Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Webredaksjonsmøte 16. feb. 2011. Agenda • Workshop oppsummering • Målsettinger for intra- og internett • Skissene for intra- og internett • Brukertester.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Webredaksjonsmøte 16. feb. 2011. Agenda • Workshop oppsummering • Målsettinger for intra- og internett • Skissene for intra- og internett • Brukertester."— Utskrift av presentasjonen:

1 Webredaksjonsmøte 16. feb. 2011

2 Agenda • Workshop oppsummering • Målsettinger for intra- og internett • Skissene for intra- og internett • Brukertester for intra-og internett • Websamling: med tema opprydding på web • Vi skal sitte igjen med ting vi klarer å oppdatere hver xx. Klarer vi ikke det er innholdet gammelt innen ett år! • Hvilke sider som skal med, hvilke skal ikke • Prioriteringsliste over hvilke sider som er viktigst til mindre viktige • Bruk av sjekkliste for gjennomgang av kvaliteten på innholdet • Hvem skal lese dette? • Hvor mange er det snakk om? • Dokumenter vs html • Hvilke felter i EPi skal dere bry dere om å redigere, hvilke ikke • Ta opp lista over kvalitetskriterier som må gås gjennom for hver side • Forklare kø-listene for nih.no • Gå gjennom interne og eksterne lenker og valgfritt felt • Statistikk • Datarommet hver onsdag 10-12

3 Mål for workshopen • Sette opp prioriterte mål for intranettet • Identifisere ulike målgrupper • Identifisere de viktigste funksjoner og innhold på intranettet

4 Deltakere på workshopen • Baard Wist • Frode Sagedal • Hans Andresen • Karen Christensen • Karine Justad • Line Blekeli • Monica Skildheim • Sigmund Loland • Torun Gjerustad • Vebjørn Johansen • Kari Hamnes (NetLife Research) • Martha Lyngnes (NetLife Research)

5 Tidplan interaksjonsdesign og grafisk design for intranett AktiviteterTidplan Mål, brukere og innhold • Halvdags workshop om mål, målgrupper, bruksoppgaver og kjerneinnhold. • Oppsummering fra workshop. Workshop 2. februar 12 – 16 Oppsummering 3. februar Konseptskisser • Utkast til konseptskisser (maks 5) • Arbeidsmøte om konseptskisser. • Revisjon og dokumentasjon av konseptskisser. Arbeidsmøte konseptskisser 10. februar 9-11 Reviderte skisser 16. februar Prototyping av interaksjonsdesign • Utkast til klikkbar prototype (maks 5 sidemaler) med innhold produsert av NIH. • Avsjekkmøte. • Revisjon og dokumentasjon av prototype etter avsjekkmøte. Avsjekkmøte 23. februar 9-11 Ferdig prototype 2. mars Grafisk design for intranett • Oppstartsmøte om frihetsgrader og føringer. • Utkast til hovedretninger for grafisk design • Avsjekkmøte med beslutning om hovedretning. • Detaljering av grafisk design. • Avsjekkmøte. • Revisjon av grafisk design. • Dokumentasjon og grafiske filer. Oppstartsmøte 2. mars 9 – Avsjekkmøte hovedretning 3. mars Avsjekkmøte detaljering 10. mars 9 – Leveransemøte intranett interaksjonsdesign og grafisk torsdag 17. mars kl

6 Dagens intranett – positive og negative ting

7 Snapshot fra workshop Grønt er positivt, oransje er negativt

8 Positive ting • Navnet er bra! • Grei design • Informasjonsspredning • Fyller mange infobehov – begrenser e-postbruk • Informativ • Mye og lett tilgjengelig informasjon • Nyttig informasjonskanal • Innholdsrik • Viktigste informasjonskanal • Alle kjenner Innersvingen • Lett å spre informasjon • Kommuniserer på tvers • Miljøskapende • Nyhetsoppdatering på huset • Navigasjon • God oversikt • Noen av rutingsidene er bra • Enkelhet • Rimelig brukervennlig • Lett å manøvrere i • Forsida • Rask info på forsida • Nyhetene er varierte • Bra tilfang av nyheter • Spesifikt innhold • Innholdet på hovedmenyvalg "Organisasjon" er bra • Presentasjon av nyansatte • HMS-håndboka • Telefonliste • Bilder – gir følelse av fellesskap, blir kjent • PØs nye personalsider • Mange bidragsytere • Mange bidragsytere – ikke alle kan publisere, men mange som gir bidrag inn til de som publiserer • Lett å få ut viktig info • Relativt enkelt å redigere

9 Negative ting • Navigasjon • Uryddig/uoversiktlig. • Enkelte sider som er mer hyppig brukt (og mer relevante for alle) må løftes frem. • Dårlige innganger til viktig info • Ikke gode nok navn på menypunktene • Vanskelig å finne fram • Vanskelig å finne igjen informasjon • For mye info i for dårlig struktur • Oversikten og strukturen er ikke god nok • Publisering • For vanskelig å redigere • Ressurskrevende å vedlikeholde/oppdatere • I noen tilfeller for strengt formatteringsmessig • Innhold • Dårlig felles- og seksjonsvis arkivstruktur • For lite differensiering i forhold til brukergrupper • Varierende kvalitet/innhold • Mye utdatert og gammel info • Design • Trenger designfornyelse • For liten skrift • Liten plass til hovedinnhold på siden. Menyer venstre/topp/høyre tar plass. • Layout er ikke bra (brukergrensesnitt) • For mye luft • Dårlig samsvar/tilpasning mellom nih.no og Innersvingen

10 Negative ting forts. • Forsida • Fungerer i for stor grad som en nettavis • Lite fleksibel • For mye fokus på nyheter • Daglig arbeidsverktøy • Mangler inngang til viktige elektroniske verktøy • Fungerer ikke som en arbeidsflate • Motstand hos noen ansatte for å bruke intranettet • Det er ikke i alle sine rutiner å oppdatere seg på Innersvingen • Personalisering • Burde kunne designe personlig forside • Savner personlige snarveier • Teknisk • Bør være mulig å bruke også med Mac og Linux, ikke bare Windows • Søkefunksjonen og søkeresultatet er dårlig (mange kommenterte dette) • Samme dokument finnes i flere versjoner (mangler automatisk oppdatering) • Vanskelig å få tilgang når man ikke er på huset (f.eks. ved lengre fravær, permisjon) • Frister, møter o.l burde komme automatisk opp i Outlook

11 Hovedmål for intranettet

12 Mål for intranettet 1. Skal støtte det daglige arbeidet • Gi rask tilgang til dokumentarkiv, arbeidsverktøy, skjema og nødvendig informasjon • Redusere intern e-postbruk, spesielt i forhold til vedlegg 2. Skal gi effektiv kommunikasjon med og mellom alle ansatte • Være enkelt for alle å bidra (mange til mange) • Tilby funksjoner for samhandling og samarbeid 3. Skal gi økt trivsel og stolthet • Bidra til klima for åpenhet og trygghet internt • Fungere som lim i organisasjonen • Gi mulighet for organisering av og informasjon om sosiale aktiviteter

13 Målgrupper

14 Om målgrupper • Se om målgruppene har spesielle behov i forhold til innhold og funksjoner på intranettet • Sjekke at ideer, konseptskisser og prototype dekker behovene til de ulike målgruppene • Ikke en prioritering av en målgruppe over en annen

15 Målgrupper • Alle ansatte • Ledere • Informasjonsmedarbeidere • Tar behov fra denne gruppen i prosjektgruppa underveis i arbeidet • Administrativt ansatte • Bl.a. vaktmester/drift, vakter, ansatte på servicetorget • Administrasjon • Vitenskapelig ansatte (f.eks. stipendiater) • Utenlandske arbeidstakere (trenger basisinfo på engelsk) • Kortidsansatte (f.eks. timelærer, gjesteforskere) • Nyansatte • Ansatte med nedsatt funksjonsevne • Faglig og administrativ ledelse • Administrative ledere • Faglig ledelse • Seksjonsledere (både admin og vit) – har personalansvar • Seksjonsrådgiver (både admin og vit.) • Renholdere • Vanskeligere å bli del av bedriftens kultur • Ikke så god netttilgang, men har behov for info som ligger der • Tillitsvalgte/Fagorganisasjoner • Verneombud • Likestillingsombud

16 Viktigste funksjoner og innhold for utvalgte målgrupper

17 Alle ansatte • Personal • Rutiner og retningslinjer- må løftes opp, hvilke gjelder alle, hvilke gjelder spesielt for noen, bør løftes opp. • Varsling • Abeidstid – sommertid/vintertid • Sykdom og fravær • Ferie • Lønn • Skatt • Permisjonsordninger • Forsikringsordninger • Ansettelsesforhold • Skjemaer • Kompetanseutvikling og kurs • Ansatthåndbok • Personalreglement • Rettigheter og plikter i forhold til lovverket og avtaler (hovedavtaler, tariffavtaler) • Sykefraværsproblematikk (IA-avtale) • Timeskriving • HMS • HMS-håndbok • Sikkerhetspolicy, regler om personvern, informasjonssikkerhet • Beredskapsplan

18 Alle ansatte forts. • Praktisk • IKT-instruks • Veiledning og opplæring i administrative systemer – hvilke brukes til hva og lenke til applikasjoner og innlogging • Maler (ppt, designmal, brevark, etc.) • Fotoweb – bildearkiv • Kart og bilder over bygninger, lenke til møterom • Deling av nyttige kontakter (konsulenter, oversettere, etc.) • Strategi og ledelse • Referater seksjon • Strategi og mål • Strategiske dokumenter • Styresaker (alle) • Alle referater (administrativ ledelse og faglig ledelse, seksjon, studieutvalg) • Sosialt og velferd • Sosiale aktiviteter og bedriftsidrettstilbud • Velferdstilbud, f.eks. NIH BIL • Aktivitetsgrupper på NIH • Oversikt foreninger og organisasjoner • Tillitsvalgte (info om dette) • Hva skjer? • Aktiviteter i løpet av året • Hvem – hva – hvor • Organisasjonskart • Organisasjonsinfo – styrer og utvalg, seksjoner og avdelinger • Hva gjør administrasjonen, og hvem gjør hva – rolleavklaring og presisering

19 Nyansatte • Rutiner knyttet til nyansettelser • Startpakke over formaliteter som må ordnes, f.eks. • Mail • Skattekort • Kontrakter • Bruk av PC/Mac • Pålogging • Veiledninger • Felles databaser • Mest brukte personalrutiner (regler arbeidstid, ESS, etc.) • Informasjon til utenlandske arbeidstakere ("where to go", EU-dokumenter, etc.) • Direktelenke til ansatthåndbok • Intro til NIH – kulturen i NIH • NIH historie • Info om Oslo

20 Administrativt ansatte • Kompetanseutvikling og personalinfo som er spesifikk for administrativt ansatte • Referater fra administrativ ledelse (AL) • Administrative regler som gjelder spesielt for administrativt ansatte

21 Vitenskapelig ansatte • Forskning • Forskningsetikk • Hvem forsker på hva (bør være med i Hvem – hva – hvor, evt. hente fra nih.no) • Info om forskningsprosjekter (evt. hente fra nih.no) • Rutiner for prosjekter • Reservasjon laber • Faglige presentasjoner – f.eks. når noen har presentasjoner på huset – gjesteforelesning (evt. under "hva skjer") • Forskningspermisjon • Tildeling av midler • Forskningsverktøy – oppdateringer (f.eks. når en seksjon kjøper inn et analyseverktøy kan også andre seksjoner ha nytte av det, oversikt på tvers av seksjoner) • Studier • Kvalitetssikringssystem studier • Studieadministrative rutiner • Studier (økonomi, studentoppfølgingsressurser) • Semesterkalender • Diskusjon om undervisning – øke mulighet for faglig ansatte å diskutere (forum) • Har noe i dag, men har ikke fungert, må være veldig lav terskel for å delta • Bør ha kommentarfelt • Admin • Hva gjør administrasjonen og hvem gjør hva i administrasjonen (rolleavklaring, presisering) • Reglement og rutiner for overtidsarbeid for vitenskapelige ansatte (spesielle regler gjelder)

22 Faglig og administrativ ledelse • Rutiner og reglement for ledere med personalansvar, f.eks. • Sykefraværsoppfølging (oppfølgingsplan, dialogmøter, etc.) • IA • Reglement for overtidsarbeid blant vit. Ansatte • Eksterne lenker: Statens Personalhåndbok, KD (høyere utdanning), hovedtariffavtale - nyttige lenker, lovdata, høgskoler, andre organisasjoner • MSS-opplæring og bruk (lederprofil i ESS – om sykefravær, etc.) • FL/AL-kalender – har egne sider i dag – kunne vært en felles sider selv om det er egne grupper (møter, fravær, spesielle oppgaver og prosesser) • Lenker til lederutvikling (offentlig lederutvikling – bør være lenke til) • Kvalitetssikringssystem studier • Økonomi og budsjett • Rutiner og frister for ledere med budsjettansvar/betalingsmyndighet • Lenker og dokumenter i forhold til økonomiansvar og budsjettkalender • Kalender • Rapportering/milepæler • Påminning og oversikt over frister (kanskje kunne abonnere på dette?)

23

24

25

26 Intranett 1.0 vs. Intranett 2.0 Intranett 1.0 • Godkjent innhold (skjema, retningslinjer, opplæring) • Få som publiserer • Sikker aksess til sentrale applikasjoner • Sentralisert organisering • Involvering av brukere for å finne sentrale oppgaver som intranettet skal støtte • Gjør innhold som er kritisk for virksomheten tilgjengelig Intranett 2.0 • Mer spontant innhold- ingen godkjenning først • Mange som publiserer • Ad-hoc og desentralisert struktur • Sømløs blanding av internt og eksternt innhold • Støtte for oppgaver og prosesser etter som behovet oppstår • Fanger opp kunnskap i bedriften

27 ”Cut the crap” • Noen bedrifter rensker ut opp mot 50% av innholdet når de gjennomgår gammelt innhold • Vær beinhard: • Hvem har nytte av innholdet/funksjonen? • Kan målgruppa få innholdet annet sted? • Hvem skal vedlikeholde/kvalitetssikre? • Når blir innholdet utdatert? • Hvordan skal brukerne kunne finne innholdet? • Gir bedre resultater for søk • Lettere å vedlikeholde Oktober 2008

28 Vær edruelig! • Ikke gjør alt på en gang • Finn ut hvilke funksjoner/hvilket innhold som MÅ være på intranettet (long neck) • Det brukerne MÅ få fra intranettet for å kunne gjøre jobben sin • Tenk deg at intranettet ditt bare har 4 sider – og prioritér! • Fjern unyttig innhold – blir enklere å vedlikeholde intranettet og enklere å finne nyttig innhold! • Se hva som skjer!

29 Innersvingens liv! En ”gladkristen” start • År 2005: Halleluja vi har et intranett, ALT er mulig…. • Vi legger ut og lager mye bra innhold • Flere og flere deltar

30 Problemer oppstår... • Innhold er inkonsistent, ustrukturert, ikke oppdatert, ikke komplett, ikke nyttig • Vi "fyller ut" og legger til i menystrukturen • Men sletter aldri, skriv sjelden om • Lite ressurser til intranettarbeid - lite støtte fra ledelsen • Brukerne finner ikke det de trenger • Intranettet blir ikke brukt effektivt • Publikasjonsprosessen er uklar • Publiseringsløsningen fungerer dårlig • Søk fungerer dårlig

31 Innersvingen 2005 Innersvingen 2011

32 Nå har vi en unik mulighet • - til å rydde opp i rotet

33 Oppdater eller slett • Datostempel på alt innhold • Oppdater eller slett innhold! • Gjenfinning blir letter og søket bedre.

34 Slik blir det ofte

35 Slik bør det være

36 Skisser nih. no

37 Websamling • Forslag: • 28. – 29. april: • 9. – 10. april: • 12. – 13. april: • - er det andre som skal være med?

38 Statistikk • Unike brukere, øker ca 20 % • Gjennomsnittlig tid på siden over 3 min • + • ?

39 Datarommet hver onsdag 10-12


Laste ned ppt "Webredaksjonsmøte 16. feb. 2011. Agenda • Workshop oppsummering • Målsettinger for intra- og internett • Skissene for intra- og internett • Brukertester."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google