpet av en regnskapsperiode. Endringer i foreningens økonomiske stilling fører vi regnskap over i foreningens balanse. Hver gang sammensetningen av foreningens eiendeler, egenkapital og gjeld endrer seg, registrerer vi disse endringene i regnskapet vårt. Da vil vi til enhver tid kunne ha en godt oppdatert balanse, og være i stand til å svare på spørsmål som: Har foreningen råd til å betale regningene sine? Kan foreningen tåle et dårlig økonomisk resultat i år? To viktige nøkkelord når vi snakker om foreningens balanse, er likviditet og soliditet : Likviditet handler om i hvilken grad foreningen er i stand til å betale regningene sine fortløpende, uten å måtte vente til den selv mottar betaling fra en sponsor/samarbeidspartner, selge noen av foreningens eiendeler, vente på å få utbetalt tildelt støtte fra kulturstyret eller lignende. Kontanter og bankinnskudd er de mest likvide midlene vi har, og hvis foreningen har en tilstrekkelig andel av midlene sine plassert slik, har den god likviditet. Soliditet handler om i hvilken grad foreningen har god egenkapital og et solid økonomisk fundament for aktiviteten den skal drive. Med egenkapital mener vi her hvor store verdier foreningen ville sittet igjen med dersom den solgte alle eiendelene og betalte ned all gjelden. Dersom foreningens egenkapital holder et ”betryggende” nivå i forhold til risikoen som den kan bli utsatt for gjennom aktivitetene sine, kan vi si at foreningen har god soliditet. Eksempel: Tenk deg at du skal ut og spise lunsj med John Fredriksen, som er god for ca. 25 milliarder kroner og er Norges desidert rikeste person. Det heter seg jo at det ikke finnes noen gratis lunsj her i verden, men å dele bord med noen som er SÅ velbemidlet, ville vel gjort at de fleste av oss øynet et lite håp om en gratis lunsj. Da maten er ferdigspist og regningen kommet på bordet, tar John Fredriksen fram lommeboka, åpner opp, og ser slukøret på deg mens han mumler: ”Jeg har visst glemt å ta ut penger i dag, så jeg har ingen kontanter” – ”Du kunne ikke være så snill å legge ut for lunsjen min også??? ”Du kan ikke bare betale med kortet ditt, da”, spør du tilbake – og får til svar at ”Nei, det går heller ikke. Jeg har bundet opp nesten alle mine midler i aksjer og obligasjoner, og rekker ikke å realisere de på så kort varsel. Dermed må du selv punge ut for lunsj til dere begge, med de siste kronene av månedens studielån. Dette eksempelet viser med all tydelighet forskjellen på likviditet og soliditet. Det er ingen som helst tvil om at John Fredriksen egentlig er i stand til å betale for lunsjen som den styrtrike mannen har er. Men lunsjen forfaller til betaling akkurat NÅ, og siden Fredriksen ikke har kontanter på seg, kan han ikke betale.Med andre ord, har Fredriksen dårlig LIKVIDITET og god SOLIDITET. Du selv derimot, som har kr i studielån og bruker noen av dine siste slanter til å betale for lunsjen, har god LIKVIDITET og dårlig SOLIDITET. 2. Den andre måten å se utviklingen i foreningens økonomi på er gjennom endringer i foreningens resultat. Med det mener vi bevegelser i foreningens inntekter og kostnader, og hvordan forholdet mellom de endrer seg i løpet av en regnskapsperiode. I foreningens resultatregnskap, fører vi oversikt over foreningens inntekter og kostnader innenfor en gitt periode. To viktige nøkkelord når vi snakker om foreningens resultatregnskap, er inntekter og kostnader. Med inntekter mener vi i resultatregnskapet hvilke inntekter som faktisk er opptjent i den aktuelle regnskapsperioden, uavhengig av faktiske innbetalinger og når de eventuelt har funnet sted. Med kostnader mener vi i resultatregnskapet hvilke kostnader som faktisk har påløpt i den aktuelle regnskapsperioden, uavhengig av faktiske utbetalinger og når de eventuelt har funnet sted. Hvis du skulle sittet på med noen i bil fra Oslo til Drammen, ville du da helst ha spleiset på bensinutgiftene, eller bensinkostnadene??? Hvis du nå svarte bensinutgiftene, er du hjertelig velkommen til å sitte på med meg hver eneste gang jeg skal kjøre bil resten av livet:) Til hver eneste tur hvor du skulle sittet på, ville jeg da ha møtt opp med nesten tom tank, plukket deg opp, og kjørt rett til nærmeste bensinstasjon hvor jeg ville ha fylt tanken helt full for ca. kr. 500,-. Så ville jeg kjørt til Drammen, holdt frem hånda til deg, og sagt: ”Det blir 250 kr, takk!”. At det bare er ca. 30 km til Drammen har ingen betydning i denne sammenhengen. Du har sagt deg villig til å spleise på mine bensinutgifter på turen vår, og da har jeg unektelig hatt en utgift på kr. 500 – uansett hvor langt eller kort vi kjører. Bensinkostnaden, er derimot en helt annen historie. En bil med normal motorstørrelse ville brukt maksimalt 3 liter bensin på turen fra Oslo til Drammen, til en kostnad av ca. 30 kr. Å spleise på bensinkostnadene ville altså bare ha kostet deg ca. 15 kr, i motsetning til halvparten av bensinutgiftene som ville beløpt seg til ca. 250 kr. En kostnad måler altså det reelle forbruket av et bestemt gode innenfor en gitt periode, mens en utgift bare er knyttet til selve utbetalingen som finner sted ved anskaffelsen av godet. Det er viktig å ha dette i bakhodet når man jobber med resultatregnskapet, siden ”kostnader” her er et svært sentralt begrep. Som vi nå har sett, finnes det to helt forskjellige måter å ”gripe an” foreningens økonomi på. Disse to forskjellige måtene å se utviklingen i foreningens økonomi på, er ivaretatt i hver sin hoveddel av foreningens regnskap. Vi kaller disse to hoveddelene av regnskapet for hhv. balansen og resultatregnskapet. Vi skal nå se litt nærmere på hver av disse to hoveddelene i regnskapet vårt.

10 Regnskapets oppbygning
Balansen – Hva forteller den oss? Viser eiendelene og hvordan de er finansiert. To sider som alltid må ha samme verdi/balanse Eiendeler (Balansens aktiva-/debetside) Egenkapital og Gjeld (Balansens passiva-/kreditside) VIKTIG: Eiendeler = EK + Gjeld (Eller: Egenkapital = Eiendeler – Gjeld) Balansen Hva forteller balansen oss om foreningens økonomi??? Balansen er en oversikt over hvilke eiendeler som er i foreningens besittelse, og hvordan disse er finansiert med henholdsvis egenkapital (EK) og gjeld. Balansen består av to sider, som alltid må ha samme verdi/være i balanse (derav navnet balanse). Den ene siden av balansen viser foreningens eiendeler. Vi kan kalle denne siden av balansen for aktiva- eller debetsiden. Her ser vi hvordan foreningens kapital er anvendt. Typiske eiendeler for en ”gjennomsnittlig” studentforening kan for eksempel være en bankkonto med penger på, en kontantkasse med et mindre beløp i kontanter, et mindre varelager og kanskje noen kundefordringer. Den andre siden av balansen viser forholdet mellom foreningens egenkapital og gjeld. Vi kan kalle denne siden av balansen for passiva- eller kreditsiden. Her ser vi hvordan foreningens kapital er anskaffet. For en ”gjennomsnittlig” studentforening kan typiske poster på denne siden av balansen være leverandørgjeld og eventuell gjeld til finansinstitusjoner eller andre (privatpersoner/foreninger). På denne siden av balansen finner vi også foreningens egenkapital, som oftest kalt ”annen egenkapital”. Denne posten består av alle tidligere års akkumulerte overskudd- og underskudd. Går foreningen med overskudd, overføres dette resultatet til ”annen egenkapital”, og foreningens egenkapital ØKER. Går derimot foreningen med underskudd, må dette dekkes med midler fra ”annen egenkapital”, og foreningens egenkapital MINKER. Når vi har med balansen å gjøre, er det veldig viktig at vi husker på at de to forskjellige sidene alltid skal være like store. (Men de har imidlertid forskjellige fortegn: Eiendelene viser pluss, mens Egenkapital og Gjeld viser minus, slik at summen av alle balansepostene faktisk er NULL). Da har vi balanse. I stedet for en lang rekke med tall, kan du prøve å se for deg en vektskål. På den ene siden ligger alle eiendelene til foreningen. Vi kan si at de har en total verdi på (= ”veier”) kr ,-. På den andre siden av vekta, finner vi foreningens gjeld og egenkapital (EK). Vi kan si at gjelden er på kr. (= ”veier”) kr. (-)800,-. For å oppnå likevekt, eller BALANSE, ser vi da at foreningens egenkapital må være på kr. (= ”veie”) kr. (-)200,-. Ved å snu litt på denne sammenhengen, ser vi at vi også kan si at foreningens Egenkapital = Eiendeler – Gjeld. Egenkapitalen er altså de verdiene som vil være igjen i foreningen dersom man selger alle eiendelene for samme pris som foreningen selv har betalt for de, og betaler all gjelden.

11 Regnskapets oppbygning
Resultatregnskapet – et mål for hva? Måler det økonomiske resultatet av virksomheten innenfor en gitt periode: Periodens inntekter - Periodens kostnader = Periodens resultat Svært viktig mål for den økonomiske utviklingen Sier ingenting om endringer i likviditeten, man må uansett passe godt på – selv ved overskudd! Alle tall har utgangspunkt i allerede gjennomførte transaksjoner – Historiske data! Resultatregnskapet Hva forteller resultatregnskapet oss? Resultatregnskapet måler det økonomiske resultatet av virksomheten innenfor en gitt periode. Med dette mener vi at resultatregnskapet gjør oss i stand til å se om foreningen vår går med overskudd eller underskudd på driften. Er inntektene høyere enn kostnadene innenfor en gitt periode, går foreningen med overskudd. Er inntektene lavere enn kostnadene innenfor en gitt periode, går foreningen med underskudd. Selve resultatet finner vi slik: Periodens inntekter – Periodens kostnader = Periodens resultat Det er svært viktig å huske på at det kun er inntekter som er opptjent i den aktuelle perioden, og kostnader som har påløpt i den aktuelle perioden som skal regnes med. Vi kaller det for å periodisere når vi fordeler beløp og plasserer inntekter og kostnader i den perioden de hører hjemme. Et typisk eksempel på dette, er ølbonusen mange av foreningene som driver et serveringssted får utbetalt et stykke utpå året ETTER at ølsalget som fører til utbetalingen har funnet sted. Ølbonusen er imidlertid opptjent året før, og skal derfor inntektsføres og vises på resultatet for året FØR den utbetales. Dersom vi ikke foretar en slik periodisering, vil eventuelle avvik i bonus som følge av endringer i salgsmengde eller betingelser fra leverandør vises i feil år, og kunne føre til at man gjør beslutninger på feil grunnlag. Som et annet eksempel kan vi tenke oss at en forening som arrangerer konserter og eier mye dyrt, teknisk utstyr, mottar årsfaktura for forsikring av utstyret for året 2006 i desember Siden forsikringen gjelder for året 2006, må vi passe på at denne kostnaden kommer med på resultatet for 2006, og ikke Gjør vi ikke det, vil det ikke være en korrekt sammenheng mellom inntektene og kostnadene i de to årene, og resultatet blir misvisende. Resultatregnskapet er det beste måleredskapet vi har for å kunne finne ut hvordan driften av foreningen utvikler seg. Det er svært nyttig å kjenne til hvilke typer inntekter og kostnader foreningen har, og hvordan disse varierer etter som det skjer endringer i aktivitetsnivået, markedsføringen av foreningen, vareutvalget osv. Men det er viktig å merke seg at resultatregnskapet har to tydelige begrensninger: For det første, sier resultatregnskapet ingenting om endringer i likviditeten. Det er derfor viktig at man ikke ser seg blind på det økonomiske resultatet, men også følger med på hvordan likviditeten endrer seg i balansen. Mange firmaer går faktisk konkurs, selv om de går med tilsynelatende solide overskudd på driften. Forklaringen ligger selvfølgelig i at man må passe på at pengene man ”tjener” ved å selge på kreditt til kunder, faktisk blir innbetalt. En annen viktig ting å merke seg med resultatregnskapet, er at absolutt alle tall har utgangspunkt i transaksjoner som allerede er gjennomført, og således kun er å betrakte som ”historie”. Resultatregnskapet kan kun fortelle oss hvordan driften HAR VÆRT innenfor en tidligere, avsluttet periode, og sier ingenting om hvordan fremtiden vil bli. Men det er selvfølgelig helt avgjørende at man har historiske tall når man skal legge planer for fremtiden, og vurdere hvordan tidligere beslutninger har påvirket driften.

12 Viktige prinsipper Norge: Transaksjonsbasert historisk kost-regnskap
Det dobbelte bokholderi Et grunnleggende og velprøvd prinsipp. Alle transaksjoner registreres to ganger: èn gang til debet, og èn gang til kredit. Eller INN på- og UT av konto. Alle konteringer skal gå i null, dvs. at vi ALLTID debiterer og krediterer med det samme totalbeløpet. Debet = ”Inn på konto”, ”Pluss”, ”økning”, ”rikere”. Kapitalanvendelse Kredit = ”Ut av konto”, ”Minus”, ”reduksjon”, ”fattigere”. Kapitalanskaffelse Viktige prinsipper for regnskap Internasjonalt er det to forskjellige hovedretninger, eller ”skoler” innen regnskapsfaget. Metoden vi benytter oss av i Norge, kaller vi transaksjonsbasert, historisk kost-regnskap. Denne metoden innebærer at regnskapsføringen vår alltid tar utgangspunkt i de enkelte transaksjonene når de økonomiske hendelsene i løpet av året skal dokumenteres. Det samme gjelder også når verdien av balansepostene skal verdsettes: Man tar da utgangspunkt i hva eiendelene kostet da de ble innkjøpt (historisk-kost), og endrer ikke verdiene uten at det foreligger en transaksjon som gir grunnlag for det. Vi kan for eksempel tenke oss at innkjøpsprisen på varer vi har på lageret stiger kraftig – men vi kan allikevel ikke skrive opp verdiene. Det dobbelte bokholderis prinsipp har sikkert mange av dere hørt om. Det er det absolutt viktigste prinsippet som ligger til grunn for regnskapsarbeidet vårt, og har vært benyttet i mange århundrer. Hovedpoenget med dette prinsippet er at alle transaksjoner registreres TO GANGER: èn gang til debet, og èn gang til kredit. Vi kaller det for å kontere når vi bestemmer hvilke transaksjoner og beløp som skal registreres til henholdsvis debet og kredit på de forskjellige regnskapskontoene. Når vi jobber med regnskap, bruker vi ordet ”konto” i veldig mange sammenhenger. Her mener vi ikke en vanlig bankkonto slik som vi ellers forstår med ordet ”konto”, men en regnskapskonto vi benytter til å holde oversikt over verdien, og endringer i verdien, av den aktuelle regnskapsposten. Det er veldig viktig å merke seg at summen av alle konteringene alltid blir null. Man kan godt debitere og kreditere mange forskjellige regnskapskontoer samtidig, men man debiterer og krediterer ALLTID med det samme totalbeløpet. Ved å benytte det dobbelte bokholderis prinsipp, sikrer man et tosidig kontrollspor i regnskapet sitt, og får samtidig registrert bevegelser i både resultatet (inntekter/kostnader) og balansen (eiendeler/EK+gjeld). Når vi debiterer, anvender vi kapital til å øke verdien av en regnskapskonto. Så når vi debiterer en konto, vil verdien av den, målt i kroner og øre, bli høyere siden vi tilfører kapital TIL kontoen. Når vi krediterer, anskaffer vi kapital ved å redusere verdien av en regnskapskonto. Så når vi krediterer en konto, vil verdien av den, målt i kroner og øre, bli lavere siden vi ”tar” kapital FRA kontoen. Debet og kredit er eksakte motposter, og vil alltid opptre sammen. Dersom vi debiterer en eller flere kontoer i regnskapet vårt, ja så må vi ALLTID også kreditere en eller flere andre kontoer i regnskapet vårt med nøyaktig samme totalbeløp. Dette er for øvrig ganske logisk, når vi tenker på at alle transaksjoner i regnskapet vårt innebærer at det går kapital FRA en konto TIL en annen konto. Kapitalen vi bokfører på èn regnskapskonto, kan ikke bare oppstå fra løse lufta. Den vil alltid komme FRA en annen konto. Dette er et viktig prinsipp innenfor det dobbelte bokholderi. Det er VELDIG viktig at vi forstår forskjellen på debet og kredit før vi går videre, siden det er helt essensielle begreper videre i kurset. Derfor skal vi bruke litt tid på å bli fortrolige med disse begrepene, og lære oss å forstå når vi skal debitere og når vi skal kreditere.

13 Viktige prinsipper Eksempler – Debet og kredit
Uttak på kr ,- fra bank til kontantkasse: Kontantkassa øker/blir ”rikere” – Debet kr Bankkontoen minker/blir ”fattigere” – Kredit kr Kjøpt frimerker for kr. 100 kontant: Vi blir ”rikere” på frimerker – Debet kr. 100 Kontantkassa minker/blir fattigere – Kredit kr. 100 Solgt billetter for kr. 5000, pengene satt i bank: Kapitalen anvendes til bankinnskudd – Debet kr. 5000 Kapitalen anskaffes ved billettsalget – Kredit kr. 5000 NB! Kapitalanskaffelse vs. kapitalanvendelse Debet og kredit – noen eksempler Her er noen eksempler som kan hjelpe oss med å lettere forstå forskjellen på debet og kredit: Dersom vi tar ut kr. 1000,- fra foreningens bankkonto og legger disse pengene i foreningens kontantkasse, har det skjedd en transaksjon. Foreningen har verken blitt rikere eller fattigere, men sammensetningen av foreningens eiendeler (balansen) har endret seg. Vi må derfor bokføre denne transaksjonen, og føre den èn gang til debet og èn gang til kredit. I dette tilfellet er det lett å se at det er verdien av kontantkassa som øker (=debet), mens verdien av bankkontoen minker (=kredit). Hadde vi i stedet tatt penger fra kontantkassa og satt de inn på bankkontoen, ville konteringene blitt akkurat motsatt. Hvis vi kjøper frimerker for kr. 100,- og betaler med kontanter fra kassa, vil foreningen bli ”fattigere” på penger og ”rikere” på frimerker. Ved slike småinnkjøp (under kr ,-) som foreningen foretar i forbindelse med driften, regner vi med at det som blir kjøpt inn blir forbrukt i samme øyeblikk. Foreningen har da pådratt seg en kostnad. Vi debiterer i dette tilfellet kontoen for frimerker, siden det er den som ”øker”, mens vi krediterer kontoen for kontantkasse, siden det er der vi henter pengene fra – og det er den kontoen som ”minker”. Vi kan tenke oss et annet eksempel hvor en forening har arrangert konsert, og satt billettinntektene på kr. 5000,- inn på bankkontoen sin. I dette tilfellet er det lett å se at det er verdien av bankkontoen som øker, og dermed skal debiteres. Vi skjønner da at det må være kontoen for billettinntekter som skal krediteres, men dette virker nok ikke like logisk for alle i utgangspunktet. For å gjøre dette eksemplet litt enklere å forstå, kan vi benytte oss av en annen metode for å finne ut hvilken konto det er riktig å debitere og hvilken konto det er riktig å kreditere. Som vi tidligere har nevnt, vil enhver transaksjon vi bokfører i regnskapet vårt bestå av to deler som henger tett sammen: Kapital kommer FRA en konto (=anskaffelse), og går TIL en annen konto (=anvendelse). Dersom vi klarer å identifisere hvilken konto kapitalen går FRA, og hvilken konto kapitalen går TIL, vil vi være i stand til å avgjøre om det i hvert enkelt tilfelle er snakk om anskaffelse eller anvendelse av kapital. I eksempelet overfor, anskaffer vi kapitalen fra billettsalget, og anvender den til å øke bankinnskuddet. Vi ser da mye lettere at det var riktig å kreditere billettsalget. Det lønner seg å alltid tenke kapitalanvendelse vs kapitalanskaffelse når man er i tvil om hvilken av regnskapskontoene man skal debitere og hvilken konto man skal kreditere i hvert enkelt tilfelle. I noen tilfeller kan man bli litt forvirret selv om man husker på alle de andre huskereglene. Men dersom man klarer å skille mellom når kapital blir ANVENDT og når kapital blir ANSKAFFET, vil man alltid være i stand til å resonere seg fram til de riktige konteringene. Huskeregel: Kapitalanskaffelse er alltid KREDIT! Kapitalanvendelse er alltid DEBET!

14 Praktisk øvelse i kontering
Nå skal vi gjøre en praktisk øvelse i kontering. Dere vil da få testet ut i praksis at dere virkelig har forstått forskjellen mellom debet og kredit, og hvordan man anvender det dobbelte bokholderis prinsipp i praksis. I øvelsen er det listet opp 15 forskjellige transaksjoner som kan være ganske typiske for en studentforening. I alle tilfellene er det to mulige kontoer, hvorav den ene skal debiteres og den andre skal krediteres. Din oppgave blir å avgjøre hvilken konto som skal debiteres og hvilken konto som skal krediteres i hvert enkelt tilfelle. Sett en ring rundt det alternativet du mener er riktig. Lykke til!

15 Fasit til praktisk øvelse i kontering
Her er fasiten til konteringsøvelsen. Hvordan synes du det gikk? Ikke fortvil om du hadde noen feil. Det er helt naturlig at man kan bli litt forvirret i starten, og bytte om på debet og kredit. Særlig nå, som du ennå ikke kjenner så godt til hvordan de forskjellige regnskapskontoene brukes i praksis. Et par av eksemplene i denne øvelsen er forøvrig laget for å gi selv de flinkeste noe å bryne seg på. Så selv om du hadde noen feil, har du all grunn til å være fornøyd med deg selv. Og særlig hvis du syns at du fikk en viss føling og forståelse med bruken av debet og kredit. Som alt annen har regnskap også bare med øvelse å gjøre. Så snart du får litt mer erfaring med debet og kredit, vil selv de vanskeligste konteringene fremstå som logiske og enkle for deg, og du trenger nesten ikke å tenke heller – du bare ”føler” hva som er riktig.

16 Kontoplan Selve ”grunnmuren” i regnskapet.
Bestemmer detaljeringsgraden i regnskapet, og eksakt hvilke poster man fører de forskjellige inntektene og kostnadene på. Mange kontoer – høy detaljeringsgrad og god oversikt Få kontoer – liten detaljeringsgrad og mindre oversikt Kontoene inndeles i logiske grupper etter sin art Egen, norsk standard: ”Ramme for kontokoder og regnskapsoppsett”. (NS 4102) Innebygd i Mamut, men må tilpasses individuelt til hver enkelt forenings regnskap. Kontoplan Hva er en kontoplan? Benytter dere en kontoplan i din forening? Vi kan kalle foreningens kontoplan for selve grunnmuren i regnskapet. En kontoplan er rett og slett en liste over alle de forskjellige kategoriene, eller kontoene, man deler regnskapsdataene inn i, for å kunne behandle og regnskapsføre tilnærmet like transaksjoner likt. På den måten ligger kontoplanen til grunn for det aller meste man foretar seg innen regnskap, og man tar alltid utgangspunkt i foreningens kontoplan ved oppsett av budsjetter, utarbeidelse av regnskapsrapporter, behandling av bilag osv. Når man velger hvilken kontoplan man vil benytte seg av, velger man samtidig hvor detaljert foreningens regnskapsdata skal behandles og presenteres. Det er i prinsippet ingenting i veien for at man i foreningens resultatregnskap kun har to poster: Inntekter og kostnader. Man vil få akkurat det samme resultatet da som man vil få dersom man spesifiserer 100 forskjellige inntektsposter og 100 forskjellige kostnadsposter. Den store forskjellen ligger i hvilken informasjonsverdi de to resultatregnskapene gir. Dersom foreningen har gått med et hyggelig overskudd, vil man i det første tilfellet med kun to kontoer ikke kunne vite om det gode resultatet skyldes dyktighet, ekstraordinære forhold eller hvordan man eventuelt kan prøve å gjenta det samme neste år. Det samme vil gjelde for kostnadene dersom foreningen går med underskudd. Da vil man ikke ha noen mulighet til å se om det høye kostnadsnivået skyldes ukloke innkjøp eller nødvendige investeringer. Har man derimot benyttet seg av en kontoplan med mange kontoer, vil man enkelt kunne se ut i fra de forskjellige kontoene HVILKE typer inntekter og HVILKE typer kostnader som spesielt har har påvirket resultatet i positiv eller negativ retning. Uansett hva slags kontoplan man benytter seg av, er det viktig at kontoene er inndelt i logiske grupper etter hva slags type kontoer det dreier seg om. Slik vil like typer transaksjoner blir behandlet og rapportert likt i regnskapssystemet, og regnskapet vårt vil bli mer oversiktlig. Kontoplanens oppbygning De aller fleste tar utgangspunkt i Norsk Standardiseringsforbunds ”Ramme for kontokoder og regnskapsoppstilling” (NS 4102) når de skal utarbeide kontoplan for virksomheten sin. Det er denne standard kontoplanen vi finner i Mamut og alle andre regnskapsprogrammer. I denne anbefalte rammen, er alle de forskjellige kontoene oppstilt i logiske og hensiktsmessige grupper.

17 Kontoplan Kontokodeklassene (etter NS 4102):
Kontoklasse 1 - Eiendeler ( ) Kontoklasse 2 - EK og Gjeld ( ) Kontoklasse 3 - Inntekter S+D ( ) Kontoklasse 4 - Varekostnader ( ) Kontoklasse 5 - Lønnskostnader ( ) Kontoklasse 6 - Andre driftskostn. ( ) Kontoklasse 7 - Andre driftskostn. ( ) Kontoklasse 8 - Øvrige Innt./kostn. ( ) Etter den anbefalte, norske standarden deles regnskapskontoene inn i 8 hovedgrupper, som vi kaller kontokodeklasser. Det første sifferet i en kontokode angir hvilken kontokodeklasse den aktuelle kontoen tilhører: Kontokodeklasse 1 – Her plasseres alle eiendelene til foreningen . Denne kontokodeklassen inneholder kontoer som varelager, kundefordringer, kontantbeholdning, bankkontoer og lignende. Kontokodeklasse 2 – Egenkapital og gjeld. Her finner vi den frie egenkapitalen til foreningen, gjeld til kredittinstitusjoner, leverandørgjeld, skyldige offentlige avgifter (merverdiavgift!) og annen gjeld. Vi ser at kontokodeklassene til sammen utgjør foreningens balanse. Vi kaller kontoene i disse to kontokodeklassene for balansekontoer. Kontokodeklasse 3 – I denne kontokodeklassen finner vi foreningens salgs- og driftsinntekter. Med salgsinntekter mener vi inntekter foreningen får fra salg av varer og tjenester (kjernevirksomheten). Andre driftsinntekter er andre inntekter som ikke har noen direkte sammenheng med salgsinntekter. Dette kan for eksempel være gevinst ved salg av driftsmiddel, provisjonsinntekt, leieinntekt eller lignende. Kontokodeklasse 4 – Her finner vi foreningens varekostnader, som er nært knyttet til salgsinntektene i forrige kontokodeklasse. På de forskjellige kontoene vi finner her, fremkommer det hva det kostet foreningen å anskaffe de varene som faktisk ble solgt i perioden som vi utarbeider regnskap for. Kontokodeklasse 5 – Når det gjelder lønnskostnader og kontokodeklasse 5, bør studentforeninger være veldig forsiktige. Det medfører mye arbeid og store forpliktelser å være arbeidsgiver. Det er mye papirarbeid og tidsfrister å forholde seg til, samtidig som arbeidsgiveravgift, lønn og sosiale kostnader kan medføre en stor kostnadsbelastning. Så langt det er mulig bør derfor foreningen prøve å unngå dette. Veldedige og allmennyttige organisasjoner kan imidlertid utbetale inntil kr. 2000,- som skattefri (og ikke innberetningspliktig) lønn pr. person pr. kalenderår for små, tilfeldige arbeidsoppdrag. Det kan ikke utbetales noen form for lønn til privatpersoner utover dette, uten at foreningen pådrar seg et arbeidsgiveransvar og plikter å utføre skattetrekk og innbetale arbeidsgiveravgift. Kontokodeklasse 6 +7 – Andre driftskostnader er en innholdsrik samlebetegnelse. Kontoene i disse to kontokodeklassene er mange og svært varierte. Vanlige kontoer vi finner her er leiekostnader, kontorkostnader, telefon, porto, markedsføringskostnader, forsikringer og mange flere. Eventuelle avskrivninger og nedskrivninger blir også gjort her. Kontokodeklasse 8 - Øvrige inntekter og kostnader rommer inntekter og kostnader som ikke direkte har å gjøre med foreningens drift gjennom året, men allikevel er en del av foreningens årsregnskap. Typiske eksempler på dette er finansinntekter/kostnader og ekstraordinære inntekter/kostnader. Vi ser at kontokodeklassene til sammen utgjør foreningens resultatregnskap. Vi kaller kontoene i disse kontokodeklassene for resultatkontoer.

18 Kontoplan Hvordan er kontokodene oppbygd?
1. første siffer angir kontokodeklasse 2. første siffer angir kontokodegruppe 3. første siffer angir kontokode 4. første siffer (og evt. ytterligere sifre) er frie Eksempel: Konto 1930 – Brukskonto bank 1. Siffer - Kontokodeklasse 1 – Eiendel 2. Siffer - Kontokodegruppe 19 – Kontanter, bank etc. 3. Siffer - Kontokode 193 – Bankinnskudd 4. Siffer - Eget kodetall - Skiller mellom ulike bankkonti Oppsett av kontoplan Når man skal sette opp sin egen kontoplan står man i utgangspunktet ganske fritt, men ikke helt. Det er veldig lurt å plassere kontoene i den kontokodeklassen/gruppen som de naturlig hører hjemme. Det vil si at de to første sifrene bør være like som de to første sifrene i tilsvarende kontoer i den norske, anbefalte standardkontoplanen. Grunnen til det, er at Mamut og andre regnskapsprogrammer samler og deler de forskjellige kontoene i regnskapet inn i større grupper når regnskapstallene skal presenteres i en resultat/balanserapport. Da er det veldig viktig at alle inntekter blir presentert under gruppen inntekter, at alle varekostnader blir presentert under gruppen varekostnader osv., slik at rapportene blir oversiktlige og lette å lese for brukerne av regnskapet. Det er også noen kontoer som blir brukt til automatiske posteringer av regnskapsprogrammet, slik som de mange forskjellige mva.-kontoene. Det er svært viktig at vi ikke kommer i konflikt med, eller fører direkte på denne typen kontoer, slik at vi risikerer at regnskapstallene blir feil. Et godt tips for å forsikre seg om at man gjør dette riktig, er å skrive ut hele kontoplanen som er innebygd i Mamut, og ta utgangspunkt i den når man skal sette opp en kontoplan for sin egen forening. Eventuelt kan man få lånt NS-4102 (Norsk standard – Ramme for kontokoder og regnskapsoppstilling) på et større bibliotek. Vær imidlertid oppmerksom på at enkelte små avvik kan forekomme mellom NS-4102 og kontoplanen i Mamut. Kontokodenes oppbygning Vi ser ovenfor at konto 1930 i en gitt kontoplan har navnet ”brukskonto bank”. Vi kan dele opp denne kontoen, og se hvordan den er oppbygd: Det 1. sifferet forteller oss at kontoen hører hjemme i kontokodeklasse 1, og derfor er en eiendel i balansen. De 2 første sifrene til sammen forteller oss at kontoen tilhører kontokodegruppe 19, som heter ”kontanter, bankinnskudd etc.”. De tre første sifrene til sammen angir selve kontokoden 193, og forteller oss at dette er et bankinnskudd. Mange studentforeninger og andre virksomheter har imidlertid flere forskjellige bankkontoer, som det er viktig at man skiller mellom i regnskapet. Tilsvarende kan også gjelde for andre typer kontoer i regnskapet. Når man setter opp en kontoplan, står man derfor fritt til å angi et fjerde siffer (eller flere) slik at man kan skille mellom ulike kontoer av samme type. I en kontoplan med mange bankkontoer, kan disse for eksempel hete: 1930 Brukskonto bank, 1931 Sparekonto bank, 1932 Høyrentekonto bank osv. Slik kan vi også dele opp andre viktige kontoer i regnskapet, og spesifisere de slik vi ønsker. Dette er spesielt vanlig å gjøre med inntektskontoene, som gjerne begynner på tallet I stedet for å ha kun èn konto som heter 3000 salgsinntekter avgiftspliktig, kan vi ha flere forskjellige kontoer: 3000 Salgsinntekter mat 3001 Salgsinntekter mineralvann 3002 Salgsinntekter øl osv. osv. På den måten vil regnskapet vårt gi oss mer detaljert informasjon om driften, og gjøre oss bedre i stand til å ta de riktige beslutningene rundt driften av foreningen. De aller fleste regnskapssystemer benytter en kontoplan med 4 sifre, slik at det er enkelt å dele opp og spesifisere de forskjellige kontoene. Dette gjelder også Mamut.

19 Eksempel på kontoplan tilpasset studentforeninger
Nå skal vi se hvordan en fullstendig kontoplan for en ”gjennomsnittlig” studentforening kan se ut. Det finnes selvfølgelig ingen kontoplan som vil passe for enhver studentforening. Alle foreninger må gjøre sine egne tilpasninger i forhold til hvilke typer eiendeler, gjeld, inntekter og kostnader de har, og hvordan de økonomiske forholdene i foreningen ellers er. Kontoplanen vi skal gjennomgå nå inneholder imidlertid alle de viktigste kontoene, og er også tilpasset kontoplanen som ligger inne i Mamut. Denne kontoplanen vil derfor kunne være et godt utgangspunkt til å sette opp sin egen kontoplan. Vi begynner med balansekontoene, og går steg for steg i gjennom viktige kontoer i de forskjellige kontokodeklassene. BALANSEKONTOENE: Kontokodeklasse 1 inneholder som vi har lært tidligere i kurset foreningens eiendeler, og utgjør aktivasiden i foreningens balanse. : Verdien av varebeholdningen av de forskjellige varegruppene. Verdsettes til innkjøpspris (anskaffelseskost), evt. virkelig verdi hvis den er lavere. Det er her satt opp 9 forskjellige varegrupper som lageret kan spesifiseres på. Disse varegruppene er i tråd med kravet om spesifikasjon i den nye bokføringsloven som blir obligatorisk for alle merverdiavgifts-/skattepliktige virksomheter som driver skjenking av alkohol f.o.m Foreløpig kan man evt. samle hele varelageret på èn konto, for eksempel Varelageret skal telles ved utløpet av hver regnskapsperiode (minimum èn gang per år), og varebeholdningen av de forskjellige varene korrigeres mot kontoene for beholdningsendringer, konto 1510: Kontoen for kundefordringer er en litt spesiell konto, som føres på en helt egen måte. Vi kaller gjerne denne kontoen for kundereskontro. Det er et krav i merverdiavgiftsloven at alle avgiftspliktige virksomheter fører en oversikt over deres mellomværende mellom de enkelte kunder og leverandører. Til grunn for dette kravet, ligger myndighetenes ønske og behov for å kunne kontrollere opplysningene som de ulike virksomheten gir i oppgavene de sender inn. Ved at alle virksomheter må føre en oversikt over alle transaksjoner de foretar med sine handelspartnere, får myndighetene muligheten til å dobbelsjekke at opplysningene de har fått er korrekte. 1520: Det kan også tenkes at foreningen kan ha fordringer som det ikke er nødvendig å reskontroføre. Dersom foreningen f. eks låner ut penger midlertidig til en annen forening, samarbeidspartner eller lignende, kan det bokføres her under andre fordringer. 1900: Det kan kanskje virke unødvendig å ha en egen konto for nattsafe, men mange som jobber med regnskap syns det er praktisk å ha en slik ”mellomstasjon” mellom kontantkassa og bankkontoen. Det tar gjerne 4-5 virkedager fra man putter pengene i nattsafen til de dukker opp på bankkontoen. Dersom dette skjer i overgangen mellom to regnskapsperioder, kan det være greit å synliggjøre dette, siden pengene verken befinner seg i kontantkassa eller på bankkontoen, men altså i nattsafen. 1910: De aller fleste foreninger har en liten kasse med kontanter som de bruker til å gjøre småinnkjøp etc. Alt som skjer over kontantkassa kan bokføres på denne kontoen. I tillegg bør det føres en egen kassebok med fullstendig oversikt over alle penger som går inn/ut av kassa. Denne bør oppbevares i kontantkassa. Dersom foreningen driver bar/cafè etc. med daglig kontantsalg, lønner det seg å skille mellom det som skjer over kontantkassa og det som skjer over et evt. kasseapparat. Det kan i så fall opprettes en egen konto (for eksempel 1915) som heter kasseapparat. På den måten vil man kunne ha god kontroll med de daglige kasseoppgjørene. 1920: Mange studentforeninger har flere enn èn bankkonto. Hver enkelt bankkonto må ha sin egen kontokode i regnskapet, slik at man kan ha fullstendig oversikt over alle transaksjoner som skjer på den enkelte bankkonto. Denne kontoen kan f. eks brukes til foreningens alminnelige brukskonto. 1930: Denne kontoen kan f. eks brukes til foreningens spare/høyrentekonto, dersom den har en slik konto. Kontokodeklasse 2 består av foreningens egenkapital og gjeld. Disse kontoene representerer passivasiden i foreningens balanse. 2050: Denne kontoen representerer foreningens frie egenkapital. Som vi tidligere har lært, kan vi finne den slik: Egenkapital = Eiendeler – Gjeld. Det betyr at dersom vi selger alle eiendelene til foreningen og betaler ned all gjelden, vil det vi har igjen være foreningens egenkapital. Vi benytter bare denne kontoen èn eneste gang i løpet av regnskapsåret vårt, nemlig når vi skal overføre årets overskudd fra resultatregnskapet til annen egenkapital. Dersom foreningen har gått med underskudd blir det motsatt, og vi må overføre penger fra annen egenkapital til resultatregnskapet for å dekke underskuddet. 2220: I noen tilfeller har kanskje foreningen vært nødt til å ta opp lån i en bank eller lignende. Et slikt lån kan f. eks. føres på denne kontoen. 2410: I likhet med kundefordringene som vi så på tidligere, er også kontoen for leverandørgjeld ganske spesiell. Bokføring på denne kontoen skjer på omtrent samme måte som med kundefordringene, bortsett fra at her fører man oversikt over hva foreningen selv skylder til den enkelte av sine leverandører. : Alle disse kontoene er systemkontoer, hvor verdiene blir automatisk generert av Mamut. Alt som blir automatisk ført på disse kontoene bygger imidlertid på opplysninger du selv har lagt inn i Mamut, så det kan være veldig greit å forstå hva som skjer. På kontoene 2710, 2715 og 2716 plasseres all den utgående merverdiavgiften som er beregnet ved registreringen av de forskjellige bilagene. De forskjellige mva.-satsene har hver sin konto. På kontoene 2720, 2725 og 2726 plasseres all den inngående merverdiavgiften som er beregnet ved registreringen av de forskjellige bilagene. Også her har de forskjellige mva.-satsene hver sin konto. Når du etter hver avgiftstermin skal skrive ut og sende inn omsetningsoppgaven til fylkesskattekontoret, og finne ut hvor mye merverdiavgift foreningen skylder/har til gode, vil Mamut også gjøre denne utregningen for deg. Summen for skyldig avgift/avgift til gode vil bli automatisk generert på konto 2750 (oppgjørskonto merverdiavgift), og representerer summen av alle kontoer for utgående og inngående mva. 2990: Annen kortsiktig gjeld som foreningen har kan føres på denne kontoen. Dersom for eksempel en av foreningens medlemmer legger ut penger for foreningen, kan denne gjelden føres her inntil pengene blir tilbakebetalt.

20 RESULTATKONTOENE: Alle regnskapskontoene som begynner med tallene 3, 4, 5, 6, 7 og 8, er resultatkontoer. Det er summen av disse som til sammen utgjør foreningens resultat, og de består derfor kun av inntekts- og kostnadskontoer. Den første gruppen av resultatkontoene er kontokodeklasse 3, som består av alle inntektskontoene. De er igjen delt inn i mindre grupper, etter hvorvidt inntektene er avgiftspliktige, avgiftsfrie, ligger helt utenfor avgiftsområdet, eller på annen måte bør skilles fra de andre inntektene. Den første gruppen av inntekter som det er viktig å holde atskilt begynner på ”30”, og på disse kontoene bokføres de avgiftspliktige inntektene til foreningene : Alle disse kontoene representerer salgsinntekter fra bar-/cafèdrift eller servering. Som vi ser, er inntektene spesifisert på 9 forskjellige varegrupper. Dette er i tråd med kravene i den nye bokføringsloven som alle må følge etter I denne lovens tilhørende bokføringsforskrift er det angitt spesielle regler for en rekke bransjer, blant annet serveringsbransjen. Alle virksomheter som driver alkoholservering skal etter spesifisere inntektene sine på denne måten. Ved alle former for servering må man for øvrig beregne 25 % mva. , selv om man serverer mat. Servering er en tjeneste, og alle tjenester skal det uansett beregnes 25 % mva. for. 3020: Dersom en del av, eller alt av foreningens salg av mat/næringsmidler er innrettet slik at kundene tar varen med seg ut av lokalet, skal det for denne delen av salget bare beregnes 13 % mva. Slikt salg må bokføres på en egen konto i regnskapet, f. eks. på denne kontoen. 3030: Mange foreninger har gjerne en betjent garderobe i forbindelse med konserter og andre arrangementer. I de aller fleste tilfeller, vil billettinntekter fra konserter og andre kulturarrangementer være fritatt for merverdiavgift. Dette unntaket gjelder imidlertid ikke for garderobeinntekter fra de samme arrangementene. Det skal derfor beregnes og innbetales merverdiavgift for foreningens garderobeinntekter (men selvfølgelig KUN dersom foreningens avg. pl. inntekter overstiger beløpsgrensene for mva. registrering). Garderobeinntekter bør føres på en egen konto i regnskapet, f. eks. her. 3040: Sponsorinntekter er en viktig, men samtidig usikker inntektskilde for studentforeninger. Det kan derfor være veldig lurt å skille disse inntektene ut på en egen konto, slik at man kan følge nøye med på hvordan de utvikler seg. 3060: Uttak av varer er en litt spesiell konto. Når man er momspliktig, er det ikke bare salg av varer som utløser plikt til å innbetale moms til myndighetene. Uttak av varer er nemlig også avgiftspliktig i myndighetenes øyne, og innebærer at dersom det tas ut varer/tjenester fra foreningen uten at det tas betaling (f. eks varer som gis gratis til de frivillige), skal det allikevel beregnes og innbetales moms til myndighetene. Alle inntektskontoene vi har sett på så langt, begynner på ”30”. Dette forteller oss at det er avgiftspliktige inntekter som bokføres her. Det er viktig å skille avgiftspliktige inntekter fra ikke avgiftspliktige inntekter i regnskapet sitt, da disse skal rapporteres hver for seg på omsetningsoppgavene som momspliktige foreninger må sende inn til fylkesskattekontoret. Den neste, viktige gruppen av inntektskontoene begynner på ”31”, og brukes til å bokføre avgiftsfrie inntekter. 3110: Dersom foreningen selger små souvenirer/effekter med foreningens logo, for eksempel T-skjorter, capser eller lignende for inntil kr. 100,- pr. stk., kan det gjøres uten at det beregnes/betales moms for det. Inntekten fra dette salget blir dermed en avgiftsfri inntekt, og må bokføres på en egen konto slik at regnskapet samsvarer med omsetningsoppgaven man sender inn. Selv om foreningen ikke betaler noe utgående moms av dette salget, kan den allikevel kreve fradrag for momsen den betaler ved innkjøp av varene den selger avgiftsfritt i dette spesielle tilfellet. Avgiftsfritt salg forekommer bare i noen få, spesielle tilfeller, og det overnevnte eksempelet er vel det som normalt vil gjelde studentforeninger. Andre avgiftsfrie former for salg er omsetning av aviser og enkelte tidsskrifter, og salg av varer og tjenester til utlandet. En annen form for omsetning som i langt større grad forekommer i studentforeninger, er omsetning utenfor avgiftsområdet. Dette innebærer at salget ikke på noen som helst måte berøres av reglene for merverdiavgift, slik at det skal skje helt uten at det beregnes utgående moms. Det innebærer samtidig at foreningen ikke får fradrag for den inngående momsen de betaler for kostnader knyttet til slike inntekter. Vi bruker kontoene som begynner på ”32” til å bokføre inntekter utenfor avgiftsområdet: 3210: Inngangspenger til kulturelle, sportslige og kunstneriske arrangementer er fritatt for moms. Foreningens billettinntekter bokføres derfor på denne kontoen. NB! Et viktig unntak her er garderobeinntekter (også i direkte tilknytning til slike arrangementer), som det uansett må betales moms av (se konto 3030). 3240: En studentforening kan som en veldedig og allmennyttig organisasjon slippe å betale moms av enkelte former for sponsorinntekter. Dette gjelder spesielt dersom foreningen utgir semesterprogram, medlemsblad eller lignende inntil 4 ganger pr. år, og selger annonser til dette. Inntektene fra annonsesalget vil da være fritatt for moms, og bokføres på denne kontoen. 3250: Salg av medlemskap i foreningen kan med fordel skilles ut på en egen konto slik som her, og bokføres sammen med de andre inntektene som ligger utenfor avgiftsområdet. De resterende inntektskontoene gjelder andre driftsinntekter. Disse brukes til inntekter ikke er direkte knyttet til den vanlige driften av foreningen, og som det kan være en fordel å skille ut på egne kontoer i regnskapet. Disse kontoene vil ha forskjellig avgiftsbehandling, og da er det viktig å passe på at man ikke fører inntekter med forskjellig moms-sats på samme konto. 3400: Dersom foreningen mottar støtte fra det offentlige, kan inntektene føres på denne kontoen. Disse inntektene ligger utenfor avgiftsområdet. 3410: Støtte fra kulturstyret kan på tilsvarende måte bokføres på denne kontoen. 3700: Provisjonsinntekt er inntekt foreningen mottar på bakgrunn av oppnådd salg eller annet resultatmål, og kan med fordel bokføres her. Kickback-bonusen mange foreninger som driver bar mottar fra sin drikkevareleverandør er et godt eksempel på dette. Slik inntekt vil i de aller fleste til feller være avgiftspliktig. 3900: Andre avgiftspliktige inntekter som ikke passer inn i noen av de andre kontoene kan bokføres her. 3910: Andre ikke avgiftspliktige inntekter som ikke passer inn i noen av de andre kontoene kan bokføres her.

21 Kontokodeklasse 4, som inneholder alle kontoer som begynner på ”4”, gjelder varekostnadene til foreningen. Disse er nært knyttet opp mot inntektskontoene vi akkurat har gjennomgått, og kan med fordel deles inn på en måte som gjør det lett å sammenligne varekostnadene med de tilhørende inntektene. : Alle disse kontoene representerer varekjøp som er tilknyttet salgsinntekter fra bar-/cafèdrift eller servering (konto ) . Som vi ser, er varekjøpet spesifisert på 9 forskjellige varegrupper. Dette er i tråd med kravene i den nye bokføringsloven, som alle skatte- og/eller avgiftspliktige virksomheter og organisasjoner må følge etter I denne lovens tilhørende bokføringsforskrift er det angitt spesielle regler for en rekke bransjer, blant annet serveringsbransjen. Alle virksomheter som driver alkoholservering skal etter spesifisere kostnadene sine på denne måten. : Beholdningsendring er forskjellen mellom den bokførte verdien av varelageret pr. 31/12 i regnskapsåret, og bokført verdi 31/12 året før. Her bokfører vi altså beløpet som verdien av varelageret har ENDRET seg med i løpet av året. Dette gjør vi fordi det kun er innkjøpskostnaden av de varene som faktisk er solgt i løpet året som skal utgjøre en varekostnad for foreningen. Dette kan vi finne ut ved at vi på slutten av året teller varelageret vårt, og bokfører ENDRINGEN i verdien på kontoen(e) for beholdningsendring. Det er her satt opp beholdningsendringskontoer for alle de ni varegruppene man etter bokføringsloven er forpliktet til å skille mellom ved salg og kjøp, men dersom man har et oversiktlig og godt dokumentert system for varetelling, antas det at man kan slippe med å bokføre hele varelageret og beholdningsendringen på èn konto. Eksempel: En forening har en inngående verdi på varelageret sitt pr. 1/ på kr ,-. I løpet av 2006 kjøper foreningen varer for kr ,-. Ved vareopptellingen 31/ finner foreningen ut at verdien på varelageret er kr ,-, slik at verdien har ØKT med kr ,- i løpet av året. Det betyr at foreningen ikke har solgt alle varene den har kjøpt i løpet av året, og må justere ned varekostnaden sin tilsvarende endringen i varelageret. Den konkrete bokføringen blir slik: Debet konto kr ,- og kredit konto kr ,-. 4400: Pant for flasker og annet tomgods som foreningen ikke leverer tilbake utgjør en varekostnad, og kan bokføres her. Det er ingen mva på pant. 4600: Svinn/ukurans på varer vil bli fanget opp og bokført ved varetellinger og justering av varekostnaden ved beholdningsendringer. Men dersom man har god oversikt over hva som fører til svinn og hvilke beløp det dreier seg over, kan man evt. skille dette ut på en egen konto for å synliggjøre virkningen i regnskapet. Kontokodeklasse 5 inneholder lønnskostnader, samt sosiale kostnader og offentlige avgifter knyttet til lønn. Det vil være en klar fordel for en studentforening å unngå å komme i et arbeidsgiveransvar, da dette medfører vesentlige merkostnader og administrasjon. Det er en utbredt praksis at studentforeninger som utvikler seg til en slik størrelse at den får behov for fast ansatte, skiller ut den arbeidsgivende delen av foreningen i en egen organisasjon/selskap, og lar den frivillige delen av foreningen fortsette som før, med nært samarbeid og innflytelse (men mindre ansvar) i forhold til den arbeidsgivende delen av foreningen. Når en studentforening skal utbetale penger for varer/tjenester den har kjøpt, er det viktig at den er bevisst på hvem den utbetaler pengene til. Dersom foreningen utbetaler større beløp til noen som ikke er næringsdrivende, uten at det trekkes skatt av beløpet, vil foreningen gjøre seg medskyldig i skatteunndragelse. Da kan foreningen selv bli holdt ansvarlig for den skatten som mottakeren av pengene fra foreningen skulle ha betalt. Dersom foreningen kjøper varer og tjenester fra kjente leverandører som er næringsdrivende/registrert i Brønnøysundregistrene (www.brreg.no) er ikke dette noe problem. Men til privatpersoner/ikke næringsdrivende har ikke foreningen under noen omstendigheter lov til å utbetale mer enn kr ,- pr. år. pr. person uten at det skal regnes som lønn, foretas forskuddstrekk, betales arbeidsgiveravgift osv.

22 Kontokodeklasse 6 og 7 består av andre driftskostnader
Kontokodeklasse 6 og 7 består av andre driftskostnader. Det er normalt her de fleste av foreningens regnskapskontoer vil ligge. Her finner vi kostnader som ikke er direkte knyttet til varesalget (eller eventuelle lønnskostnader), men som har påløpt under driften av foreningen. Typiske eksempler er alle kostnader til leie/drift/vedlikehold av lokalene, administrative kostnader, markedsføringskostnader og avgifter/gebyrer knyttet til foreningens drift. : Kostnader tilknyttet leie og drift av foreningens lokaler. Normalt påløper det ikke moms (eller momsfradrag) på leie av lokaler, men andre kostnader til renhold, vedlikehold etc. av lokaler der det drives avgiftspliktig virksomhet vil normalt gi momsfradrag. : Her bokføres andre leiekostnader i forbindelse med driften av foreningen. Dette kan for eksempel være leie av transportmidler, kasseapparat, leie av teknisk utstyr til arrangementer etc. : Kostnader til innkjøp av inventar (som ikke skal aktiveres), småutstyr og andre driftsmaterialer foreningen har behov for kan bokføres her. : I denne gruppen av kontoer finner vi foreningens kjøp av eksterne tjenester. Her kan man for eksempel bokføre artisthonorarer (dersom de ikke i realiteten utgjør en varekostnad). Dersom foreningen kjøper andre tjenester som for eksempel vakthold, regnskap/rådgivningstjenester, markedsføringstjenester eller lignende kan også disse bokføres her. : Her finner vi kontoer som benyttes til kontor/administrative kostnader. Konto 6800 kontorrekvisita er den vanligste kontoen vi finner her, men også bøker/blader foreningen kjøper inn (konto 6840), kurs/møtekostnader (konto 6860) og andre eventuelle kontorkostnader (6890) kan bokføres her. : Denne gruppen kan vi benytte til kommunikasjonskostnader som telefon (konto 6900), eventuelt bredbåndsabonnement (f.eks konto 6910) og porto/frimerker (konto 6940). : Disse kontoene brukes til salgs-, reklame- og markedsføringskostnader. Annonser, kostnader til trykking av plakater, programmer og lignende kan bokføres her. : Her kan vi bokføre gebyrer og avgifter tilknyttet virksomheten foreningen driver. Eksempler på dette kan være TONO-avgift og skjenkegebyrer. : Denne gruppen inneholder andre driftskostnader som ikke hører hjemme noe annet sted i kontoplanen. Her kan man for eksempel plassere kostnader ved interne arrangementer (7700), goder til de frivillige (7710) og bankgebyrer (7770). Konto 7790, annen kostnad, er en samlekonto for alle andre mindre kostnader som det ikke er mulig/hensiktsmessig å plassere på andre kontoer. NB! Dersom foreningen har hatt kostnader som her er oppført som andre driftskostnader, men som i realiteten er direkte knyttet opp mot salgsinntektene til foreningen, vil det i en del tilfeller være mer riktig å bokføre disse som en varekostnad. Dersom det å arrangere konserter er en viktig del av foreningens virksomhet, og billettinntekter utgjør en vesentlig del av inntektene, bør for eksempel alle artisthonorarer og leiekostnader knyttet til dette bokføres som en varekostnad (i kontokodeklasse 4). Kontokodeklasse 8 består av andre inntekter og kostnader. Her finner vi inntekter og kostnader som ikke er direkte knyttet til selve driften av foreningen, men som allikevel hører med i regnskapet. Et godt eksempel på dette er finansinntekter og finanskostnader. Renteinntekter som foreningen får for å ha penger i banken har ikke noe med selve driften å gjøre, men er et resultat av at foreningen har god likviditet. På samme måte vil forsinkelsesrenter foreningen pådrar seg ved å betale leverandørene sine for sent ikke ha med selve driften å gjøre, men være et resultat av at man har valgt å finansiere innkjøpene sine med å ha gjeld til leverandørene sine, som man må betale renter av. : Her finner vi foreningens finansinntekter. De vanligste finansinntektene er renteinntekter fra banken (8040) og renteinntekter foreningene kan belaste kundene sine med dersom de betaler fakturaene for sent (8070). : Her finner vi foreningens finanskostnader. De vanligste finanskostnadene er rentekostnader foreningen blir belastet med dersom den betaler fakturaene fra leverandørene sine for sent (8170), og rentekostnader som påløper på eventuelle lån som foreningen måtte ha (8140). Dersom det skulle inntreffe noe helt ekstraordinært, som i vesentlig grad påvirker foreningens økonomi og regnskap, kan det synliggjøres under ekstraordinære inntekter (konto 8400) eller ekstraordinære kostnader (konto 8600). Disse kontoene skal imidlertid kun brukes ved helt spesielle, enkeltstående tilfeller som brann, større testamenterte gaver til foreningen, innbrudd/hærverk man ikke er forsikret mot eller lignende. Helt på slutten av kontoplanen finner vi to spesielle og veldig viktige kontoer: 8960: Denne kontoen benyttes når vi ved avslutningen av et regnskapsår har et overskudd på resultatregnskapet, som må disponeres til annen egenkapital (2050). 8990: Denne kontoen benyttes når vi ved avslutningen av et regnskapsår har et underskudd på resultatregnskapet, som må dekkes inn/finansieres med midler fra annen egenkapital (2050).

23 Budsjett Definisjon: Formål: Gevinst: Forutsigbarhet
”Et tallmessig uttrykk for de forventede økonomiske konsekvenser av det planlagte aktivitetsnivået og øvrige planer for driften av foreningen innenfor et gitt tidsrom.” Foreningens fremtidsplaner uttrykt i kroner og øre! Formål: Se inn i fremtiden – ”Forhåndregnskap” Planlegge foreningens framtid Simulere konsekvensene av viktige avgjørelser Gevinst: Forutsigbarhet Budsjettering Alle vet egentlig hva et budsjett er, men hvordan ville DU ha forklart ordet til en som ikke aner hva det er for noe??? Definisjonen ovenfor er kanskje litt tung og akademisk, men den er veldig god. Sagt på en mye enklere måte, er et budsjett rett og slett foreningens fremtidsplaner uttrykt i kroner og øre. Vi kan se på foreningens budsjett som et forsøk på å se inn i fremtiden, og lage neste års regnskap på forhånd. Hvis alt her i verden alltid hadde gått slik som vi planla, trodde og håpte på, ville tallene i budsjettet og resultatregnskapet det påfølgende året være helt like. Selv om ikke alt her i verden dreier seg om penger, vil det aller meste selv en studentforening foretar seg – og ikke foretar seg – ha økonomiske konsekvenser. Eksempel: Som en studentforening, ønsker man som regel ikke å ”sko seg” på medstudentene sine, og tar derfor gjerne snille priser for varene man selger. En slik prispolitikk er selvsagt hyggelig for de som benytter seg av foreningens tilbud. Men å være snill på denne måten har også sin pris (eller alternativkostnad som det heter på fagspråket), ved at foreningens økonomi påvirkes i negativ retning på grunn av reduserte inntekter. Foreningen vil ha vanskeligere for å bygge opp en tilfredsstillende egenkapital, og vil dermed være mer sårbar for underskudd. Kanskje må foreningen av den grunn avstå fra å arrangere større konserter, eller innlate seg på andre aktiviteter som innebærer en viss risiko. Det kan også hende at foreningen må dekke inn noe av ”tapet” ved å selge så billige varer, og derfor må prise andre ting høyere. Kanskje må foreningen sette opp prisen på medlemskontingenten, slik at foreningens medlemmer allikevel må ”betale” for å kunne nyte godt av de ellers lave prisene. Vi kan også tenke oss at foreningen i større grad enn ellers må benytte seg av eksterne sponsorer til å finansiere driften, med det resultat at man må inngå kompromisser på foreningens profil og arrangementsform for å skaffe tilstrekkelige inntekter. Når vi lager et budsjett, prøver vi å sette en verdi på ”alt”, for å kunne prioritere mellom de forskjellige aktivitetene man ønsker å gjennomføre med foreningens tilgjengelige ressurser. Det er en grunnleggende økonomisk sammenheng at det alltid vil være knapphet på ressurser, siden vi mennesker har uendelige behov og ønsker og ressursene alltid er begrensede. Denne sammenhengen vil også gjøre seg gjeldende for en liten studentforening, ved at man løpende blir tvunget til å gjøre prioriteringer underveis i driften av foreningen. Formålet med foreningens budsjett er altså å prøve å se inn i fremtiden ut i fra forskjellige tenkte scenarier, og lage neste års regnskap ”på forhånd”. Budsjettet er et meget viktig verktøy i planleggingen av foreningens framtid, siden det lar oss prøve ut forskjellige teorier og planer på papiret, slik at vi kan simulere konsekvensene av viktige avgjørelser som må tas på vegne av foreningen. Den store gevinsten ved å utarbeide et budsjett og bruke det aktivt som et styringsverktøy, ligger i at vi kan få en mye høyere grad av forutsigbarhet rundt foreningens drift.

24 Budsjett Viktig å tenke på når man budsjetterer:
Et budsjett skal være så realistisk som mulig. Legg inn en sikkerhetsmargin. Tilpass utforming og presentasjon etter budsjettype og formål. Tenk helhetlig. Budsjetter må følges opp. Kan ikke legges i skuffen resten av året! Noen tips om budsjettering I utgangspunktet står man helt fritt i forhold til hvordan man velger å sette opp foreningens budsjett. Budsjettet er en del av foreningens internregnskap, og trenger ikke å tilfredsstille andre enn foreningens egne behov og kvalitetskrav. Det er imidlertid en del ting det kan være lurt å tenke på når man skal lage et budsjett: For det første, bør et budsjett være så realistisk som mulig. Hvis man ønsker å imponere noen, er det bedre å gjøre det helt andre steder enn i budsjettet. Ta høyde for at inntektene kan bli litt lavere enn det du egentlig regner med, og at kostnadene kan bli litt høyere enn det du egentlig regner med. Ved å legge inn en sikkerhetsmargin både på inntekts- og kostnadssiden, har man litt å gå på hvis (når!) det skulle skje noe uforutsett. En vanlig tommelfingerregel er å ha en sikkerhetsmargin på rundt 10 % av den totale budsjettrammen. Man kan lage budsjetter for omtrent alt foreningen driver med: Årsbudsjett som viser årets totale inntekter og kostnader (resultatbudsjett), salgsbudsjett over hvordan omsetningen i foreningens egen pub varierer i løpet av året, budsjett for en egen festival eller ”uke”, eller budsjett for kun ett enkelt arrangement/enkel konsert. Det samme gjelder ved utforming av budsjetter som ved alt regnskapsarbeid ellers: Tenk på at de som senere skal bruke budsjettet som et planleggings- og styringsdokument faktisk må forstå innholdet i det! Det er veldig viktig at man tenker helhetlig når man budsjetterer. I litt større foreninger med variert aktivitet, kan man ha flere forskjellige budsjetter i bruk på samme tid. Da er det viktig at man holder tunga rett i munnen og ikke tar med verken de samme inntektene eller kostnadene flere steder. Man kan selvfølgelig ha flere mindre budsjetter for enkelte selvstendige arrangementer, men det er lurt å uansett fokusere på et hovedbudsjett som viser det totale bildet. Men det aller viktigste når det gjelder foreningens budsjett, er at det faktisk blir fulgt opp! Dessverre er det alt for mange som legger budsjettet sitt i skuffen etter at det er ferdig og vedtatt, og glemmer det helt bort. Gjør man det, mister budsjettet helt den viktige funksjonen det har som styringsverktøy for driften av foreningen. Det nytter ikke da å bli overrasket hvis man tar det frem igjen i desember og ser at ting ikke går etter planen. Man vil da heller ikke lenger ha mulighet til å gjøre endringer som kan påvirke resultatet i ønsket retning igjen.

25 Budsjett Noen vanlige budsjett-feller: Inntekter overvurderes
Kostnader undervurderes Bevisst feilbudsjettering Politiske motiver Upopulære/hemmelige poster En del mindre, men nødvendige kostnader har en tendens til å bli helt glemt i budsjettet. Budsjettet ”glemmes” etter generalforsamlingen Vanlige feil i budsjetter Det er mange feller man kan gå i når man skal lage et budsjett. Den aller vanligste er nok å ha for store forventninger til inntektene. Det er for så vidt naturlig at det er inntektene som utgjør den mest usikre delen av budsjettet. Det er svært vanskelig, om ikke umulig å gi et pålitelig estimat for inntektssiden. Til det er det alt for mange usikre faktorer som spiller inn, som ofte ligger helt utenfor foreningens kontroll. Man kan gjøre alt ”etter boka” i forkant av et arrangement, men allikevel ende opp med en kraftig inntektssvikt. I noen tilfeller kan det dukke opp et konkurrerende arrangement som ”stjeler” besøkende, eller kanskje det rett og slett blir så dårlig vær under arrangementet at få gidder å bevege seg utenfor sin egen dør. Sponsorinntekter og billettinntekter er poster det typisk er særlig lett å overvurdere. Kostnadene derimot, har vi lett for å undervurdere. Når vi budsjetterer, baserer vi oss på historiske tall og tidligere erfaringer. Mange får seg imidlertid en overraskelse når de oppdager hvor mye dyrere ting plutselig kan bli i løpet av et år. I tillegg har de fleste av oss urealistiske forestillinger om hvor flinke vi er til å forhandle og finne det beste tilbudet. Når det er sagt, er kostnadssiden allikevel den siden av budsjettet som lettest kan overvåkes og følges opp. Alle kostnader som ikke er absolutt nødvendige for å opprettholde foreningens drift, kan man rett og slett kutte helt ut når man har brukt den summen som var satt av til de aktuelle formålene i foreningens budsjett. I noen tilfeller kan enkelte krefter innen foreningen ha interesse av at det bevisst blir gjort feil i budsjettet. Siden et budsjett er det tallmessige uttrykket for planlagt aktivitetsnivå og drift i en kommende periode, kan man også se på det som et uttrykk for hva man ønsker å oppnå/signalisere overfor både regnskapets brukerne og de som benytter seg av foreningens tilbud og tjenester. Derfor kan politiske motiver føre til bevisst feilbudsjettering. I noen tilfeller kan vi også tenke oss at det er enkelte elementer rundt foreningens økonomi som man ikke ønsker å vise frem. Noen vil forsøke å skjule slike poster ved å enten gjemme de blant andre poster (= andre driftskostnader), eller utelate de helt. Man budsjetter dermed feil helt bevisst, for å holde slike hemmelige/upopulære poster utenfor budsjettet. Mange glemmer helt å ta med en del mindre, men nødvendige kostnader i budsjettet sitt. Dette kan typisk gjelde for bankgebyrer, TONO-avgift, skjenkegebyr osv. Mange tar høyde for denne type ”uforutsette” kostnader ved å legge inn en ekstra pott under ”andre driftskostnader” i budsjettet. Å glemme bort budsjettet etter at det er godkjent på generalforsamlingen, er den verste feilen man kan gjøre. Husk igjen at budsjettet er et svært viktig hjelpemiddel og styringsverktøy for den løpende driften av foreningen.

26 Eksempel på oppsett av budsjett
Her ser vi et eksempel på hvordan årsbudsjettet til en ”gjennomsnittlig” studentforening kan se ut. Mamut-versjonen som foreningene benytter seg av har ingen budsjettmodul, så du er nødt til å gjøre det på ”gamlemåten” i Excel. Det er imidlertid mulig å eksportere alle dataene fra Mamut til Excel, slik at du slipper merarbeidet ved å måtte punche inn alle tallene på nytt. Når vi utarbeider tallene i budsjettet, tar vi utgangspunkt i hvordan vi planlegger og ser for oss at driften av foreningen vil være i kommende regnskapsår. Vi baserer alltid tallene våre på tidligere års budsjetter og regnskaper, da lærdommen fra tidligere års (ofte dyrekjøpte) erfaringer er svært viktige elementer i arbeidet med å lage et nytt budsjett. Budsjettallene fyller vi inn i en lettlest og oversiktlig budsjettmal, slik at de blir lette å lese og forstå for de som skal godkjenne budsjettet og senere benytte det som et styringsverktøy. Det er viktig at vi benytter de samme kontoene i budsjettet som vi bruker ellers i regnskapsarbeidet, slik at det blir enkelt å sammenligne budsjettallene med tidligere og kommende resultater og budsjetter. I tillegg til å ta med sammenligningstall fra tidligere resultater (og eventuelt budsjetter), bør man også utarbeide noter til de største og viktigste postene i budsjettet. I notene kan man gi et nærmere forklaring om hva bakgrunnen for de budsjetterte tallene er, og hvorfor de fremkommer med akkurat de beløpene.

27 Regnskap i praksis Regnskapsarbeidets forskjellige faser: 1. 2. 3.
Transaksjon Tilhørende bilag Kontroll/ Godkjenning Kontering/Behandling 4. Registrering 5. Regnskapsarbeidets forskjellige faser Vi kan dele det praktiske regnskapsarbeidet inn i seks forskjellige faser: Utgangspunktet for alt regnskapsarbeid, er at det har funnet sted en transaksjon som må registreres i regnskapet. En transaksjon har funnet sted når eiendeler, gjeld eller egenkapital har blitt påvirket som følge av en økonomisk begivenhet eller hendelse. Enhver transaksjon som hører til foreningens regnskap, MÅ være dokumentert med et tilhørende bilag. Vi kaller alle papirer og dokumenter som underbygger opplysninger i regnskapet for bilag. Det er veldig viktig at det kun er bilagene til transaksjoner som faktisk hører til foreningens regnskap som blir tatt med i regnskapet og bokført. Vi må derfor foreta en form for kontroll/godkjenning av alle bilagene vi får, sånn at vi kan være sikre på at vi kun tar med reelle og korrekte bilag. Vi kaller det å kontere et bilag når vi bestemmer oss for hvilke(n) konto(er) i regnskapet vi skal registrere de aktuelle opplysningene fra bilaget på, og hvordan vi skal fordele beløpene mellom de ulike kontoene. Samtidig kan vi også påføre bilaget andre behandlingskoder, som kan forenkle den videre behandlingen av regnskapsopplysningene. Dette gjelder særlig momskoder, som bestemmer hvilken mva.-sats som skal benyttes ved den senere tallbehandlingen, og om det er snakk om utgående eller inngående merverdiavgift. Dersom man ønsker det, kan man også angi andre måter å systematisere og behandle bilagene på. Noen ønsker kanskje å dele regnskapet sitt inn i forskjellige avdelinger, eller ha muligheten til å lage egne regnskaper for ulike prosjekter som finner sted i løpet av året. Neste trinn er da å faktisk registrere alle opplysningene inn i regnskapssystemet. Det er denne delen av regnskapsarbeidet vi sikter til når vi snakker om ”bokføring” eller å ”føre regnskap”. Registreringen foregår rett og slett ved at vi faktisk skriver inn alle viktige opplysninger fra de forskjellige bilagene i regnskapssystemet, slik at de blir lagret elektronisk. Da blir opplysningene systematisert på en slik måte at det er lett å finne igjen og hente ut informasjonen ved behov. Den siste fasen i det praktiske regnskapsarbeidet, er rapporteringen. I dagligtale kaller vi gjerne dette for å fremlegge, presentere eller avlegge regnskapet. Og det er nettopp dét man gjør når man rapporterer: Man presenterer de endelige tallene for regnskapets brukere. Det er et grunnleggende prinsipp innen bokføring, og et krav i bokføringsloven, at regnskapet er dokumentert slik at man kan følge hver enkelt transaksjon begge veier gjennom alle fasene i regnskapsarbeidet. 6. Rapportering

28 Regnskap i praksis Utgangspunkt: Transaksjon Vanlige transaksjoner:
”En transaksjon har funnet sted når eiendeler, gjeld eller egenkapital påvirkes som følge av en økonomisk begivenhet eller hendelse”. Vanlige transaksjoner: Varesalg til kunde (kontant/kreditt) Varekjøp fra leverandør (kontant/kreditt) Betaling av faktura over nettbank NB! Overgang av risiko og kontroll! Transaksjoner Det finnes mange forskjellige typer- og former for transaksjoner som kan forekomme innenfor en studentforening. Det er et svært viktig prinsipp innen regnskap at det er de faktiske transaksjonene som har funnet sted som danner grunnlaget for alt vi bokfører i regnskapet vårt. Typiske transaksjoner de fleste av dere helt sikkert kommer borti er: Varesalg til kunde (kontantsalg) Varekjøp fra leverandør (på kreditt) Innkjøp av kontorrekvisita (kontant fra kasse) Betaling av faktura over nettbank I regnskapssammenheng bruker vi som regel kjøpslovens definisjon for leveringstidspunktet når vi skal avgjøre tidspunktet for bokføring, altså hvilken bilagsdato vi benytter i regnskapssystemet vårt. Etter denne definisjonen anses en transaksjon som gjennomført når det har skjedd en overgang av risiko og kontroll. For transaksjoner hvor det er merverdiavgift inne i bildet, påløper ALLTID avgiftsplikten/fradragsretten ved tidspunktet for levering. I praksis vil dette som regel bety bilagsdatoen/fakturadatoen. NB! Det kan i noen tilfeller skje ting i regnskapet som ikke nødvendigvis oppfyller definisjonen av en transaksjon, men som allikevel må bokføres og tas med. Et eksempel på dette er korrigeringer av feil, periodiseringer, interne fordelinger mellom kostnadssted, at man har gjort endringer i kontoplanen sin eller lignende.

29 Regnskap i praksis Bilag i regnskapet
Alt som underbygger regnskapsopplysninger = bilag ALLE transaksjoner SKAL være dokumentert med et tilhørende bilag! Mange forskjellige former for bilag: Kontantkvittering Faktura / Kreditnota Bankbilag Salgsrapport fra kasse (Z-rapport) Viktig å ta godt vare på og systematisere foreningens bilag Bilag som går tapt, må erstattes/sannsynliggjøres Alle bilag skal oppbevares i minst 10 år (lovkrav) Bilag i regnskapet Vi kaller alle dokumenter som underbygger opplysningene i regnskapet vårt for bilag. Det er svært viktig at alle transaksjonene vi bokfører i regnskapet vårt er dokumentert med et tilhørende bilag. Det er den eneste måten vi kan bekrefte overfor brukerne av regnskapet at opplysningene i regnskapet er korrekte. Dersom foreningen er avgiftspliktig, er det for eksempel spesielt viktig at man kan dokumentere alle momsfradragene sine med originale bilag, hvor det tydelig fremgår hvor mye foreningen har betalt i merverdiavgift. Dersom foreningen ikke kan dokumentere dette ved et eventuelt bokettersyn fra myndighetene, kan den risikere å måtte betale tilbake all momsen den har fått fradrag for 10 år tilbake i tid. Det finnes mange forskjellige former for bilag: Kontantkvittering er den mest utbredte typen av bilag, som vi alle kjenner godt fra kontantkjøp i butikker og lignende. Faktura kalles bilaget vi mottar vi når vi kjøper en vare/tjeneste på kreditt (inngående faktura), eller selger en vare/tjeneste på kreditt (utgående faktura). En kreditnota er akkurat det motsatte av en faktura, og en slik mottar vi når vi blir godskrevet for hele eller deler av beløpet for en vare/tjeneste vi tidligere har kjøpt. Vi kan for eksempel tenke oss at vi har kjøpt varer fra en leverandør for kr ,- og mottar en faktura fra leverandøren sammen med varene. Så finner vi ut at halvparten av varene leverandøren har levert ikke stemmer med det som er bestilt, og returnerer varene som er levert feil. Foreningen vil da litt senere motta en kreditnota på kr ,- og trenger bare å betale fakturabeløpet fratrukket kreditnotabeløpet til leverandøren, altså kr ,-. Dersom foreningen allerede har betalt den opprinnelige fakturaen, kan den trekke fra kreditnotaen på kr ,- ved fremtidige utbetalinger til denne leverandøren, eller kreve å få pengene utbetalt. Bankbilag kaller vi bilag som dokumenterer bevegelser inn- og ut av foreningens bankkonto. Det er viktig at man tar godt vare på alle bilag man får fra banken, og at man selv skriver ut betalingsbekreftelser fra nettbanken sin når man foretar utbetalinger. Gjør man ikke det, kan man senere få store vanskeligheter med å identifisere og dokumentere alle bevegelsene på foreningens bankkonto. Dette kommer av at kontoutskriftene foreningen får fra banken som regel ikke gir fullstendig informasjon om hvor alle utbetalingene har gått til, eller hvor alle innbetalingene kommer fra. Salgsrapporter fra kasseapparat eller terminal, eller såkalte Z-rapporter, er en annen type svært viktige bilag. Disse bilagene gir oss detaljert oversikt over alt salget som har foregått over kassa. Sammen med et skjema/rapport over det daglige salget, utgjør disse bilagene grunnlaget for bokføringen av hoveddelen av foreningens inntekter. I tillegg til de bilagstypene vi akkurat har nevnt, kan det være mange andre typer dokumenter og papirer som det er viktig å ta godt vare på og oppbevare i foreningens regnskap som tilleggsdokumentasjon. Dette gjelder blant annet alle viktige avtaler, kontrakter og lignende. Innsamling og oppbevaring av bilag Det er svært viktig at alle bilagene som dokumenterer og underbygger opplysninger i foreningens regnskap blir innsamlet og systematisert løpende, og oppbevart på en betryggende måte. Har man et oversiktlig og ryddig system for å behandle bilagene sine, reduseres risikoen for at bilag/opplysninger går tapt vesentlig. Vi skal se nærmere på hvordan vi kan organisere og behandle bilagene våre litt senere i kurset. Dersom et eller flere bilag som hører til foreningens regnskap går tapt, må man forsøke å erstatte det manglende bilaget med en kopi, eller forsøke å dokumentere/sannsynliggjøre den aktuelle transaksjonen. Det er et krav i bokføringsloven at alle regnskapsbilag skal oppbevares i minst 10 år. Hensikten med dette oppbevaringspåbudet, er at myndighetene skal ha muligheten til å kunne kontrollere opplysningene de bokføringspliktige har gitt i sine oppgaver. En slik kontroll foretar de ved å dra på bokettersyn ute hos de forskjellige virksomhetene med jevne mellomrom. Da går de grundig gjennom regnskapet, og sammenligner tallene med opplysninger de har fått i oppgavene som foreningen har sendt inn.

30 Regnskap i praksis Kontroll / Godkjenning
Kun bilag som hører til regnskapet skal tas med Er f. eks alle fakturaene stilet til foreningen? Ukjente regnskapsopplysninger må sjekkes opp Sjekk med den som har foretatt transaksjonen Er f. eks. antall varer og prisen lik det som var avtalen? Ring leverandør ved mistanke om feil i bilag/leveranse Eller dersom bilag mangler / har gått tapt Signatur(er) som bekreftelse Når bilag er kontrollert og godkjent Når betaling er utført Kontroll / Godkjenning av bilag Det er viktig at man som økonomiansvarlig ikke uten videre godtar alle transaksjoner og bilag som forekommer i foreningens regnskap. Det vil alltid lønne seg å være litt på vakt i forhold til uriktige transaksjoner og andre feil som kan oppstå i regnskapet. Man bør derfor gjøre noen enkle kontroller av opplysningene i regnskapet, og spesielt før man godkjenner bilag som danner grunnlaget for utbetalinger til leverandører, frivillige eller andre samarbeidspartnere. Det er kun bilag som faktisk hører til foreningens regnskap som skal bokføres. Kontrollèr at alle kostnadsbilagene faktisk er stilet til foreningen, slik at ikke foreningen urettmessig dekker noen andre sine kostnader. Dette er spesielt viktig for avgiftspliktige foreninger, da man kun har lov til å kreve fradrag for moms på bilag som er stilet til den som krever fradraget. Selv om man som økonomiansvarlig i en studentforening får svært god kjennskap til det meste som skjer i foreningen, klarer man sjelden å ha full oversikt over alle økonomiske transaksjoner som foretas. Det er derfor viktig at du som økonomiansvarlig er oppmerksom i forhold til transaksjoner du ikke selv kjenner til, og undersøker med den/de som har foretatt transaksjonen(e). Sjekk for eksempel med den som mottar bestilte varer at fakturaen som foreningen mottok er i overensstemmelse med det som er bestilt og levert. Oppdager du avvik mellom faktiske hendelser i foreningen og noen av de tilhørende bilagene, så følg opp dette ved å ta kontakt med leverandøren, kunden eller den som har utstedt det feilaktige bilaget. Det samme gjelder dersom du finner ut at det mangler bilag i regnskapet. De aller fleste leverandører og andre samarbeidspartnere vil sette pris på et slikt initiativ, og være behjelpelige med å sørge for at ting blir helt i orden. Å benytte signaturer som bekreftelse på bilagene er et eksempel på en enkel, sikker og rask kontrollhandling. Da kan èn person først kontrollere at opplysningene på bilaget er i overensstemmelse med det som er avtalt på forhånd, og signere på bilaget når han/hun har godkjent at det kan utbetales. Så kan en annen person utføre den faktiske utbetalingen, og signere på bilaget når den er foretatt. Da har man på en enkel måte opprettet en trygg arbeidsfordeling som sikrer at det gjøres en dobbel kontroll av bilagene, og reduserer risikoen for at noen skal begå misligheter betraktelig.

31 Regnskap i praksis Kontering av bilag
Påfører riktig kontokode og, bestemmer på hvilke kontoer inntektene/kostnadene skal føres i regnskapet. Påfører riktige mva.-koder og eventuelle andre behandlingskoder. Påfører riktig beløp til debet/kredit Husk: Totalt beløp til debet = Totalt beløp til kredit Eks: D-6800-inng. mva 25% kr ,- K kr ,- Kontering av bilag Når vi konterer et bilag, merker vi det fysisk med de aktuelle kontokodene vi ønsker å benytte, og bestemmer dermed på hvilke kontoer de aktuelle inntektene og kostnadene skal bokføres i regnskapet. Konteringen kan i praksis skje på forskjellige måter. Mange skriver konteringene direkte på et ledig felt på bilaget, mens andre benytter seg av et eget skjema/bilagsforside med egne kolonner for de forskjellige kontoene. Samtidig som vi merker bilagene med hvilke kontoer vi ønsker å benytte, bestemmer vi også hvordan vi skal behandle opplysningene på bilaget i forhold til merverdiavgift. Dette gjør vi ved å påføre bilaget en såkalt momskode etter kontokoden vi ønsker å benytte. Når vi merker bilagene med en momskode, vil regnskapssystemet vi bruker automatisk beregne riktig merverdiavgift ut i fra opplysningene på bilaget når vi senere bokfører det. Det er også mulig å merke bilagene med andre såkalte behandlingskoder når vi konterer. For eksempel kan en forening som driver både bar og konsertscene behandle de to virksomhetene som forskjellige avdelinger. Den kan da merke bilagene sine med avdelingskoder som senere forteller regnskapssystemet at noen av bilagene tilhører avdeling 1 (bar) og noen tilhører avdeling 2 (konsertscene). Det vil da senere være mulig for foreningen å få ut egne regnskapsrapporter både for hver enkelt avdeling, og for regnskapet som helhet. Når vi merker bilagene med hvilke beløp som skal til debet og kredit, er det viktig å huske at det totale beløpet som skal til debet alltid er lik det totale beløpet som skal til kredit. Men vi kan for eksempel godt debitere èn konto med kr. 900,- og kreditere tre forskjellige kontoer med kr. 600, 200 og 100. Totalbeløpet til debet og kredit blir fortsatt det samme. Eksempel 1: Vi kan tenke oss at vi skal kontere en kontantkvittering fra Elkjøp, som viser at foreningen har kjøpt en liten laserskriver for kr ,- (inkl. mva) og betalt med kontanter. Foreningen vil her også kunne kreve fradrag for momsen den har betalt. Som vi husker fra tidligere i kurset, anvender vi kapitalen til å kjøpe en laserskriver, og anskaffer kapitalen ved å ta penger fra kontantkassa. Vi må derfor debitere kontorrekvisita (konto 6800), og kreditere kontantkassa (1910). I tillegg må vi sørge for at det fremgår av konteringen vår at foreningen skal ha fradrag for moms på dette kjøpet. Konteringen blir da slik, og vi påfører bilaget følgende: D-6800-inng. mva. 25% kr ,- K kr ,- Eksempel 2: Et annet eksempel kan være en inngående faktura fra en drikkevareleverandør, som viser at foreningen har kjøpt øl for kroner 2.500,- (inkl. mva) og mineralvann for kr ,- (inkl. mva). Foreningen vil også her kunne kreve fradrag for momsen den har betalt (men satsene er forskjellige for øl (25%) og mineralvann (13%)). Her har vi anvendt kapitalen på de to forskjellige kontoene kjøp av øl (4011) og kjøp av mineralvann (4015), og anskaffet kapitalen ved å ta opp leverandørgjeld (2410). D-4011-inng. mva. 25% kr ,- D-4015-inng. mva. 13% kr ,- K kr ,-

32 Regnskap i praksis Registrering av bilag = Bokføring Rapportering
Alle opplysningene registreres/skrives inn i Mamut. Hvert eneste bilag skal ha et UNIKT bilagsnummer Mamut genererer automatisk bilagsnummer Påføres bilaget i øvre høyre hjørne Overføres fra bilagsregistrering til hovedbok De registrerte opplysningene ”låses” for endringer VIKTIG: Ved feil gjøres endringer på nytt bilag De gale opplysningene ”reverseres” – de riktige føres Rapportering Registrerte regnskapsopplysninger hentes frem igjen, og… Regnskapstall presenteres til regnskapets brukere Registrering av bilag Den neste fasen i regnskapsarbeidet er kanskje den vi først og fremst tenker på når vi snakker om ”føre” regnskap. Bokføring kaller vi denne prosessen, der vi faktisk registrerer alle regnskapsopplysningene fra bilagene våre inn i regnskapssystemet. Da skriver vi inn opplysningene vi påførte de enkelte bilagene da vi konterte de, slik at bilagene blir registrert på de riktige regnskapskontoene, med riktige beløp, og behandlet korrekt i forhold til moms i regnskapssystemet. Når vi registrerer bilag, er det viktig at hvert enkelt bilag får sitt eget, unike bilagsnummer. Dette blir generert av seg selv i Mamut, og det samme bilagsnummeret påfører vi så i det øvre høyre hjørnet på det tilhørende bilaget. Ved å gjøre dette, sikrer vi at det blir en ”rød tråd” mellom bilagene våre og opplysningene som er registrert i regnskapssystemet. Da kan vi senere finne igjen de enkelte bilagene som danner grunnlaget for opplysninger og rapporter vi henter ut fra Mamut. På samme måte kan vi ut i fra bilagsnummeret på et bilag finne det igjen i Mamut, og se hvordan opplysningene fremkommer der. Når vi har fått registrert opplysningene fra de enkelte bilagene våre, overfører vi de til den såkalte hovedboka i regnskapssystemet. Det er selve ”hjernen” i regnskapssystemet, og det er der alle opplysningene blir lagret. Når vi har overført opplysningene fra et bilag til hovedboka, blir opplysningene på dette bilaget låst for videre redigering. Når vi oppdager at vi har gjort en feil på et bilag som er overført til hovedboka, kan vi altså ikke endre dette bilaget igjen. Vi må i stedet lage et nytt bilag hvor vi korrigerer feilen vi har gjort, og registrerer de korrekte opplysningene. Eksempel: Du har akkurat registrert et diversebilag med bilagsnummer D-1 inn i Mamut på følgende måte, og overført det til hovedboka: D-1910 kr. 100,- K-6800 kr. 100,- Bilaget gjelder kjøp av kontorrekvisita kontant, og du oppdager at du har snudd opp/ned på debet og kredit. For å korrigere feilen, kan du lage et nytt diversebilag som heter D-2, hvor du først reverserer den feilaktige føringen ved å gjøre det motsatte som på det første bilaget: D-6800 kr. 100,- K-1910 kr. 100,- Da vil de to bilagene til sammen gå i null. Så, på det samme bilaget, registrerer du de korrekte opplysningene: Når du så overfører også bilag D-2 til hovedboka vil feilen være korrigert, og de korrekte opplysningene bli registrert. Rapportering Den siste fasen i regnskapsarbeidet er rapportering. Da henter vi fram igjen data som vi har registrert inn i regnskapssystemet, og presenterer regnskapstall til brukerne av foreningens regnskap. Mamut og de fleste andre regnskapssystemer kan produsere svært mange forskjellige regnskapsrapporter, som man kan dra stor nytte av både ved rapportering til brukerne av regnskapet, og ellers i forbindelse med å følge opp den daglige driften. De viktigste rapportene er resultatregnskapet og balansen som vi har sett på tidligere, men det finnes også flere andre viktige rapporter. Saldobalansen/saldolisten gir for eksempel en god oversikt over helheten i regnskapet, ved at den viser hva som er bokført saldo på alle kontoene som er benyttet i regnskapet. Kundereskontroen viser både hvor mye foreningens kunder skylder til foreningen totalt, og hvor mye den enkelte kunde skylder til foreningen. På samme måte viser leverandørreskontroen både hvor mye foreningen skylder til sine leverandører totalt, og hvor mye foreningen skylder til den enkelte leverandør. Man kan også skrive ut rapporter over samtlige enkeltbeløp som er bokført på hver enkelt konto i regnskapet, og samtidig få en liste over akkurat hvilke bilag/bilagsnummer som er bokført på den aktuelle kontoen. Slik kan vi følge en rød tråd begge veier mellom tallene vi får presentert i resultatet/balansen, den enkelte konto og selve bilagene/transaksjonene som ligger til grunn for rapportene. Når vi kan følge denne røde tråden sier vi at vi har et dobbelt kontrollspor i regnskapet vårt, og dette er et viktig prinsipp innen regnskap.

33 Årsregnskapet Selve årsavslutningen i praksis:
Utgangspunkt: Saldobalanse Avstemming av viktige kontoer Bankkonto og kontantkasse (!) Merverdiavgift (!) Kundefordringer og leverandørgjeld (!) Rette opp feil funnet ved avstemming av kontoene Oppgjørsposteringer Avslutte alle periodene Disponering av årsresultatet Overskudd: Overføres TIL annen egenkapital (8960) Underskudd: Overføres FRA annen egenkapital (8990) Årsavslutning Når du har fått registrert alle regnskapsdataene som hører til regnskapsåret, må du foreta noen kontroller og avsluttende registreringer før du kan avslutte regnskapet for det aktuelle året. Vi skal nå se på hvordan vi kan gå frem når vi skal foreta årsavslutningen. Avstemming av saldobalansen Ved en årsavslutning, tar man alltid utgangspunkt i saldobalansen, som viser summen av alle posteringene på de forskjellige kontoene i regnskapet. Det skal godt gjøres at man ikke har klart å gjøre noen feil i løpet av året. Eventuelle feil i regnskapet kan vi avdekke ved å avstemme de forskjellige kontoene. Da kontrollerer man at beløpene man har registrert i regnskapet sammensvarer med de korrekte beløpene som fremkommer i virkeligheten. Et godt eksempel på dette er en bankavstemming. Hensikten med den er å kontrollere at man har bokført alle transaksjonene som har skjedd på foreningens bankkonto i løpet av året, og at man har registrert de samme beløpene som banken har registrert. Fra Mamut kan man skrive ut en kontoutskrift for foreningens bankkonto, som viser alle føringene på denne kontoen i regnskapet. Denne sammenligner man så med kontoutskriften fra banken. Alle beløp som går inn på foreningens konto på utskriften fra banken, skal vises med det samme beløpet til debet på kontoutskriften fra regnskapet. Omvendt, skal alle beløp som går ut av foreningens konto vises med det samme beløpet til kredit på kontoutskriften fra regnskapet. En praktisk måte å gjennomføre en slik avstemming på, er å ta en kopi av kontoutskriften fra banken, og så markere alle beløpene på den og kontoutskriften fra regnskapet etter hver som man finner igjen de samme beløpene. Dersom du har bokført et beløp i regnskapet som du ikke finner igjen på kontoutskriften fra banken, har du nok gjort en feil, og må kontrollere hva bilaget som ligger til grunn for bokføringen viser. Dersom kontoutskriften fra banken viser et beløp som du ikke finner igjen på utskriften fra regnskapet, har mest sannsynlig glemt å bokføre et bilag, eller så mangler du et bilag for den aktuelle transaksjonen. Andre viktige avstemminger man bør gjøre før man avslutter regnskapet sitt er: Kontantkassa: Tell opp alle kontantene i kassa, og sammenlign beløpet mot den bokførte kassebeholdningen og evt. kassebok. Merverdiavgift: Kontroller avgiftsgrunnlaget (summen av det avgiftspliktige salget) mot de innsendte omsetningsoppgavene, og innbetalte beløp. Kontroller også at fradragene i avgiftsterminjournalen virker rimelige. Denne avstemmingen bør man foreta hver gang man sender inn en omsetningsoppgave. Kundereskontro: Sjekk at de bokførte fordringene er reelle, og at det er sannsynlig at foreningen vil motta betaling for disse fordringene. Bør noen av fordringene tapsføres/nedskrives? Leverandørreskontro: Sjekk at den bokførte leverandørgjelda er reell, og faktisk skal betales av foreningen. Eller bør noen av postene inntektsføres (mot den opprinnelige kostnadskontoen) ? I tillegg bør man også se raskt i gjennom alle de øvrige kontoene i saldobalansen, og vurdere om de bokførte beløpene generelt virker rimelige i forhold til din egen oppfatning av foreningens drift i løpet av året. Dersom du synes at beløpene på enkelte kontoer virker unaturlig lave eller høye, ta en kontoutskrift fra regnskapet og sjekk at bilagene som ligger til grunn for bokføringen stemmer med det som er bokført i regnskapet. Feilene som oppdages ved avstemming av saldobalansen må korrigeres (på nye bilag) før regnskapet avsluttes. Oppgjørsposteringer kaller vi de siste registreringene vi foretar i regnskapssystemet før vi avslutter regnskapet vårt. Årsaken til at vi må foreta disse registreringene helt til slutt, er at de bygger på opplysninger eller hendelser som har oppstått eller funnet sted i løpet av det inneværende regnskapsåret. Den vanligste (og viktigste!) oppgjørsposteringen vi må foreta, er å telle varelageret og korrigere varekostnaden for beholdningsendringene som har skjedd siden forrige periode. På den måten finner vi periodens virkelige varekostnad, eller ”solgte varers inntakskost” som det gjerne kalles. Da vil resultatregnskapet vårt gjenspeile de virkelige kostnadene foreningen har hatt, uavhengig av hvor mye varer som er kjøpt inn i løpet av året. Dersom foreningen har kostbare eiendeler den avskriver over flere år, eller er nødt til å nedskrive noen av fordringene sine, gjøres også det som en oppgjørspostering. Alle slike oppgjørsposteringer føres gjerne pr. 31/12, på periode 13 i Mamut. Avslutning av regnskapsperiodene Når vi er helt sikre på at vi har fått registrert alle opplysningene som skal være med i regnskapet, kan vi avslutte regnskapsperiodene slik at det ikke lenger er mulig å gjøre endringer. I Mamut kan vi avslutte hver enkelt måned/periode fra 1-12 etter hvert som vi er helt ferdig med de. I Mamut finnes det i tillegg en periode 13, som vi benytter til de aller siste oppgjørposteringene og disponeringene. Disponering av årsresultatet Det aller siste vi foretar oss før vi avslutter et regnskapsår, er å disponere årsresultatet. Med det mener vi at vi bestemmer hvordan årets overskudd skal fordeles, eller hvordan årets underskudd skal finansieres/dekkes inn. Når vi disponerer årsresultatet, benytter vi oss av to helt spesielle kontoer i regnskapet. Dersom foreningen har gått med overskudd i resultatregnskapet, må resultatregnskapet nullstilles før man begynner på et nytt år, og overskuddet overføres til balansen. Siden det ikke er noen som har krav på utbytte eller lignende fra foreningen, vil normalt hele overskuddet overføres til foreningens egenkapital (Konto 2050 Annen egenkapital). Dersom foreningen har et overskudd på kr ,- et år, vil bokføringen bli slik: D-8960 (Overføring til annen egenkapital) kr ,- K-2050 (Annen egenkapital) kr ,- Dersom foreningen har gått med underskudd i resultatregnskapet, må dette underskuddet dekkes inn med midler fra foreningens egenkapital, slik at resultatregnskapet kan nullstilles før man begynner på et nytt år. Dersom foreningen har et underskudd på kr ,- et år, vil bokføringen bli slik: D-2050 (Annen egenkapital) kr ,- K-8990 (Overføring fra annen egenkapital) kr ,- Disponering av årsresultatet viser oss en viktig og grunnleggende sammenheng mellom balansen og resultatregnskapet: Overskudd i foreningens resultatregnskap øker foreningens egenkapital. Underskudd i foreningens resultatregnskap reduserer foreningens egenkapital. Foreningens egenkapital på slutten av året (31.12) er derfor = egenkapitalen på begynnelsen av året (01.01) +/- årets resultat.

34 Årsregnskapet ”Svenneprøven for økonomiansvarlig”
Består av tre forskjellige deler: Resultatregnskapet Viser foreningens samlede inntekter og kostnader innenfor en gitt periode. Differansen inntekter – kostnader = årets resultat. Balanseregnskapet Oversikt over foreningens samlede eiendeler, egenkapital og gjeld pr Egenkapital pr = egenkapital ved periodens begynnelse +/- årets resultat. Summen av eiendelene er ALLTID lik summen av EK + gjeld! Noter En nærmere forklaring av de viktigste postene i resultat-regnskapet og balansen. Viktig at interessentene forstår tallene i regnskapet! Årsregnskapet Det er å utarbeide og presentere årsregnskapet som er den aller største og viktigste oppgaven for en økonomiansvarlig. Årsregnskapet er den endelige rapporten over foreningens økonomiske liv gjennom hele regnskapsåret, og består av tre deler: Resultatregnskapet, som viser foreningens samlede inntekter og kostnader på de forskjellige regnskapskontoene innenfor regnskapsåret. Årets inntekter fratrukket årets kostnader gir oss årets resultat, som fremkommer på bunnlinja med et negativt (=overskudd) eller positivt (=underskudd) beløp. Balanseregnskapet, som gir en spesifisert oversikt over foreningens samlede eiendeler, egenkapital og gjeld pr det aktuelle regnskapsåret. En veldig viktig sammenheng mellom resultatregnskapet og balanseregnskapet, er at foreningens egenkapital pr i regnskapsåret = foreningens egenkapital ved årets begynnelse +/- årets resultat. Det vil være en fordel å også ta med noter i årsregnskapet sitt. I notene gir man en nærmere forklaring av de viktigste postene i resultatregnskapet og balansen. Årsregnskapet vil da bli mye lettere å lese og forstå for regnskapets brukere, og det er som vi tidligere har lært noe av det viktigste å tenke på når man jobber med regnskap. I tillegg til dette, kan også styret i foreningen skrive en årsberetning som tar for seg de viktigste hendelsene gjennom året, og i korte trekk beskriver hvordan foreningen har utviklet seg, sett med styrets øyne. Til sammen vil disse delene utgjøre et fullstendig årsregnskap, og gi brukerne av regnskapet verdifull informasjon om foreningens regnskap, økonomi og drift.

35 Merverdiavgift Avgift på omsetning av de aller fleste typer varer og tjenester. En indirekte skatt. Skal bare være en kostnad for de som kjøper en avgiftspliktig vare eller tjeneste i siste omsetningsledd, altså ved salg til forbrukere. Næringsdrivende får fradag for (inngående) mva. de har betalt ved innkjøp til næringen. Kun nettobeløpene vises i regnskapet Flere forskjellige satser: 25%, 13%, 8% og 0%. En av statens viktigste inntektsposter. Den aller viktigste plikten foreningen/du har!!! Merverdiavgift Hva er egentlig merverdiavgift? Merverdiavgift er rett og slett en prosentvis avgift som staten har bestemt at skal tillegges prisen ved omsetning av de fleste varer og tjenester. Navnet kommer av at varer og tjenester ved bearbeidelse i de forskjellige omsetningsleddene blir tillagt en merverdi, og denne vil staten ha sin del av. Vi kaller også merverdiavgiften for en indirekte skatt. Hensikten med merverdiavgiften er at den kun skal være en kostnad for de som kjøper en avgiftspliktig vare eller tjeneste i siste omsetningsledd, altså ved salg til vanlige forbrukere. På denne måten virker merverdiavgiften som en skatt på forbruk, og den benyttes i mange sammenhenger av politikerne for å styre atferden til forbrukerne i forhold til hvilke varer og tjenester de etterspør. Næringsdrivende som selv er avgiftspliktige og innkrever mva på vegne av staten, får fradrag for den (inngående) merverdiavgiften de selv betaler når de gjør anskaffelser til den avgiftspliktige virksomheten. I praksis må også de betale momsbeløpet når de gjør innkjøp, men får senere denne momsen tilbake: Det skjer ved at de kan trekke fra sin inngående moms når de skal betale inn den (utgående) merverdiavgiften de skylder staten på bakgrunn av sin egen, avgiftspliktige omsetning. Det er viktig å merke seg at merverdiavgift verken er en inntekt eller en kostnad for de næringsdrivende. Det er kun nettobeløpene (eks. mva) som fremkommer som inntekter og kostnader i regnskapene deres. Vi bokfører riktignok bruttobeløpene (inkl. mva) i regnskapene våre, men regnskapssystemet vårt behandler momsen slik at bare selve inntekten/kostnaden (nettobeløpet) kommer med i resultatet, mens selve momsbeløpet blir avsatt i balansen som skyldig moms eller moms til gode. Det er for tiden fire forskjellige satser for merverdiavgift: 25 %, 13 %, 8 % og 0 %. Statens inntekter fra merverdiavgiften beløper seg til ca. 150 milliarder per år (!). Disse enorme inntektene er naturlig nok staten svært opptatt av at faktisk blir oppkrevet og innbetalt til statskassen. Å sørge for at det blir beregnet, oppkrevet, innrapportert og innbetalt korrekte beløp i merverdiavgift fra foreningen din, er den viktigste plikten du har som økonomiansvarlig.

36 Merverdiavgift En ”usynlig”, men høyst reell avgift:
Eks. Du kjøper en genser til kr. 498,- i en klesbutikk. Hvor mye av dette er mva. til staten, og hvor mye er butikkens salgsinntekt? 498/1,25 = 398,40 kr. i inntekt til butikken 398,40 x 0,25 = 99,60 kr. til staten i mva. Hvis du vil sitte igjen med kr. 34 i inntekt for hver øl du selger, hvor mye må du da ta betalt for den? 34,00 x 1,25 = 42,50 kr. i utsalgspris I det daglige legger vanlige privatpersoner og forbrukere lite merke til merverdiavgiften, siden den allerede er inkludert i alle priser som blir opplyst til disse gruppene. Men avgiften er høyst reell, og gjør at nesten alle varer og tjenester vi kjøper blir mye dyrere, samtidig som staten får store inntekter. Eksempel 1: Vi tenker oss at vi kjøper en genser til kr. 498,- (inkl. mva.) i en klesbutikk. Vi vil finne ut hvor mye av dette beløpet som er merverdiavgift til staten, og hvor mye som er butikkens salgsinntekt: For å finne nettobeløpet (eks. mva) ut i fra et beløp som inkluderer 25% moms, kan vi dele på 1.25: 498/1.25 = kr. 398,40 - som er butikkens salgsinntekt. For å finne selve momsbeløpet ut i fra beløpet eks. mva., kan vi multiplisere med 0,25: 398,40 x 0,25 = kr. 99,60 – som er statens inntekt fra merverdiavgiften. Eksempel 2: Hva om økonomiansvarlig i en studentforening har funnet ut at foreningen må ha kr. 34,- i salgsinntekt for hver halvliter de selger av øl for å ikke gå med underskudd – hvor mye må da foreningen ta betalt for hver halvliter? For å finne bruttobeløpet (inkl. 25% mva.) ut i fra nettobeløpet (eks. mva.), kan vi rett og slett multiplisere med 1,25: 34 x 1,25 = kr. 42,50 må foreningen ta i utsalgspris for hver halvliter de selger.

37 Merverdiavgift Hvem er avgiftspliktige? Hva innebærer avgiftsplikten?
Veldedige og allmennyttige organisasjoner med en avgiftspliktig omsetning på mer enn kr ,- Grensen for andre frivillige organisasjoner er kr ,- Grensen for vanlige næringsdrivende er kr ,- Man må selv ta kontakt med fylkesskattekontoret og registrere seg i avgiftsmanntallet når grensen passeres. Hva innebærer avgiftsplikten? Avgiftspliktige må oppkreve merverdiavgift på vegne av staten ved alt salg av avgiftspliktige varer og tjenester. Sende inn omsetningsoppgaver til fylkesskattekontoret og innbetale skyldig/oppkrevet merverdiavgift 6 ganger pr. år. Følge bestemmelsene i lov om merverdiavgift med forskrifter Se for øvrig brosjyre fra Skattedirektoratet!!! Hvem er avgiftspliktige? Det er størrelsen og arten av foreningens inntekter som avgjør om den er avgiftspliktig eller ikke. For frivillige organisasjoner er beløpsgrensene for avgiftsplikt høyere enn for ”vanlige” næringsdrivende, som blir avgiftspliktige når de passerer kr ,- i avgiftspliktig omsetning. For såkalte veldedige og allmennyttige organisasjoner, er beløpsgrensen kr ,-. De aller fleste studentforeninger vil høre til denne gruppen, med unntak av politiske organisasjoner og studentorganisasjoner som utfører samme type oppgaver som en arbeidstaker-/arbeidsgiverorganisasjon (for de er grensen for avgiftsplikt kr ,-). Det er opp til en selv å forstå når grensen for avgiftsplikt eventuelt passeres, og foreta registrering i merverdiavgiftsmanntallet hos fylkesskattekontoret. Man blir avgiftspliktig i det man i løpet av den siste, løpende 12 måneders perioden har hatt en avgiftspliktig omsetning som overstiger kr ,- (evt. lavere grense for de det gjelder) pr. år. Hva innebærer avgiftsplikten? Avgiftsplikten innebærer en del nye plikter for foreningen, ved at den må: Oppkreve merverdiavgift på vegne av staten ved alt salg av avgiftspliktige varer og tjenester. Den må også passe på at alt salget dokumenteres godt, i henhold til bokføringsloven og bokføringsforskriften. Det skal blant annet tydelig fremgå av salgsdokumentasjonen hva som er solgt, og hvor mye merverdiavgift som er oppkrevet. Sende inn omsetningsoppgaver til fylkesskattekontoret og innbetale skyldig/oppkrevet merverdiavgift 6 ganger pr. år. Dersom foreningen har årlig momstermin, skal omsetningsoppgave sendes 1 gang pr. år. Foreningen må også forholde seg til bestemmelsene i lov om merverdiavgift med tilhørende forskrifter. For mer detaljerte beskrivelser av pliktene og rettighetene foreningen har som avgiftspliktig, henvises det til Skattedirektoratets glimrende brosjyre om emnet: ”Merverdiavgift for veldedige og allmennyttige organisasjoner”. Den kan du hente hos Studentliv, eller laste den ned selv fra www. Skatteetaten.no.

38 Merverdiavgift Hvilke varer og tjenester er avgiftspliktige?
1. Omsetning innenfor avgiftsområdet: Avgiftspliktig – utg. avgift må beregnes / fradragsrett De aller fleste typer varer og tjenester Avgiftsfri – utg. avgift må ikke beregnes / fradragsrett Enkelte spesielle unntak gitt i mval §§16 og 17. Varer og tjenester som eksporteres til utlandet Aviser, bøker og tidsskrifter under visse forutsetninger 2. Omsetning utenfor avgiftsområdet: Avgift skal ikke beregnes eller tillegges/ Ikke fradragsrett Spesielle unntak gitt i mval §§5, 5a og 5b. Helse, undervisning, finans, kunst, kultur, teater, museer, konserter, idrett, kontingent i organisasjoner mv. Hvilke varer og tjenester er avgiftspliktige? Som hovedregel er all omsetning av varer og tjenester i Norge merverdiavgiftspliktig. Staten har imidlertid funnet det nødvendig og hensiktsmessig å gi avgiftsfritak for enkelte grupper varer og tjenester. Vi deler gjerne omsetning av varer og tjenester inn i tre forskjellige kategorier. De to første av disse gjelder omsetning innenfor avgiftsområdet: Avgiftspliktig omsetning innenfor avgiftsområdet: Omsetning av de aller fleste varer og tjenester i samfunnet ligger innenfor avgiftsområdet, og er avgiftspliktig. Av slik omsetning skal det svares utgående merverdiavgift etter gjeldende satser. Samtidig har man fradragsrett for merverdiavgift som påløper ved innkjøp til den avgiftspliktige virksomheten. Dersom du er i tvil om hvorvidt et spesielt salg eller kjøp er avgiftspliktig eller ikke, kan du i de fleste tilfeller være trygg på av du ikke gjør noe galt dersom du uansett behandler transaksjonen som om den var avgiftspliktig, Avgiftsfri omsetning innenfor avgiftsområdet: I noen tilfeller kan omsetning av varer og tjenester som i utgangspunktet er avgiftspliktig, være fritatt for merverdiavgift. Unntakene for slik avgiftsfri omsetning er gitt i mval §§16 og 17. Dette gjelder f. eks dersom man selger en i utgangspunktet avgiftspliktig vare eller tjeneste til bruk i utlandet. Norske næringsdrivende kan ikke pålegges å kreve inn norsk moms fra utenlandske kunder, da de bare ville velge en annen leverandør og norske bedrifter ville miste konkurranseevnen sin. Salgsinntektene fra aviser, bøker og en del tidsskrifter er også avgiftsfrie, selv om de ligger innenfor avgiftsområdet. De avgiftsfrie virksomhetene ER avgiftspliktige, men det skal ikke beregnes utgående merverdiavgift (0% - sats!) når varene og tjenestene deres omsettes. Dette innebærer at de fortsatt har krav på fradrag for den inngående merverdiavgiften de selv betaler ved innkjøp til næringen. En virksomhet som for eksempel eksporterer alle varene sine til utlandet men kjøper råvarene sine i Norge, vil kunne få igjen penger for momsen hver eneste termin. Den siste kategorien når det gjelder omsetning av varer og tjenester, er omsetning utenfor avgiftsområdet: Omsetning utenfor avgiftsområdet: Varer og tjenester som ligger helt utenfor avgiftsområdet, er spesielt unntatt fra merverdiavgiftsloven i §§5, 5a og 5b. Her er det av sosiale, kulturelle og politiske årsaker gjort unntak for en rekke typer varer og tjenester. Dette gjelder blant annet helse- og sosialtjenester, undervisningstjenester, finanstjenester, kunst og kultur, teater, museer, konserter, idrettsarrangementer mv. Det er her vi finner unntakene som gjør at en rekke studentforeninger og andre veldedige og allmennyttige organisasjoner faller utenfor avgiftsplikten. Medlemskontingent i studentforeninger er for eksempel spesielt unntatt avgiftsplikt her. Det skal ikke beregnes merverdiavgift ved omsetning av denne typen varer og tjenester, og det gis heller ingen rett til fradrag for merverdiavgift som er betalt ved innkjøp til denne typen virksomhet.

39 Merverdiavgift Beregning av utgående merverdiavgift
Utgående merverdiavgift legges til varens nettopris Utg. mva = varens nettopris x 0,25 Eller når merverdiavgift er inkludert i varens pris: Utg. mva = Pris inkl. mva./1,25 x 0,25 Må beregnes og oppkreves ved all omsetning av avgiftspliktige varer og tjenester. Men kun registrerte i merverdiavgiftsmanntallet Det er strenge krav til dokumentasjon når man krever inn mva. Se bokføringsforskriften! Beregning av utgående merverdiavgift Når vi skal finne ut hvor mye utgående merverdiavgift foreningen har oppkrevd innenfor en avgiftstermin, tar vi utgangspunkt i netto-omsetningen (eks. mva.). Vi kan da finne ut hvor mye utgående moms som skal oppkreves av et nettobeløp ved å multiplisere det med 0,25 (ved 25% mva). Hvis vi bare har utsalgsprisen/bruttobeløpet å forholde oss til, kan vi finne den utgående merverdiavgiften ved å først dividere bruttobeløpet med 1,25, og så multiplisere med 0,25. Utgående merverdiavgift må beregnes og oppkreves ved all omsetning av avgiftspliktige varer og tjenester, etter de til enhver tid gjeldende momssatser. Før man sender inn en omsetningsoppgave som viser den utgående merverdiavgiften, må man avstemme tallene i oppgaven mot avgiftsgrunnlaget, altså den bokførte, avgiftspliktige omsetningen i regnskapet i samme periode. Disse tallene skal stemme helt overens. Det er viktig å være oppmerksom på at det kun er virksomheter som allerede er registrert i merverdiavgiftsmanntallet som har lov til å oppkreve merverdiavgift. At man har passert omsetningsgrensen og sendt inn søknad om registrering er heller ikke nok. Det stilles strenge krav til dokumentasjon når man skal oppkreve merverdiavgift. Det viktigste å kontrollere, er at det går tydelig fram av salgsbilagene at det er foreningen som står som selger, at varene som selges blir tydelig spesifisert, at foreningens organisasjonsnummer er på påført med bokstavene MVA bak, og at det går tydelig frem hvilke beløp som er betalt. Mer om dette vil du finne i bokføringsforskriften.

40 Merverdiavgift Fradrag for inngående merverdiavgift
Næringsdrivende som er registrert i avgifts-manntallet får fradrag for merverdiavgift de har betalt ved anskaffelser til bruk i næringen. Må ha ”nær tilknytning” til den avg. pl. virk. Innkjøp av varer for videresalg Administrative/andre driftsrelaterte kostnader IKKE sosiale kostnader/representasjon etc. Fradrag kan bare kreves hvis bilaget som skal dokumentere det oppfyller krav i lov/forskrift Utg. mva. – Inng. mva = Skyldig mva./mva til gode Merverdiavgift i regnskapssystemet / Mamut Fradrag for inngående merverdiavgift Alle næringsdrivende som er registrert i avgiftsmanntallet, har krav på fradrag for inngående merverdiavgift de har betalt ved anskaffelser til bruk i næringen. Kriteriet for at de skal ha krav på fradrag, er at kostnaden tilknyttet det aktuelle momsbeløpet har ”nær tilknytning” til den avgiftspliktige virksomheten som drives. Dette innebærer at alle avgiftspliktige virksomheter har krav på fradrag for moms som er betalt i forbindelse med innkjøp av varer for videresalg, administrative kostnader og andre driftsrelaterte kostnader. Det gis IKKE fradrag for moms tilknyttet sosiale kostnader, representasjon og lignende. Fradrag for inngående avgift kan bare kreves hvis bilaget som skal dokumentere fradraget oppfyller kravene i bokføringsloven. Det må gå klart fram av bilagene hva som er kjøpt og hvor mye som er betalt i mva. I tillegg er det veldig viktig at det er korrekt partsangivelse på inngående fakturaer, dvs. at alle fakturaene det kreves momsfradrag for faktisk er stilet til foreningen. Ved slutten av hver avgiftstermin, må foreningen levere inn en omsetningsoppgave til fylkesskattekontoret. Den viser hvor stort avgiftsgrunnlaget er, hvor mye det ble i utgående moms av forskjellige satser, hvor mye inngående avgift foreningen skal ha fradrag for, og til slutt hvor mye foreningen skylder/har til gode i merverdiavgift. Ved å kjenne til hvor mye foreningen har i både utgående avgift og inngående avgift, kan vi enkelt finne ut hvor mye omsetningsoppgaven skal lyde på. Merverdiavgift i regnskapssystemet / Mamut: Når vi benytter oss av et regnskapssystem som Mamut, får vi svært mye hjelp på veien mot et ryddig og oversiktlig momsregnskap. Som vi husker fra tidligere i kurset, kan vi merke bilagene våre med koder for hvordan vi ønsker at de skal behandles i regnskapet i forhold til moms. Dersom vi har vært flinke til å benytte momskoder ved bokføringen, vil Mamut automatisk håndtere utgående og inngående avgift og plassere momsbeløpene på riktig konto. Når omsetningsoppgaven skal sendes inn etter endt avgiftstermin, blir det en smal sak å hente fram de korrekte tallene fra Mamut, slik at den kan sendes inn rask til myndighetene. Selv om Mamut kan gjøre oppgaven med å fylle ut omsetningsrapporten for oss, er det veldig viktig at vi forstår hvordan oppgaven skal fylles ut, og hvordan tallene fra regnskapet fremkommer på oppgaven. Vi skal derfor se litt nærmere på omsetningsoppgaven og hvordan tallene i den framkommer.

41 Utfylling av omsetningsoppgaven
Slik ser den alminnelige omsetningsoppgaven ut, som alle avgiftspliktige virksomheter må sende inn til myndighetene 6 ganger i året (den 10. i annenhver måned: februar, april osv.). Avgiftspliktige med mindre enn 1 million i avgiftspliktig omsetning kan etter søknad få godkjent å sende inn kun 1 oppgave pr. år (med frist 10. feb.). Oppgaven sendes lettest inn elektronisk via Altinn.no, og fylles bare ut på skjermen før den sendes av gårde. De fleste får vel grunnlaget for å fylle ut omsetningsoppgaven fra regnskapssystemet sitt. Mange stoler nok blindt på tallene de får, og bryr seg kanskje ikke så mye om å kontrollere grunnlaget for oppgaven. En rask, effektiv kontroll man bør ta seg tid til, er å kontrollere om omsetningen i post 1-6 harmonerer med salgsinntektene i resultatet for samme periode. Stemmer ikke disse tallene, er grunnlaget feil og noe må rettes opp. I tillegg bør man vurdere om fradragene virker rimelig ut i fra avgiftsterminjournalen, og driften av foreningen ellers. Selve utfyllingen er ganske selvforklarende og grei, men vi tar en rask gjennomgang allikevel: Post 1 – Her oppgis ALL omsetning i den aktuelle perioden. Post 2 – Her oppgis den delen av periodens omsetning som ligger innenfor mva-loven. Post 3 – Her oppgis den delen av omsetningen som er fritatt for merverdiavgift. Post 4 – Her oppgis omsetningen fra post 2 som skal beregnes med 25% moms, og selve momsbeløpet. Post 5 – Her oppgis omsetningen fra post 2 som skal beregnes med 13% moms, og selve momsbeløpet. Post 6 – Her oppgis omsetningen fra post 2 som skal beregnes med 13% moms, og selve momsbeløpet. Post 7 – Her oppgis kjøp av tjenester fra utlandet, og selve momsbeløpet. Post 8 – Fradragsberettiget inngående avgift, 25% Post 9 – Fradragsberettiget inngående avgift, 13% Post 10 – Fradragsberettiget inngående avgift, 8% Post 11 – Avgift å betale/avgift til gode fremkommer her Betalingsfristen for evt. skyldig mva. sammenfaller alltid med fristene for innlevering av omsetningsoppgavene.

42 Oppgave om merverdiavgift og utfylling av omsetningsoppgave
Du er økonomiansvarlig for "Studentforeningen Rockefoten", og etter å ha gjort ferdig regnskapet for 2005 er du klar til å levere din første omsetningsoppgave. Foreningen arrangerer mye konserter og andre arrangementer som ligger utenfor avgiftsområdet, men driver også en bar/cafè som gjør at foreningen er momspliktig og må levere omsetningsoppgave til fylkesskattekontoret. På grunnlag av følgende opplysninger skal du nå fylle ut omsetningsoppgaven ovenfor: 1. Foreningens totale omsetning for hele året var kr ,- 2. Av den totale omsetningen, var kr ,- inntekter fra billettsalg til konserter. Det resterende, kr ,- var andre inntekter. 3. I baren/cafèen solgte foreningen musikkaviser og dagsaviser for kr ,- i løpet av året. Omsetning av aviser ligger innenfor avgiftsområdet, men er fritatt for moms. 4. De resterende kr ,- av inntektene til foreningen kom fra salg i baren/cafèen. Av dette beløpet var kr ,- salg av øl, mat og annen drikke som spises/drikkes i lokalene. De siste kr ,- var omsetning fra salg av kioskvarer og "takeaway" som det skal beregnes utgående moms med middels sats av. 5. Foreningen har i 2005 kjøpt varer til baren for kr ,-, inkludert ,- i moms. Det ble også kjøpt et nytt kassapparat til kr ,-, inkludert kr. 500 i moms. Innkjøp av mat og kioskvarer beløp seg til kr ,., inkludert kr ,- i moms. 6. I forbindelse med bardriften, har foreningen betalt reiser for kr ,-, inkl. 80 kr i moms. Fyll ut foreningens omsetningsoppgave for 2005, og finn ut hvor mye den må betale i moms!

43 Fasit til oppgave om merverdiavgift og utfylling av omsetningsgave

44 Reskontro Definisjon: Mellomværende mellom foreningen og leverandører/kunder. Lov om merverdiavgift og bokføring: Alle avgiftspliktige MÅ føre en oversikt over kunde/leverandørreskontro. Mamut og andre regnskapsprogrammer holder god oversikt, og gjør jobben enkel for oss. Føres på egne kontoer i regnskapet: Kundefordringer (Konto 1510 i Mamut) Leverandørgjeld (Konto 2410 i Mamut) Et utmerket hjelpemiddel for å holde oversikt over foreningens utestående fordringer og gjeld. Man bør ”rydde” i reskontroen sin jevnlig! Reskontro Vet du hva en reskontro er? Føres det reskontro i DIN forenings regnskap? Foreningens reskontro viser mellomværende mellom foreningen og leverandører/kunder. Sagt på en enklere måte, viser en reskontro rett og slett hvem som skylder hvem penger, og hvilke beløp det gjelder. Det er to forskjellige typer reskontro: 1. Kundereskontro, som viser hvor mye penger foreningen har utestående hos sine kunder (evt. hvor mye penger foreningen skylder sine kunder). I Mamut ligger denne funksjonen på kontonummer 1510, som har en egen undermeny som gjør det mulig å spesifisere kundefordringene på den enkelte kunde. 2. Leverandørreskontro, som viser hvor mye penger foreningen skylder til sine leverandører (evt. har til gode hos sine leverandører). I Mamut ligger denne funksjonen på kontonummer 2410, som har en egen undermeny som gjør det mulig å spesifisere leverandørgjelda på den enkelte leverandør. Lovverket om merverdiavgift og bokføring krever at alle avgiftspliktige må føre en oversikt over kunde- og leverandørreskontro. Årsaken til dette er at staten skal kunne kontrollere at den enkelte næringsdrivende faktisk innbetaler all merverdiavgiften den har innkrevd, og at den næringsdrivende ikke krever mva.-fradrag for varer den ikke har kjøpt eller ikke har rett til fradrag for. Når alle fører kunde- og leverandørreskontro, vil alle opplysninger om avgiftspliktig salg bli dokumentert to ganger. Et salg som er registrert i kundereskontroen hos èn næringsdrivende (selgeren), vil fremkomme som et kjøp med akkurat det samme beløpet i leverandørreskontroen hos motparten (kjøperen). Dette gir myndighetene muligheten til å dobbelkontrollere opplysningene de får i oppgavene fra de avgiftspliktige.

45 Reskontro Eksempel: Inngående faktura fra leverandør:
Foreningen kjøper kontorrekvisita: D % Kr ,- Foreningen pådrar seg gjeld til leverandør: K Kr ,- En stund senere blir fakturaen betalt i bank: Foreningen betaler sin gjeld til leverandøren: D-2410 kr ,- Foreningens bankkonto blir redusert: K-1930 kr ,- Eksempel på bruk av leverandørreskontro For å lettere forstå hvordan vi kan benytte oss av reskontrofunksjonen i regnskapet til foreningen, kan vi se på følgende eksempler: Vi tenker oss at foreningen har bestilt kontorrekvisita fra en leverandør (på kreditt), og får varene levert sammen med en faktura på totalbeløpet på kr ,-. Foreningen bokfører da kontorrekvisita som en kostnad i regnskapet ved å debitere konto 6800 kontorrekvisita. Samtidig har foreningen pådratt seg en gjeld til leverandøren. Den bokfører vi ved å kreditere konto 2410 leverandørgjeld (på et eget leverandørnummer i Mamut) med det samme beløpet. Vi har da fått registrert kostnaden under andre driftskostnader resultatregnskapet, og leverandørgjelden som en gjeld i balansen. Siden vi har registrert denne gjelden på leverandørens eget leverandørnummer i leverandørreskontroen, kan vi når som helst hente ut en rapport fra Mamut som viser at foreningen skylder kr ,- til den aktuelle leverandøren. En stund senere, når fakturaen fra leverandøren forfaller til betaling, vil foreningen betale fakturaen fra nettbanken sin. Den overfører da penger FRA bankkontoen sin (kredit 1930) TIL leverandøren (debet 2410). Saldoen på bankkontoen i regnskapet vil da bli redusert med kr ,-, mens saldoen på kontoen for leverandørgjeld øker fra kr. (-)6.250,- til kr. 0,-. Siden vi registrerer også denne betalingen av leverandørgjelden på den aktuelle leverandørens eget leverandørnummer, kan vi når som helst hente ut en rapport fra Mamut som viser at saldoen nå er kr. 0,-. Vi kan samtidig få listet opp de to transaksjonene som har funnet sted mellom foreningen og leverandøren, og slik kan vi til enhver tid se hvilke fakturaer som er mottatt fra de ulike leverandørene og hvilke utbetalinger som er gjort til de.

46 Reskontro Eksempel: Utgående faktura til kunde:
Foreningen får en fordring på kunden: D-1510 Kr ,- Foreningen får en inntekt fra salget: K % Kr ,- Litt senere betaler kunden fakturaen i bank: Foreningen får penger inn på bankkontoen: D-1930 Kr ,- Foreningens fordring på kunden blir redusert: K-1510 Kr ,- Eksempel på bruk av kundereskontro Foreningens kundereskontro fungerer på akkurat samme måte som leverandørreskontroen, den eneste forskjellen er at konteringene blir motsatt (debet og kredit byttes om). Vi ser på følgende eksempel: Vi tenker oss at foreningen har solgt en vare eller tjeneste på kreditt til en av sine kunder. Salgsinntekten skal da bokføres på det tidspunktet fakturaen blir sendt til kunden (kredit 3000). Kunden har imidlertid ikke betalt fakturaen ennå, så vi kan ikke samtidig debitere banken eller kassa slik vi gjør ved kontantsalg. Men i tidsrommet mellom da foreningen sender ut fakturaen til kunden og kunden faktisk betaler den, sier vi at foreningen har en kundefordring på denne kunden. Vi debiterer derfor konto 1510 kundefordringer med det samme beløpet som fakturaen lyder på. Vi har da bokført salgsinntekten i resultatet, og samtidig fått oppført fordringen på kunden som en eiendel i balansen. Siden kundefordringen blir bokført på den aktuelle kundens eget kundenummer i reskontroen, kan vi når som helst hente ut en rapport fra Mamut som viser at foreningen har en kundefordring på kr ,- på den aktuelle kunden. En stund senere betaler kunden fakturaen, og overfører beløpet på kr ,- til foreningens bankkonto. Vi debiterer da foreningens bankkonto (debet 1930), slik at saldoen på bankkontoen i regnskapet øker. Samtidig krediterer vi kundefordringene (kredit konto 1510) med det samme beløpet, slik at saldoen på kundefordringene i regnskapet reduseres med kr ,- slik at den blir kr. 0,-. Kunden har da betalt sin gjeld til foreningen, og foreningen har fått penger i banken i stedt for en fordring på kunden. Siden innbetalingen fra kunden blir bokført på den aktuelle kundens eget kundenummer i reskontroen, kan vi når som helst hente ut en rapport fra Mamut som viser at kunden ikke lenger har noen gjeld til foreningen. Vi kan også hente ut en oversikt fra kundereskontroen over alle transaksjoner mellom foreningen dens kunder. Slik kan vi enkelt følge med på hvilke kunder som til enhver tid skylder foreningen penger.

47 Organisering av arbeidet
Noen tips som kan gjøre alt MYE lettere Hold orden i papirene – Kjøp permer i går!!! Inndeling i hensiktsmessige bilagsarter De eldste bilagene nederst/bakerst i permen Fordel arbeidet jevnt utover året. NEI, regnskapsjobben går verken enklere eller bedre om du utsetter å gjøre den til i morgen Vær streng med å kreve riktig dokumentasjon! Gjør også de andre i foreningen ansvarlige Dokumentèr rutinene og arbeidet ditt! Organisering av regnskapsarbeidet Å holde orden i papirene sine er alfa og omega når man skal være økonomiansvarlig. Hvor flink du er til å organisere alle papirene og arbeidsoppgavene dine på en praktisk og effektiv måte, bestemmer i stor grad om jobben din som økonomiansvarlig blir en hyggelig og lærerik erfaring- eller et mareritt som henger over deg og gir deg konstant dårlig samvittighet… Den aller beste investeringen du kan gjøre som økonomiansvarlig, er å kjøpe permer som kan hjelpe deg med å holde orden i alle papirene. Det er ikke til å komme bort i fra at det blir ganske mye papirer å holde styr på i løpet av et år – ofte flere hundre, kanskje flere tusen bilag. Da er det lett å skjønne at det fort kan gå over styr hvis man bruker skrivepulten og tilfeldige skuffer som arkiv… Derfor kan det ikke sies tydelig nok: KJØP NOK PERMER TIL Å KUNNE SAMLE ALLE BILAGENE ETTER HVERT SOM DE KOMMER/BLIR LAGET, PÅ EN MÅTE SOM GIR GOD OVERSIKT OG GJØR DET LETT Å FINNE DE FREM NÅR DU TRENGER DEM. Det er veldig vanlig å dele bilagene sine inn i forskjellige bilagsarter, slik at man kan oppbevare og behandle like bilag mest mulig likt. Det er tidsbesparende, og sikrer en mer helhetlig og ensartet regnskapsbehandling. Det kan ofte være fristende å utsette regnskapsarbeidet utover året og ”samle opp” arbeidet i skippertak som man tar noen ganger i løpet av året. Vi er alle forskjellige når det gjelder hvilke arbeidsmetoder vi trives best med, men skippertaks-metoden er ikke å anbefale når man driver med regnskap. Sjansen er stor for at du må ”betale tilbake” både to og tre ganger den tiden du ”sparer” og bruker til andre ting når du utsetter regnskapsoppgaver. Å tyde to måneder gamle post-it-lapper hvor du har notert viktige regnskapsopplysninger om f.eks. bardriften og billettsalget en spesiell kveld, er ikke lett. Det er mye bedre å gjøre regnskapsoppgave når alle tallene og hendelsene er ferske, slik at man ikke risikerer at det endelige regnskapet gir et feilaktig inntrykk av foreningens drift. Som økonomiansvarlig er det også viktig at du er litt streng med de andre medlemmene i styret og foreningen. Passe på at du får den dokumentasjonen du trenger når andre gjør innkjøp, mottar post/fakturaer til foreningen og lignende. Hvis du klarer å gjøre de andre mer bevisst på viktigheten av dette, og gjør de medansvarlige for jobben din med å dokumentere alt som skjer i regnskapet, er mye gjort. Og selv enkle virkemidler kan gjøre ting lettere for deg. I stedet for å sende med folk kontanter når de skal ut og handle, kan du heller be de om å legge ut – og da øker sjansen for at de husker å ta med kvitteringen mange ganger… Prøv også å tenke på de som skal ha vervet ditt i årene fremover, og dokumenter rutinene, arbeidsfiler og lignende som du innarbeider deg i løpet av din tid som økonomiansvarlig. Dessverre er det veldig mange foreninger som ikke er så flinke til å bevare kunnskapen og erfaringene sine på denne måten, slik at de må finne opp ”kruttet” hvert eneste år.

48 Organisering av arbeidet
Inndeling i hensiktsmessige bilagsarter: Inngående faktura (IF) Alle inngående fakturaer og kreditnotaer Utgående faktura (UF) Alle utgående fakturaer og kreditnotaer Bankbilag (B) Alle bilag som dokumenterer bevegelser på bankkontoen Innbetalinger/utbetalinger Kasse (K) Alle bilag som er utbetalt/innbetalt over kontantkassa. Dagsoppgjør/Z-rapporter Diverse (D) Alle resterende bilag, utleggsbilag, korreksjoner etc. Inndeling i hensiktsmessige bilagsarter Hva er bilagsarter og bilagsserier? Hvordan kan bruken av de lette regnskapsarbeidet vårt? En bilagsart er en slags gruppe hvor vi samler mest mulig ensartede bilag. Det er en stor fordel å kunne behandle noenlunde like bilag sammen når vi jobber med regnskap. Dette sørger for at bokføringsprosessen går raskere. Ovenfor ser vi en lista over de fem vanligste bilagsartene, med navn slik de også fremkommer i Mamut. Det er mange fordeler med å oppbevare de forskjellige bilagsartene tydelig atskilt. For å gjøre det, kan man bruke skilleark og merke permene tydelig med hvilke bilagsarter og bilagsserier de inneholder. Det aller beste er imidlertid å ha en egen perm for hver enkelt bilagsart, som er tydelig merket med bilagsnumrene/serien utenpå. Husk at når man setter bilagene inn i permen, skal man alltid sette inn de eldste bilagene først/bakerst, og de nyeste bilagene sist/fremst. Når man registrerer/regnskapsfører bilag begynner man nemlig alltid bakerst i permen, og blar seg fremover.

49 Organisering av arbeidet
Bruk av skjemaer i regnskapsarbeidet Kan standardisere og forenkle operasjoner Gjør det lettere å holde orden i papirene Mange forskjellige skjemaer man kan bruke: Utleggsskjema Oppgjørsskjema for kasseoppgjør Skjema for varelager/telling Skjema for utbetaling av artisthonorarer Ikke oppgavepliktige utbetalinger (max. 2000,-) På Studentlivs nettsider finnes skjemaer til nedlasting. Bruk av skjemaer i regnskapsarbeidet Det kan være mye tid og krefter å spare på å benytte seg av forhåndslagde, spesialtilpassede skjemaer i regnskapsarbeidet. Fordelen med å bruke skjemaer, er at man kan standardisere regnskapsoperasjoner som går igjen – og gjøre de enklere å gjenkjenne og behandle. I tillegg blir det svært mye enklere å holde orden i papirene sine når alle bilagene er i samme format, og er sortert i tilnærmet like ”bolker”. Det finnes et vell av forskjellige skjemaer man kan bruke, og utformingen kan variere svært mye fra virksomhet til virksomhet. Noen vanlige typer skjemaer som det kan være lurt å benytte seg av er: Utleggsskjema Oppgjørsskjema for kasseoppgjør Skjema for varelager/varetelling Skjema for utbetaling av artisthonorar Ikke utbetalingspliktige utbetalinger

50 Oppsummering Vi har nå fått en grunnleggende innføring i:
Hva regnskap er, og hvorfor vi fører regnskap Viktige lover og regler for regnskap Hvilke forskjellige deler regnskapet består av Viktige prinsipper og metoder for regnskapsføring Merverdiavgift Avslutning og presentasjon av årsregnskapet Organisering av regnskapsarbeidet Som med alt annet: Øvelse gjør mester! CASE: Blindern Studentforening Oppsummering Vi har nå fått en grunnleggende innføring i alle temaene vi ser ovenfor, og har vært i gjennom utrolig mye informasjon på kort tid. Det er derfor helt naturlig om du føler at en del av de tingene vi har gjennomgått i kurset fortsatt ”svever” litt i løse luften. Som med alt annet, er det kun øvelse som gjelder for å bli flink i regnskap også. Du har nå vært i gjennom den mest teoretiske delen av kurset, og vi går nå videre over på den mer praktiske delen. Du vil nå få stifte bekjentskap med regnskapsprogrammet Mamut, og vil jobbe aktivt med programmet på egen pc de to neste kurskveldene. Du vil oppdage at når du har fått prøvd ut en del av de tingene vi har gjennomgått nå i praksis, vil de bli mye lettere å forstå og se sammenhenger mellom. Helt til slutt i dette kursheftet finner du Caset om Blindern Studentforening og deres økonomiansvarlig, Kristine Kroneteller. Dette caset tar for seg en rekke typiske problemstillinger for studentforeninger, og forsøker å simulere et fullstendig årsregnskap for en slik forening. Ta en titt på caset før neste kurskveld, slik at dere rekker å gjøre dere litt kjent med det på forhånd. Dere kommer til å jobbe med dette caset begge de to siste kveldene, og tanken er at dere på slutten av den siste kvelden kan skrive ut deres første, fullstendige årsregnskap fra Mamut. Takk for nå, og lykke til videre med vervet som økonomiansvarlig!


Laste ned ppt "REGNSKAPSKURS for STORE FORENINGER"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google