Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess"— Utskrift av presentasjonen:

1 Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess
Seksjon anskaffelser oppgaver og ansvar:

2 Innkjøpsprosessen

3 Innkjøpsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser
Offentlige innkjøpere skal overholde regelverket for offentlige anskaffelser og samtidig sikre effektive og gode anskaffelser for NTNU ved bruk av kommersielle og innkjøpsfaglige virkemidler. I dette ligger arbeid med å planlegge og organisere anskaffelsen på riktig måte, vurdere og verifisere behovet, utvikle gode kravspesifikasjoner, utarbeide kunngjøring og konkurransegrunnlag som sikrer likebehandling og forutberegnelighet for leverandørene, evaluere kvalifikasjoner og tilbud, forberede, lede og gjennomføre avklaringer og forhandlinger, tildeling og signering av kontrakt, og håndtering av klager og andre henvendelser fra leverandørene. Mange av anskaffelsesprosessene stiller store krav til at Innkjøperen har god kunnskap om varen/tjenesten som skal anskaffes. Dette krever et høyt kunnskapsnivå både av merkantil, juridisk og teknisk/funksjonell art. Mange av anskaffelsene er av stor strategisk betydning for NTNU, og prosessene er ofte kompliserte og tidkrevende, noe som gjelder alt fra kravpesifikasjon, tilbudsutforming , evaluering, forhandling og kontraktsutforming. I tillegg til ovenfor nevnte oppgaver har Innkjøpsavd ansvar for behandling av Toll og MVA, samt Leverandøraktivering Hjulet med sine 5 hovedfaser illustrerer at innkjøp er en kontinuerlig prosess, der vi lærer av tidligere erfaringer. Versjonsinformasjon

4 Valg av innkjøpsordning
Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Innkjøp må ha inngående kunnskap om LOA/FOA, samt det aktuelle fagområdet anskaffelsen skal omfatte Behov oppstår Evt RFI- prosess Med aktuelle leverandører Planlegge kjøp Avklar verdi Etabl. innkjøpsgruppe Valg av innkjøpsordning Valg av komm.form Avklaring regelverk Generelle regler Anskaffelses- protokoll Under kr. ,- Under EØS- terskel Over EØS- terskel Krav Spesifikasjon Startsiden Neste

5 Markedsfasen Markedsfasen er kartlegging av potensielle leverandører og utarbeidelse av en gjennomtenkt leverandørstrategi, samt en evaluering/analyse av markedet og markedstopper. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Innkjøp i samarbeid med brukermiljøene kjører RFI-prosess (Request for information) i forkant av komplekse anskaffelser Kartlegging av leverandører Utarbeide leverandør-/produkt analyse Utarbeide sourcingstrategi Leverandør- kommunikasjon Etablere markedsstrategi Startsiden Neste

6 Operativt innkjøpsarbeid
Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Det er helt og holdent Innkjøp sitt ansvar at prosessen blir riktig gjennomført iht LOA/FOA Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Forrige Startsiden

7 Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse < NOK 100
Under nasjonal terskel - Enkel anskaffelse < NOK , anskaffelsen gjennomføres lokalt uten bistand fra Innkjøp Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Tilbudsfrist Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Leverandørsøk Utarbeide forespørsel Valg av evalueringskrit. Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

8 Over Nasjonal Terskel: NOK 100. 000 – NOK 500. 000
Over Nasjonal Terskel: NOK – NOK Anskaffelsen gjennomføres lokalt, men ofte med bistand fra Innkjøp, og hovedansvaret ligger hos Innkjøp Opprett innkjøpsak og anskaffelses- protokoll Forespørsel sendes til min. 3 leverandører Endelig evaluering av tilbud Valg av kontrakt Tilbudsfrist Tildeling av kontrakt Utarbeide forespørsel Mottak og evaluering av tilbud Signere kontrakt/ send bestilling Valg av evaluerings- kriterier Avvisning pga forhold ved leverandør Leverandørsøk Gjennomføre forhandlinger Forrige Startsiden

9 Over og Under EØS-terskel (> NOK 500
Over og Under EØS-terskel (> NOK ) - Åpen anbudskonkurranse, gjennomføring og ansvar hos Innkjøpsavd. Ved kompliserte kjøp kan prosessen være tidkrevende Kontraktsmøte og Signering av kontrakt Utsendelse av konkurransegrunnlag Anmodningsfrist/ tilbudsfrist Planlegge tidsbruk, møter Med bruker-miljøene Valg av tildelingskriterier, Samarbeid mellom Innkjøp og Brukermiljø Utarbeide konkurranse- Grunnlag, inkl utforming Av tildelingskriterier Utarbeiding og Kvalitetssikring av Kravspesifikasjon i samarbeid Med brukermiljø Utlysning Doffin Evaluere kvalifikasjons- krav Svar på spørsmål fra tilbyderne Åpning/registrering av mottatte tilbud Avvise for sent ankomne Avvisning pga forhold ved Leverandør, brev til Leverandølrer Som ikke oppfyller kravene, Arbeidskrevende prosess Avvisning pga forhold ved tilbud, brev til lev. Som ikke oppfyller Kravene, arbeidskrevende prosess Lage evalueringsmatriser Og utforming av beslutningsunderlag Og tildelingsbrev som sendes Leverandørene. Gjennomføre avklaringsmøter Med leverandører, og Valg av leverandør Utforme kontrakt inkl Alle kontraktsbilag – ca 5-10 bilag Evaluere tilbud, i Samarbeid med Brukermiljø, Valg av kvalifikasjonskrav Valg av kontrakt og Kontraktsvedlegg inkl HMS Miljøkrav, Krav til Etisk Handel osv Utforme kontrakt inkl Kontraktsbilag ( bilag) Evt. Klageprosess: Dialog med leverandørers Advokater, KOFA, Rettssak Forrige Startsiden

10 Over og Under EØS-terskel, Begrenset anbudskonkurranse: Ansvar og gjennomføring hos Innkjøpsavd. Ved kompliserte kjøp kan prosessen være tidkrevende Svar på spørsmål fra Tilbyderne Sende brev til de leverand som ikke går videre Anmodningsfrist Utsendelse av konkurranse- grunnlag Avvisning pga forhold Ved tilbud, avvisningsbrev Sendes leverandører Åpning/registrering av mottatte Anmodninger, Svar på spørsmål fra leverandører Gjennomføre avklaringer: Spørsmål sendes via el det tas avklaringsmøter Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandørene Tilbudsfrist Utforme kontrakt inkl alle kontraktsbilag Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueringsmatrise Fylles ut Åpning/registrering av mottatte tilbud Lage evalueringsmatriser Og utforme beslutningsunderlag Samt tildelingsbrev som sendes leverandørene Prosess fra planlegging Til utarbeiding av Konkurransegrunnlag Og kravspesifikasjon, og Utlysning i Doffin er Den samme som Beskrevet i foil: Åpen anbudskonkurranse Avvisning pga forhold ved Leverandør, avvisnings- Brev sendes leverandør Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Kontraktsmøte Og Signere kontrakt Valg av deltakere, gjøres i Samarbeid med Brukermiljø Evaluere tilbud, tidkrevende Prosess som gjøres Sammen med Brukermiljø Evt klageprosess: Dialog Med leverandørers advokat KOFA, Rettssak Forrige Startsiden

11 Over og Under EØS-terskel - Konkurranse med forhandling, komplisert og tidkrevende prosess
Anmodningsfrist Svar på spørsmål fra leverandør Ofte nødvendig med Flere forhandlings Møter. Tidkrevende Og komplisert prosess Åpning/registrering av mottatte søknader Tilbudsfrist Prosess fra planlegg Til utarbeidelse av Konkurransegrunnlag Og kravspek er den Samme som Beskrevet under Prosess: Åpen anbudskonkurranse Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Åpning/registrering av mottatte tilbud Endelig evaluering av Tilbud og valg av Leverandør Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueringsmatrise lages Avvise for sent ankomne, Avvisningsbrev sendes leverandører Lage evalueringsmatriser Utforming av Beslutningsunderlag og Utsendelse tildelingsbrev, Avvisning pga forhold ved Leverandør, avvisningsbrev Sendes leverandør 1.Gangs evaluering av tilbud , møter med brukermiljø Utforme kontrakt inkl Alle kontraktsbilag (5- 10 bilag) Valg av deltakere, gjøres i Samarbeid med Bruker- miljø Avvisning pga forhold ved Tilbud, avvisningsbrev sendes leverandører Kontraktsmøte og Signere kontrakt Utlysning Doffin Sende brev til leverandører med begrunnelse for Hvorfor de ikke går videre Forhandlingsforberedelser: Interne møter med team, Møteinnkalling med detaljert agenda Evt klageprosess: dialog Med leverandøres Advokater, KOFA, Rettssak Svar på spørsmål fra leverandører Utsendelse av konkurranse- grunnlag Gjennomføre/lede forhandlinger. Iht gitt agenda, møteref Godkjennes av partene Forrige Startsiden

12 Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog, ansvar og gjennomføring hos Innkjøp, komplisert og tidkrevende prosess Over EØS-terskel - Konkurransepreget dialog Frist for anmodning Utforming og Utsendelse av konk.gr.lag med endelig spesifikasjon. Prosess fra planlegging til Utforming av Konkurransegrunnlag og Kravspek er som Beskrevet under Prosess: Åpen anbudskonkurranse Forberedelser til møter og Dialog med kvalifiserte leverandører om innhold i spesifikasjon. Nødvendig med flere møter. Tidkrevende og komplisert prosess. Møteref skrives godkjennes av partene Åpning/registrering av mottatte anmodninger Evaluere tilbud, Evalueringsmatrise lages. Komplisert og tidkrevende Avvise for sent ankomne, Brev sendes leverandører Avvisning pga forhold Ved tilbud Evaluere kvalifikasjons- Krav, evalueriongsmatrise lages Invitasjon til endelig Tilbudsinnlevering Sendes leverandører Flere møter for avklaring/ Presisering. Avvisning pga forhold ved Leverandør, brev Sendes leverandører Svar på spørsmål fra leverandører Utforme beslutningsunderlag Og tildelingsbrev som sendes leverandørene Valg av deltakere i samarbeid med bruker- miljø Tilbudsfrist Utforme kontrakt inkl Kontraktsbilag (5 -10 Bilag) Utlysning Doffin Sende brev med god Begrunnelse til de som ikke går videre Åpning/registrering av mottatte tilbud Kontraktsmøte og Signere kontrakt Svar på spørsmål fra leverandører Invitasjon til Deltakere, brev sendes leverandører Avvise for sent ankomne, Brev sendes leverandører Evt klagebehandling: Dialog med leverandørs Adv, KOFA, Rettssak osv Forrige Startsiden

13 Elektronisk samhandling
Rådgivning og koordinering Aktivering Oppfølging Sjekker tilsendt katalogfil fra IBX Sjekker at priser og varesortiment stemmer med avtale Godkjenner/forkaster katalog i to system og ser til at katalog blir liggende på ønsket måte og brukervennlig i innkjøpssystem Informerer bestillere, systemforvaltning, innkjøp og BtB om ny katalog i PM. Informerer systemforvaltning om evn E-faktura, slik at de kan begynne testing Foretar stikkprøver i katalogene Foretar evn endringer Samhandler med leverandør om nødvendig Brukerstøtte mot bestillere som opplever problemer med katalog Kontakt og møter med evn rammeavtaleansvarlig Informasjonsmøter /mail/telefonkontakt med leverandører både vedrørende katalog og E-faktura Koordinering opp mot IBX Holder kontakten med leverandør og IBX gjennom prosessen.

14 Behandling av Toll og MVA: Tolldeklarasjoner
Mottak av faktura fra Toll- vesenet Mottak og behandling av deklarasjoner Faktura anvises av Økonomidirektør Årlig oppgave Innhenting av deklarasjoner Og underbilag for Fordeling av utgifter/faktura Risikofaktorer: Feilbelastning av mva Utsendelse av deklarasjoner Til korrekt k-sted, scannes Og legges i internpost

15 Behandling av Toll og MVA: midlertidig fortolling ved lån eller leie
Definere hvilke midlertidig Innførsel det gjelder: lån eller Leie ? Søknad til Tollvesenet Om refusjon på Utlagt mva Deklarasjoner mottas og Sendes ut til varemottaker Risikofaktorer: Tolldeklarasjoner mistolkes Og kastes Retur av utstyrslånet: Varemottaker gjør speditør Oppmerksom på retur av Lån/leie

16 Behandling av Toll og MVA: midlertidig fortolling ved testing /demontasjon
Definere hvilke midlertidig Innførsel det gjelder Kontakt varemottaker for Klarhet i om utstyr er returnet Eller skal beholdes Oppbevaring og samling av Deklarasjoner,. Belastning av toll Kredittkonto etter ett år Utilstrekkelig vareadresse: Ta direkte kontakt med Leverandør Risikofaktor: Tolldeklarasjoner mistolkes Og kastes. Opptil 1 års utsettelse på Midlertidige fortollinger Etter ett år: krav fra Tollregion vedr retur av utstyr. Tilbakemld gis av NTNU innen To uker Sluttfase: Søknad om refusjon på Utlagt mva til Tollvesenet

17 Implementering Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Innkjøp skal gjøre dette i samarbeid med Brukermiljøene, og ansvaret for de enkelte deler av prosessen fordeles mellom partene. Etablere mottaksapparat Gjennomføre mottakskontroll Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Økonomiavd v/Innkjøp har ikke etablerte prosesser på Dette pt, og det må i nær fremtid etableres Arbeidsprosesser som støtter dette sett i lys av å få en Innkjøpsavdeling som jobber mer rettet mot strategiske Prosesser (ref PWC’s rapport fra LØF-prosjektet) Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Startsiden Neste

18 Arbeidsoppgaver i BtB-tjenesten
Leverandørgruppa sine arbeidsoppgaver: Postbehandling, inngående faktura, purring og inkasso Skanning, verifisering av faktura Valuta Behandling av skannet faktura i Master og Oracle Rådgivning mot bestillere, leverandører, generelt ansatte ved NTNU Kontraktoppretting/endringer i CM Elektronisk ompostering Registrering av analyser LOP-hjelp (eJournal)

19 Bestiller sine arbeidsoppgaver:
Sende forespørsel / Innhente tilbud ved behov Bestille varer og tjenester elektronisk i bestillingssystemet Oppfølging av leveranser Registrere varemottak i bestillingssystemet Rapportering Attestere faktura som ikke matcher mot bestilling Kontraktkjøp, innlegging og ajourføring Kontaktperson mot leverandør Oppfølging mot gjeldende anskaffelsesregelverk Delta i bestillerforum, obligatorisk Service- garantikontrakter Reklamasjon Toll Forpliktelsesrapport m/bilag Orientere om BtB-prosessen

20 Prosessleder sine arbeidsoppgaver:
Ansvar for nettverksmøter både sentralt og lokalt Oppfølging av bestillere, systemrekvirenter og anvisere Bestillerkurs Dra rundt på hele NTNU for å informere alle bestillere og systemrekvirenter Kontrollrutiner Bindeleddet mellom System, Innkjøp og BtB-tjenesten Ansvar for rutiner i BTB-tjenester Ansvar for Økonomiportalen, BtB-tjenester

21 Kontraktsadministrasjon
Oppfølging I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. Forvaltning, drift og vedlikehold Oppfølging av kontrakt/leverandørstyring er en strategisk Arbeidsprosess som må gjennomføres i samarbeid mellom Innkjøp og Brukermiljøene. For å gjennomføre en strategisk leverandørstyring kreves Det at Konkurransegrunnlag og Kontrakt har klare føringer Vedr forvaltning av kontrakt, ref garantibestemmelser, SLA Bencmarkingsregimer, revisjoner osv. Måling av ytelser Garantistyring Kontraktsadministrasjon Benchmarking Økonomi/Innkjøp har ingen etablert prosess for strategisk Leverandørstyring pt, men dette bør være et ledd i å nå Målet mot en Innkjøpsavd som skal jobbe mer strategisk Leverandørrevisjon Varsling om ny prosess Startsiden Neste

22 Valg av innkjøpsordning
Risikofaktorer som Innkjøp har ansvar for å eliminere Eksterne trusler Ekstern påvirkning Under forarbeidet hvor vi definerer vårt eget behov, er det viktig å passe på at leverandør/er ikke påvirker vårt behov. Denne delen av arbeidet skal vi selv ha kontroll på. Leverandører vil prøve å påvirke oss til å kjøpe det de ønsker å selge. For eksempel er det vanlig at en leverandør ønsker å selge sin mest moderne og påkostede løsning, på tross av at vårt behov kanskje er dekket ved en basismodell Interne trusler: Feil behovsdefinering Det å definere riktig behov noe av det viktigste og mest avgjørende for å gjennomføre et profesjonelt og kostnadsriktig innkjøp. Den største feilen som gjøres er at det avsettes for liten tid til å definere behovet. En annen fallgruve er at det ikke benyttes tverrfaglighet i behovsdefineringsprosessen. Dette medfører ofte at sterke fagpersoner får fritt spillerom til å inkorporere alle ønsker, som ut fra teknisk og historisk synspunkt er viktig for leveransen, uten de nødvendige kritiske spørsmål. Forarbeid Lov om offentlige anskaffelser gjelder alle kontrakter (anskaffelser) uavhengig av verdi. Prosessen starter med forarbeid, som innebærer blant annet en nøye behovsvurdering og avklaring av verdi, slik at man sikrer at rett prosedyre velges og unngår de mest vanlige feil og fallgruver. Behov oppstår Planlegge kjøp Avklar verdi Tverrfaglig gruppe Valg av innkjøpsordning Valg av komm.form Avklaring regelverk Generelle regler Anskaffelses- protokoll Under kr. ,- Under EØS- terskel Over EØS- terskel Spesifikasjon Lukk vindu Startsiden Neste

23 Operativt innkjøpsarbeid
Under nasjonal terskel (FOA del I) Ved anskaffelser med totalverdi under kr ekskl. mva. skal man følge forskriften del I. Oppdragsgiver står likevel fritt til å velge å følge forskriften del II eller III. Dersom oppdragsgiver først har kunngjort at anskaffelsen skal gjennomføres etter del II eller III, kan han ikke senere velge å følge kravene i del I. Oppdragsgiveren må sørge for å gjøre det klart gjennom kunngjøring og konkurransegrunnlag hvilken konkurranseform som er valgt. Kjøp etter forskriftens del I blir ofte omtalt som ”direkte anskaffelser”. Departementet mener at dette begrepet kan være misvisende, fordi det kan lede tanken i retning av at oppdragsgiveren kan gå direkte til én leverandør uten å holde konkurranse. Utgangspunktet er at det skal være en reell konkurranse før anskaffelsen. For å unngå misforståelser velger derfor departementet å bruke samlebegrepet ”kjøp etter forskriftens del I” for disse anskaffelsene. Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

24 Operativt innkjøpsarbeid
Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling Anskaffelser mellom kroner og EØS-terkselverdi, og uprioriterte tjenester uavhengig av verdi, skal som hovedregel følge prosedyrene i forskriften del II. Oppdragsgiveren kan da velge mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling, jf. forskriften § 5-1. Som argument for å sidestille konkurranseformene er det lagt til grunn at større fleksibilitet for oppdragsgiveren er i samsvar med lovformålet om effektive anskaffelser. Unntak: Kjøp etter forskriften del I I visse unntakstilfeller kan oppdragsgiveren kjøpe inn etter forskriften del I, jf. forskriften § 2-1 andre punktum bokstav a til f og tredje ledd. Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

25 Operativt innkjøpsarbeid
Over EØS-terskel (FOA del I og II) Hovedregel: Anbudskonkurranse Hovedregelen ved anskaffelser over EØS-terskelverdi er i følge forskriften del III at det skal benyttes åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. forskriften § 14-1 første ledd. Konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog kan bare benyttes i visse unntakstilfeller. Årsaken til det er at anbudskonkurranser blir regnet for å være den konkurranseformen som best ivaretar de grunnleggende prinsippene om likebehandling, transparens, forutsigbarhet og etterprøvingstilgang. Det eksisterer en særregel for oppdragsgivere som driver aktivitet som hører inn under forsyningssektoren. De kan velge å benytte konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring uten at vilkårene i § 14-3 er oppfylt, jf. forskriften § 2-1 åttende ledd. Unntak: Konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling Unntaksvis kan det benyttes konkurransepreget dialog eller konkurranse med forhandling (med og uten forutgående kunngjøring). Hovedregelen for at konkurransepreget dialog skal kunne benyttes, er at det er en særlig kompleks kontrakt som skal tildeles. Forskriften definerer i hvilke tilfeller en kontrakt blir regnet som særlig kompleks. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-3 er oppfylt, må konkurransen kunngjøres.. Dersom vilkårene for å benytte konkurranse med forhandling i § 14-4 er oppfylt, er det ikke noe krav om at konkurransen må kunngjøres først. . Operativt innkjøpsarbeid Lov om offentlige anskaffelser regulerer i hovedsak denne fasen. Det må velges korrekt prosedyre ut fra blant annet hvilken verdi anskaffelsen har. Sjekklistene under vil hjelpe til med å velge rett del av forskriften og rett prosedyre. Gjeldende verdier: Nasjonal terskel Alle kjøp: ,- Over EØS-terskel Varer og tjenester: ,- Bygg og anlegg: ,- Velg del av forskriften Velg prosedyre Trykk på aktuell del av forskriften for mer informasjon, eller gå direkte til valgt prosedyre ved å trykke på tilhørende boks. Under nasjonal terskel (FOA del I) Under NOK ,- NOK ,- - NOK ,- Under EØS-terskel og uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 1 trinn Konkurranse med forhandling 2 trinn Over EØS-terskel (FOA del I og III) Åpen anbuds- konkurranse Begrenset anbuds- konkurranse Konkurranse med forhandling 2 trinn Konkurransepreget dialog Lukk vindu Forrige Startsiden

26 Implementering Risikofaktorer som er Innkjøpsavd ansvar å eliminere
Eksterne trusler Avvik Vi snakker om avvik når leverandøren ikke leverer det som er avtalt i henhold til kontrakten. Avvikene kan være for dårlig kvalitet, mangelfull dokumentasjon o.l. Vi må i slike situasjoner alltid reagere overfor leverandøren, med krav om at leveransen blir brakt i orden. Dersom avvikene ikke bringes i orden, må vi i tillegg utøve press gjennom sanksjoner. Endringsarbeid Ved større leveranser hvor det er en lengre implementeringsfase, viser erfaringer at mange leverandører benytter hyppige endringsordrer. Dette fører til høyere kostnader for oss. Bakgrunnen for bruk av endringsordrer kan ligge både på kjøper og leverandør. Dersom vi gjør et grundig arbeid i VIA prosessen vil vi kunne redusere de endringsordrer som vi må ta ansvar (betale) for. Det er i tillegg viktig å ha god styring i implementeringsfasen. Forsinkelser Det er ikke alltid leverandøren overholder sine fremdriftsplaner og leverer til avtalt tid. Dette kan i enkelte tilfeller få store økonomiske konsekvenser for oss. Disse problemene kan i noen grad forebygges underveis i prosessen. Vi kan kvalitetssikre de fremdriftsplaner som blir presentert fra leverandør, vi kan sørge for å styre implementeringen og vi kan iverksette tiltak for å bringe avtaleforholdet i orden. Interne trusler: Intern motstand & eierskap I enhver organisasjon av litt størrelse vil man oppleve intern motstand både i henhold til selve anskaffelsen og selve innkjøpsprosessen. Det er noen hovedfaktorer som løser dette problemet; 1. Kompetanseheving innenfor innkjøp slik at alle ser nytten av å gjennomføre dette profesjonelt. 2. Ledelsen har eierskap og nødvendig engasjement for kjøpet. 3. Vise til tidligere anskaffelser med gode resultater. Det er videre viktig å sikre at alle som blir valgt inn i innkjøpsgruppen har eierskap til prosessen, samt er lojal overfor de retningslinjer som foreligger for dette arbeidet, samt til mandatet som er utarbeidet av gruppen og godkjent av ledelsen. Implementering Implementeringsfasen går ut på å sikre at vi mottar det som er avtalt innenfor de gitte kostnadsrammer. Her er det mange fallgruver, og spesielt for store og komplekse kjøp kan dette være en utfordring. Etablere mottaksapparat Gjennomføre mottakskontroll Etablere rutiner for kontraktsadm. Håndtering av endringer Håndtering av reklamasjoner Etablere måleparametre Etablere regime for sanksjoner Overføring til drift Lukk vindu Startsiden Neste

27 Kontraktsadministrasjon
Risikofaktorer som er Innkjøpsavd ansvar å eliminere Eksterne trusler Oppgraderingskarusell Innenfor enkelte bransjer foretar leverandører en kontinuerlig videreutvikling av sine programmer/produkter. Det kommer oppgraderinger i hurtig tempo. De nye oppgraderinger kan ha nye funksjoner, bedring av eksisterende funksjonalitet, retting av tidligere feil o.s.v. Leverandøren ønsker at kundene skal kjøpe og ta disse nye oppgraderinger i bruk. Vi må ha et bevisst forhold til problemstillingen, og gjøre en nøye behovsvurdering før vi kjøper oppgraderinger. Prisjusteringer Leverandører ønsker å justere prisen med jevne mellomrom, for å ivareta f.eks. lønnsøkninger, prisstigning generelt, økte inntjeningskrav. Alt som har med prisjusteringer å gjøre, må vi ha tenkt gjennom tidlig i innkjøpsprosessen. Kjøreregler for prisjusteringer må nedfelles i kontrakten med leverandøren. I korte kontraktsforhold bør det ikke tillates prisjusteringer underveis. Interne trusler: Manglende resultatmåling Et innkjøp av en viss størrelse er en tidkrevende prosess, som ofte kommer i tillegg til annet forebyggende arbeid i organisasjonen. Det er derfor viktig å oppnå besparelser og sørge for at resultatmålinger synliggjøres i alle ledd i organisasjonen. Dette virker som en inspirasjon for andre innkjøpsaktiviteter. Målingene må være troverdige og gjennomføres av et uhildet organ. Mangelfull kompetanseoverføring En av de største feilene som gjøres etter endt innkjøpsprosess er at alle ”haster” videre til neste aktivitet. For å sikre at alle gode og dårlige erfaringer blir evaluert og formidlet til relevant personell, er det viktig å oppsummere status etter endt arbeid. På denne måten får prosessen bidratt til at kompetanseoverføringen skjer internt og på tvers av de. Oppfølging I oppfølgingsfasen er varen eller tjenesten tatt i bruk, og det er viktig å ha klare avtaler knyttet til tilleggsleveranser, oversikt over hvilke garantier som gjelder, samt å foreta målinger om leveransen faktisk holder den kvalitet som leverandøren har lovet. Også i denne fasen er det mange fallgruver. Forvaltning, drift og vedlikehold Måling av ytelser Garantistyring Kontraktsadministrasjon Benchmarking Leverandørrevisjon Varsling om ny prosess Lukk vindu Startsiden Neste


Laste ned ppt "Vedlegg 1 NTNU Anskaffelsesprosess"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google