ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO

Presentasjon om: "ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO"— Utskrift av presentasjonen:

1 ØKONOMIPROSESSER EIENDOMSAVDELINGEN VED UIO
Versjon Dato Godkjent 1.0 Eiendomsdirektør

2 Endringslogg Nytt versjons nr. Dato for endring Hva er endret
Kapittel som er endret Hvem var ansvarlig for endringen 1.X dd.mm.åååå <tekst> Eks Navn

3 Symbolbeskrivelser Dokument som foreløpig ikke er utarbeidet
Dokument, mal og/eller leveranse Aktivitet i prosessen Aktivitet fra eller til annen økonomiprosess Aktivitet som gjennomføres i annen prosess utenfor økonomiprosessene Aktivitet med grundig beskrivelse Beslutningspunkt Bruksanvisning

4 Overordnet bilde - Økonomiprosesser
Klikk på en av boksene for mer informasjon Nivå 0 EIENDOMSAVDELINGENS ÅRSHJUL 1. Budsjettering og planprosess Transaksjonsprosesser 2. Prosjekt-økonomi 3. Innkjøp 4. Inntekt 5. Lønn 6. Finansiell rapporterings- prosess Systemer Dokumenter, maler og andre verktøy Klikkbar boks Bruksanvisning Under utarbeidelse

5 1. Budsjetterings- og planprosessen
Nivå 0 Bruks- anvisning 1. Budsjetterings- og planprosessen Beskrivelse Formål Planprosessen beskriver rutiner for innsamling av innspill til satsinger og årsplan. Dette inngår som input til budsjettarbeidet Budsjettprosessen har til hensikt å estimere og forankre neste års planlagte og forventede kostnader og inntekter, samt å sikre nødvendige føringer og beslutninger Formål med budsjetterings- og planprosessen er å: Sikre et omforent og dokumentert styringsgrunnlag av god kvalitet for planlegging av EAs aktivitet kommende år Sikre at alle ledere med budsjettansvar er involvert i planlegging og har forståelse og eierskap til egne rammer Aktuelle dokumenter og systemer Roller Dokumenter Systemer Rundskriv LOS Regnskapssystem (OA) Innspill satsingsområder Bestillingssystem Innspill årsplan Budsjettsystem (Buddy) Budsjett neste år Rapporteringsverktøy (Kuben) Prosesseier Deltagere Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef BUDSJETTERINGS- OG PLANPROSESSEN Klikk på en av boksene for mer informasjon 1.2 1.1 Nivå 1 Rundskriv fra LOS Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Saksgrunnlag 1.1. Kartlegge og levere innspill til satsinger 1.2. Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO 1.3. Utarbeide budsjett 1.4. Ferdigstille og beslutte budsjett 1.5. Avregne årsresultat

6 Delprosess 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger Klikk for mer informasjon 1.1. Kartlegge og levere innspill til satsinger LEVERANSE (MARS HVERT ÅR) Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte INPUT (FEBRUAR HVERT ÅR) Rundskriv fra LOS Delprosessansvarlig Underdirektør Stab 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å samle inn brukerbehov fra fakulteter, museer, UB og LOS, samt vurdere og evaluere hvilke satsingsområder som Eiendomsavdelingen ønsker å prioritere for neste år. Gjennomføring Utarbeide plan for dialogmøter med alle fakulteter, museer, UB og LOS, innkalle og gjennomføre de enkelte dialogmøtene og dokumentere alle brukerbehov for kommende år Utarbeide fremdriftsplan for innspill til satsinger, innkalle og gjennomføre arbeidsmøte med underdirektørene. I arbeidsmøtet stiller underdirektørene med de nøkkelressurser som er relevante for innholdet i møtet. Underdirektører gjennomfører egne arbeidsmøter med relevante nøkkelressurser for å kartlegge og vurdere hvilke satsingsområder som bør fremlegges og evt. om det er større endringer i rammen som også bør fremlegges (egen prosess). «Rundskriv» fra LOS angir krav til innhold for å levere innspill til satsingsområder sammen med en mal og en fremdriftsplan. Underdirektører presenterer sine forslag i arbeidsmøtet og de enes om hvilke satsingsområder og eventuelle rammeendringer som skal fremmes for eiendomsdirektøren Underdirektører utarbeider dokument med innspill til satsingsområder og fremmer sitt forslag for eiendomsdirektøren. Hvis Eiendomsdirektøren har endringer til satsingsdokumentet går dokumentet tilbake til underdirektørene som foretar nødvendige oppdateringer Eiendomsdirektøren beslutter satsingsområder og sender dokumentet til LOS innen den fastsatte fristen Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Fakulteter, museer, UB og LOS Hovedaktiviteter Innkalle, planlegge og gjennomføre dialogmøter Samle og vurdere innspill satsingsområder og evt. endrede rammer Utarbeide dokument med innspill til satsingsområder Sende innspill til satsingsområder til LOS

7 Aktiviteter 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 1.1: Kartlegge og levere innspill til satsinger Nivå 3 DESEMBER JANUAR FEBRUAR/MARS Leveranser Fak/mus/UB/ LOS Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Dokumentasjon brukerbehov fra dialogmøter Fremdriftsplan satsningsområder Vurdering av satsingsområder og eventuelle ramme-endringer Utkast innspill satsinger og evt. rammer Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte 2. Motta invitasjon og forberede til dialogmøter 4. Kvalitetssikre dokumentasjon brukerbehov 9. Beslutte innspill til satsingsområder og presentere i ELG 10. Sende signert dokument til LOS Neste 1. Planlegge og Invitere til dialogmøter 3. Forberede, gjennomføre dialog-møter og dokumentere brukerbehov 6. Motta innkalling og forberede innspill til satsinger og evt. endringer i rammer 8 Utarbeide dokument om satsingsområder 5. Planlegge og innkalle til arbeidsmøte satsinger 7. Organisere og gjennomføre arbeidsmøte satsinger Mal brukerbehov Dokumentasjon brukerbehov fra dialogmøter Rundskriv og mal satsingsdokument fra LOS Vurdering av satsingsområder og eventuelle ramme-endringer Fremdriftsplan satsingsområder Evt. føringer fra Eiendomsdirektør Start

8 1.1.3. Dialogmøter Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Dialogmøter Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Dialogmøter Underdirektør Stab (US) Eier og fasilitator av møtet Input Innledende presentasjon Innledende presentasjon (US) Presentasjon brukerbehov (fakulteter, museer, UB, LOS) Diskusjon (alle) Veien videre (US) Januar Underdirektører Output Dokumentasjon brukerbehov Økonomisjef (ØS) Representant fra fakulteter, museer, UB og LOS Avdekke brukerbehov Møtereferat

9 1.1.7. Arbeidsmøte satsinger
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Arbeidsmøte satsinger Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Arbeidsmøte satsingsområder Underdirektør Stab (US) Eier og fasilitator av møtet Input Innledende presentasjon av rundskriv fra LOS Gjennomgå rundskriv LOS (ØS) Gjennomgå fremdriftsplan (ØS) Presentere forslag til satsingsområder (UPP og UDV) Diskusjon (alle) Beslutte hvilke satsingsområder som skal fremmes for beslutning hos Eiendoms- direktøren Etter mottatt rundskriv fra LOS (ca. februar hvert år) Økonomisjef (ØS) Administrator Innkalle Organisere Føre møtereferat Utarbeide og presentere fremdriftsplan Output Protokoll fra møtet Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Underdirektør Drift og Vedlikehold (UDV) Forberede og presentere forslag til satsingsområder Utarbeide presentasjon med forslag til satsingsområder Utkast innspill satsingsområder

10 Delprosess 1.2: Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.2: Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO Klikk for mer informasjon 1.2. Kartlegge og levere innspill til årsplan UiO INPUT Rundskriv fra LOS (mars hvert år) LEVERANSE Signert dokument med innspill årsplan til UiO (april hvert år) Delprosessansvarlig Underdirektør Stab 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å samle inn og evaluere hvilke tiltak som skal inngå i årsplanen til UiO for neste år Gjennomføring Underdirektør Stab mottar rundskriv fra LOS som beskriver krav til innhold og mal for å levere innspill til årsplan i tillegg til fremdriftsplan Underdirektør Stab og økonomisjef sikrer at all informasjon i rundskrivet er forstått og utarbeider deretter en fremdriftsplan og kaller inn til et arbeidsmøte I arbeidsmøtet årsplan stiller underdirektører med nøkkelressurser som er relevant for innholdet i møtet Underdirektører gjennomfører egne separate møter med sine nøkkelressurser for å kartlegge og vurdere hvilke prosjekter som bør fremlegges (egen prosess) Underdirektører presenterer deretter sine forslag i et felles møte hvor de får innspill til innhold og prioritering Underdirektør Stab kvalitetssikrer dokumentet med innspill til årsplan og foretar nødvendig forankring før det sendes til godkjenning hos Eiendomsdirektøren Underdirektør Stab sender godkjent dokument til LOS innen den oppsatte fristen Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Hovedaktiviteter Gjennomføre arbeidsmøte Samle innspill til årsplan Utarbeide dokument med innspill til årsplan Sende dokument med innspill til årsplan til LOS

11 Aktiviteter 1.2: Kartlegge og samle innspill årsplan UiO
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 1.2: Kartlegge og samle innspill årsplan UiO Nivå 3 FEBRUAR MARS APRIL/MAI Leveranser LOS Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Fremdriftsplan årsplan Utkast eksisterende tiltak og nye tiltak til årsplan UiO Innspill til årsplan Signert dokument med innspill til årsplan til UiO arkiveres i ePhorte LOS behandler innspill til årsplan 6. Gjennomgå, beslutte og sende dokument «Innspill til årsplan» til LOS 9. Delta i budsjett- møter med UiO ledelse Neste 2. Evaluere eksisterende tiltak og komme med innspill til nye tiltak 4. Utarbeide dokument «innspill til årsplan» 1. Planlegge og innkalle til arbeidsmøter 3. Fasilitere og gjennomføre arbeidsmøte årsplan Rundskriv fra LOS Mal årsplan fra LOS rundskriv Dokumentasjon fra dialogmøte med fakultetene Signert dokument med innspill til satsingsområder dokumentert i ePhorte Utkast eksisterende tiltak og nye tiltak til årsplan UiO Fremdriftsplan årsplan Start

12 1.2.3. Arbeidsmøte årsplan Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Arbeidsmøte årsplan Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Arbeidsmøte årsplan Underdirektør Stab (US) Eier av møtet Input Innledende presentasjon av rundskriv fra LOS Gjennomgå rundskriv LOS (ØS) Gjennomgå fremdriftsplan (ØS) Gjennomgang eksisterende tiltak (UPP) Innspill nye tiltak (UPP) Diskusjon (alle) Beslutte hvilke prosjekter som skal fremmes for beslutning i årsplan til Eiendoms- direktøren Etter mottatt rundskriv LOS (ca. mars hvert år) Økonomisjef (ØS) Administrator Innkalle Fasilitere Føre protokoll Utarbeide fremdriftsplan Output Møtereferat Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Underdirektør Drift og Vedlikehold (UDV) Presentere forslag til prosjekter inn i årsplan Utkast innspill prosjekter til årsplan Prosjektsjef Støtte med detaljert informasjon om prosjektene

13 Delprosess 1.3: Utarbeide budsjett
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.3: Utarbeide budsjett Klikk for mer informasjon 1.3. Utarbeide budsjett INPUT (JUNI HVERT ÅR) Rundskriv fra LOS: Budsjettfrister LEVERANSE (Q4 HVERT ÅR) Endelig utkast budsjett Delprosessansvarlig Økonomisjef 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å Samle inn og sammenstille budsjett for hele Eiendomsavdelingen Forankre budsjett og informere om budsjettrammer Gjennomføring Underdirektør Stab mottar rundskriv fra LOS som beskriver krav til innhold for å levere innspill til budsjett i tillegg til fremdriftsplan Underdirektør Stab og Økonomisjef sikrer at all informasjon i rundskrivet er forstått og utarbeider et forslag til en fremdriftsplan som presenteres i ELG Deretter forbereder økonomisjef budsjettseminar, som er å anse som selve starten på budsjetteringsprosessen På budsjettseminaret presenteres og forankres informasjon om frister, budsjettrammer etc. til alle som har et budsjettansvar Selve utarbeidelsen av budsjettet skjer i de respektive seksjonene. Underdirektørene har ansvar for å sammenstille sine seksjoners budsjett (egen prosess) Økonomisjef sammenstiller avdelingsbudsjettene og legger inn første utkast i budsjetteringsverktøyet (Buddy) Sammenstilt budsjett presenteres for eiendomsdirektøren i ELG Eiendomsdirektør godkjenner endelig utkast budsjett Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Hovedaktiviteter Planlegge budsjettprosessen Gjennomføre budsjetteringsmøter Budsjettere for seksjoner og avdelinger Legge budsjett inn i Buddy Beslutte endelig budsjett

14 Aktiviteter 1.3: Utarbeide budsjett
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 1.3: Utarbeide budsjett Nivå 3 JUNI AUGUST/SEPTEMBER OKTOBER Leveranser Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Saksgrunnlag budsjettprosess Forslag fremdriftsplan budsjettprosess Føring til budsjett Plan for budsjetterings- prosessen Utkast budsjett i Buddy/Kuben Saksgrunnlag budsjett Endelig utkast budsjett Budsjett møter UiO 3. Forberede føringer til budsjettet for EA 4. Behandle og beslutte budsjettprosess i ELG 10. Behandle og beslutte budsjett i ELG 2. Forberedelser budsjett-prosess 7. Samle inn budsjett fra seksjonene og sammenstille for underavdeling 1. Planlegge budsjettprosess, utarbeide og melde sak til ELG 5. Forberede og gjennomføre budsjettseminar 6. Klargjøre og sende ut budsjett mal 8. Sammenstille budsjett i budsjettverktøy 9. Utarbeide og forberede sak til budsjettgjennom-gang i ELG Neste Rundskriv fra LOS (budsjettfrister) Styresak Mal budsjett Utkast budsjett i Buddy/Kuben Start

15 1.3.4. Planleggingsmøte budsjettprosess - sak i ELG
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Planleggingsmøte budsjettprosess - sak i ELG Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Planlegge budsjettprosess Eiendomsdirektør (ED) Eier møtet Input Føringer for budsjettet Gjennomgå rundskriv LOS (US) Gjennomgå føringer for budsjettet (ED) Presentasjon avdelingenes respektive hovedområder for neste år (US, UPP, UDV) Diskusjon hovedområder for EA (alle) Diskusjon fremdriftsplan (alle) Beslutte fremdriftsplan Avklare ansvar for lønnsbudsjettering og ansvar for andre leveranser i budsjettet Etter mottatt rundskriv LOS Underdirektør Stab (US) Eier av saken Rundskriv LOS Utarbeide og presentere avdelingens hovedområder for neste år Økonomisjef Utarbeide saksgrunnlag Presentere forslag fremdriftsplan Output Omforent fremdriftsplan Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Underdirektør Drift og Vedlikehold (UDV)

16 1.3.5. Budsjettseminar - alle med budsjettansvar
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Budsjettseminar - alle med budsjettansvar Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Budsjettseminar Underdirektør Stab (US) Eier og fasilitator av møtet Input Utarbeide og presentere EAs budsjettprosess Presentasjon EA budsjett-prosess (US) Føring for budsjett (US) Gjennomgang maler (ØS) Gjennomgang tidsfrister (ØS) Etter planlegge budsjettprosess Økonomisjef (ØS) Administrator Innkalle Føre protokoll Utarbeide og presentere fremdriftsplan Output Møtereferat Underdirektører Seksjonssjef Gruppeledere

17 1.3.10. Gjennomgang budsjett - sak i ELG
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Gjennomgang budsjett - sak i ELG Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Gjennomgang budsjett Eiendomsdirektør (ED) Eier av møtet Output Omforent prioriteringer i tilfelle kutt Presentasjon sammenstilt budsjett EA (US) Avstemme føring for budsjettet fra ED (US) Diskusjon budsjett (alle) Etter budsjettseminar Underdirektør Stab (US) Eier av saken Input Presentere sammenstilt budsjett for EA Økonomisjef (ØS) Utarbeide saksgrunnlag Sammenstilt budsjett, detaljer Omforent budsjett for EA, med prioriteringer Underdirektør Plan og Prosjekt (UPP) Detaljer seksjonsbudsjett Underdirektør Driftsavdelingen (UDV)

18 Delprosess 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett Klikk for mer informasjon LEVERANSE (Q4 HVERT ÅR): Signert budsjett dokumentert i ePhorte Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Saksgrunnlag 1.4. Ferdigstille og beslutte budsjett INPUT Endelig utkast budsjett Delprosessansvarlig Underdirektør Stab 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å sikre et ferdig besluttet budsjett som kan sendes til LOS Gjennomføring Underdirektørene forankrer endelig utkast budsjett i sine respektive seksjoner Underdirektørene sammenfatter sine respektive seksjonssjefs budsjetter og oppdaterer budsjettet for avdelingen Økonomisjef sammenstiller avdelingenes budsjetter og oppdaterer Buddy/Kuben Når endelig budsjett fra LOS mottas, avstemmer økonomisjef EAs budsjett opp mot LOS-budsjettet Endelig budsjett presenteres i ELG Eiendomsdirektør beslutter og signerer endelig budsjett Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Økonomisjef Hovedaktiviteter Forankre endelig budsjett i seksjonene og gjennomføre eventuelle justeringer Avstemme budsjett med budsjett fra LOS Beslutte og signere endelig budsjett

19 Aktiviteter 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 1.4: Ferdigstille og beslutte budsjett Nivå 3 OKTOBER NOVEMBER Leveranser Eiendoms- direktør Underdirektører Økonomisjef Dokumenter Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Saksgrunnlag Signert budsjett dokumentert i ePhorte 5. Behandle og beslutte endelig budsjett Neste 1. Forankre endelig utkast til budsjett i seksjonene og gjennomføre eventuelle budsjettendringer 2 Oppdatere budsjettsystemet 3. Avstemme budsjett med budsjett fra LOS 4. Utarbeide og melde sak til ELG for beslutning Endelig budsjett fra LOS Endelig utkast budsjett Start

20 Delprosess 1.5: Avregne årsresultat
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 1.5: Avregne årsresultat Klikk for mer informasjon 1.5. Avregne årsresultat INPUT Signert budsjett dokumentert i ePhorte Årsregnskap LEVERANSE (JANUAR HVERT ÅR) Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) Saksgrunnlag Delprosessansvarlig Økonomisjef 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å foreta avregning for å oppdatere budsjett i Buddy når årets regnskapet er avsluttet, for deretter å låse budsjettet Gjennomføring Økonomisjef avstemmer og avslutter regnskap (egen prosess) Økonomisjef oppdaterer budsjett med riktige regnskapstall i Buddy Økonomisjef forankrer oppdatert budsjett med Underdirektør Stab Oppdatert budsjett gjennomgås i ELG Eiendomsdirektøren beslutter hvordan overskuddet skal omdisponeres Økonomisjef sikrer at endelig budsjett er tilgjengelig og oppdatert i Buddy og Kuben innen fristen fra LOS Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektør Stab Økonomisjef Hovedaktiviteter Sikre at alle fjorårets faktura betales Avstemme og avslutte regnskap Gjennomgå endelig budsjett Beslutte disponering av overskudd Oppdatere Buddy/Kuben

21 Aktiviteter 1.5: Avregne årsresultat
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 1.5: Avregne årsresultat Nivå 3 JANUAR Leveranser Eiendomsdirektør Underdirektør stab Økonomisjef Dokumenter Saksgrunnlag Oppdatert budsjettsystem (Buddy/Kuben) 4. Behandle og beslutte endelig budsjett 5. Beslutte disponering av overskudd 2. Gjennomgå oppdatert budsjett 1. Avstemme fjorårets regnskap 3. Utarbeide og melde sak til ELG og forberede sak 6. Oppdatere Buddy og overføre til Kuben Slutt Signert budsjett dokumentert i ePhorte Årsregnskap Start

22 2. Prosjektøkonomiprosess
Nivå 0 Bruks- anvisning 2. Prosjektøkonomiprosess Beskrivelse Formål Prosessen beskriver rutiner for å: Håndtere grunndata i prosjektøkonomiverktøyene, herunder opprette nye prosjekter, håndtere endringer, avslutte og lukke prosjekter i prosjektøkonomiverktøy Utarbeide månedlig rapportering av prosjektøkonomi til EAs ledergruppe Formål med prosjektøkonomiprosessen er å: Tilrettelegge for at grunndata i prosjektøkonomiverktøy er oppdatert og korrekte. Dette gir grunnlag for kvalitet i rapportering, løpende økonomioppfølging og er nødvendig for prosjektgjennomføring Gi EAs ledergruppe en samlet økonomisk oversikt over pågående prosjekter for å sikre god oppfølging og kontroll av bevilgede midler Aktuelle dokumenter og systemer (prosjektøkonomiverktøy) Roller Dokumenter Systemer Prosjektmandat og prosjektplan Regnskapssystem Prosjektøkonomirapport ePhorte Prosjektliste Buddy og Kuben Sjekkliste prosjektopprettelse Rapporteringsverktøy (Questback) Prosesseier Deltagere Økonomisjef Eiendomsavdelingen Underdirektør Stab Økonomisjef Prosjektøkonom Prosjektsjef Prosjektleder PROSJEKTØKONOMI Klikk på en av boksene for mer informasjon Prosjektnummer stengt Prosjektøkonomi-verktøy oppdatert Regnskap til sluttrapport 1.2 1.1 Nivå 1 Prosjektmandat Prosjekt-rapporterings-verktøy (Questback) Faktiske regnskapstall og budsjettall 2.1. Opprette nytt prosjekt 2.2. Håndtere endringer i prosjekt 2.3. Avslutte og lukke prosjekt Prosjektøkonomi-rapport Oppdatert prognose i Buddy, Kuben og prosjektliste 2.4. Rapportere prosjektøkonomi

23 Delprosess 2.1: Opprette nytt prosjekt
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 2.1: Opprette nytt prosjekt Klikk for mer informasjon LEVERANSE Regnskapsmessig prosjektvurdering Bokføringsinstruks Nytt prosjektnummer Prosjektøkonomiverktøy oppdatert 2.1. Opprette nytt prosjekt INPUT Prosjektmandat Delprosessansvarlig Prosjektøkonom 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å Tilrettelegge for økonomirapportering og oppfølging av prosjektporteføljen til EA ved riktig registrering i prosjektøkonomiverktøy Opprette og tildele prosjektnummer som er nødvendig for at prosjektledere kan foreta innkjøp Gjennomføring Prosjektøkonom mottar prosjektmandat i ePhorte og innkaller prosjektleder til et møte. I møtet vurderer prosjektøkonom og prosjektleder regnskapsføring for prosjektet og hvorvidt prosjektet skal viderefaktureres. Prosjektøkonom dokumenterer gjennomgang i dokument «Økonomisk oppstart» Prosjektleder signerer dokumentet «Økonomisk oppstart» og prosjektøkonom laster opp dokumentet i ePhorte Prosjektøkonom oppretter prosjektnummer og informerer prosjektleder om opprettet nummer Prosjektøkonom oppdaterer prosjektøkonomiverktøy: Prosjektrapporteringssystem Prosjektliste Budsjetteringsverktøy (Buddy) Analysekube (Buddy) Overvåkningsliste for kontrollprogram Regnskapsmessig vurdering (påkostning og vedlikehold) Liste over prosjekter som skal viderefaktureres Regnskapssystem Deltar i delprosess Prosjektledere Prosjektøkonom Hovedaktiviteter Gjennomføre oppstartsmøte mellom prosjektleder og prosjektøkonom Vurdere og dokumentere regnskapsføring av prosjekt Opprette prosjektnummer Oppdatere prosjektøkonomiverktøy

24 Aktiviteter 2.1: Opprette nytt prosjekt
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 2.1: Opprette nytt prosjekt Nivå 3 Leveranser Prosjektleder Prosjektøkonom Dokumenter Bokføringsinstruks Regnskapsmessig prosjektvurdering arkivert Nytt prosjektnummer Prosjektøkonomiverktøy oppdatert 4. Signere dokument «Økonomisk oppstart» 7. Motta prosjektnummer fra prosjektøkonom 8. Oppdatere verktøy: Prosjektrapporterings-system Prosjektliste Buddy Overvåkningsliste kontrollprogram Liste over viderefakturering 1. Innkalle og forberede oppstartsmøte med prosjektleder 2.Sende forespørsel til økonomi for å opprette et prosjektnummer 3. Gjennomføre økonomisk oppstartsmøte 5. Arkivere alle dokumenter i ePhorte 6. Sende prosjektnummer til prosjektleder Slutt Sjekkliste nye prosjekter: Økonomisk oppstart Godkjent prosjektmandat Start

25 2.1.3. Økonomisk oppstartsmøte nytt prosjekt
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Økonomisk oppstartsmøte nytt prosjekt Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Økonomisk oppstartsmøte nytt prosjekt Prosjektøkonom (PØ) Eier av møtet Input Sjekkliste nye prosjekt Bokføringsinstruks Output Dokumentert regnskapsmessige konsekvenser f or prosjektet i «Økonomisk oppstart» Gjennomgang av prosjektmandat (PL) Gjennomgang av sjekkliste (PØ) Gjennomgang av relevant bokføring (PØ) Beslutte regnskaps- messige føringer for prosjektet Når prosjektmandat er godkjent Prosjektleder (PL) Prosjektmandat

26 Delprosess 2.2: Håndtere endringer i prosjekt
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 2.2: Håndtere endringer i prosjekt Klikk for mer informasjon LEVERANSE: Oppdatert informasjon i prosjektøkonomiverktøy Godkjent revidert prosjektplan Revidert prosjektplan for andre prosjekter som påvirkes 2.2. Håndtere endringer i prosjekt INPUT Endringsforespørsel Delprosessansvarlig Prosjektøkonom 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å sikre at prosjektgrunndata er løpende oppdatert gjennom rutine for endringshåndtering. Håndtering av endringer er en forutsetning for kvalitet i økonomirapportering og løpende oppfølging av prosjekter. Gjennomføring Endringsønske kommuniseres til prosjektsjef Prosjektsjef vurderer forespørsel i samarbeid med prosjektleder og prosjektøkonom. Dersom endringen kan godkjennes reviderer prosjektleder prosjektplan. Godkjenning av revidert prosjektplan gjennomføres i henhold til EAs prosjektprosess Hvis endringsbeslutningen involverer endring i andre prosjekter, må respektiv prosjektleder oppdatere sitt prosjektmandat tilsvarende Alle reviderte prosjektmandat må godkjennes Dersom revidert prosjektmandat godkjennes gjennomfører prosjektøkonom endringer i prosjektøkonomiverktøy Prosjektøkonom informerer prosjektleder om gjennomført endring Deltar i delprosess Prosjektøkonom Prosjektsjef Prosjektleder Hovedaktiviteter Forespørre endring Vurdere endring Gjennomføre og dokumentere endring i prosjektøkonomiverktøy

27 Aktiviteter 2.2: Håndtere endringer i prosjekt
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 2.2: Håndtere endringer i prosjekt Nivå 3 Avdeling plan og prosjekt Økonomiseksjonen Leveranse Prosjekt- økonom Underdirektør Plan og Prosjekt Prosjektsjef Prosjekt-leder Dokum-enter INGEN ENDRING Reviderte prosjektplaner for andre prosjekter som påvirkes Godkjent revidert prosjektplan Oppdatert informasjon i prosjektøkonomi-verktøy NEI 6. Oppdatere prosjektverktøy Slutt 3. Besluttet å endre? JA 5. Rutine for endring og beslutning av prosjektplaner er del av prosjektprosessen til EA 2. Innkalle og gjennomføre vurderingsmøte 1. Fremme endringsforespørsel 4. Oppdatere Prosjektplan/mandat og sikre godkjenning Endringsforespørsel prosjektplan/mandat + prissammendragskalkyle Månedlig prosjekt økonomirapport Prosjektplan Start

28 2.2.2. Vurderingsmøte prosjektendring
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Vurderingsmøte prosjektendring Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Vurderingsmøte prosjektendring Underdirektør Plan og Prosjekt Eier av møtet Output Besluttet endringsforespørsel Sende ut endringsliste til de prosjektledere med prosjekter som påvirkes Gjennomgang av endringsforespørsel (PL) Gjennomgang konsekvenser for prosjektporteføljen (PS) Gjennomgang konsekvenser for prosjektøkonomi (PØ) Når endringsforespørsel er mottatt Prosjektsjef (PS) Administrasjon Administrator og referent Input Vurdering av hvordan endring påvirker prosjektporteføljen Referat fra møte med endringsliste for utsendelse (standardmal for referat) Prosjektleder (PL) (på forespørsel) Detaljert informasjon om endring og konsekvenser hvis endring ikke besluttes Prosjektøkonom (PØ) Vurdering hvordan endring påvirker prosjektøkonomi

29 Delprosess 2.3: Avslutte og lukke prosjekt
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 2.3: Avslutte og lukke prosjekt Klikk for mer informasjon 2.3. Avslutte og lukke prosjekt INPUT Prosjektrapportering fra prosjektleder: Status ferdig Prosjekter uten aktivitet LEVERANSE: Prosjektnummer stengt Prosjektøkonomiverktøy oppdatert Sluttrapport Delprosessansvarlig Prosjektøkonom 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å sikre at ferdigstilte prosjekter avsluttes riktig i prosjektøkonomiverktøyene og at avregning av prosjektøkonomi gjennomføres. Dette gir: Bedre oversikt over prosjektporteføljens økonomi, herunder disponible midler Bedre kontroll ved å løpende lukke prosjektkoder slik at risiko for feilføring av kostnader reduseres Gjennomføring Prosjektøkonom kontakter prosjektleder når et prosjekt rapporteres med status «Ferdig» i den månedlige prosjektrapporteringen. I tillegg foretar prosjektøkonom jevnlige analyser for å avdekke prosjekt uten aktivitet som kan stenges. Dersom alle fakturaer er mottatt og betalt stenger prosjektøkonom prosjektkoden i regnskapssystemet. Er prosjektet klassifisert som en investering må prosjektet kapitaliseres før prosjektkoden kan stenges i regnskapssystemet. Prosjektøkonom informerer prosjektleder om stengt kode Prosjektleder sender godkjent prosjektregnskap til prosjektøkonom for informasjon til bruk i sluttavregning Prosjektøkonom avregner bevilget budsjett mot prosjektkostnader. Øremerkede midler tilbakeføres, mens frie midler eller underskudd avregnes mot prosjektreserven Prosjektøkonom oppdaterer prosjektøkonomiverktøy Deltar i delprosess Prosjektleder Prosjektøkonom Hovedaktiviteter Identifisere ferdige prosjekter Avslutte prosjektnummer Omdisponere/returnere midler Oppdatere prosjektøkonomiverktøy

30 Aktiviteter 2.3: Avslutte og lukke prosjekt
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 2.3: Avslutte og lukke prosjekt Nivå 3 Leveranse Prosjektleder Prosjektøkonom Dokumenter Prosjektnummer stengt Prosjektøkonomi-verktøy oppdatert Prosjektkoder uten aktivitet Prosjektregnskap: Vedlegg til sluttrapport 3. Er alle faktura mottatt og betalt? 7. Motta informasjon om at prosjektkode er stengt og prosjektregnskap NEI JA 6. Stenge prosjektnummer i regnskapssystemet og informere prosjektleder 8. Utarbeide og oversende sluttrapport prosjekt til prosjektleder 10. Oppdatere verktøy: Prosjektrapp.system Prosjektliste Buddy NEI 4. Er prosjektet klassifisert som påkostning? 1. Foreta månedlige analyser for å avdekke prosjektkoder uten aktivitet 2. Spørre prosjektleder om alle faktura er mottatt og betalt Slutt JA 5. Kapitalisere 9. Vurdere over-/ underskudd og foreta avregning Prosjektkoder uten aktivitet Prosjektrapportering fra prosjektleder: Status FERDIG Regnskapsmessig prosjektvurdering Start

31 Delprosess 2.4: Rapportere prosjektøkonomi
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 2.4: Rapportere prosjektøkonomi Klikk for mer informasjon 2.4. Rapportere prosjektøkonomi INPUT Prosjektrapporterings-verktøy (Questback) Faktiske regnskapstall og budsjettall LEVERANSE: Prosjektøkonomirapport Oppdatert prognose i Buddy, Kuben og prosjektliste 1 2.2 Delprosessansvarlig Prosjektøkonom Formål Formålet med delprosessen er å gi Eiendomsavdelingens ledergruppe en samlet økonomisk oversikt over pågående prosjekter for å sikre god oppfølging og kontroll av bevilgede midler. Gjennomføring Prosjektøkonom konverterer data, generer rapport og kvalitetssikrer tall og beløp etter å ha mottatt rådatafil fra prosjektledernes rapporteringsverktøy (Questback) Prosjektøkonom analyserer data og utarbeider forslag til månedsrapport som diskuteres og kvalitetssikres i møte med prosjektsjef og økonomisjef Dersom det kommuniseres vesentlige endringer i rapporteringen som påvirker økonomitall, må dette håndteres gjennom endringsrutine i delprosess 2.2 Håndtere endringer Når eventuelle endringer er håndtert oppdaterer prosjektøkonom månedsrapport med innspill fra møtet og sender rapport til Underdirktør for Plan og prosjekt for kvalitetssikring Prosjektøkonomi innarbeider eventuelle endringer fra Underdirektør for Plan og prosjekt og lager saksgrunnlag som sendes med månedsrapport prosjektøkonomi til ELG Prosjektsjef presenterer rapporten i ELG Prosjektøkonom oppdaterer økonomiverktøy med ny informasjon Deltar i delprosess Underdirektør Plan og Prosjekt Økonomisjef Prosjektsjef Prosjektøkonom Hovedaktiviteter Konvertere data og generere rapport Utarbeide sammenstilt månedsrapport Sende månedsrapport til ELG

32 Aktiviteter 2.4: Rapportere prosjektøkonomi
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 2.4: Rapportere prosjektøkonomi Nivå 3 Leveranse Underdirektør Plan og Prosjekt Prosjektsjef Prosjektøkonom Dokumenter Prosjektøkonomi-rapport Oppdatert prognose i Buddy, Kube og prosjektliste 2.2. Håndtere endringer i prosjekt 8. Kvalitetssikre månedsrapport JA 5. Vesentlige endringer kommunisert i rapportering? 4. Innkalle og gjennomføre evalueringsmøte månedsrapport 10. Presentere prosjektøkonomi-rapport i ELG NEI 1. Konvertere data og generere rapport 2. Kvalitetssikre tall og beløp i rapporterte data 3. Analysere data og utarbeide forslag til månedsrapport 7. Gjøre endringer etter innspill 9. Ferdigstille månedsrapport og sende med saksgrunnlag til ELG 11. Oppdatere prosjektverktøy med ny prognose Slutt Prosjektrapporterings-verktøy (Questback) Lukket og avstemt regnskap for perioden Budsjettall Sjekkliste for kvalitetssikring Start

33 2.4.4. Evalueringsmøte månedsrapport
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Nivå 3 Evalueringsmøte månedsrapport Møtekategori Deltakere Rolle Input / Output Agenda Tidspunkt Evalueringsmøte månedsrapport prosjekter Prosjektsjef (PS) Eier og fasilitator av møtet Input Siste prosjektrapport Output Referat fra møtet med innspill til eventuelle endringer i prosjektene Gjennomgang av prosjektrapport (PS) Gjennomgang av rapport prosjektøkonomi (PØ) Gjennomgang konsekvenser for prosjektporteføljen (PS) Gjennomgang konsekvenser for prosjektøkonomi (PØ) Når månedsrapport prosjektøkonomi er utarbeidet Økonomisjef Prosjektøkonom (PØ) Siste månedsrapport prosjektøkonomi Innspill til konsekvenser i månedsrapporten

34 6. Prosess for finansiell rapportering
Nivå 0 Bruks- anvisning 6. Prosess for finansiell rapportering Beskrivelse Formål Prosess for å produsere og rapportere periodisk finansiell informasjon til EA og UiO sentralt. Prosessen skal sikre Intern og ekstern rapportering i henhold til fastsatte lover, regler og krav God økonomisk styring og kontroll av Eiendomsavdelingen gjennom etablerte rapporteringsrutiner Aktuelle dokumenter og systemer Roller Dokumenter: Systemer: Rutine UiO: Regnskapsavslutning Regnskapssystem Kuben Rapporteringskalender Buddy Rundskriv regnskapsavslutning Prosesseier: Deltagere: Eiendomsdirektør Eiendomsdirektør, Underdirektører, Seksjonsjefer, Gruppeledere, Økonomisjef, Prosjektøkonom og Økonomikonsulenter FINANSIELL RAPPORTERING Klikk på en av boksene for mer informasjon 1.2 1.1 Nivå 1 Rundskriv fra intern administrasjon Rapporteringskalender Tertialrapport til UiO Månedsrapport til ELG 6.1. Forberede rapportering 6.2. Gjennomføre periodeavslutning 6.3. Kontrollere, analysere og rapportere 6.4. Godkjenne og sende rapport

35 Delprosess 6.1: Forberede rapportering
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 6.1: Forberede rapportering Klikk for mer informasjon 6.1. Forberede rapportering LEVERANSE: Rapporteringsinstruks til seksjonssjefer og underdirektører Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning INPUT Rundskriv fra Intern administrasjon Rapporteringskalender Delprosessansvarlig Økonomisjef 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å: Forberede og tilrettelegge for kommende rapporteringsperiode Sike at relevante regnskapsmessige problemstillinger håndteres før periodeslutt for å redusere risiko for feil og opprettholde flyt i rapporteringen Gjennomføring Økonomisjef gjennomgår krav og spesifikasjoner mottatt fra regnskapsseksjonen og sikrer at EAs rapporteringsprosess er i henhold til disse. Økonomisjef deltar også på økonomiledernettverk EA Økonomi gjennomfører et forberedende møte hvor arbeidsoppgaver avklares og fordeles Prosjektøkonom og økonomisjef overvåker potensielle regnskapsmessige problemstillinger og er ansvarlig for at disse avklares før periodeslutt Økonomikonsulent sender ut påminnelse om godkjenning av faktura før periodeslutt til alle brukere av bestillings- og fakturasystem Rapporteringsinstruks til seksjonssjefer og underdirektører forberedes og sendes ut Deltar i delprosess Økonomisjef Økonomikonsulent Prosjektøkonom seksjonssjef Hovedaktiviteter Foreta avklaringssaker Forberede og kommunisere maler og rapporteringsinstrukser Sende ut påminnelse om månedsslutt

36 Aktiviteter 6.1: Forberede rapportering
Nivå 1 Nivå 2 Nivå 0 Aktiviteter 6.1: Forberede rapportering Nivå 3 Leveranse Økonomisjef Økonomi-konsulent Prosjekt-økonom Dokumenter Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning Rapporterings- instruks til seksjonssjefer og underdirektører 1. Planlegge rapportering og delta på økonomiledernettverk 2. Avholde møte i EA økonomi: Planlegge arbeidsdeling 4. Vurdere og håndtere mulige regnskapsmessige problemstillinger 5. Sende ut påminnelse om månedsslutt til alle brukere av bestilling- og fakturasystem 6. Sende ut rapporteringsinstruks til underdirektører og seksjonssjefer Neste 3. Møte med prosjektsjef: Diskutere mulige problemstillinger prosjektøkonomi Rundskriv fra intern administrasjon Rapporteringskalender Start

37 Delprosess 6.2: Gjennomføre periodeavslutning
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 6.2: Gjennomføre periodeavslutning Klikk for mer informasjon INPUT Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning LEVERANSE: Lukket og avstemt regnskap for perioden Sjekkliste periodeavslutning gjennomført 6.2. Gjennomføre periodeavslutning Delprosessansvarlig Økonomisjef 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å sikre at lukket perioderegnskap er i henhold til UiO sine retningslinjer og fastsatte lover, regler og krav. Gjennomføring Alle i EA økonomi er ansvarlig for å gjennomføre sine arbeidsoppgaver ved periodeslutt og dokumentere utført arbeid i sjekklisten med signatur Økonomisjef godkjenner periodeavslutning og lukker regnskap Deltar i delprosess Økonomisjef Økonomikonsulenter Prosjektøkonom Hovedaktiviteter Gjennomføre periodeavslutningsaktiviteter Godkjenne periodeavslutning og lukke regnskap

38 Aktiviteter 6.2: Gjennomføre periodeavslutning
Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 6.2: Gjennomføre periodeavslutning Nivå 3 Leveranse Økonomisjef Økonomi-konsulenter Prosjekt-økonom Dokumenter Sjekkliste periodeavslutning gjennomført Lukket og avstemt regnskap for perioden 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning 2. Kontrollere sjekkliste og godkjenne periodeavslutning 3. Lukke regnskap Neste 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning 1. Gjennomføre arbeidsoppgaver i sjekkliste for periodeavslutning Oppdatert plan (sjekkliste) for periodeavslutning Start

39 Delprosess 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere Klikk for mer informasjon 6.3. Kontrollere, analysere og rapportere LEVERANSE: Utkast månedsrapportering til ELG Utkast tertialrapportering til UiO INPUT Lukket og avstemt regnskap for perioden Delprosessansvarlig Økonomisjef 1 2.2 Formål Formålet med delprosessen er å: Sikre at seksjonssjefer og underdirektører gjennomgår, analyserer og får forståelse for finansiell utvikling i eget ansvarsområde Forberede og utarbeide finansiell rapportering til egen ledergruppe og tertialrapportering til UiO direktør som gir et riktig bilde av den økonomiske utviklingen for de ulike nivåene i Eiendomsavdelingen og samlet Gjennomføre kontroller og analyse for å avdekke feil og sikre kvalitet i regnskapstallene Gjennomføring Økonomikonsulent gjennomfører kontrollprogram og rapporterer til administrativ støtte. Økonomisjef sender ut perioderegnskap til gruppeledere, seksjonssjefer og underdirektører Seksjonssjef kontrollerer og analyserer egne tall og rapporterer til underdirektører Underdirektører gjennomgår og kvalitetssikrer seksjonssjeferes rapporter. Underdirektører utarbeider rapporter for egen enhet og oversender økonomisjef Økonomisjef kvalitetssikrer og utarbeider rapporter for Eiendomsavdelingen I tillegg sammenstiller og kvalitetssikrer økonomisjef rapporter fra underavdelinger. Dersom det er feil i rapporteringen fra underavdelinger er underdirektører ansvarlig for at dette blir rettet Økonomisjef sender rapporter til Underdirektør Stab for kvalitetssikring Deltar i delprosess Underdirektører, Seksjonssjefer, Gruppeledere, Økonomisjef og Økonomikonsulenter Hovedaktiviteter Gjennomføre kontrollprogram Analysere, kontrollere og rapportere finansiell informasjon på seksjons-, underavdelings- og avdelingsnivå Sammenstille rapportering og utarbeide utkast til rapportering

40 Aktiviteter 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere
Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 6.3: Kontrollere, analysere og rapportere Nivå 3 Leveranse Under-direktører Seksjonssjefer Økonomisjef Økonomi-konsulenter Dokumenter Rapportert kontrollprogram til administrativ støtte Utkast tertialrapportering til UiO Utkast månedsrapport til ELG 5. Utarbeide en samlet rapport for avdelingene 4. Utarbeide rapport for egen seksjon (back-up ved fravær) Ja 7. Feil/ mangler avdekket? 3. Utarbeide rapporter for EA 6. Kvalitetssikre og sammenstille rapporter til Eiendomsdirektør 8. Sende rapporter til Underdirektør Stab for kvalitetssikring Nei 2. Klargjøre og sende ut perioderegnskap til gruppeledere, seksjonssjefer og underdirektører Neste 1. Gjennomføre kontrollprogram Sjekkliste kontrollprogram Lukket og avstemt regnskap for perioden Rapporterings- instruks til seksjonssjefer og underdirektører Mal for rapportering Bruksanvisning rapportering Start

41 Delprosess 6.4: Godkjenne og sende rapport
Nivå 0 Nivå 1 Delprosess 6.4: Godkjenne og sende rapport Klikk for mer informasjon INPUT Utkast månedsrapport til ELG Utkast tertialrapportering til UiO 6.4. Godkjenne og sende rapport LEVERANSE: Godkjent månedsrapport EA Tertialrapport til UiO Delprosessansvarlig Stabsdirektør EA 1 2.2 Formål Formål med delprosessen er å rapportere og presentere riktig og korrekt finansiell informasjon til ELG og UiO direktør (tertial). Gjennomføring Underdirektør Stab kvalitetssikrer og gjennomgår rapporter. Økonomisjef foretar eventuelle korrigeringer Økonomisjef utarbeider saksgrunnlag og sender dette sammen med månedsrapport og tertialrapport til ELG. Saksfremleggelse finansiell rapportering i ELG: Underdirektører presenterer rapport for egen avdeling, Underdirektør Stab presenterer rapportering for EA som helhet. Eiendomsdirektør godkjenner månedsrapport og tertialrapport. Eventuelle korrigeringer utføres av ansvarlig underdirektør og leveres til økonomisjef. Eiendomsdirektør sender tertialrapport til UiO direktør. Deltar i delprosess Eiendomsdirektør Underdirektører Underdirektør Stab Økonomisjef Hovedaktiviteter Kvalitetssikre og godkjenne rapporter Presentere og godkjenne i ELG (månedlig) Rapportere til UiO direktør (tertial)

42 Aktiviteter 6.4: Godkjenne og sende rapport
Nivå 2 Nivå 0 Nivå 1 Aktiviteter 6.4: Godkjenne og sende rapport Nivå 3 Leveranse Eiendoms-direktør Under-direktører Underdirektør Stab Økonomisjef Dokumenter Godkjent månedsrapport EA Tertialrapport til UiO 7. Rapport godkjent? 9. Sende tertialrapport til UiO Ja Nei Slutt Presentere rapport for egen underavdeling 8. Oppdatere rapport 6. ELG møte 2. Behov for endringer? Presentere rapport for EA 1. Kvalitetssikre måneds- og tertialrapport 4. Godkjenne rapport Nei Ja 3. Endre rapport i henhold til tilbakemelding 5. Utarbeide saksgrunnlag og sende rapport Utkast tertialrapportering til UiO Utkast månedsrapport til ELG Start

43 BRUKSANVISNING

44 Hvordan bruke dokumentet
Nivå 0 Modellen er delt opp i tre nivåer per prosess Alle bokser som omhandler et prosessteg er klikkbare For å komme deg fra ett steg til et annet i modellen, klikker du på boksen du vil gå til For å gå tilbake til hovedprosessen eller delprosessen klikker du på knappene øverst til høyre For symbolbeskrivelser se her NIVÅ 0: Tilbake til nivå 1 Tilbake til nivå 0 Klikk på blå boks NIVÅ 1: NIVÅ 2: NIVÅ 3: Tilbake til nivå 2 Navigasjonsknapper mellom de ulike nivåene

45 Beskrivelse av nivå 1 – prosess
Bruks- anvisning Beskrivelse av nivå 1 – prosess BESKRIVELSE: Utvidet beskrivelser av hva som gjennomføres i prosessen AKTUELLE DOKUMENTER OG SYSTEMER: Oversikt over støtte som er utgangspunkt for leveransene i prosessen INPUT: Nødvendig for å kunne starte prosessen PROSESS: Oversikt over delprosesser. Disse er klikkbare LEVERANSE: Kort oppramsing av hovedleveransen(e) fra prosessen ROLLER: Oversikt over prosesseier og deltagere i prosessen. Noen deltar i hele prosessen, andre kun i deler eller aktiviteter FORMÅL: Hvorfor EA skal gjennomføre aktiviteten og hva som skal oppnås NAVIGER: Her kan du klikke deg tilbake til hovedprosessen eller oversiktskartet

46 Beskrivelse av nivå 2 – delprosess
Bruks- anvisning Beskrivelse av nivå 2 – delprosess GJENNOMFØRING: Utvidet beskrivelse av hva som gjennomføres i prosessen DELPROSESS: Klikk på delprosessen for å se detaljert flytdiagram NAVIGER: Her kan du klikke deg tilbake til hovedprosessen eller oversiktskartet INPUT: Nødvendig for å kunne starte prosessen HOVEDAKTIVITETER: Gir deg en rask oversikt over hovedaktivitetene i prosessen LEVERANSE: Kort oversikt over hovedleveransen(e) fra delprosessen ROLLER: Hvem som er involvert i prosessen

47 Oversikt over forkortelser
Nivå 0 Oversikt over forkortelser Forkortelse Forklaring OA Orakle Application LOS Leder og administrativ støtte EA Eiendomsavdelingen UB Universitetsbiblioteket Fak Fakultetene ELG Eiendomsavdelingens Ledergruppe ØS Økonomisjef PØ Prosjektøkonom PS Prosjektsjef UD Underdirektør Stab UPP Underdirektør Plan og Prosjekt UDV Underdirektør Drift og Vedlikehold Mus Museene

48 Oversikt over systemer med tilhørende roller
Nivå 0 Oversikt over systemer med tilhørende roller System EA prosesseier EA applikasjonsforvalter Kuben Økonomisjef Økonomikonsulent Buddy (budsjetteringsverktøy) Basware (fakturasystem) Innkjøpssjef Innkjøpsrådgiver Bestillingssystem Prosjektrapportering Prosjektsjef Prosjektledere, Prosjektøkonom ePhorte Rollebeskrivelser

49 Rollebeskrivelser Rolle Beskrivelse og ansvarsområder Prosesseier
Nivå 0 Rollebeskrivelser Rolle Beskrivelse og ansvarsområder Prosesseier Delprosesseier Aktivitetsansvarlig Systemansvarlig Superbruker system