Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS1 Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen Jon Iden, dr. polit Institutt for prosessutvikling.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS1 Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen Jon Iden, dr. polit Institutt for prosessutvikling."— Utskrift av presentasjonen:

1 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS1 Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen Jon Iden, dr. polit Institutt for prosessutvikling og arbeidsflyt AS Institutt for informasjons- og medievitenskap, UiB

2 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS2 Læringsmål for kurset •Forståelse for prosesstankegangen •Kunne lage prosessmodeller •Kunne analysere og beskrive en prosess

3 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS3 Motivasjon 1: Organisasjonen •Ingen har oversikt over eller ansvar for hvordan personer fra ulike enheter samarbeider for å behandle saker •Fokus på enheten og sjefen, ikke på kunden •Kunden vises ikke på organisasjonskartet •Organisasjonsendringer får liten effekt på hvordan arbeidet utføres

4 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS4 Motivasjon 1: Organisasjonen Prosessperspektivet: •Samhandlingen mellom enhetene? •Hvordan vi samarbeider internt for å frembringe produktene og tjenestene våre? •Hvordan behandler vi (totalt sett) kundene våre? Prosessperspektivet handler om å sette fokus på samarbeidet på tvers av avdelings- og organisasjonsgrenser.

5 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS5 En annen motivasjon: effekter av IT IT GEVINST

6 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS6 En annen motivasjon: effekter av IT IT GEVINST

7 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS7 En annen motivasjon: effekter av IT IT GEVINST PROSESS- FORBEDRING

8 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS8 Produktivitetsparadokset •Mange har hatt problemer med å se sammenhengen mellom investeringer i IT og økt produktivitet –”We see computers everywhere, except in the productivity statistics” Robert Solow –Svært mange virksomheter har problemer med å realisere planlagte gevinster fra sine IT-investeringer •Gevinstpotensialet ved nye IT-systemer kan ikke realiseres uten at eksisterende arbeidsprosesser forbedres

9 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS9

10 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS10 Tilnærminger og anvendelse •Organisasjonsutvikling •Systemutvikling •E-handel (G-2-B / B-2-B, G-2-C / B-2-C) •System for kvalitetsstyring (ISO 9001:2000)

11 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS11 En samling roller som samarbeider om å nå et mål Arbeids- og informasjonsflyten

12 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS12 Roller, relasjoner, regler og ressurser Til hver rolle er det knyttet: • Ansvar • Fullmakter • Aktiviteter • Kompetanse En rolles aktiviteter reguleres av regler En rolles aktiviteter støttes av ressurser: • Prosedyrer og sjekklister • Dokumenter og maler • IT –løsninger og informasjonskilder Mellom rollene er det relasjoner: • Overleveringer • Samhandling

13 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS13 Styring Til prosessen er det definerte mål, og løsninger for måling og rapportering Prosesseier Hver prosess skal ha en prosesseier Prosesseier er ansvarlig for hele prosessen

14 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS14 Prosesseier er ansvarlig for •At prosessen er dokumentert •At prosessen blir forvaltet •At prosessen følges •At prosessen måles og at styringsinformasjon fremlegges •At nye rolleinnehavere får opplæring i prosessen •At prosessen blir videreutviklet ved behov

15 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS15 Prosessbegrepet

16 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS16 Mine perspektiver •Forbedring –Alle prosesser kan forbedres, og IKT er en viktig bidragsyter •Medvirkning –Rolleinnehaverne skal gjennom gruppearbeid forbedre prosessene som de selv deltar i utførelsen av •Eierskap –Hver prosess må ha en prosesseier •Endringsledelse –Strategi, prosesser, teknologi og mennesker, samtidig •Modellering –Gode grafiske modeller er av uvurderlig verdi •Roller og relasjoner –Er de to mest vesentlige forholdene ved en prosess

17 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS17 Prosessperspektivet •Prosessorientering –Prosessen er dokumentert og kjent •Prosesseierskap –Ansvar for prosessens utforming og dens resultater er klargjort •Prosessmålinger –Måler ytelsen i henhold til bedriftens og kundens krav •Prosesskontroll –Forsikrer seg at resultatene er i henhold til krav •Helheten –Samspillet og grenseflatene mellom prosessene er definert •Kontinuerlig prosessforbedring –Forbedrer produktivitet og ytelse i henhold til nye krav og muligheter

18 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS18 Hvilke prosesser har en virksomhet - eksempler på prosesser •Innkjøpsprosessen - fra behov til varemottak •Remitteringsprosessen - fra faktura til betaling •Livsforsikring - fra søknad til utstedt polise •Skadebehandling - fra skademelding til oppgjør •Ansettelsesprosessen - fra annonse til fast ansettelse •Leveranseprosessen - fra bestilling til levert vare •Reiseregningsprosessen - fra utfylt skjema til ferdig oppgjør

19 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS19 Hvilke prosesser har en virksomhet? M. Porter: Competitive Advantage, 1985

20 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS20 The Process Classification Framework Kilde: American Productivity and Quality Center, APQC:

21 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS21 Prosesskart IKEA Kilde: Bjørn-Erik Willoch, 1993

22 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS22 Mulig prosesskart for en IT-enhet IT-ENHETEN Strategiutvikling, Styring, Markedsbearbeiding, Salg, Tilbudsetablering, Kontraktsetablering og forvaltning, Risikostyring Personal, Kompetanseutvikling, Økonomi, Innkjøp DRIFTSENHETEN Incident,Problem,Change,Release Configuration, Capacity, Continuity, Service Level, Availabilityy Security UTVIKLINGSENHETEN Systemanskaffelser, Systemutvikling Systemforvaltning, Oppdragsstyring Endrings- og konfigurasjonsstyring, Prosjektstyring

23 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS23 Begrepsklargjøring •Prosess –Virksomhetsprosesser, Primærprosesser, Hoved- prosesser, Produksjonsprosesser –Sekundærprosesser, Støtteprosesser –Styringsprosesser, Ledelsesprosesser –Interne prosesser –Inter-organisatoriske prosesser –Kundeprosesser

24 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS24 Begrepsklargjøring •Prosess –Rutine –Saksbehandling •Arbeidsflyt –Saksgang, saksflyt •Prosedyre –En utfyllende beskrivelse av en aktivitet eller flere tilknyttede aktiviteter i arbeidsflyten

25 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS25 Prosessutvikling i Norge •Intervjuet ca. 30 personer fra ulike virksomheter Noen tema: •Tilnærming: fundamental, radikal, dramatisk, prosess •Involvering av ansatte •Motstand fra organisasjonen •Vekt på beskrivelse av nåsituasjonen •Utnyttelse av ITs muligheter •Anvendelse av teknikk og verktøy •Ledelse

26 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS26 Prosessmodellering •Kommunikasjon –Øker forståelsen og gir oversikt over prosessen. Gjør det lettere å snakke om ulike deler av prosessen •Dokumentasjon –Gjør det lett å sette seg inn i prosessen •Analyse og endring av prosessen –Et godt redskap for å analysere og endre på en eksisterende prosess •Implementering av endringer –Modell av dagens prosess og ønsket prosess viser gapet, og hva som må til ved implementering •Informasjonssystem –Grunnlag for kravspesifikasjon og design av IS

27 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS27 Modelleringsteknikk •Består av: –et sett med regler for å lage og for å lese grafiske modeller •Karakteriseres ved: –de forholdene fra virkeligheten som den gjør det mulig å beskrive, –de symbolene som den bruker for å fremstille disse komponentene, og –den layoutmessige utformingen som modellen skal ha •Baseres på et perspektiv: –Perspektivet styrer hvilke forhold fra virkeligheten som regnes som betydningsfulle, og hvilke man ikke bryr seg om

28 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS28 Syn på prosessmodellering Helt enigDelvis enigVerken enig eller uenig Delvis uenigHelt uenig 59 %18 %23 % Bruk av prosessmodeller gjorde det mulig for prosjektet å fullføre sine oppgaver raskere enn vi ellers ville ha gjort.

29 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS29 Syn på prosessmodellering Helt enigDelvis enigVerken enig eller uenig Delvis uenigHelt uenig 68 %22 %5 % Bruk av prosessmodeller ga prosjektet et bedre resultat enn vi ellers ville ha fått

30 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS30 Syn på prosessmodellering Helt enigDelvis enigVerken enig eller uenig Delvis uenigHelt uenig 70 %22 %4 % Bruk av prosessmodeller gjorde det lettere for oss å utføre prosjektarbeidet

31 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS31 Effekter fra prosessutviklingsarbeidet •Teambuilding •Standardisering og forbedring av arbeids- og informasjonsflyt •Klargjøring og standardisering av regler •Klargjøring av roller •Etablering av IT-løsninger •Etablering av et styringssystem •Etablering av et kvalitetsstyringssystem •Klargjøring og standardisering av ulike hjelpemidler •Etablering av kundeforståelse •Etablering av tjenester og tjenesteforståelse

32 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS32 Inter-organisatoriske prosesser AB

33 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS33 Inter-organisatoriske prosesser AB AB Innkjøp - bestillingOrdremottak - produksjon Distribusjon - fakturaproduksjon Varemottak - remittering

34 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS34 Modenhetsnivå og ambisjoner

35 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS35 Prosesser må styres •Matriseorganisasjon •Hvordan skal prosessdimensjonen styres? •Hvem skal prosesseierne rapportere til? •Hva med en prosessdirektør? –Ansvarlig for alle prosessene –Som prosesseierne rapporterer til •Hvordan skal prosesseierne kommunisere med hverandre? –For blant annet å drøfte grensesnitt og it-løsninger •Hvordan skal prosesseierne og linjelederne kommunisere? –For å håndtere konflikter, hjelpeverktøy, bemanning

36 IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS36 Prosessutvikling med RIS •Grunnleggende teori og perspektiver –For opplæring og forståelse •RIS-metoden –For utforming og utvikling av prosesser •RIS-teknikken –For modellering av prosesser •RIS-verktøyet –For modellering i MS-Visio •Dokumentmaler –For utarbeidelse av leveranser •Eksempelbibliotek –For assistanse PRIS


Laste ned ppt "IPA © Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS1 Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen Jon Iden, dr. polit Institutt for prosessutvikling."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google