Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Kurs for VISP 6.3.2013 Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik www.pwc.com.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Kurs for VISP 6.3.2013 Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik www.pwc.com."— Utskrift av presentasjonen:

1 Kurs for VISP Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik

2 PwC

3

4

5

6

7 Slide 7 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse 3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

8 PwC Slide 8 Hvem er dere? Erfaring med prosjektarbeid Forventninger til dagen

9 PwC Slide 9 Formål med kurset • Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget • Forstå hva som kjennetegner et prosjekt • Få innsikt i hvilke elementer som er viktige ved ledelse av et prosjekt • Forstå hva som er viktig for en prosjektleder å tenke på • Få innføring i noen prosjektstyringsteknikker • Få innføring i en del grunnleggende prosjektadministrative rutiner 1. Formål med kurset

10 Slide 10 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse 3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

11 PwCSlide 11 Hva kjennetegner et prosjekt? • Er en engangsoppgave • Har definerte rammebetingelser for tid, kostnad og omfang • Har en viss grad av unikhet • Krever ulike typer ressurser og kompetanse 2. Introduksjon til prosjektledelse • Har klare mål • Blir planlagt og gjennomført av en temporær organisasjon • Skal lede frem til et bestemt resultat • Eies av en prosjekteier • Ledes av en prosjektleder

12 PwC Slide 12 Forholdet mellom prosjektet og dets oppdragsgiver (linjeorganisasjonen) Linjeorganisasjonen (permanent organisasjon) Prosjektet (temporær organisasjon) Leveranser Prosjektmandat og ressurser 2. Introduksjon til prosjektledelse

13 PwC Slide 13 Hva er prosjektledelse? • Krever kunnskap og ferdigheter innenfor mange områder; kommunikasjon, ledelse, relasjonsbygging, planlegging, coaching, risikostyring og problemløsning • Omhandler planlegging, organisering, gjennomføring, oppfølging og avslutning av prosjektet • Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at prosjektets mål nås innenfor definerte rammebetingelser 2. Introduksjon til prosjektledelse

14 Slide 14 Prosjektlederen må sørge for en balanse mellom tid, kostnad og kvalitet (prosjekttriangelet) Kostnad Tid Kvalitet (omfang) 2. Introduksjon til prosjektledelse B

15 Slide 15 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse 3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

16 PwC Slide 16 Prosjektets livssyklus EtableringPlanleggingGjennomføringAvslutning •Prosjektmandat •Formål og mål •Prosjektledelsesplan •Omfang og WBS •Planer •Organisering •Rapportering •Risikostyring •Omfangsstyring •Læringspunkter •Sluttrapport •Avslutningsmøte 3. Prosjektledelse i praksis • Et prosjekts livssyklus deles ofte inn faser. Fasene vil variere avhengig av standarder og modeller • I denne delen av kurset vil vi fokusere på følgende fire prosjektfaser og følgende områder innenfor disse fire prosjektfasene: Faser Områder

17 Slide 17 Fase 1: Etablering • Fasen omfatter prosessen fra prosjektidé til formalisering av prosjektet • I dette kurset vil vi se nærmere på: -Prosjektmandat -Formål og mål 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

18 PwC Slide 18 Prosjektmandatet er et nøkkeldokument ved prosjektetablering • Prosjektmandat -Linjeorganisasjonens oppdragsbeskrivelse til prosjektet (formelt dokument) -Inneholder bl.a. prosjektets rammebetingelser: tid, kostnad og omfang -Formaliserer prosjektet • Prosjektmandatet bør minimum inneholde informasjon om: -Prosjektnavn og beskrivelse -Bakgrunn og målsetting -Milepæler, omfang og avgrensning -Prosjektorganisering, prosjekteier og overordnet om styring -Budsjettrammer -Dokumentasjon og rapportering -Risiko 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

19 PwC Slide 19 Effektmål og resultatmål Effektmål (også kalt formål) beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet Resultatmål (også kalt kun mål) beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser Gode mål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende og bør være SMART • Spesifikke • Målbare • Aksepterte • Realistiske • Tidsbestemte Dårlig formulert mål Kostnadene skal reduseres til et rimelig nivå. Godt formulert mål Kostnadene skal reduseres med 20% innen 31. desember Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

20 PwC Slide 20 Er dette målet SMART formulert? I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the earth (J. F. K. 1961) 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

21 PwC Slide 21 Fase 2: Planlegging • Fasen omfatter planlegging og organisering av prosjektet, og tar utgangspunkt i prosjektmandatet • Planleggingsfasen er viktig for prosjektet fordi denne legger grunnlag for det som skal gjennomføres – de fleste bruker for liten tid på planlegging • I dette kurset vil vi se nærmere på: -Prosjektledelsesplan -Omfang og WBS -Andre planer -Organisering 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

22 EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning Slide 22 TIME Innsatsnivå EtableringPlanlegging Gjennomføring OppstartAvslutning Ting går galt – hvor ligger problemene? 3. Prosjektledelse i praksis

23 PwC Slide 23 Prosjektledelsesplan • Styringsdokument for prosjektet som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres, overvåkes og styres - prosjektets omsetting av prosjektmandatet • Beskriver de verktøy og teknikker som skal benyttes for å gjennomføre prosjektet • Prosjektledelsesplanens innhold vil variere avhengig av anvendelsesområde og prosjektets kompleksitet • Godkjennes av styringsgruppen og/eller prosjekteier Introduksjon •Formål •Mål •Metodikk (faser) Roller og ansvar •Prosjekteier •Styringsgruppe •Prosjektleder •Prosjektmedarbeider •Referansegruppe (evt.) Gjennomføring •Omfang og endringsstyring •Kvalitet •Risiko •Kommunikasjon •Ressurser •Økonomi 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

24 PwC Slide 24 Omfang og WBS • I planleggingsfasen er det viktig å dokumentere hvordan omfanget skal defineres, verifiseres og styres i prosjektet • WBS = Work Breakdown Structure (ANS = Arbeidsnedbrytningsstruktur) • En nedbrytning av prosjektets leveranser og arbeid i mindre håndterbare komponenter (arbeidspakker) • Skal inneholde 100% av arbeidet som skal utføres i prosjektet • Hensikten med WBS-en er å sikre at det blir enklere å: -Estimere tid og kostnader for prosjektet -Planlegge ressursbehov -Definere roller og ansvar (tilrettelegger for ansvarsdeling) -Følge opp og kontrollere fremdrift -Oppgaver som tilhører samme arbeidsområde blir koordinert bedre 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

25 Slide 25 Millau-broen - Verdens høyeste skråstagbro

26 PwC Slide 26 Eksempler på WBS Nytt IT-system Prosjektledelse Utvikling DesignOpplæring Funksjonell Teknisk Funksjonell TekniskKundeservice Drift 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning SystemtestAkseptansetest Test

27 Omfang (WBS)Prosjektplan (tid)Prosjektkostnader Slide 27 WBS – rammeverk for en god plan Arbeidsnedbrytning Lengde og rekkefølge Ressurser og kostnader Planlegging 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

28 PwC Slide 28 Andre planer • Et prosjekt kan ha mange forskjellige planer, eks. tidsplan, kostnadsplan, aktivitetsplan, kommunikasjonsplan, testplan og opplæringsplan • En plan er enten overordnet eller detaljert • Vi skal se nærmere på to typer planer: -Milepælsplan (tidsplan) -Kostnadsplan 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

29 PwC Slide 29 Milepæl • En milepæl beskriver hva prosjektet skal ha oppnådd på et bestemt tidspunkt og er delmål på veien til det endelige målet • Milepælstankegangen fokuserer på resultater (HVA) fremfor aktiviteter (HVORDAN) • En milepælsbeskrivelse skal inneholde to elementer -En beskrivelse av ønsket tilstand - hva prosjektet skal ha oppnådd -Kontrollerbar betingelse for at tilstanden er oppnådd Når utredningsrapporten er overlevert… …og godkjent av ledergruppen Ønsket tilstand Kontrollerbar betingelse 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

30 PwC Slide 30 Milepælsplan og resultatløp • Resultatløp viser ulike hovedområder i et prosjekt og forbedrer oversikten og lesbarheten av milepælplanen • Tilrettelegger for parallelle løp • Viser avhengigheter mellom milepælene innenfor hovedområdene B1 A1 B2 B3 B4 C1 C2 A2 Resultatløp AResultatløp BResultatløp C 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

31 PwC Slide 31 Kostnadsplan • Kostnad er et av områdene i prosjekttriangelet som er kritisk for prosjektleder å styre • De fleste prosjekter har et budsjett som angir prosjektets økonomiske rammebetingelser • Et prosjekt kan ha mange ulike typer kostnader • En kostnadsplan kan først lages når: -Milepælplanene er på plass -WBS-en er på plass Hva koster et prosjekt? • Ressurser (timer brukt) • Lokaler • Materiell • Reiser • Alternativkost For et konsulentprosjekt er det som regel ressurser (timer brukt) som utgjør den største kostnaden 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

32 Slide 32 Prosjektets organisering • Et prosjekt er en temporær organisasjon og bør ha en organisasjonsstruktur • Organiseringen bør bestå av roller, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer på lik linje med en vanlig linjeorganisasjon • De vanligste rollene i et prosjekt er: -Prosjekteier -Styringsgruppe -Prosjektleder -Prosjektmedarbeider -Referansegruppe 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning Prosjekt- medarbeider Styringsgruppe Prosjekteier Prosjekt- medarbeider Referansegruppe Prosjektleder

33 PwC Slide 33 Fase 3: Gjennomføring • Fasen omfatter styring og kontroll av prosjektgjennomføringen, og tar utgangspunkt i dokumentene fra planleggingsfasen • Det er i gjennomføringsfasen prosjektets leveranser produseres • I dette kurset vil vi se nærmere på: -Rapportering -Risikostyring -Omfangsstyring 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

34 PwC EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning Slide 34 Rapportering forveksles ofte med oppfølging Oppfølging handler om å: …gjøre noe med det som rapporten viser Rapportering handler om å: …gi riktig og vesentlig informasjon …på en strukturert måte …med riktig detaljnivå …til rette mottakere …til rett tid Rapportering krever struktur og ærlighet Oppfølging krever ledelse 3. Prosjektledelse i praksis

35 PwC Slide 35 Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering •Trafikklys eller ikon er ofte brukt i statusrapporter •Gir raskt et bilde av status for prosjektet •Viktig å bli enige om hva de ulike fargene eller ikonene betyr, slik at alle som leser statusrapporten har samme oppfatning av status Grønn •Framdrift i henhold til plan •Ingen alvorlige eller kritiske risiko identifisert •Ingen alvorlige eller kritiske issues har inntruffet Gul •Mindre avvik fra planen •Alvorlige risiko er identifisert •Alvorlige issues har oppstått Rød •Store avvik fra planen •Kritiske risiko er identifisert •Kritiske issues har inntruffet 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

36 Slide 36 Eksempel på risikomatrise og risikologg 3. Prosjektledelse i praksis # BeskrivelseTiltakAnsvarlig Konsekvens Sannsynlighet Lav Høy 2 n 2 n Forrige rapporteringsperiode Denne rapporteringsperiode EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

37 PwC Slide 37 Omfangsstyring •Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet -Utvidelse, eksempelvis at nye krav dukker opp -Innskrenking, eksempelvis at deler av omfanget ikke lenger er aktuelt •Omfangsendringer må styres ved hjelp av en prosess og godkjennes som regel av styringsgruppen eller prosjekteier -En omfangsendring kan typisk godkjennes, avvises eller utsettes 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

38 PwC Slide 38 Fase 4: Avslutning • Fasen omhandler ferdigstillelse av prosjektet og skal sikre at alle prosesser, aktiviteter og dokumenter blir ferdigstilt • Avslutningsfasen er den fasen det syndes mest i • I dette kurset vil vi se nærmere på: -Læringspunkter -Sluttrapport -Avslutningsmøte 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

39 PwC Slide 39 Læringspunkter 3. Prosjektledelse i praksis • Har som hensikt å dokumentere hva som gikk bra og hva som ikke gikk så bra i prosjektet -Hva kan gjøres annerledes ved fremtidige prosjekt av samme type? -Er det noe vi kan lære fra dette prosjektet som kan være nyttig for andre prosjekter? • Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle prosjektdeltakerne • Læringspunkter blir ofte omtalt som Lessons Learned EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

40 PwC Slide 40 Sluttrapport 3. Prosjektledelse i praksis • Sluttrapporten skal oppsummere gjennomføringen av prosjektet og dets leveranser og resultater • Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager • Kan inneholde prosjektets læringspunkter EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

41 PwC Slide 41 Avslutningsmøte • Avslutningsmøtet markerer slutten på prosjektet, hvor prosjekteier og prosjektleder takker for innsatsen til alle involverte parter • Gjennomgang av deler av sluttrapporten er et vanlig punkt på agendaen • Bør inkludere alle involverte parter i prosjektet • Avslutningsmøtet avsluttes ofte med en sosial begivenhet 3. Prosjektledelse i praksis EtableringPlanleggingOppfølgingAvslutningEtableringPlanlegging Gjennomføring Avslutning

42 Slide 42

43 Slide 43 Agenda 1. Formål med kurset 2. Introduksjon til prosjektledelse 3. Prosjektledelse i praksis 4. Oppsummering

44 PwC Slide 44 I dette kurset har vi sett nærmere på… • Hva er et prosjekt? • Hva er prosjektledelse? • Hvordan et prosjekts livssyklus kan deles opp i ulike faser • Viktige tema innenfor fasene etablering, planlegging, gjennomføring og avslutning 4. Oppsummering


Laste ned ppt "Kurs for VISP 6.3.2013 Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik www.pwc.com."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google