Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO VersjonDatoGodkjent 1.028.03.2014Eiendomsdirektør.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO VersjonDatoGodkjent 1.028.03.2014Eiendomsdirektør."— Utskrift av presentasjonen:

1 ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO VersjonDatoGodkjent Eiendomsdirektør

2 Endringslogg Nytt versjons nr.Dato for endringHva er endretKapittel som er endret Hvem var ansvarlig for endringen 1.Xdd.mm.åååå Eks Navn

3 Symbolbeskrivelser Dokument som foreløpig ikke er utarbeidet Dokument, mal og/eller leveranse Aktivitet i prosessen Aktivitet med grundig beskrivelse Aktivitet som gjennomføres i annen prosess utenfor økonomiprosessene Beslutningspunkt Aktivitet fra eller til annen økonomiprosess Bruksanvisning

4 Overordnet bilde - Økonomiprosesser 1. Budsjettering og planprosess 6. Finansiell rapporterings- prosess EIENDOMSAVDELINGENS ÅRSHJUL Transaksjonsprosesser 2. Prosjekt- økonomi 3. Innkjøp 4. Inntekt 5. Lønn Dokumenter, maler og andre verktøy Bruksanvisning Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå 0 Systemer Klikkbar boks Under utarbeidelse

5 BeskrivelseFormål •Planprosessen beskriver rutiner for innsamling av innspill til satsinger og årsplan. Dette inngår som input til budsjettarbeidet •Budsjettprosessen har til hensikt å estimere og forankre neste års planlagte og forventede kostnader og inntekter, samt å sikre nødvendige føringer og beslutninger Formål med budsjetterings- og planprosessen er å: •Sikre et omforent og dokumentert styringsgrunnlag av god kvalitet for planlegging av EAs aktivitet kommende år •Sikre at alle ledere med budsjettansvar er involvert i planlegging og har forståelse og eierskap til egne rammer Aktuelle dokumenter og systemer Roller Prosesseier •Eiendomsdirektør Deltagere •Eiendomsdirektør •Underdirektører •Økonomisjef BUDSJETTERINGS- OG PLANPROSESSEN 1.1. Kartlegge og levere innspill til satsinger 1.2. Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO 1.3. Utarbeide budsjett Bruks- anvisning Nivå 0 Rundskriv fra LOS Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå 1 Dokumenter •Rundskriv LOS •Innspill satsingsområder •Innspill årsplan •Budsjett neste år Systemer •Regnskapssystem (OA) •Bestillingssystem •Budsjettsystem (Buddy) •Rapporteringsverktøy (Kuben) 1.4. Ferdigstille og beslutte budsjett 1.5. Avregne årsresultat •Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) •Saksgrunnlag 1. Budsjetterings- og planprosessen

6 LEVERANSE (MARS HVERT ÅR) •Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte Formål Formål med delprosessen er å samle inn brukerbehov fra fakulteter, museer, UB og LOS, samt vurdere og evaluere hvilke satsingsområder som Eiendomsavdelingen ønsker å prioritere for neste år. Gjennomføring •Utarbeide plan for dialogmøter med alle fakulteter, museer, UB og LOS, innkalle og gjennomføre de enkelte dialogmøtene og dokumentere alle brukerbehov for kommende år •Utarbeide fremdriftsplan for innspill til satsinger, innkalle og gjennomføre arbeidsmøte med underdirektørene. I arbeidsmøtet stiller underdirektørene med de nøkkelressurser som er relevante for innholdet i møtet. •Underdirektører gjennomfører egne arbeidsmøter med relevante nøkkelressurser for å kartlegge og vurdere hvilke satsingsområder som bør fremlegges og evt. om det er større endringer i rammen som også bør fremlegges (egen prosess). •«Rundskriv» fra LOS angir krav til innhold for å levere innspill til satsingsområder sammen med en mal og en fremdriftsplan. •Underdirektører presenterer sine forslag i arbeidsmøtet og de enes om hvilke satsingsområder og eventuelle rammeendringer som skal fremmes for eiendomsdirektøren •Underdirektører utarbeider dokument med innspill til satsingsområder og fremmer sitt forslag for eiendomsdirektøren. Hvis Eiendomsdirektøren har endringer til satsingsdokumentet går dokumentet tilbake til underdirektørene som foretar nødvendige oppdateringer •Eiendomsdirektøren beslutter satsingsområder og sender dokumentet til LOS innen den fastsatte fristen Delprosessansvarlig Underdirektør Stab Nivå 1 Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Fakulteter, museer, UB og LOS Hovedaktiviteter  Innkalle, planlegge og gjennomføre dialogmøter  Samle og vurdere innspill satsingsområder og evt. endrede rammer  Utarbeide dokument med innspill til satsingsområder  Sende innspill til satsingsområder til LOS 1.1. Kartlegge og levere innspill til satsinger Klikk for mer informasjon INPUT (FEBRUAR HVERT ÅR) •Rundskriv fra LOS Delprosess 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger Nivå 0

7 DESEMBERJANUARFEBRUAR/MARS Leveranser Fak/mus/UB/ LOS Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Nivå 2 5. Planlegge og innkalle til arbeidsmøte satsinger Nivå 1 Nivå 0 Nivå Sende signert dokument til LOS Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte 7. Organisere og gjennomføre arbeidsmøte satsinger Utkast innspill satsinger og evt. rammer Vurdering av satsingsområder og eventuelle ramme- endringer 8 Utarbeide dokument om satsingsområder Rundskriv og mal satsingsdokument fra LOS 9. Beslutte innspill til satsingsområder og presentere i ELG Fremdriftsplan satsningsområder Fremdriftsplan satsingsområder Aktiviteter 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger 6. Motta innkalling og forberede innspill til satsinger og evt. endringer i rammer Dokumentasjon brukerbehov fra dialogmøter Neste 1. Planlegge og Invitere til dialogmøter 2. Motta invitasjon og forberede til dialogmøter 3. Forberede, gjennomføre dialog- møter og dokumentere brukerbehov Dokumentasjon brukerbehov fra dialogmøter 4. Kvalitetssikre dokumentasjon brukerbehov Mal brukerbehov Vurdering av satsingsområder og eventuelle ramme- endringer Evt. føringer fra Eiendomsdirektør Start

8 Dialogmøter MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt DialogmøterUnderdirektør Stab (US) Eier og fasilitator av møtet Input Innledende presentasjon •Innledende presentasjon (US) •Presentasjon brukerbehov (fakulteter, museer, UB, LOS) •Diskusjon (alle) •Veien videre (US) Januar UnderdirektørerOutput Dokumentasjon brukerbehov Økonomisjef (ØS) Representant fra fakulteter, museer, UB og LOS Input Avdekke brukerbehov Output Møtereferat Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3

9 Arbeidsmøte satsinger MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt Arbeidsmøte satsingsområder Underdirektør Stab (US) Eier og fasilitator av møtet Input Innledende presentasjon av rundskriv fra LOS •Gjennomgå rundskriv LOS (ØS) •Gjennomgå fremdriftsplan (ØS) •Presentere forslag til satsingsområder (UPP og UDV) •Diskusjon (alle) •Beslutte hvilke satsingsområder som skal fremmes for beslutning hos Eiendoms- direktøren Etter mottatt rundskriv fra LOS (ca. februar hvert år) Økonomisjef (ØS)Administrator •Innkalle •Organisere •Føre møtereferat Input Utarbeide og presentere fremdriftsplan Output Protokoll fra møtet Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Underdirektør Drift og Vedlikehold (UDV) Forberede og presentere forslag til satsingsområder Input Utarbeide presentasjon med forslag til satsingsområder Output Utkast innspill satsingsområder Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3

10 LEVERANSE •Signert dokument med innspill årsplan til UiO (april hvert år) Formål Formål med delprosessen er å samle inn og evaluere hvilke tiltak som skal inngå i årsplanen til UiO for neste år Gjennomføring •Underdirektør Stab mottar rundskriv fra LOS som beskriver krav til innhold og mal for å levere innspill til årsplan i tillegg til fremdriftsplan •Underdirektør Stab og økonomisjef sikrer at all informasjon i rundskrivet er forstått og utarbeider deretter en fremdriftsplan og kaller inn til et arbeidsmøte •I arbeidsmøtet årsplan stiller underdirektører med nøkkelressurser som er relevant for innholdet i møtet •Underdirektører gjennomfører egne separate møter med sine nøkkelressurser for å kartlegge og vurdere hvilke prosjekter som bør fremlegges (egen prosess) •Underdirektører presenterer deretter sine forslag i et felles møte hvor de får innspill til innhold og prioritering •Underdirektør Stab kvalitetssikrer dokumentet med innspill til årsplan og foretar nødvendig forankring før det sendes til godkjenning hos Eiendomsdirektøren •Underdirektør Stab sender godkjent dokument til LOS innen den oppsatte fristen Delprosessansvarlig Underdirektør Stab Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Hovedaktiviteter  Gjennomføre arbeidsmøte  Samle innspill til årsplan  Utarbeide dokument med innspill til årsplan  Sende dokument med innspill til årsplan til LOS 1.2. Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO Klikk for mer informasjon INPUT •Rundskriv fra LOS (mars hvert år) Delprosess 1.2: Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO Nivå 0Nivå 1

11 FEBRUARMARSAPRIL/MAI Leveranser LOS Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Nivå 2 1. Planlegge og innkalle til arbeidsmøter 4. Utarbeide dokument «innspill til årsplan» Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3 Rundskriv fra LOS Signert dokument med innspill til årsplan til UiO arkiveres i ePhorte 3. Fasilitere og gjennomføre arbeidsmøte årsplan Utkast eksisterende tiltak og nye tiltak til årsplan UiO Innspill til årsplan Utkast eksisterende tiltak og nye tiltak til årsplan UiO Mal årsplan fra LOS rundskriv 6. Gjennomgå, beslutte og sende dokument «Innspill til årsplan» til LOS Fremdriftsplan årsplan Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte Aktiviteter 1.2: Kartlegge og samle innspill årsplan UiO 2. Evaluere eksisterende tiltak og komme med innspill til nye tiltak Dokumentasjon fra dialogmøte med fakultetene Neste LOS behandler innspill til årsplan 9. Delta i budsjett- møter med UiO ledelse Start

12 Arbeidsmøte årsplan MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt Arbeidsmøte årsplanUnderdirektør Stab (US) Eier av møtetInput Innledende presentasjon av rundskriv fra LOS •Gjennomgå rundskriv LOS (ØS) •Gjennomgå fremdriftsplan (ØS) •Gjennomgang eksisterende tiltak (UPP) •Innspill nye tiltak (UPP) •Diskusjon (alle) •Beslutte hvilke prosjekter som skal fremmes for beslutning i årsplan til Eiendoms- direktøren Etter mottatt rundskriv LOS (ca. mars hvert år) Økonomisjef (ØS)Administrator •Innkalle •Fasilitere •Føre protokoll Input Utarbeide fremdriftsplan Output Møtereferat Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Underdirektør Drift og Vedlikehold (UDV) Input Presentere forslag til prosjekter inn i årsplan Output Utkast innspill prosjekter til årsplan ProsjektsjefInput Støtte med detaljert informasjon om prosjektene Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3

13 LEVERANSE (Q4 HVERT ÅR) •Endelig utkast budsjett Formål Formål med delprosessen er å •Samle inn og sammenstille budsjett for hele Eiendomsavdelingen •Forankre budsjett og informere om budsjettrammer Gjennomføring •Underdirektør Stab mottar rundskriv fra LOS som beskriver krav til innhold for å levere innspill til budsjett i tillegg til fremdriftsplan •Underdirektør Stab og Økonomisjef sikrer at all informasjon i rundskrivet er forstått og utarbeider et forslag til en fremdriftsplan som presenteres i ELG •Deretter forbereder økonomisjef budsjettseminar, som er å anse som selve starten på budsjetteringsprosessen •På budsjettseminaret presenteres og forankres informasjon om frister, budsjettrammer etc. til alle som har et budsjettansvar •Selve utarbeidelsen av budsjettet skjer i de respektive seksjonene. Underdirektørene har ansvar for å sammenstille sine seksjoners budsjett (egen prosess) •Økonomisjef sammenstiller avdelingsbudsjettene og legger inn første utkast i budsjetteringsverktøyet (Buddy) •Sammenstilt budsjett presenteres for eiendomsdirektøren i ELG •Eiendomsdirektør godkjenner endelig utkast budsjett Delprosessansvarlig Økonomisjef Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Hovedaktiviteter  Planlegge budsjettprosessen  Gjennomføre budsjetteringsmøter  Budsjettere for seksjoner og avdelinger  Legge budsjett inn i Buddy  Beslutte endelig budsjett 1.3. Utarbeide budsjett Klikk for mer informasjon INPUT (JUNI HVERT ÅR) •Rundskriv fra LOS: Budsjettfrister Delprosess 1.3: Utarbeide budsjett Nivå 0Nivå 1

14 JUNIAUGUST/SEPTEMBEROKTOBER Leveranser Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Nivå 2 1. Planlegge budsjettprosess, utarbeide og melde sak til ELG Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3 Styresak Føring til budsjett Utkast budsjett i Buddy/Kuben Mal budsjett Utkast budsjett i Buddy/Kuben 2. Forberedelser budsjett- prosess 5. Forberede og gjennomføre budsjettseminar 7. Samle inn budsjett fra seksjonene og sammenstille for underavdeling Plan for budsjetterings- prosessen 6. Klargjøre og sende ut budsjett mal 8. Sammenstille budsjett i budsjettverktøy 9. Utarbeide og forberede sak til budsjettgjennom- gang i ELG Endelig utkast budsjett Aktiviteter 1.3: Utarbeide budsjett Neste 4. Behandle og beslutte budsjettprosess i ELG Budsjett møter UiO Forslag fremdriftsplan budsjettprosess Saksgrunnlag budsjettprosess 3. Forberede føringer til budsjettet for EA 10. Behandle og beslutte budsjett i ELG Saksgrunnlag budsjett Rundskriv fra LOS (budsjettfrister) Start

15 Planleggingsmøte budsjettprosess - sak i ELG MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt Planlegge budsjettprosess Eiendomsdirektør (ED)Eier møtetInput Føringer for budsjettet •Gjennomgå rundskriv LOS (US) •Gjennomgå føringer for budsjettet (ED) •Presentasjon avdelingenes respektive hovedområder for neste år (US, UPP, UDV) •Diskusjon hovedområder for EA (alle) •Diskusjon fremdriftsplan (alle) •Beslutte fremdriftsplan •Avklare ansvar for lønnsbudsjettering og ansvar for andre leveranser i budsjettet Etter mottatt rundskriv LOS Underdirektør Stab (US) Eier av sakenInput Rundskriv LOS Utarbeide og presentere avdelingens hovedområder for neste år ØkonomisjefUtarbeide saksgrunnlagInput Presentere forslag fremdriftsplan Output Omforent fremdriftsplan Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Input Utarbeide og presentere avdelingens hovedområder for neste år Underdirektør Drift og Vedlikehold (UDV) Input Utarbeide og presentere avdelingens hovedområder for neste år Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3

16 Budsjettseminar - alle med budsjettansvar MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt BudsjettseminarUnderdirektør Stab (US) Eier og fasilitator av møtet Input Utarbeide og presentere EAs budsjettprosess •Presentasjon EA budsjett-prosess (US) •Føring for budsjett (US) •Gjennomgang maler (ØS) •Gjennomgang tidsfrister (ØS) Etter planlegge budsjettprosess Økonomisjef (ØS)Administrator •Innkalle •Føre protokoll Input Utarbeide og presentere fremdriftsplan Output Møtereferat Underdirektører Seksjonssjef Gruppeledere Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3

17 Gjennomgang budsjett - sak i ELG MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt Gjennomgang budsjett Eiendomsdirektør (ED) Eier av møtetOutput Omforent prioriteringer i tilfelle kutt •Presentasjon sammenstilt budsjett EA (US) •Avstemme føring for budsjettet fra ED (US) •Diskusjon budsjett (alle) Etter budsjettseminar Underdirektør Stab (US) Eier av sakenInput Presentere sammenstilt budsjett for EA Økonomisjef (ØS)Utarbeide saksgrunnlag Input Sammenstilt budsjett, detaljer Output Omforent budsjett for EA, med prioriteringer Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Input Detaljer seksjonsbudsjett Underdirektør Driftsavdelingen (UDV) Input Detaljer seksjonsbudsjett Nivå 2 Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3

18 LEVERANSE (Q4 HVERT ÅR): •Signert budsjett dokumentert i ePhorte •Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) •Saksgrunnlag Formål Formål med delprosessen er å sikre et ferdig besluttet budsjett som kan sendes til LOS Gjennomføring •Underdirektørene forankrer endelig utkast budsjett i sine respektive seksjoner •Underdirektørene sammenfatter sine respektive seksjonssjefs budsjetter og oppdaterer budsjettet for avdelingen •Økonomisjef sammenstiller avdelingenes budsjetter og oppdaterer Buddy/Kuben •Når endelig budsjett fra LOS mottas, avstemmer økonomisjef EAs budsjett opp mot LOS-budsjettet •Endelig budsjett presenteres i ELG •Eiendomsdirektør beslutter og signerer endelig budsjett Delprosessansvarlig Underdirektør Stab Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Hovedaktiviteter  Forankre endelig budsjett i seksjonene og gjennomføre eventuelle justeringer  Avstemme budsjett med budsjett fra LOS  Beslutte og signere endelig budsjett 1.4. Ferdigstille og beslutte budsjett Klikk for mer informasjon Delprosess 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett INPUT •Endelig utkast budsjett Nivå 0Nivå 1

19 OKTOBERNOVEMBER Leveranser Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Nivå 2 Nivå 1 Nivå 3 Endelig utkast budsjett 2 Oppdatere budsjettsystemet Signert budsjett dokumentert i ePhorte 1. Forankre endelig utkast til budsjett i seksjonene og gjennomføre eventuelle budsjettendringer 3. Avstemme budsjett med budsjett fra LOS 4. Utarbeide og melde sak til ELG for beslutning Endelig budsjett fra LOS 5. Behandle og beslutte endelig budsjett Aktiviteter 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Neste Saksgrunnlag Nivå 0 Start

20 LEVERANSE (JANUAR HVERT ÅR) •Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) •Saksgrunnlag Formål Formål med delprosessen er å foreta avregning for å oppdatere budsjett i Buddy når årets regnskapet er avsluttet, for deretter å låse budsjettet Gjennomføring •Økonomisjef avstemmer og avslutter regnskap (egen prosess) •Økonomisjef oppdaterer budsjett med riktige regnskapstall i Buddy •Økonomisjef forankrer oppdatert budsjett med Underdirektør Stab •Oppdatert budsjett gjennomgås i ELG •Eiendomsdirektøren beslutter hvordan overskuddet skal omdisponeres •Økonomisjef sikrer at endelig budsjett er tilgjengelig og oppdatert i Buddy og Kuben innen fristen fra LOS Delprosessansvarlig Økonomisjef Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektør Stab Økonomisjef Hovedaktiviteter  Sikre at alle fjorårets faktura betales  Avstemme og avslutte regnskap  Gjennomgå endelig budsjett  Beslutte disponering av overskudd  Oppdatere Buddy/Kuben 1.5. Avregne årsresultat Klikk for mer informasjon Delprosess 1.5: Avregne årsresultat INPUT •Signert budsjett dokumentert i ePhorte •Årsregnskap Nivå 0Nivå 1

21 JANUAR Leveranser Eiendomsdirektør Underdirektør stab Økonomisjef Dokumenter Nivå 2 Nivå 1 Nivå 3 Signert budsjett dokumentert i ePhorte 3. Utarbeide og melde sak til ELG og forberede sak Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) 6. Oppdatere Buddy og overføre til Kuben Aktiviteter 1.5: Avregne årsresultat 5. Beslutte disponering av overskudd Årsregnskap 1. Avstemme fjorårets regnskap 4. Behandle og beslutte endelig budsjett Saksgrunnlag 2. Gjennomgå oppdatert budsjett Nivå 0 Slutt Start

22 2. Prosjektøkonomiprosess BeskrivelseFormål Prosessen beskriver rutiner for å: •Håndtere grunndata i prosjektøkonomiverktøyene, herunder opprette nye prosjekter, håndtere endringer, avslutte og lukke prosjekter i prosjektøkonomiverktøy •Utarbeide månedlig rapportering av prosjektøkonomi til EAs ledergruppe Formål med prosjektøkonomiprosessen er å: •Tilrettelegge for at grunndata i prosjektøkonomiverktøy er oppdatert og korrekte. Dette gir grunnlag for kvalitet i rapportering, løpende økonomioppfølging og er nødvendig for prosjektgjennomføring •Gi EAs ledergruppe en samlet økonomisk oversikt over pågående prosjekter for å sikre god oppfølging og kontroll av bevilgede midler Aktuelle dokumenter og systemer (prosjektøkonomiverktøy) Roller Prosesseier Økonomisjef Eiendomsavdelingen Deltagere •Underdirektør Stab •Økonomisjef •Prosjektøkonom •Prosjektsjef •Prosjektleder PROSJEKTØKONOMI •Prosjektnummer stengt •Prosjektøkonomi- verktøy oppdatert •Regnskap til sluttrapport 2.1. Opprette nytt prosjekt 2.2. Håndtere endringer i prosjekt 2.3. Avslutte og lukke prosjekt Bruks- anvisning Prosjektmandat Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå 1 Dokumenter •Prosjektmandat og prosjektplan •Prosjektøkonomirapport •Prosjektliste •Sjekkliste prosjektopprettelse Systemer •Regnskapssystem •ePhorte •Buddy og Kuben •Rapporteringsverktøy (Questback) 2.4. Rapportere prosjektøkonomi •Prosjekt- rapporterings- verktøy (Questback) •Faktiske regnskapstall og budsjettall Nivå 0 •Prosjektøkonomi- rapport •Oppdatert prognose i Buddy, Kuben og prosjektliste

23 LEVERANSE •Regnskapsmessig prosjektvurdering •Bokføringsinstruks •Nytt prosjektnummer •Prosjektøkonomiverktøy oppdatert Formål Formål med delprosessen er å •Tilrettelegge for økonomirapportering og oppfølging av prosjektporteføljen til EA ved riktig registrering i prosjektøkonomiverktøy •Opprette og tildele prosjektnummer som er nødvendig for at prosjektledere kan foreta innkjøp Gjennomføring •Prosjektøkonom mottar prosjektmandat i ePhorte og innkaller prosjektleder til et møte. I møtet vurderer prosjektøkonom og prosjektleder regnskapsføring for prosjektet og hvorvidt prosjektet skal viderefaktureres. Prosjektøkonom dokumenterer gjennomgang i dokument «Økonomisk oppstart» •Prosjektleder signerer dokumentet «Økonomisk oppstart» og prosjektøkonom laster opp dokumentet i ePhorte •Prosjektøkonom oppretter prosjektnummer og informerer prosjektleder om opprettet nummer •Prosjektøkonom oppdaterer prosjektøkonomiverktøy: –Prosjektrapporteringssystem –Prosjektliste –Budsjetteringsverktøy (Buddy) –Analysekube (Buddy) –Overvåkningsliste for kontrollprogram –Regnskapsmessig vurdering (påkostning og vedlikehold) –Liste over prosjekter som skal viderefaktureres –Regnskapssystem Delprosessansvarlig Prosjektøkonom Nivå 1 Deltar i delprosess Prosjektledere Prosjektøkonom Hovedaktiviteter  Gjennomføre oppstartsmøte mellom prosjektleder og prosjektøkonom  Vurdere og dokumentere regnskapsføring av prosjekt  Opprette prosjektnummer  Oppdatere prosjektøkonomiverktøy 2.1. Opprette nytt prosjekt Klikk for mer informasjon INPUT •Prosjektmandat Delprosess 2.1: Opprette nytt prosjekt Nivå 0

24 Leveranser Prosjektleder Prosjektøkonom Dokumenter Nivå 2 5. Arkivere alle dokumenter i ePhorte 1. Innkalle og forberede oppstartsmøte med prosjektleder 4. Signere dokument «Økonomisk oppstart» Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3 8. Oppdatere verktøy: •Prosjektrapporterings- system •Prosjektliste •Buddy •Overvåkningsliste kontrollprogram •Liste over viderefakturering Godkjent prosjektmandat 3. Gjennomføre økonomisk oppstartsmøte Sjekkliste nye prosjekter: •Økonomisk oppstart Bokføringsinstruks Prosjektøkonomiv erktøy oppdatert Aktiviteter 2.1: Opprette nytt prosjekt 2.Sende forespørsel til økonomi for å opprette et prosjektnummer 7. Motta prosjektnummer fra prosjektøkonom 6. Sende prosjektnummer til prosjektleder Slutt Regnskapsmessig prosjektvurdering arkivert Start Nytt prosjektnummer

25 Økonomisk oppstartsmøte nytt prosjekt MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt Økonomisk oppstartsmøte nytt prosjekt Prosjektøkonom (PØ) Eier av møtetInput Sjekkliste nye prosjekt Bokføringsinstruks Output Dokumentert regnskapsmessige konsekvenser f or prosjektet i «Økonomisk oppstart» •Gjennomgang av prosjektmandat (PL) •Gjennomgang av sjekkliste (PØ) •Gjennomgang av relevant bokføring (PØ) •Beslutte regnskaps- messige føringer for prosjektet Når prosjektmandat er godkjent Prosjektleder (PL)Input Prosjektmandat Nivå 2 Nivå 1 Nivå 3 Nivå 0

26 LEVERANSE: •Oppdatert informasjon i prosjektøkonomiverktøy •Godkjent revidert prosjektplan •Revidert prosjektplan for andre prosjekter som påvirkes Formål Formålet med delprosessen er å sikre at prosjektgrunndata er løpende oppdatert gjennom rutine for endringshåndtering. Håndtering av endringer er en forutsetning for kvalitet i økonomirapportering og løpende oppfølging av prosjekter. Gjennomføring •Endringsønske kommuniseres til prosjektsjef •Prosjektsjef vurderer forespørsel i samarbeid med prosjektleder og prosjektøkonom. Dersom endringen kan godkjennes reviderer prosjektleder prosjektplan. Godkjenning av revidert prosjektplan gjennomføres i henhold til EAs prosjektprosess •Hvis endringsbeslutningen involverer endring i andre prosjekter, må respektiv prosjektleder oppdatere sitt prosjektmandat tilsvarende •Alle reviderte prosjektmandat må godkjennes •Dersom revidert prosjektmandat godkjennes gjennomfører prosjektøkonom endringer i prosjektøkonomiverktøy •Prosjektøkonom informerer prosjektleder om gjennomført endring Delprosessansvarlig Prosjektøkonom Deltar i delprosess Prosjektøkonom Prosjektsjef Prosjektleder Hovedaktiviteter  Forespørre endring  Vurdere endring  Gjennomføre og dokumentere endring i prosjektøkonomiverktøy 2.2. Håndtere endringer i prosjekt Klikk for mer informasjon INPUT •Endringsforespørsel Nivå 1 Delprosess 2.2: Håndtere endringer i prosjekt Nivå 0

27 Nivå 2 Avdeling plan og prosjektØkonomiseksjonen Leveranse Prosjekt- økonom Underdirektør Plan og Prosjekt Prosjektsjef Prosjekt- leder Dokum- enter 1. Fremme endringsforespørsel Nivå 1 Nivå 0 Nivå 3 4. Oppdatere Prosjektplan/mandat og sikre godkjenning Månedlig prosjekt økonomirapport 2. Innkalle og gjennomføre vurderingsmøte Oppdatert informasjon i prosjektøkonomi- verktøy 3. Besluttet å endre? JA Prosjektplan 6. Oppdatere prosjektverktøy NEI INGEN ENDRING Aktiviteter 2.2: Håndtere endringer i prosjekt Endringsforespørsel prosjektplan/mandat + prissammendragskalkyle 5. Rutine for endring og beslutning av prosjektplaner er del av prosjektprosessen til EA Reviderte prosjektplaner for andre prosjekter som påvirkes Godkjent revidert prosjektplan Slutt Start

28 Vurderingsmøte prosjektendring MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt Vurderingsmøte prosjektendring Underdirektør Plan og Prosjekt Eier av møtetOutput Besluttet endringsforespørsel Sende ut endringsliste til de prosjektledere med prosjekter som påvirkes •Gjennomgang av endringsforespørsel (PL) •Gjennomgang konsekvenser for prosjektporteføljen (PS) •Gjennomgang konsekvenser for prosjektøkonomi (PØ) Når endringsforespørsel er mottatt Prosjektsjef (PS) Administrasjon Administrator og referent Input Vurdering av hvordan endring påvirker prosjektporteføljen Output Referat fra møte med endringsliste for utsendelse (standardmal for referat) Prosjektleder (PL) (på forespørsel) Input Detaljert informasjon om endring og konsekvenser hvis endring ikke besluttes Prosjektøkonom (PØ)Input Vurdering hvordan endring påvirker prosjektøkonomi Nivå 2 Nivå 1 Nivå 3 Nivå 0

29 LEVERANSE: •Prosjektnummer stengt •Prosjektøkonomiverktøy oppdatert •Sluttrapport Formål Formål med delprosessen er å sikre at ferdigstilte prosjekter avsluttes riktig i prosjektøkonomiverktøyene og at avregning av prosjektøkonomi gjennomføres. Dette gir: •Bedre oversikt over prosjektporteføljens økonomi, herunder disponible midler •Bedre kontroll ved å løpende lukke prosjektkoder slik at risiko for feilføring av kostnader reduseres Gjennomføring •Prosjektøkonom kontakter prosjektleder når et prosjekt rapporteres med status «Ferdig» i den månedlige prosjektrapporteringen. I tillegg foretar prosjektøkonom jevnlige analyser for å avdekke prosjekt uten aktivitet som kan stenges. •Dersom alle fakturaer er mottatt og betalt stenger prosjektøkonom prosjektkoden i regnskapssystemet. Er prosjektet klassifisert som en investering må prosjektet kapitaliseres før prosjektkoden kan stenges i regnskapssystemet. Prosjektøkonom informerer prosjektleder om stengt kode •Prosjektleder sender godkjent prosjektregnskap til prosjektøkonom for informasjon til bruk i sluttavregning •Prosjektøkonom avregner bevilget budsjett mot prosjektkostnader. Øremerkede midler tilbakeføres, mens frie midler eller underskudd avregnes mot prosjektreserven •Prosjektøkonom oppdaterer prosjektøkonomiverktøy Delprosessansvarlig Prosjektøkonom Hovedaktiviteter  Identifisere ferdige prosjekter  Avslutte prosjektnummer  Omdisponere/returnere midler  Oppdatere prosjektøkonomiverktøy 2.3. Avslutte og lukke prosjekt INPUT •Prosjektrapportering fra prosjektleder: Status ferdig •Prosjekter uten aktivitet Klikk for mer informasjon Deltar i delprosess Prosjektleder Prosjektøkonom Nivå 1 Delprosess 2.3: Avslutte og lukke prosjekt Nivå 0

30 Nivå 2 Leveranse Prosjektleder Prosjektøkonom Dokumenter 2. Spørre prosjektleder om alle faktura er mottatt og betalt Nivå Oppdatere verktøy: •Prosjektrapp.system •Prosjektliste •Buddy 5. Kapitalisere 3. Er alle faktura mottatt og betalt? •Prosjektnummer stengt •Prosjektøkonomi- verktøy oppdatert Prosjektrapportering fra prosjektleder: Status FERDIG JA 4. Er prosjektet klassifisert som påkostning? JA 6. Stenge prosjektnummer i regnskapssystemet og informere prosjektleder NEI 9. Vurdere over-/ underskudd og foreta avregning 8. Utarbeide og oversende sluttrapport prosjekt til prosjektleder 1. Foreta månedlige analyser for å avdekke prosjektkoder uten aktivitet Nivå 1 Regnskapsmessig prosjektvurdering Aktiviteter 2.3: Avslutte og lukke prosjekt Prosjektkoder uten aktivitet NEI 7. Motta informasjon om at prosjektkode er stengt og prosjektregnskap Prosjektregnskap: Vedlegg til sluttrapport Nivå 0 Slutt Start

31 LEVERANSE: •Prosjektøkonomirapport •Oppdatert prognose i Buddy, Kuben og prosjektliste Formål Formålet med delprosessen er å gi Eiendomsavdelingens ledergruppe en samlet økonomisk oversikt over pågående prosjekter for å sikre god oppfølging og kontroll av bevilgede midler. Gjennomføring •Prosjektøkonom konverterer data, generer rapport og kvalitetssikrer tall og beløp etter å ha mottatt rådatafil fra prosjektledernes rapporteringsverktøy (Questback) •Prosjektøkonom analyserer data og utarbeider forslag til månedsrapport som diskuteres og kvalitetssikres i møte med prosjektsjef og økonomisjef •Dersom det kommuniseres vesentlige endringer i rapporteringen som påvirker økonomitall, må dette håndteres gjennom endringsrutine i delprosess 2.2 Håndtere endringer •Når eventuelle endringer er håndtert oppdaterer prosjektøkonom månedsrapport med innspill fra møtet og sender rapport til Underdirktør for Plan og prosjekt for kvalitetssikring •Prosjektøkonomi innarbeider eventuelle endringer fra Underdirektør for Plan og prosjekt og lager saksgrunnlag som sendes med månedsrapport prosjektøkonomi til ELG •Prosjektsjef presenterer rapporten i ELG •Prosjektøkonom oppdaterer økonomiverktøy med ny informasjon Delprosessansvarlig Prosjektøkonom Hovedaktiviteter  Konvertere data og generere rapport  Utarbeide sammenstilt månedsrapport  Sende månedsrapport til ELG 2.4. Rapportere prosjektøkonomi INPUT •Prosjektrapporterings- verktøy (Questback) •Faktiske regnskapstall og budsjettall Klikk for mer informasjon Deltar i delprosess Underdirektør Plan og Prosjekt Økonomisjef Prosjektsjef Prosjektøkonom Nivå 1 Delprosess 2.4: Rapportere prosjektøkonomi Nivå 0

32 Aktiviteter 2.4: Rapportere prosjektøkonomi Nivå 2 Leveranse Underdirektør Plan og Prosjekt Prosjektsjef Prosjektøkonom Dokumenter Nivå 3 •Prosjektrapporterings- verktøy (Questback) •Lukket og avstemt regnskap for perioden •Budsjettall Nivå 1 1. Konvertere data og generere rapport Sjekkliste for kvalitetssikring 2. Kvalitetssikre tall og beløp i rapporterte data 3. Analysere data og utarbeide forslag til månedsrapport 4. Innkalle og gjennomføre evalueringsmøte månedsrapport 7. Gjøre endringer etter innspill 8. Kvalitetssikre månedsrapport 9. Ferdigstille månedsrapport og sende med saksgrunnlag til ELG Prosjektøkonomi- rapport 11. Oppdatere prosjektverktøy med ny prognose Oppdatert prognose i Buddy, Kube og prosjektliste Nivå 0 5. Vesentlige endringer kommunisert i rapportering? 10. Presentere prosjektøkonomi- rapport i ELG NEI JA 2.2. Håndtere endringer i prosjekt Slutt Start

33 Evalueringsmøte månedsrapport MøtekategoriDeltakereRolleInput / OutputAgendaTidspunkt Evalueringsmøte månedsrapport prosjekter Prosjektsjef (PS)Eier og fasilitator av møtet Input Siste prosjektrapport Output Referat fra møtet med innspill til eventuelle endringer i prosjektene •Gjennomgang av prosjektrapport (PS) •Gjennomgang av rapport prosjektøkonomi (PØ) •Gjennomgang konsekvenser for prosjektporteføljen (PS) •Gjennomgang konsekvenser for prosjektøkonomi (PØ) Når månedsrapport prosjektøkonomi er utarbeidet Økonomisjef Prosjektøkonom (PØ) Input Siste månedsrapport prosjektøkonomi Output Innspill til konsekvenser i månedsrapporten Nivå 2 Nivå 1 Nivå 3 Nivå 0

34 BeskrivelseFormål Prosess for å produsere og rapportere periodisk finansiell informasjon til EA og UiO sentralt. Prosessen skal sikre •Intern og ekstern rapportering i henhold til fastsatte lover, regler og krav •God økonomisk styring og kontroll av Eiendomsavdelingen gjennom etablerte rapporteringsrutiner Aktuelle dokumenter og systemer Dokumenter: •Rutine UiO: Regnskapsavslutning •Rapporteringskalender •Rundskriv regnskapsavslutning Systemer: •Regnskapssystem •Kuben •Buddy Roller Prosesseier: Eiendomsdirektør Deltagere: Eiendomsdirektør, Underdirektører, Seksjonsjefer, Gruppeledere, Økonomisjef, Prosjektøkonom og Økonomikonsulenter FINANSIELL RAPPORTERING •Tertialrapport til UiO •Månedsrapport til ELG 6.1. Forberede rapportering 6.2. Gjennomføre periodeavslutning 6.3. Kontrollere, analysere og rapportere Bruks- anvisning •Rundskriv fra intern administrasjon •Rapporteringskalender Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå Godkjenne og sende rapport 6. Prosess for finansiell rapportering Nivå 0

35 LEVERANSE: •Rapporteringsinstruks til seksjonssjefer og underdirektører •Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning Formål Formålet med delprosessen er å: •Forberede og tilrettelegge for kommende rapporteringsperiode •Sike at relevante regnskapsmessige problemstillinger håndteres før periodeslutt for å redusere risiko for feil og opprettholde flyt i rapporteringen Gjennomføring •Økonomisjef gjennomgår krav og spesifikasjoner mottatt fra regnskapsseksjonen og sikrer at EAs rapporteringsprosess er i henhold til disse. Økonomisjef deltar også på økonomiledernettverk •EA Økonomi gjennomfører et forberedende møte hvor arbeidsoppgaver avklares og fordeles •Prosjektøkonom og økonomisjef overvåker potensielle regnskapsmessige problemstillinger og er ansvarlig for at disse avklares før periodeslutt •Økonomikonsulent sender ut påminnelse om godkjenning av faktura før periodeslutt til alle brukere av bestillings- og fakturasystem •Rapporteringsinstruks til seksjonssjefer og underdirektører forberedes og sendes ut Delprosessansvarlig Økonomisjef Nivå 1 Deltar i delprosess Økonomisjef Økonomikonsulent Prosjektøkonom seksjonssjef Hovedaktiviteter  Foreta avklaringssaker  Forberede og kommunisere maler og rapporteringsinstrukser  Sende ut påminnelse om månedsslutt 6.1. Forberede rapportering Klikk for mer informasjon INPUT •Rundskriv fra Intern administrasjon •Rapporteringskalender Delprosess 6.1: Forberede rapportering Nivå 0

36 Nivå 2 Leveranse Økonomisjef Økonomi- konsulent Prosjekt- økonom Dokumenter 5. Sende ut påminnelse om månedsslutt til alle brukere av bestilling- og fakturasystem 1. Planlegge rapportering og delta på økonomiledernettverk 4. Vurdere og håndtere mulige regnskapsmessige problemstillinger Nivå 1 Aktiviteter 6.1: Forberede rapportering Nivå 3 •Rundskriv fra intern administrasjon •Rapporteringskalender 3. Møte med prosjektsjef: Diskutere mulige problemstillinger prosjektøkonomi 6. Sende ut rapporteringsinstruks til underdirektører og seksjonssjefer 2. Avholde møte i EA økonomi: Planlegge arbeidsdeling Rapporterings- instruks til seksjonssjefer og underdirektører Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning Aktiviteter 6.1: Forberede rapportering Nivå 0 Neste Start

37 LEVERANSE: •Lukket og avstemt regnskap for perioden •Sjekkliste periodeavslutning gjennomført Formål Formålet med delprosessen er å sikre at lukket perioderegnskap er i henhold til UiO sine retningslinjer og fastsatte lover, regler og krav. Gjennomføring •Alle i EA økonomi er ansvarlig for å gjennomføre sine arbeidsoppgaver ved periodeslutt og dokumentere utført arbeid i sjekklisten med signatur •Økonomisjef godkjenner periodeavslutning og lukker regnskap Delprosessansvarlig Økonomisjef Nivå 1 Deltar i delprosess Økonomisjef Økonomikonsulenter Prosjektøkonom Hovedaktiviteter  Gjennomføre periodeavslutningsaktiviteter  Godkjenne periodeavslutning og lukke regnskap 6.2. Gjennomføre periodeavslutning Klikk for mer informasjon INPUT •Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning Delprosess 6.2: Gjennomføre periodeavslutning Nivå 0

38 Nivå 2 Leveranse Økonomisjef Økonomi- konsulenter Prosjekt- økonom Dokumenter Nivå 1 Nivå 3 3. Lukke regnskap 2. Kontrollere sjekkliste og godkjenne periodeavslutning 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning Sjekkliste periodeavslutning gjennomført Lukket og avstemt regnskap for perioden Aktiviteter 6.2: Gjennomføre periodeavslutning Nivå 0 Neste Start

39 LEVERANSE: •Utkast månedsrapportering til ELG •Utkast tertialrapportering til UiO Formål Formålet med delprosessen er å: •Sikre at seksjonssjefer og underdirektører gjennomgår, analyserer og får forståelse for finansiell utvikling i eget ansvarsområde •Forberede og utarbeide finansiell rapportering til egen ledergruppe og tertialrapportering til UiO direktør som gir et riktig bilde av den økonomiske utviklingen for de ulike nivåene i Eiendomsavdelingen og samlet •Gjennomføre kontroller og analyse for å avdekke feil og sikre kvalitet i regnskapstallene Gjennomføring •Økonomikonsulent gjennomfører kontrollprogram og rapporterer til administrativ støtte. •Økonomisjef sender ut perioderegnskap til gruppeledere, seksjonssjefer og underdirektører •Seksjonssjef kontrollerer og analyserer egne tall og rapporterer til underdirektører •Underdirektører gjennomgår og kvalitetssikrer seksjonssjeferes rapporter. Underdirektører utarbeider rapporter for egen enhet og oversender økonomisjef •Økonomisjef kvalitetssikrer og utarbeider rapporter for Eiendomsavdelingen •I tillegg sammenstiller og kvalitetssikrer økonomisjef rapporter fra underavdelinger. Dersom det er feil i rapporteringen fra underavdelinger er underdirektører ansvarlig for at dette blir rettet •Økonomisjef sender rapporter til Underdirektør Stab for kvalitetssikring Delprosessansvarlig Økonomisjef Nivå 1 Deltar i delprosess Underdirektører, Seksjonssjefer, Gruppeledere, Økonomisjef og Økonomikonsulenter Hovedaktiviteter  Gjennomføre kontrollprogram  Analysere, kontrollere og rapportere finansiell informasjon på seksjons-, underavdelings- og avdelingsnivå  Sammenstille rapportering og utarbeide utkast til rapportering 6.3. Kontrollere, analysere og rapportere INPUT •Lukket og avstemt regnskap for perioden Klikk for mer informasjon Delprosess 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere Nivå 0

40 Leveranse Under- direktører Seksjonssjefer Økonomisjef Økonomi- konsulenter Dokumenter 6. Kvalitetssikre og sammenstille rapporter til Eiendomsdirektør Nivå 2 1. Gjennomføre kontrollprogram 2. Klargjøre og sende ut perioderegnskap til gruppeledere, seksjonssjefer og underdirektører Nivå 1Nivå 0 Nivå 3 4. Utarbeide rapport for egen seksjon (back-up ved fravær) 5. Utarbeide en samlet rapport for avdelingene Utkast månedsrapport til ELG 7. Feil/ mangler avdekket? Nei Ja Rapportert kontrollprogram til administrativ støtte Lukket og avstemt regnskap for perioden 8. Sende rapporter til Underdirektør Stab for kvalitetssikring 3. Utarbeide rapporter for EA Aktiviteter 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere Sjekkliste kontrollprogram Rapporterings- instruks til seksjonssjefer og underdirektører Bruksanvisning rapportering Mal for rapportering Neste Utkast tertialrapportering til UiO Start

41 LEVERANSE: •Godkjent månedsrapport EA •Tertialrapport til UiO Formål Formål med delprosessen er å rapportere og presentere riktig og korrekt finansiell informasjon til ELG og UiO direktør (tertial). Gjennomføring •Underdirektør Stab kvalitetssikrer og gjennomgår rapporter. Økonomisjef foretar eventuelle korrigeringer •Økonomisjef utarbeider saksgrunnlag og sender dette sammen med månedsrapport og tertialrapport til ELG. •Saksfremleggelse finansiell rapportering i ELG: Underdirektører presenterer rapport for egen avdeling, Underdirektør Stab presenterer rapportering for EA som helhet. •Eiendomsdirektør godkjenner månedsrapport og tertialrapport. Eventuelle korrigeringer utføres av ansvarlig underdirektør og leveres til økonomisjef. •Eiendomsdirektør sender tertialrapport til UiO direktør. Delprosessansvarlig Stabsdirektør EA Nivå 1 Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Underdirektør Stab Økonomisjef Hovedaktiviteter  Kvalitetssikre og godkjenne rapporter  Presentere og godkjenne i ELG (månedlig)  Rapportere til UiO direktør (tertial) 6.4. Godkjenne og sende rapport INPUT •Utkast månedsrapport til ELG •Utkast tertialrapportering til UiO Klikk for mer informasjon Delprosess 6.4: Godkjenne og sende rapport Nivå 0

42 Leveranse Eiendoms- direktør Under- direktører Underdirektør Stab Økonomisjef Dokumenter Nivå 2 1. Kvalitetssikre måneds- og tertialrapport Nivå 1Nivå 0 Nivå 3 2. Behov for endringer? 3. Endre rapport i henhold til tilbakemelding 5. Utarbeide saksgrunnlag og sende rapport Presentere rapport for egen underavdeling Presentere rapport for EA 6. ELG møte Tertialrapport til UiO 4. Godkjenne rapport 8. Oppdatere rapport Ja Nei Ja Godkjent månedsrapport EA 7. Rapport godkjent ? 9. Sende tertialrapport til UiO Aktiviteter 6.4: Godkjenne og sende rapport Start Slutt Utkast månedsrapport til ELG Utkast tertialrapportering til UiO

43 BRUKSANVISNING

44 Hvordan bruke dokumentet Nivå 0 •Modellen er delt opp i tre nivåer per prosess •Alle bokser som omhandler et prosessteg er klikkbare •For å komme deg fra ett steg til et annet i modellen, klikker du på boksen du vil gå til •For å gå tilbake til hovedprosessen eller delprosessen klikker du på knappene øverst til høyre •For symbolbeskrivelser se hersymbolbeskrivelser se her NIVÅ 0: Tilbake til nivå 1 Tilbake til nivå 0 Klikk på blå boks NIVÅ 1: NIVÅ 2: NIVÅ 3: Klikk på blå boks Tilbake til nivå 2 Navigasjonsknapper mellom de ulike nivåene

45 Beskrivelse av nivå 1 – prosess BESKRIVELSE: Utvidet beskrivelser av hva som gjennomføres i prosessen AKTUELLE DOKUMENTER OG SYSTEMER: Oversikt over støtte som er utgangspunkt for leveransene i prosessen INPUT: Nødvendig for å kunne starte prosessen PROSESS: Oversikt over delprosesser. Disse er klikkbare LEVERANSE: Kort oppramsing av hovedleveransen(e) fra prosessen ROLLER: Oversikt over prosesseier og deltagere i prosessen. Noen deltar i hele prosessen, andre kun i deler eller aktiviteter FORMÅL: Hvorfor EA skal gjennomføre aktiviteten og hva som skal oppnås NAVIGER: Her kan du klikke deg tilbake til hovedprosessen eller oversiktskartet Bruks- anvisning Nivå 0

46 Beskrivelse av nivå 2 – delprosess Bruks- anvisning Nivå 0 GJENNOMFØRING: Utvidet beskrivelse av hva som gjennomføres i prosessen DELPROSESS: Klikk på delprosessen for å se detaljert flytdiagram NAVIGER: Her kan du klikke deg tilbake til hovedprosessen eller oversiktskartet INPUT: Nødvendig for å kunne starte prosessen HOVEDAKTIVITETER: Gir deg en rask oversikt over hovedaktivitetene i prosessen LEVERANSE: Kort oversikt over hovedleveransen(e) fra delprosessen ROLLER: Hvem som er involvert i prosessen

47 Oversikt over forkortelser ForkortelseForklaring OAOrakle Application LOSLeder og administrativ støtte EAEiendomsavdelingen UBUniversitetsbiblioteket FakFakultetene ELGEiendomsavdelingens Ledergruppe ØSØkonomisjef PØProsjektøkonom PSProsjektsjef UDUnderdirektør Stab UPPUnderdirektør Plan og Prosjekt UDVUnderdirektør Drift og Vedlikehold MusMuseene Nivå 0

48 Oversikt over systemer med tilhørende roller SystemEA prosesseierEA applikasjonsforvalter KubenØkonomisjefØkonomikonsulent Buddy (budsjetteringsverktøy)ØkonomisjefØkonomikonsulent Basware (fakturasystem)InnkjøpssjefInnkjøpsrådgiver BestillingssystemInnkjøpssjefInnkjøpsrådgiver ProsjektrapporteringProsjektsjefProsjektledere, Prosjektøkonom ePhorte Rollebeskrivelser Nivå 0

49 Rollebeskrivelser RolleBeskrivelse og ansvarsområder Prosesseier Delprosesseier Aktivitetsansvarlig Systemansvarlig Superbruker system Nivå 0


Laste ned ppt "ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO VersjonDatoGodkjent 1.028.03.2014Eiendomsdirektør."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google