ØKONOMIFORUM 30.03.2006.

Presentasjon om: "ØKONOMIFORUM 30.03.2006."— Utskrift av presentasjonen:

1 ØKONOMIFORUM

2 Agenda Info om nye adm. datasystemer Scanning av fakturaer
Innkjøp/store anskaffelser Kundeforderinger Elektronisk kommunikasjon Prosjekter Budsjett 2006 Regnskap 2006 Periodiseringer Eventuelt

3 Info om nye adm. datasystemer
ePhorte kursing iverksatt i drift fra mai Felles postadresse? samarbeid med ISS Facility Services AS scanning (sortering) av post merking av internpost

4 Info om nye adm. datasystemer
FEIDE (felles elektronisk identitet) et FEIDE-navn er en persons unike brukernavn for pålogging til alle adm. datasystemer. iverksettes etter sommerferien

5 Info om nye adm. datasystemer
SAP HR HiBu i gruppe 6 Intern prosjektgruppe på plass før sommerferien ber om forslag til medlemmer? Utrulling: oktober 2006: prosjektavtale skrives med SSØ november 2006: produksjonskjøring lønn utgangspunkt for input i det nye systemet alle faste data må gjennomgås med avdelingene desember 2006: prosjektforberedelser hierarkibygging januar – mars 2007: forberedelse, innlegging av grunndata i nytt system april 2007: første lønnskjøring på nytt system innen juli 2007: ESS i drift ESS = Employee Self Service (selvbetjeningsmodul) For mer info:

6 Info om nye adm. datasystemer
Contemus.Invoice 19 høgskoler skal innføre systemet i 2006 4 innføringspuljer våren 2006, 1 høsten 2006 Utrulling HiBu: uke 21: oppsett testsystem uke 22: oppstartsmøte inkl superbrukeropplæring uke 23: systemtest uke 24: intern opplæring og oppsett av produksjonsmiljø uke 25: registrere brukere og fullmakter, driftsstart I forkant: prosjektgruppe (første møte: torsdag , deretter ca 1 møte pr uke) innkjøpshierarki utarbeiding av nye rutiner for fakturabehandling info til utvalgte leverandører

7 Info om nye adm. datasystemer
EASS Elektronisk Anskaffelses StøtteSystem ”pålagt” å innføre et elektronisk anskaffelsessystem i 2006 (jf tildelingsbrev fra KD for 2006 (datert ) pkt 6, 2. avsnitt) valgt system SKAL brukes ved større anskaffelser vi vil sende en forespørsel til UNINETT, med kopi til UH-rådet, vedr felles anskaffelse av slikt system for hele UH-sektoren jf brev fra Riksrevisjonen og rapport fra kontrollbesøk fra departementet jf prosjektgruppe

8 Scanning av faktura Contempus.Invoice

9 Innkjøp/store anskaffelser
Problemstillinger: Brev fra Riksrevisjonen av Rapport fra departementets kontrollbesøk ved Høgskolen i Buskerud, mars 2006 Kjøp fra utlandet og mva-problematikk Jf prosjektgruppe

10 Kundefordringer Gjennomgang av utestående krav ikke forfalt:
eldre enn 30 dager: eldre enn 60 dager: eldre enn 90 dager: eldre enn 180 dager: eldre enn 360 dager: 51.000 57.109 21.361 SUM (pr )

11 Kundefordringer rutiner for oppfølging
månedlige utsendinger av aldersfordelt kundereskontro pr e-post (til hvem?) avdelingene melder tilbake til HS om videre innkreving HS følger opp utestående beløp mot KrediNor ikke anledning til å foreta avskrivninger av fordringer (avskrivninger skal behandles av Stortinget) dokumentasjonskrav

12 Elektronisk kommunikasjon
Nye beskatningsregler fra kr skattefritt skattefritak utover kr må dokumenteres med spesifisert regning Statens satser gjelder udokumentert, kr 800 pr kvartal pr abonnement, max 2 abonnementer 1 abonnement: kr pr år 2 abonnementer: kr pr år ut over dette kreves spesifisert regning for dekning av tjenestesamtaler

13 Prosjekter Føring og beregning av indirekte kostnader (ik)
alle prosjekter skal belastes med ik, minimum hvert tertial hvert prosjekt må vurderes for seg, avhengig av størrelse og omfang, bruk av egne lokaler m.m. føring av ik: ulik praksis -> må bli ensartet

14 Budsjett 2006 inntektsfordeling (juli-måned 2,7%) reelle? (!)
i balanse (!) BFV og EFV i adskilte budsjetter (!) periodiseringer forutsetninger regnskap sett i sammenheng med budsjett

15 Regnskap 2006 Krav fra ledergruppen om ny (forenklet) regnskapsrapport
Krav til kommentarer fra avdelingene årsak til avvik regnskap - budsjett forutsetninger som legges til grunn i budsjettet og regnskapet Anordningsprinsippet

16 Periodiseringer Posteringsbilag føres av HS
Avdelingene er selv ansvarlig for hva som skal bokføres Bokføring skjer sentralt

17 Eventuelt Lønn og reise Aksjer
Zehra er kontaktperson bruk av TT-koder oppgjør av reiseforskudd og lønnsforskudd Aksjer anskaffelse skal vedtas av høgskolestyret omfattende rapporteringsplikt Utkast til ny intern hovedinstruks (m/hovedregler for økonomiforvaltningen)