Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess Seksjon anskaffelser oppgaver og ansvar:

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess Seksjon anskaffelser oppgaver og ansvar:"— Utskrift av presentasjonen:

1 Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess Seksjon anskaffelser oppgaver og ansvar:

2 Innkjøpsprosessen

3 Versjonsinformasjon Offentlige innkjøpere skal overholde regelverket for offentlige anskaffelser og samtidig sikre effektive og gode anskaffelser for NTNU ved bruk av kommersielle og innkjøpsfaglige virkemidler. I dette ligger arbeid med å planlegge og organisere anskaffelsen på riktig måte, vurdere og verifisere behovet, utvikle gode kravspesifikasjoner, utarbeide kunngjøring og konkurransegrunnlag som sikrer likebehandling og forutberegnelighet for leverandørene, evaluere kvalifikasjoner og tilbud, forberede, lede og gjennomføre avklaringer og forhandlinger, tildeling og signering av kontrakt, og håndtering av klager og andre henvendelser fra leverandørene. Mange av anskaffelsesprosessene stiller store krav til at Innkjøperen har god kunnskap om varen/tjenesten som skal anskaffes. Dette krever et høyt kunnskapsnivå både av merkantil, juridisk og teknisk/funksjonell art. Mange av anskaffelsene er av stor strategisk betydning for NTNU, og prosessene er ofte kompliserte og tidkrevende, noe som gjelder alt fra kravpesifikasjon, tilbudsutforming, evaluering, forhandling og kontraktsutforming. I tillegg til ovenfor nevnte oppgaver har Innkjøpsavd ansvar for behandling av Toll og MVA, samt Leverandøraktivering Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser Hjulet med sine 5 hovedfaser illustrerer at innkjøp er en kontinuerlig prosess, der vi lærer av tidligere erfaringer.

4 Anskaffelses- protokoll Anskaffelses- protokoll Behov oppstår Planlegge kjøp Etabl. innkjøpsgruppe Avklaring regelverk Generelle regler Valg av komm.form Avklar verdi Under kr ,- Under kr ,- Over EØS- terskel Over EØS- terskel StartsidenNeste Valg av innkjøpsordning Under EØS- terskel Under EØS- terskel Krav Spesifikasjon Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Innkjøp må ha inngående kunnskap om LOA/FOA, samt det aktuelle fagområdet anskaffelsen skal omfattefallgruver Evt RFI- prosess Med aktuelle leverandører

5 Utarbeide leverandør-/produkt analyse Utarbeide leverandør-/produkt analyse Etablere markedsstrategi Etablere markedsstrategi Utarbeide sourcingstrategi Utarbeide sourcingstrategi StartsidenNeste Markedsfasen Markedsfasen er kartlegging av potensielle leverandører og utarbeidelse av en gjennomtenkt leverandørstrategi, samt en evaluering/analyse av markedet og markedstopper. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Innkjøp i samarbeid med brukermiljøene kjører RFI-prosess (Request for information) i forkant av komplekse anskaffelser Kartlegging av leverandører Kartlegging av leverandører Leverandør- kommunikasjon Leverandør- kommunikasjon

6 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Det er helt og holdent Innkjøp sitt ansvar at prosessen blir riktig gjennomført iht LOA/FOA Operativt innkjøpsarbeid

7 Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse < NOK , anskaffelsen gjennomføres lokalt uten bistand fra Innkjøp Startsiden Forrige Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger

8 Valg av kontrakt Endelig evaluering av tilbud Endelig evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Signere kontrakt/ send bestilling Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Avvisning pga forhold ved leverandør Avvisning pga forhold ved leverandør Valg av evaluerings- kriterier Valg av evaluerings- kriterier Mottak og evaluering av tilbud Mottak og evaluering av tilbud Tildeling av kontrakt Gjennomføre forhandlinger Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Utarbeide forespørsel Leverandørsøk Startsiden Forrige Over Nasjonal Terskel: NOK – NOK Anskaffelsen gjennomføres lokalt, men ofte med bistand fra Innkjøp, og hovedansvaret ligger hos Innkjøp

9 Over og Under EØS-terskel (> NOK ) - Åpen anbudskonkurranse, gjennomføring og ansvar hos Innkjøpsavd. Ved kompliserte kjøp kan prosessen være tidkrevende Startsiden Forrige Kontraktsmøte og Signering av kontrakt Kontraktsmøte og Signering av kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk, møter Med bruker-miljøene Planlegge tidsbruk, møter Med bruker-miljøene Valg av tildelingskriterier, Samarbeid mellom Innkjøp og Brukermiljø Valg av tildelingskriterier, Samarbeid mellom Innkjøp og Brukermiljø Utarbeide konkurranse- Grunnlag, inkl utforming Av tildelingskriterier Utarbeide konkurranse- Grunnlag, inkl utforming Av tildelingskriterier Utarbeiding og Kvalitetssikring av Kravspesifikasjon i samarbeid Med brukermiljø Utarbeiding og Kvalitetssikring av Kravspesifikasjon i samarbeid Med brukermiljø Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål fra tilbyderne Svar på spørsmål fra tilbyderne Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved Leverandør, brev til Leverandølrer Som ikke oppfyller kravene, Arbeidskrevende prosess Avvisning pga forhold ved Leverandør, brev til Leverandølrer Som ikke oppfyller kravene, Arbeidskrevende prosess Avvisning pga forhold ved tilbud, brev til lev. Som ikke oppfyller Kravene, arbeidskrevende prosess Avvisning pga forhold ved tilbud, brev til lev. Som ikke oppfyller Kravene, arbeidskrevende prosess Lage evalueringsmatriser Og utforming av beslutningsunderlag Og tildelingsbrev som sendes Leverandørene. Lage evalueringsmatriser Og utforming av beslutningsunderlag Og tildelingsbrev som sendes Leverandørene. Gjennomføre avklaringsmøter Med leverandører, og Valg av leverandør Gjennomføre avklaringsmøter Med leverandører, og Valg av leverandør Utforme kontrakt inkl Alle kontraktsbilag – ca 5-10 bilag Utforme kontrakt inkl Alle kontraktsbilag – ca 5-10 bilag Evaluere tilbud, i Samarbeid med Brukermiljø, Evaluere tilbud, i Samarbeid med Brukermiljø, Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt og Kontraktsvedlegg inkl HMS Miljøkrav, Krav til Etisk Handel osv Valg av kontrakt og Kontraktsvedlegg inkl HMS Miljøkrav, Krav til Etisk Handel osv Evt. Klageprosess: Dialog med leverandørers Advokater, KOFA, Rettssak Utforme kontrakt inkl Kontraktsbilag (5- 10 bilag)

10 Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Avvisning pga forhold ved Leverandør, avvisnings- Brev sendes leverandør Avvisning pga forhold ved Leverandør, avvisnings- Brev sendes leverandør Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandørene Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandørene Åpning/registrering av mottatte Anmodninger, Åpning/registrering av mottatte Anmodninger, Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueringsmatrise Fylles ut Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueringsmatrise Fylles ut Svar på spørsmål fra Tilbyderne Svar på spørsmål fra Tilbyderne Evaluere tilbud, tidkrevende Prosess som gjøres Sammen med Brukermiljø Evaluere tilbud, tidkrevende Prosess som gjøres Sammen med Brukermiljø Anmodningsfrist Valg av deltakere, gjøres i Samarbeid med Brukermiljø Valg av deltakere, gjøres i Samarbeid med Brukermiljø Sende brev til de leverand som ikke går videre Sende brev til de leverand som ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål fra leverandører Svar på spørsmål fra leverandører Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvisning pga forhold Ved tilbud, avvisningsbrev Sendes leverandører Avvisning pga forhold Ved tilbud, avvisningsbrev Sendes leverandører Gjennomføre avklaringer: Spørsmål sendes via el det tas avklaringsmøter Gjennomføre avklaringer: Spørsmål sendes via el det tas avklaringsmøter Kontraktsmøte Og Signere kontrakt Kontraktsmøte Og Signere kontrakt Utforme kontrakt inkl alle kontraktsbilag Utforme kontrakt inkl alle kontraktsbilag Startsiden Forrige Over og Under EØS-terskel, Begrenset anbudskonkurranse: Ansvar og gjennomføring hos Innkjøpsavd. Ved kompliserte kjøp kan prosessen være tidkrevende Lage evalueringsmatriser Og utforme beslutningsunderlag Samt tildelingsbrev som sendes leverandørene Evt klageprosess: Dialog Med leverandørers advokat KOFA, Rettssak Prosess fra planlegging Til utarbeiding av Konkurransegrunnlag Og kravspesifikasjon, og Utlysning i Doffin er Den samme som Beskrevet i foil: Åpen anbudskonkurranse

11 Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Avvisning pga forhold ved Leverandør, avvisningsbrev Sendes leverandør Avvisning pga forhold ved Leverandør, avvisningsbrev Sendes leverandør Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Over og Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling, komplisert og tidkrevende prosess Åpning/registrering av mottatte søknader Åpning/registrering av mottatte søknader Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueringsmatrise lages Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueringsmatrise lages Svar på spørsmål fra leverandører Svar på spørsmål fra leverandører 1.Gangs evaluering av tilbud, møter med brukermiljø 1.Gangs evaluering av tilbud, møter med brukermiljø Anmodningsfrist Valg av deltakere, gjøres i Samarbeid med Bruker- miljø Valg av deltakere, gjøres i Samarbeid med Bruker- miljø Sende brev til leverandører med begrunnelse for Hvorfor de ikke går videre Sende brev til leverandører med begrunnelse for Hvorfor de ikke går videre Utsendelse av konkurranse- grunnlag Utsendelse av konkurranse- grunnlag Svar på spørsmål fra leverandør Svar på spørsmål fra leverandør Tilbudsfrist Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvisning pga forhold ved Tilbud, avvisningsbrev sendes leverandører Avvisning pga forhold ved Tilbud, avvisningsbrev sendes leverandører Forhandlingsforberedelser: Interne møter med team, Møteinnkalling med detaljert agenda Forhandlingsforberedelser: Interne møter med team, Møteinnkalling med detaljert agenda Gjennomføre/lede forhandlinger. Iht gitt agenda, møteref Godkjennes av partene Gjennomføre/lede forhandlinger. Iht gitt agenda, møteref Godkjennes av partene Lage evalueringsmatriser Utforming av Beslutningsunderlag og Utsendelse tildelingsbrev, Lage evalueringsmatriser Utforming av Beslutningsunderlag og Utsendelse tildelingsbrev, Kontraktsmøte og Signere kontrakt Kontraktsmøte og Signere kontrakt Startsiden Forrige Endelig evaluering av Tilbud og valg av Leverandør Endelig evaluering av Tilbud og valg av Leverandør Utforme kontrakt inkl Alle kontraktsbilag (5- 10 bilag) Prosess fra planlegg Til utarbeidelse av Konkurransegrunnlag Og kravspek er den Samme som Beskrevet under Prosess: Åpen anbudskonkurranse Ofte nødvendig med Flere forhandlings Møter. Tidkrevende Og komplisert prosess Evt klageprosess: dialog Med leverandøres Advokater, KOFA, Rettssak

12 Forberedelser til møter og Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon. Nødvendig med flere møter. Tidkrevende og komplisert prosess. Møteref skrives godkjennes av partene Forberedelser til møter og Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon. Nødvendig med flere møter. Tidkrevende og komplisert prosess. Møteref skrives godkjennes av partene Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Frist for anmodning Frist for anmodning Valg av deltakere i samarbeid med bruker- miljø Valg av deltakere i samarbeid med bruker- miljø Tilbudsfrist Evt klagebehandling: Dialog med leverandørs Adv, KOFA, Rettssak osv Evt klagebehandling: Dialog med leverandørs Adv, KOFA, Rettssak osv Invitasjon til Deltakere, brev sendes leverandører Invitasjon til Deltakere, brev sendes leverandører Utlysning Doffin Avvise for sent ankomne, Brev sendes leverandører Avvise for sent ankomne, Brev sendes leverandører Åpning/registrering av mottatte anmodninger Åpning/registrering av mottatte anmodninger Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueriongsmatrise lages Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueriongsmatrise lages Avvisning pga forhold ved Leverandør, brev Sendes leverandører Avvisning pga forhold ved Leverandør, brev Sendes leverandører Sende brev med god Begrunnelse til de som ikke går videre Sende brev med god Begrunnelse til de som ikke går videre Invitasjon til endelig Tilbudsinnlevering Sendes leverandører Invitasjon til endelig Tilbudsinnlevering Sendes leverandører Avvise for sent ankomne, Brev sendes leverandører Avvise for sent ankomne, Brev sendes leverandører Åpning/registrering av mottatte tilbud Åpning/registrering av mottatte tilbud Svar på spørsmål fra leverandører Svar på spørsmål fra leverandører Utforme beslutningsunderlag Og tildelingsbrev som sendes leverandørene Utforme beslutningsunderlag Og tildelingsbrev som sendes leverandørene Kontraktsmøte og Signere kontrakt Kontraktsmøte og Signere kontrakt Svar på spørsmål fra leverandører Svar på spørsmål fra leverandører Utforming og Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon. Utforming og Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon. Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog, ansvar og gjennomføring hos Innkjøp, komplisert og tidkrevende prosess Startsiden Forrige Evaluere tilbud, Evalueringsmatrise lages. Komplisert og tidkrevende Avvisning pga forhold Ved tilbud Utforme kontrakt inkl Kontraktsbilag (5 -10 Bilag) Prosess fra planlegging til Utforming av Konkurransegrunnlag og Kravspek er som Beskrevet under Prosess: Åpen anbudskonkurranse Flere møter for avklaring/ Presisering.

13 Elektronisk samhandling • Kontakt og møter med evn rammeavtaleansvarlig • Informasjonsmøter /mail/telefonkontakt med leverandører både vedrørende katalog og E- faktura • Koordinering opp mot IBX • Holder kontakten med leverandør og IBX gjennom prosessen. Rådgivning og koordinering Aktivering Oppfølging • Sjekker tilsendt katalogfil fra IBX • Sjekker at priser og varesortiment stemmer med avtale • Godkjenner/forkaster katalog i to system og ser til at katalog blir liggende på ønsket måte og brukervennlig i innkjøpssystem • Informerer bestillere, systemforvaltning, innkjøp og BtB om ny katalog i PM. • Informerer systemforvaltning om evn E-faktura, slik at de kan begynne testing • Foretar stikkprøver i katalogene • Foretar evn endringer • Samhandler med leverandør om nødvendig • Brukerstøtte mot bestillere som opplever problemer med katalog

14 Behandling av Toll og MVA: Tolldeklarasjoner Mottak av faktura fra Toll- vesenet Mottak av faktura fra Toll- vesenet Innhenting av deklarasjoner Og underbilag for Fordeling av utgifter/faktura Innhenting av deklarasjoner Og underbilag for Fordeling av utgifter/faktura Utsendelse av deklarasjoner Til korrekt k-sted, scannes Og legges i internpost Utsendelse av deklarasjoner Til korrekt k-sted, scannes Og legges i internpost Risikofaktorer: Feilbelastning av mva Risikofaktorer: Feilbelastning av mva Mottak og behandling av deklarasjoner Mottak og behandling av deklarasjoner Årlig oppgave Faktura anvises av Økonomidirektør Faktura anvises av Økonomidirektør

15 Behandling av Toll og MVA: midlertidig fortolling ved lån eller leie Definere hvilke midlertidig Innførsel det gjelder: lån eller Leie ? Definere hvilke midlertidig Innførsel det gjelder: lån eller Leie ? Deklarasjoner mottas og Sendes ut til varemottaker Deklarasjoner mottas og Sendes ut til varemottaker Retur av utstyrslånet: Varemottaker gjør speditør Oppmerksom på retur av Lån/leie Retur av utstyrslånet: Varemottaker gjør speditør Oppmerksom på retur av Lån/leie Søknad til Tollvesenet Om refusjon på Utlagt mva Søknad til Tollvesenet Om refusjon på Utlagt mva Risikofaktorer: Tolldeklarasjoner mistolkes Og kastes Risikofaktorer: Tolldeklarasjoner mistolkes Og kastes

16 Behandling av Toll og MVA: midlertidig fortolling ved testing /demontasjon Definere hvilke midlertidig Innførsel det gjelder Definere hvilke midlertidig Innførsel det gjelder Oppbevaring og samling av Deklarasjoner,. Belastning av toll Kredittkonto etter ett år Oppbevaring og samling av Deklarasjoner,. Belastning av toll Kredittkonto etter ett år Etter ett år: krav fra Tollregion vedr retur av utstyr. Tilbakemld gis av NTNU innen To uker Etter ett år: krav fra Tollregion vedr retur av utstyr. Tilbakemld gis av NTNU innen To uker Kontakt varemottaker for Klarhet i om utstyr er returnet Eller skal beholdes Kontakt varemottaker for Klarhet i om utstyr er returnet Eller skal beholdes Sluttfase: Søknad om refusjon på Utlagt mva til Tollvesenet Sluttfase: Søknad om refusjon på Utlagt mva til Tollvesenet Risikofaktor: Tolldeklarasjoner mistolkes Og kastes. Opptil 1 års utsettelse på Midlertidige fortollinger Risikofaktor: Tolldeklarasjoner mistolkes Og kastes. Opptil 1 års utsettelse på Midlertidige fortollinger Utilstrekkelig vareadresse: Ta direkte kontakt med Leverandør Utilstrekkelig vareadresse: Ta direkte kontakt med Leverandør

17 Etablere mottaksapparat Etablere mottaksapparat StartsidenNeste Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Innkjøp skal gjøre dette i samarbeid med Brukermiljøene, og ansvaret for de enkelte deler av prosessen fordeles mellom partene.fallgruver Implementering Etablere rutiner for kontraktsadm. Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av reklamasjoner Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Håndtering av endringer Håndtering av endringer Gjennomføre mottakskontroll Gjennomføre mottakskontroll Økonomiavd v/Innkjøp har ikke etablerte prosesser på Dette pt, og det må i nær fremtid etableres Arbeidsprosesser som støtter dette sett i lys av å få en Innkjøpsavdeling som jobber mer rettet mot strategiske Prosesser (ref PWC’s rapport fra LØF-prosjektet)

18 Arbeidsoppgaver i BtB-tjenesten Leverandørgruppa sine arbeidsoppgaver: • Postbehandling, inngående faktura, purring og inkasso • Skanning, verifisering av faktura • Valuta • Behandling av skannet faktura i Master og Oracle • Rådgivning mot bestillere, leverandører, generelt ansatte ved NTNU • Kontraktoppretting/endringer i CM • Elektronisk ompostering • Registrering av analyser • LOP-hjelp (eJournal)

19 Bestiller sine arbeidsoppgaver: • Sende forespørsel / Innhente tilbud ved behov • Bestille varer og tjenester elektronisk i bestillingssystemet • Oppfølging av leveranser • Registrere varemottak i bestillingssystemet • Rapportering • Attestere faktura som ikke matcher mot bestilling • Kontraktkjøp, innlegging og ajourføring • Kontaktperson mot leverandør • Oppfølging mot gjeldende anskaffelsesregelverk • Delta i bestillerforum, obligatorisk • Service- garantikontrakter • Reklamasjon • Toll • Forpliktelsesrapport m/bilag • Orientere om BtB-prosessen

20 Prosessleder sine arbeidsoppgaver: • Ansvar for nettverksmøter både sentralt og lokalt • Oppfølging av bestillere, systemrekvirenter og anvisere • Bestillerkurs • Dra rundt på hele NTNU for å informere alle bestillere og systemrekvirenter • Kontrollrutiner • Bindeleddet mellom System, Innkjøp og BtB-tjenesten • Ansvar for rutiner i BTB-tjenester • Ansvar for Økonomiportalen, BtB-tjenester

21 Varsling om ny prosess Varsling om ny prosess StartsidenNeste I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. fallgruver Oppfølging Benchmarking Leverandørrevisjon Forvaltning, drift og vedlikehold Forvaltning, drift og vedlikehold Garantistyring Kontraktsadministrasjon Måling av ytelser Oppfølging av kontrakt/leverandørstyring er en strategisk Arbeidsprosess som må gjennomføres i samarbeid mellom Innkjøp og Brukermiljøene. For å gjennomføre en strategisk leverandørstyring kreves Det at Konkurransegrunnlag og Kontrakt har klare føringer Vedr forvaltning av kontrakt, ref garantibestemmelser, SLA Bencmarkingsregimer, revisjoner osv. Økonomi/Innkjøp har ingen etablert prosess for strategisk Leverandørstyring pt, men dette bør være et ledd i å nå Målet mot en Innkjøpsavd som skal jobbe mer strategisk

22 Anskaffelses- protokoll Anskaffelses- protokoll Behov oppstår Planlegge kjøp Tverrfaglig gruppe Avklaring regelverk Generelle regler Valg av komm.form Avklar verdi Under kr ,- Under kr ,- Over EØS- terskel Over EØS- terskel StartsidenNeste Valg av innkjøpsordning Under EØS- terskel Under EØS- terskel Spesifikasjon Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Risikofaktorer som Innkjøp har ansvar for å eliminere Eksterne trusler Ekstern påvirkning Under forarbeidet hvor vi definerer vårt eget behov, er det viktig å passe på at leverandør/er ikke påvirker vårt behov. Denne delen av arbeidet skal vi selv ha kontroll på. Leverandører vil prøve å påvirke oss til å kjøpe det de ønsker å selge. For eksempel er det vanlig at en leverandør ønsker å selge sin mest moderne og påkostede løsning, på tross av at vårt behov kanskje er dekket ved en basismodell Interne trusler: Feil behovsdefinering Det å definere riktig behov noe av det viktigste og mest avgjørende for å gjennomføre et profesjonelt og kostnadsriktig innkjøp. Den største feilen som gjøres er at det avsettes for liten tid til å definere behovet. En annen fallgruve er at det ikke benyttes tverrfaglighet i behovsdefineringsprosessen. Dette medfører ofte at sterke fagpersoner får fritt spillerom til å inkorporere alle ønsker, som ut fra teknisk og historisk synspunkt er viktig for leveransen, uten de nødvendige kritiske spørsmål. Lukk vindu

23 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Operativt innkjøpsarbeid Under nasjonal terskel (FOA del I) Ved anskaffelser med totalverdi under kr ekskl. mva. skal man følge forskriften del I. Oppdragsgiver står likevel fritt til å velge å følge forskriften del II eller III. Dersom oppdragsgiver først har kunngjort at anskaffelsen skal gjennomføres etter del II eller III, kan han ikke senere velge å følge kravene i del I. Oppdragsgiveren må sørge for å gjøre det klart gjennom kunngjøring og konkurransegrunnlag hvilken konkurranseform som er valgt. Kjøp etter forskriftens del I blir ofte omtalt som ”direkte anskaffelser”. Departementet mener at dette begrepet kan være misvisende, fordi det kan lede tanken i retning av at oppdragsgiveren kan gå direkte til én leverandør uten å holde konkurranse. Utgangspunktet er at det skal være en reell konkurranse før anskaffelsen. For å unngå misforståelser velger derfor departementet å bruke samlebegrepet ”kjøp etter forskriftens del I” for disse anskaffelsene. Lukk vindu

24 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Operativt innkjøpsarbeid Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling Anskaffelser mellom kroner og EØS-terkselverdi, og uprioriterte tjenester uavhengig av verdi, skal som hovedregel følge prosedyrene i forskriften del II. Oppdragsgiveren kan da velge mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling, jf. forskriften § 5-1. Som argument for å sidestille konkurranseformene er det lagt til grunn at større fleksibilitet for oppdragsgiveren er i samsvar med lovformålet om effektive anskaffelser. Unntak: Kjøp etter forskriften del I I visse unntakstilfeller kan oppdragsgiveren kjøpe inn etter forskriften del I, jf. forskriften § 2-1 andre punktum bokstav a til f og tredje ledd. Lukk vindu

25 Velg del av forskriften Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 1 trinn Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under nasjonal terskel (FOA del I) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Over EØS-terskel (FOA del I og III) Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Åpen anbuds- konkurranse Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Konkurransepreget dialog Under NOK ,- Under NOK ,- - NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Velg prosedyre Startsiden Forrige Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Operativt innkjøpsarbeid Over EØS-terskel (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse Hovedregelen ved anskaffelser over EØS-terskelverdi er i følge forskriften del III at det skal benyttes åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. forskriften § 14-1 første ledd. Konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog kan bare benyttes i visse unntakstilfeller. Årsaken til det er at anbudskonkurranser blir regnet for å være den konkurranseformen som best ivaretar de grunnleggende prinsippene om likebehandling, transparens, forutsigbarhet og etterprøvingstilgang. Det eksisterer en særregel for oppdragsgivere som driver aktivitet som hører inn under forsyningssektoren. De kan velge å benytte konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring uten at vilkårene i § 14-3 er oppfylt, jf. forskriften § 2-1 åttende ledd. Unntak: Konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling Unntaksvis kan det benyttes konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling (med og uten forutgående kunngjøring). • Hovedregelen for at konkurransepreget dialog skal kunne benyttes, er at det er en særlig kompleks kontrakt som skal tildeles. Forskriften definerer i hvilke tilfeller en kontrakt blir regnet som særlig kompleks. • Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-3 er oppfylt, må konkurransen kunngjøres.. • Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-4 er oppfylt, er det ikke noe krav om at konkurransen må kunngjøres først.. Lukk vindu

26 Etablere mottaksapparat Etablere mottaksapparat StartsidenNeste Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring.fallgruver Implementering Etablere rutiner for kontraktsadm. Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av endringer Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Håndtering av reklamasjoner Gjennomføre mottakskontroll Gjennomføre mottakskontroll Etablere måleparametre Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Risikofaktorer som er Innkjøpsavd ansvar å eliminere Eksterne trusler • Avvik Vi snakker om avvik når leverandøren ikke leverer det som er avtalt i henhold til kontrakten. Avvikene kan være for dårlig kvalitet, mangelfull dokumentasjon o.l. Vi må i slike situasjoner alltid reagere overfor leverandøren, med krav om at leveransen blir brakt i orden. Dersom avvikene ikke bringes i orden, må vi i tillegg utøve press gjennom sanksjoner. • Endringsarbeid Ved større leveranser hvor det er en lengre implementeringsfase, viser erfaringer at mange leverandører benytter hyppige endringsordrer. Dette fører til høyere kostnader for oss. Bakgrunnen for bruk av endringsordrer kan ligge både på kjøper og leverandør. Dersom vi gjør et grundig arbeid i VIA prosessen vil vi kunne redusere de endringsordrer som vi må ta ansvar (betale) for. Det er i tillegg viktig å ha god styring i implementeringsfasen. • Forsinkelser Det er ikke alltid leverandøren overholder sine fremdriftsplaner og leverer til avtalt tid. Dette kan i enkelte tilfeller få store økonomiske konsekvenser for oss. Disse problemene kan i noen grad forebygges underveis i prosessen. Vi kan kvalitetssikre de fremdriftsplaner som blir presentert fra leverandør, vi kan sørge for å styre implementeringen og vi kan iverksette tiltak for å bringe avtaleforholdet i orden. Interne trusler: • Intern motstand & eierskap I enhver organisasjon av litt størrelse vil man oppleve intern motstand både i henhold til selve anskaffelsen og selve innkjøpsprosessen. Det er noen hovedfaktorer som løser dette problemet; 1. Kompetanseheving innenfor innkjøp slik at alle ser nytten av å gjennomføre dette profesjonelt. 2. Ledelsen har eierskap og nødvendig engasjement for kjøpet. 3. Vise til tidligere anskaffelser med gode resultater. Det er videre viktig å sikre at alle som blir valgt inn i innkjøpsgruppen har eierskap til prosessen, samt er lojal overfor de retningslinjer som foreligger for dette arbeidet, samt til mandatet som er utarbeidet av gruppen og godkjent av ledelsen. Lukk vindu

27 Varsling om ny prosess Varsling om ny prosess StartsidenNeste I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. fallgruver Oppfølging Måling av ytelser Benchmarking Leverandørrevisjon Forvaltning, drift og vedlikehold Forvaltning, drift og vedlikehold Garantistyring Kontraktsadministrasjon Risikofaktorer som er Innkjøpsavd ansvar å eliminere Eksterne trusler • Oppgraderingskarusell Innenfor enkelte bransjer foretar leverandører en kontinuerlig videreutvikling av sine programmer/produkter. Det kommer oppgraderinger i hurtig tempo. De nye oppgraderinger kan ha nye funksjoner, bedring av eksisterende funksjonalitet, retting av tidligere feil o.s.v. Leverandøren ønsker at kundene skal kjøpe og ta disse nye oppgraderinger i bruk. Vi må ha et bevisst forhold til problemstillingen, og gjøre en nøye behovsvurdering før vi kjøper oppgraderinger. • Prisjusteringer Leverandører ønsker å justere prisen med jevne mellomrom, for å ivareta f.eks. lønnsøkninger, prisstigning generelt, økte inntjeningskrav. Alt som har med prisjusteringer å gjøre, må vi ha tenkt gjennom tidlig i innkjøpsprosessen. Kjøreregler for prisjusteringer må nedfelles i kontrakten med leverandøren. I korte kontraktsforhold bør det ikke tillates prisjusteringer underveis. Interne trusler: • Manglende resultatmåling Et innkjøp av en viss størrelse er en tidkrevende prosess, som ofte kommer i tillegg til annet forebyggende arbeid i organisasjonen. Det er derfor viktig å oppnå besparelser og sørge for at resultatmålinger synliggjøres i alle ledd i organisasjonen. Dette virker som en inspirasjon for andre innkjøpsaktiviteter. Målingene må være troverdige og gjennomføres av et uhildet organ. • Mangelfull kompetanseoverføring En av de største feilene som gjøres etter endt innkjøpsprosess er at alle ”haster” videre til neste aktivitet. For å sikre at alle gode og dårlige erfaringer blir evaluert og formidlet til relevant personell, er det viktig å oppsummere status etter endt arbeid. På denne måten får prosessen bidratt til at kompetanseoverføringen skjer internt og på tvers av de. Lukk vindu


Laste ned ppt "Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess Seksjon anskaffelser oppgaver og ansvar:"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google