Laste ned presentasjonen
Presentasjon lastes. Vennligst vent
1
Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Frode Reksten Bergen, 17 feb 09
2
Intendanturutdannet fra Krigsskolen
Min bakgrunn Intendanturutdannet fra Krigsskolen Ledelse, organisasjon, strategi, psykologi, pedagogikk og logistikk Etterutdannelse Endringskompetanse, Atferdsanalyse, Prosjektledelse, Pedagogikk Utdannelse Erfaring fra Forsvaret, offentlig forvaltning, næringsliv og høyskole Prosjektledelse, controller, logistikk, strategi, innkjøp og daglig ledelse av selskaper Arbeid Tilknyttet Institutt for Strategi og logistikk ved Handelshøyskolen BI Strategi, logistikk, SCM, innkjøp og markedsføringskanaler Daglig leder for Condeco AS Kompetanseutvikling og prosjekter i det offentlige og næringslivet I dag Prosjektarbeid/-ledelse bl a innen: Strategi - OU Bygg Outsourcing Kompetanseutvikling Innkjøp Salg - Markedsføring Logistikk IKT Frode Reksten
3
Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten
4
Tidsstyring – Valgstyring - Atferdsstyring
”Vi kommer aldri til å få mer tid. Vi har og har alltid hatt, all den tiden som fins.” Graham Robert-Phelps Tiden kan egentlig ikke styres... Tiden går uten at vi får gjort særlig mye med det. Valgene våre kan vi derimot påvirke ganske mye. Dette handler om egne valg og atferd. Frode Reksten
5
Det kvalitative versus kvantitative
Eselet kan være av høyt kvalitativt nivå, men alle har en kvantitativ grense. Frode Reksten
6
Hva stjeler energi og tid ?
Frode Reksten
7
Hva stjeler energi og tid ?
Telefonen Avbrytelser Møter og mail (med lyd og skjermvisning…) Kollegaer som stikker innom (og som har MYE tid…) Andres forsinkelser Mangel på respekt for (andres) tid Mangelfull planlegging, også egen… Manglende mål (NB: Realistiske !) Fysisk og mentalt rot (vi har forskjellige terskler for rot) ”Nå koker hodet ditt, - reis hjem og gå en tur !” Frode Reksten
8
Fakta om tid Snitt arbeidstid i Norge pr uke for heltidsansatte inkl overtid = 34,5 t Mellomledere og høyere ledere, arbeider ca 12 t mer pr uke enn for 10 år siden Hvert 8. minutt blir vi avbrutt Ca et år av ditt liv bruker du til å lete etter ting du aldri finner Bruk av ”letetid” 20 % av letetiden til leting etter ting du ikke har 80 % av letetiden leter du etter ting du vet du har Informasjonsmengden øker med drøyt 25 % per år Vi mottar totalt – budskap pr dag 30 % av den informasjonen du mottar er relevant for deg Det kan være litt skummelt å ikke vite alt det alle de andre vet… Frode Reksten
9
Intern telefonsamtale
Vivian: Hei, det er Vivian ! (Stresset) Merete: Hei Vivian, det er Merete. Jeg har et par spørsmål til deg. Vivian: Hei Merete, - jeg er innmari stresset akkurat nå. Kan jeg få ringe deg tilbake ? Jeg tror jeg klarer å ringe deg innen en halvtime. Merete: Det er greit, Vivian. Ikke glem meg ! (Litt skuffet) Hva er det egentlig som skjer her ? Frode Reksten
10
= 640 % = 240 % Interaksjon - Synergi
= Samhandling + Forsterkende Ledelse, tydelige mål, fokus, lærende org, kompetanse, kvalitet 100 % 100 % = 640 % 100 % 100 % 100 % 100 % = 240 % 100 % 100 % Frode Reksten
11
Det er krevende å innføre et nytt arbeidsmønster
Merarbeid i en kort periode Effekt på lenger sikt Tid Innsats Fritid Familie Trening Medarbeidere Frode Reksten
12
Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten
13
Hva er kvalitet ? Frode Reksten
14
> 1 Erfart Forventet Kvalitet
> 1 Den som ikke hver dag bidrar til å heve kvaliteten, bidrar aktivt til å redusere den… Hvordan kan du bidra til at omgivelsene ikke opplever ditt arbeid som kvalitet ? Frode Reksten
15
Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ?
Audi A8, 4,2 l, V8, Quattro, –modell, NOK, ”alt” er standardutstyr LADA Niva 4x modell NOK, 2-trinns varmeapparat og ryggelys er standardutstyr Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ? Frode Reksten
16
Kvalitetsdimensjoner
0 % 100 % Forbedrings- potensiale Teknologisk dimensjon Organisatorisk dimensjon HP Dell Frode Reksten
17
Kvalitet, Serviceytelse/verdiøkning for kunden
Kvalitet er samsvar med forutbestemte krav, ikke god eller dårlig. Kvalitet oppnås ved forhindring, ikke ved vurdering og frasortering. Den operative standarden for kvalitet er null feil, ikke akseptable kvalitetsnivåer. Kvalitet måles ved kostnadene som oppstår fordi kravene ikke blir oppfylt. Kvalitetskostnadene anslås til 25 % av omsetningen i produksjonsbedrifter, og 40 % i servicebedrifter. Kvalitetskostnader Kostnader knyttet til å hindre at feil oppstår. Kostnader knyttet til å redusere konsekvensene av oppståtte feil Gjør rett første gang ! Frode Reksten
18
Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten
19
Hva betyr det å prioritere ?
Prioriteringer Hva betyr det å prioritere ? ? ? Frode Reksten
20
Prioritet og effektivitet
Gjøre tingene riktig (dette viser bare dyktighet) Gjør de riktige tingene (gode valg gir effektivitet) Gjør de riktige tingene riktig (gode valg – effektivitet – dyktig) I riktig rekkefølge Til rett tid Godt nok Hurtig nok Med riktig bruk av ressurser Gjør gjerne de minst lystbetonte tingene først på dagen. Trivsel skaper ikke resultater ! Resultater skaper ekte trivsel ! Frode Reksten
21
Prioriteringsmatrise - effekt og ressursbruk
Prioritet 2. Prioritet Høy 3. Prioritet Kan gjennomføres 4. Prioritet Bør ikke gjennomføres Lav Ressursbruk Vanskelighetsgrad Lav Høy Oppmerksomhet Anerkjennelse Egenutvikling Frode Reksten
22
Prioriteringsmatrise – viktighet og tid
Høy 1 3 Gjør først Vent 2 4 Gjør raskt Gjøres kanskje Lav Tidsfrist Kort Lang Hva er viktig - egentlig ? Frode Reksten
23
Påvirkningsmulighetene varierer, også energibruk
Det du fullt ut kan styre. Her er det bare å sette i gang. Det du bare kan påvirke. Dette er kanskje mer enn vi tror. (Men, du kan ikke styre all tiden din…) Det som i realiteten er gitt. Her er det ingen hensikt å bruke mye energi. 100 % 1 – 99 % 0 % Frode Reksten
24
Alle klimaundersøkelser viser…
Medarbeiderne Lederne Frode Reksten
25
Ledelsesmessig hodepine
Konkret case Lav CRM Høyt sykefravær Mye overtidsbruk Høy turn-over Høye kostnader Lav trivsel på klimaundersøkelser Frode Reksten
26
Ineffektiv informasjonsflyt
Hvilke felles- nevnere finnes ? Trender ? Systematikk ? Kunder Kunder Kunder Kunder ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Kunder Deg ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Hvilke krav, spørsmål, etterlysninger kommer ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder Kunder Kunder Kunder Frode Reksten
27
Effektiv informasjonsflyt
Kunder Kunder Kunder Kunder Gjør rett første gang ! Fredagsnytt Rutiner, Prosedyrer Forskrift Avviksmeldinger Korrigerende tiltak Tillit, gjennom handling og resultater Kunder ? Kunder Deg Kunder Kunder Kunder ? Proaktiv informasjon ? Kunder Kunder Kunder Kunder Forsøk å ikke bare gjør MER, forsøk å gjøre det på en ANNEN måte. Frode Reksten
28
Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten
29
Hva er hensikten med møtet ?
Møter Hva er hensikten med møtet ? Rapporteringsmøte ? Prosjektmøte ? Utviklingsmøte ? Presentasjonsmøte ? Forberedelser Innkalling Mål – agenda Gjennomføring Referat – beslutningspunkt - protokoll Frode Reksten
30
Grad av styring av møter
Sterk styring Korte Effektive Strukturerte Tydelige Liten styring Involverende Sosiale Inkluderer flere Kreative Innovative Hva er hensikten ? Hva er målet ? Situasjonsavhengig styring Frode Reksten
31
Ordet fritt 15 min på slutten
Akvariemøte Åpen invitasjon Møtetidspunkt Ikke allmøte Ordet fritt 15 min på slutten Brukes bevisst Frode Reksten
32
Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap - sendt ut til 5
Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap - sendt ut til ansatte… ”Det viser seg at slitningsterminal for sommerjakke og ekstra bukser, for en del ansatte ikke faller sammen. Man har derfor etter behandlingen i uniformsutvalget, bestemt at hel sommeruniform – jakke og bukse – første gang etter 1. januar, skal leveres ved forfall av slitningsterminen for sommerjakke. I de tilfeller ekstrabuksen (sommerbuksen) forfaller til levering mer enn 12 måneder før terminen for sommerjakken, utleveres imidlertid sommerbuksen etter slitningsterminen. Vedkommende får dessuten ny sommerbukse med avkortet slitningstermin, sammen med sommerjakken, når denne forfaller til levering. Forfaller derimot sommerbuksen til levering 12 måneder eller mindre før terminen for sommerjakken, forlenges terminen for sommerbuksen, og denne utleveres da først sammen med sommerjakken.” Frode Reksten
33
Enkelhet - Kreativitet - innovasjon
Da Ivar Aasen gikk opp til eksamen i norsk skriftlig på videregående skole lød oppgaven: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” Frode Reksten
34
”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.”
Han skrev: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” Lykt brente, ku spente. Låve tente, og hele Chicago brente. K I S S Frode Reksten
35
Hvordan bli mer effektiv som leder ?
Tid Kvalitet Prioriteringer Møter Styring av arbeidsdagen Frode Reksten
36
Gjør omtrent samme jobben – med mindre ressursbruk
Frode Reksten 36
37
Trinn for egen effektivitet og trivsel !!
Rydd kontoret og Pcen din Utvikle din arbeidsmetode Organiser kontoret og PCen din Planlegg din tid og dine gjøremål Frode Reksten 37
38
Hvor er det viktigst å ha orden ?
Er det slik du har det på kontoret ? Hvor er det viktigst å ha orden ? Foran deg eller bak deg ? Frode Reksten Frode Reksten 38
39
Arbeidsbordet - kontoret
An empty desk, is a sign of an empty mind… Frode Reksten Frode Reksten 39
40
Papirkassetter Frode Reksten 40
41
Arbeidsbordet på PCen Frode Reksten
42
Hengemapper Frode Reksten 42
43
Arbeidsorganisering - papirflyt
Fjernarkiv (Arkivrom) Post Papirkassett Inn Pågående Nærarkiv (Hyller/skap) Ut Til lesing Makulering Kontorpult NB: Gjøremål Hengemapper (Arbeidsarkiv) Søppel Resirk Frode Reksten
44
Arbeidsorganisering - PC
E- post Favoritt mapper Inn Pågående Mapper og filtre Sendte Til lesing Slette Arbeidsbord på PC Kalender Gjøremål Frode Reksten
45
Mail organisering BCC Slettes ulest CC Skummes og slettes ofte
TO Leses og behandles Frode Reksten Frode Reksten
46
Gule lapper ✔ Binders ✔ Frode Reksten 46
47
Kalenderorganisering
Frode Reksten
48
Hvor mye av tiden din kan du planlegge ?
Tidsplanlegging Hvor mye av tiden din kan du planlegge ? Frode Reksten
49
Hva skal jeg være ferdig med:
Tidsplanlegging Hva skal jeg være ferdig med: I dag Denne uken Denne måneden Dette kvartalet Dette kan bidra til å heve blikket, og til å tenke de lange, gode, kreative og store tankene. Følg ditt biologiske ur ! Frode Reksten
50
Standardisering Lett gjenkjennelig Andre finner frem 50 03.04.2017
Frode Reksten 50
51
Organiser faste grupper i f m møtereferat, prosjekter, infoskriv m m
Kontaktregister Organiser faste grupper i f m møtereferat, prosjekter, infoskriv m m Frode Reksten
52
Standard etiketter, direkte fra Outlook
Frode Reksten
53
Synkronisere kontaktregister mot telefon
Frode Reksten
54
Strukturer/standardiser arbeidet
Anbefalinger for deg Strukturer/standardiser arbeidet Lær å utnytte ditt elektroniske verktøy Bruk én tidsplanlegger Planlegg møter, reiser og oppgaver Beskytt deg mot avbrytelser Slå av alarmer i elektronisk kontor Steng telefonen i perioder ved behov Steng døren til kontoret ditt Reserver egentid i kalenderen din! Frode Reksten 54
55
Sett av tid til å tømme innboksen din hver dag
Anbefalinger for deg Sett av tid til å tømme innboksen din hver dag Vær flinkere til å slette/kaste første gang Vær kritisk til hva du tar vare på Overhold tidsfrister og gi beskjed når de sprekker Kun én oppgave på pulten av gangen Sett mål og evaluer deg selv Gi deg selv ROS, fokuser på det du har løst. Frode Reksten 55
56
Takk for oppmerksomheten !
”Vi har sagt til ham at det var umulig, men han ville ikke høre !” Frode Reksten
Liknende presentasjoner
© 2024 SlidePlayer.no Inc.
All rights reserved.