Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Skansen - et skanneprosjekt -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Skansen - et skanneprosjekt -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013."— Utskrift av presentasjonen:

1 Skansen - et skanneprosjekt -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013

2 Deltakerkommunene •Averøya •Fræna •Gjemnes •Rindal •Sunndal •Aure •Halsa •Nesset •Smøla •Surnadal Eide trakk seg Kristiansund og Tingvoll takket nei til å være med

3 Oppstart av prosjektet -konkurranse mellom alle deltakerkommunene om lokalisering -2 kommuner deltok, Nesset og Aure -sommeren 2009 ble Aure valgt som vertskommune.

4 Ansettelser Høsten 2009 ansettelser -driftsleder 100% -medarbeidere 200% Alle ansatte var på plass

5 2 sentrale krav Lagring lokalt -fellespunktet i Kristiansund En pålogging til sak/arkivsystemene Ephorte og Acos

6 Innkjøp av utstyr/programvarer -skannere -arbeidsstasjoner -programvare for: -indeksering -skanning -etterarbeid -gjenfinning -integrasjon mot ephorte, MinSide, Altinn

7 Forsinkelser Innkjøp av utstyr: -utarbeidelse av konkurransegrunnlag *for lite og uformelt samarbeid med innkjøpskontoret *tok utgangspunkt i andre kommuner sine konkurransegrunnlag *usikkerhet ang størrelsen på innkjøpet.

8 -ulikt syn på prosessen, innkjøpskontoret-faggruppen -sykdom -ting tar alltid lengre tid enn man først tror.

9 Hva gjør vi med de ansatte Driftsleder fikk 50% i prosjektet -planlegging/administrasjon Medarbeiderne -50% ble holdt igjen på sørviskontoret Vi satte i gang med rydding for Aure kommune, senere for Nesset. Vi har gått ut med tilbud til alle kommunene om rydding og indeksering

10 Utstyr Utstyret ankom Gullstein i januar instalert i februar -prøveproduksjon fra midten av februar -godkjenningstest 20. mars -planlagt overtakelse 1. juni Systemet er ikke vanskelig, men det har vært usikkerhet rundt gjenfinningen. Finner vi dokumentene som er skannet, og finner vi de på riktig plass?

11 Opplæring To dager med opplæring på Gullstein Systemet er oversiktlig og greit, logisk oppbygd. En fordel å være kjent med arkivet, oppbygning, dokumentkategoriene. Vi lærer sammen med leverandøren

12 Ryddeprosedyre Hva skal skannes Hva skal kastes Hvordan skal arkivet systematiseres Hva gjør vi når: -det mangler dokumenter -saker ikke er avsluttet -saker i papirarkivet er lagt på feil GBN osv

13 Indeksering Registrere nøkkelinfo -GBN -BID -bygningstype -dato -saksnr -tiltaksart -søknadstype -kommentarfelt Lagres i en unik strekkode som skrives ut, og senere skannes

14

15

16 Etterarbeid BraFangst -sletting -snu papirretning -beskjære Readsoft -knytte sammen sider i et dokument -kategorisere -dokumentdato BraArkiv -dokumentene blir lagret i braArkiv -redigere arkivet seinere

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Utfordringer *oppfølging av kommunene *ha arbeid til en hver tid *få til et funksjonelt arkiv *lik arkivstruktur for alle kommunene *integrasjon mot ephorte/MinSide/Altinn *ta i bruk det digitale arkivet i den enkelte kommune, den enkelte saksbehandler *ajourhold

26 Skannefabrikken etter få skannefabrikken til å bli varig -skaffe nye jobber -næringsliv -frivillige lag og organisasjoner -staten, fylkene, kommunene -nye oppdrag i ORKidé -felles postmottak


Laste ned ppt "Skansen - et skanneprosjekt -Oppstart av prosjektet -Utstyret -Produksjonsløypa -Utfordringer -Skannefabrikken etter 2013."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google