Hvordan jobber Forsvarsbygg for å utvikle og forbedre økonomistyringen

Presentasjon om: "Hvordan jobber Forsvarsbygg for å utvikle og forbedre økonomistyringen"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvordan jobber Forsvarsbygg for å utvikle og forbedre økonomistyringen
Hvordan jobber Forsvarsbygg for å utvikle og forbedre økonomistyringen? Ved Plan- og budsjettansvarlig Bjørnar Stifossmoen

2 Tema Kort om Forsvarsbygg
Iverksettingsbrev (tilsvarende tildelingsbrev) Strategi med mål og styringsparametere Budsjett Rapportering Analyse

3 Forsvarsbyggs oppgaver
Vi utvikler og bygger nye eller rehabiliterer bygg og anlegg Forsvaret trenger Vi leier ut, drifter og vedlikeholder alle eiendommer som Forsvaret benytter Vi tilbyr spesialkompetanse innen sikring, fortifikasjon, kulturminnefor-valtning og miljø Selv om vi har blitt litt mindre, har vi nok å stelle med. Dette er våre viktigste oppgaver: (Gå gjennom punktene) Landets største eiendomsforvalter Offentlig eiendomsaktør som bygger, drifter og selger eiendom for Forsvaret Opererer forretningsmessig til kundenes, eierens og samfunnets beste Løser offentlige eiendomsoppgaver i balanse mellom forvaltning og forretning Underlagt Forsvarsdepartementet Forsvaret som største og viktigste kunde, men har også kunder i andre offentlige markeder Vi forvalter, ivaretar og utvikler Norges historiske festningsverk for allmennheten Vi avhender eiendom Forsvaret ikke lenger har bruk for 3

4 Nøkkeltall 4

5 Husleiemodell for forvaltning og utvikling
En annen viktig del av vårt oppdrag er at vi skal drive i henhold til en husleiemodell. Slik får vi full oversikt over inntekter og utgifter, som igjen gjør det lettere å styre. En gjennomgang av denne gir et ganske godt bilde av hvordan vi driver og hvordan vi er finansiert. (klikk fram) Vår viktigste inntektskilde er husleien. I 2009 fikk vi inn litt over 1,8 milliarder kroner fra våre leietakere, som i all hovedsak er Forsvaret. (klikk fram) Drøyt halvparten av dette gikk tilbake til drift, vedlikehold og forvaltning av eiendommene. (klikk fram) Den andre snaue halvparten gikk inn i en pott som disponeres av Forsvarsbygg sammen med Forsvarsdepartementet. Pengene i denne potten går til modernisering og nybygg. (klikk fram) I denne potten inngår også en del av de pengene vi får fra salg av eiendom, (klikk fram) pluss et investeringstilskudd hentet fra Forsvarets del av statsbudsjettet. I 2009 ble dette til sammen nesten 1,5 milliarder kroner. Slik fungerer systemet, slik sirkulerer pengene og slik vil det i hovedsak være også i årene som kommer. Tall fra 2009 5

6 Til stede over hele Norge
6

7 Organisasjon

8 Iverksettingsbrev (tilsvarende tildelingsbrev)

9 Budsjettkalender - virksomhet

10 Iverksettingsbrev (Tildelingsbrev)
Iverksettingbrevet kommer i desember hvert år og inneholder Kapittel 1 - henviser til styrende dokumenter, Forsvarets og Forsvarsbyggs hovedfokus innenfor gjeldende langtidsplan Kapittel 2 - viser målbilde for Forsvarsbygg i 2010 basert på balansert målstyring (se neste lysark) Kapittel 3 – økonomiske rammer for 2010 Kapittel 4 – etatsstyringsmøter, samordningsmøter og rapportering Kapittel 5 – evalueringer Vedlegg 1 – Presisering av styringsparametere Vedlegg 2 – Nasjonalfinansierte investeringer Vedlegg 3 – Budsjettgrunnlag for 2011

11 Tildelingsbrev (2) Målbilde Forsvarsbygg 2010

12 Tildelingsbrev (3) Eksempel på strategisk mål i 2010

13 Tildelingsbrev (4) Eksempel på strategisk mål i 2010

14 Tildelingsbrev (6) Eksempel på eksternt styringsparameter i 2010

15 Tildelingsbrev (5) Eksempel på eksternt styringsparameter i 2010

16 Forsvarsbyggs hovedtall til St.prp. nr 1 (2010-2011)

17 Strategi med mål og styringsparametere

18 Hovedmodell for samhandling
FD Forsvarsbygg Forsvaret Kontrakt husleie/eiendomstjenester

19 Styringshjulet Styringshjulet består i Forsvarsbygg av tre hoveddeler:
Oppfølging Måling og rapportering

20 Strategi og planprosess for gjennomføringsåret 2011
2010 IVB 10 Plangrunnlag 2011 Innspill til St.prp. nr. 1 ( ) 4/5 FD Styre IVB 2011 og plangrunnlag 2012 Årsmøte ultimo april Styrets strategisamling 14/4 Beslutter budsjett Styremøte 5/5 Styremøte 30-31/5 Diagnose konsern 11-12/1 POC 2-3/3 POC 22/3 Forretningsstrategi (kap 1-7) POC 10/5 POC 6/9 ADFB FO Lederkonferansen 2-3/6 POC 8/11 Forretningsplan Plan og budsjettføringer inkl. mål og styringsparametere (10/6) Strategisk kart Internt plan- og budsjettmøte 17/6 Budsjettinnspill fra FOene Diagnose FO Forretningsstrategi (kap 1-7) Forretningsplan (kap 8) FO- styring Budsjett ferdig til 1/11

21 Forsvarsbygg – strategisk retning
Strategiprosessen er i dag basert på en scenariobasert tekning med fokus på de viktigste driverne frem til 2020. Viktigste drivere er: Markedsorientering Monopol kontra konkurranse Endring av statlig eiendomsforvaltning Sektororientert utvikling (forsvarssektoren) kontra bransjeorientert utvikling (eiendomsbransjen) 4 prinsipielt forskjellige utviklingsretninger (scenarier) frem mot 2020 ble utarbeidet.

22 Scenarier ”Eiendom er eiendom” ”Statens eiendomsforvaltning”
”Nisjespillere” Forsvarsbygg 2020 Monopol Marked Forsvarsbygg 08 ”Skjebnefellesskap med Forsvaret” ”Porteføljeforvalter” ”Forsvar er forsvar”

23 Kontinuerlig organisasjonsutvikling
Forsvarsbygg benytter Adizes som metode for løpende organisasjonsutvikling. Sentralt i denne metoden er at det gjennomføres en årlig ”diagnose” hvor vi blir enige om status/nåsituasjon og prioriterte forbedringsområder

24 3 sentrale input til forretnings-områdenes forretningsplaner
Strategisk retning Adizes diagnose (Handlingsplan) Tildelingsbrev Plan- og budsjettføringer Forretningsplan Budsjett Gjennomføring

25 Felles mal for forretningsplaner
1. Innledning 2. Forretningsidé/misjon 3. Rammebetingelser 4. Organisering og styringsstruktur 5. Produkter og markeder 6. Analyse 7. Strategisk retning 8. Handlingsplan for

26 Tjeneste-ytelser (leveranser) Mennesker, læring og utvikling
Mål og styringsparametere for 2010 Mål for Forsvarsbygg i 2010 = FD = Internt til Styret og AD Forsvarets EBA Virksomheten Forsvarsbygg Strategisk retning: - Bransjeorientering, samarbeid og allianser, forretningsledelse og optimal produktportefølje L3 L1 Være en kunde- tilpasset tjenesteyter Leveranser til eksterne kunder Tjeneste-ytelser (leveranser) L4 Godt omdømme L2 Verdibevarende og miljøriktig ivaretakelse av forsvarssektorens EBA Oppnå godt økonomisk resultat for virksomheten Ø1 Økonomi God totaløkonomi ved investeringer Ø2 prosesser Interne I2 Effektive verdiskapnings- prosesser I1 Forbedret evne til forsvarlig forvaltning Være en utfordrende og attraktiv arbeidsplass M2 Ha tilgang til kompetanse tilpasset Forsvarsbyggs behov M1 Mennesker, læring og utvikling

27 Mål og styringsparametere for 2010
Eksempel på internt styringsparameter i 2010 Internt Mål L3: Leveranser til eksterne kunder Ansvarlig for utvikling og definering av målet: Stab for strategi og utvikling Strategiske initiativ Etablere tilfredsstillende rammer og bedre incentiver for mersalg og salg til nye kunder Internt SP: L3.1 Timesalg til eksterne kunder Ansvarlig for utvikling og definering av SP: Stab for strategi og utvikling Definisjon/formel Omsetning til kunder utenfor forsvarssektoren menes alt salg av tjenester og produkter til offentlige og private kunder utenfor forsvarssektoren. Dette er salg av timer som gjøres for å beholde og utvikle kompetanse som vil tjene Forsvaret og/eller som er nødvendig for å opprettholde en robust og tilstrekkelig kapasitet til å dekke forventede fremtidige behov på en forsvarlig måte. Forsvarsbygg har som målsetting å øke det eksterne salget. Dette skal gjøres uten at det går ut over leveranseforpliktelsene til Forsvaret. Ambisjon Ansvar for måloppnåelse: NFV, Skifte Eiendom og Futura Frekvens: Tertialvis

28 Budsjett 2010 – Kobling mot strategisk retning
Enkel tiltaksmatrise for å oppnå ønsket strategisk retning i 2010 Tiltak Dagens tilstand Ønsket tilstand Budsjett for tiltak Risiko Styringspara. Bransjeorientering – tiltak 1 Forretningsledelse – tiltak 2 Samarbeid og allianser – tiltak 3 Optimal produkt- portefølje – tiltak 4

29 Budsjett

30 Eksempel på hovedpunkter i budsjettinnspill 2011
Kapitalelementet (som er likt avskrivningene) i husleien blir 952 mill. kroner (mot 942 mill. kroner i 2010). Økning i operative objektgrupper for POL, fortifikatorisk og sensoranlegg utgjør 28 mill. kroner for Forsvarsbygg og Forsvaret anser ikke dagens nøkkeltall som kostnadsdekkende. Vedlikehold foreslås økt med 59 mill. kroner for å ta igjen manglende priskompensasjon for perioden 2002 til I tillegg anbefaler vi en ytterligere styrking av vedlikeholdet for å ivareta EBA-massen i et levetidsperspektiv (etter LCC beregninger). Energimerking av bygg skal være gjennomført innen Forsvarsbygg vil søke om utsettelse til Usikre anslag tilsier at vi trenger 15 mill. kroner for å gjennomføre 25 % av jobben i 2011. Vår anbefaling er at dagens nivå til NFV opprettholdes (justert for prisstigning), men at det skjer en omfordeling av nøkkeltallene mellom forvaltning og drift for For 2011 forventes det kostnader for 143,5 mill. kroner. Inntekter er beregnet til 75,6 mill. kroner. Dette gir et tilskuddsbehov på 68 mill. kroner for 2011. I tillegg til ordinært vedlikehold på 44 mill. kroner hos NFV bør det frem til 2017 gis et ekstraordinært vedlikeholdstilskudd på 59 mill. kroner over kap post 46. Dette vil bidra til at sektoren ivaretar personsikkerhet, kulturminneverdier og en opprettholdelse av verdien i porteføljen. Investeringene over kap post 47 har i 2011 et anslag på i størrelsesorden 1  mill. kroner. Dette er noe høyere enn oppgitt planramme på 1 670 mill. kroner for 2011. Netto resultatet til Skifte Eiendom er justert ned til 100 mill. kroner for 2011. Miljøopprydding i sjøsedimenter i Ramsundet. Pålegget kommer fra Klif (tidligere SFT). Forventet oppryddingskostnad ligger på ca. 25 mill. kroner pr år i 2011 og 2012.

31 Prioritering av finansieringsbehovene i 2011

32 Budsjett internt 2010 Plan- og budsjettarbeidet gjennomføres i to faser Første fase innbefatter utviklingen av forretningsplaner/ handlingsplaner i forretningsområdene etter samme mal som tidligere år Deretter vil tallbudsjetteringen foregå i fase to på grunnlag av disse planene. Budsjettforslaget skal være godkjent av forretningsområdets direktør og i styringsforum før det legges inn i ABM

33 Økonomimodellen til Forsvarsbygg
Dimensjoner i kontostengen Artskonto (NS 4102 – ramme for kontokoder og regnskapsoppstilling). Beskriver typen ressursinnsats – lønn, strøm, innleid bistand, maskiner & utstyr, med mer) Prosjekt: Oppfølgning av prosjekter, avtaler, mm. Ivaretar kobling mot kunde, faktureringsprosedyrer, statsregnskapet, intern ansvarlig, mm. Aktivitet: Spesifiserer prosjektbegrepet, og kan benyttes på tvers av prosjektene. Benyttes bl.a. til kontraktsstyring og prosessoppfølgning iht NS 3454 (LCC for byggverk) Anlegg: Kobling mot anleggsregisteret. Inneholder alle ”inventar” og etablissementer, samt driftsmidler. Arbeidsordre: Spesifiserer prosjektbegrepet, og knyttes unikt til ett prosjekt. Koststed: Forsvarsbyggs formelle organisasjonsstruktur. Grunnlag for budsjett og linjeansvar, økonomioppfølgning.

34 Budsjettering av intern samhandel
Eksempel på kjøp og salg av timer internt i Forsvarsbygg:

35 Budsjettering av Regnskapstjenester

36 Budsjettering av prosjekter

37 Budsjettering av prosjekter (2)

38 Agresso Planlegger

39 Agresso Planlegger (2)

40 Agresso Planlegger (3)

41 Agresso Excelerator Gå til Excelark

42 Rapportering

43 Rapportering Månedsrapporter
Resultat- og kontrollrapporter (hvert tertial) Årsrapporter SRS rapporter Tall til SSB Ad hoc rapporter Tiltaksrapporter

44 Rapporteringssystem

45 Avvikshåndtering - årsak/tiltak
Endre periodisering Forklare avvik Feil i periodiseringen av budsjettet? Feilregistrering av bilag? Feil i budsjettforutsetninger? For høyt/ lavt aktivitetsnivå i forhold til planlagt? Uforutsette hendelser? Ja Nei Endre kontering i ny kjøring Forklare avvik Ja Nei Forklare avvik Håndtere i eventuell budsjettrevisjon Ja Nei Gå gjennom lysarket på hvert punkt, eventuelt at man lar kursdeltakerne komme med eksempler fra egen hverdag. Iverksette korrigerende tiltak Omprioritere ressurser Forklare avvik Ja Nei Iverksette korrigerende tiltak Omprioritere ressurser Forklare avvik Ja

46 Månedsrapport

47 Resultat- og kontrollrapport
Eksterne styringsparametere

48 Mal for oppfølging i RKR
Internt SP: L3.1 Timesalg til eksterne kunder Status SE, NFV og Futura: Tekst inn her. ’ Risikovurdering SE, NFV og Futura: Total risiko: kritisk, høy, moderat eller lav.? (Til sammendragstabell) Identifiserte risiki SE, NFV og Futura: Tekst inn her, dersom risiko er vurdert til kritisk eller høy. Risikoreduserende tiltak SE, NFV og Futura: Tiltak for å eliminere / redusere identifiserte risiki, hvis risiko er vurdert til kritisk eller høy. Prognose SE, NFV og Futura: Forventet status. Basert på risikovurdering, etter gjennomførte / planlagte tiltak.

49 Oppfølging av prosjekter

50 Analyse

51 Husleieutviklingen i Forsvarsbygg 2003-2009
Forutsetninger lagt til grunn: Leieinntektene er hentet fra konto Leieinntekt eid bygg og anlegg, konto 3614 leieinntekt eid felles infrastruktur og 3616 leieinntekt eid skyte og øvningsfelt. I 2006 ble leieinntekt eid felles infrastruktur og leieinntekt eid skyte og øvningsfelt skilt ut på egne inntektskonti. Det ble i den forbindelse gjort nye beregninger på hva som var riktig leie og kvm prisen ble justert opp. Avskrivningene er hentet fra konto I 2009 ble det innført avskrivninger på strid, infrastruktur, vernede bygg og EBA knyttet til NATOs investeringsprogram for sikkerhet. Arealtallene er hentet pr 31. desember hvert år og viser utleid areal til Forsvarssektoren. Vi bruker som basisalternativ hvor husleien var kr 221,- pr kvm. Deretter har vi vektet lønnsandelen av husleien og øvrig hvusleie og kommet frem til en kalkulert utvikling i husleien mellom 2003 og 2009. Lønnsandel av husleien har de siste årene ligget på mellom % og vi har brukt et gjennomsnitt på 35 % i denne modellen. Lønnsutvikling 2008 og 2009 for Utleie er eksakt beregnet, mens vi for årene 2003 til 2007 har brukt SSB statistikk. KPI er SSB statistikk for perioden lagt til grunn.

52 Husleieutviklingen i Forsvarsbygg 2003-2009 (2)