Opplæring i ny kontoplan - oppbygging og forståelse

Presentasjon om: "Opplæring i ny kontoplan - oppbygging og forståelse"— Utskrift av presentasjonen:

1 Opplæring i ny kontoplan - oppbygging og forståelse
Prosjektgruppa: Elin K Andersen Lajla Johansen Helene Wang Mortensen Per-Åge Berglund

2 Agenda Ny kontoplan – bakgrunn Oppbygging Roller, ansvar og fullmakter
Hvordan lese og forstå? Endringer kontoklassene og tilhørende regelverk Teknisk løsning

3 Bakgrunn – Finansdep. Finansdepartementet har utarbeidet ny standard kontoplan for alle statlige virksomheter Tilpasset statlige virksomheter og statens behov for aggregert regnskapsinformasjon Utgangspunkt i Norsk standard kontoplan Forvaltes av Direktoratet for økonomistyring (DFØ)

4 Bakgrunn – Finansdep. Formål: legge til rette for mer omfattende og standardisert informasjonsgrunnlag for styring i statlige virksomheter og for departementenes styring av underliggende virksomheter Målgruppe: alle departementer og statlige virksomheter som er en del av staten som juridisk person

5 Bakgrunn – Kunnskapsdep. (KD)
Ny felles kontoplan i UH-sektoren KD har fastsatt felles kontoplan på 3-siffer nivå for sektoren som er i samsvar med standard kontoplan Anbefalt føringskontoplan på 4-siffer nivå UiT følger denne Ny kontoplan består av 4-siffer

6 Inndeling og oppbygging av standard kontoplan for statlige virksomheter
Kontoplanen er inndelt i 8 kontoklasser: Balanse 1 Eiendeler 2 Virksomhetskapital og gjeld Resultat 3 Salgs- og driftsinntekt 4 Varekostnad 5 Lønn og godtgjørelser 6 Annen driftskostnad, av- og nedskrivning 7 Annen driftskostnad, fortsettelse 8 Finansposter, overføringer, periodens resultat og avregninger

7 Inndeling og oppbygging av standard kontoplan for statlige virksomheter
Bygd opp som et desimalklassifikasjonssystem Systemet angir kontoens stilling i kontoplanen gjennom sifferposisjoner (nivåer) Kontoens første siffer angir kontoklasse To første sifrene angir kontogruppe Tre første sifre angir konto

8 Eksempel Kontoklasse 3 Salgs- og driftsinntekt
Kontogruppe 31 Salgsinntekt avgiftsfri Konto 310 Salgsinntekt varer,avg.fri Konto 4-siffer 3100 Salg kompendier/bøker/ hefter

9 Bestemmelser om økonomistyring i staten, kap. 2
2.5.1 Generelt om transaksjonskontroller Kontroll av utgifter og inntekter er et element i den interne kontrollen. Kontrollen skal sikre at inntekter, anskaffelser, tilskudd og lønn og andre oppgavepliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer.

10 Roller, ansvar og fullmakter
Budsjettdisponeringsmyndighet Ansvaret for at disposisjonen er lovlig, økonomisk forsvarlig og at det er budsjettmessig dekning Innkjøpsattestant Det innkjøpsfaglige ansvaret Oppgaver: innhente tilbud, godkjenne innkjøp og innkjøpsprosedyre, kontering, varemottak, registrering og merking av utstyr, samt kassasjon 

11 Roller, ansvar og fullmakter
Attestasjonsfullmakt Fullmakter for generell attestasjon av lønn, reiser og andre regnskapsbilag Utstedes av dekan, fakultetsdirektør eller enhetsleder Oppgaver: kontrollere gyldighet og kontering av transaksjonene, jf. bestemmelsene om økonomistyring i staten, pkt s 21

12 Kontoplan – hvordan lese og forstå?
Kan leses alle veier – fra laveste til øverste nivå og omvendt Men: Viktig at man sjekker alle nivåene! Kun da er man sikker på at konteringen blir korrekt Nødvendig for å sikre god kvalitet i regnskap og rapportering

13 Kontoplan – hvordan lese og forstå?
Laveste nivå -> konto = 4 siffer 6521 – undervisningsutstyr kjøp Konto = 3 siffer 652 – IT og audiovisuelt utstyr Kontogruppe = 2 siffer 65 – Verktøy,material,driftsmateriell – ikke aktiveres Kontoklasse = 1 siffer 6 – Andre driftskostnader

14 Ny standard kontoplan Anbefalt på 4-siffernivå
Gjelder hele sektoren -> ikke alt vi har bruk for Få ledige nummer - ikke alle konti kan videreføres Gjenbruk Kommentarfelt med god og nyttig informasjon  Ulike versjoner tilpasset brukergrupper Maler og skjema endres som følge av ny kontoplan

15 Opplæring i ny kontoplan - endringer - tilhørende regelverk

16 3 Salgs- og driftsinntekter
30* Salgsinntekt, avgiftspliktig 31* Salgsinntekt, avgiftsfri 32* Salgsinntekt, unntatt mva. loven 34* Tilskudd og overføringer (BOA) 36* Leieinntekt og annen driftsinntekt 38* Gevinst ved avgang av anleggsmidler 39* Inntekt fra bevilgninger

17 Inntekter Ordinær virksomhet
Bevilgninger - Kontogruppe 39* Grunnbevilgning (fra KD) Bevilgninger fra andre dept. Salgsinntekter – Kontogruppe 30*-32* og36* Salg = Krav om motytelse

18 Bidragsfinansiert aktivitet
Prosjekter der støtte er hentet fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder uten at avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende(ingen krav om motytelse) Eks: NFR og EU Krav Skal organiseres som prosjekt Krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett Skal synliggjøre alle direkte og indirekte kostnader Føres på kontogruppe 34*

19 Oppdragsfinansiert aktivitet
Prosjekter institusjonen utfører mot vederlag fra eksterne oppdragsgivere, der avtaleforholdet er gjensidig bebyrdende med krav om motytelse ved kontrakts/avtaleinngåelse Krav Skal organiseres som prosjekter Krav om egne avtaler, prosjektregnskap og prosjektbudsjett oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader, og dette skal dokumenteres i prosjektbudsjett og prosjektregnskap Føres som salg i kontogruppe 30*-32*

20 Inntektskontoer kontoklasse 3
Ta stilling til om det har vært omsetning av en vare eller en tjeneste Hvis ja, skal følgende kontogruppe brukes Kontogruppe 30* hvis momspliktig Kontogruppe 31* hvis innenfor loven, men fritatt Jfr. §6 mva. loven Kontogruppe 32* hvis utenfor loven jfr. §3 mva. loven Kontogruppe 36* hvis leieinntekter

21 Innenfor området Utenfor området Avgiftsplikt Kontogruppe 30*
Avgiftsfritak (Mval. kap. 6) Kontogruppe 31* Avgiftsunntak (Mval. Kap. 3 §§ 3-2 til 3-20) Kontogruppe 32* Eksempler: - Forskningstjenester - Konsulent/rådgivning - Kopiering - Utleie av utstyr - Laboratorie- og feltundersøkelser - Trykketjenester - Oppdragsforskning - Eksport av varer og tjenester - Bøker i siste omsetningsledd - Tidsskrifter under gitte forutsetninger - Enkelte tjenester til off. veg i siste omsetningsledd - Blod og organer ifm forskning (antistoffer, enzymer, serum) - Undervisning - Helsetjenester - Offentlig myndighetsutøvelse - Guidetjenester - Forvaltning av kulturminner jf. kulturminneloven § 10 - Bidragsforskning Fradragsrett for inngående mva. på leverandørfaktura Ikke fradragsrett for inngående mva. på leverandørfaktura

22 Endring mye brukte kontoer 30-32
Salgsinntekt varer (25% mva) konto 3004 Avgiftspliktig inntekt - Oppdrag konto 3030 Avgiftspliktige tjenester(konsulent) konto 3031 Konferanseavgift, avgiftspliktig konto 3032 Kurs/studieinntekt - Oppdrag konto 3230 Konferanseavgift unntatt mva. loven konto 3238 OBS! 3221 Inntekter fra bidragsforskning -skal føres på 34* fra

23 Endringer kontogruppe 36
Leieinntekt fast eiendom 360* 3600 Husleie statens bygg 3601 Husleie egne/andre leide bygg 3609 Tilfeldig leie 3630 Leieinntekter andre varige driftsmidler f.eks. maskiner, skip, fly, inventar osv.

24 Endringer i kontogruppe 34
Bidrag (BOA) samlet i 34* Spesifisert etter finansieringskilde Tilskudd, videreformidling og periodisering fortløpende Småinntekter som ikke er nevnt i avtalen, føres som ordinær inntekt kontogruppe 30*-32* Eks: Tilskudd fra NFR konto 3400 Videreformidling konto 3401 Periodisering konto 3409

25 Inndeling i kontogruppe 34
Tilskudd fra NFR konto 340* Tilskudd andre statlige konto 341* Tilskudd fra EU konto 342* Tilskudd fra Kommunal/fylkesk. konto 343* Tilskudd fra organisasjoner/stift. konto 344* Tilskudd fra næringsliv/private konto 345* Gaver og gaveforsterkning konto 346* Tilskudd fra andre konto 349*

26 Endringer i kontogruppe 34(forts)
3419 Andre inntekter og refusjoner(f.eks. refusjon av lønn) opphører f.o.m Hvis innenfor avtale/kontrakt, skal dette med på fakturagrunnlag og konteres på 34* Hvis ikke, er det et ordinært salg og konteres f.eks. Konto Salg av tjenester, momspliktig.

27 Endringer i kontogruppe 39
Bevilgning i kontogruppe 39* Også videreformidling og periodisering Bevilgninger fra KD til ordinær drift konto 3900 Bevilgninger fra KD via statlige utdanningsinst. f.eks SAK-midler konto 3901 Øvrige bevilgninger fra KD, andre kap. Konto 3902 Videreformidling bevilgninger fra KD. Konto 3908 Periodisering av forskudd fra KD Konto 3909 Bevilgninger fra andre dept. Konto 3980

28 Anleggsmidler Def: En eiendel som er bestemt brukt i foretaket i
mer enn et regnskapsår. Ment til varig eie eller bruk. Immaterielle eiendeler: En eiendel uten fysisk substans, eks. programvare, patenter mv Varige driftsmidler: En fysisk eiendel som er anskaffet til varig eie og bruk i mer enn et regnskapsår. Bygninger, tomter og eiendommer Transportmidler, inventar og maskiner

29 Kontogruppe 47*-49* Kontogruppe 47* - Immaterielle eiendeler
Kjøp av programvare Kontogruppe 48* - Tomter, bygninger og eiendom Skiller mellom egne og leide bygg Kontogruppe 49* - Transportmidler, inventar og maskiner Slått sammen 4 anleggsgrupper til 1 på IKT Faglig-/vitenskapeligutstyr og forskningsutstyr slått sammen.

30 Påkostning Påkostning – en utgift som øker driftsmiddelets verdi utover opprinnelig kostpris. Levetiden endres Standarden økes Utgiften skal bokføres som en eiendel på kontogruppe 47*-49*

31 Vedlikehold Vedlikehold – en utgift som opprettholder driftsmiddelets verdi. Nødvendige reparasjon Utskiftning av deler Service Utgiften skal kostnadsføres direkte på kontogruppe 65* eller 66*.

32 Driftskostnader Reparasjon og vedlikehold: Leiekostnad:
En eiendel som er under terskelverdiene for aktivering. Eller service og vedlikeholdsavtaler. Kontogruppe 65*-66* Leiekostnad: Avtaler som gir oss rettigheter til bruk av driftsmateriell. Lisenser på programvare Leie av kopimaskiner med mer Kontogruppe 64*

33 Fremmede tjenester: Kjøp av konsulenttimer til utviklingsoppgaver eller driftsoppgaver. Kontogruppe 67*

34 Kontoklasse 5 - Lønn og godtgjørelser
Viktigste endringer i kontoklasse 5 er skille mellom faste og midlertidige tilsatte Kontogruppe 50 Lønn faste tilsatte her konteres også lønn til fast tilsatte som midlertidig vikarierer i annen stilling i virksomheten lønnen til den fast ansattes vikar konteres i kontogruppe 51 lønn midlertidig tilsatt

35 Kontogruppe 51 Kontogruppe 51 Lønn midlertidige tilsatte konto Midlertidig tilsatt konto 4-siffer Vikarer brukes ved vikariat for en tilsatt i virksomheten eller vakant stilling, jfr. Tjenestemannsloven § 3 nr. 2 C

36 Kontering overtid, timelønn og tillegg
Kontering av overtid, timelønn for deltidstilsatte og tillegg konteres i henhold til ansettelsesforhold eks. overtid for fast tilsatt konto 505 overtid fast tilsatte konto 4-siffer 5051 overtid fast tilsatte konto 4-siffer 5009 fast tilsatte tillegg her føres B-tillegg, felttillegg, tokttillegg

37 Kontering overtid, timelønn og tillegg
eks. overtid midlertidig tilsatte konto 515 overtid midlertidig stilling konto 4- siffer 5151 lønn overtid konto 4 –siffer 5119 midlertidige stillinger tillegg her føres B-tillegg osv.

38 Kontogruppe 51 Konto 511 Midlertidig tilsatte
konto 4-siffer 5111 Gjesteforeleser , her føres Enkeltstående forelesninger som et supplement til den ordinære forelesningsrekken jfr. Forskrift til Tjml 1 L

39 Kontogruppe 52 og 53 Kontogruppe 52 Fordel i arbeidsforhold
her kostnadsføres alle innberetningspliktige naturalytelser i arbeidsforhold Kontogruppe 53 Annen oppgavepliktig godtgjørelse her kostnadsføres ytelser til styrer, råd og utvalg. Kompensasjonstillegg utenlandsreiser føres her

40 Kontogruppe 59 Kontogruppe 59 Annen personalkostnad
Gaver til ansatte føres på 590* Kostnader ved å arrangere kurs, konferanser, møter og lignende konteres på 686*,men ansattes deltakeravgift på kurs og konferanser skal føres på 594* Bevertning interne møter føres 599*

41 Kontoklasse 6 og 7 – andre driftskostnader
Ingen endringer på 2-siffernivå, men det er flere endringer på 3-siffernivå Vil oppleve gjenbruk av konti - samme kontonummer får ny betydning 6542 – inventar til leiligheter, kjøp (gml) 6542 – kunst, utsmykking (ny) 6592 – innkjøp til TMU’s samlinger (gml) 6592 – annet driftsmateriale (ny)

42 Endringer diverse kontoklasser
D 1511 viser fakturerte ikke mottatte inntekter Kontoklasse 2 Flere avregningskonti på 216* enn i dag Kontoklasse 9 Ikke en offisiell del av kontoplanen Vil bli en del av vår kontoplan som tidligere