Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn

Presentasjon om: "Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn
Advisor Kvalitetssikring satt i system gir konkurransefortrinn Samarbeidsavtale med NARF og DNA Trykk PageUp og PageDown for å bla opp og ned

2 Hvorfor investere i Advisor?
Medvirker til bedre struktur Forenkler tilgangen til informasjon og erfaringer Øker kvaliteten på klientrelaterte oppgaver Øker kvaliteten på interne gjøremål Frigjør tid Øker inntjeningen langt utover investeringen Gjør kontoret mer interessant som arbeidsgiver Øker verdien på advokatfirmaet

3 Advisor optimaliserer kontorrutinene
Bibliotek Dokumentoversikt E-post Journaloversikt Gjøremål dokumenter, oppgaver og saker Saksoversikt Klientoversikt Navnkartotek og CRM Fakturering Timer, erfaringssøk, fritekstsøk, metodikk, rapportering

4 Saksbehandling = oppdragsgjennomføring
Søk i kontaktregisteret ved nytt klientforhold Erfaringssøk innenfor rettsområder Opprettelse av klientkort Opprettelse av sakskort Opprettelse av oppdragsavtale og andre dokumenter Opprettelse av motpart Postjournal for inn- og utgående dokumenter og e-post Journalføringer av utsagn, uttalelser m.m. Journalføringer av kvittering for mottak av saksdokumenter Opprettelse av relasjoner til andre involverte i saken Registrering av timer og utlegg Fakturering Avslutning og fjernarkivering av saksdokumenter

5 Advisor Forenkler timeregistrering og saksbehandling
Fleksibel fakturering Fokuserer på drift- og organisasjonsutvikling Arkivfunksjoner for gjenfinning av dokumenter og informasjon Funksjoner for gjenbruk av dokumenter og informasjon Inngående post og skanning E-post Journalføringer Standardisering av saksbehandling med sjekklister

6 Det finnes to kunnskapsdatabaser
Eksterne kunnskapsdatabaser; Lovdata m.fl. Allemannseie, gir ikke individuelle konkurransefortrinn Egen kunnskapsdatabase Gir individuelle konkurransefortrinn Stadig flere advokater ser verdien å strukturere egen kunnskap Jo lenger man utsetter prosessen, jo mer går man glipp av Mange advokatkontorer legger mye ressurser i utvikling Forutsetningen for å lykkes er viljen til å Planlegge Strukturere Gjennomføre

7 Kunnskapshåndtering Informasjonsdatabase Erfaringsdatabase
Må genereres og vedlikeholdes som en del av den ordinære saksbehandlingen Erfaringsdatabase Må genereres som en del av den ordinære saksbehandlingen Kvalitetssikring Egne prosedyrer må justeres med erfaringer fra saksbehandlingen Gjenbruk av kvalitetsikret kunnskap og informasjon Inntjening Gjenbruk gir tidsbesparelse Informasjon Dokumenter Kunnskap Prosedyrer og metodikk

8 Skisse Advisor

9 Beskrivelse av navnkartoteket
Navnkartoteket (som består av objekter) kan importeres og vedlikeholdes fra eksterne databaser Hensikten med kartoteket er at alle navnopplysninger kun skal legges inn en gang og vedlikeholdes fra ett sentralt sted. Dette øker kvaliteten og gir tidsbesparelser når man senere skal fylle inn opplysninger på klientkort og sakskort, for eksempel opplysninger om motparter, motparters advokat, vitner, sakkyndige m.m. Videre øker dette kvaliteten og gir tidsbesparelser ved dokumentbehandlingen. Av oversikten fremkommer det om objektet er eller har vært klient. Videre fremkommer det om objektet har eller har hatt noe forhold til en eller flere av kontorets saker (konfliktsøk). Et slikt forholdet til en sak kan være en rolle som klient, part, motpart eller motpartens advokat. Andre roller som sakkyndig, vitne, konkurskreditor m.m. vil fremkomme på navnkortet. På navnkortet kan det i tillegg til navnopplysninger legges inn tilknytning til andre objekter. På navnkortet fremkommer også oversikt over dokumenter hvor objektet står som avsender (inngående post) eller mottaker av dokumentet (utgående post). Navnkartoteket gjør det mulig å søke fram saker både via klient, part, motpart og motpartens advokat

10 Egen navndatabase Dokumentoversikt Opprette sakskort E-post
Journalføring Utvalg for CRM Opprette dokument Ikonene markerer at objektet er klient og at det er opprettet sakskort (gult) Ikonene markerer at objektet har et motpartsforhold til en sak (rødt) Opprette klientkort

11 Navnkortet inneholder diverse opplysninger for konfliktvurdering
Oversikt over inngående og utgående dokumenter Oversikt over journalføringer knyttet til saker og klienter Roller som kan innebære innhabilitet

12 Dokumenter til og fra objektet
Oversikt over inngående og utgående dokumenter

13 Erfaringssøk for gjenbruk av erfaringer
Med erfaringsarkivet kan det enkelt og fleksibelt søkes etter erfaringer knyttet til klienter, saker og dokumenter. Kriteriene i søket er delt inn i tre grupper; klient, sak og dokument. I søk etter dokumenter kan alle kriteriene benyttes, dvs. kriterier som er knyttet til både dokument, sak og klient. I søk etter saker kan to av gruppene benyttes, dvs. kriterier som er knyttet til sak og klient. Resultatet av søkene presenteres i egne oversikter, en for dokumenter og en for saker. Søkene startes med egne funksjonsknapper, en for dokumenter og en for saker. I resultatoversiktene kan dokumenter, dokumentinformasjon og sakskort åpnes. Både dokumenter og saker kan markeres for videre oppfølging i gjøremålsboksen (det kan opprettes oppgaver og/eller legges inn frister)

14 Erfaringssøk med søkeord kjemisk avfall
De grønne feltene er fri-tekst Søkeord kjemisk avfall Alle feltene for kunde, oppdrag og dokument hvor det er lagt inn verdier blir hensyntatt i dokument-søket

15 Resultat søk dokumenter; stikkord kjemisk avfall
Resultat erfarings-søk dokumenter Åpne/lese dokumentet umiddelbart

16 Opprette ny klient og ny sak
Pek på navnet (objektet) og benytt Ny klient-knappen. Legg inn opplysninger i de feltene som fremkommer; hvilken advokat er ansvarlig for klienten, bransje, type, distrikt m.m. (dette kan skaleres). Navnopplysninger på navnkortet overføres nå til et nytt klientkort. Dette gir kvalitet og tidsbesparelser. Hvis navnkort mangler må dette opprettes for å kunne opprette klientkort. Senere navn- og adresseendringer på navnkortet vil automatisk bli overført til klientkortet og til de sakskortene som objektet er knyttet til. Pek på navnet (objektet) og opprett ny sak med Ny sak-knappen. Legg inn opplysninger i de feltene som fremkommer; er objektet oppdragsgiver eller part i saken, beskrivelse av saken, hvilken advokat er ansvarlig for saken, hoved- og undergruppe m.m. (dette kan skaleres).

17 Opprette nytt klientkort
Utføre konfliktsøk Mangler klientikon! Utføre konfliktsøk

18 Opprette nytt sakskort
Er objektet part eller klient? Nytt sakskort Mangler saksikon!

19 Åpne sakskortet via forskjellige portaler
Åpne totalt saksoversikt for deretter å åpne sakskortet Både klientikon og saksikon! Åpne total klientoversikt for deretter å åpne klientkortet og sakskortet Åpne saksoversikten for objektet, for deretter å åpne sakskortet Åpne klientkortet for for objektet for deretter å åpne sakskortet

20 Sakskortet er åpnet for å opprette dokument f.eks oppdragsavtale
Dokumentoversikt Registrering av motparter og andre involverte i saken Opprettelse av oppdragsavtale

21 Informasjon knyttet til dokumentet
Valg dokumenttype benyttes både til sortering av maler og til sortering av det ferdige dokumentet Dokument-beskrivelse Maler som er koblet opp mot dokumenttype Dokumentmottaker

22 Oppdragsavtale

23 Oppdatert dokumentoversikt på sakskortet
Totaloversikt over dokumentene som vedrører denne saken Hente inn eksisterende dokumenter

24 Klientkortet som viser flere saker
Innlegging av kontaktpersoner som daglig leder, styreleder, aksjonærer, revisor m.m. Total dokumentoversikt for alle saker Opprette nytt sakskort

25 Oversikt over motparter på sakskortet
Dokument stiles til objektet Objekter som er hentet fra og knyttet til navnkartoteket

26 Navnopplysninger motpart og motpartens advokat
Andre objekter som er hentet ned fra og knyttet til navnkartoteket

27 Registrere andre som er involvert i saken; konkurskreditorer, arvinger, vitner m.m.
Dokumenter stiles til objektet Objekter som er hentet fra og knyttet til navnkartoteket

28 Kort tekst og lang tekst
Timeoversikt pr. dag Valg av dato Kort tekst og lang tekst Sak og aktivitet Ny time Kopier dagens timer til neste dag Utskrift av dagens timer

29 Registrere timer pr. dag via klient
Kan velges bort i fakturavedlegget Tidsur Søkeknapp. Alternativt benyttes tabulator. Gå forbi feltene for klientnummer og aktivitet (uten å registrere nummer) og søketabell fremkommer automatisk.

30 Timeregistrering direkte på sakskortet
Timer og utlegg

31 Timeoversikt på sakskort
Timer på en sak, fakturerte og ikke fakturert Timer og utlegg

32 Timeregistrering fra sakskortet
Da klient og sak er kjent, gjenstår det å registrere aktivitet, timer og tekst

33 Timeregistrering via dokumentoversikt (enkelt/tilgjengelig/huskeliste)
Da klient og sak er kjent (er registrert som dokumentinformasjon), gjenstår det å registrere aktivitet, timer og tekst

34 Oversikt fremdrift fakturering
4) Utskrift av vedlegg faktura og kreditnota 3) Utskrift og oppdatering av faktura og kreditnota 2) Justere faktura, opprette forskuddsfaktura og kreditnota 1) Veiviser fakturering. Alternativet er å benytte importert under fil

35 Fakturering av en eller flere saker
Benytt veiviser Begrense perioden for timeutvalget Velge en eller flere saker Velge alle saker hvor det er registrert ikke fakturerte timer Timevedlegg fakturakladd Generere fakturakladd

36 Oversikt genererte fakturakladder
Åpne for endringer Visning av faktura til skjerm og utskrift Oversikt med sammenligning beløpsavtaler m.m.

37 Fakturakladd før eventuell justering

38 Kontrollere og eventuelt endre fakturakladd
Åpne for å endre tekst og beløp Utsette eller nullstille timer og beløp Fordele beløp mellom advokater Splitte beløp mellom flere klienter

39 Endre tekstlinje eller beløp
Tilgang til timeliste Endre beløp og tekst

40 Endre transaksjoner tilhørende en tekstlinje
Utsette eller nullstille enkelte timetransaksjoner

41 Endre timer, beløp og tekst på den enkelte transaksjonen bak tekstlinjen
Åpne den enkelte transaksjon Endre timer, beløp og tekst

42 Eksempel på fakturavedlegg

43 Beholdningsliste ikke fakturerte timer