Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Overordnet strategi.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Overordnet strategi."— Utskrift av presentasjonen:

1 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Overordnet strategi for innkjøp – kommuner i innkjøpssamarbeid MYNDIGHETENE DIFI OFFENTLIG SEKTOR INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Strategiarbeid - Valdresregionen

2 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Konkurranselovgivningen 2 Definert behov Behovsdekning Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Kunnskap og forskrift regulerer innkjøpsadferd og gir økt HANDLINGSROM Gjennom- siktighet Forretnings- messighet Forholds- messighet Konkurranse Like- behandling Forut- beregnlighet Etter- prøvbarhet

3 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Ønsket adferd Uønsket adferd Konkurranselovgivningen 3 Definert behov Behovs- dekning

4 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 3 – 5 % økonomisk effekt 15 – 20 % Sikre avtalt pris og kvalitet økonomisk effekt avtalebrudd og eventuelle rettstvister Mangelfull planlegging Ulovlige direkte- Upresise og lite styrings- og behovsdefinering anskaffelser dyktige kontrakter 4 Ønsket adferd Planlegging av anskaffelsen Gjennom- føring av anskaffelsen Oppfølging av anskaffelsen Uønsket adferd

5 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Offentlige innkjøp Samlet innkjøp 314,2342,4386, ,1 % Offentlig forvaltning232,10263,60 284, ,8 % Statsforvaltningen 136,60155,50165, ,2 % Statsforvaltningen inkl. forsvaret 115,70132,00140,40 Forsvaret 20,8023,5024,80 Kommuneforvaltningen95,50108,10 119, ,0 % Kommuner82,8093,70 103, ,1 % Fylkeskommuner12,6014,40 15, ,0 % Offentlig forretningsdrift 82,1078,8096,10 Statlig ekskl. oljesektoren 5,507,506,60 Oljesektoren 66,2057,9072,90 Kommunal og fylkeskommunal 10,3013,3016,60 Offentlig innkjøp i % av BNP 14,515,114,9 5

6 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser TIL SAMMENLIGNING  Offentlige anskaffelser i milliarder  Offentlige ansatte i  Offentlige årsverk i  Offentlige lønnskostnader i milliarder 6

7 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Angår dette oss ?? Oppsiden ved å gjøre riktige anskaffelser er om lag 20 milliarder kroner til publikums- og brukerrettet tjenesteproduksjon – hver år 7

8 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 8 Riksrevisjonens funn Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til:  tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering  mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter  mangel på dedikerte ressurser  mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet  mangel på ledelsesforankring

9 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 9 Riksrevisjonens Dokument 1 sier også: ”Det kan se ut som at offentlige virksomheter verken har evne eller vilje til å følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller benytte den anskaffelsesfaglige kompetansen som virksomheten innehar.” 4 år på rad har riksrevisjonen påvist store mangler i planleggingen, gjennom føringen og oppfølgingen av offentlige anskaffelser

10 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 10 St.meld. nr. 36 (2008–2009) Det gode innkjøp Interne forhold: - Behovsdekning - Best pris til beskrevet kvalitet - Minimal miljøbelastning - Verdiskapning ved effektiv ressursbruk Eksterne forhold: - Utvikling av markedet/ leverandørkjedene - Styrket tillet til bruk av felles- skapets midler - Verdiskapning ved konkurranse i markedet

11 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser ”Det gode innkjøp” 11 - Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA § 1 - Anskaffelsesregelverket, omdømmehensyn, forpliktelser mht. bl.a. miljø- og samfunns- ansvar - ”Det gode innkjøp” handler om LEDELSE OG STYRING Rammevilkår Ledelses- og styringsprosesser Kjerne- og støtteprosesser Formål

12 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar  Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP  Offentlige anskaffelser er REGLER  Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER  Offentlige anskaffelser er ORGANISERING  Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING  Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET  Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR  Offentlige anskaffelser er ADFERD  Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING 12

13 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN 13 Visjon Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler – Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting, feks.: Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel SMARTEe MÅL: Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle Realistiske – Tidsbestemte - Enkle Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte for å nå sine mål Eksempler på strategier: Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing - Anskaffelser -Miljø- og samfunnsansvar Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt- aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon Eksempler på tiltaksplaner: - Utarbeide policyformuleringer - Foredragsaktivitet - Gjennomføre seminarer/kurs - Yte praktisk bistand

14 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - VERDISKAPING 14 Behov oppstår VERDI Behovsdekning TID 1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess INNKJØPER OG VERDISKAPER 2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres 3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden INNKJØPER OG VERDISKAPER

15 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - VERDISKAPING 15 Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser

16 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser  Styringsansvar  Driftsansvar  Resultatansvar  Personalansvar  Kommunikasjonsansvar  Samfunnsansvar 16 Foreta prioriteringer, legge strategiske planer, sikre hensiktsmessig organisering, styre ressurser, fordele arbeid og regulere maktforhold Sørge for at virksomheten har systemer og rutiner som er tjenlige for oppgaveløsning og fungerer etter høye etiske prinsipper Ivareta mål- og resultatstyring slik at oppgavene blir løst effektivt og med høy kvalitet Sørge for å rekruttere og følge opp medarbeidere slik at de får muligheter til å bruke og utvikle sin kompetanse Legge tirette for god kommunikasjon internt og eksternt og sørge for flyt av relevant informasjon ”En god måte å sikre dette ansvaret på er å kunngjøre/ lyse ut offentlige anskaffelser” Fremme demokratiske og rettsstatlig verdier, vise åpenhet og bidra til godt omdømme i befolkningen

17 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 17 Etablere effekt- og resultatmål Resultatmåling Definere ressursmål Ansvarsdeling/ fullmakter Avvikshåndtering Kvalitetssystem Verdiskapning God forvaltnings- skikk Stor integritet Verdiskapning God forvaltnings- skikk Stor integritet Handlingsplan for anskaffelsesområdet Økonomistyring med fokus på effektivisering, brukerbehov og service Innkjøpssamarbeid Etablere e-handels- løsninger og anskaffe elektroniske verktøyer Etablere fullstendig fullmaktsstruktur Risiko- og sårbarhetsanalyse Internkontroll- system Etablere behovsdekning Evaluering av resultat av de konkrete anskaffelsene Evaluering av ressurser i anskaffelsesprosessen Fortløpende forbedringer mht. uttak av gevinster Kontraktsoppfølging God anskaffelses- funksjon LEDELSEN

18 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser  Offentlige anskaffelser må flytte fokuset; Fra informasjonsstadiet til endringsstadiet  Vi må vise modenhet, forpliktelse og evne til endring, men dette kommer ikke av seg selv  Individers modenhet, forpliktelse og evne til endring øker over tid  Åpenhet, samarbeid og delaktighet er nødvendig for å endre holdninger  Hvis ikke vil det gå ut over vårt omdømme. Det vil vel ikke ??  Hvilket fokus har vi på vår egen omdømmekapital ?? 18

19 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser  Noen gode grunner til å ta tak i endringsarbeidet:  KOFA har, fra 2009 til 2010, hatt en formidabel tilstrømning av nye saker – hele 43 saker – opp fra 277 til 396 saker.  KOFA håndterte hele 53 gebyrsaker i 2010 – hvorav 14 ble ilagt gebyr for til sammen 56 millioner - her er det 8 kommuner - så langt er det nå ilagt 25 gebyr for ulovlige direkteanskaffelser - riktig nok har også antall avviste saker økt  KOFA saker hvor miljø- og samfunnsansvar var ”involvert” var i 2010 hele 30 stk. Etter mitt skjønn 30 for mange !!  Snart kommer også nytt håndhevelsesdirektiv ?? 19

20 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Graden av modenhet, forpliktelse og evne til endring 20 TID Hørt om endringen Kjenner til hoved- innholdet i endringen Forståelse for hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Vurdering av hvordan endringen vil påvirke egen arbeidsdag Er motivert/har en positiv holdning og er villig til å legge ned en innsats for å arbeide med og implementere endringen Mestrer/behersker innholdet i endringen, og oppfatter dette nå som normalen Tar initiativ og eierskap til å få innført en optimalisert endring Visjon, Strategi og Handlingsplaner Er ikke motivert/har en negatig holdning til endringen og vil ikke legge ned en innsats for å arbeide men og implementere endringen Motsetter seg endringen Hvor er offentlig sektor i dette bilde ?

21 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 21 Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Politisk ledelse Ordfører, fylkesordfører, statsråd Innkjøpspolitikk Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Administrativ ledelse Ekspedisjonssjef, departementsråd, rådmann, kommunalsjef, virksomhets/enhetsleder Anskaffelsesstrategi Visjon og mandat Fastsetter de politiske rammene for anskaffelser i virksomheten Strategielementer Handlingsplan Fastsetter roller, ansvar, mål, prosesser og styringsmodell samt den operasjonelle gjennomføringen av innkjøpspolitikken Øvrig organisasjon Anskaffelser Drift og investeringer

22 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffelsesstrategiens mål  En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester.  Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon 22

23 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever:  At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart  At man motiverer og støtter endringsprosessen  At man etterspør resultater  At man avsetter ressurser og budsjettmidler 23

24 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Resultater som strategien kan gi:  Sikrere innkjøp betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift  Bedre innkjøp betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler  Enklere innkjøp betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling 24

25 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Mandatet  Strategier og rutiner skal være basert på etterlevelse av lov og forskrift, samt viktige innkjøpsfaglige mål og prioriteringer.  Fordeling av ansvar i virksomheten må være tydelig gjennom utarbeidelse av fullstendig fullmaktsmatrise  Synlig organisering av virksomhetens innkjøpsfunksjon 25

26 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffelsesstrategidokumentet  En anskaffelsesstrategi bør inneholde: - Kartlegging med analyse av nåsituasjonen til virksomheten - Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for virksomhetens anskaffelser - Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av strategien - Plan for oppfølging  Et slikt dokument kan struktureres i et eller flere dokumenter  Anskaffelsesstrategien må balansere mellom å være premiss- givende uten å bli for detaljorientert 26

27 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser OVERORDNET STRATEGI FOR INNKJØP – KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID INNLEDNING En anskaffelsesstrategi er et sett grunnleggende langsiktige mål for anskaffelser. De fastsetter retningen og støttende aktiviteter og nødvendige ressurser for å nå målene. Hensikten med en anskaffelsesstrategi er å øke verdiskapningen i virksomhetens anskaffelser gjennom klare mål, planer og aktiviteter. Dette skal bidra til at samfunnet sikres best mulige varer og tjenester til riktig kostnad, samtidig som leverandørmarkedet har en sunn og bærekraftig utvikling. 27

28 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffelser skal derfor gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på best mulig måte. Kommunene skal opptre i samsvar med: - god forretningsskikk - sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen - sikre at det ikke finner sted forskillsbehandling mellom leverandører. 28

29 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse Kommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterier Krav til miljø og sosialt ansvar skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester 29

30 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Følgende områder er sentrale i kommunenes innkjøpssamarbeid: 1. Kartlegging og ledelsesforankring 2. Organisering av innkjøpssamarbeidet 3. Kompetanse 4. Leverandørstrategi 5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen 6. Miljø, sosialt ansvar og omdømme 30

31 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 1. Kartlegging og ledelsesforankring En innledende kartlegging skal være overordnet og hensikten er å samle inn relevant informasjon for å få et mandat og en beslutning fra ledelsen på videre fremdrift Dette innebærer blant annet å få en oversikt over hva som skal til for å utarbeide strategien, samarbeidet med sentrale interessenter, prosesseiere, synliggjøre bruk av ressurser og tidsforbruk, skape forståelse og forankre behovet i ledelsen En viktig del av kartleggingen er å få oversikt over nåsituasjonen Her må det fremskaffes innkjøpsdata, så som innkjøpsvolum, leverandørinformasjon og forbedringsområder må defineres. 31

32 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Det er også avgjørende å etablere en felles forventning til effektiviserings-, pris og kvalitetsgevinster for kommunen. Ikke legg forventningsnivået for høyt. Ansvaret for strategien ligger i virksomhetens ledelse og det er ledelsen som skal gi føringer, rettledning og støtte til utarbeidelsen og implementeringen. Ledelsen må bidra til å sikre nødvendig mandat, prioritere ressurser og tidsforbruk til arbeidet og bidra til forankring i hele organisasjonen. 32

33 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 2. Organisering av innkjøpsarbeidet Alle innkjøp skal utføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser Alle avtaler skal evalueres og ha regelmessig oppfølging med tanke på kvalitet, levering og pris Innkjøperne i kommunene skal ha tilgang til fullstendig og samla oversikt over alle rammeavtaler og kontrakter Selv om det er fritt for den enkelte kommune å være med på en rammeavtale, skal en arbeide for at alle kommunene er med på flest mulig rammeavtaler 33

34 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Alle som er med på en avtale, skal vise lojalitet til og bruke avtalen Alle innkjøp skal utføres i samsvar med de reelle behov som de enkelte kommunene har Kommunene skal ha kompetente innkjøpere som kjenner lov og forskrift om offentlig anskaffelser, inngåtte avtaler og bruk av etablert innkjøpsverktøy 34

35 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 3. Kompetanse Kommunenes innkjøpere skal så langt som mulig, ha felles holdninger og forståelse av vedtatt regelverk og godkjente rutiner Alle som arbeider med innkjøp i kommunene skal generelt ha god kompetanse på innkjøp Innkjøpsrådgivere/koordinatorer skal ha nødvendig spisskompetanse til å utføre strategisk og løpende innkjøpsarbeid og utøve rådgiverrolle overfor samarbeidskommunene. 35

36 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 4. Leverandørstrategi Kommunene skal ha rammeavtaler for alle områder der dette er mulig eller hensiktsmessig Kommunene skal utnytte markedet gjennom hyppige konkurranser for å oppnå best mulig kvalitet, levering og pris Kommunene skal utvise stor integritet ovenfor alle leverandører 36

37 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen Kommunene ønsker en kortere innkjøpssyklus gjennom raskere utlysinger og evaluering av tilbud Kommunene ønsker større kvalitet i innkjøpsprosessen samtidig som en ønsker at denne prosessen kan utføres så effektivt som mulig Kommunene ønsker å redusere transaksjonskostnader ved innkjøp 37

38 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 6. Sosialt ansvar, miljø og omdømme Kommunene skal opptre slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Kommunene skal arbeide for et godt omdømme hos befolkningen og hos næringslivet Et godt omdømme er avhengig av resultater og adferd Godt omdømme skapes gjennom alt som gjøres og sies, så lenge det gjøres rett og kommuniseres riktig Kommunene skal ellers følge strategien i vedlagte policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser Vedlegg: Policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser 38

39 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Policydokument Miljø- og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser INNLEDNING Miljø- og samfunnsansvar i offentlige virksomheter defineres som helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosialt ansvar Virksomhetene skal opptre som en krevende og samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlige varer og tjenester tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder Offentlige virksomheter vil, når de bidrar på sin måte, se at deres handlinger har innvirkning på et forbruk og en produksjon som er bærekraftig 39

40 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Dette policydokumentet henvender seg til alle statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter i Oppland fylke. Likeledes skal dokumentet være retningsgivende for utvikling av et konkurransedyktig næringsliv Policydokumentet bør også være forankret i virksomhetenes anskaffelsesstrategi og/eller overordnede retningslinjer for virksomhetenes anskaffelsesvirksomhet 40

41 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Målet med offentlige anskaffelser i Oppland fylke Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid Opptre som ansvarlig samfunnsaktør, herunder: -Gjennomføre innkjøpsaktivitetene med høy etisk integritet -Sikre at leverandører overholder grunnleggende faglige- og menneskelige rettigheter -Ha fokus på at ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper bevares -Redusere problemet knyttet til sosial dumping -Spesifisere og velge produkter og løsninger som er universelt utformet -Spesifisere og velge produkter og løsninger som reduserer den totale miljøbelastningen 41

42 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffe varer og tjenester i henhold til gjeldende lover og regler Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkelt som mulig for brukerne i virksomhetenes organisasjonen Bidra til leverandørutvikling og konkurransedyktige leverandører Frigjøre ressurser til den kommunale og offentlige kjernevirksomheter 42

43 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Etisk integritet I forholdet til tilbydere og leverandører skal all samhandling skje forutberegnlig, gjennomsiktig og etterprøvbar – samtidig som nødvendig diskresjon utvises All opptreden skal skje på en slik måte at de offentlige virksomhetenes integritet og troverdighet ikke kan trekkes i tvil 43

44 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Prinsipper for anskaffelsesprosessen Alltid vurdere alternative løsninger og unngå nyanskaffelser hvis dette er mulig Vurdere konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles Identifisere og verifisere det faktiske behovet i et samarbeid mellom innkjøper og brukere og legge til grunn et helhetssyn på tvers av organisasjonen Enhver anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse 44

45 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Benytte objektive og funksjons- og/eller ytelsesbaserte spesifikasjoner og kriterier slik at konkurransen i markedet utnyttes Ikke diskriminere leverandører på grunn av nasjonalitet eller lokal tilhørighet Orientere ikke antatte tilbydere om hvorfor de ikke ble valgt Kontrollere og aktivt følge opp leverandøren i avtaleperioden 45

46 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Fokusområder i anskaffelsesprosesser Start Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunns- ansvar ivaretatt ? FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Konkurranse- dokumentasjon Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar Ordre- og faktura- håndtering Kontraktsvilkår- og oppfølging Stopp Terminering/ utfasing Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Tildelings- kriterier Kvalifikasjons- krav Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering NEI til konkurranse JA til konkurranse Konkurranse- gjennomføring KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder 46

47 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Behovsverifisering  Hvem har behovet og når, identifiser brukere !  Er dette vårt reelle behov ?  Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles ?  Kan behovet dekkes på alternative måter ?  Kan behovet minimeres ?  Gjennomføre analyser og undersøkelser !  Vil behovet endres over tid ?  Er det særlige miljømessige hensyn som må ivaretas ?  Hva med de etiske og sosiale hensyn ?  Økologisk mat  Miljøvennlig rengjøringskontrakter  Energieffektive bygg  El-bil / biodrivstoff / hybrid  Miljøvennlige varmesystemer  Energi fra fornybare kilder Definisjon av kontraktsgjenstanden  Teknisk spesifikasjon  Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon  En kombinasjon av disse, for eksempel: - maks utslipp av Co2 gr./km /euroklasse 4 el. 5 - forbud mot visse kjemikalier - krav om maksimalt energiforbruk - miljøvennlig drivstoff / varmesystemer Krav til ytelse 47

48 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse  At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/kapasitet, soliditet  Krav til kompetanse/rutiner for håndtering av kjemikalier, renholdsmidler, ledelsessystemer, etc.  Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket  Krav til å oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc.  Miljøkravet må være knyttet til kontrakts- gjenstanden  Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav 48

49 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Tildelingskriterier  Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier  Miljø bør bare brukes som tildelings- kriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen  Miljøkrav skal være knyttet til kontraktsgjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør  Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav  Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet  Kan fastsette særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten  Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging  Slike vilkår kan/bør omhandle - miljømessige forhold - sosiale og etiske hensyn - krav til kildesortering/gjenvinning - gjennomføre opplæringstiltak – for eksempel økonomisk kjøring (økokjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljø- ledelse, etc., etc.  Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial Kontraktskrav/kontraktsvilkår 49

50 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Kontraktskrav/kontraktsvilkår – oppfølging  Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent  Egenrapporteringsskjema – IEH  Strukturerte oppfølgingssamtaler  Kontroll/befaring på produksjonsstedet  Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold) - ISO 9001 Kvalitet/ Miljø / Samfunnsansvar / Risiko - EMAS - Miljøfyrtårn  ELLER TILSVARENDE !  Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle:  regelmessige status/oppfølgingsmøter  referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar  faste kontaktpunkter hos begge parter  gjennomføring av opplæringstiltak  oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik  tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer  oppfølging av etablert sanksjonsregime Kontraktsadministrasjon/oppfølging 50

51 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Se hele nettsiden på: Alt presentasjonsmateriell er selvfølgelig trykket på papir fra klimanøytral produsent og har opprinnelsesgaranti og FSC sertifikat. Papiret bærer EU Ecolabel (EU blomsten). Papirprodusent er også ISO 9706 sertifisert Nedenfor finner dere ”et nettbilde” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland 51

52 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser

53 VISJON: Perfection consists not in doing extraordinary things, but doing ordinary things extraordinarily well 53

54 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Sagt om å lære: Det vi må lære før vi kan gjøre det, det lærer vi ved å gjøre det ! Aristoteles, gresk filosof For det vi vet med sikkerhet er at …….. 54

55 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 55

56 – en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN ! Knutepunkt Oppland Arve Sandvoll, prosjektleder /


Laste ned ppt "– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Overordnet strategi."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google