Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere Kathy Foss Haugen, USIT, UiO.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere Kathy Foss Haugen, USIT, UiO."— Utskrift av presentasjonen:

1 Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere Kathy Foss Haugen, USIT, UiO

2 Hvilke grupper søkere behandles? 1.Utreisende studenter på utvekslingsprogram 2.Innreisende studenter på utvekslingsprogram 3.Innreisende studenter på gradsstudier (freemovers) 3

3 Utvekslingsavtalene registreres i FS også som opptaksstudieprogram Studentene kan søke via SøknadsWeb Kan kreve at studentene har gyldig studierett ved institusjonen for å kunne søke 4 Utreisende studenter på utveksling

4 Utreisende studenter - innlogging 5

5 Utreisende studenter 2 6 Studenten logger inn og søker om opptak til en utvekslings- avtale

6 Utreisende studenter 3 7

7 Opptakstype Kan styre hvilke nasjonaliteter som kan søke Kan sette krav til gyldig studierett for å søke Kan styre hvilke opptakstyper som kan laste opp dokumenter 8

8 Opptaksstudieprogram Alle avtaler som studenter skal søke til må opprettes som opptaksstudieprogram Det planlegges en rutine for å kunne gjøre dette Studietypenr kan gjenbrukes, så en kan for eksempel kun ha to: ett for erasmus og ett for bilaterale avtaler. 9

9 Utvekslingsavtale - Studieprogram 10

10 Utveksling – studieprogram 2 Dersom det krever studierett for opptak på opptakstype, så får kun søkere som har studierett på studieprogram knyttet til utvekslingsavtalen, se det aktuelle opptaksstudieprogrammet 11

11 Utveksling – studieprogram: Eksempel Et opptaksstudieprogram er knyttet til en utvekslingsavtale. På utvekslignsavtalen er det oppgitt studieprogram Kun søkere som har studierett på det/de oppgitte studieprogram skal få se opptaksstudieprogrammet i SøknadsWeb.. En student har studierett på BAFY-UIO. Hun søker om opptak til Utveksling 2014 vår. Hvor det er 4 opptaksstudieprogram: avtale 160, studieprogram BAFY-UIO avtale 225, studieprogram ALLINN avtale 12, ingen studieprogram avtale ADEL1, studieprogram AAS-UIO og BA-SVF Studenten får kun se de opptaksstudiepprogram som er knyttet til utvekslingsavtale med samme studiepprogram og utvekslingsavaler som ikke er knyttet til noe studieprogram Studenten får kun se 2691 og

12 Opptaksstudieprogram Etter opptaket blir studenten ved kjøring av FS opprettet som utvekslingsstudent knyttet til avtalen som er oppgitt på opptaksstudieprogrammet. 13

13 Utvekslingsperson 14 Bildet er omtrent uendret fra tidligere, men er nå knyttet til Avtaleid.

14 Oppgaver 1 1.Opprett et opptak utveksling 2013 høst med opptakstype utveksling 2.Registrer parametre på opptakstypen slik at utenlandske statsborgere kan søke 3.Opprett et opptaksstudieprogram og knytt det til opptaket utveksling 4.Knytt opptaksstudieprogrammet til en utvekslingsavtale 5.Legg opptakstypen inn i søketreet 6.Tvangskjør 7.Finn en student og søk om utveksling 15

15 Innreisende studenter på utvekslingsprogram Studentene nomineres i NominationWeb Opptak med invitasjon, kan sette opp slik kun de som er nominert kan søke dette opptaket (Opptak – Kun invitert – J). Utvekslingsavtalene må være knyttet til et opptaksstudieprogram. Studenter som er nominert fullfører søknaden på SøknadsWeb. 16

16 Nominasjon Studenter som skal komme til Norge på en utvekslingsavtale nomineres av hjemmeinstitusjonen på Nomination. Studenten blir knyttet til utvekslingsavtalen gjennom nomineringen Institusjonen logger inn med epostadresse og passord. Den mottagende institusjonen må ha registrert denne epostadressen i bildet Utvekslingsavtale, undervindu koordinator 17

17 Nomination - innlogging 18

18 Nomination – oversikt over tilgjengelige avtaler 19

19 Nomination – nominering av student 20

20 Registrering av nominert student 21

21 Registrering av nominert student 22 Epost- adresser må være unike Grønn markering av felt som er fylt ut korrekt

22 Epostadresse finnes fra før 23 Dersom epostadress en finnes fra før, så må en si om dette er samme person eller ikke.

23 Detaljer og opplasting 24

24 Nomination- opplasting av dokumenter De som nominerer kan laste opp relevante dokumenter. Dokumentene blir lagt i dokumentarkivet til studenten som blir nominert. Dokumentene får dokumenttype NOMINATION. 25

25 Nominering Studenten som blir nominert blir opprettet som person i FS med FS- fiktivt fnr. Øvre del av Søknad samebilde blir opprettet. For at den nominerte skal kunne bli opprettet som student, må vedkommende ha fått et Snr-nr. 26

26 Studenten får epost med informasjon om innlogging i SøknadsWeb for å fullføre søknaden. Eposten sendes ut 30 min etter registrering, slik at saksbehandler skal ha mulighet til å kontrollere og eventuelt slette nominering hvis den er gjort ved en feiltagelse. 27

27 Etter nominering får studenten tilsendt epost 28

28 Studenten må be om å få passord 29

29 30 Studenten må registrere personopplysninger

30 Studenten velger et studieprogram 31

31 Studenten fullfører søknaden 32

32 Hva må være på plass av bakgrunnsdata for å kunne nominere? WebApplikasjon - Modulvalg Utvekslingsavtale Avtaleparter Koordinatorer for avtalen Betingelser Studieprogram Eposttekst til de som blir nominert Opptak Opptaksstudieprogram 33

33 WebApplikasjon - Modulvalg 34

34 WebApplikasjon - Modulegenskaper HJELPLINK - venstremeny OPPTAKKODE - Opptakstypekode for opptak som skal brukes for nominasjoner. For eksempel UTVEKSLING. Det er kun mulig med en opptakstypekode her. PASSFROM - Avsenderadresse for utsending av passordepost til brukere SOKWEBLINK- Link til søknadsweb. Benyttes i kvitteringsepost 35

35 Utvekslingsavtale – avtalepart Avtaleid er nøkkelen i utvekslingsavtale Kan ha flere parter innenfor en avtale 36

36 Utvekslingsavtale - koordinatorer Koordinatorer må registreres med e- postadresse Interne koordinatorer kan også registreres med e-postadresse En koordinator kan være knyttet til flere avtaler E-postadresssen benyttes til innlogging på Nomination 37

37 Utvekslingsavtale – Koordinator Personer med ulike roller i forhold til avtalen 38

38 Rapport FS Utvekslingsavtaler 39

39 Utvekslingsavtale – Betingelser 40 Periode – benyttes for å finne hvilke terminer som det kan nomineres studenter Opptaksinfo – grunnlagsdata for opptak. Skal senere benyttes til å få generert opptaksstudieprogram innenfor aktive avtaler

40 Utvekslingsavtale – betingelser Hvilke terminer skal vises? For å finne ut om en betingelser er gyldig: 1. Dersom opptaket er et høstopptak må en betingelse være gyldig hele eller deler av perioden samme år. 2. Dersom dato ikke er angitt er betingelsen gyldig. Altså dersom til-dato ikke er angitt er betingelsen gyldig for hele framtida. 3. Status må være J for h/v, samt det må være angitt både til og fra-tall 4. Dersom det finnes flere gyldige betingelser skal vi hente ut det maksimale antall terminer av alle mulighetene. Altså, dersom en betingelser sier at man ikke har høstopptak og en annen sier at man har høstopptak blir resultatet at man har høstopptak (med de tilhørende tall for til-fra) Eksempel: Dersom man skal opprette tilgjengelige terminer for opptak VÅR 2013, og det ikke finnes gyldige betingelser skal defaultbetingelsen returneres, det blir altså to alternativer, VÅR 2013 og VÅR 2013+HØST

41 Mer om terminer 42

42 Mer om terminer 2 43

43 Mer om terminer 3 44

44 Utvekslingsavtale 45 Avtalen presenteres med 1.Avtalenavn 2.Utvekslingsprogram 3.Mottagende institusjon

45 Epost til nominerte En student får kun tilsendt en epost, selv om vedkommende blir nominert til flere avtaler Epost blir sendt ut 30 min ETTER de er nominert, slik at saksbehandler har mulighet til å slette ved eventuelle feil 46

46 Oppsett av epost Webapplikasjon – Tekster PASSORDEPOST_SUBJECT = New Password for Nomination PASSORDEPOST_BODY = You (or someone else) have requested that a new password be generated for your user at the Nomination application for (#1) Your password is (#2) Use this together with your address to log on at (#3) Best Regards! Epost-avsender hentes fra appmodulegenskap PASSFROM. Default- verdi er Systemverdier.Smtp_Avsender_Default 47

47 Opptak 48 Krever invitasjon – kun inviterte/nominerte kan se opptaket. Inviterte er de som har fått opprettet øvre del av Søknad samlebilde. De må selv søke aktuelle søknadsalternativ.

48 Søknad samlebilde Ved nominering opprettes det en forekomst i øvre del av Søknad samlebilde Søkeren må inn på SøknadsWeb for å fullføre søknaden Søker får kun se opptaksstudieprogram knyttet til den avtalen som vedkommende er nominert til og opptaksstudieprogram som ikke er knyttet til noen avtale. Info om avtalen blir automatisk registrert når søkeren blir nominert Søker får automatisk satt studentgrunnlag UTV 49

49 Søknad samlebilde 50 Søknaden knyttes til avtaleid, som benyttes av FS Dersom det ikke er oppgitt noe her benyttes avtaleid fra opptaks- studie- programmet.

50 Opplasting av dokumenter Den som nominerer kan laste opp aktuelle dokumenter Dokumenttype Nomination blir satt 51

51 Nomination Link til demobase: https://jboss-test.uio.no/nomination/ Link til prodbase (kommer): https://fsweb.no/nomination/ En trenger ikke tvangskjøre 52

52 Oppgaver 2 Finn en utvekslingsavtale og registrer betingelser slik at avtalen er åpen nå og til høsten. Registrer deg som koordinator med din epostadresse. Logg deg inn i Nomination ved først å be om passord. Nominer noen studenter. Tips bruk din 53

53 Innreisende studenter på gradsstudier (freemovers) Institusjonen kan sette opp en silingsprosess, slik at kun de som kommer igjennom den får mulighet til å søke Studenter kan søke til kvotestudier 54

54 Siling Søkere må gå gjennom et spørreskjema, og kun de som oppfyller kriteriene for å søke får lov til å registrere seg Institusjonene lager selv spørsmålene 55

55 Søkere uten norsk fnr kan registrere seg med epostadresse 56 Når søkeren klikker på knappen ”Register international applicant” kommer søkeren inn i silingsprosessen

56 Silingsprossess – oppfyller kriteriene 57

57 Hvordan sette opp siling Spørreundersøkelse Spørreskjema Spørsmål med utfall 58

58 Siling Søkere må gå gjennom et spørreskjema, og kun de som oppfyller kriteriene for å søke får lov til å registrere seg Institusjonene lager selv spørsmålene Modulegenskaper UTLSIL og UTLSOK må være aktive 59

59 Spørreundersøkelse/Spørreskjema 60 Type undersøkelse må være SILING

60 Spørreundersøkelse Må ha en fristdato for at den skal vises Må hete SILING Må ha J for Aktiv Må ha J for Anonyme svar 61

61 Spørreskjema Kan bestå av spørsmål og tekst, må sette inn rekkefølgenr for å presentere de i ønsket rekkefølge Kun ett spørsmål eller en tekst pr webside, men spørsmålet kan ha mange svaralternativer 62

62 Spørsmål Til hvert spørsmål knyttes svaralternativer På det enkelte svaralternativ sier en hva som skal skje med søkeren når det svaret velges 63

63 Spørsmål 2 Det må opprettes 3 spørreskjemaer med spørreundersøkelsestype UTFALL: UTFALL_VANLIG_SOKER UTFALL_KAN_SOKE UTFALL_IKKE_KRAV 64

64 65 Teksten Beskrivelse- kommer på websiden med reusltatet av spørreundersøkelsen

65 For å angi av søkeren skal gå videre i spørreundersøkelsen 66

66 SILING Siste spørsmål må ha utfall UTFALL_KAN_SOKE Søkeren får da lov til å registrere seg som søker. Svarene til de potensielle søkerne blir ikke lagret. 67

67 Innlogging for utenlandske søkere Registrere opplysninger om navn, fødselsdato, kjønn,… Blir opprettet med fs-fiktivt fnr Søkere får tilsendt epost med passord som de må bruke ved innlogging 68

68 Modulvalg og modulegenskaper 69

69 Ny registrering 70

70 Kvitteringseposter til søkere uten norsk fnr Ved nyregistrering av søkere uten norsk fødselsnummer kommer epost med følgende tekstkoder: NR_SUBJ_BODY NR_BODY_NYREG Når søkere uten norsk fnr ber om å få tilsendt nytt passord benyttes følgende tekstkoder i eposten: PI_SUBJ_NYTTPWD PI_BODY_NYTTPWD 71

71 Tips ved testing Epostadressen er unik i FS og en kan derfor kun registrere en epostadresse Ved testing hvor en ønsker å teste med flere personer kan en for eksempel bruke: Og så bruke test2, test3,… 72

72 Generelt i FS for alle søkergrupper Begrensninger i hvilke opptak en søker får se Dokumentopplasting 73

73 Dokumentopplasting Søkere gis mulighet til å laste opp dokumenter Det kan lastes opp tre typer dokumenter Vitnemål/karakterutskrifter Praksis Andre dokumenter Dokumentene lagres i personens dokumentarkiv i FS 74

74 Mine dokumenter 75

75 Opplasting 76

76 Dokumentopplasting Saksbehandlere kan sperre dokumenter for sletting når de blir tatt bruk i saksbehandlingen. Sperring kan gjøres i Søknad samlebilde og i dokumentarkivet De opplastede dokumentene er knyttet til personen og ikke til søknaden 77

77 Dokumenttype Dokumenttyper – kan styre hvilke grupper som skal vises KARVIT PRAKSIS ANNET 78

78 Tekster De fleste tekstene som vises i SøknadsWeb kommer fra tekstkodene og kan dermed endres ved behov 79 NB! Husk at tekstene gjelder alle søkere i SøknadsWeb og ikke bare for utenlandske

79 Hvordan finne tekstkoder - 2 Bruk dette til å finne tekstkoden til det stedet hvor du ønsker å endre teksten Søk frem teksten i bildet WebApplikasjon – Tekster og endre teksten 80

80 81


Laste ned ppt "Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere Kathy Foss Haugen, USIT, UiO."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google