Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT."— Utskrift av presentasjonen:

1 Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT

2 Agenda •Hva er en anskaffelse? •Grunnmuren •Regional organisering •Konkurransegrunnlaget •Avtaleparter •Innkjøpets faser •Behov fra Prosjekt til drift

3 Hva er en anskaffelse? •Gjelder bare for kontrakter som er gjensidig bebyrdene, utveksling av ytelser: penger, varer, tjenester, arbeid. •Gjelder ikke ensidige overføringer uten motytelser (støtte og subsidier, men må ikke benyttes til konkurransevridende støtte) •Gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. •Unntak (FOA § 1-3) er kjøp eller leie av fast eiendom, ansettelsesavtaler og visse forsknings- og utviklingstjenester (der flere er med på å finansiere oppdraget eller flere skal dele resultatene, spleiselag). Unntakene er ikke nevnt i loven, derfor er det klokt å følge lovens grunnprinsipper selv om anskaffelsen faller utenfor forskriften.

4 Grunnprinsipper ved anskaffelser •Likebehandling •Ikke-diskriminerede (nasjonalitet, lokal tilhørighet) •Forutsigbarhet (varsle og gjennomføre) •Etterprøvbarhet (protokoll, møtereferat) •Konkurranse (minst 3) •God forretningsskikk

5 Grunnmuren for anskaffelser •Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) •Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA) –Del 1 – 3 •St.meld.nr.36 ( ) «Det gode innkjøp» •Innkjøpsstrategi i Helse Vest IKT •Innkjøpshåndboken for Helse Vest IKT •Standard kjøpsvilkår for Helse Vest •Lov om kjøp (Kjøpsloven) Helse Vest IKT skal forvalte kategoriansvaret for «IKT- anskaffelser» i Helse Vest

6 Innkjøpskategorier •8 standardkategorier og 15 medisinske kategorier •Hver kategori bemannes av en kategorileder og fagspesialister fra hvert foretak 23 gjennomgående produktkategorier NrKategori Medisinske kategorier 1Øre, nese, hals 2Øye 3Ortopedi 4Nevrologi 5Kardiologi 6Operasjonsstøtte 7Medisinske, kirurgiske forbruksvarer og basalartikler 8Dialyse 9Behandlingshjelpemidler 10Laboratoriefag 11Radiologi 12Helsetjenester 13Legemidler, infusjonsvæsker og ernæring 14Akuttmedisin 15Samhandling: Kommune, primærhelsetjenester Ikke-medisinske kategorier 16Storhusholdning 17Vaskeri og tekstiler 18Energi 19Bygningsdrift og -tjenester 20IKT 21Administrasjon og kontor 22Transport 23Tjenester

7

8 Organisering og produktområdeinndeling •Utarbeider anskaffelsesstrategi for sin kategori •Utarbeider innkjøpsplaner for sin kategori, herunder vurdering av lokal, regional eller nasjonal anskaffelse •Gjennomfører analyser av forretningsmessig betydning av avtalene de skal inngå, samt leverandørmarkedsanalyser •Styrer anskaffelses- og kontraktsportefølje for sin kategori •Opparbeider og forvalter oversikt over status, herunder : –Nøkkeltall (innkjøpsvolum (spend) pr foretak/produkt/leverandør) –Avtaledekning- og lojalitet Kategoriteamene legger strategier og planer

9 = 23 stk Organisering og produktområdeinndeling Funksjonsteam underordnes kategoriteam IKT: Programvare Integrasjonsløsninger Konsulenttjenester IKT-utstyr SLA-avtaler Multifunksjonsmaskiner

10 Beregning av anskaffelses anslåtte verdi •FOA, § 2-3 angir en detaljert beskrivelse av hvordan verdien skal beregnes. •Hva skal tas med? –Varer (f.eks maskin eller programvare) –Tjenester (f.eks ved implementering eller opplæring) –Forbruksartikler (dersom dette skal kjøpes) –Driftskostnader (dersom dette skal kjøpes) –Service og vedlikehold (f.eks support og vedlikeholdsutgifter/tjenester), –Fremtidig utviklingstjenester (f.eks estimert omfang på utbedringer og lignende) –Opsjoner (f.eks andre moduler i programvare, flere brukere og lignende) •Kostnadene skal summeres over kontraktens levetid. •Tidsubestemt kontrakt, kostnader de 4 første år medtas. Fastsettes ved kunngjøringstidspunkt (forsvarlig)

11 Terskelverdier (FOA § 2-2) Forenklet kr Nasjonal terskel kr EØS-terskel kr Verdi av anskaffelsen:<= > FOA (Forskrifter) Anskaffelsesprotokoll § 3-2anbefalesforenkletJa Lovpålagte tidsfristerNei Ja, FOA § 10Ja, FOA § 19 Del 1 §§ 1-4Ja Del 2 §§ 5-13Ja Del 3 §§ 14-22Ja

12 Kunngjøring Verdi av anskaffelsen:<= > Kunngjøring Ingen pliktMin 3 stk Forenklet utlysningJa DOFFIN (nasjonal)Ja, FOA § 9Ja, FOA § 18-1 TED (internasjonal)Ja, FOA § 18-1 • Kunngjøringen kan være på norsk (FOA § 3-9) • Man kan kreve at svaret også er på norsk samtidig som man kan tillate «støttedokumentasjon» på norsk, dansk, svensk eller engelsk.

13 Konkurransegrunnlag: Kvalifikasjonskrav Dette er krav som vi naturlig vil stille til tilbyder som selskap/bedrift: •Attest for betalte skatter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) •Attest for betalte avgifter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) •Egenerklæring HMS (2 signaturer) •Krav til miljø og etikk Prekvalifisering

14 Konkurransegrunnlag: Kravspesifikasjon •Denne delen skal inneholde de SKAL-kravene som anskaffelsen skal tilfredsstille. •Hvis ett eller flere SKAL-krav ikke blir tilstrekkelig beskrevet, kan tilbudet bli avvist. •SKAL-kravene må være relevant og saklig for anskaffelsen •Et SKAL-krav kan ikke benyttes som et tildelingskriterie og vektlegges i vurderingen av tilbudene

15 Konkurransegrunnlag: Tildelingskriterier •I forbindelse med kunngjøringen skal det oppgis hvilke kriterier som skal tillegges vekt. •Basert på laveste pris eller basert på det økonomisk mest fordelaktige. •Alle kriteriene som skal vektlegges må være oppgitt i konkurransegrunnlaget. •Alle kriteriene skal evalueres. •Det er ikke tillatt å legge vekt på noe annet enn det som fremkommer i tilbudet. •Uklarhetsregelen.

16 Tildelingskriterier KriteriumVektDetaljer Totalkostnad40-50%Alle former for kostnader knyttet til anskaffelsen Produkt/tjeneste30-40%Funksjon, Kvalitet. Brukervennlighet, Design, Miljø Leverandør/service10-20 %Leveringstid, Service, Leveringssikkerhet, Referanser, Opplæring Totalt100% Tildeles etter laveste pris eller det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig

17 Anskaffelsesprosedyre Verdi av anskaffelsen:<= > Prosedyrer FOA § 5FOA § 14 Forenklet forespørselJa ProtokollpliktigJa Åpen anbudskonkurranseJa Begrenset anbudskonkurranse (m/prekvalifisering) Ja Konkurranse m/forhandlingJa FOA § 5-1 Konkurransepreget dialogFOA § 14-2 Konkurranse m/forhandling og kunngjøring FOA § 14-3 Konkurranse m/forhandling uten kunngjøring FOA § 14-4 • Åpen eller begrenset anbudskonkurranse er hovedregelen

18 Innlevering •Sted og frist for innlevering skal angis i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget. Det skal angis dato og klokkeslett, samt et fysisk sted hvor tilbud skal leveres. •Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og fysisk merkes som angitt. E-post levering alene er ikke godkjent. •Tilbudet skal ikke åpnes av postmottaket, men av minst 2 personer knyttet til anskaffelsesprosjektet. •Hvis tilbudet ikke leveres på rett sted, med riktig merking, innen rett tid og i lukket forsendelse skal det avvises. Tilbudet skal deretter returneres uåpnet til leverandør.

19 Innkjøpsordning •Ordinær kontrakt ( DIFI sine standard kontrakter ) –Stor og liten kjøpsavtale –Stor og liten vedlikeholdsavtale –Tilpasningsavtale •Rammeavtale •Dynamisk innkjøpsavtale

20 IKT-avtaler •Alle avtaler er mellom Helse Vest IKT og leverandør. •Avtalen skal beskrive «oppdraget», «brukere», antall, pris etc •Avtalen skal normalt ha angitt en varighet. •Avtaler skal normalt ha en varighet på maks 4 år. •Vedlikeholdsavtale skal etableres samtidig med kjøpsavtalen. •Varer og utstyr med en levetid over 4 år, kan ha en vedlike- holdsavtale som varer hele levetiden. •Kjøp av varer eller tjenester som ikke allerede er dekket av etablerte kjøpsavtaler (rammeavtaler, opsjoner etc), må håndteres som en ny anskaffelse.

21 Innkjøpets faser (1) •1. Forarbeid –Hvilke behov skal anskaffelsen dekke –Hva skal anskaffes –Verdi av anskaffelsen –Hvilken prosedyre skal benyttes –Utkast til kravspesifikasjon •2. Markedskartlegging –God og dokumentert kunnskap om leverandør- og produktmarkedet –Verifisert kravspesifikasjonen –Konkret markedsstrategi

22 Innkjøpets faser (2) •3. Kjøp –Signert avtale og anskaffelsesprotokoll •4. Implementering –Dokumentasjon arkivert i Contiki –Sikre at vi mottar iht kontrakt –Sikre godkjente endrings- og tilleggsordre –Sikre at alle brukere har kjennskap til avtalen –Sikre garantistyring •5. Oppfølging –Sikre at leverandør yter iht avtale –Avtaleansvarlig skal følge opp at avtalen blir utnyttet optimalt

23 Tidslinjen •Prosjektstart –Anskaffelsesprosess •Signeringsdato –Leveringstid •Installasjonsdag –Akseptansetest •Produksjonsstart (dato) –Godkjennelsesperiode (3 mnd) •Godkjennelsesdato –Garantiperiode (1 år) Start vedlikehold Betale for kjøp

24 Et behov oppstår •Lokal avklaring i HF-et •Behandles i Applikasjonsforum •Andre med tilsvarende behov/løsning? •Er dette en mindre/større anskaffelse? •Større: Portefølgestyring/prosjekt/finansiering/anskaffelse •Mindre: Vurdere om eksisterende avtale kan benyttes. Hvis ikke: anskaffelse

25 Hva er forvaltning? •Knyttet til løpende drift av løsning. •Feilretting/feilmelding mot leverandør •Motta og installere rettelser •Motta og installere nye versjoner innenfor eksisterende avtaler og kostnader •Oppdatere/fornye utstyr •Bestille leverandøren til å utføre mindre oppdrag for å forbedre løsningen/utarbeide rapporter etc (variable forvaltning)

26 Fra prosjekt til drift Må ha ressurser: •systemeier •prosjektleder/personell fra HVIKT •finansiering •utførende personell fra berørte foretak •brukergruppe/referansegruppe

27 Fra prosjekt til drift Prosjektets oppgave: •gjennomføre innkjøp (kjøp og vedlikehold) •sørge for opplæring •utarbeide rutiner (eventuelt endringer) •installasjon (i samarbeid med leverandør) •akseptansetesting •produksjonsstart •godkjenning •overlevering til forvaltning (både HVIKT og til HF)

28 Økonomi og sånn •Utgift, betaling eller kostand •Avskrivning (antall år) •Avregning mellom HF og Helse Vest IKT •Tjenestegrupper (budsjettnivå) •PC-prising (PC/skrivere, desktop og kundestøtte) •Leasing av PC-er (fra 2011) •SLA-avtale (tjenestenivå-avtale), ny hvert år.

29 Avtaler •Vi benytter statens standard avtaler (DIFI) •Både for kjøp og vedlikehold, stor og liten, norsk og engelsk •Avtalene er i hovedsak faste. Utdyping av innhold skjer gjennom bilag. •Ytelser, pris og prisreguleringer skjer i bilagene. •Avtalene skal ligger i Contiki. •Tjenesten skal leveres iht avtalen. Faktura skal være iht avtale. •Hver avtale har 3 roller: Avtaleforvalter, avtaleansvarlig og fagansvarlig.

30 Roller For små avtaler kan 1 person fylle flere roller. For større og mer komplekse avtaler fordeles rollene på flere personer. Avtaleforvalter: • Merkantilt ansvar for avtalen • Ansvar for avtalemessig kontakt med leverandøren • Har ansvar for å initiere nye kontrakter /reforhandle/terminere eksisterende avtaler

31 Roller Avtaleansvarlig: • Ansvarlig for oppfølging av varslinger sendt ut fra Contiki • Kontakt med leverandør i forhold til avtalt leveranse • Sikre og følge opp at leveransen blir levert i henhold til avtalen Fagansvarlig • Innsamling av informasjon om formål som virker/ikke virker • Ansvar for koordinering av brukerbehov


Laste ned ppt "Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google