Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09."— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09

2 Min bakgrunn Frode Reksten 2 ‣ Intendanturutdannet fra Krigsskolen ‣ Ledelse, organisasjon, strategi, psykologi, pedagogikk og logistikk ‣ Etterutdannelse ‣ Endringskompetanse, Atferdsanalyse, Prosjektledelse, Pedagogikk ‣ Erfaring fra Forsvaret, offentlig forvaltning, næringsliv og høyskole ‣ Prosjektledelse, controller, logistikk, strategi, innkjøp og daglig ledelse av selskaper ‣ Tilknyttet Institutt for Strategi og logistikk ved Handelshøyskolen BI ‣ Strategi, logistikk, SCM, innkjøp og markedsføringskanaler ‣ Daglig leder for Condeco AS ‣ Kompetanseutvikling og prosjekter i det offentlige og næringslivet Utdannelse Arbeid I dag Prosjektarbeid/-ledelse bl a innen: •Strategi - OU •Bygg •Outsourcing •Kompetanseutvikling •Innkjøp •Salg - Markedsføring •Logistikk •IKT

3 Hvordan bli mer effektiv som leder ? 1. Tid 2. Kvalitet 3. Prioriteringer 4. Møter 5. Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

4 Tidsstyring – Valgstyring - Atferdsstyring ”Vi kommer aldri til å få mer tid. Vi har og har alltid hatt, all den tiden som fins.” Graham Robert-Phelps Frode Reksten 4 Tiden kan egentlig ikke styres... Tiden går uten at vi får gjort særlig mye med det. Valgene våre kan vi derimot påvirke ganske mye. Dette handler om egne valg og atferd

5 Det kvalitative versus kvantitative Frode Reksten 5 Eselet kan være av høyt kvalitativt nivå, men alle har en kvantitativ grense

6 Hva stjeler energi og tid ? Frode Reksten

7 Hva stjeler energi og tid ? • Telefonen • Avbrytelser • Møter og mail (med lyd og skjermvisning…) • Kollegaer som stikker innom (og som har MYE tid…) • Andres forsinkelser • Mangel på respekt for (andres) tid • Mangelfull planlegging, også egen… • Manglende mål (NB: Realistiske !) • Fysisk og mentalt rot (vi har forskjellige terskler for rot) Frode Reksten 7 ”Nå koker hodet ditt, - reis hjem og gå en tur !”

8 Fakta om tid • Snitt arbeidstid i Norge pr uke for heltidsansatte inkl overtid = 34,5 t • Mellomledere og høyere ledere, arbeider ca 12 t mer pr uke enn for 10 år siden • Hvert 8. minutt blir vi avbrutt • Ca et år av ditt liv bruker du til å lete etter ting du aldri finner • Bruk av ”letetid” –20 % av letetiden til leting etter ting du ikke har –80 % av letetiden leter du etter ting du vet du har • Informasjonsmengden øker med drøyt 25 % per år • Vi mottar totalt – budskap pr dag • 30 % av den informasjonen du mottar er relevant for deg Frode Reksten 8 Det kan være litt skummelt å ikke vite alt det alle de andre vet…

9 Intern telefonsamtale • Vivian: Hei, det er Vivian ! (Stresset) • Merete:Hei Vivian, det er Merete. Jeg har et par spørsmål til deg. • Vivian:Hei Merete, - jeg er innmari stresset akkurat nå. Kan jeg få ringe deg tilbake ? Jeg tror jeg klarer å ringe deg innen en halvtime. • Merete:Det er greit, Vivian. Ikke glem meg ! (Litt skuffet) • Hva er det egentlig som skjer her ? Frode Reksten

10 Interaksjon - Synergi Frode Reksten % = 640 % 100 % = 240 % Ledelse, tydelige mål, fokus, lærende org, kompetanse, kvalitet = Samhandling + Forsterkende

11 Det er krevende å innføre et nytt arbeidsmønster Frode Reksten 11 Merarbeid i en kort periode Effekt på lenger sikt Tid Innsats •Fritid •Familie •Trening •Medarbeidere

12 Hvordan bli mer effektiv som leder ? 1. Tid 2. Kvalitet 3. Prioriteringer 4. Møter 5. Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

13 Frode Reksten 13 Hva er kvalitet ?

14 Frode Reksten 14 Erfart Forventet > 1 Kvalitet Hvordan kan du bidra til at omgivelsene ikke opplever ditt arbeid som kvalitet ? Den som ikke hver dag bidrar til å heve kvaliteten, bidrar aktivt til å redusere den…

15 Frode Reksten 15 Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ? Audi A8, 4,2 l, V8, Quattro, 2009 –modell, NOK, ”alt” er standardutstyr LADA Niva 4x modell NOK, 2-trinns varmeapparat og ryggelys er standardutstyr Kvalitet

16 Kvalitetsdimensjoner 0 % 100 % 0 % Forbedrings- potensiale Teknologisk dimensjon Organisatorisk dimensjon HPDell 16 Frode Reksten

17 Kvalitet, Serviceytelse/verdiøkning for kunden Frode Reksten 17 1.Kvalitet er samsvar med forutbestemte krav, ikke god eller dårlig. 2.Kvalitet oppnås ved forhindring, ikke ved vurdering og frasortering. 3.Den operative standarden for kvalitet er null feil, ikke akseptable kvalitetsnivåer. 4.Kvalitet måles ved kostnadene som oppstår fordi kravene ikke blir oppfylt. Kvalitetskostnadene anslås til 25 % av omsetningen i produksjonsbedrifter, og 40 % i servicebedrifter. Kvalitetskostnader 1.Kostnader knyttet til å hindre at feil oppstår. 2.Kostnader knyttet til å redusere konsekvensene av oppståtte feil Gjør rett første gang !

18 Hvordan bli mer effektiv som leder ? 1. Tid 2. Kvalitet 3. Prioriteringer 4. Møter 5. Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

19 Prioriteringer • Hva betyr det å prioritere ? a) b) Frode Reksten 19 ? ?

20 Prioritet og effektivitet 1. Gjøre tingene riktig (dette viser bare dyktighet) 2. Gjør de riktige tingene (gode valg gir effektivitet) 3. Gjør de riktige tingene riktig (gode valg – effektivitet – dyktig) 4. I riktig rekkefølge 5. Til rett tid 6. Godt nok 7. Hurtig nok 8. Med riktig bruk av ressurser Gjør gjerne de minst lystbetonte tingene først på dagen. Frode Reksten 20 Trivsel skaper ikke resultater ! Resultater skaper ekte trivsel !

21 Prioriteringsmatrise - effekt og ressursbruk Frode Reksten 21 Effekt Ressursbruk Vanskelighetsgrad Høy Lav HøyLav 3. Prioritet Kan gjennomføres 1.Prioritet 4. Prioritet Bør ikke gjennomføres 2. Prioritet Oppmerksomhet Anerkjennelse Egenutvikling

22 Prioriteringsmatrise – viktighet og tid Frode Reksten 22 Viktighet Tidsfrist Hva er viktig - egentlig ? Gjør først Gjør raskt Vent Gjøres kanskje Høy Lav KortLang

23 Påvirkningsmulighetene varierer, også energibruk 1. Det du fullt ut kan styre. Her er det bare å sette i gang. 2. Det du bare kan påvirke. Dette er kanskje mer enn vi tror. (Men, du kan ikke styre all tiden din…) 3. Det som i realiteten er gitt. Her er det ingen hensikt å bruke mye energi. Frode Reksten % 1 – 99 % 0 %

24 Alle klimaundersøkelser viser… • Medarbeiderne – • Lederne – Frode Reksten

25 Ledelsesmessig hodepine • Lav CRM • Høyt sykefravær • Mye overtidsbruk • Høy turn-over • Høye kostnader • Lav trivsel på klimaundersøkelser Frode Reksten 25 Konkret case

26 Ineffektiv informasjonsflyt Frode Reksten 26 Kunder Deg Kunder ?? ? ? ? ? ?? ? ? ??? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ?? ? ? ??? ? ? ? ? Hvilke krav, spørsmål, etterlysninger kommer ? Hvilke felles- nevnere finnes ? Trender ? Systematikk ?

27 Effektiv informasjonsflyt Frode Reksten 27 Kunder Deg Kunder Proaktiv informasjon ? -Gjør rett første gang ! -Fredagsnytt -Rutiner, Prosedyrer -Forskrift -Avviksmeldinger -Korrigerende tiltak -Tillit, gjennom handling og resultater ? ? Forsøk å ikke bare gjør MER, forsøk å gjøre det på en ANNEN måte

28 Hvordan bli mer effektiv som leder ? 1. Tid 2. Kvalitet 3. Prioriteringer 4. Møter 5. Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

29 Møter • Hva er hensikten med møtet ? –Rapporteringsmøte ? –Prosjektmøte ? –Utviklingsmøte ? –Presentasjonsmøte ? 1. Forberedelser 2. Innkalling 3. Mål – agenda 4. Gjennomføring 5. Referat – beslutningspunkt - protokoll Frode Reksten

30 Frode Reksten 30 Grad av styring av møter Sterk styring Korte Effektive Strukturerte Tydelige Liten styring Involverende Sosiale Inkluderer flere Kreative Innovative • Hva er hensikten ? • Hva er målet ? • Situasjonsavhengig styring

31 Akvariemøte Frode Reksten • Åpen invitasjon • Møtetidspunkt • Ikke allmøte • Ordet fritt 15 min på slutten • Brukes bevisst

32 Frode Reksten 32 ”Det viser seg at slitningsterminal for sommerjakke og ekstra bukser, for en del ansatte ikke faller sammen. Man har derfor etter behandlingen i uniformsutvalget, bestemt at hel sommeruniform – jakke og bukse – første gang etter 1. januar, skal leveres ved forfall av slitningsterminen for sommerjakke. I de tilfeller ekstrabuksen (sommerbuksen) forfaller til levering mer enn 12 måneder før terminen for sommerjakken, utleveres imidlertid sommerbuksen etter slitningsterminen. Vedkommende får dessuten ny sommerbukse med avkortet slitningstermin, sammen med sommerjakken, når denne forfaller til levering. Forfaller derimot sommerbuksen til levering 12 måneder eller mindre før terminen for sommerjakken, forlenges terminen for sommerbuksen, og denne utleveres da først sammen med sommerjakken.” Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap - sendt ut til ansatte…

33 Frode Reksten 33 Enkelhet - Kreativitet - innovasjon Da Ivar Aasen gikk opp til eksamen i norsk skriftlig på videregående skole lød oppgaven: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.”

34 Frode Reksten 34 Han skrev: Lykt brente, ku spente. Låve tente, og hele Chicago brente. K I S S ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.”

35 Hvordan bli mer effektiv som leder ? 1. Tid 2. Kvalitet 3. Prioriteringer 4. Møter 5. Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

36 Gjør omtrent samme jobben – med mindre ressursbruk Frode Reksten

37 Frode Reksten 37 Trinn for egen effektivitet og trivsel !! 1. Rydd kontoret og Pcen din 2. Utvikle din arbeidsmetode 3. Organiser kontoret og PCen din 4. Planlegg din tid og dine gjøremål

38 Frode Reksten 38 Frode Reksten Er det slik du har det på kontoret ? Hvor er det viktigst å ha orden ? Foran deg eller bak deg ?

39 Frode Reksten 39 Arbeidsbordet - kontoret Frode Reksten An empty desk, is a sign of an empty mind…

40 Frode Reksten 40 Papirkassetter

41 Frode Reksten 41 Arbeidsbordet på PCen

42 Frode Reksten 42 Hengemapper

43 Arbeidsorganisering - papirflyt Frode Reksten 43 Inn Pågående Ut Til lesing Makulering Post Papirkassett Kontorpult Hengemapper (Arbeidsarkiv) Søppel Resirk Nærarkiv (Hyller/skap) Fjernarkiv (Arkivrom) NB: Gjøremål

44 Arbeidsorganisering - PC Frode Reksten 44 Inn Pågående Sendte Til lesing Slette E- post Favoritt mapper Arbeidsbord på PC Kalender Gjøremål Mapper og filtre

45 Mail organisering Frode Reksten 45 Frode Reksten 1.BCCSlettes ulest 2.CCSkummes og slettes ofte 3.TOLeses og behandles

46 Frode Reksten 46 Gule lapper Binders ✔ ✔

47 Frode Reksten 47 Kalenderorganisering

48 Tidsplanlegging • Hvor mye av tiden din kan du planlegge ? Frode Reksten

49 Tidsplanlegging • Hva skal jeg være ferdig med: –I dag –Denne uken –Denne måneden –Dette kvartalet • Dette kan bidra til å heve blikket, og til å tenke de lange, gode, kreative og store tankene. • Følg ditt biologiske ur ! Frode Reksten

50 Frode Reksten 50 •Standardisering •Lett gjenkjennelig •Andre finner frem

51 Kontaktregister Frode Reksten 51 Organiser faste grupper i f m møtereferat, prosjekter, infoskriv m m

52 Frode Reksten 52 Standard etiketter, direkte fra Outlook

53 Frode Reksten 53 Synkronisere kontaktregister mot telefon

54 Frode Reksten 54 Anbefalinger for deg • Strukturer/standardiser arbeidet • Lær å utnytte ditt elektroniske verktøy • Bruk én tidsplanlegger • Planlegg møter, reiser og oppgaver • Beskytt deg mot avbrytelser –Slå av alarmer i elektronisk kontor –Steng telefonen i perioder ved behov –Steng døren til kontoret ditt • Reserver egentid i kalenderen din!

55 Frode Reksten 55 Anbefalinger for deg • Sett av tid til å tømme innboksen din hver dag • Vær flinkere til å slette/kaste første gang • Vær kritisk til hva du tar vare på • Overhold tidsfrister og gi beskjed når de sprekker • Kun én oppgave på pulten av gangen • Sett mål og evaluer deg selv • Gi deg selv ROS, fokuser på det du har løst

56 Takk for oppmerksomheten ! Frode Reksten ”Vi har sagt til ham at det var umulig, men han ville ikke høre !”


Laste ned ppt "Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google