Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

SvarUt Erfaringer fra Bergen kommune 1. SvarUt i Bergen kommune: • Utviklet av kommunen • To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "SvarUt Erfaringer fra Bergen kommune 1. SvarUt i Bergen kommune: • Utviklet av kommunen • To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk."— Utskrift av presentasjonen:

1 SvarUt Erfaringer fra Bergen kommune 1

2 SvarUt i Bergen kommune: • Utviklet av kommunen • To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk • Innført samtidig med elektronisk arkiv og elektronisk saksbehandling • Testet høsten 2010, prodsatt for byggesaksområdet februar 2011 • Pr dato innført for samtlige 7 byrådsavdelinger på sentralt/stabsnivå • Potensielt volum ca dokumenter i 2013 • Basert på sak/arkivsystemet, utsendelser fra fagsystemer basert på automatiske grensesnitt (pt vann/avløp og barnehage) • Gjenstår enheter med store volum (bla Kemner, bolig, brannvesen) • Gjenstår operative enheter med mindre volum (bla sykehjem) 2

3 Erfaringer: • Teknisk sett få problemer (med unntak av at forsendelsen til Altinn var nede deler av febr’13 slik at hovedtyngden ble sendt pr post) • Innføring samtidig med eArkiv og eSaksbehandling har gått smertefritt – enklere/sikrere/mer effektivt for saksbehandlere/ledere/merkantilfunksjonene • Fortsatt behov for fokus på oppfølging av endrede rutiner ved Sentralarkivet/enheter med lokalt ansvar 3

4 Prosess i Bergen 4Trondheim Arkiv Registrer post inn Kontaktreg Avsender Fnr orgnr Saks- behandling JP status F G Arkiv Kvalitets Kontroll J Samme dag Svarut AltinnPrint Elektronisk gevinst i Bergen blir stor pga. høy kvalitet på postregistrering (fnr/orgnr)

5 Overvåking – kostfordeling - statistikk • Automatisk varsling via epost til Forvaltning ved: • Evt feil ved dokument fra sak/arkivsystemet (eks ufullstendige adresser, utenlandske adresser)* • Dersom printleverandørs logg ikke er mottatt innen fastsatt tid (mao at forsendelsene ikke er produsert – har så langt ikke inntruffet) • Overvåking av teknisk miljø ved IKT-drift – ved behov varsling til Forvaltning • Kostfordeling basert på prodkostnader/porto pr forsendelse (konteringsbegreper knyttet til den enkelte forsendelse). Foretas av Forvaltning gjennom direktepostering i økonomisystemet (avtale med brukerenhetene) • Rapporter som viser relevant informasjon om den enkelte forsendelse (saksnr, doknr etc) + logg fra altinn + logg fra printleverandør (inklusiv prodkostnader og porto pr forsendelse) – jf vedlagte eksempler *I andre sak/arkivsystemer (Bergen benytter Doculive fra SI, igangsatt prosjekt for anskaffelse av nytt system) er det mulig at slike feil fanges opp før dokumentet overføres til SvarUt 5

6 6

7 7

8 Resultatene må ses i lys av at: • 65-80% av dokumentene har fødselsnr/organisasjonsnr (pt kun tilgang til oppslag for Bergen kommune, gjenstår fortsatt noe før rutinen for oppslag/registrering i sak/arkivsystemet er fullt innarbeidet ved Sentralarkivet) • 15-20% av privatpersoner har ikke aktivisert meldingstjenesten i Altinn – ukjent hvor mange som har aktivisert varsling via sms/epost • Pt ikke varsel til organisasjoner En litt annen vinkling: ca 45% av dokumentene sendt til privatpersoner via Altinn i mai’13 er lest elektronisk (dvs enten etter å ha mottatt varsel via sms/epost eller logget inn etter å ha lest orienteringen i følgeskrivet som sendes ved dokumenter pr post). Tjenesten vil følgelig gradvis bli mer kjent både blant privatpersoner og organisasjoner (ca 5% av sistnevnte lest dokumentet elektronisk i mai’13, 8 av 1172 kun lest elektronisk) 8

9 Besparelsene er basert på en enkel modell utarbeidet av Bergen kommune og er sannsynligvis forsiktige anslag. Foreligger pt ikke tall for mai. 9

10 10

11 Eksempel på deler av rapport i excel som logger all informasjon om den enkelte forsendelse 11

12 Utfordringer • PDF varianter • PDF med passord • Store excellark 12


Laste ned ppt "SvarUt Erfaringer fra Bergen kommune 1. SvarUt i Bergen kommune: • Utviklet av kommunen • To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google