Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

1 Prosjektavslutning Gevinstrealisering Læring av prosjekter.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "1 Prosjektavslutning Gevinstrealisering Læring av prosjekter."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Prosjektavslutning Gevinstrealisering Læring av prosjekter

2 2 Var prosjektet vellykket? eller Hvor vellykket var prosjektet?

3 3 Hva er et vellykket prosjekt? •Effektiv prosjektgjennomføring - tid, kostnad, resultat •God virkning på kunde og mottaker •Positiv langsiktig effekt •Økt forståelse og kompetanse hos prosjektorganisasjonen •Bidrag til organisasjonsmessig læring/intellektuell kapital –menneskelig kapital –strukturell kapitel –Kundekapital •…………

4 4 Suksessfaktorer og suksesskriterier Hva er forskjellen?

5 5 Nytten av suksesskriterier •Er mer nyansert enn bare effektmålet •Tvinger oss til å tenke interessenter •Vil ofte kunne forandre prosjektet •Vil ofte kunne forbedre prosjektet •Vil være nyttig i etterkant •--- men når etableres suksesskriteriene?

6 6 Prosjektavslutning

7 7 Detaljeringsgrad i planlegging Tid Grad av detaljering Prosjektavslutning/ Overlevering Begin with the end in mind

8 8 Generell prosjektmodell Arbeidsmodell BP1 BP0 BP4BP3BP2BP5 Leveranse (Hva) Oppdrags- spesifikasjon Slutt- rapport Status- rapport Prosjekt- beskrivelse STYRENDE LEDENDE UTFØRENDE MMMMM UtredningGjennomføringForberedelseAvslutning Kan vi? Alternativer! Bør vi? Hva? Revisjon Oppstart Overlevering Læring Evaluering Hvem? Hvordan? Når? ? ??

9 9 Trinnvis avslutning Gevinst- realisering

10 10 Planlegging av avslutning •Overlevering •Effektmål •Suksesskriterier •Planlegging av gevinstrealisering

11 11 Hva med overleveringen? •Hvem er mottaker internt? •Er det noen ekstern mottaker? •Har overleveringen vært planlagt? •Begin with the end in mind!

12 12 Overlevering avhenger av prosjekttypen Intern Ekstern Leveransen ferdigstilles Leveransen brukes

13 13 Mulige kriterier for å kunne avslutte prosjektet •Resultatene er verifisert? •Resultatene er validert? •Dokumentasjonen er godkjent? •Overlevering godkjent av mottakere? •Stabil drift av leveransen godkjent? •Restliste opprettet? •Designkvalifisering? •Installasjonskvalifisering? •Ytelseskvalifisering?

14 14 Årsaker til avslutning i følge KG •Den normale årsaken – vi er rett og slett ferdig •Den premature årsaken – prosjektet var ikke modent for gjennomføring •Den grenseløse årsaken – prosjektet har tatt av og må tvinges til stopp •Den mislykkede årsaken – leveransen funker ikke •Den feilprioriterte årsaken – ”hellig ku”-syndromet K&G avsnitt 15.1

15 15 Mer støtte ved overleveringen Kanskje dette kan lette overleveringen: • Begynn tidlig • Tilby en støttefunksjon • Fang oppmerksomhet • Skap interesse og trygghet • Flere korte opplæringsøkter • Trening individuelt eller i små grupper • Bygg opp en reservestyrke av spesialister • Tren opp ”ekspertbrukere” som har mer erfaring • Forståelig dokumentasjon og brukervennlige håndbøker • Opplæringssenter hvor en kan bearbeide ulike spørsmål BHG s Men merk at BHG tenker kun brukeropplæring – men overlevering er mye mer enn det!

16 16 Beslutningspunkt - som fører til videreføring eller avslutning Forpliktelse og overbevisning BESLUTNINGS- PUNKT PROSJEKT- STATUS RESSURS- TILGANG NYTTE- SITUASJONEN Avvik Usikkerhet Fremgang Endringer Overliggende strategi Marked og trender Konsekvenser Kost/nytte-analyser Mottakers situasjon Kundens situasjon Bruk av ressurser i prosjektet Prosjektporteføljen

17 17 Avslutningsfasen - generelt For å sikre at organisasjonen får tilgang til og blir i stand til å lære av erfaringene i prosjektet og fra kompetanseutviklingen i prosjektet.

18 18 Avslutning i følge Jessen – Prosjektadministrative metoder •Sluttdokumentasjon •Tiltaksforslag •Resultatformidling •Oppløsning av prosjektorganisasjonen

19 19 Gevinstrealisering

20 20 Hva er prosjektets gevinst? - ikke bare effektmålet!

21 21 Prosjektets gevinst Gevinsten De positive effektene Oppofringene Innbetalinger Ikke direkte pengemessige effekter Utbetalinger Ikke direkte pengemessige effekter Kommer etter prosjektleveransene Prosjektet minus

22 22 Finansielle vurderinger av gevinsten •Kontantstrømsanalyse •Nåverdi •Internrente •Tilbakebetalingstid •Nytte/kost

23 23 Raskt til markedet – viktig ved produktutviklingsprosjekter Tid Time to marketSalgstid Markedsvindu Akkumulert pengestrøm Time to payback

24 24 Ikke-økonomiske gevinster •Læring •…..

25 25 Viktige tiltak for å sikre for gevinstrealisering •Avklare mottakere •Trekke mottaker inn i prosjektet •Forme leveranse slik at den blir best mulig egnet for ”veksling” •Tenke PSO •Gevinstrealiseringsplan

26 26 Planlegging av gevinstrealisering •Avklare hvem som har ansvaret •Avklare hvordan det skal måles (ikke bare prosjektets effektmål) •Avklare når det skal måles •Avklare viktige forutsetninger (LFA) •Tilrettelegge (Change creates change) •Nødvendige tiltak •Vurdere gevinstmuligheter gjennom prosjektet • KG s s

27 27 Hvem har ansvaret for gevinstrealiseringen? •Avhengig av prosjekttypen? •Linjen? Mottaker? •Prosjekteier? •Prosjektleder? •Blir det som å spørre hvem har ansvaret for kvalitet?

28 28 Ytre forutsetninger for gevinstrealisering •Hvem flere må trå til? •Er det ytre farer? •Koster gevinstrealiseringen noe i tillegg? •Klarlegg alle ytre forutsetninger – ta det med i prosjektplanen

29 29 Forutsetninger (LFA-matrise)

30 30 Tre ulike utsagn – hvor sanne er de? •You can’t manage what you can’t measure •If you can’t measure it you don’t understand it •You get what you measure

31 31 Key Performance Indicators (BSC) til gevinstmåling •Resultatindikatorer? •Interne suksesskriterier •Måling på ulike tidspunkter?

32 32 Fortjeneste Kundetilfredshet Punktlig levering Kort gjennomløpstid Kvalitet Arbeidsmiljø/ faglig nivå Finansielle Kunde Interne Læring og vekst

33 33 Læring i prosjekter

34 34 Tavs og eksplicit viden (Nonaka & Takeuchi) Professor Pernille Eskerod, Ph.D. Syddansk Universitet Esbjerg

35 35 Dobbeltsløyfelæring og enkeltsløyfelæring KG s. 382 (445)

36 36 Antakelser 1.Hvis individuel kunnskap blir til felles kunnskap, vil virksomheten opnå en konkurrensemæssig fordel 2.Hvis projektlederne drar større nytte af hverandres kunnskap, vil de få en mindre belastende hverdag Professor Pernille Eskerod, Ph.D. Syddansk Universitet Esbjerg

37 37 Krefter som påvirker kunnskapsoverføring Fremmer Hindrer Hva man sier = hva man gjør Klart eierskap av prosjekter Følelse av sterk tidsbegrensning Kortsiktig fokus Fokus på maskuline verdier Fokus på historien Fokus på kunnskapsoverføring Felles prosjektkontor Utpreget intern konkurranse - men hva om vi overleverer de gale ting Homogene grupper (men alternativer stenges ute) Professor Pernille Eskerod, Ph.D. Syddansk Universitet Esbjerg

38 38 Fallgruver •Manglende ansvar •Manglende systemer •Innleid personell •Tilbakeholdenhet •Tidspress •Feil fokus •Venter for lenge •Maktbase •Manglende ressurser KG s. 387 (453)

39 39 •Det er svært vanskelig at kombinere en projekttilgang med kunnskapsoverføring Enkeltpersoners eierskap til prosjekter fremmer kunnskaps-siloer og ensomme cowboys som hemmer kunnskapsoverførsel Professor Pernille Eskerod, Ph.D. Syddansk Universitet Esbjerg

40 40 •Personifisering er viktig, dokumenter er mindre viktig •”Hvem vet hva” er viktigere enn ”hvor står det” Professor Pernille Eskerod, Ph.D. Syddansk Universitet Esbjerg

41 41 •Videnoverførsel er godt. Er mere videnoverførsel bedre…? •Hvordan fastlægger man det rette niveau for videnoverførsel? •Hvad ligger der bag antagelserne (virksomheden vil opnå en konkurrencemæssig fordel og projektdeltagerne vil føle sig mindre pressede)? •Hvad er risikoen ved at fokusere meget på videnoverførsel inde i den enkelte virksomhed? Professor Pernille Eskerod, Ph.D. Syddansk Universitet Esbjerg

42 42 Den store styringssløyfen og den lille styringssløyfen?

43 43 Læring fra prosjekt – trinnvis forbedring satt i system Hva gjorde vi spesielt bra? Hvorfor?Hvordan kan vi gjenta det? Hva gjorde vi ikke så bra? Hvordan?Hvordan kan vi gjøre det bedre neste gang?

44 44 En grundig årsaksanalyse kan være nyttig

45 45 Aktivitetene •Informere ressurseiere om innsatsen til prosjektmedarbeidere •Dokumentere i sluttrapporter •Formelt avslutte prosjektet, lukke alle aktiviteter, konti og rapporteringskanaler Fra PROPS-guiden

46 46 Metoder for å legge til rette for erfaringsoverføring •Uformelle samtaler •Faglige møter, temakvelder, prosjektlederforum •Treningssamlinger (prosjektlederforum) •Erfaringsmeglere, prosjektmentor •Status- og oppfølgingsmøter •Avdelingsmøter •Prosjektlogg •Prosjekthåndbok •Revisjoner •Etterutdanning •Arkiver, databaser KG side 448

47 47 Revisjon, underveisevaluering og utredning REVISJON Har vi gjort de riktige tingene riktig? Skal vi fortsette? Hva ligger foran? Har de gjort tingene riktig? UTREDNING UNDERVEIS- EVALUERING

48 48 Prosjektevaluering NÅR: Så snart som mulig HVEM: •Så mange av prosjektmedarbeiderne som mulig •Prosjekteieren •Styringsgruppen Evaluering

49 49 Prosjektevaluering •Klarhet i leveransen? •Klarhet i roller og ansvar? •Målformulering og senere endringer? •Håndtering av endringer underveis? •Hadde vi riktige oppfatninger av suksesskriterier? •Hvor oppsto det problemer? •Brukte vi styringsverktøy og var de til hjelp eller hindring? •Hvilke overraskende situasjoner som ikke var fanget opp i risikoanalyser oppsto? •Hvordan var kontakten med og mellom interessentene? •Hva gjenstår nå? Eksempel på tema for prosjektavslutningsmøte

50 50 Prosjektevaluering •Hva var de tre mest positive ting som skjedde i prosjektet? •Hva var de tre mest negative ting som skjedde i prosjektet? •Hva var de største problemer som vi ikke løste •Hva var de største muligheter som vi misset •Hvilke råd vil vi gi til en annen prosjektgruppe som skal i gang med et prosjekt der det skal lages en større plan? Eksempel på tema for prosjektavslutningsmøte

51 51 Hvilke råd vil vi gi til en annen prosjektgruppe som skal i gang med et prosjekt der det skal lages en større plan? •Sette av nok tid. Klarere tid brukt til prosjekt i forhold til tid brukt på daglige oppgaver. •Viktig med teambygging •Prosjektleder og prosjektsekretær må ha nok tid til rådighet, fortrinnsvis være fritatt fra andre oppgaver i prosjektperioden. •Gjennomføre en grundig prosjektstart •Ikke tillate endringer uten konsekvensanalyse •Gjerne andre arbeidsmetoder kombinert med prosjektmøter og egenarbeid, så som økter/verksteder på enkelttema underveis •Tenke leveransestruktur •Underveisevaluering Fra en prosjektevaluering i offentlig sektor

52 52 Andre observasjoner •Det er viktig med prosjektkunnskap i alle ledd, også hos styringsgruppe og prosjekteier for å få et vellykket prosjekt •Det må være klarhet i leveransen •Unngå megaprosjekter, lag heller prosjektkjeder, avslutte et prosjekt og begynne et nytt hvis behov Fra en prosjektevaluering i offentlig sektor

53 53 Oppgaver •Prosjektavslutning: Drøft oppgavene 2 og 3 i K&G s.410 •Oppgave 2: Diskuter hvilken effekt, både positiv og negativ, avslutningen av et prosjekt har på prosjektdeltakerne. Drøft hvordan man kan forebygge de negative effektene •Oppgave 3: Utarbeid en sjekkliste som kan inneholde de viktigste forhold man bør være oppmerksom på når et prosjekt skal avsluttes

54 54 7 suksessfaktorer 1.Prosjektene er strategisk forankret 2.Vi bruker brukes et identisk, enkelt fasestyrt rammeverk for alle prosjekter og alle prosjekttyper 3.Vi har god kompetanse i prosjektledelse og vi har en forståelse for arbeidsformen gjennom hele foretaket 4.Vertikale skillelinjer brytes ned ved å bruke tverrfunksjonelle grupper 5.Vi bruker ressurser som kan og vil fokusere på prosjektet 6.Vi legger stor vekt på planlegging og forberedelse 7.Vi sørger for formell prosjektavslutning og bruker den til å forbedre prosessen til neste gang. Robert Buttrick, The Project Workout, Pitman Publishing, 1997


Laste ned ppt "1 Prosjektavslutning Gevinstrealisering Læring av prosjekter."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google